BEREDSKAPSPLAN FOR SKI KOMMUNE

BEREDSKAPSPLAN FOR SKI KOMMUNE Versjon 1.0/26.06.14/tn-fbj 1

INNHOLDSFORTEGNELSE Innledning A. Kriseledelse B. Bestemmelser for kriseledelsen i Ski C. Plan for disponering av lokaler i forbindelse med krisesituasjoner D. Plan for krisekommunikasjon E. Plan for evakuering F. Mottaksentere for evakuerte og evt deres pårørende G. Varsling Versjon 1.0/26.06.14/tn-fbj 2

BEREDSKAPSPLAN FOR SKI KOMMUNE Lovgrunnlag: Sivilbeskyttelsesloven 12, 13, 14, 15, 18 og 20 Versjon 1.0/26.06.14/tn-fbj 3

Innledning Det kommunale ansvaret i Sivilbeskyttelsesloven 15 er definert som følger: Med utgangspunkt i risiko- og sårbarhetsanalysen etter 14 skal kommunen utarbeide en beredskapsplan. Beredskapsplanen skal inneholde en oversikt over hvilke tiltak kommunen har forberedt for å håndtere uønskede hendelser. Som et minimum skal beredskapsplanen inneholde en plan for kommunens kriseledelse, varslingslister, ressursoversikt, evakueringsplan og plan for informasjon til befolkningen og media. Beredskapsplanen skal være oppdatert og revideres minimum én gang per år. Kommunen skal sørge for at planen blir jevnlig øvet. Departementet kan gi forskrifter med nærmere bestemmelser om beredskapsplanens innhold og øvrige krav etter denne bestemmelsen Beredskapsplanen omfatter a) Reglement/vedtekter/Instruks for kriseledelsen b) Varslingsliste c) Plan for disponering av lokaler i forbindelse med krisesituasjon d) Plan for krisekommunikasjon e) Plan for evakuering f) Ressursoversikt g) Tegninger over lokaler tenkt benyttet ved evakuering I tillegg finnes følgende Beredskapsplaner og oversikter på følgende område: X:FellesAlle\SentralStab\Beredskap med mindre annet er angitt. Papirversjon foreligger hos Beredskapsleder. Oversikt over lokasjoner som er sårbare for strømbrudd Oversikt over fastleger i Ski: kontakt kommuneoverlegen Avtale med dagligvarebutikker om leveranse ved akutt krise: Oversikt over dyrehold i kommunen: kontakt landbrukskontoret Beredskapsplan for helse og sosial beredskap. Tegninger over lokaler tenkt benyttet ved evakuering Beredskapsplan for vann, avløp og vei. Oversikt over fyringsanlegg og nødaggregat: hos beredskapsleder Beredskapsplan for å håndtere ulike kriser og andre akutte hendelser i kommunalområde oppvekst. Den elektroniske utgaven av kommunens beredskapsplan er lagret i Kvalitetslosen Papirversjonen oppbevares hos Beredskapsleder. Den ordinære kriseberedskapen i samfunnet er bygget opp rundt politi, brann, redningstjeneste og helsevesen. Dette tilfredsstiller kravene til beredskap mot ulykkessituasjoner og settes daglig på prøve rundt om i landet. Versjon 1.0/26.06.14/tn-fbj 4

Den ordinære beredskapen mot ulykker i fred er ofte ikke tilstrekkelig for å håndtere "ulykker og andre påkjenninger, som i art eller omfang går utover det som regnes som normalrisiko og normalbelastning i fredstid", og å løse samordningsbehovene som oppstår. Eksempler på slike kriser er større miljøforurensninger, omfattende branner, flommer og ekstremvær. Dette er situasjoner som ofte oppstår hurtig, berører viktige samfunnsfunksjoner, og truer liv, helse og livsgrunnlag på en måte som krever at tiltak settes i verk raskt. I slike situasjoner må samfunnet sette inn ytterligere ressurser i forhold til hva det ordinære beredskapsapparatet disponerer, og kommuner og statlige etater regionalt og sentralt må aktivt bidra til skadebekjempelse og hjelpetiltak for de lokalsamfunn som er rammet. Sivilbeskyttelsesloven har som formål er å beskytte liv, helse, miljø og materielle verdier ved bruk av ikke-militær makt når riket er i krig, når krig truer, når rikets selvstendighet eller sikkerhet er i fare, og ved uønskede hendelser i fredstid. I henhold til samme lov, 12 plikter kommunen å bidra til gjennomføring av Sivilforsvarets oppgaver og tiltak. Videre skal kommunen blant annet: a) Stille rom og kommunal grunn til rådighet ved innsats eller til utdannings- og øvingsformål for Sivilforsvaret, og sørge for varme, lys og renhold i slike rom. Kommunen plikter å tillate forandringer av de rom som stilles til rådighet b) Stille kommunal grunn til rådighet for bygging av sivilforsvarsanlegg c) Sørge for innkvartering, bespisning og annen bistand til Sivilforsvaret når dette er nødvendig, d) Ivareta oppgaver i forbindelse med lagring og vedlikehold av Sivilforsvarets materiell, jf. 13 e) Bygge, utstyre, innrede og vedlikeholde offentlige tilfluktsrom, jf. 20 flg. f) Ivareta de kommunale beredskapsplikter som fremgår av 14 og 15 g) Planlegge og bistå ved gjennomføring av evakuering etter 15, 17 og 18. Med mindre annet er særskilt bestemt i eller i medhold av loven, er kommunen ansvarlig for kostnader som påløper etter denne bestemmelsen. Kriseledelse Etablering av kriseledelse i Ski kommune For å lykkes i krisehåndteringen, er det viktig at man oppdager og erkjenner en krisesituasjon i tide, og går inn med tiltak på et tidlig tidspunkt for å minimalisere skadeomfanget. Ved større ulykker eller katastrofer må det i etableres en kriseledelse Ski kommune. Kriseledelsen skal bestå av og suppleres med personer som er aktuelle for den type ulykke eller katastrofe som har oppstått, og som myndighet til å treffe raske beslutninger. Bestemmelser for Ski kommunes kriseledelse - del B A. Versjon 1.0/26.06.14/tn-fbj 5

Alt etter arten og omfanget av katastrofen avgjør ordfører, eventuelt i samråd med politiet, hvem som innkalles til kriseledelsen og om kriseledelsen skal være i funksjon på døgnbasis. Når kriseledelsen er etablert er det rådmannen som leder krisearbeidet. Ledelsesapparatet bør fleksibelt kunne tilpasses forskjellige krisesituasjoner. Varslingsliste - del H + I.1 Aktuelle ressurspersoner er utpekt og fremgår av listen som oppdateres minimum to ganger årlig. Lokaler for kriseledelsen - del C Ski kommune har utpekt lokaler som egner seg for krisehåndtering i fredstid, med tilstrekkelig opplegg for telefon, mobiltelefoner, datatilgang og elektronisk logg/kart. Kriseinformasjon callsenter- krisetelefoni - del E I krisesituasjoner er behovet for hurtig og korrekt informasjon meget stort. Ski kommune må i slike situasjoner regne med stor pågang fra både enkeltpersoner og media. Det vil være behov for mange personer og kommunikasjonslinjer for å møte dette behovet. Ski kommune har etablert en svartjeneste mot publikum og har til det formål 10 stk mobiltelefoner som beredskapsløsning i tillegg til sentralbord. Disse er oppladet til enhver tid og oppbevares hos IKT-avdelingen ved telefoniansvarlig. Kommunikasjonssjefen i Ski kommunes har overordnet ansvar for kriseinformasjon, og er informasjonsansvarlig i kommunens kriseledelse. Ski kommune vil, etter anmodning fra lokalt redningssenter (LRS), utpeke kontaktperson, Såkalt, liaison. LRS= lokal redningssentral hos politiet. Evakuering - del E Ski kommune har utarbeidet plan for evakuering av personer fra truede områder ved kriser, store ulykker, katastrofer. Planen er en del av beredskapsplanen. Ski kommune er ikke tilflyttingskommune, så oppgaven er definert til å skulle løse egne, kortsiktige behov for innlosjering av et større antall personer. Ressursoversikter - del F Oversikter over ressurser som kan forsterke Ski kommunes egen beredskap i en krisesituasjon. I tillegg til slike oversikter, kan det også være hensiktsmessig å inngå samarbeidsavtaler med frivillige organisasjoner og andre som Ski kommune kan få støtte fra. Versjon 1.0/26.06.14/tn-fbj 6

B. Bestemmelser for kriseledelsen i Ski kommune Formål med kriseledelse: Samordne kommunens innsats fra et tidligst mulig tidspunkt Minimalisere skader i forbindelse med ulykker eller uønskede hendelser/katastrofer som har oppstått /er under eskalering. Legge forholdene til rette for de berørte og ivareta deres interesser Gi relevant informasjon til publikum og andre interessenter Viktige suksessfaktorer vil være: En krise oppdages i tide En krise erkjennes i tide Skadeomfanget minimaliseres hurtig Relevante planer er oppdaterte og tilgjengelige Kriseledelsen oppgaver: Innhente opplysninger om situasjonen i kommunen Ta nødvendige beslutninger om å iverksette tiltak for å hindre skade på personer og materielle verdier evt. i samråd med LRS (dersom dette er etablert) Prioritere kommunens ressurser Holde løpende kontakt med skadestedsledelse/lrs/fylkesmann og andre relevante samarbeidsinstanser og samarbeidsorganer. Utarbeide og sende ut informasjon til befolkningen, ansatte og media. Rapportere til fylkesmann om situasjonen Etablering av kriseledelse i Ski kommune: Ved større ulykker eller katastrofer etableres kriseledelsen. Ordfører bestemmer når kriseledelsen i Ski kommune skal tre i funksjon. Rådmannen er leder for kriseledelsen. Kriseledelsen i Ski kommune er: Ordfører Rådmann Kommunalsjef Kommunalsjef Kommunalsjef Beredskapsleder Kommuneoverlege Kommunikasjonssjef Alle har stedfortredere som fremgår av egen innkallingsliste. Listen gjennomgås og beredskapsleder oppdaterer denne 2 ganger i året eller når noen fratrer sin stilling. Avhengig av situasjonen, kan ordfører kalle inn andre aktuelle instanser/aktører for å tiltre kriseledelsen. Versjon 1.0/26.06.14/tn-fbj 7

Kriseledelsen skal, når den settes, ha daglige møter i Ski Rådhus, Formannskapssalen 6. etg. Dersom krisens omfang tilsier det, vil Kommunestyresalen bli vurdert benyttet. Kriseledelsens medlemmer skal (minst) i de daglige møtene rapportere om følgende: Status for hendelsen Status for vedkommende ansvarsområde Evt. skader, mangler, problemer mv. Ressursbehov Forhold som krever avklaring fra kriseledelsen, eller som ønskes drøftet med de øvrige medlemmene. Forhold til media Forhold til media: Ski kommunens krisekommunikasjonsplan legges til grunn for informasjon fra kriseledelsen. Uttalelse til media ivaretas av ordfører eller den ordfører bemyndiger Forhold til kommunestyret: Ordfører ivaretar den beslutningsmyndighet som er nødvendig dersom kommunestyret eller formannskapet ikke kan utføre sine oppgaver, eller dersom det ikke er tid til å forelegge saken for disse organene jfr, vedtatt Delegeringsreglement. Versjon 1.0/26.06.14/tn-fbj 8

C. Plan for disponering av lokaler i forbindelse med krisesituasjoner Dersom det skulle oppstå en større ulykke eller katastrofe i Ski kommune skal følgende lokaler kunne disponeres etter nærmere bestemmelser av kriseledelsen således: SKI RÅDHUS: Ski rådhus disponeres slik: Formannskapssal og Kommunestyresal disponeres av kriseledelsen. Vestibylen disponeres av sentralbord, servicetorg og beredskapstelefonløsning. For øvrig disponeres Rådhuset for den kommunale virksomhet og nødvendige planleggingsarbeider i forbindelse med krisesituasjonen. Ved strømbrudd benyttes 3. etasje i Rådhuset av kriseledelsen For informasjon og pressesenter,se del D. Ved annen årsak til flytting av kriseledelsen, benyttes Drømtorp driftsentral og dernest Langhus bo og servicesenter PÅRØRENDESENTER : Ski helse- og eldresenter - 2. etg.: Alle rom i servicesenteret, dvs. 2. etg. i Ski helse- og eldresenter, disponeres til: Vente- og oppholdsrom for pårørende Felles samtalerom for pårørende Enkeltvis samtalerom for pårørende Telefon Kontor 64 87 84 75 Kafeteria 64 87 86 77 Aktivitetsrom 64 87 86 75 Kjøkken 64 87 86 78 Kontaktpersoner: Runar Lund: (kjøkkensjef) 990 82 23 Gry Vanja Søgård (avdelingsleder Psykisk Helseteam) 415 67 210 Sidsel Rokke (virksomhetsleder dagsenter):64853732/995 71 166 Ski Røde kors v/helge Grande :951 96 510 Alternativ lokalisering for kriseledelsen: DRØMTORP DRIFTSSENTRAL: Hele driftssentralen (kantine, møterom osv.) herunder brannstasjonen kan nyttes av samtlige redningsmannskaper til hvile, opphold, samtale osv. Driftsentralen er også første alternative lokale for kriseledelsen. Kontaktperson: Virksomhetsleder Tom Schei : se Varslingsliste for kontaktinformasjon. Versjon 1.0/26.06.14/tn-fbj 9

LANGHUS BO- OG SERVICESENTER Kafeteriaområdet med kjøkkenfasiliteter Kontaktperson: Virksomhetsleder: Tone Sandvik 64911375 / 41523508 Versjon 1.0/26.06.14/tn-fbj 10

Plan for Krisekommunikasjon Informasjon og budskapshåndtering skal forelegges kriseledelsen til godkjenning. D. Målgrupper ved kriser: Berørte og pårørende Nabokommuner Innbyggere Organisasjoner Medier (fortrinnsvis lokale og regionale) Frivillige Myndigheter Organisering av kommunikasjonsarbeidet: Versjon 1.0/26.06.14/tn-fbj 11

Arbeidsoppgaver Ressursene Ressursene skal etter behov: Kommunisere med befolkningen, ansatte og media Tilrettelegge informasjonssenter for befolkningen Tilrettelegge pressesenter Informere kriseledelsen, via kommunikasjonssjef Internkommunikasjon Kommunikasjonssjef koordinerer: Servicetorg E-post Intranett Allmøte Eksternkommunikasjon Politiet/LRS kommuniserer med media vedrørende krisens omfang, personskade, pågående redningsarbeider og etterforskning. Kommunikasjon fra kommunen avtales og koordineres med politiet, organisert av kriseledelsen. Beredskapstelefon/ ekstraordinær svartjeneste Servicetorg Forhåndsdefinerte e-postlister Informasjonssenter o Gi informasjon i form av info-materiell, lage informasjonstavler, henge opp plakater i vindu etc. Medie-/pressehåndtering skjer via: o Talsperson(er) o Pressekontakt o Pressemeldinger o Pressekonferanse o Pressesenter Aktuelle medier: Radio, TV og aviser o NRK, Østlandssendingen o Follo Radio o ØB Internett o Beredskapsside Tilrettelegge for Google Translate o Sosiale medier Bruk av kommunale biler med høytaleranlegg Lokale informasjonspunkter? (Siggerud; Siggerud skole, Langhus:Langhuset, Kråkstad: Kråkstad skole, Skotbu: Skotbu skole) Versjon 1.0/26.06.14/tn-fbj 12

E Plan for evakuering i Ski kommune Ansvarlige myndigheter ved evakuering av befolkning fra et risiko område: Evakuering kan omfatte både skadde og uskadde personer Politiet. I fredstid.: Politiet har ansvar for evakuering i fredstid. Politiet skal sikre den evakuerte befolkningen trygghet for liv og helse. Politiet leder og samordner arbeidet med evakuering med andre aktører: Annen offentlig myndighet, Kommune, AMK/ HF (Akutt Medisinsk Kommunikasjonssentral) Frivillige organisasjoner/(ngo Non Govern mental Organisation). Sivilforsvaret. Når riket er i krig: Overtar politiets oppgaver med evakuering når Kongen beslutter evakuering Jf. Sivilbeskyttelsesloven 17 Kommunen Kommunen skal bistå politiet og sivilforsvaret med nødvendig evakuering av innbyggere i kommunen Kommunen skal bistå ved mottak av befolkning fra andre kommuner Kommunen skal bistå ansvarlig myndighet med: innkvartering, psykososial omsorg, informasjon til befolkning og media medisinsk vurdering og behandling sikre de evakuerte livsopphold og nødvendige forsyninger av livsnødvendigheter Kommunen skal så lang det er mulig opprettholde ordinære samfunnsoppdrag, tjenester og myndighetsfunksjoner Ansvarlige myndigheter ved evakuering fra et katastrofe område/ skadested: Skadestedsleder politi: Politiet har overordnet ledelses ansvar for skadestedet Politiet har operative, tekniske og taktiske oppgaver på et skadested Politiet samordner nødetatenes, offentlig myndighets og andre NGO- aktørers innsats Politiet leder transport delen av evakueringen Versjon 1.0/26.06.14/tn-fbj 13

Politiet samordner nødetatenes informasjonsflyt og rapporterer til LRS (Lokalt Rednings Senter) og offentlig myndighet Politiet koordinerer informasjonsflyt fra nødetatene og offentlig myndighet til de involverte og til media Politiet etablerer vakthold og sikrer involverte, skadested og innsatspersonell mot media og andre informasjonssøkende. Politiet har ansvar for teknisk og taktisk etterforskning herunder sikkerhetsklarering av bl. a. personer, utstyr, materiell og åsted Politiet sikrer og avhører sentrale vitner Skadestedsleder brann Leder den brann- og redningstekniske delen av skadestedsarbeidet Sikrer skadested mot utslipp fra skadelige og farlige kjemikalier og gods og mot eksplosjon og brann. Klarerer skadested og åsted etter utslipp fra farlig kjemikalier og farlig gods, eksplosjoner og brann. Bistår politiet (og evt. forsvaret) med brann- og redningstekniske råd ved brann og eksplosjonsfare Rapporterer til skadestedsleder politi om brann- og redningstekniske forhold av betydning for redningsarbeidet på skadestedet Bistår helse med livredning, stabilisering av pasienter og transport på skadested av syke og skadde og transport av syke og skadde fra skadested til oppsamlingsplass Bistår helse med transport av skadde ved større behov enn det prehospitale tjenester og frivillige/ NGO kan stille. Skadestedsleder sanitet Leder triagering av syke og skadde på skadested. Det vil si: Medisinsk triagering i et katastrofeområde vurdere og prioriterer de friske, de syke og de skadde. Omfatter medisinsk stabilisering, livredning, førstehjelp og transport til oppsamlingsplass ved skadested, til evakuerings sted og til HF og kommunale helsetjenester. Omfatter også prioritering til avventing på oppsamlingsplass for levende uskadde, til avventing på samleplass for levende døende og forflytning til oppsamlingsplass for døde. Innsamler mest mulig opplysninger om behov for helsehjelp og andre støttefunksjoner som har betydning for liv og helse på skadestedet, oppsamlingsplass, og forventet hjelpe- og behandlingsbehov under transport og under helsehjelp i HF og i evakueringssenter. Gir råd og bidrar med medisinsk behandling på skadested avhengig av skadested og skadeomfang Rapporterer til skadestedsleder politi om antall levende, syke og skadde, døende og døde. Rapportere om sykdomsomfang ressurstilgang og ressursbehov til AMK og kommuneoverlege og evt. LRS lege Versjon 1.0/26.06.14/tn-fbj 14

Muligheter for innkvartering ved evakuering og etablering av evakuerings- og pårørende senter ved ulykker og katastrofer i Ski kommune: Follotrykk Arena o 3-4000 personer Alliansehallen o 1500 personer Kråkstadhallen o 1500 personer Skihallen o 1000 personer Langhushallen o 1000 personer Siggerudhallen o 1000 personer Langhuset o 200 personer Kråkstad samfunnshus o 200 personer Ski nye kirke o 400 personer Langhus kirke o 600 personer Thon Hotell Ski o 109 rom Skoler Grendehus Andre forsamlingslokaler Kontakter: Kirkevergekontoret : Jens Erik Undum, tlf. 67208200, Epost: kirkevergen@ski.kirke.no Thon Hotell : Avtale om disponering ved kriser og katastrofer: Hotelldirektør André Hoff. Mobil 95808773, Epost: andre@thonhotels.no Eiendomsavdelingen: Lasse Bakke: tlf. 482 77 474 Ski Alliansehall: tlf.: 64 85 68 50/911 35 505 Transportmidler: Buss, kommunens minibusser, Taxi, Ambulanse, Røde Kors, Heimevern og Sivilforsvaret. Transport til lokalene kan i eget nærområde stort sett foregå med private kjøretøy eller til fots. Det vil imidlertid i de fleste tilfeller også være personer som er avhengige av transport, spesielt barn og eldre. Dette må vurderes og rekvireres i hvert enkelt tilfelle av redningsledelsen. F Versjon 1.0/26.06.14/tn-fbj 15

Mottaksentere for evakuerte og evt deres pårørende: Kommunen har hovedansvaret for etablering og drift av evakueringssenter og evt. pårørendesenter. Politiet, Røde Kors og frivillige organisasjoner/ NGO kan bistå kommunen med arbeidet i mottakssentrene. Ved større ulykker og katastrofer vil et evakueringssenter alt hovedsakelig motta uskadde og lettere skadde involverte. Evakueringssenteret ved en ulykke og katastrofe må også forholde seg til personer med annen akutt og kronisk sykdom. Evakueringssenteret må ved ulykker og katastrofer stå i nær kontakt med pårørende senteret både geografisk og kommunikasjonsmessig. Ved evakuering fra risiko områder vil evakueringssenteret fungere alene uten et eget skadested med samleplass og eget pårørende senter. Ansvarlig myndighet evakueringssenter: Kommunen ved kriseledelsen har det overordnede ansvaret Lokalt ansvarlig for evakuertsenteret og de rutiner og oppdrag som utføres der, er assisterende eller stedfortredende kommuneoverlege. Politiet vil i enkelte tilfeller stille personell ved evakuertsenteret hvor de bistår kommunen med, trygghet, ro og orden Når politiet er deltagende i evakuertsenter vil politiets representant sammen med assisterende kommuneoverlege ha ansvar for formidling av nødvendig felles informasjon og sammen med kommunens personell ha ansvar for å gi personlig informasjon og alvorlige budskap. Leder ved evakuertsenter rapporterer til kommuneoverlegen som sitter i sentral kriseledelse Ansvarlig myndighet pårørende senter: Kommunen ved kriseledelsen har det overordnede ansvaret Lokalt ansvarlig for pårørende senter og de rutinert og oppdrag som utføres der, er leder for kommunens kriseteam Politiet vil i enkelte tilfeller stille personell til rådighet ved pårørendesenter hvor den/de vil bistå kommunen med trygghet, ro og orden Når politiet er deltagende i pårørendesenter vil politiets representant sammen med leder for kommunens kriseteam ha ansvar for formidling av nødvendig felles informasjon og sammen med kommunens personell ha ansvar for å gi personlig informasjon og alvorlige budskap. Leder ved pårørendesenter rapporterer til kommuneoverlegen som sitter i sentral kriseledelse G. Versjon 1.0/26.06.14/tn-fbj 16

Varsling Handling: Varsel om hendelse. Varselmottaker noterer tidspunktet for varselmottaket, hendelse, tidspunkt og sted, situasjonsbeskrivelse samt annen relevant informasjon. Viderevarsling. Varselmottaker varsler i henhold til varslingsliste (se andre side) snarest mulig. Varselmottaker fortsetter å varsle neste på varslingslista og evt. tilbake til de foran. Viderevarslingens innhold: Kriseledelsen innkalles og varselmottaker formidler hendelsen, tidspunkt og sted, situasjonsbeskrivelse samt annen relevant informasjon. Oppmøtested (kriseledelsens lokaler) oppgis. Loggføring. Varselmottaker loggfører responsen fra de varslede. Forhåndsvarling utenom kriseledelsen. Ut fra hendelsen vurderer kommunalsjef forhåndsvarsling innen eget område. Kriseledelsens lokaler Kriseledelsens lokaler er i Ski rådhus, Formannskapssal eller Kommunestyresal. Alternative lokaler er: 1. 3. etg. Rådhuset (har nødstrøm) 2. Drømtorp driftssentral - Kommunalteknikk. 3. Langhus bo- og servicesenter Versjon 1.0/26.06.14/tn-fbj 17

Versjon 1.0/26.06.14/tn-fbj 18

Versjon 1.0/26.06.14/tn-fbj 19

Versjon 1.0/26.06.14/tn-fbj 20