Årsberetning Harstad Cykleklubb 2012 Side 1 av 6
Styrets sammensetning 2012 Leder/ Landevei: Nestleder: Styremedlem/ Kasserer: Styremedlem: Styremedlem: Styremedlem/ Rekrutt: Styremedlem/ Terreng: Stian Kristoffer Evensen Siv Svendsen Kjerstin Bakkebø Wiggo Hokland Ulf-Håkon Stoltz Knut-Ståle Arntsen Arve Jørgensen 1. varamedlem: Viggo Kristoffersen 2. varamedlem: Øyvind Hansen 3. varamedlem: Per Helge Steen Revisor: Revisor: Anstein Edvardsen Espen A. Ludviksen Styrets arbeid Styremøter Det er avholdt 6 styremøter i 2012 (7 i sesongen 2012-13) Saksliste og referat ligger offentlig på klubbens hjemmeside. Spesielle oppgaver - Ny hjemmeside/ klubbverktøy - Avvikling av Ritthelgen 8.-10. juni 2012 og parallell planlegging av NNM Harstad 2012. - Ca 15 info- og planleggingsmøter for Ritthelgen og NNM. - NNM Harstad 2012 har tatt store ressurser denne sesongen. Dette har gitt verdifull kunnskap, erfaring og motivasjon til videre satsning på arrangement for klubben. - Utvikling av hjemmeside. Det er avholdt to kurs i regi av KX Produkter i bruk av 123klubb. 5 stk deltok i mars og 4 stk deltok i november. I tillegg har det vært avholdt privat opplæring for flere av klubbens medlemmer. - Opprettelse av ansvarsområder. Se hjemmeside. - Deltagelse på Idrettshelgen på Bardufosstun, høsten 2012. For HCK stilte Arve J. og Stian E. - Kurs i budsjetthåndtering i regi av Troms idrettskrets, 4 timer. Stian E. - Kurs i Styrearbeid i praksis, 4 timer. Stian E. - Innlegg i Harstad Tidene av Stian Evensen, våren 2012. «Maner til gjensidig respekt i trafikken». - Konfrontasjon med Fagkoordinator i Politiet etter innlegg om hvordan «man skal sykle». Møte på Politihuset i Harstad. Ulf-Håkon, Jørn og Stian i møte med Per Erik Rynning. Andreas Isachsen overvar det to timer lange møtet. Endte til slutt godt for klubben og syklistene, med forside i HT, samt positiv omtale i Lederen i HT dagen etter. - Utarbeidelse av utstyrsliste ved Siv Svendsen Side 2 av 6
- Etablering av Dropbox for lagring av alle dokumenter og bilder - Ansvarlig for politiattest: Arve Jørgensen. - Fest for frivillige NNM Harstad 2012 - Temakveld antidoping og verdiarbeid. Registrering av HCK som Rent idrettslag og utarbeidelse av HCK Antidopingpolicy. Se hjemmeside. Sportslig - Mekkekveld i Telenorgarasjen med servering av pølse i vaffel. - Tempoklinikk med Bjørn Anderson. Samarbeid med Triathlongruppen. - Avslutning i Folkeparken med grilling etter siste klubbmesterskap, terreng. - 11 treningsritt - 3 klubbmesterskap. (Innsatsen, kjørestyrken, hodet under armen i bruddforsøk på bruddforsøk). Flere nye rekorder er satt rundt Kvæfjorden! Ny bestetid: 1:14:18 Ansgar og Knut-Ståle Arntsen 5.6.2012-17 påmeldte til Den store styrkeprøven. 10 startende, 10 fullførte på tiden 20:43:50-20 stk påmeldte til Birkebeinerrittet. 12 merker! - Medaljer i bøtter og spann fra NNM Harstad 2012. - Medaljer fra UM bane, fellesstart og tempo. Se beretning for rekruttgruppa Rekruttgruppa: Se egne årsberetninger Landeveisgruppa: Se egen årsberetning Terrenggruppa: Se egen årsberetning Vurdering av aktivitet i forhold til mål Styret er godt fornøyd med aktivitetsnivået i klubben, men har utarbeidet en rekke sportslige, organisatoriske og arrangementsmessige mål for 2013 og fremtiden. Visjon og slagord for Harstad Cykleklubb er også utarbeidet av Styret. Dette legges frem for årsmøtet tirsdag 19. februar. Det har ikke foreligget noen konkrete mål for klubben tidligere, slik at målsetning vanskelig kan måles. Vi kan likevel si noe om aktivitetsnivået i klubben og vil spesielt trekke frem Rekruttgruppa, terreng med Ole Morten Tunes og Mia Helmersen (sluttet våren 2012) som ansvarlige. Dette er en gruppe vi ønsker å dele opp å utvikle videre. Her kan også ryttere rekrutteres videre til landeveien. Se egen beretning fra Ole-Morten Tunes. Vi vil også trekke frem det fantastiske engasjementet som har vært gjort ifm Ritthelgen og NNM Harstad 2012. Folk har stilt opp på utallige (ca 15) info- og planleggingsmøter, og lagt ned en solid innsats i forkant og under arrangement. Dette har gitt verdifull kunnskap og erfaring til videre satsning på arrangement for klubben. Det er også godt å ta med seg et positivt regnskap på ca 24 000,- for NNM Harstad 2012. Her ble det gjort en solid innsats for å skaffe klubben egne sponsorer. Dette også av verdifull erfaring for kommende sesong. Side 3 av 6
I forhold til mål nevnt i Årsberetning for 2011 om å få flere deltagere på Nasjonale ritt er vi godt fornøyd med at klubben har to av landets beste utøvere innenfor sin årsklasse. For detaljer om dette, se egen årsberetning for rekrutt- og ungdomsgruppa. Styret ønsker å fortsette å legge til rette for at klubben er representert rundt om i landet! Klubben har høy aktivitet på facebook og treninger avtales ofte her. Klubben har i dag et bredt tilbud av ulike typer vintertreninger. 4 ganger per uke med spinning på Stamina Hot og løpe- og basistrening på torsdager med Knut-Ståle Arntsen. Det har også vært gjennomført treninger sammen med Medkila Skilag og Harstad Skøyteklubb. Økonomi Klubben har gått til innkjøp av en del nødvendig utstyr utover vedtatt budsjett for 2012: Det har ikke vært foretatt ekstraordinært årsmøte for disse beslutningene, men alle innkjøpene er enstemmig godkjent i Styret. - Emit Mellomtidsstasjon med GPRS 22 500,- - Emit brikkeavleser 1900,- - Yagi-antenne til startklokke 1000,- - Start/ målseil 4000,- - Beachflagg 4000,- - Oppvarmingstelt 18000,- - PC kasserer 4000,- - Glava isolasjon 2000,- - Dobbelt vaffeljern 499,- Styret har vært bevisst på og ikke å la et begrenset budsjett bremse for økt aktivitet, behov og ambisjoner for klubben. Medlemstall Medlemstall for 2012 0-5 år 6-12 år 13-19 år 20-25 år 26 år og Totalt eldre Kvinner 1 0 11 5 40 57 Menn 0 17 18 3 115 153 Totalt 1 17 29 8 155 210 Lisenser 2012 86 innløste lisenser Økonomi (resultatregnskap med balanse) Se egen beretning Side 4 av 6
Revisorberetning perioden 01.01.2012 31.12.2012 Vi har «revidert» årsregnskapet for Harstad Cykleklubb for overnevnte periode. Årsregnskapet viser et overskudd på kr 53 680. Årsregnskapet består av resultatregnskap og balanse og er avgitt av klubbens styre. Internrevisorenes oppgave er å gjennomgå klubbens regnskaper og påse at disse blir ført etter god regnskapsskikk og gjeldende regler. Vi har følgende kommentarer: I år som i fjor ønsker vi å bemerke at det fortsatt ikke er utarbeidet en oversikt over eiendelene til klubben. Dette arbeidet bør prioriteres. Det er vanskelig å få en god oversikt over innkjøpene med fremlagt regnskap. Det er en fordel og kunne kryssjekket disse mot en inventarliste. Det bør gjøres enklere for klubbens medlemmer og få innsikt i de styrevedtak klubben gjør. Det bør vurderes å legge referatene åpne på hjemmesiden, i alle fall som ett minimum bør innkalling og saksliste ligge der. Så kan eventuelt medlemmene logge seg på for å lese referatet. Vi opplever det som vanskelig å få en god oversikt over utgifter og inntekter på NNM. Her burde det ha vært laget ett eget underregnskap etter vår oppfatning. Utestående fordringer fra 2011 burde etter vår oppfatning ha vært utgiftsført som tap i 2012. Dette hadde skapt ett bedre bilde av årets drift. Det er store differanser mellom budsjett 2012 og regnskap 2012. Det er kommet en del ikke budsjetterte inntekter, og en del mindre forbruk på utgiftssiden. Dette kan vitne om at styret har prioritert annerledes enn årsmøtet, og dette kan resultere i noe lavere/annerledes aktivitetsnivå enn budsjettert. I sum er det vår oppfatning at styret har gjort en god jobb og klubbens opparbeidede egenkapital er nå på kr 385 249. Dette gir et solid grunnlag til videre utvikling av HCK. Med vennlig hilsen Espen A. Ludviksen & Anstein Edvardsen Internrevisorer Harstad, 11. februar 2013 Side 5 av 6
Hilsen fra Styret Enten dere har vært tidtagere, ansvarlige for mandagsrunder, trenere, vakter, sjåfører, støtteapparat, stekt vafler, stått i kiosk, snekret ramper, lagd flagg eller gjort annet, vil vi på vegne av hele klubben Takke hver og en av dere for den fantastiske dugnadsinnsatsen dere har lagt ned! Sammen kan vi få til ALT! Vi har forståelse for at klubbens medlemmer er på ulike stadier i livet, og ikke alle kan bidra like mye til enhver tid. Vi vil også takke våre sponsorer i sesongen 2012. Vi setter stor pris på bidraget som gir grunnlag for aktivitet til våre medlemmer. Disse er: Rica Hotel Harstad IT-Partner Harstad Sparebank Salminen Bil AS Parabolflua Sykkel og Motor Stamina HOT Trek Bikes Byggmaker Per Strand Aktiv Fysioterapi Enter Revisjon I tillegg har klubben en samarbeidsavtale med Trofi kontor- og EDB-tjeneste Styret Harstad Cykleklubb Harstad 14.2.2013 Stian K. Evensen Siv Svendsen Kjerstin Bakkebøe Knut-Ståle Arntsen Ulf-Håkon Stoltz Arve Jørgensen Wiggo Hokland Side 6 av 6