BÆRUM KOMMUNE KVALIFIKASJONSGRUNNLAG Trinn 1 BEGRENSET ANBUDSKONKURRANSE Konkurranse i to trinn Etter forskrift til lov om offentlige anskaffelser del I og III (over EØS terskelverdi) Rammeavtale for kjøp av Konsulentbistand innen organisasjonsutvikling og IT
INNHOLDSFORTEGNELSE 1. GENERELL BESKRIVELSE...3 1.1. OPPDRAGSGIVER...3 1.2. ANSKAFFELSENS FORMÅL...3 1.3. ANSKAFFELSENS OMFANG...3 1.4. VEDLEGGSOVERSIKT...4 1.5. FREMDRIFTPLAN...4 1.6. KONTRAKT OG KONTRAKTSPERIODE...4 1.7. RETTELSER, SUPPLERINGER ELLER ENDRING AV KVALIFIKASJONSGRUNNLAGET...4 2. REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN...5 2.1. REGLER FOR KONKURRANSEN...5 2.2. ANSKAFFELSESPROSEDYRE...5 2.3. OFFENTLIGHET...5 3. KRAV TIL LEVERANDØRENE...5 3.1. GENERELT OM KVALIFIKASJONSKRAV...5 3.2. OBLIGATORISKE KRAV...5 3.3. ANDRE KVALIFIKASJONSKRAV...6 3.4. BRUK AV UNDERLEVERANDØR...7 4. KRAV TIL SØKNADEN...7 4.1. SØKNADENS UTFORMING...7 4.2. KOMPLETT SØKNAD SKAL BESTÅ AV...8 4.3. DELTILBUD...8 4.4. ALTERNATIVE TILBUD...8 4.5. INNLEVERINGSSTED...9 5. UTVELGELSE AV KVALIFISERTE LEVERANDØRER...9 2
1. GENERELL BESKRIVELSE 1.1. Oppdragsgiver Bærum kommune v/it-enheten, heretter kalt oppdragsgiver, innbyr til begrenset anbudskonkurranse i forbindelse med inngåelse av rammeavtale for kjøp av rådgivning og konsulenttjenester. For informasjon om Bærum kommune, se www.baerum.kommune.no Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Tjenestested: e-post Per-Christian Solli IT-enheten, avd. Strategi per.chr.solli@baerum.kommune.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver vedrørende anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. Dersom en leverandør finner at kvalifikasjonsgrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, tilstrekkelige opplysninger eller på annen måte er uklart, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver. Svar på spørsmål vil bli sendt alle som har meldt sin interesse for konkurransen. Det blir ikke oppgitt hvem som har stilt spørsmålet. 1.2. Anskaffelsens formål Formålet med anskaffelsen er å få en avtalepartner som kan bistå med følgende områder innen IT i prioritert rekkefølge: 1. Strategi, forretningsutvikling og prosess-effektivisering 2. IT-strategi og virksomhetsarkitektur 3. Metodeverk innenfor analyse, prosess og prosjektgjennomføring 4. ITIL kodeverk. 5. Prosjektledelse og metodikk 6. Løsningsdesign 7. Lean 1.3. Anskaffelsens omfang På grunnlag av siste års forbruk kan det antydes et samlet årlig uttak på ca. NOK 5-10 mill. eksklusive merverdiavgift. Årlig uttak vil være avhengig av økonomiske rammevilkår, politiske vedtak og markedssituasjonen for øvrig. 3
1.4. Vedleggsoversikt Kvalifikasjonsgrunnlaget har følgende vedlegg: Vedlegg 1 - Forpliktelseserklæring for underleverandør Vedlegg 2 - Søknadsbrev 1.5. Fremdriftplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for anskaffelsesprosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøringen er sendt til Doffin.no 03.05.13 Trinn 1. Frist for å levere forespørsel eller 07.06.13 kl. 14.00 søknad om kvalifisering til deltakelse i konkurransen Trinn 2. Utsendelse av konkurransegrunnlag 17.06.13 til kvalifiserte leverandører Frist for å levere tilbud 15.08.13 kl. 14.00 Tilbudsåpning 16.08.13 kl. 14.00 Evaluering 16.08.13 20.08.13 Utsendelse av tildelingsbrev 21.08.13 Klagefrist 01.09.13 kl. 13.00 Kontraktsinngåelse 02.09.13 Oppstart av kontrakt 02.09.13 Det tas forbehold om endringer i fremdriftsplanen. 1.6. Kontrakt og kontraktsperiode Oppdragsgiver har til hensikt å inngå én rammeavtale. Avtaleforholdet vil bli regulert av vedlagte kontrakt. Kontrakten har en varighet på 2 år med opsjon på forlengelse én eller flere ganger inntil 4 år. 1.7. Rettelser, suppleringer eller endring av kvalifikasjonsgrunnlaget Innen søknadsfristen utløp, har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av kvalifikasjonsgrunnlaget som ikke er vesentlige. Opplysninger om rettelser, suppleringer og endringer kunngjøres på www.doffin.no. Dersom rettelse, supplering eller endring kommer så sent at det er vanskelig for leverandøren å ta hensyn til det i søknaden, skal oppdragsgiver fastsette en forholdsmessig forlengelse av søknadsfristen. Samtlige leverandører skal varsles om fristforlengelsen. 4
2. REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1. Regler for konkurransen Anskaffelsen reguleres av lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr 69 og forskrift om offentlig anskaffelser av 7. april 2006. 2.2. Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr 402. Konkurransen gjennomføres etter en begrenset anbudskonkurranse. 2.3. Offentlighet For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder Lov 2006-05-19 nr. 16 - Lov om rett til innsyn i dokumenter i offentlig verksemd (offentleglova) jf. FOA 3-5 og 3-6. 3. KRAV TIL LEVERANDØRENE 3.1. Generelt om kvalifikasjonskrav Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. For å avgjøre om tilbyder har tilstrekkelig kvalifikasjoner vil følgende krav og dokumentasjonskrav legges til grunn: 3.2. Obligatoriske krav Krav Krav 1 - Skatteattester Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatte- og merverdiavgiftsinnbetaling Dokumentasjonskrav Skatteattest Merverdiavgiftsattest En attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder fra tilbudsfristens utløp. Norske leverandører som ikke er merverdiavgiftspliktige skal fremlegge bekreftelse fra skattemyndighetene om dette. Krav 2 - HMS-egenerklæring Leverandører som skal utføre arbeid i Norge skal framlegge en egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eller ved eventuelt tildeling av kontrakt vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Utfylt HMS- egenerklæring. HMSegenerklæring skal signeres av både daglig leder og en representant for de ansatte. Skjema for HMS- egenerklæring kan hentes på nettadressen: http://www.regjeringen.no/upload/kilde/fad/red/2006/0032/dd d/andre/280340-hms-egenerklaering.rtf 5
3.3. Andre kvalifikasjonskrav Oppfyllelse av de obligatoriske kravene ovenfor og kvalifikasjonskravene nedenfor, er en forutsetning for videre deltakelse i konkurransen. 3.3.1 Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Dokumentasjonskrav Krav 3 Firmaattest Norske selskaper: Firmaattest Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister, eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 3.3.2 Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Dokumentasjonskrav Krav 4 Økonomi Leverandøren skal ha en økonomisk og finansiell soliditet som gir oppdragsgiver trygghet for at leverandøren vil være økonomisk levedyktig i hele avtaleperioden. Kredittverdigheten som legges til grunn for å bli kvalifisert for denne konkurransen er AA eller tilsvarende. Leverandører med lavere rating vil bli avvist Utvidet kredittvurdering/rapport, ikke eldre enn 3 måneder, fra et offentlig godkjent kredittvurderingsselskap som inneholder kredittvurdering av leverandøren typisk angitt ved bokstavkarakter eller kortfattet tekst, samt forklaring til disse. Rapporten skal basere seg på siste kjente regnskapstall. Dato må tydelig fremkomme. Bekreftelse på at sikkerhet fra morselskap eller bankgaranti vil bli stillet Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 6
3.3.3 Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner Krav Krav 5 - Gjennomføringsevne Det kreves at leverandøren har en organisasjon som har kapasitet til å gjennomføre ihht kontrakten. Krav 6 - Erfaring Det kreves meget god erfaring fra tilsvarende oppdrag. Senior prosjektleder med erfaring fra større innføring og mottaksprosjekter og IT transformasjonsprosjekter Erfaring fra offentlig og kommunal virksomhet Erfaring med offentlig anskaffelser og kontraktshåndtering. Krav 7 - Kvalitetsstyringssystem Det kreves et godt og velfungerende kvalitetsstyringssystem for de ytelser som skal leveres. Dokumentasjonskrav Organisasjonskart, samt en beskrivelse av hvordan leverandøren sikrer tilgang til kvalifisert personale. Vise til antall sertifiserte prosjektledere firma har tilgjengelig for denne avtalen og hva slags sertifisering disse innehar. Liste over de viktigste leveranser i størrelse en mill. og mer de siste tre år, herunder opplysninger om verdi, tidspunkt, samt navnet på den offentlige eller private mottaker med kontaktinformasjon for evt. referanseinnhenting. Kopi av sertifikat for kvalitetsstyringssystem ihht kravene i ISO 9001:2000 el. Alternativt kan en redegjørelse vedrørende leverandørens kvalitetsstyringssystem vedlegges. 3.4. Bruk av underleverandør Dersom en leverandør skal benytte underleverandør(er) i kontraktsoppfyllelsen, må det legges frem en forpliktende erklæring om at han har den nødvendige råderett over underleverandøren(es) kapasitet. Det skal i så fall legges frem en signert forpliktelseserklæring fra underleverandør(er) - se vedlegg 1, samt en kort beskrivelse av hvilke ytelser underleverandør skal utføre. 4. KRAV TIL SØKNADEN 4.1. Søknadens utforming Leverandør skal forsikre seg om at søknaden som leveres er i henhold til dette kvalifikasjonsgrunnlaget. Det er leverandørens ansvar å levere en korrekt og komplett søknad. Søknaden skal være skriftlig og leveres på norsk i merket og lukket konvolutt/forsendelse. 7
Søknaden skal merkes: Konsulentbistand innen organisasjonsutvikling og IT IT-enheten v/per-christian Solli Søknadsbrevet skal være datert og signert av person som er bemyndiget til å forplikte leverandøren. Søknaden kan ikke leveres per e-post Søknaden skal leveres i 2 eksemplarer i papirversjon. I tillegg skal søknaden leveres som elektroniske versjoner (minnepenn eller tilsvarende) på følgende måte: 1. PDF-format. Oppdragsgiver skal benytte denne versjon til arkivformål. Dokumentet skal være signert, komplett og lagret som ett dokument/én fil. 2. Sladdet versjon. Søknaden er i utgangspunktet ikke unntatt offentlighet. Det er mulig å sladde søknaden for taushetsbelagte opplysninger som anses som forretningshemmeligheter. Dersom leverandøren mener det er relevant, skal det leveres ytterligere én kopi av søknaden som er sladdet for taushetsbelagte opplysninger. Sladdet kopi leveres som ett dokument/én fil i PDF-format. 4.2. Komplett søknad skal bestå av Søknaden skal leveres i A4-format, innsatt i ringperm med inndeling som beskrevet nedenfor. Manglende innlevering av dokumentasjon kan medføre avvisning. Dokumentasjon Skilleark Signert søknadsbrev. Se vedlegg 1 Søknadsbrev 1 Skatteattest, jf. punkt 3.2 2 Merverdiavgiftsattest, jf. punkt 3.2 HMS-egenerklæring Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og juridiske stilling, jf. 3 punkt 3.3.1 Dokumentasjon på leverandørens økonomiske og finansielle stilling, jf. 4 punkt 3.3.2 Dokumentasjon på leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner, jf. punkt 5 3.3.3 Signert forpliktelseserklæring fra underleverandør, jf. punkt 3.4, jf. vedlegg 6 2 4.3. Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget i trinn 2. 4.4. Alternative tilbud Det er ikke adgang til å gi alternativt tilbud i trinn 2. 8
4.5. Innleveringssted Søknaden kan leveres eller sendes til: Leveringsadresse: Bærum kommune Veiledningstorget v/informasjonsskranken Kommunegården 1300 Sandvika Postadresse: Bærum kommune IT-enheten, avd. strategi v/per-christian Solli 1304 SANDVIKA 5. UTVELGELSE AV KVALIFISERTE LEVERANDØRER Dersom det melder seg flere enn 5 8 leverandører som oppfyller minstekravene til kvalifikasjoner i punkt 3.2 og 3.3.1, vil oppdragsgiver rangere leverandørene ut fra deres besvarelse i punkt 3.3.2 og 3.3.3. Oppdragsgiver vil legge mest vekt på pkt. 3.3.3. spesielt krav 5 og krav 6. Dersom det fremdeles er flere enn 5-8 leverandører som er likestilt vil det bli benyttet loddtrekning. 9