Brukerveiledning - Elektroniske skjema i HRM Styrende dokumenter Organisasjonsnivå: Stabsavdelingen, HR-seksjonen Område: HR-personal Dokumentnavn: Brukerveiledning - Elektroniske skjema i HRM Dokumenteier: Dokumentnr: Godkjent dato: Godkjent av: HR-seksjonen HR-022-01 14.05.14 HR-sjefen Sist revidert: Brukerveiledning Elektroniske skjema i HRM Side 1
Innhold Formål... 3 Målgruppe... 3 Innlogging... 3 Arbeidstakernes bruk av elektroniske skjema... 4 Føring av timeliste (bortsett fra undervisningstimer)... 5 Føring av fravær... 5 Føring av ferie (unntatt undervisningspersonalet)... 6 Brukerveiledning Elektroniske skjema i HRM Side 2
Formål Vestfold fylkeskommune arbeider kontinuerlig med å forenkle og effektivisere hverdagen for ansatte og ledere slik at det kan brukes mer tid til kjerneaktiviteter. Bedre arbeidsflyt og økt brukervennlighet skal også gjøre det enklere for lederne å administrere og følge opp både tjenestetilbudet og ansatte. Brukerveiledningen skal bidra til effektiv bruk av elektroniske skjema i lønns- og personalsystemet. VFK s fagsystem på området heter Visma Enterprise HRM. Målgruppe Alle ansatte er målgruppe for denne veiledningen. Tilfeldige lønnstakere som ikke har fått tildelt påloggingsident til fylkeskommunens systemer, må henvende seg til merkantilt personalet for manuell registrering. Spesielt for lærere: - Din ferie blir automatisk registrert i systemet. - Timer utover fast lønn registreres av merkantilt personalet i virksomheten. Innlogging For å komme inn på de elektroniske skjemaene, må du inn på fylkeskommunens intranett, enten via fylkeskommunens hjemmeside, link: http://intranett.fadm.vfk.no/default.aspx. eller via login (gjelder administrativt personalet). Fra intranett/min side/min profil: Du kommer da direkte til Visma Enterprise startside inneholdende menyer og undermenyer: Brukerveiledning Elektroniske skjema i HRM Side 3
Under overskriften «Oppgaver» vises hvilke skjema som ligger til behandling. «Oppgaver for meg selv» er skjemaer som du selv har utfylt, men som du ikke har sendt videre til behandling. De øvrige skjemaer ligger til behandling hos personer som er autorisert for attestasjon/anvisning eller godkjenning. Dersom det er flere mulige saksbehandlere for samme skjema, vil den første som behandler oppgaven, sende den videre til neste steg og den forsvinner fra oppgavelisten din og til de andre som har samme autorisasjon. Ledere og saksbehandlere må jevnlig logge inn for å sjekke sin oppgaveliste, de blir ikke varslet via e-post. På sikt blir oppgavelisten synlig på ansattportalen. Arbeidstakernes bruk av elektroniske skjema Fra fanen «Meg selv», velg undermeny «Personalskjema». Du kommer da direkte inn i en kalender. I venstre del av bildet vises hvilke type elektroniske skjema som er tilgjengelig. Under fanen «liste» har du en oversikt over skjemaene som er lagret og du kan hente opp skjemaer som ligger til behandling eller allerede er behandlet. I tillegg kan du gjøre utvalg på type skjema. Her har du ditt eget arkiv. Brukerveiledning Elektroniske skjema i HRM Side 4
Føring av timeliste (bortsett fra undervisningstimer) Start timeføringen med å klikke på aktuell dato i kalenderen og velg «Ny timeføring» i venstremenyen. 1. Dersom du har flere stillinger, velg den stillingen som timelisten tilhører for videre saksbehandling. 2. Velg aktuelt skjema under nedrykkspilen. For skjemaer som er merket med «(Manuell registering)», må periode for timelisten oppgis, velg lønnart for type ytelse og oppgi antall. Ved de øvrige skjemaer oppgis kun klokkeslettet timelisten gjelder for. 3. Notatfeltet er et obligatorisk felt for merknad/årsak til timelisten. 4. Dersom du klikker lagre, er det klart for å oppgi ny dato og hente nytt skjema. For å sende timelisten videre, se pkt. 6. 5. Dersom du klikker «Lagre og lukk», kommer du tilbake til kalenderen. 6. Under fanen «Liste» finner du tilbake til timelisten. For å sende den videre til attestasjon, klikk på skjemaet for å åpne det. Resultatet vises og du kan sende det videre med «Send» knappen eller redigere/slette etc. Føring av fravær Du må fortsatt levere sykemeldinger, søknad om foreldrepermisjon og annet fravær hvor NAV refunderer lønn, øvrige fravær registreres elektronisk, se valgliste for fraværskoder. 1. Fra kalenderen velg «Nytt fravær» fra venstremenyen. 2. Legg inn dato for fraværet og velg eventuelt stilling fraværet gjelder for. 3. Under nedrykkspilen for «Fraværskode» velger du aktuell type fravær. 4. Til høyre i bildet, finner du en oversikt over dine siste fravær. 5. Send fraværet videre til din leder ved å klikke på «Send fravær». 6. Dersom du kun har lagret meldingen og ønsker å sende den videre, klikk på «Personalskjema/Liste» fra kalenderen og åpne fraværer med et klikk for å sende den videre. Brukerveiledning Elektroniske skjema i HRM Side 5
Føring av ferie (unntatt undervisningspersonalet) 1. Fra kalenderen klikk «Ny ferie» og legg inn ønsket ferieperiode, dato f.o.m/t.o.m. 2. Send ferieønsket videre ved å klikke på «Send ferie» 3. Ferieønsket som du har lagret eller sendt videre til din leder, vises i din ferieoversikt på høyre side i bildet på linjen «Feriedager i saksgang» inntil de er godkjent av leder. Så snart ferien er godkjent, blir de overført til linjen «Avviklet» i ferieoversikten selv om feriedatoene er fram i tid. 4. Dersom ferie skal korrigeres i ettertid, må dette skje direkte i HRM-systemet av person som er autorisert for det. Brukerveiledning Elektroniske skjema i HRM Side 6