Brukerveiledning: Innsending av digitale tilbud Registrering For å kunne delta i nettbaserte anbud må du først registrere organisasjonen din på Negometrixplattformen. Negometrix-plattformen er webbasert, og du trenger derfor ikke installere noe på datamaskinen for å kunne bruke den. Du kan opprette en konto ved å fullføre trinnene som er beskrevet nedenfor: Gå til og trykk på "Registrering" øverst i skjermbildet. Fyll ut informasjon om organisasjonen og deg selv, velg et brukernavn (for eksempel e- postadressen din) og passord, og skriv inn koden som vises. Når du har trykket på "Registrering", vil du motta en bekreftelse på e-post. Aktiver kontoen din ved å bruke lenken i bekreftelsesmeldingen. Du kan nå logge inn. Delta i et anbud Du kan få tilgang til et anbud på to ulike måter: 1. Publiserte kunngjøringer: Disse kunngjøringer finnes under menyen "Offentlige kunngjøringer". Finn kunngjøring, trykk på tittelen og trykk så på "Meld interesse". Anbudet er nå tilgjengelig i menyen "Mine konkurranser som leverandør". 2. Private anbud: Hvis anbudet ikke er publisert, må kunden/kjøperen legge deg til som deltaker. Du må derfor ta kontakt med kunden deres etter at dere er registrert på plattformen, og be om å bli lagt til anbudet. Anbudet vil da være tilgjengelig under "Mine konkurranser som leverandør". Innsending av digitale tilbud Innkjøpsprosessen vil foregå i digitalt/elektronisk format gjennom et nettbasert anbud. Dette betyr at tilbudene dine samt all kommunikasjon og hele prosedyren skjer via Negometrix-plattformen. Dette gjelder både kjøpere og leverandører. For den digitale innkjøpsprosessen gjelder følgende: Alle prislister og spørsmål skal fylles ut. Alle nødvendige dokumenter skal lastes ned, lastes opp og/eller tilknyttes. Spørsmål sendes til kjøperen gjennom en egen prosedyre, og kjøperen gir sine svar. All kommunikasjon skjer gjennom Mine meldinger. Det digitale tilbudet må sendes innen tidsfristen. Prosedyren Plattformen viser til "anbud". Hvert anbud inneholder en digital anmodning om et produkt eller en tjeneste som kunden/kjøperen trenger. Alle anbudene du deltar i, finnes i menyen "Mine konkurranser". Når du har trykket på anbudstittelen, vil du se tre faner. Disse fanene forteller deg hvilket stadium av tilbudsprosessen du er på. 1
For å sende inn et komplett og korrekt tilbud må du følge de neste tre trinnene: 1. Opprette det digitale tilbudet. 2. Alle prislister og spørsmål skal fylles ut. 3. Sende inn det digitale tilbudet. Trinn 1: Opprette et digitalt tilbud Fane 1 > "Informasjon". Her finnes generell informasjon om anbudet. Det gir deg tilgang til planlegging, spørsmål og svar, dokumenter, prisliste, anbudsalternativer (hvis tilgjengelig) og spørreskjemaer. Basert på denne informasjonen kan du bestemme om du vil fortsette å delta i det aktuelle anbudet eller ikke. Om ønskelig kan du legge til kolleger, angi blindkopimottakere og trykke på Start, eller du kan fjerne organisasjonen din som deltaker i anbudet. Hvis du, basert på informasjonen, bestemmer deg for at du ønsker å sende inn et digitalt tilbud, trykker du på Start. Du vil så se den andre fanen Svar & send, der du vil kunne svare på spørsmål 2
og fylle inn prisliste. Merk: Både for å kunne fylle ut og sende inn anbudet må du være anbudets kontaktperson. Hvis du ikke er anbudets kontaktperson, må du be riktig kontaktperson om å trykke på "Start" og deretter "Send inn". Dersom det var en kollega som begynte å fylle ut anbudet, og han/hun ikke er anbudets kontaktperson, må du be ham/henne om å føre deg opp som kontaktperson. Du kan finne ut hvem kontaktpersonen er ved å klikke på "Legg til kollega / Kollegaoversikt". Trinn 2: Alle prislister og spørsmål skal fylles ut. For å sende inn et komplett digitalt tilbud må du svare på alle spørsmålene i skjemaene som vises i fanen "Svar & send". Mens du svarer på spørsmålene, viser plattformen i hvilken grad skjemaene er utfylt i en prosentstolpe. Forutsatt at kjøperen har aktivert de aktuelle alternativene, indikerer plattformen om et spørsmål er et Absolutte krav-spørsmål, om spørsmålet er vektet, og ved spørsmål som må vurderes hvilken vurderingsmetode kjøperen skal benytte. Knytte vedlegg til spørsmål For å kunne svare på enkelte spørsmål kan det være nødvendig å laste opp et vedlegg og knytte det til spørsmålet. Du kan tilknytte et vedlegg ved å klikke på "Velg fra Mine Dokumenter" eller "Last opp fra min datamaskin". Hvis du velger "Velg fra Mine Dokumenter", kan du velge et dokument som allerede er lastet opp i menyen "Mine dokumenter". Hvis du vil laste opp et dokument fra datamaskinen, må du velge alternativet "Last opp fra min datamaskin". Deretter velger du riktig dokument fra harddisken din og klikker på "Åpne". Dokumentet vil så være knyttet til spørsmålet. Lagre svar Hvis du vil lagre besvarte spørsmål, må du klikke på "Lagre" eller på "Lagre svar i gruppe" som vises under det siste spørsmålet i den aktuelle spørsmålsgruppen. Du kan slette svarene senere ved å klikke på papirkurven. Fylle inn priser I tillegg til spørreskjemaene må du også fylle ut prisliste (hvis det er aktuelt). Etter å ha åpnet prisliste kan du legge inn prisene deres ved å klikke på "Fyll inn priser" til høyre i vinduet. 3
Trinn 3: Sende inn det digitale tilbudet. Når alle spørsmål og priser er fylt ut, blir prosentstolpen grønn og viser 100 %. Tilbudet er nå klart for innsending av anbudets kontaktperson. Når du trykker på knappen "Send inn", ber plattformen deg om å bekrefte innsendingen ved å skrive inn passordet ditt. Dette er det samme passordet som du bruker til å logge deg inn på plattformen med. Deretter må du trykke "Send inn" på nytt for å sluttføre innsendingen av tilbudet. I den tredje fanen, "Sendt inn", kan du sjekke om tilbudet er sendt inn på riktig måte. Når tilbudet har blitt sendt inn på riktig måte, vil du også motta en e-post om dette. Det innsendte tilbudet vil være synlig for kjøperen først etter at tidsfristen for utvalgs- eller tilbudsfasen har utløpt. Merk: Spørreskjemaer og prisliste kan bare vurderes av kjøperen hvis du sendte det digitale tilbudet inn ved å bruke "Send inn" før tidsfristen for tilbudsfasen utløp. Når det digitale tilbudet er sendt inn, vil den tredje fanen, "Sendt inn", bli tilgjengelig. Denne fanen viser deg tid og dato for innsending. Hvis du ønsker å justere/redigere ett eller flere av svarene dine, er det mulig å "Trekke tilbake" tilbudet. Hvis du endrer ett eller flere svar, må du sende tilbudet inn på nytt før fristen. Merk: Det er bare mulig å sende inn eller trekke tilbake et tilbud før/fram til utløpsdatoen for tilbudsfasen. Etter fristen er det ikke lenger mulig å utføre slike handlinger. 4
Kommunikasjon All kommunikasjon vedrørende anbudet skal skje via menyen "Mine meldinger". For å sende en melding åpner du "Mine meldinger" og klikker på "Ny melding" øverst til venstre på siden. Velg så hvilket anbud meldingen gjelder, og velg så mottaker. Fyll ut emnefeltet, skriv meldingen og trykk på "Send". Ansvar og brukerstøtte Anbudsgiver/leverandør er ansvarlig for rettidig og fullstendig tilbudsinnlevering. Verken kunden/kjøperen eller Negometrix skal være ansvarlig for eventuelle feil i informasjonen som anbudsgiver/leverandør sender gjennom Negometrix-plattformen. Hvis du er i tvil om hvordan du bruker programvareplattformen, ber vi deg kontakte Negometrix` servicedesk på: Telefon: Epost: + 31 (0) 30 666 18 10, eller support@negometrix.com Til informasjon: Negometrix-plattformen er nettbasert, og du trenger derfor ikke installere noe på datamaskinen for å kunne bruke den. Negometrix-kontoen din er tilgjengelig når som helst fra hvor som helst, så lenge du har tilgang til Internett. Alle data fra anbudsgivere vil bli lagret på Negometrix` servere. Sikkerhet og ytelse overvåkes 7 dager i uken, 24 timer i døgnet. 5