Flora kontrollutval SEKOM-sekretariat MØTEBOK Møtedato: 25.02.2015 Møtetid: Kl. 09:30 13:35 Møtestad: Rådhuset Faste medlemar Møtte Forfall Merknader 1 Bjarne Holme, leiar X 2 Ingvar T Myrvollen, nestleiar X 3 Bjørg Mikalsen X 4 Eva Richter X 5 Berit Hovland X Personlege varamedlemar Møtte Forfall Merknader 1 John Arvid Svanøe 2 Einar Jacobsen 3 Gunn Jansen 4 Henning Ryland 5 Kirstin Willis Andre som møtte SEKOM-sekretariat ved Arnar Helgheim Rådmann Terje Heggheim (sak 9, 10 og 11), personalsjef Trond Ramstad-Olsen (sak 9, 11 og deler av sak 10) og controller Berit S Osa, varaordførar Jan Henrik Nygård (sak 12) KRYSS Revisjon ved Terje Førde Sak nr. Sakstittel 009/15 Godkjenning av innkalling og sakliste 010/15 Skriv og meldingar 24.2.15 011/15 Flora rådhus - synfaring 012/15 Temamøte om kontrollutvalet si rolle - Flora bystyre 013/15 Uavhengigheitserklæring frå oppdragsansvarleg revisor 014/15 Oppfølgingsliste 2-2015 015/15 Eventuelt Underskrifter: Bjarne Holme, leiar Ingvar T Myrvollen Bjørg Mikalsen Eva Richter Berit Hovland SEKOM-sekretariat
009/15: Godkjenning av innkalling og sakliste Innkalling og sakliste vert godkjent. Saker til Eventuelt frå Ingvar T Myrvollen: Annonse frå Fjordkysten i samband med Engebø. Eikefjord skule inkl hall. Status i høve finansiering. FLO-009/15 Vedtak: Innkalling og sakliste vert godkjent. 010/15: Skriv og meldingar 24.2.15 Skriv og meldingar vert tekne til orientering. På grunn av tidsplan for varaordførar, vart gjennomgangen i sak 10, skriv og meldingar avbroten etter pkt 1 og sak 12 vart teken opp til handsaming. Skriv og melding nr 1_ Oppfølging til kontrollutvalsmøte 25.2.15 svar frå rådmannen: 1. Etiske retningsliner rutinar ved tilsetjing av nære slektningar. Informasjon ved rådmann Terje Heggheim og personalsjef Trond Ramstad-Olsen. Habilitet vert vurdert og personalsjef er med i tilsetjingsprosess når det vert vurdert aktuelt.
Flora kommune vil vurdere omtale av politikk i høve nær slektskap mellom leiar og underordna i etiske retningsliner. 2. Oppfølging av bystyrevedtak system for oversikt Informasjon ved rådmann Terje Heggheim. Han delte ut vedtaks- og aktivitetsliste og gjekk gjennom oppbygginga av denne. Kontrollutvalet gav positiv tilbakemelding. 3. Transparency International korleis er dette handsama i bystyret Hadsama i bystyret den 13. mai. Ordlyd i bystyret sitt vedtak: 1. Flora Bystyre er positiv til at det skal vere høg fokus på antikorrupsjonsarbeid, og vil evaluere Flora kommune sine eigne retningsliner, slik at dei dekker alle etikkområder, også korrupsjon. 2. Flora Bystyre ser det som naturleg at etiske retningslinjer vert innarbeidd i samfunnsplanen ved neste rullering av planen. 3. Flora kommune skal ha handsaming av korrupsjon og eigne etiske reglar som tema på framtidig folkevaldopplæring. 4. Medlemskap i Transparency International vert å komme tilbake til i eiga sak, der kommunen si rolle i eit slikt medlemskap er meir utgreidd. 4. Tilskot til private barnehagar er det utbetalt til barnehagane jf klage 2014 Informasjon ved controller Berit S Osa. Dette er oppgjort. Byggesak på Nordnes: Kontrollutvalet ber rådmannen om ei kort utgreiing knytt til byggesak på Nordnes anten munnleg eller skriftleg. Ikkje innvilga permisjon for NKRF-seminar: Kontrollutvalet ber rådmannen om ei kort utgreiing knytt til regelverk opp mot dette avslaget. Anten munnleg eller skriftleg. FLO-010/15 Vedtak: Skriv og meldingar vert tekne til orientering. 011/15: Flora rådhus - synfaring Tilråding frå SEKOM-sekretariat: Informasjonen vert teken til orientering.
FLO-011/15 Vedtak: Informasjonen vert teken til orientering. 012/15: Temamøte om kontrollutvalet si rolle - Flora bystyre Tilråding frå SEKOM-sekretariat: Saka vert lagt fram utan tilråding. På grunn av tidsplan for varaordførar, vart gjennomgangen i sak 10, skriv og meldingar avbroten etter pkt 1 og sak 12 vart teken opp til handsaming. Ordførar har meldt tilbake pr e-post i dag, 25.2.15: «Eg er dessverre forhindra frå å møte i dag. Viser til tidlegare vurderingar når det gjeld temadag om kontrollutvalets rolle i bystyret. Det vil ikkje bli lagt opp til å gjennomføre dette i inneværande periode. Ordførar har forståelse for at KU har ønsket dette, og eg beklagar at dette har dradd for langt ut i tid. Tema er viktig, så eg har bedt rådmann å sørge for at dette tema blir prioritert under folkevaldopplæringa etter valget i høst». Kontrollutvalet kalla inn vararodførar i ordførar sin stad og vararordførar Jan Henrik Nygård møtte. Kontrollutalet ser føre seg eit slikt opplegg: Ca 20 minutt innlegg ved Revisjonssjef Terje Førde. Terje Førde lagar ein presentasjon som han sender ut til medlemane på førehand for innspel. Ca 10 minutt til spørsmål med meir. Alle kontrollutvalsmedlemane er til stades i møtet. Sekretariatet sender vedtak og førespurnad om tilbakemelding seinast fredag 27.2. Dersom det ikkje er kome svar til sekretariatet seinast fredag, tek ein kontakt med leiar og nesteleiar i utvalet.
Framlegg i møtet: Dersom det ikkje på nokon måte er mogeleg med temadag, meiner kontrollutvalet at eit minimum må vere ei informasjonssak på ca ½ time i bystyremøte 17. mars. Samrøystes som framlegg i møtet. FLO-012/15 Vedtak: Dersom det ikkje på nokon måte er mogeleg med temadag, meiner kontrollutvalet at eit minimum må vere ei informasjonssak på ca ½ time i bystyremøte 17. mars. 013/15: Uavhengigheitserklæring frå oppdragsansvarleg revisor Tilråding frå SEKOM-sekretariat: Kontrollutvalet tek oppdragsansvarleg revisor si eiga vurdering av uavhengigheit datert 20.1.15 til orientering. FLO-013/15 Vedtak: Kontrollutvalet tek oppdragsansvarleg revisor si eiga vurdering av uavhengigheit datert 20.1.15 til orientering. 014/15: Oppfølgingsliste 2-2015 Kontrollutvalet tar gjennomgangen av oppfølgingslista til orientering.
FLO-014/15 Vedtak: Kontrollutvalet tar gjennomgangen av oppfølgingslista til orientering. 015/15: Eventuelt Eikefjord skule inkl hall. Status i høve finansiering: Rådmannen informerte om status. Prosjektkomiteen kan skrive under ei totalentreprise om det er innanfor råma. Alternativt går saka til bystyret. Annonse frå Fjordkysten i samband med Engebø. Spørsmål frå Ingvar T Myrvollen om ei heil/halvoffentleg verksemd kan bruke sine budsjett til annonsering for å påverke politiske beslutningar. Kontrollutvalet ønskjer Flora kommune si ROS-analyse som sak på neste møte. FLO-015/15 Vedtak: