I N N K A L L I N G Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Møtetid 23. april 2014 kl. 08:00-15:00 Møtested Tromsø, Administrasjonens møterom D1-707
Utvalg: Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Møtested: UNN Tromsø, Administrasjonens møterom D1-707 Dato: 23.4.2014 Tid: 08:00-15:00 MØTEINNKALLING Forfall meldes direktørens forkontor, telefon 776 26010 eller til Reidun.Holm@unn.no. Vararepresentanter møter kun ved særskilt innkalling. Innkalling er sendt til: Navn Funksjon Representerer Jorhill Andreassen Leder Olav Helge Førde Nestleder Eivind Mikalsen Medlem Erling Espeland Medlem Hanne Frøyshov Medlem Hanne CS Iversen Medlem Helga Marie Bjerke Medlem Jan Eivind Pettersen Medlem Mai-Britt Martinsen Medlem Rune Moe Medlem Tom Sottinen Medlem Tove Skjelvik Medlem Cathrin Carlyle Observatør Leder Brukerutvalget
Saksnr ST 28/2014 Innhold Godkjenning av innkalling og saksliste ST 29/2014 Godkjenning av møteprotokoll fra styremøtet 19.3.2014 ST 30/2014 Aktivitetsbasert bemanningsplanlegging ettersendes ST 31/2014 Kvalitets- og virksomhetsrapport mars 2014 ettersendes ST 32/2014 A-fløya utbyggingsstrategi ettersendes ST 33/2014 Investeringsplan for UNN 2015-2022 ST 34/2014 ST 35/2014 ST 36/2014 ST 37/2014 Tilbakemelding til Helse Nord RHF vedrørende plan 2015-2018 ettersendes Nasjonale tjenester i UNN - organisering Regional handlingsplan for somatisk rehabilitering - høringsuttalelse Regional handlingsplan for habilitering - høringsuttalelse ST 38/2014 Regional handlingsplan for geriatri høringsuttalelse ettersendes ST 39/2014 Plan for styreseminar juni 2014 ST 40/2014 Årsrapport 2013 fra Brukerutvalget ST 41/2014 Oppnevning av nytt brukerutvalg ettersendes ST 42/2014 ST 43/2014 ST 44/2014 ST 45/2014 Direktørens dialogavtale Orienteringssaker 1. Introduksjon for nyvalgte styrerepresentanter v/ styreleder - Styrets arbeidsmåte, styreinstruksen, habilitet m.v. 2. UNN som universitetssykehus v/ administrerende direktør - visjoner, mål, strategier m.v. 3. Gjennomgang av møteplan 2014 Referatsaker 1. Protokoll fra drøftingsmøte med tillitsvalgte 7.4.14 vedrørende Utredninger av organisasjonsendringer etter LUO pulje III 2. Protokoll fra drøftingsmøte med tillitsvalgte 9.4.14 3. Protokoll fra ekstraordinært drøftingsmøte med tillitsvalgte 11.4.14 4. Referat fra møte i AMU 9.4.14 5. Referat fra møte i Brukerutvalget 2.4.14 6. Referat fra møte i Brukerutvalgets arbeidsutvalg 9.4.14 7. Protokoll fra foretaksmøte i UNN 28.3.14 8. Klagenemndas avgjørelse av 23.3.14 i sak 13/99 9. Utskrift av møtebok fra Harstad kommunestyre vedrørende et godt og trygt fødetilbud for Harstads innbyggere vedrørende et godt og trygt fødetilbud for Harstads innbyggere. Eventuelt
ST 28/2014 Godkjenning av innkalling og saksliste
Sak 29/2014 Saksnr Utvalg Møtedato 29/2014 Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF 23.4.2014 Saksbehandler: Leif Hovden Godkjenning av møteprotokoll fra styremøtet 19.3.2014 STYRESAK Innstilling til vedtak Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF godkjenner møteprotokoll fra styremøtet 19. mars 2014. Tromsø, 11.4.2014 Tor Ingebrigtsen (s.) administrerende direktør Vedlegg Sak 28 side 1
Sak 29/2014 vedlegg 1 MØTEPROTOKOLL Utvalg: Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Møtested: Administrasjonens møterom D1-707, Tromsø Dato: 19.3.2014 Tid: 08:30-14.50 Faste medlemmer som møtte: Navn Funksjon Merknad Jorhill Andreassen leder Olav Helge Førde nestleder Anne-Rita Nicklasson medlem Erling Espeland medlem Hanne CS Iversen medlem Hanne Frøyshov medlem Jan Eivind Pettersen medlem Mai-Britt Martinsen medlem Ottar Skjellhaug medlem Svenn A. Nielsen medlem Tove Skjelvik medlem Cathrin Carlyle observatør leder Brukerutvalget Faste medlemmer som ikke møtte: Navn Rune Moe Merknad Meldt forfall Varamedlemmer som møtte: Navn Vibeke Haukland Fra administrasjonen møtte: Navn Tor Ingebrigtsen Marit Lind Elin Gullhav Jon Mathisen Magnus P. Hald Einar Bugge Grethe Andersen Hilde Pettersen Leif Hovden Møtte for Rune Moe Stilling administrerende direktør viseadministrerende direktør klinikksjef Barne- og ungdomsklinikken klinikksjef Akuttmedisinsk klinikk klinikksjef Allmennpsykiatrisk klinikk fag- og forskningssjef konstituert økonomisjef kommunikasjonssjef administrasjonssjef Sak 28 side 2
Sak 29/2014 vedlegg 1 ST 1/2014 Godkjenning av innkalling og saksliste Saksprotokoll i Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF - 12.2.2014 Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF godkjenner innkalling og saksliste til styremøtet 19.3.14 med de endringer som fremkom under behandling av saken (endringer i kursiv) Saksnr ST 14/2014 Innhold Godkjenning av innkalling og saksliste ST 15/2014 Godkjenning av møteprotokoll fra styremøtet 12.2.2014 ST 16/2014 ST 17/2014 Årlig melding 2013 Årsregnskap 2013 - og styrets beretning ST 18/2014 Ledelsens gjennomgang 3. tertial 2013 ST 19/2014 Kvalitets- og virksomhetsrapport januar-februar 2014 ST 20/2014 ST 21/2014 Tilsynsrapport eksterne tilsyn Budsjett 2014 ny behandling ST 22/2014 Oppdragsdokument 2014 ST 23/2014 Økt frivillighet i psykiatrien handlingsplan 2014-2016 ST 24/2014 ST 25/2014 ST 26/2014 Avtale internasjonal satsing Orienteringssaker Muntlig orientering 1. Alvorlig hendelse ved UNN HF (informasjonen gis unntatt offentlighet, jf. Offl. 14 jf. Fvl. 14, 1. ledd nr. 1 2. Troms militære sykehus (TMS) 3. A-fløya 4. Regionale handlingsplaner - behandlingsmåte Referatsaker 1. Protokoll fra drøftingsmøte med tillitsvalgte 5.3.14 2. Referat fra møte i AMU 5.3.14 3. Referat fra møte i Brukerutvalget 20.2.14 4. Referat fra møte i Brukerutvalgets arbeidsutvalg 5.3.14 5. Protokoll fra styremøtet i Helse Nord 26.2.14 6. Svar på høring UiT 2020 Ny strategi for UiT Norges arktiske universitet (2 vedlegg) 7. Referat fra møte i OSO 19.2.14 8. Oppdatert medlemsliste OSO-medlemmer 9. Referat fra møte i Kvalitetsutvalget UNN 25.2.14 10. Svar på høring regionale handlingsplaner for geriatri, habilitering og rehabilitering (trekkes ref. orienteringssak 4) 11. Sluttrapport fra Troms Ofoten-prosjektet Sak 28 side 3
Sak 29/2014 vedlegg 1 ST 15/2014 Godkjenning av møteprotokoll fra styremøtet 12.2.2014 Saksprotokoll i Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF - 19.3.2014 Innstilling til vedtak Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF godkjenner møteprotokoll fra styremøtet 12.2.2014. Enstemmig vedtatt Vedtak: Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF godkjenner møteprotokoll fra styremøtet 12.2.2014. ST 16/2014 Årsregnskap 2013 Saksprotokoll i Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF - 19.3.2014 Revisor Ingar Andreassen fra KPMG møtte og redegjorde for deres overordnede gjennomgang av UNNs årsregnskap. Innstilling til vedtak: 1. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF vedtar følgende innstilling til foretaksmøtet med Helse Nord RHF: Det fremlagte årsoppgjøret med resultatregnskap og balanse, inkludert kontantstrøm og noter, samt disponering av årsresultatet, fastsettes som Universitetssykehuset Nord- Norge HFs regnskap for 2013. Styret foreslår at årets overskudd på 7 142 452 kr overføres til dekning av tidligere års udekket tap. 2. Årsberetning 2013 vedtas. Enstemmig vedtatt Vedtak: 1. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF vedtar følgende innstilling til foretaksmøtet med Helse Nord RHF: Det fremlagte årsoppgjøret med resultatregnskap og balanse, inkludert kontantstrøm og noter, samt disponering av årsresultatet, fastsettes som Universitetssykehuset Nord- Norge HFs regnskap for 2013. Styret foreslår at årets overskudd på 7 142 452 kr overføres til dekning av tidligere års udekket tap. 2. Årsberetning 2013 vedtas. Sak 28 side 4
Sak 29/2014 vedlegg 1 ST 17/2014 Årlig melding 2013 Saksprotokoll i Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF - 19.3.2014 Innstilling til vedtak: Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF godkjenner Årlig melding for oversendelse til Helse-Nord RHF. Enstemmig vedtatt Vedtak: Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF godkjenner Årlig melding for oversendelse til Helse-Nord RHF. ST 18/2014 Ledelsens gjennomgang Saksprotokoll i Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF - 19.3.2014 Innstilling til vedtak: Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF godkjenner rapporten Ledelsens gjennomgang 3. tertial 2013 og ber direktøren følge opp med tiltak for å bedre virkningen av internkontrollen. Enstemmig vedtatt Vedtak: Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF godkjenner rapporten Ledelsens gjennomgang 3. tertial 2013 og ber direktøren følge opp med tiltak for å bedre virkningen av internkontrollen. ST 19/2014 Kvalitets- og virksomhetsrapport for januar og februar 2014 Saksprotokoll i Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF - 19.3.2014 HR-sjef Mai-Liss Larsen orienterte styret i forkant av behandling av saken om måten UNN for tiden innretter sitt arbeid med Aktivitetsbasert bemanningsplanlegging. Møtet ble lukket i forkant av behandling av saken i medhold av Fvl 13.1. Deretter ble møtet åpnet for behandling av saken. Innstilling til vedtak: Sak 28 side 5
Sak 29/2014 vedlegg 1 1. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) tar Kvalitets- og virksomhetsrapporten for januar og februar 2014 til orientering. 2. Styret viser til orienteringen om status i arbeidet med aktivitetsbasert bemanningsplanlegging og forutsetter at dette nå gjennomføres i henhold til foreliggende planer. Styreleder la fram forslag til et nytt vedtakspunkt: Styret viser til orienteringen om status i arbeidet med aktivitetsbasert bemanningsplanlegging. Styret er sterkt urolig for at arbeidet til nå ikke har gitt forventet effekt, med de negative økonomiske konsekvensene dette gir. En manglende måloppnåelse på dette området vil få store konsekvenser for alle planlagte investeringer i medisinsk teknisk utstyr og bygg, og vil også påvirke drifta i sykehuset fremover. Styret ber direktøren om å få seg forelagt en skriftlig orientering om status i arbeidet til neste møte, samt en vurdering av om det er nødvendig å foreslå ytterligere innsparingstiltak. Enstemmig vedtatt Vedtak: 1. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) tar Kvalitets- og virksomhetsrapporten for januar og februar 2014 til orientering. 2. Styret viser til orienteringen om status i arbeidet med aktivitetsbasert bemanningsplanlegging og forutsetter at dette nå gjennomføres i henhold til foreliggende planer. 3. Styret viser til orienteringen om status i arbeidet med aktivitetsbasert bemanningsplanlegging. Styret er sterkt urolig for at arbeidet til nå ikke har gitt forventet effekt, med de negative økonomiske konsekvensene dette gir. En manglende måloppnåelse på dette området vil få store konsekvenser for alle planlagte investeringer i medisinsk teknisk utstyr og bygg, og vil også påvirke drifta i sykehuset fremover. Styret ber direktøren om å få seg forelagt en skriftlig orientering om status i arbeidet til neste møte, samt en vurdering av om det er nødvendig å foreslå ytterligere innsparingstiltak. ST 20/2014 Tilsynsrapport - eksterne tilsyn Saksprotokoll i Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF - 19.3.2014 Innstilling til vedtak: Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF tar rapportering vedrørende eksterne tilsyn til og med 20.2. 2014 til etterretning. Sak 28 side 6
Sak 29/2014 vedlegg 1 Enstemmig vedtatt Vedtak: Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF tar rapportering vedrørende eksterne tilsyn til og med 20.2. 2014 til etterretning. ST 21/2014 Budsjett 2014 - ny behandling Saksprotokoll i Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF - 19.3.2014 Innstilling til vedtak: Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) vedtar budsjettet for 2014 med de endringer som fremkommer i denne styresaken. Regnskap Prognose Budsjett Budsjett Endring budsjett UNN HF, mill kr 2012 2013 2013 2014 2013-2014 Basisramme 4 378,4 4 593,0 4 593,0 4 486,3-106,7 ISF egne pasienter (ekskl. KMF) 737,9 752,3 763,3 1 040,3 277,0 ISF kommunal medfinansiering 210,7 221,2 218,3 227,3 8,9 Samlet ordinær ISF-inntekt -948,5 973,5 981,6 1 267,5 285,9 ISF av legemidler utenfor sykehus 37,4 38,7 38,7 51,0 12,3 Gjestepasientinntekter 31,0 31,0 28,8 29,5 0,7 Polikliniske inntekter (psykisk helse og lab/rønt) 169,9 177,7 168,1 188,5 20,4 Utskrivningsklare pasienter 12,9 12,1 15,5 12,0-3,5 Inntekter "raskere tilbake" 35,0 24,7 22,0 15,2-6,8 Andre øremerkede tilskudd 168,6 180,9 233,5 262,6 29,1 Andre driftsinntekter 303,0 301,9 299,9 289,1-10,8 Sum driftsinntekter 6 084,8 6 333,5 6 381,0 6 601,6 220,6 Kjøp av offentlige helsetjenester 166,9 171,0 158,2 160,8 2,6 Kjøp av private helsetjenester 72,4 56,0 62,3 57,4-4,9 Varekostnader knyttet til aktivitet 637,6 658,4 656,9 684,5 27,6 Innleid arbeidskraft 44,8 54,6 45,7 36,3-9,4 Lønn til fast ansatte 2 902,5 3 019,0 3 109,0 3 296,6 187,7 Vikarer 118,0 172,9 152,4 149,2-3,2 Overtid og ekstrahjelp 246,1 258,7 238,8 133,8-104,9 Pensjon inkl arbeidsgiveravgift 680,7 678,8 678,6 723,5 44,8 Tilskudd og refusjoner vedr arbeidskraft -214,4-218,0-215,6-222,1-6,5 Annen lønnskostnad 285,9 307,6 290,9 310,4 19,5 Sum lønn og innleie ekskl pensjon 3 382,9 3 594,9 3 621,2 3 604,3-16,9 Avskrivninger 258,0 240,1 240,2 261,4 21,2 Nedskrivninger 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Andre driftskostnader 914,1 953,2 939,5 1 015,6 76,2 Sum driftskostnader 6 112,7 6 352,3 6 357,0 6 607,5 250,5 Driftsresultat -27,9-18,8 24,0-5,9-29,9 Finansinntekter 22,0 19,8 18,0 6,0-12,0 Finanskostnader 0,8 1,0 1,0 0,1-0,9 Finansresultat 21,2 18,8 17,0 5,9-11,1 Ordinært resultat -6,6 0,0 41,0 0,0-41,0 Styreleder la fram forslag til et nytt vedtakspunkt: Styret viser til orienteringen om status i arbeidet med aktivitetsbasert bemanningsplanlegging. Sak 28 side 7
Sak 29/2014 vedlegg 1 Styret er sterkt urolig for at arbeidet til nå ikke har gitt forventet effekt, med de negative økonomiske konsekvensene dette gir. En manglende måloppnåelse på dette området vil få store konsekvenser for alle planlagte investeringer i medisinsk teknisk utstyr og bygg, og vil også påvirke drifta i sykehuset fremover. Styret ber direktøren om å få seg forelagt en skriftlig orientering om status i arbeidet til neste møte, samt en vurdering av om det er nødvendig å foreslå ytterligere innsparingstiltak. Enstemmig vedtatt Vedtak: 1. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) vedtar budsjettet for 2014 med de endringer som fremkommer i denne styresaken. Regnskap Prognose Budsjett Budsjett Endring budsjett UNN HF, mill kr 2012 2013 2013 2014 2013-2014 Basisramme 4 378,4 4 593,0 4 593,0 4 486,3-106,7 ISF egne pasienter (ekskl. KMF) 737,9 752,3 763,3 1 040,3 277,0 ISF kommunal medfinansiering 210,7 221,2 218,3 227,3 8,9 Samlet ordinær ISF-inntekt -948,5 973,5 981,6 1 267,5 285,9 ISF av legemidler utenfor sykehus 37,4 38,7 38,7 51,0 12,3 Gjestepasientinntekter 31,0 31,0 28,8 29,5 0,7 Polikliniske inntekter (psykisk helse og lab/rønt) 169,9 177,7 168,1 188,5 20,4 Utskrivningsklare pasienter 12,9 12,1 15,5 12,0-3,5 Inntekter "raskere tilbake" 35,0 24,7 22,0 15,2-6,8 Andre øremerkede tilskudd 168,6 180,9 233,5 262,6 29,1 Andre driftsinntekter 303,0 301,9 299,9 289,1-10,8 Sum driftsinntekter 6 084,8 6 333,5 6 381,0 6 601,6 220,6 Kjøp av offentlige helsetjenester 166,9 171,0 158,2 160,8 2,6 Kjøp av private helsetjenester 72,4 56,0 62,3 57,4-4,9 Varekostnader knyttet til aktivitet 637,6 658,4 656,9 684,5 27,6 Innleid arbeidskraft 44,8 54,6 45,7 36,3-9,4 Lønn til fast ansatte 2 902,5 3 019,0 3 109,0 3 296,6 187,7 Vikarer 118,0 172,9 152,4 149,2-3,2 Overtid og ekstrahjelp 246,1 258,7 238,8 133,8-104,9 Pensjon inkl arbeidsgiveravgift 680,7 678,8 678,6 723,5 44,8 Tilskudd og refusjoner vedr arbeidskraft -214,4-218,0-215,6-222,1-6,5 Annen lønnskostnad 285,9 307,6 290,9 310,4 19,5 Sum lønn og innleie ekskl pensjon 3 382,9 3 594,9 3 621,2 3 604,3-16,9 Avskrivninger 258,0 240,1 240,2 261,4 21,2 Nedskrivninger 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Andre driftskostnader 914,1 953,2 939,5 1 015,6 76,2 Sum driftskostnader 6 112,7 6 352,3 6 357,0 6 607,5 250,5 Driftsresultat -27,9-18,8 24,0-5,9-29,9 Finansinntekter 22,0 19,8 18,0 6,0-12,0 Finanskostnader 0,8 1,0 1,0 0,1-0,9 Finansresultat 21,2 18,8 17,0 5,9-11,1 Ordinært resultat -6,6 0,0 41,0 0,0-41,0 2. Styret viser til orienteringen om status i arbeidet med aktivitetsbasert bemanningsplanlegging. Styret er sterkt urolig for at arbeidet til nå ikke har gitt forventet effekt, med de negative økonomiske konsekvensene dette gir. En manglende måloppnåelse på dette området vil få store konsekvenser for alle planlagte investeringer i medisinsk teknisk utstyr og bygg, Sak 28 side 8
Sak 29/2014 vedlegg 1 og vil også påvirke drifta i sykehuset fremover. Styret ber direktøren om å få seg forelagt en skriftlig orientering om status i arbeidet til neste møte, samt en vurdering av om det er nødvendig å foreslå ytterligere innsparingstiltak. ST 22/2014 Oppdragsdokument 2014 Saksprotokoll i Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF - 19.3.2014 Innstilling til vedtak: Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF tar Oppdragsdokumentet 2014 til etterretning. Enstemmig vedtatt Vedtak: Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF tar Oppdragsdokumentet 2014 til etterretning. ST 23/2014 Økt frivillighet i psykiatrien - handlingsplan 2014-2016 Saksprotokoll i Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF - 19.3.2014 Klinikksjef ved Allmennpsykiatrisk klinikk Magnus Hald innledet til saken. Innstilling til vedtak: 1. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF godkjenner den fremlagte Plan for økt frivillighet 2014 2016 for Allmennpsykiatrisk -og Rus -og spesialpsykiatrisk klinikk. 2. Styret ber om å bli holdt orientert om status i arbeidet for redusert og riktig bruk av tvungen psykisk helsevern gjennom årlig tilbakemelding. Enstemmig vedtatt Vedtak: 1. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF godkjenner den fremlagte Plan for økt frivillighet 2014 2016 for Allmennpsykiatrisk -og Rus -og spesialpsykiatrisk klinikk. 2. Styret ber om å bli holdt orientert om status i arbeidet for redusert og riktig bruk av tvungen psykisk helsevern gjennom årlig tilbakemelding. Sak 28 side 9
Sak 29/2014 vedlegg 1 ST 24/2014 Strategi internasjonal satsing Saksprotokoll i Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF - 19.3.2014 Innstilling til vedtak: 1. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF godkjenner avtalen mellom Det helsevitenskapelige fakultet ved Universitetet i Tromsø og Universitetssykehuset Nord- Norge HF om internasjonalt solidaritetsarbeid. 2. Styret ber administrerende direktør følge opp avtalen i tråd med UNNs overordnede strategi. Hanne Iversen foreslo følgende tillegg til pkt 1: Styret ber direktøren om å få inn en revisjonsdato hvert fjerde år. Styreleder tok saken opp til punktvis avstemming, der innstillingens pkt 1 ble enstemmig vedtatt. Tilleggsforslaget ble vedtatt mot to stemmer. Innstillingens pkt 2 ble enstemmig vedtatt. Vedtak: 1. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF godkjenner avtalen mellom Det helsevitenskapelige fakultet ved Universitetet i Tromsø og Universitetssykehuset Nord- Norge HF om internasjonalt solidaritetsarbeid. Styret ber direktøren om å få inn en revisjonsdato hvert fjerde år. 2. Styret ber administrerende direktør følge opp avtalen i tråd med UNNs overordnede strategi. ST 25/2014 Orienteringssaker Saksprotokoll i Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF - 19.3.2014 1. Alvorlig hendelse ved UNN HF (informasjonen ble gitt unntatt offentlighet jf. Offl. 14 jf. Fvl. 14, 1. ledd nr. 1) 2. Troms militære sykehus (TMS) 3. A-fløya 4. Regionale handlingsplaner behandlingsmåte 5. Utskrivningsklare pasienter Innstilling til vedtak: Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF tar orienteringssakene til orientering. Enstemmig vedtatt Sak 28 side 10
Sak 29/2014 vedlegg 1 Vedtak: Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF tar orienteringssakene til orientering. ST 26/2014 Referatsaker Saksprotokoll i Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF - 19.3.2014 1. Protokoll fra drøftingsmøte med tillitsvalgte 5.3.14 2. Referat fra møte i AMU 5.3.14 3. Referat fra møte i Brukerutvalget 20.2.14 4. Referat fra møte i Brukerutvalgets arbeidsutvalg 5.3.14 5. Protokoll fra styremøtet i Helse Nord 26.2.14 6. Svar på høring UiT 2020 Ny strategi for UiT Norges arktiske universitet (2 vedlegg) 7. Referat fra møte i OSO 19.2.14 8. Oppdatert medlemsliste OSO-medlemmer 9. Referat fra møte i Kvalitetsutvalget UNN 25.2.14 10. Svar på høring regionale handlingsplaner for geriatri, habilitering og rehabilitering (saken ble trukket jf. Orienteringssak 4) 11. Sluttrapport fra Troms Ofoten-prosjektet Innstilling til vedtak: Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF tar referatsakene til orientering. Enstemmig vedtatt Vedtak: Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF tar referatsakene til orientering ST 27/2014 Eventuelt Saksprotokoll i Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF - 19.3.2014 Ingen saker Tromsø, 19.3.2014 Jorhill Andreassen (s.) styreleder Sak 28 side 11
Sak 31/2014 STYRESAK Saksnr Utvalg Møtedato 31/2014 Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF 23.4.2014 Saksansvarlig: Grethe Andersen Saksbehandler: Thomas Krogh Kvalitets- og virksomhetsrapport for mars 2014 Innstilling til vedtak 1. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) tar virksomhetsrapporten for mars 2014 til orientering. 2. Styret ser alvorlig på den økonomiske resultatutviklingen og forutsetter at de allerede innførte sterke begrensningene i innkjøp og ansettelser videreføres. 3. Styret viser til at direktøren er i ferd med å igangsette utredning av ytterligere kostnadsreduserende tiltak som beskrevet i saken og ber om at disse konkretiseres frem mot neste styremøte. Sammendrag Kvalitets- og virksomhetsrapporten ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) presenterer denne måneden pasientforløpsprosjektet Endokrinkirurgisk poliklinikk. Ventetiden fortsetter å gå ned. Gjennomsnittlig ventetid er 77 (-8) dager (med rett til prioritert helsehjelp 58 (0) og uten rett 92 (-13) dager). Antall pasienter som har ventet mer enn ett år på behandling er ved månedsskiftet 954 (+29 %). Antall fristbrudd har gått ned og var ved utgangen av mars 81 (2 %). Blant de andre kvalitetsindikatorene har det vært økning i antall korridorpasienter hittil i år (+50 %), epikriseandel innen syv dager holdes på stabilt nivå, og antall strykninger fra planlagt operasjonsprogram har i mars gått ned til 3 % som er innenfor nasjonal målsetting (under 5 %). Gjennomsnittlig antall månedsverk hittil i år er 6 236 (+2,2 % sammenlignet med i fjor). I tillegg leies det inn helsepersonell tilsvarende 37 månedsverk. Sykefraværet er stabilt, og andel graderte sykemeldinger er nær måltall på 50 %. Regnskap per mars viser et resultat på -36,6 mill kr. Driftsinntektene viser et avvik på +8,4 mill kr, mens driftskostnadene viser et avvik på -47,6 mill kr. Det vil blir presentert en årsprognose i møtet. Sak 31 side 1
Sak 31/2014 Direktøren er fornøyd med siste måneds utvikling i antall fristbrudd, men antall langtidsventende er fortsatt for høyt. Den økonomiske effekten av aktivitetsbasert bemanningsplanlegging (ABP) er ikke i henhold til budsjett. Direktøren har derfor startet utredning av andre innsparingstiltak for å bringe driften i økonomisk balanse i løpet av 2014. Bakgrunn Kvalitets- og virksomhetsrapporten for Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) presenterer resultater rundt helseforetakets satsningsområder, og er bygget opp rundt virksomhetstallene innenfor kvalitet, økonomi, og helse, miljø og sikkerhet. Rapporten oversendes Helse Nord RHF hver måned, og er en viktig del av styringsdata både på foretaksog konsernnivå. Formål Kvalitets- og virksomhetsrapporten skal gi nødvendig ledelsesinformasjon om hvordan UNN ligger an i forhold til eiers krav og interne satsningsområder. Saksutredning Kvalitet Pasientforløpsprosjektet Endokrinkirurgisk poliklinikk hadde som formål å forbedre, forenkle og effektivisere utredning av svulst i skjoldbruskkjertelen. Prosjektet skulle gi bedre prioritering og mer effektiv tidsbruk. Resultatet etter at prosjektet ble implementert i juni 2012 er at det har blitt en jevnere fordeling av antall undersøkelser som utføres hver uke/måned ved Brystdiagnostisk senter og at det har blitt bedre kontroll på ventelistene. Man har ikke lyktes i å få fastlegene til å benytte standardisert mal for henvisning, og foreløpig heller ikke nådd målet om reduksjon i antall kontroller for pasienter med godartet sykdom/struma. Gjennomsnittlig ventetid for pasienter som ble tatt til behandling fra venteliste ved UNN per mars var 77 (median 54) dager. Dette er åtte dager mindre enn på samme tid i fjor. Rettighetspasientene ventet i gjennomsnitt 58 (median 43) dager, mens pasienter uten rett til prioritert helsehjelp ventet i gjennomsnitt 92 (median 66) dager. Ved utgangen av mars var det 954 pasienter som hadde stått over ett år på venteliste. Dette er en økning sammenlignet med samme tid i fjor (+29 %). Antall fristbrudd ved utgangen av mars var 81 (2 % av rettighetspasientene). Dette er en nedgang fra samme tid i fjor (-34 %), lavere enn nivået har vært det siste året og nær en halvering siste måned. Nedgangen skjer først og fremst i Nevro- og ortopediklinikken som har hatt stort fokus på å redusere antall fristbrudd (fra 121 ved utgangen av februar til 23 ved utgangen av mars). Andelen epikriser sendt innen syv dager var i mars 72 % for somatisk virksomhet og 79 % for psykisk helsevern. Nivået har vært stabilt de siste månedene. Gjennomsnittlig antall korridorpasienter per dag var 13 i mars. Det har vært en økning i antall korridorpasienter i år sammenlignet med i fjor (+50 %) som må ses i sammenheng med økning i utskrivningsklare pasienter. Andelen strykninger av planlagte operasjoner var i mars 3 %. Sak 31 side 2
Sak 31/2014 Aktivitet Antall pasientkontakter innen somatisk virksomhet er per mars høyere enn plan (+3 %). Antall innlagte dagopphold (-1 %) og polikliniske dagbehandlinger (-1 %) er lavere enn plan, mens heldøgn (+1 %) og polikliniske konsultasjoner (+3 %) er høyere enn plan. Antall liggedager er redusert med 10 %, noe som sammen med en økning i antall døgnopphold tilsier en reduksjon i gjennomsnittlig liggetid. Den registrerte kontrollandelen per mars er 31 % mot 33 % i fjor. Isolert sett var aktiviteten i mars noe lavere enn plan. Dette gjenspeiles i antall DRG poeng, som hittil i år er 262 (-2 %) under plan. Antall laboratorieanalyser og røntgenundersøkelser har økt med henholdsvis 11 % og 8 % sammenlignet med plan, noe som sannsynligvis henger sammen med økning i antall polikliniske konsultasjoner. Aktiviteten innen psykisk helsevern for voksne er litt lavere enn plan (-2 %), mens aktiviteten innen psykisk helsevern for barn og unge er noe høyere enn plan (+4 %). Innen tverrfaglig spesialisert rusbehandling (TSB) er aktiviteten lavere enn planlagt (-19 %). Det er igangsatt tiltak for å øke den polikliniske aktiviteten i rusklinikkens døgnseksjoner. Imidlertid medfører høyt sykefravær på ruspoliklinikken samt forsinket oppstart av aktiviteten i familieforebyggende team at aktiviteten samlet sett er lavere enn plan. Hittil i år har antall utskrivningsklare døgn innen somatisk virksomhet økt med 1 224 (+147 %) sammenlignet med i fjor. Pasienter med bosted i Tromsø utgjør nesten ⅔ av disse, men også kommuner som Lyngen og Bardu har et stort antall døgn sett i forhold til innbyggertall. Innen psykisk helsevern har det vært en økning på 384 utskrivningsklare døgn (+68 %). Personal Antall månedsverk i mars var 6 294. Dette gir et gjennomsnitt hittil i år på 6 236 (+2,2 % sammenlignet med i fjor). I tillegg leies det i gjennomsnitt 29 sykepleiermånedsverk og åtte legemånedsverk fra byrå. Sykefraværet i februar var 9,5 %. Dette er en økning på 0,3 prosentpoeng sammenlignet med samme måned i fjor. Det er det mellomlange fraværet (17-56 dager) som står for økningen. Sykefraværsprosenten gjenspeiler at det i gjennomsnitt var 369 ansatte borte fra UNN hver dag. Antall registrerte egenmeldinger i GAT hvor fraværet ble oppgitt å være arbeidsrelatert var fem tilfeller. I februar ble det registrert totalt 487 ansatte med sykemelding utover 16 dager, hvorav 224 var graderte (46 %). Målet er at 50 % av sykemeldingene skal være gradert. Kommunikasjon Mediestatistikken for mars viser en jevn fordeling mellom positive, negative og nøytrale medieoppslag om UNN. Det omtales i flere medier at Nyfødt intensiv ved UNN Tromsø fikk Helse Nord RHFs forbedringspris for 3. kvartal i 2013. Det er også en pasient som i media forteller at han har blitt reddet av leger på UNN fire ganger. Han har kun positive erfaringer med den kontakten han har hatt med sykehuset over flere år. Sommerstenging av fødeavdelingene i Narvik og Harstad vurderes som negativt av noen politiske miljø i begge byene. I tillegg er det oppslag om at kommunelegen i Tromsø har funnet at UNN ikke har gode nok rutiner for å forebygge legionella. Økonomi Regnskapet for mars viser et avvik på -14,1 mill kr. Dette gir et akkumulert avvik på -36,6 mill kr. For mars viser driftsinntektene et avvik på -11,2 mill kr, mens driftskostnadene har et avvik på -3,6 mill kr. Sak 31 side 3
Sak 31/2014 For 2014 er det utviklet tiltak for 175,6 mill kr. Akkumulert per mars er den budsjetterte effekten av dette 45,3 mill kr. Per mars er det realisert 12,5 mill kr (28 %). Det er i hovedsak aktivitetsbasert bemanningsplanlegging (ABP) som hittil ikke har gitt de ønskede økonomiske effektene. Det arbeides fortsatt med å ferdigstille en egen orienteringssak om status for ABP. Foreløpige beregninger i denne saken går i retning av at det vil bli realisert tiltak for ytterligere 50 mill kr i 2014 og at helårseffekten i 2015 kan forventes å bli minst 100 mill kr. Det er videre en foreløpig vurdering at det er realistisk å realisere den budsjetterte effekten på 175 mill kr, men at dette kommer til å ta betydelige lengre tid enn opprinnelig forutsatt. Den ferdige orienteringssaken med så nøyaktige beregninger som det er mulig å komme med på det nåværende tidspunkt vil bli sendt ut tirsdag 22.4. eller fremlagt i styremøtet 23.4.2014. Ny prognose er under utarbeidelse og vil bli presentert i møtet 23.4.2014. Det er allerede nå klart at det er nødvendig å utvikle nye tiltak i tillegg til ABP. Direktøren er i ferd med å igangsette utredninger på følgende områder: Restrukturering av DPSene Sommerstenging av lokalsykehus Vurdering av støttefunksjoner Overhead på eksternfinansiert virksomhet og regionale koordineringsfunksjoner Medvirkning Saken er forelagt Arbeidsmiljøutvalget (AMU), Brukerutvalgets arbeidsutvalg og ansattes organisasjoner samt vernetjenesten i egne møter 9.4.2014. Referater og protokoller fra disse møtene behandles i styret som egne referatsaker. Brukerutvalgets arbeidsutvalg var opptatt av at Aktivitetsbasert bemanningsplanlegging måtte videreføres uansett økonomisk effekt av tiltaket. Ansattes organisasjoner og vernetjenesten var opptatt av hensynet til kvalitet i pasientbehandlingen, og at ivaretakelse av fag- og arbeidsmiljø må prioriteres høyt. Vurdering Utviklingen i antall fristbrudd er god. Nevro- og ortopediklinikken har lenge hatt et stort antall fristbrudd, men har gjennom flere tiltak og bedre rutiner for koding redusert antallet betydelig fra februar til mars. Utviklingen i redusert ventetid fortsetter, men det må tas med i betraktningen at antall langtidsventende ikke er redusert. Det er alt for mange pasienter som må vente over ett år på behandling. Direktøren ønsker et fortsatt sterkt fokus på langtidsventende, men dette må sees i sammenheng med og balanseres mot det betydelige antallet pasienter i påbegynte behandlingsforløp som står på intern ventelister som det ikke er krav om rapportering på. Utviklingen på kvalitetsområdet vurderes ellers som stabil. Den økonomiske utviklingen er alvorlig. Det vil bli lagt frem en egen orienteringssak om ABP som beskriver foreløpige og fremtidige økonomiske effekter. Det er avdekket at de økonomiske effektene ikke er i henhold til budsjett. Direktøren arbeider derfor med å utarbeide nye tiltak for å få økonomien i balanse. Direktøren vurderer innføring av overhead på eksternfinansierte funksjoner å være et tiltak som kan ha god effekt på relativt kort sikt. De andre universitetssykehusene har innført 15 20 % overhead på slike funksjoner, mens UNN i liten Sak 31 side 4
Sak 31/2014 eller ingen grad har gjort dette. Innføring av overhead vil kunne medføre nedbemanning i disse funksjonene. På kort sikt er det innført sterke begrensninger i innkjøp og ansettelser. Det betyr at slike avgjørelser må godkjennes av klinikk-/sentersjef i hvert enkelt tilfelle. Dette videreføres. Tromsø, 15.4.2014 Tor Ingebrigtsen (s.) administrerende direktør Vedlegg: Kvalitets- og virksomhetsrapport for mars 2014 Sak 31 side 5