VÅR DATO VÅR REFERANSE 1 08.07.2009 DERES DATO DERES REFERANSE VÅR SAKSBEHANDLER Heidi Wølneberg tlf 922 31 717 Ski kommune v/rådmann Postboks 3010 1400 Ski VEDTAK OM PÅLEGG VEVELSTADÅSEN SKOLE Vi viser til tilsyn den 03.04.2009 hos Vevelstadåsen skole i Ski kommune. Til stede fra virksomheten: Til stede fra Arbeidstilsynet: Rektor John Amundsen Ass. rektor Ellen B. Nylenna Verneombud Marit Guldbrandsen SFO-leder Karin Gjerset Inspektør Lasse Skjelbostad Overingeniør Heidi Wølneberg Hensikten med tilsynet og tema som ble tatt opp Tilsynet ved skolen er en del av Arbeidstilsynets nasjonale satsning Med skolen som arbeidsplass. I forbindelse med denne satsingen i 2009, gjennomfører Arbeidstilsynet tilsyn ved skoler i flere av landets kommuner, fylkeskommuner og privatskoler. Arbeidstilsynet ønsker å sette fokus på skolene og skoleeiers arbeid med å skape godt inkluderende arbeidsmiljø for arbeidstakerne i skolen. Et arbeidsmiljø som er helsefremmede og forebyggende i forhold til sykefravær og utstøting. Målet er et arbeidsmiljø hvor alle ansatte holder seg mest mulig sunne og friske, fysisk så vel som psykisk. Det handler altså om i størst mulig grad å fjerne mulige arbeidsrelaterte årsaker til helseplager og sykefravær. Et av virksomhetens viktigste redskap for å sørge for dette er gjennom det systematiske helse-, miljøog sikkerhetsarbeidet (HMS-arbeidet). Systematisk HMS-arbeid er å forebygge sykdom ved å redusere risikofaktorene som forårsaker sykdom. Det vises til varsel om pålegg av 26.05.2009, hvor det ble gitt en frist for å komme med eventuelle kommentarer. Vi har ikke mottatt kommentarer innen fristen. Tilsynsgjennomføringen Tilsynet ved skolen hadde en varighet på ca. 4 timer og ble gjennomført på følgende måte: MØTE 1: Innledende møte med ledelsen og verneombud til stede (ca 1,5 t) MØTE 2: Gruppesamtale 6 arbeidstakere (ca 1,5 t) MØTE 3: Avrunding av tilsynsdagen med ledelsen og verneombud (ca 30 min) POSTADRESSE E-POST TELEFON ORGANISASJONSNR Postboks 386 ostfold-akershus@arbeidstilsynet.no 81 54 82 22 974771632 1502 Moss INTERNETT TELEFAKS Norge www.arbeidstilsynet.no 69 24 03 10
VÅR REFERANSE 2 I tillegg er det gjennomført et oppsummeringsmøte med skoleeier den 27. april 09. I dette møtet oppsummerte Arbeidstilsynet funn etter tilsynsbesøkene ved samtlige besøkte skoler i Ski kommune, samt det som fremkom av den innsendte skriftlig dokumentasjon fra skoleeier knyttet til inneklima. I dette møtet var 13 representanter fra kommunen til stede. Beskrivelse av tilsynet Under tilsynet hadde Arbeidstilsynet fokus på følgende tema: - Verneombud/sikring av arbeidsmiljøkompetanse - Kartlegging, risikovurdering og oppfølging av arbeidsmiljøutfordringer - Kommunikasjon og medvirkning i HMS-arbeidet - Rapportering av avvik (uheldige forhold) - Utvalgte arbeidsmiljøfaktorer: konflikter, omstillinger, vold og trusler - Organisering og tilrettelegging av arbeidet - Rutiner og prosedyrer for sykefraværsoppfølging - Oppfølging av sykemeldte arbeidstakere I tilsynet fremkom det blant annet at skolen har følgende: Vernombudet har nødvendig opplæring, tid til arbeidet og ansatte er kjent med verneombudets rolle Leder har grunnopplæring i HMS Det gjennomføres medarbeidersamtaler Arbeidsmiljøet kartlegges systematisk og følges opp med handlingsplan Det er etablert ulike fora for medvirkning og samarbeid Meldte arbeidsmiljøutfordringer oppleves å bli tatt tak i og bli behandlet på en behørig måte Det er en skriftlig beredskapsplan for håndtering av vold og trusler Det er en skriftlig rutine for avvikshåndtering Skolen arbeider systematisk forebyggende for å møte endrede krav og omstillinger Ansatte opplever at de er kjent med hvordan eventuelle konflikter håndteres på skolen og hvem som blir involvert Det oppleves at det er mulig med individuell tilrettelegging, samt for gravide og seniorer Det ble gitt eksempler på tilrettelegging som var gjennomført de siste 12 mnd. Sykefraværsrutiner er etablert og kjent av de ansatte Samtidig avdekket Arbeidstilsynet følgende avvik i forhold til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen: Manglende rutine for å håndtere elev/foreldreklage som er kjent for alle Manglende rutine for å håndtere konflikter som er kjent for alle Manglende opplæring for håndtering av vold og trusler, samt beskrivelse av ettervern som er kjent for alle Skolen har to egenmeldingsskjemaer for sykefravær, mulighet til å registrere arbeidsrelaterte sykefravær må imidlertid innarbeides i det skjema som brukes
VÅR REFERANSE 3 Andre forhold som fremkom: Skolen har 318 elever med ca 17 forskjellige nasjonaliteter, fordelt på 18 klasser. SFO har nå ca 140 barn. Skolen og SFO har et tett samarbeid. Det er totalt ca 70 som arbeider ved skolen, SFO og med morsmålsundervisning. Mange har vært lenge ved skolen, noe som menes å være på grunn av det aktive arbeidet på mange områder og høy trivsel. Skolen har lavt sykefravær, og opplever at forebyggende arbeid og stabile vikarer har stor betydning. Skolen gjennomfører blant annet årlige miljøprosjekter. Den er også en øvingsskole for høyskolen i Oslo, i tillegg til fokusskole for NAFO, på bakgrunn av mange språklærere og 2 språklige barn. Skolen har også mottatt nysgjerrigperprisen i regi av forskningsrådet flere ganger. Rektor ved skolen arbeider for tiden også ved Siggerud skole, det fremkom i den forbindelse at de ser frem til å få rektor tilbake på full tid. De største arbeidsmiljøutfordringene anses å være bygningsmassen, vedlikehold, og det daglig renholdet. En annen utfordring er utagerende elever, i tillegg til at mottak av fremmedspråklige elever medfører utfordringer og ekstra belastninger for de ansatte, da skolen ofte ikke får tilstrekkelig tid til å arbeide forebyggende med mottaket. Det kom også frem at skolen savner den daglige vaktmesterordningen som var tidligere, da det opplevdes at det ved en slik ordning var lettere å arbeide forebyggende med vedlikehold. Arbeidsmiljøutfordringene arbeides det med ved skolen, i tillegg til at problemene er meldt videre. Skolen har kartlagt de ulike utfordringene, blant annet ved hjelp av fysioterapeut, vernerunder og medarbeidersamtaler. Det er gjennomført målinger av innklima. Renholdet er kartlagt og det avholdes jevnlige møter gjeldende dette. Kartlagte forhold følges opp med handlingsplan. Mottak av fremmedspråklige elever er diskutert med kommunen og det arbeides med å finne tilfredsstillende løsninger. Hms rapporteres årlig til kommunen. Det er etablerte ulike fora for kommunikasjon og medvirkning, som medarbeidersamtaler, personalmøter, planleggingsmøter/tid, informasjonsmøte, samarbeidstid mellom assistenter og lærere, hvor både ansatte ved skolen og SFO blir involvert. Informasjon legges ut på nettet og det skrives referater. Morsmålslærere deltar når de er til stede på skolen, ellers gjennomføres det månedlige møter for disse. Plangruppa, hvor teamet er representert, en del av skolens pedagogiske ledelse. Det fremkom også at skolen har utfordringer med hensyn til utagerende elever. Ansatte er kjent med beredskapsplanen gjeldende vold og trusler og skolen har ansatt en barnevernspedagog som brukes som en ressurs i dette arbeidet. Det oppleves også at uønskede hendelser tas tak i ved skolen. Allikevel fremkom det at det oppleves behov for ytterligere opplæring. Skolen arbeider med å forebygge uheldige belastninger på grunn av forestående endringer/omstillinger i det daglige arbeidet. Ansatte opplever å få medvirke og delta i ulike prosesser. Allikevel fremkom det at det ofte kan være behov for mer tid til dette arbeidet i tillegg til tid for å diskutere forkjellige rutiner ute og inne i den daglige driften. Skolen ønsker seg også mer støtte fra kommunalt nivå i det daglige arbeidet med å håndtere krav som den blir stilt ovenfor. Arbeidstilsynets vurdering: Arbeidstilsynets vurdering er at skolen arbeider kontinuerlig med å bevare de gode sidene ved arbeidsmiljøet i tillegg til å ta tak i utfordringene som blir synliggjort. Det gjennomføres kartlegginger av arbeidsmiljøet og på den bakgrunn blir det utarbeidet en handlingsplaner. Vi mener imidlertid det bør bli en tydeligere sammenheng mellom kartlagte arbeidsmiljøutfordringer og farer som har
VÅR REFERANSE 4 betydning for arbeidsmiljøet, og hvordan disse risikovurderes. Med vurdering av årsakssammenhenger og hvilke konsekvenser dette kan gi. Og at handlingsplanen viser behov for prioriteringer og nødvendige tiltak. Det er etablerte rutiner for å melde og håndtere avvik, som er kjent av de ansatte. Imidlertid fremkom det at rutinene ikke alltid brukes i aktuelle situasjoner og at det kan være behov for å diskutere bruken av det. Det er også etablert rutine for elev/foreldreklage, denne var imidlertid ikke kjent av ansatte. Selv om det oppleves at eventuelle konflikter tas på alvor og det er trygghet for hvordan de håndteres og hvem man kan henvende seg til i slike situasjoner, mener Arbeidstilsynet at det er viktig at skolen tar i bruk eller etablerer en skriftlig rutine. Dette for å sikre en forutsigbar saksbehandling på alle nivåer som er kjent av de ansatte. Det fremkom at ansatte mener skolen er gode til å ta tak i uønske hendelser gjeldende vold og trusler ut i fra beredskapsplanen. Allikevel fremkom det behov for opplæring i å forebygge, håndtere samt etablere rutiner for ettervern. Arbeidstilsynet er opptatt av at skolens eller kommunens egne kunnskaper og erfaringer kan brukes i dette arbeidet, ved blant annet å samle, diskutere og reflektere over opplevde hendelser. Samtidig med å videreutvikle det systematiske arbeidet ved å arbeide med en enhetlig forståelse av forebygging, håndtering og rutiner for ettervern. Dersom man ikke har tilstekkelig kompetanse internt, kan kompetanse innhentes. Det er imidlertid viktig at ansatte får komme frem med sine erfaringer og får et eierforhold til arbeidet. På bakgrunn av ovennevnte forhold mener vi at skolen bør avsette tid til å diskutere og reflektere de forhold som fremkom under tilsynet, samt finne tilfredsstillende løsninger. Det vurderes ikke å fatte pålegg knyttet til flere av de forhold som er fremkommet på bakgrunn av det pågående arbeidet med å ivareta et helsefremmende arbeidsmiljø og forebygge uheldige belastninger som avdekkes ved skolen. Begrunnelse for pålegg 1. Virksomheten bør ha en rutine for håndtering og behandling av klager fra elever eller foreldre, som bl.a. omhandler arbeidstakere, jfr. arbeidsmiljølovens 4-1 (2) jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Arbeidstilsynets erfaring er at slike klager i mange tilfeller blir tilfeldig behandlet, noe som igjen kan føre til ulikheter, konflikter, utilbørlige saksbehandlingsprosesser, mv. Det fremkom i tilsynet at virksomheten mangler en slik rutine som er kjent for alle ansatte jf. internkontrollforskriftens 5-2 (2). Pålegg nr. 1. 2. Arbeidsmiljøloven 4-3 (3) presiserer som et krav til det psykososiale arbeidsmiljøet at arbeidstaker ikke skal utsettes for trakassering eller annen utilbørlig opptreden. For å forebygge at de ansatte utsettes for overtredelser av denne loven, må virksomheten ha rutiner for hvordan slike tilfeller skal fanges opp og behandles på tidligst mulig stadium. Arbeidsgiver pålegges derfor å opprette en rutine for fremgangsmåte og behandling av konflikter blant arbeidstakerne. Rutinen skal ihht. internkontrollforskriftens 5-2 (2) gjøres kjent for de ansatte. Pålegg nr. 2 og 3. 3. I skolene der det er fare for trusler og vold, er det nødvendig at arbeidstakerne gjennomgår opplæring og trening i å forebygge og håndtere trusler og vold. Plikten til å innføre et system
VÅR REFERANSE 5 som sikrer regelmessig opplæring og trening følger av arbeidsmiljøloven 3-2 (1) a) og Internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. I følge arbeidsmiljøloven 4-3 (4) skal arbeidstaker så langt det er mulig, beskyttes mot vold, trusler og uheldige belastninger som følge av kontakt med andre. Det fremkom i tilsynet at virksomheten mangler en slik rutine. Pålegg nr. 4. Pålegg Arbeidstilsynet har hjemmel til å gi pålegg og til å sette vilkår i arbeidsmiljøloven 18-6 første og sjette ledd. På bakgrunn av det ovennevnte gis det følgende pålegg: 1. Virksomheten må sørge for at alle arbeidstakerne er kjent med rutinen for håndtering av elev og foreldreklager, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 2. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått skriftlig tilbakemelding om hvordan informasjonstiltak er gjennomført. 2. Virksomheten må utarbeide skriftlig rutine for fremgangsmåte i, og håndtering av konflikter, jfr. arbeidsmiljølovens 4-3 (3) og 4-1 (2) jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av rutinen 3. Virksomheten må sørge for at alle arbeidstakere er kjent med rutinen for fremgangsmåte i, og håndtering av konflikter, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 2. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått skriftlig tilbakemelding om hvordan informasjonstiltak er gjennomført. 4. Virksomheten må utarbeide en rutine som sikrer de ansatte regelmessig opplæring og trening i å forebygge og håndtere vold og trusler, jf arbeidsmiljølovens 3-2 (1) a) jfr. 4-3 (4) og internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av rutinen. Skriftlig tilbakemelding som beskriver hvordan det enkelte pålegget er etterkommet, skal sendes Arbeidstilsynet. Pålegget anses ikke oppfylt før slik melding er mottatt av Arbeidstilsynet. Meldingen skal undertegnes av arbeidsgiver eller dennes stedfortreder. Meldingen kan også undertegnes av verneombud/ansattes representant. Mulige konsekvenser av at påleggene ikke oppfylles innen fristen Hvis Arbeidstilsynet ikke har mottatt skriftlig tilbakemelding om at pålegget er oppfylt innen fastsatt frist, kan Arbeidstilsynet ilegge en løpende tvangsmulkt eller engangsmulkt, jf. arbeidsmiljøloven 18-7. Arbeidstilsynet kan også helt eller delvis stanse virksomhetens aktiviteter inntil pålegget er etterkommet, jf. arbeidsmiljøloven 18-8.
VÅR REFERANSE 6 Klagerett Vedtaket kan påklages etter forvaltningsloven 28. Fristen for å klage er tre uker fra mottak av dette brevet. Direktoratet for arbeidstilsynet er klageinstans. Klagen skal sendes Arbeidstilsynet Østfold og Akershus. For nærmere fremgangsmåte ved klage, vises det til vedlagte orientering. Orientering til verneombud/ansattes representant Etter arbeidsmiljøloven 6-2 sjette ledd og 18-6 åttende ledd skal verneombudet, eventuelt tillitsvalgte og ansattes representanter gjøres kjent med de pålegg som gis. Kopi av vedtaket er vedlagt. Med hilsen Arbeidstilsynet Østfold og Akershus Tommy Pedersen tilsynsleder (sign.) Heidi Wølneberg overingeniør (sign.) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur. Kopi til: Rektor Vevelstadåsen skole Vevelstadåsen 30 1405 Langhus Lokalt verneombud ved Vevelstadåsen skole Vevelstadåsen 30 1405 Langhus Hovedverneombud Ski kommune Postboks 3010 1402 Ski Vedlegg: Melding om rett til å klage over forvaltningsvedtak