Innkalling til styremøte i Borettslaget Hagegt. 39 onsdag 10. september 2003, kl. 18:00 hos Frode Gjelder: Frode, Svein Olav, Benjamin, samt varamedlemmene Liv og Robert (sistnevnte med tale/forslagsrett). I forkant av møtet tas en befaring på borettslagets eiendom m.v. Dagsorden: 32/03 - godkjenning av protokoll fra møter 9. april, 21. mai og 25. juni 2003 Protokoll fra møtet 9.april og 21. mai er allerede signert og godkjent. I tillegg vedlegges referat fra møte den 25. juni. 33/03-01.04.03-08.09.03 Utgående 31.03.03 Til Låsmester1. Antakelse av tilbud - bestilling av nøkkelskifte. 03.04.03 Til Otis as. vedr. manglende tilbakemelding. 04.04.03 Til Låsmester1. Signert sikkerhetsavtale for etterbestilling av systemnøkler og låsplan. 04.04.03 Til kemneren i Oslo. vedr. tilbakebetaling av feieavgift. 09.04.03 Til Låshuset Larsen. Opphevelse av signatur for CBM-154. 14.04.03 Til Brann og redninsetaten. Vedr. feiing. Bl. gav beskjed om at feiing ikke var nødvendig i 2001. 21.04.03 Til Ruth Birkeland vedr. nøkler til leilighet 10. 21.04.03 Til Oslo Politidistrikt ved Inger E. Sagedal. Vedr. tidligere ubesvarte henveldelser om materiale til 100-åra historie. 21.05.03 Til Oslo Politidistrikt ved Inger E. Sagedal. Purring. 30.05.03 Til byggmakker, Høvellast, purring på oppsigelse av kreditt Inngående 19.03.04 Fra Gjensidige Nor. Ny forsikringsavtale. 26.03.04 Fra Brann og redningsetaten vedr. feieagvift.. 31.03.03 Fra Låsmester1. Tilbud på bytte av låssystem. 01.04.04 Fra forr. fører. Saldoutskrift per 30.03.03 01.04.03 Fra forr. fører. Husleiesaldo per mars 2003. 02.04.03 Fra Ribe Heis. Kopi av rapportskjema ftil heiskontrollen vedr. utbedring av mangler fra siste kontroll (21.03.02) 03.04.03 Fra Låsmester1. Kvittering på 95 nøkler til system «LM1-3002» 08.04.03 Fra kemneren i Oslo. Vedr. feieavgift. Oversender brev fra bl. til Brann og redningsetaten. 22.04.03 Fra Tøyen nedre Kampen Vel. Info om årsmøte, kont. 2003 23.04.03 Fra Sundal Renhold. tilbud på renhold. 23.04.03 Fra forr. fører. Tilbud fra Øksøy Husservice (dører/vinduer) 22.04.03 Fra Otis. Retur nøkkel, vil retl krevd beløp for mangl. vedlikehold i 02. 25.04.03 Bilder fra Scanpix. 29.04.03 Brev fra rennovasjonsetaten. Etterløser nøkkel. 29.04.03 Brev fra Brann- og redningsetaten. Aksepterer feierefusjon. 05.05.03 Fra Siemens. Kvittering på utført sjekk av varslingsanlegg. 09.05.03 Fra forr. fører. opplyser om frist for endringer husleie 2. halvår 2003 09.05.03 Fra forr. fører. status hisleie per 02.05.03 09.05.03 Fra forr. fører. Kopi av brev fra kemneren med melding om reusjon av feiekostnader for årene 2000-2003 10.05.03 Fra forr. fører. Rentereduksjon på lån i OBOS. 10.05.03 Fra forr. fører. Rentereduksjon på innskudd i OBOS. 10.05.03 Fra forr. fører. Informasjonsbrev fra Telenor Avidi/Åpen K anal april 03 19.05.03 Fra. forr. fører. økonomisk rapport 1. tertial 2003.
20.05.03 Fra Oslo Energi/Hafslund. E-post vedr. kostnad for FellesMål. 28.05.03 Fra Vestre as. Utemiljøkatalog. 05.06.03 Fra Bykkmakker, Høvellast. Bekreftet sperring av konto 25.03.03. 06.06.03 Fra Jans skorep og nøkkelservice. Postkasseskilt til Valrygg. 07.06.03 Fra forr. fører. Kort om jus. 17.06.03 Fra Normann Forsikring. Besiktigelsesskjema for våtromskontroll. 18.06.03 Fra forr. fører. Nabovarsel vedr. oppføring av skur i kjølberggt.29 25.06.03 Fra forr. fører. Avdrag enøklån (avdrag 15.013, saldo 365.577) 25.06.03 Fra forr. fører. Fra Telenor Avidi vedr. adresseliste. 26.06.03 Fra Per Monsen, Arkitektktr Gasa as, vedr. forslag til nye boder på loft. 12.07 03 Fra forr. fører. Rentenedgang (drift: 1,75 til 0,75, sær 5,25 til 4,25) 12.07 03 Fra forr. fører. Rentenedgang på lån (ned til 4,75) 12.07 03 Fra forr. fører. status husleie 1. juli. 12.07 03 Fra Telenor. Nye priser på privatabonnement (tilkn. heisalarm) 12.07 03 Fra forr. fører. Saldo konto per 30.06.03 (driftskonto 257.627, særvilkår 251.071, tilsammen 508.698) 23.07.03 Fra forr. fører. melding om sommerferie for forv. kons (i hele august) 02.08.03 Fra forr. fører. kopi av faktura fra Otis as, pål. 0 kr. 09.08.03 Fra forr. fører. status husleie 1. august. 20.08.03 Fra forr. fører. Renteendring. Driftkto 0,5 (-0,75), Særvilk. 3,25 (-1) 20.08.03 Fra forr. fører. Renteendring. Lån 940-23945, nå 3,75. 25.08.03 Fra Oslo vei. Informasjon om ny adresse (Pb. 474. Økern, 0512 Oslo) 25.08.03 Fra forr. fører. status husleie 1. sept. 25.08.03 Fra forr. fører. Informasjon om fastrentelån i Husbanken. 26.08.03 Fra Oslo brann og redningsetat. Tilbud om alarmoverføring Signerte faktura 07.04.03 Tripp Trapp Renhold, april 2296,73 10.04.03 Post og teletilsynet årsgebyr 375,- 28.04.03 Låsmester1 1042,- 28.04.03 Låsmester1 32455,- 30.04.03 Kontingent 2003 Tøyen nedre kampen Vel 500,- 09.05.03 Dasic. Service callinganlegg. 1436,- 09.05.03 KREDITERING: Otis as 4581,92 09.05.03 Låsmester1, bytte sluttstykke 4150,- 10.05.03 Tripp Trapp Renhold, mai 2296,73 19.05.03 Allkopi. Årsberetning 2003. 574,50 21.05.03 ABC Trafikkinstitutt, leie gen. fors. lokale 500,- 24.05.03 Otterstads revisjonskontor as. revisjon 2002. 2923,92 24.05.03 Telenor Mobil, GSM-abonnement vedr. heisalarm. 490,32 06.06.03 Fra Jans skorep og nøkkelservice. Postkasseskilt. 50,- 07.06.03 Tripp trapp renhold juni 2296,73 07.06.03 Utbedring av mangler, Heiskontroll, 2. april 2003 8835,- 03.07.03 Ribe heis as, service ihht kontrakt 2945,- 27.07.03 Tripp trapp renhold juli 2296,73 10.08.03 Tripp trapp renhold august 2296,73 20.08.03 Faktura Telenor Mobil, Alarm heis 454,36 08.08.03 Tripp trapp renhold sept 2296,73 Saker om/fra andelseiere 20.03.03 "opplysninger skjermet etter styrets vedtak" 02.04.03 Forespørsel fra andel nr. 6 vedr. kopi av forsikringsavtale. 16.04.03 Forespørsel fra Haukenes om å montere stativ for flagg på balkong. 19.05.03 "opplysninger skjermet etter styrets vedtak" 18.06.03 "opplysninger skjermet etter styrets vedtak" 25.06.03 "opplysninger skjermet etter styrets vedtak" 26.05.03 Brev fra Valrygg vedr. nytt postkasseskilt med navneendring. Effektuert.
12.07.03 Begjæring om fravikelse av andel (grunnet mangl. husleieinnbetaling) 24.07.03 "opplysninger skjermet etter styrets vedtak". 02.08.03 Fra forr. fører. ber om godkjenning av Kristin Rui Slettebakken som ny andelseier til leil. 19 (Geir Fodstad). 06.08.03 Til forr. fører. Godkjenning av ny andelseier av leil. 19. 06.08.03 "opplysninger skjermet etter styrets vedtak" 06.08.03 "opplysninger skjermet etter styrets vedtak" 09.08.03 "opplysninger skjermet etter styrets vedtak" 12.08.03 "opplysninger skjermet etter styrets vedtak" 20.08.03 "opplysninger skjermet etter styrets vedtak" 20.08.03 Retur av bestillingsliste fra Hayden/Slettebakken. Kurstilbud fra OBOS 27.03.03 Besøk i en av Oslos moskeer 03.04.03 Internett - Styrerommet 20.08.03 Fra OBOS kompetanse. kursprogram høsten 2003 Rundskriv m.v. 03.04.03 04/03 vedr. bytte av låssystem. dato og tid. Postlisten tas til etterretning. 34/03 - konstituering av nytt styre Det nye styret konstitueres slik: Frode Eriksen (styreleder), Svein Olav Staalen (nestleder), Benjamin Skagen Nedberg (styremedlem), samt varamedlemmene Liv Blom og Robert Kresz. 35/03 - anvisningsrett 1. Styreleder får anvisningsrett for enkeltfakturaer på inntil 10.000 kroner, samt for enkeltfakturaer med beløp over dette dersom beløpet er direkte knyttet til styrevedtak der det finnes signert protokoll. 2. Enkeltfakturaer ut over dette skal signeres av styreleder, samt ett styremedlem. 36/03 - telefon/portorefusjon Styreleder får dekket 50 prosent av kostnadene for telefonabonnement, eller mobilabonnement mot original faktura, for kommende styreperiode. 37/03 - retningslinjer for styrearbeid Vedlagte retningslinjer for styrearbeid vedtas som retningslinjer for styrearbeid i borettslaget Hagegt. 39. Unntak gjelder for attestasjon/anvisning av utbetaling, der styret følger vedtak i sak 35/03. 38/03 - årstimeplan/styremøter 1. Vedlagt er utkast til årstimeplan for borettslaget, utarbeidet av forvaltningskonsulenten. 2. Styret tar i neste periode sikte på å avholde styremøter i juni (konstituering), i september, i november (budsjett neste år, evt. husleieøkning), i januar og i mars (forbredelser til generalforsamling.). Møter ut over dette avholdes etter behov. Møtetidspunkt og sted avtales mellom styremedlemmene, varamedlemmer varsles og mottar innkalling og møter etter eget ønske. Ved evt. forfall blant styremedlemmer varsles varamedlemmer om det. 39//03 - justering av fullmakter - utkvittering av nøkler Styret bør vurdere om uthenting av folk fra heis skal honeres per stykkpris ut over styrehonorar,
grunnet den besparelsen slik uthenting vil gi fremfor om Vaktservice skal gjøre jobben, samt at dette er styremedlemmenes fritid, og neppe kan sies å være innenfor det tillitsvalgte normalt forventes å gjøre. 1. Styreleder justerer avtalen med Vaktservice as, der alle de tre styremedlemmene kan ringes opp når heisalarmen går for å sjekke om en kan ta ut folk fra heisen selv. Vaktservice ringer først fast og mobil til Frode, deretter til Svein Olav og deretter til Benjamin. Utkast til brev vedlagt. 2. Styreleder informerer Ribe Heis as skriftlig om at de tre styremedlemmene alle har fullmakt til å bestille heisservice ved heisstans. Utkast til brev vedlagt. 3. For å utføre ovennevnte oppgaver er det behov for at styremedlemmer kvitterer ut nøkler til borettslagets (nye) låssystem. Styremedlemmene trenger nøkkel som åpner fellesdører i motsatt oppgang av hvor de bor, samt nøkkel til heiskontrollrom. 40/03 - husordensregler Etter en kritisk titt på husordensreglene som ble vedtatt på generalforsamlingen ble disse svært lange, faktisk to tettskrevne A-4 ark. I forbindelse med ny lov om borettslag gjeldende fra årsskiftet vil husordensreglene uansett måtte justeres til neste år for å inkludere bestemmelser i standardbestemmelseme som følger husleiekontrakten. Vil derfor foreslå en «kortutgave» av husordensreglene til bruk ved oppslag i de to oppgangene. I disse er en del av bestemmelsene redigert bort, men det er tatt høyde for det i forbeholdet nederst til høyre i vedlagte utkast. Framlagte forslag slås opp i oppgang A og B, evt. innenfor en type vannbeskyttelse, plast m.v. 41/03 - vaktmestertjenester april-juli Viser til vedlagte notat vedr. vaktmestertjenester for april, kvittert for av Svein Olav som stillingens foresatte, foruten tilsvarende for perioden mai-juli. For mai blir det ikke levert noe timeskjema ut over budsjettrammen, mens forbruket i juni var lite og i juli stort. Ekstrakostnader i april skyldes i hovedsak arb. i forb med låsbytte. Styret tar vaktmesterrapport datert 30.03.03 og 04.08.03 til etterretning. Ettersom stillingens foresatte har attestert for arbeidet innebærer rapporten datert 30.03.03 at det er utbetalt lønn med 2100 kr (10,5 t), kjøregodtgjøring med 522 kr, bomringavgift med 60 kr og parkering med 167 kr for vaktmesterstillingen i april, ut over det budsjetterte. 42/03 - prosjekt vedr brannsikkerhet i Hagegt. 39 Oppfølging av sak 14/03 Vedr. punkt 2e) ble det den 3. september avholdt befaring i Hagegt. 39, seksjon 2, der Cerberus befarte og beskrev behovet for brannvarslingsanlegg. Deltakerne var cerberus med to personer og Hagegaten 39 AS sin byggeleder, foruten borettslagets styreleder. Borettslaget mottar et tilbud på utvidelsen som knyttes til eksisterende varslingstavle som egen sløyfe. Brannvarslingsanlegget har ut over dette to sløyfer, opplyste cerberus; en for A-oppgangen og en for B-oppgangen. Og gode nyheter; Detektorene i alle fellesareal er for røyk. Dermed slipper vi å bytte dette. Styret tar saken til etterretning, med følgende status: 1. Bytte av låssystem. UTFØRT. Kostad vel 35.000 kroner. 2. Tiltak som en følge av rapporten etter Brannsikker Bygård. a) Anskaffe og montere et kontainerhus. IKKE UTFØRT b) Tilstrekkelig isolasjon i rørtrekk mellom kjeller og 1. etasje. INITIATIV TATT.
c) Dårlig tetting på inngangsdørene til leiligheter. INITIATIV TAS (pkt. 3). d) Dør inn til loftet i 6. etasje. INITIATIV TAS e) Brannalarmanlegg: næringseiendommen. INITIATIV TATT. 3.Sende ut en egenmelding til andelseierne. FORSLAG VEDLAGT 4. Andre tiltak kan være å skrive om «Trivselsreglene». VEDTATT PÅ GEN. FORS. 43/03 - sykler uten kjent eier Jfr. sak 30/03. Sykler uten kjent eier ble onsdag 18. juni satt i 1. etasje i B-oppgangen med oppslag som gav en siste sjanse til mulige eiere. Syklene ble hentet av Viking for Falken Sykkelregister den 1. juli ettersom ingen eiere hadde meldt seg. Styret tar orienteringen til etterretning. 44/03 - ombygging loftsboder Oppfølging av generalforsamlingsvedtak. Tilbud på tegning innhentet fra arkitekten som opprinnelig tegnet gården, Gasa as, og mottatt i begynnelsen av juni. Denne er oppdatert med hensyn til eksisterende rør gjennom bygget, i motsetning til byggetegningene... Borettslagets bestilling var enkel, Vi trenger ytterligere tre boder. gasa as har ikke visst/brydd seg om at taket skryner, og har økt antall boder som skal ligge med under en meter under bodtaket. Styreleder har derfor selv tatt målestokken og millimeterpapiret i bruk, målt inn pipeløp og kommet fram til en mulig løsning. Denne løser kanskje også et annet problem. Andelseierne i leilighet 8 kan akseptere å droppe en avtale om kjellerbod i B-oppgangen, dersom de før en større bod på loftet. De har i dag bod på det arealet som ikke berøres av ombyggingen. Vedlagt er Gasa as sin tegning, samt tegning fra styreleder. Styret vedtar ombygging av boder på loftet med utgangspunkt i tegning fra styreleder. Tilbud innhentes fra aktuelle selskap, blant annet Oslo vaktmestersentral 45/03 - vedlikehold OPAK er kontaktet med tanke på byggeledelse/tilbudsinnhenting vedrørende lekkasje i kjeller. Det er ikke inngått noen skriftlig avtale ennå, men OPAK har fått oversendt bilder fra kjelleren for lettere å kunne gjøre seg opp en oppfatning av situasjonen. Kontaktperson er Holje Tveit. Styreleder og Oslo vaktmestersentral har planlagt en befaring på eiendommen den 8. september (når styremøtet avholdes er den forhåpentligvis avholdt) med tanke på å utføre en del arbeider, jfr. vedlagte liste. Denne er senere supplert. Oslo vaktmestersentral er bedt om å komme med pris på arbeidene. Jobbene er såpass enkle at det neppe trengs byggeledelse på de. OPAK har imidlertidig sagt seg villig til å se på tilbydet. () se sak xx/03 46/03 - orienteringssaker 1. Rennovasjonsetaten fikk 24. april tilgang til to nøkler til Hagegt. 39. 2. Eirik Haukenes har bedt om å få montere et stativ for feste av flaggstang på balkong. Godkjent av styreleder på telefon. 3. Jfr. styrevedtak i sak 16/03. Kemneren har bekreftet at der blir refundert betalt feieavgift for årene 2000-2003, i tillegg til at vi ikke blir krevd for feieavgift for resten av 2003. Årene 1998 og 1999? 4. Telefon fra Oslo Politdistrikt vedr. brev med info om brannen den 14.4.1996. 5. Fastsettelse av husleie fra 01.01.2004. Andel kabel-tv økes til 105 kroner per leilighet per måned, jfr faktura fra Telenor Avidi. Varmt vann er knyttet til kostnadene for strøm og ettersom borettslaget er knyttet til strømavtalen OBOS har inngått med Hafslund Strøm/Oslo Energi vil våre kostnader være lavere enn det nivået som ble beregnet da dagens avgift ble økt for to år
siden med 100%. Et anslag kan være at denne kostnaden reduseres med 1/4-del, fra 320 for 3- roms til 240, og fra 220 til 165 for toroms. Nivået for husleie settes senere i samråd med forvaltningskonsulent. Av betydning for dette er vedlikehold på investeringer i borettslagets anlegg. 6. Viking på vegne av Falken Sykkelregister kom den 1. juli og hentet de fire syklene som var gjensatt i Hagegt. 39 etter dugnaden 8. mai. Hos Falken blir syklene registrert og lagret for en viss tid. 7. "opplysninger skjermet etter styrets vedtak" 8. Ny leilighet solgt. Nr. 10, gikk for 760.000 kroner. Prisnivået for en slik 2-roms må sies å være akseptabelt. Salget gikk svært raskt. En leilighet, nr. 7 har ligget ute i fire måneder og er av samme type, to etasjer nedenfor. Er ikke solgt per dags dato. 47/03 - eventuelt - - 08.09.03 Frode Eriksen - styreleder