Porsgrunn kommune Kontrollutvalget Møteinnkalling Porsgrunn kontrollutvalg Dato: 25.08.2015 kl. 9:00 15:00 Møtested: Porsgrunn Rådhus, møterom 3 etg Arkivsak: 15/09839 Arkivkode: 033 Forfall meldes til Øystein Bergh, tlf: 976 46 606/ epost: oystein.bergh@temark.no Sakskart Side Møteinnkalling Møteprotokoll Saker til behandling 36/15 15/10814-1 Eierskapskontroll Grenland Havn IKS 3 37/15 15/10619-1 Innspill til Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 7 38/15 15/10633-2 Budsjettrapport for kontrollutvalget pr 13.08.2015 9 39/15 15/10649-1 Budsjett 2016 11 40/15 15/11167-1 Bestilling av utarbeidelse av plan for selskapskontroll for 2016-2019 15 41/15 15/10618-1 Referat- og drøftingssaker 25.08.2015 16 Porsgrunn, 17.08.2015 Svein Tore Uldal Leder av kontrollutvalget 1
Møteprotokoll 1/15 Godkjenning av møteprotokoll fra 16.06.2015 Arkivsak-dok. 15/09839-1 Arkivkode. 033 Sakshandsamar Øystein Bergh Saksgang Møtedato Saknr 1 Porsgrunn kontrollutvalg 25.08.2015 1/15 Forslag fra sekretariatet: Møteprotokoll 16.06.2015 godkjennes. Vedlegg: Møteprotokoll 16.06.2015 Vedlegg til sak 2015-06-16 protokoll.pdf 2
Saker til behandling 36/15 Eierskapskontroll Grenland Havn IKS Arkivsak-dok. 15/10814-1 Arkivkode. 216 Sakshandsamar Øystein Bergh Saksgang Møtedato Saknr 1 Porsgrunn kontrollutvalg 25.08.2015 36/15 Forslag fra sekretariatet: Kontrollutvalget innstiller til bystyret: Bystyret tar rapporten, Eierskapskontroll Grenland Havn IKS, til orientering. Bystyret ber administrasjonen vurdere revisjon sine anbefalinger: vurdere om det er behov for å justere formålet i selskapsavtalen, sikre at vara til representantskapet velges i tråd med selskapsavtalen, vurdere om det er behov for å endre bestemmelser om godtgjøring i eieravtalen slik at avtalen er i tråd med praksis og gjeldene regler og retningslinjer, sikre at det blir utarbeidet instruks til styret, sikre at det utarbeides egne etiske retningslinjer for selskapet. Videre: utarbeide eiermelding og sikre at relevant innhold blir forankret i eierorgan og gjort kjent for egne selskaper, sikre at saker som skal behandles av representantskapet er kjent for og avklart med kommunestyret. Bystyret ber om tilbakemelding innen 6 måneder. Saksopplysninger: Bestilling og bakgrunn Eierskapskontrollen er bestilt av kontrollutvalgene i Bamble kommune i sak 28/14 og Porsgrunn kommune i sak 64/14. Bakgrunn for bestillingen er plan for selskapskontroll 2012-2015, vedtatt av kommunestyrene i Bamble og Porsgrunn kommune. Kontrollutvalgene har bedt om svar på følgende problemstillinger: Blir kommunens eierinteresser i Grenland Havn IKS utøvd og forvaltet i samsvar med aktuelle regler og normer, samt kommunestyrets/bystyrets vedtak og forutsetninger? Revisjon vil særlig undersøke følgende: 3
I hvilken grad er relevante anbefalinger fra forrige eierskapskontroll fulgt opp? I hvilken grad er avtalte rutiner for eierskapsutøvelsen fulgt: o informasjon til andre eiere om bundet mandat i representantskapet o kommunens håndtering av representantskapssaker o valg av styremedlemmer o godtgjørelse til representantskapet o samordning av standpunkt i viktige saker o informasjonsmøter/eiermøter Metode Eierskapskontrollen er gjort i overensstemmelse med kommunelovens regler om gjennomføring av selskapskontroll i 77 og 80, samt forskrift om kontrollutvalg 13 og 14 og gjeldende veileder for selskapskontroll, fastsatt av Norges kommunerevisorforbund. Fakta i rapporten bygger på informasjon som er innhentet gjennom egenerklæring fra styret og fra eierrepresentantene, dokumentgjennomgang, skriftlig intervju med havnedirektør og ordfører i de to kommunene. Om selskapet Grenland Havn IKS er eid av kommunene Bamble, Porsgrunn og Skien, som alle har like eierandeler. Selskapet sin hovedvirksomhet er havnedrift og forvaltning av havne- og farvannsloven. Revisjon sine funn og vurderinger Oppfølging av eierskap På flere av områdene revisjon har undersøkt blir kommunenes eierinteresser utøvd og forvaltet i samsvar med aktuelle regler og normer. Men det er også områder der praksis ikke er i tråd med regler eller anbefalinger som er gitt for god eierstyring. Dette er kommentert nedenfor. Eierkommunene har inngått en avtale som sikrer samordning av eierskapsutøvelsen. Bamble kommune har utarbeidet eiermelding, mens Porsgrunn kommune har eierstyringsprinsipper. Porsgrunn kommune skal starte arbeidet med eiermelding høsten 2015. Dokumentene er ikke godt kjent i selskapet. Dersom kommunene ønsker at selskapet skal innrette seg etter eiers krav og ønsker, må kommunen ha rutiner for å sikre at forventningene fra eier blir forankret i representantskapet, og at selskapet er kjent med disse forventningene. Det vedtatte strategidokumentet for Grenland havn IKS har målsettinger som kan være mer vidtgående enn formålet som er angitt i selskapsavtalen. Kommunene praktiserer ikke vara i rekke for representantene i representantskapet slik det er nedfelt i selskapsavtalen. Det er ikke utarbeidet styreinstruks, men styret har lagt opp til at det skal bli gjort i løpet av 2015. Bamble kommune forventer at selskapet skal sørge for opplæring av styret. Porsgrunn har ikke tilsvarende forventning i sine eierstyringsprinsipper. Det er ikke godt nok avklart hvem som skal ha ansvar for opplæring av styret, og det er ikke etablert rutiner for jevnlig styreopplæring. Styret har heller ikke utarbeidet egne etiske retningslinjer slik KS anbefaler. Eiermeldingen til Bamble kommune er upresis i omtale av kommunestyrets rolle i valg av styremedlemmer. 4
Bamble kommune har en praksis som revisjon mener sikrer rapportering fra representantskapet til kommunestyret og avklaring av rammer for kommunens eierrepresentanter, slik KS anbefaler. Revisjon kan ikke se at Porsgrunn kommune sikrer dette i samme grad. Oppfølging av eieravtalen Flere av rutinene som er avtalt er blitt fulgt opp, men det er også noen rutiner som ikke har vært anvendt i perioden. Det gjelder bruk av bundet mandat og samordning av standpunkt. På noen områder er det ulik praksis eller at rutinene ikke er fulgt opp. Dette er kommentert nedenfor. Innkallingene til representantskapsmøtene har kommet til kommunene innenfor de fristene som er satt i avtalen. Saksinformasjon i enkelte saker har kommet senere enn fristen. Etter avtalen skal ordførerne vurdere om representantskapssakene skal behandles av kommune-/bystyret. Dette er praktisert i samsvar med avtalen, men kommunene har hatt ulik praksis på hvorvidt saker til representantskapsmøtene blir lagt fram for kommune-/bystyret. Revisjon vil påpeke at det generelt er viktig at kommunestyret får kjennskap til representantskapssaker og mulighet til å vurdere behovet for å binde representantens mandat i representantskapet. I eieravtalen er det fastlagt at kommunene skal utarbeid et felles godtgjørelsesreglement. Kommunene utbetaler godtgjøring til egne representanter etter eget reglement. Anbefalinger På bakgrunn av de funnene som er gjort i denne kontrollen, anbefaler revisjon at eierkommunene bør: vurdere om det er behov for å justere formålet i selskapsavtalen, sikre at vara til representantskapet velges i tråd med selskapsavtalen, vurdere om det er behov for å endre bestemmelser om godtgjøring i eieravtalen slik at avtalen er i tråd med praksis og gjeldene regler og retningslinjer, sikre at det blir utarbeidet instruks til styret, sikre at det utarbeides egne etiske retningslinjer for selskapet. Bamble kommune bør: sikre at kommunens forventninger til selskap i eiermeldingen er forankret i eierorganet og gjort kjent for selskapene, sikre at eiermeldingen har korrekt informasjon om valg av styremedlemmer. Porsgrunn kommune bør: - utarbeide eiermelding og sikre at relevant innhold blir forankret i eierorgan og gjort kjent for egne selskaper, - sikre at saker som skal behandles av representantskapet er kjent for og avklart med kommunestyret. Vedlegg: Rapport Eierskapskontroll Grenland Havn IKS Vedlegg til sak Rapport eierskapskontroll.pd 5
Oversendelsesbrev. pdf 6
37/15 Innspill til Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Arkivsak-dok. 15/10619-1 Arkivkode. 217 Sakshandsamar Øystein Bergh Saksgang Møtedato Saknr 1 Porsgrunn kontrollutvalg 25.08.2015 37/15 Forslag fra sekretariatet: Saken legges frem uten innstilling. Saksopplysninger: Bestemmelsene om planer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll framgår i kontrollutvalgsforskriften, hhv. 10 og 13. For å sikre at bystyret velger ut de mest relevante prosjektene, skal kontrollutvalget utarbeide en plan for forvaltningsrevisjon og en plan for selskapskontroll. Planene for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll er i utgangspunktet uavhengige av hverandre, men det kan være en fordel å samordne planarbeidet. Det nye kontrollutvalget og bystyret vil behandle plan for forvaltningsrevisjon for neste valgperiode våren 2016 For å utarbeide gode planer som får frem hvilke områder i kommunen som bør kontrolleres, må det gjennomføres en overordnet analyse av kommunens virksomhet. Den overordnede analysen skal gi svar på hvilke områder det er knyttet størst risiko til, og hvilke områder det er mest vesentlig for kontrollutvalget å undersøke. En slik analyse er planlagt gjennomført vinteren/våren 2015/2016 og det er tradisjonelt revisjonen som gjennomfører den overordnede analysen i samarbeid med kontrollutvalget og sekretariatet. Det er viktig at kontrollutvalget er aktivt involvert i prosessen, spesielt når det gjelder vurdering og prioritering av prosjekt som skal gjennomføres i planperioden. Det kommer også frem av «Kontrollutvalgsboken» at kontrollutvalget selv er en viktig informasjonskilde i analysearbeidet. Det er derfor en fordel at kontrollutvalget selv er aktivt involvert i analysearbeidet. Kontrollutvalgsmedlemmene sitter på viktig kunnskap om kommunen med bakgrunn i sitt politiske engasjement og arbeidet i utvalget. Også revisjonen og sekretariatet vil ha erfaringer fra gjennomførte revisjoner, kontroller og behandlede saker som kan være viktige informasjonskilder. Det er en fordel om det blir lagt til rette for en god prosess som sikrer at alle kontrollutvalgsmedlemmene deltar og får uttrykt sin mening. Det sittende kontrollutvalget har god kjennskap til kommunens virksomhetsområder og eierinteresser, derfor er det viktig at det sittende kontrollutvalget involveres i arbeidet med den overordnede analysen. Et erfarent kontrollutvalg på tampen av sin periode kan bidra med viktig informasjon, og oversikt over, kommunens virksomhet og kontrollutvalgets arbeid i perioden som har vært. 7
Det er derfor viktig at denne prosessen blir vektlagt i kontrollutvalget, og det er bakgrunnen for at kontrollutvalget får forelagt denne saken på tampen av deres periode. Det legges med dette opp til at det sittende kontrollutvalget får en anledning til gi innspill i forkant av prosessen med analysearbeidet. Denne prosessen er ofte basert på innsamlet informasjon som, sammen med kontrollutvalgets egne erfaringer, danner grunnlag for å vurdere kommunens ulike tjenesteområder og eierstyring. Saken legges frem til drøfting i kontrollutvalget uten forslag til vedtak. Kontrollutvalgets medlemmer gis anledning til å komme med innspill til planarbeidet i møte. Vedlegg: Uten vedlegg 8
38/15 Budsjettrapport for kontrollutvalget pr 13.08.2015 Arkivsak-dok. 15/10633-2 Arkivkode. 210 Sakshandsamar Øystein Bergh Saksgang Møtedato Saknr 1 Porsgrunn kontrollutvalg 25.08.2015 38/15 Forslag fra sekretariatet: Kontrollutvalget tar budsjett-rapporten pr 13.08.2015 til orientering. Saksopplysninger: Porsgrunn kommune regnskapsfører området kontroll og tilsyn på 2 ansvarsområder: 1701 Kommunerevisjon 1705 Kontrollutvalget Kommunerevisjon Regnskapet viser for ansvarsområdet 1701, Kommunerevisjon. Det er brukt 75,0 %. Budsjettet er kr 2 239 200 og regnskapet viser kr 1 679 400. Kontrollutvalget Regnskapet viser for ansvarsområdet 1705, Kontrollutvalget. Her er det brukt 44,2 %. Budsjettet er kr 828 200 og regnskapet viser kr 365 897. Ansvar 1701 Kontrollutvalget Status hittil i år. Periodisert budsjett Periodisert budsjett t.o.m. august Art Regnskap pr 13.08.15 Kjøp fra IKS der kommunen er 13750 deltager 1679400 1679400-1 679 400 1 679 400 - Avvik hittil i år Budsjett 2015 Art Budsjett 2015 9
13750 Kjøp fra IKS der kommunen er deltager 2 239 200 Ansvar 1705 Kontrollutvalget Status hittil i år. Periodisert budsjett Art Regnskap pr 13.08.15 Periodisert budsjett t.o.m. august Avvik hittil i år 10801 Godtgjørelse folkevalgte 77971 71150-6821 10990 Arbeidsgiveravgift 10994 10000-994 11004 Abonnementer aviser/tidsskrifter 2000 3465 1465 11152 Bevertning 7766 5398-2368 11302 Telefontjenester 125 0-125 11304 Internett 905 0-905 11501 Opplæring, kurs 33590 95562 61972 11601 Skyss- og kostgodtgjørelse 0 6931 6931 11701 Transportutgifter 4297 0-4297 11952 Kontingenter 6200 4598-1602 Kjøp tjenester fra private erstatter egen prod 4700 0-4700 13701 13750 Kjøp fra IKS der kommunen er deltager 217350 245950 28600 14291 MVA-kompensasjon på vederlag 1393 0-1393 17291 MVA-ref.krav fra drift -1393 0 1393 365897 443054 77156 Budsjett 2015 10801 Godtgjørelse folkevalgte 142300 10990 Arbeidsgiveravgift 20000 11004 Abonnementer aviser/tidsskrifter 5200 11152 Bevertning 8100 11501 Opplæring, kurs 143400 11601 Skyss- og kostgodtgjørelse 10400 11952 Kontingenter 6900 13750 Kjøp fra IKS der kommunen er deltager 491900 828200 Art 10
39/15 Budsjett 2016 Arkivsak-dok. 15/10649-1 Arkivkode. 151 Sakshandsamar Øystein Bergh Saksgang Møtedato Saknr 1 Porsgrunn kontrollutvalg 25.08.2015 39/15 Forslag fra sekretariatet: Kontrollutvalget legger med dette fram sitt budsjettforslag for området kontroll og tilsyn for 2016. Kontrollutvalgets innstilling for 2016 er: Ansvar 1701 Kommunerevisjon kr 2 239 200 Ansvar 1705 Kontrollutvalget kr 888 100 Sum, kontroll og tilsyn kr 3 127 300 Saksopplysninger: Kontrollutvalget er avgjørende for å oppnå en velfungerende egenkontroll i kommunen. En velfungerende egenkontroll styrker innbyggernes tillit til kommunen og er viktig for å sikre effektiv og rett bruk av ressursene. Aktørene i egenkontrollen er bystyret, kontrollutvalget sammen med sekretariatet, rådmannen og revisor. En god egenkontroll krever samspill mellom disse. For at dette samspillet skal fungere, er det nødvendig at aktørene kjenner både sin egen og hverandres roller. Kontrollutvalgets medlemmer vil måtte hente inn relevant kunnskap om den kommunale forvaltningen og de må kjenne Porsgrunn kommune. Kurs og befaringer er en naturlig og nødvendig del av ajourføringen. Kontrollutvalget i Porsgrunn har heldagsmøter. I forskrifter for kontrollutvalget står det: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets innstilling til bystyret. Tilsyn med forvaltningen Kommuneloven fastsetter bystyrets tilsynsansvar i 76. Tilsynsoppgaven er delegert til kontrollutvalget, 77. Kommunestyret velger selv et kontrollutvalg til å forstå det løpende tilsyn med den kommunale forvaltningen på sine vegne. Revisjon 11
I tillegg til å føre tilsyn med forvaltningen skal kontrollutvalget påse at kommunenes regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltningen foregår i samsvar med gjeldene bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Det skal utarbeides en plan/overordnet analyse som skal godkjennes av bystyret. Selskapskontroll Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunen sine interesser i selskaper m.m. Det skal utarbeides en plan som skal godkjennes av bystyret. Ekstraordinære forhold Dersom det i løpet av året skulle oppstå/komme uforutsette oppgaver (for eksempel granskninger eller oppgaver fra bystyret) som vil kreve ekstra ressurser vil kontrollutvalget komme tilbake til bystyret med anmodning om tilleggsbevilgninger. Budsjett 2016 Budsjettet for 2016 er utarbeidet med bakgrunn i vedtatt budsjett for 2015 og justert etter antatt behov. For kommunerevisjon er det ikke lagt inn prisøkning. For kontrollutvalget er det lagt inn den generelle prisøkningen. Deflator, prisjustering, for 2016 bruker Porsgrunn kommune 3,0% for lønn og 2,5% for justering av øvrige driftsposter. For IKS-selskapene er det mest riktig å bruke deflator for lønn siden IKSselskapene har samme utgifts-bilde som kommunen selv. Utgiftene her er hovedsakelig lønnsrelatert. Samme deflator er brukt gjennomgående. Budsjettet settes opp for 2016. For langtidsbudsjettet vil det være samme aktivitetsnivå fremover. Kommunen har valgt å dele kontroll- og tilsynsområdet på 2 ansvarsnummer. Tjeneste 110000 Politisk virksomhet Ansvar Tekst 2014 regnskap 2015 budsjett 2016 budsjett 1701 Kommunerevisjon 2 488 000 2 239 200 2 239 200 1705 Kontrollutvalget 828 200 888 100 Kontroll- og tilsyn 3 067 400 3 127 300 Budsjettframlegg på arts-nivå: Ansvar 1701 Kommunerevisjon Art Tekst 2014 2015 2016 12
13750 Kjøp fra IKS der kommunen er deltaker regnskap budsjett budsjett 2 488 000 2 239 200 2 239 200 2 488 000 2 239 200 2 239 200 Revisjonssjefen opplyser at driftstilskuddet for 2016 er fastsatt til kr 2 015 300. Kommunerevisjonen har gitt tilbud på utarbeidelse av Plan for selskapskontroll, kr 7000. Eierskapskontroller faktureres separat. Kommunerevisjon oppgir følgende: «Viser til kontaktmøte 12.6.15. Som avtalt informerer vi om prisinformasjon for selskapskontroll til bruk i arbeidet med kontrollutvalgets budsjett for 2016. Vi understreker at bindende pristilbud blir gitt i tilknytning til den enkelte kontroll, og at informasjonen her ikke er forpliktende. En ordinær eierskapskontroll uten særskilte/ekstra formuleringer/problemstillinger fra kontrollutvalget skal normalt koste ca 45-50 000 kr. Dersom bestillingen av en eierskapskontroll medfører at det må gjøres undersøkelser i flere selskap, eller dersom det er flere eiere som ønsker en eierskapskontroll utført i fellesskap, må det regnes med et påslag på ca 15-20 000 per selskap/eier. Forvaltningsrevisjon i selskap er normalt langt mer omfattende enn eierskapskontroll, men omfanget avhenger av problemstillingen. Når det gjelder forvaltningsrevisjon i selskap har vi hatt den praktisen at det for vår del kan byttes mot forvaltningsrevisjon i kommunen. Vi kan fortsatt ha en slik ordning. (Vi har ikke vurdert om kontrollutvalgene har anledning til å bytte/bruke ressursene slik i forhold til egne rammer.) Vi har sendt ut tilbud på plan for selskapskontroll den har vi prissatt til kr. 7000,- per kommune. Vi legger til grunn at det arbeidet blir fakturert i 2016 for de kommunene som bestiller plan for selskapskontroll.» Budsjettet for 2016 er ikke økt. Det forutsettes å dekke utgiftene som påløper. Ansvar 1705 Kontrollutvalget Art Tekst 2014 regnskap 2015 budsjett 2016 budsjett 10801 Godtgjørelse 149 014 142 300 146 600 folkevalgte 10802 Tapt 0 0 0 arbeidsfortjeneste 10990 Arbeidsgiveravgift 21 011 20 000 20 600 11001 Kontormateriell 450 0 0 11004 Abonnementer 2 000 5 200 5 400 aviser/tidsskrift 11152 Bevertning 6 830 8 100 8 300 11201 Annet fornruksmateriell 4 082 0 0 13
11205 Utgiftsdekning til 350 0 0 eksterne 11302 Telefontjenester 3 331 0 0 11304 Internett 1 058 0 0 11501 Opplæring kurs 0 143 400 147 700 11601 Skyss- og 2 333 10 400 10 700 kostgodtgjørelse 11701 Transportutgifter 54 921 0 0 11704 Bompenger/p-avgift 351 0 11951 Avgifter, gebyrer, 6 000 0 0 lisenser m.v. 11952 Kontingenter 0 6 900 7 100 12004 IT-utstyr 5 919 0 35 000 13750 Kjøp fra IKS der 420 000 491 900 506 700 kommunen er deltaker 714 894 828 200 888 100 For innkjøp av IT-utstyr, nettbrett, er det lagt inn kr 5000 for 7 stykker (5 medlemmer og 2 vara). Dette er for første året i valgperioden. Porsgrunn kommune er medeier i Telemark kommunerevisjon IKS og Agder og Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS og er representert i det respektive representantskapet. Vedlegg: Uten vedlegg 14
40/15 Bestilling av utarbeidelse av plan for selskapskontroll for 2016-2019 Arkivsak-dok. 15/11167-1 Arkivkode. 216 Sakshandsamar Øystein Bergh Saksgang Møtedato Saknr 1 Porsgrunn kontrollutvalg 25.08.2015 40/15 Forslag fra sekretariatet: Kontrollutvalget i Porsgrunn kommune bestiller utarbeidelse av plan for selskapskontroll 2016 2019 fra Telemark kommunerevisjon IKS. Tilbudsbrev fra TKR IKS av 12.06.2015 aksepteres. Saksopplysninger: Sekretariatet legger fram tilbud på utarbeidelse av plan for selskapskontroll 2016 2019, brev av 12.06.2015. Vedlegg: Tilbud på utarbeidelse av plan for selskapskontroll 2016 2019, brev av 12.06.2015. Vedlegg til sak tilbudsbrev av 12.06.2015.pdf 15
41/15 Referat- og drøftingssaker 25.08.2015 Arkivsak-dok. 15/10618-1 Arkivkode. 033 Sakshandsamar Øystein Bergh Saksgang Møtedato Saknr 1 Porsgrunn kontrollutvalg 25.08.2015 2 Porsgrunn kontrollutvalg 25.08.2015 41/15 Forslag fra sekretariatet: Sakene tas til orientering. Saksopplysninger: Status for prosjekter Revisor orienterer Eventuelt Vedlegg: Uten vedlegg 16