Startside
Etablering av info-senter i Ørland Kultursenter Presentasjon for prosjektgruppen Onsdag 6. okt
Prosjektgruppe Fra Ørland Kultursenter Gunn Kristin Ørsleie Bente Eli Halsen Skaget Kristin Hjerpseth Frank Robert Vik Gunnhild Tettli Veronika Holder Bjørk Arve Width Fra Ørland kommune Eirik Refset Britt Brevik Kirsten Aune Heidi Kråkvik Ann Mari Eide Grete Rolfsen Prosjekteier: Jarle Krangsås og Gunn Røstad Prosjektleder: Einar Klomsten, TotalConsult
Organisasjonsutvikling Fysisk trening Rekruttering Markedsrådgivning
Konkurransekraft gjennom mennesker
Hva er det vi skal skape? Målsetting
Jeg vil ha dere med på å lage noe som andre kommuner og kultursenter ønsker hente inspirasjon fra
Prosjektets målsetting Etablere et infosenter/publikumssenter med tydelig identitet og funksjon folk skal oppleve at dette er en smart, spennende og publikumsorientert måte å møte dem på. Friste publikum til å prøve, bruke og snakke positivt om det vi har å by på. Skape nasjonal identifikasjon og stolthet dette er et infosenter som skal betjene et nasjonalt publikum, og skal framstå som nytenkende og annerledes. Skape et grunnlag for å øke inntektene og salgstrykket.
Overordnet tidsplan Vi skal før jul presentere en god løsning slik skal det gjøres! Vi vet hvem som skal sitte hvor, hvilke funksjoner og tjenester vi skal tilby og hva folk skal få oppleve hos oss. Vi skal være i drift etter ny modell etter jul. Publikum skal oppleve en forsmak på det vi er i ferd med å skape.
Prosjektkultur hva skal drive oss framover og kjennetegne oss? Fem postulater som skal prege vårt arbeid
Prosjektleder er dirigenten dere skal skape symfonien
Alt vi gjør, gjør vi for kundene
70 % riktig, 100 % gjennomført
Vi skal stå samlet utad med samme prosjekt og samme mål Det er ikke tilfeldig hvilket inntrykk omverdenen får av det vi jobber med.
Kommentarer til prosjektkulturen? Prosjektlederen er dirigenten symfonien skapes av dere. Alt vi gjør, gjør vi for kunden. 70 % riktig 100 % gjennomført. Vi skal ikke snakke om alt hele tiden. Utad står vi samlet med samme prosjekt og samme mål.
De enkelte fasene mål og innhold
Helikopterblikk på prosjektet Fase 0) Etablere prosjektet (i dag) Fase 1) Utvikle et tydelig konsept Infosenterets posisjon og identitet. Fase 2) Skape innhold tjenester og opplevelser Fase 3) Avklaring av roller, funksjoner og kompetanse. Fase 4) Hva skal vi tjene penger på? Hvordan? Fase 5) Markedsføring Overlevere sluttrapport og innstilling til prosjekteierne. Fase 6) Drift
Fase 0) Etablere prosjektet Mål: Avklare samspill og ansvar mellom kultursenteret og kommunen. Enes om målsettinger, framdriftsplan, datoer for arbeidsmøter og internt ansvar hvem skal være med på hva? Input til eksterne bidrag.
Fase 1) Utvikle et tydelig konsept Infosenterets posisjon og identitet. Mål: Definere hvem vi skal være, for hvem og hvorfor folk skal bruke oss. Fjerne eventuell tvil og utydelighet. Innhold: Lage en beskrivelse av Infosenterets identitet Hva skal vi bli kjent for? Hos hvem? Hva ønsker vi disse skal mene og gjøre? Hvordan skal de bruke oss? Hva må vi gjøre for å oppnå dette? Hvordan: Prosjektgruppen arbeider sammen 1 arbeidsdag. Det gis arbeidsoppgave før møtet som alle må forberede. Enkeltpersoner får spesielt ansvar for ferdigstilling av arbeidet sammen med prosjektleder.
Fase 2) Skape innhold Mål: Få opp en liste over innhold i senteret: Dette kan vi få på plass hurtig med lave kostnader (quick-wins) Dette er innhold vi ønsker å utvikle innenfor våre økonomiske rammer. Dette skal vi gjøre over tid (prioritert ønskeliste definert utviklingsretning) Ideene skal skapes med inspirasjon fra verden omkring oss. Workshops med bred involvering
Fase 3) Roller, funksjoner og kompetanse. Mål: Avklare hvilken kompetanse og funksjoner vi trenger, for å skape det vi ønsker. Avdekke eventuelle gap og/eller legge utviklingsløp for enkeltmedarbeidere.
Fase 3 modell som illustrerer denne fasen Funksjon/ekspertise Funksjon/ekspertise Funksjon/ekspertise Funksjon/ekspertise Funksjon/ekspertise Funksjon/ekspertise Ekspertnivå kundehenvendelser som krever kompetanse for å betjene. Eksempel: Våtmark/ramsar, kommunale tjenester, bibliotekar, konferansesalg, rådgiving reiseliv, etc Servicenivå kundehenvendelser som alle må kunne håndtere. Eksempel: Billettsalg, cafe, håndtering av bokinnlevering, kiosk, etc Kundestafetten (når en kunde skal sendes opp eller bort i modellen) må fungere, og det må knyttes adferdsstandarder til de ulike kundesituasjonene slik at disse håndteres med høy servicegrad og profesjonalitet.
Fase 4) Hva skal vi tjene penger på? Hvordan? Målsetting: Pakking av produkter og tjenester slik at de blir salgbare, samt produktutvikling og identifikasjon av samarbeidspartnere og sponsorer.
Fase 5) Markedsføring Mål: Vi skal vite hvordan vi får positiv oppmerksomhet fra folk og ha en plan for hvordan vi jobber i årene som kommer etablere gode markedsførings- og salgsrutiner. Tanke: Kampanjekalender/årshjul som binder hele huset sammen, og blir en rettesnor i hva vi til enhver tid har ekstra satsing på.
Fase 6 - Drift NB: Drift av noen nytt, ikke bare en forbedret utgave av det vi har i dag. Drift = Folk sitter der de skal sitte, publikum vet hva de får hos oss og vi vet hva vi skal skape i tiden som kommer.
Kommentarer til dirigentens partitur? Fasene: 0) Etablere prosjektet 1)Utvikle konseptet 2)Skape innhold 3)Avklare roller, funksjoner og kompetanse 4)Inntekter 5)Markedsføring
Dagens arbeidsøkt
Fase 0) Etablere prosjektet Mål: Avklare samspill og ansvar mellom kultursenteret og kommunen. Enes om målsettinger, framdriftsplan, datoer for arbeidsmøter og internt ansvar hvem skal være med på hva? Input til eksterne bidrag.
Orientering fra kommunen - diskusjon Stikkord: Tjenester og kompetanse i servicetorget. Hvordan brukes det i dag? Det er besluttet at rådhuset og kultursenteret skal ha felles mottak hva innebærer dette i praksis? Hvilke endringer må gjøres? Og hvilke barrierer står vi overfor? Hvilke samarbeidsmodeller er aktuelle? Kommunens ønske fra prosjektgruppen.
Framdriftsplan Fase Prosessdatoer Kommentar Etablere prosjektet Utvikle tydelig konsept Skape innhold Avklare roller, funksjoner og kompetanse ½ dag 6. okt 20. oktober Workshops 28. okt. Prosjektgruppen 9. november 18. november NB: 28. okt trenger kun to personer involvere seg i praktisk gjennomføring. Viktig at alle møter 9. nov. Inntekter 17. november Denne fasen startes parallelt med foregående. Alle er ikke påkrevd, men de som jobber med salg/markedsføring er obligatoriske. Markedsføring 30 desember og 1. november. Viktig at alle er med 30. des. 1 nov er det obligatorisk for salg/marked + Gunn og Britt. Sluttrapporten utformes i uke 50. I tillegg må det beregnes noe arbeids- og møtetid utenom de avtalte prosjektmøtene
Eksterne bidrag bruttoliste fra arbeidsøkt. (Dette ble ført inn på direkten tilgi skrivefeil ) Hvem kan ha verdifulle innspill til oss i denne prosessen? Gode sammen kysten er klar: hva kan de bidra med? Bibliotek: Hva tenker Norsk bibliotekforening om fremtidens bibliotek? Foregår det prosjekt som er spennende for oss? To kulturer som skal inn å jobbe sammen få inn noen som er god på det. (Tone Fond, jobber med location, Marit Brevik) Forum for offentlig servicekontor: Medlemsorg for stat og kommune: Hva har de erfaring med? Hvordan tenker de elektronisk? Fosen regionråd vs ørland kommune: Ørland er bundet opp med avtaler med fosen regionråd kan vi løsrive oss? Målgruppene bringe inn kunder som vi vet bruker tjenestene: Både eksternt og internt: Brukergrupper/brukerutvalg har eksistert tidligere. Kysten er klar: Leif Harald Hansen. Glødende opptatt av ørland og det som skjer her Utviklingsperspektivene: Direktoratet og statens naturtilsyn + fylkeskommunen v Karen Espelund, Fylkeskommunen. Fagpersoner i historie: Ola Garli, Terje Bratberg, Daniel Johansen. Bibliotek: Dame i Trondheim som har jobbet med biblioteksutvikling. (Jarle sjeker) Ørland Næringsforum: Eva Hertzberg. ABM Utvikling. Innovasjon Norge om produktutvikling innenfor opplevelses- og reiselivsnæring. Trøndelag Reiseliv v/may Britt Hansen Din Tur Terje Kolås: Produktutvikling og kundekontakt fugletitting som salgsvare. Lokale leverandører innenfor våre områder hvordan kan vi samarbeide om å utvikle kystregionen? Målgruppene våre?
Hvem bør vi besøke for å hente inspirasjon? Bruttoliste fra arbeidsøkt. Rockheim: Arvid Espeløv. Prosessen for å få i gang dette nasjonale senteret. Vitenskapsmuseet + vitensenteret (2 åringen og femåringen skal også være interessert) Louvre: Alexandria (utsmykket av samme person som øks) Fornebu/Telenor : ingen skranke. Larvik kommune har vunnet den undersøkelsen som viser hvem som er best til å utøve servicetorg. Kristiansund. Norweg, Rørvik: kystmuseum. Sverresborg folkemuseum best besøkte familieattraksjon. Fugler: Storbritannia langt fremme på dette. (Oppdal har også opplevelsesturer knyttet til fugletitting) Et nytt bibliotek. IDE: Sende ut spørsmål til de som vi ikke inviterer, og satse på at de kommer med innspill. Til inspirasjon: Rockheim? Vitensenteret? Bibliotek? Tusenfryd? Louvre? Biblioteket i Alexandria? Web-byrå?
Til neste gang Alle skal før vi møtes neste gang tenke gjennom, og gi svar på følgende to spørsmål: Hvorfor skal folk besøke oss? Hva ønsker vi folk skal fortelle til andre etter å ha vært hos oss? Neste møte handler om: Mål: Definere hvem vi skal være, for hvem og hvorfor folk skal bruke oss. Fjerne eventuell tvil og utydelighet. Innhold: Lage en beskrivelse av Infosenterets identitet Hva skal vi bli kjent for? Hos hvem? Hva ønsker vi disse skal mene og gjøre? Hvordan skal de bruke oss? Hva må vi gjøre for å oppnå dette?
Startside