Forvaltningsrevisjon. Rapport. Husleier næringsbygg. Oktober 2009 Stavanger kommune. www.rogaland-revisjon.no

Forvaltningsrevisjon Rapport Husleier næringsbygg Oktober 2009 Stavanger kommune www.rogaland-revisjon.no

Innhold Denne rapportens målgrupper er kontrollutvalget, andre folkevalgte, formelt ansvarlige i administrasjonen og utførende fagfolk i administrasjon. Behovene varierer, men her er en leserveiledning med nivåer for hvor dypt rapporten kan behandles: 1. Gå gjennom innholdsfortegnelsen, sammendraget og rådmannens kommentarer. 2. Les også vurderingene i kapittel 4. 3. Les dertil bakgrunnsstoffet i kapittel 2, faktaframstillingen i kapittel 3 og vedleggene. 1 Sammendrag... 2 2 Innledning... 4 2.1 Bakgrunn, formål og problemstillinger... 4 2.2 Revisjonskriterier og metode... 4 3 Faktabeskrivelse... 5 3.1 Innledning... 5 3.2 Omfang... 5 3.3 Formelle forhold... 6 3.4 Overholdelse av regelverk... 7 3.5 Fagsystem Facility Station (FS)... 11 4 Revisjonens vurderinger og anbefalinger... 13 4.1 Overholdelse av regelverk... 13 4.2 Innføring av nytt fagsystem Facility Station (FS)... 15 4.3 Våre anbefalinger... 16 5 Rådmannens kommentarer... 17 6 Vedlegg... 19 Husleier næringsbygg - 1 - Stavanger kommune

1 Sammendrag Stavanger Eiendom forvalter ca. 350 næringseiendommer og ca. 2.500 boliger. Bygningsmassen har en verdi på ca. 12 milliarder kroner. Kommunen definerer næringsbygg som det som ikke er bolig eller internleie. Kontrollutvalget har bedt om en utredning av om gjeldene regelverk for utleie av næringsarealer i Stavanger kommune overholdes, og om Stavanger Eiendom etter omleggingen til nytt fagsystem har full oversikt over ledige lokaler til enhver tid. Prosjektet bygger på gjennomganger av kommunens regnskaper og eiendomssystem, annen dokumentasjon, og samtaler med ledere og saksbehandlere i Stavanger Eiendom. Her gjengis uthevet de problemstillingene som Stavanger kommunes kontrollutvalg stilte ved initiering av prosjektet, sammen med Rogaland Revisjons oppsummering: Overholdes gjeldende regelverk for utleie av næringsarealer i Stavanger kommune? Og er bokføringen korrekt på området dersom det for eksempel gis subsidiert husleie til lag og foreninger? Revisjonen har på stikkprøvebasis kontrollert 25 %, dvs. 54 av kommunes aktive utleieforhold som karakteriseres som næringsbygg per 14.05.09. Leieforholdene er kontrollert i forhold til om de er i samsvar med kommunens regelverk. Resultatet av kontrollen er oppsummert i tabell 3-1 under: Tabell 1-1 Resultat av kontroll av aktive utleieforhold Kontrakt Antall Andre kontrollpunkter Antall Gyldig kontrakt 32 Tidsubestemte kontrakter 41 Ingen kontrakt 12 Under minimumsleie på kr 1.000 per år 13 Kontrakt utgått 6 Uten regulering 18 Ikke funnet i systemet 2 Feil utfakturering 0 Oppført som aktiv, men utflyttet 2 Feil bokføring 0 Sum 54 (Noen har flere feil) Tabellen viser at det foreligger gyldig kontrakt i 32 av 54 tilfeller. Av de resterende 22 utleieobjektene har 12 ingen kontrakt, og den er utgått i seks tilfeller. To av objektene er ikke funnet i systemet og 2 er registrert som aktiv, men utflyttet. I de samme 54 utleieforhold forekommer det for øvrig ingen feilfakturering eller feil bokføring. Derimot flere brudd på kommunens regelverk for utforming av avtaler, nemlig at de fleste er tidsubestemte, og noen ligger under minimumsleien eller ikke inneholder regulering. I mai 2009 var det ti forskjellige lag og foreninger som leide næringslokaler av kommunen. Utleienivået til de ti lagene og foreningene varierte fra kr 0 til 550.000 i året. Hvorvidt utleienivået kan karakteriseres som subsidiert husleie eller ikke krever kunnskap om utleieobjektene og full informasjon om hvilke utgifter leietakerne har i forbindelse med vedlikehold av bygninger osv. Nevnte opplysninger er sterkt fraværende i Facility Station. Husleier næringsbygg - 2 - Stavanger kommune

Har det blitt bedre oversikt og ryddigere forhold etter at FS ble tatt i bruk på området, herunder om kommunen har full oversikt over ledige lokaler til enhver tid? Revisjonen har på stikkprøvebasis gjennomgått 25 % av kommunens utleieforhold som var registrert som utflyttet per 14.05.09. Resultatet av stikkprøvekontrollen er oppsummert i tabell 3-2 under: Tabell 1-2: Kontroll av oversikt over ledige lokaler per 14.05.2009 Antall OK 11 Fant ikke utleieenheten i systemet 22 Utleid 2 Internt bruk, burde ikke stå på listen over ledige 1 Kommer ikke inn på eiendommen 1 Bygning står som aktiv med leietaker, men ledig 1 Sum 38 Fant ikke utleieenheten i systemet innebærer at det ikke var mulig å finne utleieenheten igjen i Facility Station ut i fra opplysningene på listen over aktive/ledige utleieenheter. Opplysninger som identifiserer de ulike utleieenhetene bør legges inn i FS slik at en unngår et personavhengig og dermed sårbart system. Rogaland Revisjon har på bakgrunn av gjennomgangen følgende anbefalinger: Regnskapsmessige forhold: Kommunen må være oppmerksom på bortfall av momskompensasjon ved utleie av kommunale bygg. Kontraktsmessige forhold: Kommunen bør gjennomgå aktive leieforhold og reforhandle utløpte/ikke eksisterende kontrakter. For å unngå ytterligere leietap bør kommunen gjennomgå sine aktive leieforhold og sikre at indeksregulering blir utført i alle tilfeller hvor ikke annet er kontraktsfestet. Kommunen bør i hyppigere grad benytte seg av tidsbestemte kontrakter slik at varslingssystemet i FS kan utnyttes og prisene dermed reguleres. Kommunen bør oppdatere sitt interne regelverk for utleie av næringsbygg. Herunder kan kommunen vurdere å inkludere kommunale avgifter, forsikring og andre relaterte kostnader i husleien til alle leieforhold. På den måten vil kommunen redusere arbeidet med å viderefakturere nevnte utgifter. Bruken av IKT-systemet FS: Redusere personavhengighet og sårbarhet ved å registrere alle opplysninger om angående, herunder den avgiftsmessige situasjonen. Kommunen bør utnytte funksjonen for automatisk indeksregulering av leieprisene i samsvar med konsumprisindeks og kontrakt. Kommunen bør av kontrollhensyn loggføre endringer i Facility Station i løpet av året. Kommunen bør endre leiestatus straks det skjer innflyttinger og utflyttinger. Husleier næringsbygg - 3 - Stavanger kommune

2 Innledning 2.1 Bakgrunn, formål og problemstillinger Bakgrunnen for prosjektet er at tidligere års regnskapsrevisjon har gitt indikasjoner på at det ikke er full kontroll innen utleie av næringsbygg. Kontrakter har ikke blitt funnet ved gjennomgangen, det har blitt avdekket flere forhold av manglende indeksregulering av leien, og det har blitt avdekket forhold hvor leietaker ikke dekket minimumsleien. Alle næringsbygg er i dag lagt inn i Facility Station - kommunens datasystem - for å få bedre kontroll og oversikt. Denne rapporten er av den grunn vinklet inn mot utleie av næringsbygg og om Stavanger Eiendom, etter omleggingen, har full oversikt over ledige lokaler til enhver tid. Bygg for utleie gir ifølge lov om kompensasjon av merverdiavgift ikke rett til kompensasjon. Oversikt over avgiftssituasjonen på kommunens bygg er fraværende. Dette innebærer at kommunen kan tape store beløp dersom bruksendringer blir foretatt uten at en vet noe om avgiftssituasjonen for bygget. Formålet med prosjektet er å kartlegge rutinene for utleie av næringsbygg og kontrollere om kommunen går glipp av inntekter. Mandat for gjennomføring av prosjektet ble vedtatt av kontrollutvalget i møte 22.1.2008. I tillegg til formålet, framgår det av kontrollutvalgets bestilling at følgende problemstillinger skal besvares: Overholdes gjeldende regelverk for utleie av næringsarealer i Stavanger kommune? Er bokføringen korrekt på området dersom det for eksempel gis subsidiert husleie til lag og foreninger? Har det blitt bedre oversikt og ryddigere forhold etter at FS ble tatt i bruk på området, herunder om kommunen har full oversikt over ledige lokaler til enhver tid? 2.2 Revisjonskriterier og metode Revisjonskriteriene er krav eller forventninger som brukes for å vurdere funnene i undersøkelsene. Revisjonskriteriene skal være begrunnet i, eller utledet av, autoritative kilder innenfor det reviderte området, for eksempel lovverk og politiske vedtak. I dette prosjektet er følgende kriteriegrunnlag anvendt: Kommunens regelverk for utleie av næringsarealer God kommunal regnskapsskikk Husleieloven Lov om merverdiavgift Lov om kompensasjon av merverdiavgift for kommuner og fylkeskommuner Andre kommunale vedtak innenfor området Metodisk er det benyttet gjennomgang av data i Facility Station, relevant regnskap, kommunale saker og vedtak, og gjeldende regelverk. I tillegg er det benyttet samtaler og spørsmål per e-post/telefon med nøkkelpersoner i Stavanger Eiendom og juridisk seksjon i Bymiljø og utbygging (BMU). En nærmere omtale av kriterier, metode og kildehenvisninger ligger i rapportens vedlegg. Vår samlete vurdering er at metodebruk og kildetilfang har gitt et tilstrekkelig grunnlag til å besvare de problemstillinger kontrollutvalget vedtok, som svar på prosjektets formål. Husleier næringsbygg - 4 - Stavanger kommune

3 Faktabeskrivelse 3.1 Innledning Stavanger eiendom forvalter ca. 350 næringseiendommer og ca. 2.500 boliger som samlet utgjør ca. 750 000 kvm. Kommunen antar at den samlede bygningsmassen har en verdi på mer enn 12 milliarder kroner. 3.1.1 Definisjon på næringsbygg Saksbehandlerne i Stavanger Eiendom (SE) oppfatter betegnelsen næringsbygg som et utydelig begrep. Dette begrunner de med at kommunen ikke driver med kommersiell utleie av lokaler, men at den leier ut overskuddslokaler i den grad den har det tilgjengelig. Deres definisjon på den typen næringsbygg som denne rapporten omhandler er; det som ikke er bolig eller internleie. Kommunens saksbehandlere på området er av den oppfatning at utleie av næringslokaler tilhører kommunens sekundærvirksomhet, og er av den grunn ikke like godt organisert som utleie av kommunale boliger. Eiendomsmassen som omtales i denne rapporten består i stor grad av overflødige områder som kommunen ikke har lyst til å avhende. Kommunen leier ut enkelte lokaler til næringsformål, som Sandvigå 24. Utleie her er imidlertid hovdsakelig til kunstere i etableringsfasen. Kommunen oppgir at den har ingen normale næringslokaler. 3.2 Omfang Per 14.05.09 hadde kommunen totalt 366 utleieenheter som kan karakteriseres som næringsbygg. Av disse var 214, dvs. 58 %, aktive/utleid. I Facility Station har kommunen delt inn sin totale eiendomsmasse i følgende kontraktstyper: Administrasjonsbygg Barnehage Bolig ordinær Idrettsbygg Næring scannet Parkering Sandvigå 24 Skole Tabell 3-1 under viser kommunens næringsbygg for utleie fordelt på type eiendom totalt og aktive per 14.5.2009. Tabell 3-2: Antall utleieenheter - totalt og aktive - fordelt på type eiendom per 14.05.09. Type eiendom Totalt (antall "næringsenheter") Aktive (antall "næringsenheter") Aktive (%) Administrasjonsbygg 33 14 42 % Barnehage 3 0 0 % Næring scannet 125 100 80 % Parkering 64 41 64 % Sandvigå 24 84 52 62 % Skole 57 7 12 % Totalt 366 214 58 % Husleier næringsbygg - 5 - Stavanger kommune

Stavanger Eiendom sine leieinntekter for lokaler var per 31.12.2008 totalt kr 18.209.669 fordelt på kr 2.370.089 på ansvar 400000 (Stavanger Eiendom) og kr 15.839.580 på ansvar 400030 (SE Forvaltningsavdeling). Per 30. juni 2009 var tilsvarende leieinntekter totalt kr 6.955.162. Det vil si 45 % av fjorårets leieinntekt. 3.3 Formelle forhold Tabell 3-3: Utvikling i leieinntekter for lokaler og lignende År Leieinntekter 2002 16 750 912,63 2003 11 617 978,66 2004 21 256 095,06 2005 15 341 544,00 2006 20 071 446,66 2007 12 980 011,00 2008 18 209 669,27 2009 8 204 709,06 3.3.1 Kommunens prinsipper for utleie av kontor- og forretningsbygg Kommunens gjeldende prinsipper for utleie av kontor- og forretningsbygg ble vedtatt 29.10.1996. Med kontor- og forretningsbygg mentes i denne sammenheng alle bygninger som Bygge-, bolig- og eiendomsavdelingen i 1996 hadde ansvaret for, med unntak av boligene. Stavanger Eiendom ble etablert i 2001. I den forbindelsen ble eiendomsforvaltningen inndelt i en bestiller utfører rolle, hvor Stavanger Eiendom har bestillerfunksjon og Stavanger Byggdrift KF og Stavanger Natur- og idrettsservice KF en utførerrolle. Organisasjonsendringen medførte at det i dag er Stavanger Eiendom (SE) som har ansvaret for forvaltning/utleie av næringsbygg. I grove trekk kan kommunens prinsipper for utleie av kontor- og forretningsbygg oppsummeres slik: Utleieprisen skal settes til markedspris. Leiebeløpet skal reguleres hvert år i henhold til Statistisk Sentralbyrås konsumprisindeks. Foreninger/lag/ideelle organisasjoner mv. kan gis leiereduksjon dersom utleieeiendommen på grunn av art, kvalitet, geografisk plassering, reguleringsmessige forhold m.v. ikke er egnet til annen bruk, eller ikke har kommersielt potensial. Kunstnere i etableringsfasen kan gis leiereduksjon. Avtaleperioden kan maksimalt settes til tre år. For eiendommer med en spesiell art, eksempelvis Byhaugkafeen og Vålandstårnet, kan det innvilges leiereduksjon/ fastsettes en symbolsk leie for å oppnå en bruk av eiendommen som kommer allmennheten til gode og som sikrer en forsvarlig forvaltning av eiendommen. Minimumsleie på kr 1.000 per år for alle leieforhold. For forvaltningsavtaler kan leien settes til kr 0, men slik at kommunens utgifter til avgifter og forsikring uten unntak dekkes av leietaker. For en fullstendig utgave av kommunens prinsipper for utleie av kontor- og forretningsbygg, se vedlegg. 3.3.2 Husleieloven Husleieloven 1 regulerer plikter og rettigheter i forholdet mellom leier og utleier. For å sikre leietakerne visse minimumsrettigheter, er loven ufravikelig til fordel for leieren, jfr. Husleieloven 1-2. Ufravikeligheten gjelder dog kun utleie av bolig. Ved utleie av lokale, eksempel- 1 Lov av 1999-03-26 nr. 17: Lov om husleieavtaler Husleier næringsbygg - 6 - Stavanger kommune

vis næringslokaler, kan loven med enkelte unntak - fravikes i avtale, jfr. 1-2,2. ledd. Dette innebærer at husleielovens krav til blant annet leieregulering kan fravikes i avtale. Hvis et leieforhold fortsetter i mer enn tre måneder etter utløpet av den avtale leietid, uten at utleieren skriftlig har oppfordret leieren til å flytte, er leieavtalen gått over til å være tidsubestemt. Når en husleiekontrakt utløper er det Husleieloven som regulerer leieforholdet videre. 3.3.3 Momskompensasjon Ifølge lov om kompensasjon av merverdiavgift 4, 3. ledd gir ikke bygg for utleie rett til kompensasjon. Det gis heller ikke rett til fradrag for inngående mva, jfr. Merverdiavgiftsloven 5a og 21. Dersom et bygg/anlegg i utgangspunktet oppføres og benyttes til eget bruk, vil alle kostnadene gi rett til kompensasjon. Dersom bygget/anlegget brukes innenfor egen momspliktig virksomhet vil det bli fradrag for inngående mva etter merverdiavgiftsloven. I de tilfeller hvor bygget/anlegget senere leies ut dette gjelder ikke for boliger med helse- og sosialformål - må det foretas justering av kompensasjonsbeløpet 2. Tilbakeføring av momskompensasjon gjelder ved bruksendringer i inntil 9 år etter utløpet av det år anskaffelsen ble foretatt. Ifølge forskrift om kompensasjon av merverdiavgift 6 skal det ved endring i bruk eller overdragelse av bygg, anlegg eller annen fast eiendom justeres for kompensert merverdiavgift som ytes ved anskaffelsen, fremstillingen, eller utførelsen, herunder om- eller påbygninger, dersom kompensert merverdiavgift ved dette utgjør minst kr 100 000. Det skal ikke foretas justering de årene hvor endringen i bruken er mindre enn ti prosentpoeng i forhold til fradragsprosenten ved justeringsperiodens begynnelse. Dersom et bygg brukes både innenfor og utenfor lov om mva-kompensasjon er det bare antatt bruk innenfor loven som gir rett til mva-kompensasjon. Hvis mindre enn 5 % av et bygg faller utenfor loven, anses dette som ubetydelig, og samme avgiftsregler kan benyttes for hele bygget. Dersom bygget/anlegget brukes innenfor momspliktig virksomhet vil det bli fradrag for inngående mva etter merverdiavgiftsloven. Tilbakeføring gjelder også her. Kommunen er pliktig til enhver tid å ha full oversikt over avgiftssituasjonen. Dette gjelder også kommunens bygningsmasse. Kommunen må holde oversikt over mva-kompensasjon og bruk av kommunenes bygningsmasse slik at en unngår å komme i en situasjon hvor en må tilbakebetale mva-kompensasjon etter en bruksendring. 3.4 Overholdelse av regelverk Revisjonen har på stikkprøvebasis kontrollert 25 %, dvs. 54 av kommunens aktive utleieforhold som karakteriseres som næring per 14.5.2009. Følgende kontrollhandlinger er utført: Foreligger det gyldig kontrakt? Har leieforholdet en fornuftig utleiepris? Overholdes minimumsleien på kr 1.000 per år? Er det foretatt leieregulering i samsvar med kontrakt? Er det foretatt riktig utfakturering? Er det foretatt riktig registrering i regnskapet? 2 Veiledningshefte, Innføring av en generell momskompensasjonsordning i kommunesektoren (utarbeidet av Deloitte Advokatfirma på oppdrag av KS) Husleier næringsbygg - 7 - Stavanger kommune

Resultatet av kontrollen oppsummeres i tabell 3-4 nedenfor: Tabell 3-4 Resultat av kontroll av aktive utleieforhold Antall Prosent Gyldig kontrakt 32 59 % Ingen kontrakt 12 22 % Kontrakt utgått 6 11 % Ikke funnet i systemet 2 4 % Oppført som aktiv, men utflyttet 2 4 % Sum 54 100 % Andre kontrollpunkter Antall Prosent Tidsubestemte kontrakter 41 76 % Under minimumsleie på kr 1.000 per år 13 24 % Mangler regulering iht. kontrakt 18 33 % Feil utfakturering 0 0 % Feil bokføring 0 0 % Ingen kontrakt innebærer at det ikke eksisterer signert kontrakt, mens kontrakt utgått innebærer at det foreligger en signert tidsbestemt kontrakt som har utløpt. 76 % av kontraktene i stikkprøveutvalget var tidsubestemt. Dette innebærer at flere av kontraktene som var gyldige også var tidsubestemt. I disse tilfellene var det kontraktsfestet at leieforholdet løper til en av partene sier det opp. 3.4.1 Kontrakt Det foreligger ingen form for standardkontrakt som benyttes ved alle utleieforhold av næringseiendom, men det er Husleieloven som ligger til grunn for kontraktene. Det er kun ved leieforholdene i Sandvigå 24 at det benyttes standardkontrakter. Disse kontraktene arkiveres manuelt. Alle kontraktene blir utarbeidet gjennom forhandlinger med jurist. Stavanger Eiendom uttrykker at det hadde vært en fordel om det fantes en standardkontrakt, men mener det er vanskelig ettersom kommunen har så mange ulike utleieenheter. 59 % av de kontrollerte leieforholdene i stikkprøveutvalget hadde en leiekontrakt som var i orden. I 22 % av tilfellene i stikkprøveutvalget forelå det derimot ingen kontrakt, mens i 11 % av de kontrollerte leieforholdene var kontrakten utgått. 76 % av leieforholdene i stikkprøveutvalget var tidsubestemt. I 57 % av disse tilfellene er det tidsubestemte leieforholdet kontraktfestet. I de resterende tilfellene har kontraktene utløpt og ikke blitt reforhandlet, eller det foreligger ingen kontrakt i det hele tatt. Resultatet av kontrollen samsvarer med regnskapsrevisjonen som ble utført på området både i 2007 og 2008. 3.4.2 Pris Ifølge kommunens egne prinsipper for utleie av forretningseiendommer skal disse i utgangspunktet leies ut til markedspris. I samme regelverk er det også gitt en rekke årsaker til at markedsleie kan avvikles. Dette kan være tilfeller hvor kommunen ser det som en fordel at leietaker tar vare på eiendommen. Det kan også være spesielle grupper av mennesker som kan få redusert leie, slik som for eksempel ulike typer foreninger/lag/ideelle organisasjoner, kunstnere i etableringsfasen etc. Husleier næringsbygg - 8 - Stavanger kommune

Ifølge Stavanger Eiendom blir hovedregelen om markedspris svært sjelden praktisert. Leieprisen til kultur- og sentrumsrelaterte leietakere blir for eksempel satt ut i fra de løpende kostnadene på bygget. Leieprisen fastsettes hovedsakelig ut i fra skjønn med utgangspunkt i hva formålet med leien av eiendommen er og i hvilken stand den er i. Nye kontrakter har rapporteringsplikt hvert år angående vedlikehold. Mange av kommunens utleielokaler er det ifølge Stavanger Eiendom ikke økonomisk lønnsomt å oppgradere slik at de kan leies ut til fornuftige priser. I slike tilfeller setter ofte kommunen heller en leiepris tilnærmet null mot at leietaker betaler vedlikeholdskostnadene som oppstår. Eksempelvis betaler SIF Håndballklubb alle kostnadene som oppstår i sine leide lokaler ved Mosvannet/ Tjensvollkrysset for å leie lokalet. Å kartlegge nivået på markedsprisene på de ulike lokalene og eiendommene kommunen har, krever vurdering av hvert enkelt utleieforhold i forhold til størrelse, beliggenhet, standard osv. Kartlegging av markedspriser er ikke utført i forbindelse med denne rapporten. Båtfeste og parkeringsplass antas i hvert tilfelle å ligge godt under markedspris. Kr 492 og kr 2.880 i året for henholdsvis båtfeste på Hundvåg og parkeringsplass på Tjensvolltorget antas å være lavere enn markedspris. Til sammenligning fakturerer Stavanger Parkering sine kunder for ca. kr 3.500 i halvåret for parkeringsplass i sentrum (for eksempel Jorenholmen). Båtfeste skal ifølge Stavanger Eiendom bli friområde når leietakerne går bort, men kommunen har ingen kontroll over om de går i arv. Hvis familien til avdøde leietaker gir beskjed om at de ønsker at den skal gå i arv blir båtfeste derimot fratatt. Ifølge kommunens prinsipper for utleie av kontor- og forretningsbygg er det fastsatt en minimumsleie på kr 1.000 per år for alle leieforhold. For forvaltningsavtaler kan leien derimot settes til kr 0, dog slik at kommunens utgifter til avgifter og forsikring uten unntak dekkes av leietaker. Stikkprøvekontrollen av kommunens aktive leieforhold viste at 24 % av leieavtalene hadde en utleiepris på mindre enn kr 1.000 i året. Dette gjelder hovedsakelig båtfeste og forskjellige leieforhold som har en leiepris på kr 0. I nye kontrakter vil vanligvis kommunale avgifter, forsikring og andre utgifter i forbindelse med eiendommen være inkludert i husleien. I eldre kontrakter blir derimot faktura for forsikring og kommunale avgifter først sendt til kommunen som deretter må viderefakturere til kundene. 3.4.3 Leieregulering Ifølge kommunens interne prinsipper for utleie av kontor- og forretningsbygg punkt 3 bør leiebeløpet reguleres med minimum 80 % av endringen i Statistisk sentralbyrås konsumprisindeks. Leiekontraktene skal inneholde opplysninger om hvordan husleien skal reguleres. Ved lik økning som konsumprisindeksen blir dette ifølge Stavanger Eiendom lagt direkte inn i Facility Station (FS). Systemet henter opplysninger direkte fra SSB og oppdaterer automatisk til rett tid. Andre prisendringer blir gjort manuelt av saksbehandlerne i Stavanger Eiendom. Det eksisterer ingen alarmsystem i FS som gjør det mulig å legge inn en huskelapp om prisendring og lignende. Alarm er kun mulig når kontrakter utløper. Det er imidlertid mulig å registrere flere leieperioder med ulik pris. Husleier næringsbygg - 9 - Stavanger kommune

Alle som har tilgang til leiemodulen i kommunen kan endre leieprisene som ligger i systemet. Ca. 10 stk. i kommunen har slik tilgang. Saksbehandler i Stavanger Eiendom gjennomfører en manuell kontroll i slutten av året i forhold til om det er gjennomført feilaktige endringer. Dette er eneste kontrollrutine. I FS er det kun mulig å se siste endring. Produsentene av FS kan ta ut en logg over alle endringer som er gjort i systemet. Kommunen har aldri bedt om en slik loggrapport. I 33 % av tilfellene i stikkprøveutvalget av aktive leieforhold var det ikke foretatt leieregulering det siste året. I de aller fleste av disse tilfellene har det ikke blitt foretatt indeksregulering siden kontraktene har blitt inngått. Resultatet av kontrollen støttes av regnskapsrevisjonen som har blitt utført på området i årene 2004 til 2008. Gjennomgangen i 2004 viste blant annet at det kun var eiendommer som ble utfakturert årlig som rutinemessig ble gjennomgått og indeksregulert. Eiendommer som ble utfakturert månedsvis, kvartalsvis eller halvårlig var ikke blitt indeksregulert siden 2002. Revisjonen fikk den gang beskjed om at forholdet skulle gjennomgås i forbindelse med omlegging av rutiner for nytt datasystem for forvaltning, drift og vedlikehold (FDV) av kommunale eiendommer. De siste års gjennomgang viser derimot at rutinene på området ikke er forbedret selv om det nye FDV-systemet FS er tatt i bruk. 3.4.4 Utfakturering og bokføring Forretningseiendommer utfaktureres månedlig, kvartalsvis, halvårlig eller årlig. Det kjøres en fil direkte fra FS til SK-regnskap som står for utfakturering. FS har en sikkerhetsventil i forhold til at systemet kontrollerer om noen har blitt utfakturert for mye eller for lite i henhold til kontrakt, og korrigerer i så tilfellet dette i slutten av året. I tilfeller hvor husleien er endret og det ikke er skrevet ny kontrakt, eller at økningen i huseleien ikke går automatisk, vil ikke sikkerhetsventilen oppdage dette. Av den grunn gjennomfører saksbehandler i Stavanger Eiendom en manuell kontroll. Utfakturering av flere leieforhold til Stavanger Natur- og Idrettsservice og Stavanger Byggdrift KF har vært fraværende i flere år. Foretakene avsetter skyldig husleie i balansen. Stavanger Eiendom er informert om forholdet og revisjonen har fått beskjed om at dette skal prioriteres. Gjennomgangen av 25 % av kommunens aktive utleieforhold per 14.05.09 avdekket ingen feil på verken fakturering eller bokføring. Dette støttes av regnskapsrevisjonen som ble utført på området både i 2007 og 2008. 3.4.5 Subsidiert husleie til lag og foreninger I mai 2009 er det ti forskjellige lag og foreninger som leier næringsbygg av Stavanger kommune. Tabell 3-5 under gir en oversikt over hvilke lag og foreninger som leier næringsbygg av kommunen per 14. 05.09: Tabell 3-5 Lag og foreninger som leier næringsbygg i Stavanger kommune per 14.05.09 Lag/organisasjon Leieobjekt Pris per år Stavanger Idrettsforening Håndball Henrik Ibsens Gate 59 0 Stiftelsen Mosvangen Speiderhus Henrik Ibsens Gate 23 B 108 Stavanger Astronomiske Forenig Byhaugkafeen 722 Husleier næringsbygg - 10 - Stavanger kommune

Nasjonalforeningen i Stavanger Låve/hovedbygg - Ågesundtunet 10 000 Stavanger Natur og ungdom Sandvigå 24 12 636 Vesterlen krets av Norges Speiderforbund Lokaler i Haugåstunet sykehjem 15 220 Naturvernforbundet i Rogaland Sandvigå 24 19 512 Norges Musikkorpsforbund Rogaland Sandvigå 24 (ca. 52 m2) 37 678 Stavanger Kajakklubb Sandvigå 24 (204,6 m2) 50 000 Stavanger Tennisklubb Tennishall 550 000 Utleienivået i tabellen ovenfor varierer fra kr 0 til kr 550.000 i året. Eksempelvis har SIF Håndballklubb en husleie på kr 0, men må derimot betale alle kostnadene som oppstår i sine leide lokaler som vilkår for å leie. I kommunens regnskap for 2008 og 2009 er det ikke registrert utbetaling av noen form for tilskudd til noen av lagene og foreningene i tabellen ovenfor. Det er kun registrert husleie. Hvorvidt utleienivået kan karakteriseres som subsidiert husleie eller ikke krever kontroll av utleieobjektene med hensyn på størrelse, beliggenhet, kvalitet osv. Det foreligger få slike opplysninger i Facility Station. Eksempelvis var det kun oppgitt areal i 2 av utleieenhetene i Sandvigå 24 i tabellen ovenfor. Vi antar allikevel at husleiene som er tilnærmet lik 0 inneholder en form for støtte/subsidiering til det enkelte lag forening. 3.5 Fagsystem Facility Station (FS) Fagsystemet Facility Station (FS) brukes av hele Stavanger Eiendom. Systemet ble tatt i bruk fra 1.1.2006 og inneholder 3 : Eiendomsregister Styringssystem for drift og vedlikehold Byggeregnskap Utleiemodul for utleie av boliger og andre bygninger FS skal kunne gi full oversikt til enhver tid, og sikre effektiv forvaltning av kontraktene. Hele eiendomsmassen kan legges inn med all den informasjon en trenger. Systemet kan varsle når midlertidige brukstillatelser er i ferd med å gå ut. Det samme gjelder utleie og feste. Ifølge saksbehandler i juridisk seksjon i BMU er det mulig å ta ut en oversikt fra FS over hvor det er ledig så lenge eiendommen er utleibar. Det kan være vanskeligheter med å se hvor lenge utleieenheten har stått ledig ettersom historikken på de enkelte eiendommene ikke alltid er oppdatert. Dette kontrolleres manuelt av saksbehandlerne, men det kan være vanskelig å følge opp. Ledige utleielokaler/områder har ifølge saksbehandler i BMU aldri blitt markedsført. Da fagsystemet Tips ble brukt tok revisjonen i forbindelse med regnskapsrevisjonen stikkprøver på næringsbygg som hadde stått ledig over lang tid for å finne årsaken. Stikkprøvene viste at Stavanger Eiendom stort sett hadde kontroll på dette, til tross for at årsakene til at enkelte eiendommer ikke var utleid, ikke fremgikk av Tips. Revisjonen har på stikkprøvebasis gjennomgått 25 % av kommunens utleieforhold som var registrert som utflyttet på oversikten mottatt fra kommunen per 14.05.09. Hensikten med gjennomgangen var å kontrollere om utleieenhetene faktisk var ledige. I tilfeller hvor eiendommen har stått ledig lenge ble det også undersøkt om det var oppgitt årsak. Resultat av gjennomgangen oppsummeres i tabell 3-6 under. 3 Kilde: Stavanger kommunes årsberetning for 2006. Husleier næringsbygg - 11 - Stavanger kommune

Tabell 3-6: Kontroll av oversikt over ledige lokaler per 14.05.2009 Antall Prosent OK 11 29 % Fant ikke utleieenheten i systemet 22 58 % Utleid 2 5 % Internt bruk, burde ikke stå på listen over ledige 1 3 % Kommer ikke inn på eiendommen 1 3 % Bygning står som aktiv med leietaker, men ledig 1 3 % SUM 38 100 % Fant ikke utleieenheten i systemet innebærer at det var umulig for revisjonen å finne utleieenheten i FS på grunn av manglende opplysninger om bygningen. Det står for eksempel kun Sandvigå 24 eller Henrik Ibsens gate 23 B på listen. Det var ingen opplysninger om areal eller rom nummer og lignende på listen eller i kontraktene til forrige leietakere som kan identifisere utleieenhetene. I 5 % av tilfellene i stikkprøveutvalget var utleieobjektene leid ut på nytt uten at de hadde skiftet status til utleid på listen over aktiv/utflyttet. Kontrollen av aktive leieforhold som ble oppsummert i tabell 3-3 i avsnitt 3.4 avdekte at to av leieforholdene var avsluttet selv om de var registrert på listen som aktive. I ett tilfelle i stikkprøveutvalget over ledige lokaler var utleieobjektet registrert som utleid med navn på leietaker. Leiekontrakten til nevnte leietaker i FS var derimot registrert som utflyttet. Årsaken til at eiendommen står ledig var i svært få tilfeller registrert i FS. Resultatet av kontrollen støttes av regnskapsrevisjonen utført på området i både 2007 og 2008. Husleier næringsbygg - 12 - Stavanger kommune

4 Revisjonens vurderinger og anbefalinger Vårt overordnede inntrykk er at kommunen ikke har utnyttet potensialet som ligger i Facility Station, og at det foreligger en del svakheter i rutinene når det gjelder utleie av næringsbygg. 4.1 Overholdelse av regelverk Vi spurte: Overholdes gjeldende regelverk for utleie av næringsarealer i Stavanger kommune? Og er bokføringen korrekt på området dersom det for eksempel gis subsidiert husleie til lag og foreninger? Revisjonen har på stikkprøvebasis kontrollert 25 %, dvs. 54 av kommunens aktive utleieforhold som karakteriseres som næringsbygg per 14.05.09. Følgende kontrollhandlinger ble utført: Foreligger det gyldig kontrakt? Har leieforholdet en fornuftig utleiepris? Overholdes minimumsleien på kr 1.000 per år? Er det foretatt leieregulering i samsvar med kontrakt? Er det foretatt riktig utfakturering? Er det foretatt riktig registrering i regnskapet? Vi vil nedenfor oppsummere våre funn og presentere våre vurderinger i forhold til de utførte kontrollhandlingene. Resultatene av kontrollen samsvarer med regnskapsrevisjonen som er utført på området både i 2007 og 2008. Kontrakter Det foreligger ingen form for standardkontrakt som benyttes ved alle utleieforhold av næringseiendom i kommunen. Dette kompliserer arbeidet med økning av husleie. Gjennomgangen av 25 % av kommunens aktive utleieforhold avdekte at det i 22 % av tilfellene i stikkprøveutvalget manglet kontrakt, mens i 11 % av de kontrollerte leieforholdene var kontrakten utgått. 76 % av utleieavtalene i stikkprøveutvalget hadde et tidsubestemt leieforhold. Dette innebærer at flere av kontraktene som var gyldige også var tidsubestemt. I disse tilfellene var det kontraktsfestet at leieforholdet løper til en av partene sier det opp. Kommunen bør gjennomgå alle sine aktive leieforhold og reforhandle/ skrive nye kontrakter i tilfeller hvor det er nødvendig, slik at det foreligger gyldig leiekontrakt for alle leieforhold. Pris Hovedregelen om markedspris i kommunens prinsipper for utleie av forretningseiendommer blir svært sjelden praktisert. Leieprisen fastsettes hovedsakelig ut i fra skjønn med utgangspunkt i hva formålet med leien av eiendommen er og i hvilken standard den er i. Revisjonen er av den oppfatning at kommunens utleiepriser på sine næringseiendommer generelt sett ligger under markedspris. Husleier næringsbygg - 13 - Stavanger kommune

Ifølge kommunens interne regelverk skal det fastsettes en minimumsleie på kr 1.000 per år for alle leieforhold. I stikkprøveutvalget bestående av 25 % av kommunens aktive utleieforhold hadde 24 % av leieforholdene en utleiepris på mindre enn kr 1.000 i året. Ettersom prinsippet om markedspris og minimumsleie på kr 1.000 ikke praktiseres bør kommunen oppdatere sitt interne regelverk slik at det samsvarer med ønsket praksis. Kommunen bør også inkludere kommunale avgifter, forsikring og andre utgifter i forbindelse med utleieforholdet i husleien. På den måten kan de redusere arbeidet knyttet til viderefakturering av nevnte utgifter. Leieregulering Ifølge kommunens interne prinsipper for utleie av kontor- og forretningsbygg bør leiebeløpet reguleres med minimum 80 % av endringen i Statistisk sentralbyrås konsumprisindeks. I 33 % av tilfellene i stikkprøveutvalget av aktive leieforhold var det ikke foretatt indeksregulering det siste året. I de aller fleste av disse tilfellene har det ikke blitt foretatt indeksregulering siden kontraktene ble inngått. Husleieøkning i takt med konsumprisindeksen kan legges direkte inn i Facility Station slik at økningen skjer automatisk. Kommunen bør gjennomgå alle sine aktive leieforhold og sikre at indeksregulering blir utført i alle tilfeller hvor ikke annet er kontraktsfestet. Revisjonen har stipulert verdien på kommunens totale tapte leieinntekt grunnet fraværende indeksregulering til å være i overkant av kr 70 000 per år. I beregningen har vi tatt utgangspunkt i leieinntekten til de 18 (33 %) leieobjektene i stikkprøveutvalget som ikke var blitt indeksregulert. Videre har vi antatt at 33 % tilsvarende andelen i stikkprøveutvalget - av kommunens totale aktive leieforhold ikke har blitt regulert. Endringen i konsumprisindeksen fra august 2008 til august 2009 på 1,9 % er lagt til grunn for beregningen. 17 av de 18 leieobjektene i stikkprøveutvalget som ikke var blitt indeksregulert har ikke blitt regulert siden 1.1.2006. FS ble tatt i bruk fra 1.1.2006 og vi har derfor ikke mulighet til å kontrollere om utleieobjektene har blitt regulert før den tid. Leietapet for kommunen grunnet manglende indeksregulering siden 2006 på disse 17 utleieobjektene utgjør anslagsvis i overkant av kr 90 000. Dersom en kan generalisere resultatet til å gjelde alle kommunens aktive utleieforhold (54 per 14.5.2009), er verdien på kommunens totale leietap grunnet fraværende indeksregulering siden 2006 i underkant av kr 300 000. Endringen i konsumprisindeksen fra januar 2006 til januar 2009 på 7,3 % er lagt til grunn for beregningen. Bedre oppfølging av leieregulering i henhold til konsumprisindeksen og kontrakter kan dermed ha en positiv effekt på kommunens leieinntekter. Husleieøkning i takt med konsumprisindeksen kan legges direkte inn i FS slik at økningen skjer automatisk. Kommunen bør gjennomgå alle sine aktive leieforhold og sikre at indeksregulering blir utført i alle tilfeller hvor ikke annet er kontraktsfestet. Facility Station har et varslingssystem som kan gi beskjed når en kontrakt utløper. Bruk av varslingssystem og inngåelse av flere tidsbestemte leiekontrakter vil dermed kunne gi kommunen økte leieinntekter. Ca. 10 saksbehandlere/personer i Stavanger Eiendom har mulighet til å endre utleieprisene i Facility Station. Produsentene av Facility Station har mulighet til å ta ut en loggføring over Husleier næringsbygg - 14 - Stavanger kommune

hvilke endringer som er gjort i løpet av året. Kommunen bør be systemprodusentene om en slik loggføring slik at de kan fange opp feil og eventuelle misligheter. Utfakturering og bokføring Facility Station har en sikkerhetsventil i forhold til at systemet kontrollerer om noen har blitt utfakturert for mye eller for lite i henhold til kontrakt, og korrigerer i så tilfelle dette i slutten av året. Utfakturering av flere leieforhold til Stavanger Natur- og Idrettsservice og Stavanger Byggdrift KF har vært fraværende i flere år. Dette skal ifølge Stavanger Eiendom prioriteres. Gjennomgangen av 25 % av kommunens aktive utleieforhold avdekte derimot ingen andre feil på verken fakturering eller bokføring. Med unntak av faktureringsrutinen i forhold til de kommunale foretakene anses rutinene på området som tilfredsstillende. I mai 2009 var det ti forskjellige lag og foreninger som leide næringslokaler av kommunen. Utleienivået til de ti lagene og foreningene varierte fra kr 0 til kr 550.000 i året. Mange av kommunens leietakere dekker alle kostnadene som oppstår i sine leide lokaler som vilkår for å leie. Hvorvidt utleienivået kan karakteriseres som subsidiert husleie eller ikke krever kunnskap om utleieobjektene og full informasjon om hvilke utgifter leietakerne har i forbindelse med vedlikehold av bygninger osv. En slik undersøkelse er ikke utført i forbindelse med denne rapporten. Revisjonen savner at slike opplysninger er tilgjengelige i Facility Station. Til tross for at enkelte av kommunens lokaler er i dårlig stand, vil de alltid ha en viss verdi og dermed også en viss leieverdi. Det er derfor etter revisjonens syn snakk om subsidiering av husleien som bør bruttoføres. Det kan imidlertid være vanskelig å finne nivået på subsidieringen. Kommunen bør registrere flere opplysninger om eiendommen og vilkår for å leie i Facility Station slik at det er mulig for nyansatte/vikarer og lignende å forvalte eiendommene på en effektiv måte. 4.2 Innføring av nytt fagsystem Facility Station (FS) Vi spurte: Har det blitt bedre oversikt og ryddigere forhold etter at Facility Station ble tatt i bruk på området, herunder om kommunen har full oversikt over ledige lokaler til enhver tid? Pr. 14.05.09 hadde kommunen totalt 366 utleieenheter som kan karakteriseres som næringsbygg registrert i FS. Av disse var hele 42 % registrert som ledige. Hele eiendomsmassen kan legges inn i FS med all den informasjon kommunen trenger. Ifølge Stavanger Eiendom er det mulig å ta ut en oversikt i FS over hvor det er ledig så lenge eiendommen er utleibar. Revisjonen mottok en slik rapport 14.05.09. Revisjonen har på stikkprøvebasis gjennomgått 25 % av kommunens utleieforhold som var registrert som utflyttet pr. 14.05.09 for å kontrollere om utleieenhetene faktisk var ledige. I 5 % av tilfellene i stikkprøveutvalget var utleieobjektene leid ut på nytt uten at de hadde skiftet status til aktiv på listen over aktive/utflyttet. Kontrollen av aktive leieforhold beskrevet i avsnitt 3.4 og 4.1 avdekte at to av leieforholdene var avsluttet til tross for at de var registrert på listen som aktive. Det er viktig at kommunen endrer status i FS umiddelbart etter at det skjer innflyttinger/utflyttinger. Arealer som står tomme og kan leies ut, vil kunne generere økte leieinntekter til kommunen. Husleier næringsbygg - 15 - Stavanger kommune

Hele 58 % av utleieenhetene i stikkprøveutvalget var det umulig for revisjonen å finne igjen i FS ut i fra opplysningene som sto på listen over aktive/utflyttet. Det står for eksempel kun Sandvigå 24 eller Henrik Ibsens gate 23B på listen. Det er mulig å legge inn opplysninger om areal, rom nummer og lignende i FS slik at en kan identifisere utleieenhetene. Revisjonen er av den oppfatning at det meste av denne typen informasjon kun besittes av saksbehandlerne i Stavanger Eiendom, og er ikke registrert i FS. Systemet blir av den grunn svært personavhengig og dermed sårbart. Kommunen bør registrere alle opplysninger angående utleieenhetene i FS slik at den kan utnytte systemet mest mulig effektivt. Kommunen må til enhver tid ha full oversikt over avgiftssituasjonen på kommunens bygningsmasse. Dette for å unngå å komme i en situasjon hvor kommunen må tilbakebetale momskompensasjon på grunn av en bruksendring av bygget. 4.3 Våre anbefalinger Rogaland Revisjon har følgende anbefalinger: Regnskapsmessige forhold: Kommunen må være oppmerksom på bortfall av momskompensasjon ved utleie av kommunale bygg. Kontraktsmessige forhold: Kommunen bør gjennomgå aktive leieforhold og reforhandle utløpte/ikke eksisterende kontrakter. For å unngå ytterligere leietap bør kommunen gjennomgå sine aktive leieforhold og sikre at indeksregulering blir utført i alle tilfeller hvor ikke annet er kontraktsfestet. Kommunen bør i hyppigere grad benytte seg av tidsbestemte kontrakter slik at varslingssystemet i FS kan utnyttes og prisene dermed reguleres. Kommunen bør oppdatere sitt interne regelverk for utleie av næringsbygg. Herunder kan kommunen vurdere å inkludere kommunale avgifter, forsikring og andre relaterte kostnader i husleien til alle leieforhold. På den måten vil kommunen redusere arbeidet med å viderefakturere nevnte utgifter. Bruken av IKT-systemet FS: Redusere personavhengighet og sårbarhet ved å registrere alle opplysninger om angående, herunder den avgiftsmessige situasjonen. Kommunen bør utnytte funksjonen for automatisk indeksregulering av leieprisene i samsvar med konsumprisindeks og kontrakt. Kommunen bør av kontrollhensyn loggføre endringer i Facility Station i løpet av året. Kommunen bør endre leiestatus straks det skjer innflyttinger og utflyttinger. Husleier næringsbygg - 16 - Stavanger kommune

5 Rådmannens kommentarer Følgende uttalelse til rapporten er mottatt: Innledning Forvaltningsrevisjonen som her foreligger avdekker noen og bekrefter mange problemstillinger omkring utleien av lokaler som ikke benyttes i kommunes kjernevirksomhet. For ordens skyld kan det være greit å fastslå at Stavanger kommune ikke skal og ikke eier/leier ut næringslokaler slik allmenheten vanligvis oppfatter begrepet. Kommunen bruker næring begrepet som regel på lokaler som eies, men som av ulike årsaker ikke benyttes av kommunes virksomheter eller til boligutleie. Dette innebærer at næringsutleien hovedsakelig består av overskuddslokaler det ikke er hensiktsmessig å selge, lokaler som er ervervet med utbyggingsformål, eller lokaler som er kjøpt med andre samfunnsmessige formål. Felles for alle er at det å fastsette markedsverdi på utleien er svært vanskelig. Videre er det slik at mange av leiekontraktene ikke er enkeltstående i seg selv, men en del av større sak. Det er også slik at mange av kontraktforholdene er av eldre dato. Ca 70 stk er inngått på 90- tallet, og ca 30 stk er av enda eldre dato. Organisering Forvaltningsansvaret for denne eiendomsgruppen er delt i 2. Juridisk sekson i BMU har ansvar for inngåelser og oppsigelser av leieforhold, mens Stavanger eiendom har ansvar for oppfølging og fakturering, samt nødvendige bygningstekniske forhold. Videre ivaretar SK-regnskap utsending av faktura og innkreving av leie basert på fakturafiler levert fra fagsystemet FacilityStation Kommentarer til elementer i rapporten Merverdiavgift Rådmannen har iverksatt en felles kartlegging for å få oversikt over kommunens avgiftssituasjon. Arbeidet har høy prioritet. Det er iverksatt kartlegging ut mot virksomhetene med tilbakemelding innen utgangen av oktober. Det forventes at en tilnærmet fullstendig oversikt vil foreligge ved utgangen av året og at denne vil danne grunnlag for riktig vurdering av avgiftssituasjonen. Kontraktsvilkår/pris Mange av kontraktsvilkårene kan være lite hensiktsmessige og økonomisk ufordelaktige for kommunen. Det foreligger likevel en avtale kommunen skal forholde seg til. Reforhandlinger vurderes kontinuerlig opp mot kapasitet og økonomisk gevinst. Leieregulering Leieregulering er en del av kontraktsvilkårene. Vanligvis, og på alle nye kontrakter, er regulering etter konsumprisindeksen tatt med i vilkårene. Det forekommer imidlertid på eldre kontrakter at de er uten klausul om regulering. Dette har av Stavanger eiendom tildligere vært tolket slik at det regulering ikke skulle foretas. Det er imidlertid slik at alle leieforhold er regulerbare dersom ikke det motsatte er bestemt. Der er avtalefrihet om forholdet slik at avtalens ordlyd går foran loven, men der hvor avtalen er taus gjelder loven. Aktuelle kontrakter vil bli gjennomgått på nytt og korrekt regulering vil bli gjennomført Husleier næringsbygg - 17 - Stavanger kommune

Subsidiert husleie Stavanger eiendom skal være mest mulig nøytrale i sin eiendomsforvaltning. Dette gjøres enklest ved at lokaler leies ut til markespris, også til lag og foreninger. Når dette som regel fravikes skyldes det leieforholdets formål og begrunnelse. Vedlikeholdsansvaret tas også med i leieprisvurderingen. Det er også på mange eiendommer i det hele tatt vanskelig å finne noen markedspris i og med at det ikke kan finnes alternativ bruk. For at det da skal være aktivitet i eiendommene blir en nødt til å se på foreningens økonomi og kommunes utgifter for å finne et leienivå som er akseptabelt for begge parter Overføring av data fra tidligere fagsystem Problemstillingen fant ikke utleieenheten i systemet er nært knyttet til overgangen mellom forrige fagsystem (TIPS) og dagens fagsystem (FS). En rekke leiekontrakter som ble overført mistet eller manglet koblingen mellom eiendom og kontrakt. Mesteparten av dette er det ryddet opp i, men for i underkant av 40 leieforhold har det vært vanskelig å finne orginalkontrakten. Disse er derfor blitt liggende i systemet uten korrekt tilknytning. Å lete etter disse kontraktene i flere forskjellige arkiver er svært tidkrevende og har ikke kunnet prioriteres. Selve faktureringen av leieforholdene antas imidlertid å være ganske korrekt. Ny politisk sak om prinsipper for utleie Gjeldende reglement for Utleie av kontor- og forretningsbygg ble vedtatt i daværende BBE- utvalg i 1996. Selv om det innholdsmessige fremdeles er tilfredsstillende, ser rådmannen for seg at en revisjon av dette og en politisk bekreftelse av praksisen vil være nyttig. Det vurderes derfor å fremmes en ny prinsippsak om utleie for kommunalstyret i løpet av 2010. Med hilsen Inger Østensjø rådmann Leidulf Skjørestad direktør saksbeh: Jostein Ellingsen Husleier næringsbygg - 18 - Stavanger kommune

6 Vedlegg Om forvaltningsrevisjon I kommunelovens 77.4 pålegges kontrollutvalgene i fylkeskommunene og kommunene å påse at det årlig gjennomføres forvaltningsrevisjon. Forvaltningsrevisjon innebærer systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Lovens bestemmelser er nærmere utdypet i revisjonsforskriftens kapittel 3 og kontrollutvalgsforskriftens kapittel 5. Revisjon i norsk offentlig sektor omfatter både regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon, i motsetning til i privat sektor hvor kun regnskapsrevisjon (finansiell-) er obligatorisk. Rogaland Revisjon IKS utfører forvaltningsrevisjon på oppdrag fra kontrollutvalget i kommunen. Arbeidet er gjennomført i henhold til NKRF sin standard for forvaltningsrevisjon, RSK 001. Denne rapport er utarbeidet av revisor Therese Kristiansen under ledelse av oppdragsleder Tore Kristensen, og gjennomgått av fagansvarlig for forvaltningsrevisjonen Bård Humberset. Kilder Husleieloven Stavanger kommunes regnskap for 2002 til 31. mai 2009 Prinsipper for utleie av kontor- og forretningsbygg i Stavanger kommune Stavanger kommunes hjemmeside; Stavanger Eiendom Lov om kompensasjon av merverdiavgift Veiledningshefte; Innføring av en generell momskompensasjonsordning i kommunesektoren Prinsipper for utleie av kontor- og forretningsbygg (Sak nr. BBE960203 BBE-utvalget 29.10.96) Sakens bakgrunn Bygge-, bolig- og eiendomssjefen la i BBE-utvalgets møte 14.10.96 frem foreløpigs sak om prinsipper for utleie av kontor- og forretningsbygg. Saken ble tatt til orientering og endelig saksfremlegg ble vedtatt fremlagt i neste møte. BBE-sjefen vil med dette fremme forslag om hvordan avdelingens utleie av kontor- og forretningsbygg skal prissettes. Med kontor- og forretningsbygg forstås i denne sammenheng alle bygninger avdelingen har ansvaret for med unntak av boligene. Hovedregel markedspris Det foreslås innført som prinsipp at leien i utgangspunktet alltid settes til markedspris. Prinsippet begrunnes bl.a. med at en forsvarlig forvaltning av kommunens eiendomsmasse krever at leietaker normalt betaler en leie som samsvarer med markedet. BBE-sjefen vil for øvrig understreke at det ikke er avdelings primæroppgaver å yte tilskudd i form av sterkt subsidierte lokaler til virksomheter som burde få sine tilskudd over andre budsjetter. Med hensyn til den konkrete leiefastsettelse, vil denne avhenge av en rekke faktorer som beliggenhet, sentrumsnærhet, profilering, bygningens/lokalenes bygningsmessige standard, sol- og lysforhold, adkomst, parkeringsmuligheter, reguleringsmessige forhold m.v. Ofte vil det være hensiktsmessig å ta utgangspunkt i en takst over eiendommen. Som en del av taksten vil det bli foretatt en utleievurdering som angir takstmannens ansettelse av normal årsleie ved utleie av eiendommen/lokalene slik de fremstår den dato takst foretas. Endelig leie fastsettes etter forhandlinger. Ved forhandlingene må leien i enkelte tilfeller kunne reduseres. Det tenkes da i første rekke på tilfeller der leietaker må gjennomføre betydelige investeringer i eiendommen. Det må videre kunne forsvares at leien i enkelte særskilte typetilfeller reduseres mot at leietaker pålegges et større vedlikeholdsansvar enn husleielovens normalregel tilsier. Den avtalte leie bør for øvrig reguleres med minimum 80 % av endringen i Statistisk sentralbyrås konsumprisindeks. Unntak leiereduksjon Innføring av markedspris som prinsipp ved utleie av kontor- og forretningsbygg vil innebære en rekke søknader om leiereduksjon. Spørsmål blir da i hvilken utstrekning slik reduksjon skal gis. Husleier næringsbygg - 19 - Stavanger kommune