Fitjar kommune Sekretariat for kontrollutvalet Til Kommunestyret Vår sakshandsamar: Kari Marie Nygard Dykkar ref.: Vår ref: 2014/23 Vår dato: 08.10.2015 Partsbrev vedr. framlegg til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeid for 2016 Vedlagt følgjer partsbrev med framlegg til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2016. Kontrollutvalet legg med dette fram sitt framlegg til budsjett for 2016, og ber om at dette følgjer sak med budsjettarbeid fram til handsaming i kommunestyret. Med helsing Hogne Haktorson kontrollsjef Kari Marie Nygard seniorrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Kopi til: Ordførar Rådmann Utvalsleiar Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon 55239406 Mobil 91664183 - E-postadresse: kari.nygard@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva.
Side 2/4 Arkivsak: 151 Arkivnr: 2014/23-29 Sakshandsamar: Kari Marie Nygard Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Fitjar kommune 30/15 30.09.2015 Framlegg til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeid for 2016 Samandrag Av Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner finn ein i 18 formuleringa om at kontrollutvalet skal utarbeide framlegg til budsjett for kontroll-, tilsyns- og revisjonsarbeidet i kommunen: 18. Budsjettbehandlingen Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. I tråd med dette fremjar kontrollutvalet sitt forslag til budsjett for 2016. I budsjettframlegget bereknar kontrollutvalet kostnad med dei oppgåver budsjettet skal dekka. «Veileder til KOSTRA» skildrar og kva funksjon 110 kontroll og revisjon, skal dekka: «Utgifter og inntekter knyttet til kommunenes kontrollutvalg etter kommuneloven 77 og revisjon etter kommuneloven 78. Herunder møtegodtgjørelser og andre utgifter knyttet til møteavvikling i kontrollutvalget, utgifter knyttet til kontrollutvalgssekretariatet, og utgifter knyttet til regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Funksjonen omfatter ikke administrative internkontrollsystemer som er underlagt administrasjonssjefen.» Drøfting: For revisjonstenestene er det teke utgangspunkt i gjeldande revisjonsavtale. Budsjettert kostnad med revisjon skal dekka både arbeid med rekneskapsrevisjon og anna revisjonsarbeid, t.d. prosjekt innan forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. I budsjettframlegget er revisjonskostnader delt på tre postar. Ein post for kostnader med rekneskapsrevisjon og ein post for oppdrag bestilt av kontrollutvalet ut frå godkjende planar, og ein post for planarbeid 2016. Det siste vil vera ein ekstra kostnad for 2016, då det er pålagt at kommunane skal utarbeide slike planar det første året i ny valperiode. Vedr. kostnader med revisjonstenester er det lagt til konsumprisauke. Vidare er det lagt til grunn at det vanlegvis er 5 møter i kontrollutvalet for året, med om lag like stor saksmengde som eit vanleg år. Det er vidare lagt inn kostnader med kurs / opplæring for medlemmane i kontrollutvalet og servering på utvalsmøta. Elles er det lagt inn møtegodtgjersle og tapt arbeidsforteneste i tråd med godtgjerslereglementet til kommunen. Om oppgåvene til kontrollutvalet: I forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar står det dette i 10:
Side 3/4 10 Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. 13. Selskapskontroll Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Formuleringane i desse paragrafane viser at hovudoppgåvene til kontrollutvalet er å gjennomføra prosjektarbeid ut frå dei planar som kommunestyret har vedteke. I starten av ny valperiode skal det, i tråd med regelverket, utarbeidast nye planar for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Det er lagt inn eigen post for dette i budsjettframlegget. Det bør og vera rom for å starte opp prosjekt innan forvaltningsrevisjon og / eller selskapskontroll i løpet av 2016. Ut frå gjeldande planar vil prosjektarbeid krevje ei ramme på omlag 300 timar for kommunar med Fitjar kommune sin storleik. Det er og lagt inn i budsjettet ein post for ekstra tiltaksmidlar. Dette er midlar som er tenkt til ev. ad-hoc oppgåver, til dømes tiltak som måtte koma til utanom prosjekt frå planane og til utgreiingar som kontrollutvalet finn naudsynt å gjennomføra undervegs i året. Bakgrunnen for slike ekstra oppgåver kan t.d. vera medieoppslag eller bestillingar frå kommunestyret som ikkje står i godkjend plan, eller henvendingar frå innbyggarar. Ettersom det vert valt nytt kontrollutval hausten 2015, er det lagt inn midlar til folkevaldopplæring i 2016. Prisen for tenestene sekretariatet gjer for kontrollutvalet er regulert i tråd med kostnadsutviklinga som går fram av Statistisk Sentralbyrå sin indeks for andre tenester med arbeidsløn som dominerande prisfaktor. Jmf. avtale mellom Fitjar kommune og Hordaland fylkeskommune datert 11.03.08. I 2014 hadde Hordaland fylkeskommune ein gjennomgang av grunnlaget for dagens timepris, for å sikre at fylkeskommunen ikkje kryss-subsidierar kommunane dei er sekretariat for. I budsjettforslaget for Fitjar kommune er det lagt opp til at denne prisjusteringa først kjem frå 01.01.2017. Konklusjon: På slik bakgrunn tilrår sekretariatet at kontrollutvalet godkjenner framlegget til budsjett. Budsjettframlegget skal så følgja sak med budsjettarbeid fram til handsaming i kommunestyret. Det er kommunestyret som skal gjera endeleg vedtak når det gjeld budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i Fitjar kommune. Forslag til vedtak Kontrollutvalet godkjenner budsjettforslaget slik det ligg føre. Budsjettforslaget skal følgja sak med budsjettarbeid fram til handsaming i kommunestyret. Kommunestyret gjer endeleg vedtak om budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2016. Saksprotokoll i kontrollutvalet - 30.09.2015 Handsaming i møtet: Budsjettpostar i forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet vart gjennomgått og drøfta. Kontrollutvalet ønskte ikkje å endra på nokon av budsjettpostane. Det vart peika på at det er viktig å styrkja budsjettet for kontrollutvalet for 2016 for å få sikra godt arbeid med planar som er pålagt, og sameleis når det gjeld folkevaldopplæring første året i ny valgperiode. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke.
Side 4/4 Vedtak: Kontrollutvalet godkjenner budsjettforslaget slik det ligg føre. Budsjettforslaget skal følgja sak med budsjettarbeid fram til handsaming i kommunestyret. Kommunestyret gjer endeleg vedtak om budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2016. Hogne Haktorson kontrollsjef Kari Marie Nygard seniorrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Vedlegg: Budsjettforslag for kontrollutvalet i Fitjar kommune for 2016
Budsjettforslag for kontrollutvalet i Fitjar kommune for 2016 Konto Tekst Budsjett 2014 Rekneskap 2014 Budsjett 2015 Budsjett 2016 Merknad 10803 Godtgjersle folkevalde kr 42 000 kr 27 918 kr 42 000 kr 47 817 Leiar kr. 31.878,- og medl. kr. 797,- pr.møte 10804 Tapt arbeidsforteneste kr 10 000 kr - kr 10 000 kr 10 000 10804 Feriepenger tapt arbeidsforteneste kr - kr - kr - kr 1 200 Delsum kr 52 000 kr 27 918 kr 52 000 kr 59 017 10990 Arbeidgiveravgift (AGA) kr 7 332 kr 3 936 kr 7 332 kr 8 321 Delsum kr 59 332 kr 31 854 kr 59 332 kr 67 338 11008 Faglitteratur / abonnement kr 2 000 kr 2 000 kr 2 000 kr 2 000 11152 Servering møter / kurs kr 2 500 kr 1 942 kr 2 500 kr 2 500 11500 Kurs og etterutdanning kr 25 000 kr 4 564 kr 25 000 kr 15 000 11500 Folkevaldopplæring for kontrollutvalet kr - kr - kr 20 000 11600 Skys/kostgodtgjersle kr 20 000 kr 340 kr 20 000 kr 20 000 11600 Andre reiseutgifter / utlegg kr - kr 226 kr - kr 500 11951 Kontingent kr 1 300 kr 1 300 kr 1 300 kr 1 400 12702 Andre konsulentten./ ekstra tilt.midlar kr 50 000 kr - kr 50 000 kr 50 000 13500 Kjøp fylkeskom. sekretariatstenester kr 106 000 kr 99 757 kr 103 000 kr 112 500 13700 Revisjonstenester reknesk.revisjon kr 113 870 kr 113 870 kr 117 000 kr 120 510 13700 Revisj.tenester forvaltn.rev./selsk.kon kr 135 168 kr 38 605 kr 141 400 kr 351 642 13700 Planarbeid 2016 kr - kr - kr - kr 164 100 Fagkonferansar Folkevaldopplæring Reise ifm. Konferansar / folkevaldopplær. Andre reiseutgifter / utlegg Forum for Kontroll og Tilsyn Uforutsette prosjekt utanom vedtekne planar Inkludert konsumprisauke m/ tillegg konsumprisauke Forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Utarbeiding av planar første år etter valg Delsum kr 455 838 kr 262 604 kr 462 200 kr 860 152 14290 Meirverdiavgift kr 128 400 kr 64 438 kr 128 400 kr 214 353 17290 Moms-kompensasjon kr -128 400 kr -64 438 kr -128 400 kr -214 353 Total budsjettramme kr 515 170 kr 294 458 kr 521 532 kr 927 489