Saksbehandling i ephorte Outlook
Workshop Hvordan gjøre arbeidshverdagen lettere og mer effektiv ved bruk av ephorte Outlook. Kamilla Røssland (seniorkonsulent, EVRY) Nina Farahi (seniorkonsulent, EVRY)
Saksbehandling og arkivering fra mailboksen Visjonen er at saksbehandleren skal oppfatte ephorte Outlook som en naturlig forlengelse og komplettering av funksjonaliteten i Outlook. Brukeren skal kjenne seg igjen i grensesnittet og vi bruker derfor innebygde Outlook-funksjoner og ikoner alle steder det lar seg gjøre og er naturlig. Fokus på å tilgjengeliggjøre det saksbehandleren har behov for. Enklere og raskere saksbehandling, søk/ gjenfinning og arkivering.
Funksjoner Logg på Arkivknappen Besvare inngående post Sende et notat Søkemapper Brukerstøtte (selvdiagnostisering, send logfil og sletting av ephorte Outlook katalog under AppData) Hvordan finne installert ephorte Outlook versjon: http://ephorte.info/index.php/losningssenter/item/251-hvordan-finneinstallert-ephorteoutlook-versjon
Nyheter e-læring i ephorte Outlook (arkivarbeid, saksbehandling og systemadministrasjon) Nettkurs ephorte Søk Feilretting, forbedringer og ny funksjonalitet kommer fortløpende i nye versjoner. Informasjon om dette er alltid tilgjengelig på ephorte.info: http://ephorte.info/
ECM brukerstøtte Hvordan komme i kontakt med brukerstøtte? Vi har dyktige konsulenter som står klar for å hjelpe dere. Kontakt oss gjennom kundeportalen dersom dere har spørsmål eller ønsker å bestille oppdrag. For å kunne registrere en sak i Service Manager, må du logge på kundeportalen med personlig brukernavn og passord. Brukernavnet skal være lik e-postadresse. Pålogging: https://kundeportal.evry.com/applikasjoner E-guide som veileder deg i bruk av systemet: http://ewiz.no/363.guide
ECM brukerstøtte Sekundært meldes brukerstøttesaker til telefon 815 33 050, innvalg 5 eller e-post: EEkundestotte@evry.com Henvendelser som angår pålogging og bruk av vårt supportsystem HP Service Manager, samt kundeportal applikasjoner sendes til e-post: Servicedesk.stavanger@evry.com Dersom du trenger hjelp til innlogging, for eksempel ved glemt passord, kan du ringe telefonnummer 23 14 46 46. Nyttig ephorte informasjon: http://ephorte.info/
Funksjonsoversikt Ny e-post o Opprette ny arkivverdig e-postforsendelse som knyttes til saksmappe. o Velg U (utgående), N, X (internt notat) eller Y (mappedokument). o Tilknytt maler. Eksporter e-post o Står på en e-post som skal importeres. Bruker må søke fram saksmappe hvor e-post skal lagres.
Funksjonsoversikt Arkiv o Snarvei til visning av saksdokument, saksmapper og søkemapper. Oppdater nye søk eller maler med Last ned fra ephorte. Logg på med ny rolle. I tillegg er det mulig å lage e-post logg om feil til intern brukerstøtte. Saksdokumenter - oversikt o Alle relevante dokument (JP) tilknyttet via predefinerte søk blir lastet ned. (Flere enn «Mine saksdokumenter») Funksjoner for et saksdokument o Oppbevare data o Lage merknader o Avskrive / besvare
Funksjonsoversikt Saksmapper - oversikt o Her er alle relevante saker for brukeren. (Saksbehandler, tilknytning, predefinerte søk, flere enn «Mine saker».) Funksjon for sak o Oppdatere data o Lage merknader o Videresende sak som e-post
Funksjonsoversikt Søkemapper o Denne funksjonen viser oversikt over alle viktige søk som saksbehandler og leder trenger for de dagligdagse gjøremål. Om det finnes søk som heter (eksempler) o Egne konsept - er det dokument under arbeid. o Egne restanser - er ubesvarte innkomne dokument. Menyvalg for lederrollen o Funksjoner som fordeling ansees som lederfunksjon. Slike valg er ikke skjult for saksbehandlerrollen.