KONKURRANSE- GRUNNLAG

KONKURRANSE- GRUNNLAG KONKURRANSE MED FORHANDLING FOR KJØP AV MEGLERTJENESTER

INNHOLDSFORTEGNELSE OPPDRAGET... 3 1.1 Oppdragsgiver... 3 1.2 Anskaffelsens formål og omfang... 3 1.3 Fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen... 4 1.4 Kontrakt... 4 1.4.1 Kontraktsperiode... 4 1.4.2 Kontraktsbestemmelser... 4 1.5 Kunngjøring... 4 1.6 Tilleggsopplysninger... 4 1.7 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget... 4 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 5 2.1 Prosedyre... 5 2.2 Tilbudsfrist... 5 2.3 Innlevering av tilbud... 5 2.4 Ønsket presentasjonsform... 5 2.5 Vedståelsesfrist... 6 2.6 Deltilbud... 6 2.7 Alternative tilbud og minstekrav... 6 2.8 Tilbudsbefaring/tilbudskonferanse... 6 2.9 Opplysningsplikt... 6 2.10 Taushetsplikt... 6 2.11 Dekning av kostnader ved deltakelse i konkurransen... 6 2.12 Offentlighet... 6 2.13 Leverandørens tidligere oppdrag for oppdragsgiver... 7 2.14 Forbehold... 7 3 KRAV TIL LEVERANDØRENE... 7 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav... 7 3.2 Obligatoriske og ufravikelige krav... 7 3.3 Andre kvalifikasjonskrav... 7 3.3.1 Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 8 3.3.2 Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 8 3.3.3 Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige og markedsmessige kvalifikasjoner... 8 4 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE... 9 4.1 Registrering og åpning av tilbud... 9 4.2 Gjennomføring av forhandlinger... 9 4.3 Tildelingskriteriene... 9 4.4 Tildeling av kontrakt, begrunnelse og karensperiode... 10 VEDLEGG... 10 Konkurransegrunnlag konkurranse med forhandling under EØS-terskelverdi 2

OPPDRAGET 1.1 Oppdragsgiver Oslo kommune v/ Oslo kemnerkontor, heretter kalt oppdragsgiver, innbyr til konkurranse med forhandling i forbindelse med anskaffelse av meglertjenester. Oslo kemnerkontor er en kommunal etat underlagt byrådsavdeling for finans. Oslo kemnerkontor er med ca. 300 ansatte landets største skatteoppkrever. Kemnerkontorets hovedoppgaver er: Regnskapsføring og fordeling av skatt og arbeidsgiveravgift Innkreving av skatt og arbeidsgiveravgift Kontroll av arbeidsgivere Informasjon til arbeidsgivere og skattytere Regnskapsføring og innkreving av kommunale avgifter og parkeringsgebyr og kommunal inkasso Legatforvaltning saksbehandling og forvaltning av kommunens legatvirksomhet Oslo kemnerkontor er i dag lokalisert i Pilestredet 33. Dagens leiekontrakt utløper 31.12.2017. Oppdragsgivers kontaktperson: Navn : Ingrid Glenndal E-postadresse : ingrid.glenndal@kem.oslo.kommune.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. 1.2 Anskaffelsens formål og omfang Oslo kemnerkontors husleieavtale utløper 31.12.2017. I den forbindelse skal det etableres en ny husleieavtale for ca. 280 ansatte i Oslo. Oslo kemnerkontor skal derfor gjennomføre en anskaffelse av meglertjenester. Anskaffelsens formål er å inngå avtale for kjøp av meglertjenester, tekniske, merkantile og juridiske rådgivningstjenester. Dette omfatter blant annet å utarbeide og kvalitetssikre kravspesifikasjon inkludert bistand til valg av kontorløsning, gjennomføre eiendomssøk, bistå/lede forhandlinger og utarbeide ny husleieavtale for Oslo kemnerkontor. Vi viser til kravspesifikasjonen (vedlegg 1) for en detaljert oversikt. Som opsjon ønskes tilbud på tilleggstjenester for prosessen fra signering av kontrakt og frem til innflytting i nye lokaler (se kravspesifikasjon). Vi ønsker å inngå avtale med èn leverandør. Konkurransegrunnlag konkurranse med forhandling under EØS-terskelverdi 3

1.3 Fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen Planlagt uke Aktivitet 22 Tilbudsutlysning 24 Tilbudsfrist 25 Tilbudsevaluering som grunnlag for utplukk av leverandør til forhandling 25-26 Forhandlinger 26 Valg av tilbud og utsendelse av tildelingsbrev 27-30 Karensperiode 31-32 Kontraktsinngåelse 35 Oppstart av kontrakt Ovenstående fremdriftsplan er tentativ. 1.4 Kontrakt 1.4.1 Kontraktsperiode Tjenesten skal utføres med oppstart ultimo august/primo september 2014 og frem til husleiekontrakt er undertegnet. Ved bruk av opsjonen for tilleggstjenester for prosessen fra signering av kontrakt og frem til innflytting i nye lokaler vil kontraktsperioden avtales nærmere. 1.4.2 Kontraktsbestemmelser Avtaleforholdet vil bli regulert av vedlagte standardkontrakt, se vedlegg 3. 1.5 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN, se www.doffin.no. 1.6 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes Tilleggsopplysning i konkurranse Meglertjenester, og sendes til oppdragsgivers kontaktperson. Det oppfordres om at spørsmål til konkurransegrunnlaget rettes til oppdragsgivers kontaktperson senest 6 dager før utløpet av tilbudsfristen. 1.7 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen innleveringsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer vil bli publisert på Doffin. Konkurransegrunnlag konkurranse med forhandling under EØS-terskelverdi 4

2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Prosedyre Konkurransen gjennomføres i henhold til lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 del I og II, samt 17-3 og 18-4 i del III. I tillegg gjelder de bestemmelser som framgår av dette konkurransegrunnlaget. Konkurransen gjennomføres som konkurranse med forhandling. Ved denne prosedyreformen kan alle interesserte leverandører levere tilbud. Forhandlinger er tillatt. 2.2 Tilbudsfrist Siste frist for innlevering av tilbud er 10. juni kl. 10:00. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 2.3 Innlevering av tilbud Tilbudet skal være skriftlig og undertegnet av person(er) som har fullmakt til å forplikte leverandøren. Tilbudet skal avgis i lukket forsendelse og være merket Tilbud Meglertjenester. Tilbudet skal være på norsk og leveres i tre eksemplarer. I tillegg bes levert en utgave av tilbudet hvor det som leverandøren mener er forretningshemmeligheter, er sladdet. Tilbudet inklusiv den sladdede versjonen bes også levert elektronisk på minnepinne. Ved motstrid rangerer papirversjonen foran den elektroniske versjonen. Tilbudet skal leveres til: Navn: Oslo kemnerkontor v/ Ingrid Glenndal Adresse: Pilestredet 33 Tilbudet leveres i resepsjonen. Åpningstider er man-fre: 07:30-15:30. 2.4 Ønsket presentasjonsform Tilbudet skal leveres i A4-format, innsatt i myk ringperm med inndeling som beskrevet nedenfor. Dokumentasjon Jf. Pkt. Skilleark Signert tilbudsbrev. Jf pkt. 2.3 1 Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer) Merverdiavgiftsattest, jf. punkt 3.2 Jf pkt. 3.2 2 HMS-egenerklæring (se vedlegg 4), jf. punkt 3.2 Jf pkt. 3.2 3 Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og juridiske stilling, jf. punkt 3.3.1 Jf pkt. 3.3.1 4 Konkurransegrunnlag konkurranse med forhandling under EØS-terskelverdi 5

Dokumentasjon Jf. Pkt. Skilleark Dokumentasjon på leverandørens finansielle og Jf pkt. 3.3.2 5 økonomiske stilling, jf. punkt 3.3.2 Dokumentasjon på leverandørens tekniske og faglige Jf pkt. 3.3.3 6 kvalifikasjoner, jf. punkt 3.3.3 Leverandørens besvarelse på kravspesifikasjonen, jf. 7 vedlegg 1 Dokumentasjon ift. tildelingskriteriene, jf. punkt 4.3 Jf pkt. 4.3 8 Fullstendig utfylt prisskjema i henhold til vedlegg 2 Jf. pkt. 4.3 9 Sladdet utgave av tilbudet Jf. pkt. 2.12 10 Manglende innlevering av dokumentasjon kan medføre avvisning. 2.5 Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet til 22. august kl. 10:00. 2.6 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 2.7 Alternative tilbud og minstekrav Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud. 2.8 Tilbudsbefaring/tilbudskonferanse Det vil ikke i denne konkurransen bli avholdt tilbudskonferanse. 2.9 Opplysningsplikt Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom leverandør eller tilbud avvises, samtlige tilbud forkastes eller konkurransen avlyses. 2.10 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. forvaltningsloven 13. 2.11 Dekning av kostnader ved deltakelse i konkurransen Enhver kostnad som tilbyder pådrar seg i forbindelse med konkurransen og eventuell kontraktsinngåelse, dekkes av tilbyder. 2.12 Offentlighet Leverandørene bes levere en utgave av tilbudet hvor det som leverandøren mener er forretningshemmeligheter er sladdet. Ved begjæring om innsyn skal oppdragsgiver uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. Konkurransegrunnlag konkurranse med forhandling under EØS-terskelverdi 6

2.13 Leverandørens tidligere oppdrag for oppdragsgiver Dersom leverandøren har gitt råd ved utarbeidelsen av spesifikasjonene i denne konkurransen, vil han kunne være utelukket fra å delta, jf. forskrift om offentlige anskaffelser 3-8. 2.14 Forbehold Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget (forbehold mot grunnleggende elementer). Tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold vil bli avvist. Andre forbehold skal være presise og entydige, slik at oppdragsgiver kan vurdere og prise disse. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer). Tilbud som inneholder forbehold som medfører at tilbudet ikke lar seg sammenligne med øvrige tilbud, vil bli avvist. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 3 KRAV TIL LEVERANDØRENE 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Det er kun leverandører som er funnet kvalifisert som vil få sine tilbud evaluert. 3.2 Obligatoriske og ufravikelige krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatteog merverdiavgiftsinnbetaling Dokumentasjonskrav Skatteattest for henholdsvis skatt og merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 måneder gamle. Attestene fås ved henvendelse til det lokale skatteoppkreverkontor eller til skattekontoret. Leverandøren skal oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS) Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. HMS- egenerklæring i utfylt og signert stand. 3.3 Andre kvalifikasjonskrav Oppfyllelse av de obligatoriske kravene ovenfor og kvalifikasjonskravene nedenfor er en forutsetning for videre deltakelse i konkurransen. Konkurransegrunnlag konkurranse med forhandling under EØS-terskelverdi 7

3.3.1 Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal være et Norske selskaper: Firmaattest lovlig etablert foretak Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert Leverandøren må ha tillatelse til å drive eiendomsmegling Dokumentasjon på retten til å drive eiendomsmegling iht lov om Eiendomsmegling 1-2, jf 2.1 3.3.2 Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha Foretakets 3 siste årsregnskap inklusive noter, styrets økonomisk kapasitet til å årsberetninger og revisjonsberetninger, samt nyere gjennomføre opplysninger som har relevans for foretakets oppdraget/kontrakten regnskapstall. Kreditvurdering/-rating ikke eldre enn 6 måneder Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjonen oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 3.3.3 Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige og markedsmessige kvalifikasjoner Krav Dokumentasjonskrav Det kreves solid erfaring fra tilsvarende oppdrag 3-5 referanser på arbeid som er utført i løpet av de siste tre år på tilsvarende oppdrag. Oppdragsgiver gis fullmakt til å kontakte referansene. Det skal gis en kort beskrivelse av virksomheten, herunder selskapets historikk og en beskrivelse av dagens virksomhet, inkludert organisering og antall medarbeidere. Konkurransegrunnlag konkurranse med forhandling under EØS-terskelverdi 8

4 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE 4.1 Registrering og åpning av tilbud Innleveringstidspunkt skal påføres tilbudene etter hvert som de kommer inn. Leverandøren har krav på skriftlig bekreftelse på at tilbudet er innlevert. Tilbudsåpning vil finne sted 10. juni kl. 12.00. Leverandørene får ikke være tilstede ved åpningen. 4.2 Gjennomføring av forhandlinger Konkurransen tillater forhandlinger med de kvalifiserte leverandørene som har levert tilbud og gjelder alle sider ved de innleverte tilbudene. Det vil bli ført forhandlinger med 3-5 leverandører. Forhandlingen vil forløpe i flere faser og redusere det antall tilbud som det skal forhandles om. Reduksjon vil skje på bakgrunn av de oppgitte tildelingskriterier. En første reduksjon på bakgrunn av tildelingskriteriene kan skje i forkant av forhandlingene. 4.3 Tildelingskriteriene Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris 40 % Ferdig utfylt prisskjema Kvalitet Spisskompetanse Oppdragsforståelse/ gjennomføringsevne for oppdraget 60 % Den som skal lede oppdraget skal kunne vise til gode resultater fra tilsvarende oppdrag. Leverandør skal ved CV-er dokumentere kompetanse og minimum 5 års erfaring som megler for tilbudt personell for dette oppdraget. Gjennomførte oppdrag skal angis med navn på oppdragsgiverne og størrelse på oppdragene. Leverandørens besvarelse på kravspesifikasjonen. Konkurransegrunnlag konkurranse med forhandling under EØS-terskelverdi 9

4.4 Tildeling av kontrakt, begrunnelse og karensperiode Leverandører som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvem oppdragsgiver vil inngå kontrakt med og begrunnelse for valget, samt få opplyst lengden på karensperiodens før kontraktinngåelse. * * * Dato: 26.05.2014 Astri Marija Rosenqvist kemner VEDLEGG Vedlegg 1: Kravspesifikasjon Vedlegg 2: Prisskjema Vedlegg 3: Kontraktsutkast Vedlegg 4: HMS-egenerklæring Konkurransegrunnlag konkurranse med forhandling under EØS-terskelverdi 10