INNKALLING TIL STYREMØTE Det innkalles herved til styremøte: Mandag den 17. februar kl. 09.30 i Rissa. Saker til behandling: SAK 01 DRØFTING NÆRINGSSELSKAP SAK 02 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL SAK 03 REFERAT OG OPPFØLGINGSSAKER SAK 04 KJØP AV OPSJONER SLAMAVTALER SAK 05 GJENNOMGANG FORSIKRINGER Denne møteinnkallingen blir også sendt til kontaktpersoner i kommunenes administrasjon, rådmennene i kommunene, representantskapets medlemmer og kommunerevisor til orientering. VARAMEDLEMMER I STYRET FÅR INNKALLINGEN, MEN MØTER BARE ETTER NÆRMERE BESKJED. Hvis et styremedlem ikke kan møte må medlemmet selv gi beskjed til sitt varamedlem og dernest varsle oss i administrasjonen. Beskjed kan gis på telefon 73858590. Mvh Kjell Sverre Tung Styreleder Ola Sørås Daglig leder
SAK 01/14 Vedlegg: Vedlegg 1 DRØFTING NÆRINGSSELSKAP Drøfting næringsselskap Saksopplysninger: I representantskapet sak 09/13 ble følgende vedtatt: 1. Fosen Renovasjon IKS oppretter et aksjeselskap som betjener næringskunder i eierkommunene. 2. Fosen Renovasjon IKS skal eie 100% av aksjene i selskapet. 3. Aksjekapital settes til 1,5 millioner kroner. Vurderinger: Opprinnelig plan var at næringsselskapet skulle settes i drift 01.04.2015. På grunn av endringer i organisasjonen til Retura Sør Trøndelag er denne prosessen framskyndet. Selskapet opprettes så raskt som mulig og overtagelse av kundeporteføljen til Retura Sør Trøndelag skjer i løpet av våren 2014. Det ansettes selger i selskapet i løpet våren 2014. Videre informasjon og drøftingsgrunnlag er vedlagt. Innstilling: Styret tar orienteringen til etterretning.
SAK 02/14 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL MØTEPROTOKOLL - STYRET I FOSEN REN. Rissa 13.12.13 kl. 09.30 11.30 Til stede : Kjell Sverre Tung, Laila Lund, Ole Hyllmark, Gro Kristiansen og Marit Rennan deltok på møte. Forfall : Andre : Ola Sørås SAK 32/13 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL Innstilling: Styret godkjenner protokollen fra møte den 31.10.2013 fra sak 27/13 til 31/13. Vedtak: Styret godkjenner protokollen fra møte den 31.10.2013 fra sak 27/13 til 31/13. SAK 33/13 REFERAT OG OPPFØLGINGSSAKER Vedtak: Styret tar referatene og orienteringene til etterretning. SAK 34/13 ÅRSPLAN/LANGTIDSAGENDA 2014 Innstilling: Styret vedtar vedlagt langtidsagenda for 2014. Langtidsagenda ble gjennomgått og oppdatert. Vedtak: Styret vedtar oppdatert langtidsagenda for 2014. SAK 35/13 GJENNOMGANG AVTALER Innstilling: Styret tar fremlagte informasjon om avtaler til orientering. Vedtak: 1. Styret ber administrasjonen legge fram egen sak om opsjon på avtalene innsamling slam og behandling slam. 2. Styret tar fremlagte informasjon om avtaler til orientering.
SAK 36/13 ETISKE RETNINGSLINJER Innstilling: Styret vedtar de framlagte etiske retningslinjer for Fosen Renovasjon. Vedlagte etiske retningslinjer ble gjennomgått og oppdatert. Vedtak: Styret vedtar de framlagte etiske retningslinjer for Fosen Renovasjon, med endringer framlagt i møtet. Underskrifter: Kjell Sverre Tung Ole Hyllmark Laila Lund Marit Rennan Gro Kristiansen
SAK 03/14 REFERAT OG OPPFØLGINGSSAKER Driftsorientering Erfaringer nye åpningstider Sykefravær 2,2% Regnskap Stort behov for reparasjon containere Stort behov for investering i nye containere. Kan bli behov for økt ramme på investeringsbudsjettet. Rissa gjenbruksstasjon (Vedlegg 2) Momenter anbud innsamling (Vedlegg 3) Det skal gjennomføres en anbudskonkurranse på innsamling renovasjon. Vedlagt er et notat med momenter som drøftes i møtet. Tilbud drift Bjugn gjenbruksstasjon Det har vært gjennomført en anbudskonkurranse på drift av Bjugn gjenbruksstasjon. Mesta AS var eneste tilbyder og ny kontrakt inngås. Oppfølging av kontrakt containertransport Det har vært en gjennomgang av kontrakt på containertransport. Informasjon i saken gis i møtet. Presentasjonsmøte skisseprosjekt sentralsorteringsanlegg 6. mars inviteres det til presentasjon av skisseprosjektet som er gjennomført. Alle styremedlemmer fra selskap som kan være aktuelle til å være med på forstudie av sentral ettersorteringsanlegg i Midt Norge blir invitert. Målsetningen med møtet er at alle får en presentasjon og at det skal være grunnlaget for en beslutning om videreføring eller ikke. Som en forberedelse til møtet gis en kort presentasjon av prosjektet. Anbud innsamling og behandling EE-avfall Miljøpartnerne og Trondheim Renholdsverk har gått sammen for å utfordre dagens system for håndtering av EE-avfall. Det er i dag produsentansvars for denne type avfall. Kommunale avfallsmottak er pålagt å ta i mot EE-avfall gratis fra husholdningskunder. Returselskapene er pålagt å hente EE-avfallet på avfallsmottakene. Detaljer angående regelverket finnes i avfallsforskriften kapittel 1. Det har fram til i dag vært returselskapene som har bestemt kjørereglene. Kommunene/IKSene mener kvaliteten på jobben som gjøres av returselskapene i dag er for dårlig, samt at den økonomiske kompensasjonen er for lav. Miljøpartnerne og Trondheim Renholdsverk har sett på ulike løsninger. Arbeidet har resultert i et felles innkjøpssamarbeid. Det er nå sendt ut anbud på innsamling og behandling av EEavfall i kommunene/iksene.
Nye skatteregler fra 2014 (vedlegg 4 og 5) På bakgrunn av en gjennomgang av norsk regelverk, mente ESA I 2013 at det var en fare for kryssubsidiering i selskaper som både driver lovpålagt og konkurranseutsatt forretningsdrift. ESA foreslo en del tiltak som burde tas inn i norsk regelverk. I sak 07/13 konkluderte Fosen Renovasjon at vi handlet i tråd med ESAs forslag. Nytt regelverk er nå satt opp og det har dukket opp nok et moment som må vurderes. Tjenester som utføres for andre kommuner skal skattelegges. Dette kan være aktuelt for slamtjenesten som Fosen Renovasjon utfører for kommunene Roan, Leksvik og Verran. Etter anbefaling fra KS, vil vi ta kontakt med skattekontoret for å søke om fritak fra skatteplikt for slamtjenesten, med bakgrunn i at tjenesten utføres til selvkost.
SAK 04/14 KJØP AV OPSJONER SLAMAVTALER Vedlegg: Ingen Saksopplysninger: Fosen Renovasjon har følgende avtaler i forbindelse med tjenesten slam: Innsamling Stokland Bilruter Kontraktsperiode 2010-2014 + 2 års opsjon (1+1) Behandling Namdal Tankrens Kontraktsperiode 2009-2013 + 2 års opsjon (1+1) Det er allerede kjøpt ett år av opsjonen på behandling av slam. Erfaringene med avtalene: Innsamling: Det var store problemer med innsamlingen i starten av perioden. Dette skyldtes både entreprenør, men også at dette var første driftsår med denne tjenesten for Fosen Renovasjon, samt at datagrunnlag som ble hentet fra kommunene var mangelfullt. Det største problemet har vært kvaliteten på tømmingen. Fosen Renovasjon mistenker entreprenør å ikke tømme tankene helt. Dette har blitt tatt opp og forholdet er vesentlig forbedret de siste årene. Dette gjenspeiles også i mengde slam som er levert til behandling. Behandling: Namdal Tankrens har ikke oppfylt kontrakten hvor det var krav om vekt på behandlingssted. Dette har blitt kompensert med en avtale med Stokland om at de skal veie på godkjent vekt. For øvrig har Fosen Renovasjon besøkt anlegget og finner ikke behandlingen kritikkverdig. Andre opplysninger: Fosen renovasjon skal ha anbud på renovasjon innsamling. Dette arbeidet er startet og ny kontraktsperiode starter 1. april 2015. Det jobbes med utvikling av forbedret navigasjonssystem for slambilene, og registrering av koordinater for alle slamtanker. Vurdering: Innsamling: Kvaliteten på arbeidet som er utført av Stokland Bilruter har blitt bedre for hvert år. Kjøp av opsjon vil derfor være et trygt valg for å kunne gi en god tjeneste til kundene. Dersom opsjon ikke benyttes må det gjennomføres en anbudsrunde i parallell med anbudet som utarbeides for renovasjon innsamling. I tillegg vil oppstart med ny entreprenør på innsamling slam og innsamling renovasjon starte samtidig. Erfaringsmessig kreves det mye oppfølging i starten på en ny kontrakt. Det vil derfor være hensiktsmessig å benytte opsjonen slik at arbeidet med innsamling renovasjon er innarbeidet før ny kontraktsperiode på innsamling slam starter. Arbeidet som gjøres med registrering av koordinater til slamtanker og utvikling av forbedret navigasjonssystem, vil gi et mye bedre datagrunnlag for et anbud. Dette arbeidet er ikke ferdig, og ved kjøp av opsjonsperioden vil vi kunne få et vesentlig bedre anbudsgrunnlag.
Behandling: Dersom begge opsjonsår benyttes på kontrakten for innsamling, vurderes det som hensiktmessig å benytte siste opsjonsår på avtalen for behandling. Vi vil da ha samme tidsplan som ved forrige anbud for behandling og innsamling. Anbudet på behandling gjennomføres året før anbudet på innsamling. Behandlingssted kan da oppgis i innsamlingsanbud for prising av transport. Innstilling: 1. Fosen Renovasjon kjøper 1. år av opsjon i kontrakt med Stokland Bilruter 2. Fosen Renovasjon kjøper 2. år av opsjon i kontrakt med Namdal Tankrens 3. Daglig leder gis fullmakt til å kjøpe 2. år av opsjon i kontrakt med Stokland Bilruter
SAK 05/14 GJENNOMGANG FORSIKRINGER Vedlegg Ingen Saksopplysninger: Selskapet skal som arbeidsgiver ha forsikringsdekning etter krav i hovedtariffavtaler (HTA), samt som ansvarlig foretak, sørge for tilstrekkelig dekning med skade- og ansvarsforsikringer. Vurdering: Gruppelivsforsikring Selskapet har i dag gruppelivsdekning i samsvar med HTA 10. Ulykke/yrkesskade Selskapet har i dag ulykkes/yrkesskadeforsikring i samsvar med HTA 11 og lov om yrkesskadeerstatning. I tillegg er de ansatte dekket ved fritidsulykker. Pensjonsforsikring Fosen Renovasjon har i dag pensjonsforsikring i henhold til krav i hovedtariffavtalen. AFP Fosen Renovasjon har AFP-ordning med 100% utjevning både fra 62-64 år og 65-67 år. Helseforsikring/Annen sykdom Selskapet har ingen helseforsikring Bygning og materiell Utstyr og bygninger på gjenbruksstasjonene som eies av Fosen Renovasjon er fullverdiforsikret i IF, med egenandel på 10 000. Begge arbeidsmaskinene/traktorer har ansvarsforsikring, fører og passasjerforsikring og bedriftsansvarsforsikring. En av traktorene er forsikret med kasko, med egenandel 4000 kr. Kontorutstyr er forsikret til 257 800 kr med egenandel på 6000 kr. IT Rekonstruksjon av data inngår som en del av IT-avtale med Fosen IKT. Bedrift og Produktansvarsforsikring Forsikret i IF med egenandel på 10 000 kr og forsikringssum på 10 000 000,- per skadetilfelle. Styreforsikring Selskapet har ikke styreforsikring. Det er undersøkt med noen andre interkommunale selskap og de har heller ikke styreforsikring. Innstilling: Styret tar fremlagte forslag til forsikringsløsning til orientering.
Vedlegg 3 Momenter anbud innsmaling Dagens avtale med Retura Sør T røndelag utløper 31.03.2015. Kontrakt på innsamling er Fosen Renovasjonstørste kontrakt. Dette er også blant de viktigste kontraktene med tanke på at kontraktør er den som oftest treffer våre kunder. Med bakgrunn i dette er det ønskelig å drøfte viktige momenter i styret. Under følger foreløpig framdriftsplan for arbeidet. Momenter: Overordnet vurdering: Servicenivå Pris Miljø Kvalitet Mulige veivalg i kommende anbudsperiode: Sentralsorteringsanlegg Utsortering av flere fraksjoner som mat, farlig avfall Anbud vs egendrift Er det ønskelig å drøfte innsamlingsanbud/forskrifter med representantskapet? Ønsker vi å forholde oss til en kontraktør eller skal det gis åpning for å gi pr is pr kommune? Skal vi be om pris på servicebiloppdrag eller ønsker vi å drifte den delen med egne folk? Alternativt kan vi sette det som opsjon. Kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier drøftes i møtet. Vedlegg 3 Styret 17. 02.201 4
Vedlegg 4 Endret regelverk skatt Skatteplikt for kommuner Det er innført skatteplikt for kommuner som utfører avfallstjenester knyttet til husholdningsavfall fra andre kommuner og næringsavfall - fra og med 1. januar 2014. Ulovlig offentlig støtte Bakgrunnen for innføringen av skatteplikten er at EFTAs overvåkningsorgan, ESA, har sagt at skattefritak for kommuner kan innebære ulovlig offentlig støtte når kommunen driver avfallshåndtering som anses som økonomisk aktivitet i EØS-avtalens forstand. ESA mener det er tilfelle når kommunen håndterer næringsavfall og husholdningsavfall fra andre kommuner. Skattepliktens omfang Per 2013 er kommuner som subjekt fritatt fra skatteplikt. Fritaket omfatter kommunale etater/avdelinger mv. eller kommunale foretak (KF). Det innebærer at kommuner, som utfører av avfallshåndteringstjenester i et marked utøver denne skattefritt, mens private aktører og kommunalt eide avfallsselskaper er skattepliktig. Fra inntektsåret 2014 er det innført skatteplikt for kommuner. Skatteplikten omfatter inntekter knyttet til kommunens avfallshåndteringstjenester som utføres i et marked. Det vil si at håndtering av husholdningsavfall fra andre kommuner og/eller næringsavfall som omfatter avfall fra private og offentlige virksomheter/institusjoner vil være skattepliktig. Alle stadier i avfallsprosessen vil omfattes av skatteplikten, herunder innsamling, transport, mottak, oppbevaring, behandling og etterkontroll. Skatteplikten vil videre gjelde for gjenvinning til nytt produkt som elektrisk energi, biogass eller fjernvarme. Det er ikke skatteplikt for håndtering av husholdningsavfall fra egne innbyggere. Eget selskap Kommunene som vil bli skattepliktig fra og med 2014 må så snart som mulig tenke gjennom hvilken konsekvens dette vil ha for avfallshåndteringen. Spørsmålet blir derfor blant annet om man skal drive denne virksomheten i egen rettslig enhet, eller skal det drives av kommunen gjennom et kommunalt foretak eller egen avdeling. Vedlegg 4
Regnskapsføring Kommuner og kommunalt eide selskaper som driver både lovpålagt og næring har krav til separat regnskapsføring eller regnskapsoppstilling. Dette er innført for å sikre og dokumentere en riktig fordeling av inntekter og kostnader mellom skattepliktig og skattefri virksomhet (mellom lovpålagt/konkurranseutsatt virksomhet), og at kryssubsidiering ikke finner sted. Selvkostprinsippet for fastsettelsen av avfallsgebyret krever også kontroll på kostnadene knyttet til lovpålagt og markedsrelaterte oppgaver. Skattemessig inngangsverdi I forbindelse med overgang til skattepliktig virksomhet må det fastsettes skattemessige inngangsverdier for eiendeler som skal inngå i den skattemessige virksomheten. Hovedregelen vil være at det er kostpris ved anskaffelsen av driftsmiddelet som skal legges til grunn. Denne kostprisen reduseres med den skattemessige avskrivningssatsen for driftsmiddelet. Eksempel: Anskaffelsesår 2012 kr 100 000 Avskrivningssats 4 % pr år kr 4 000 1.1/2013 IB kr 96 000 Avskrivning kr 3 840 1.1 2014 IB kr 92 160 som vil være skattemessig åpningsbalanse. Finansdepartementet åpner for at det kan benyttes markedsverdi dersom eiendelens verdi har endret seg siden ervervet, eller det kan være vanskelig å fremskaffe historisk kostpris. Driftsmidler som utelukkende brukes i den konkurranseutsatte skattepliktige delen avskrives på vanlig måte. Driftsmidler som brukes både i den skattepliktige og den skattefrie virksomheten, må fordeles ut fra bruken. Det bør derfor nedlegges et arbeid på dette området, slik at man får mest mulig korrekte fordelingsnøkler. Skattelovens 2-32 En rekke kommuner driver avfallshåndtering gjennom egne selskaper som har vært fritatt for skatt etter skattelovens 2-32. Dette kan ha sin bakgrunn i eldre uttalelser fra Skatteetaten. Dagens regler vil være at avfallshåndtering av kommunens husholdningsavfall vil være skattefri hvis denne delen av selskapets totale virksomhet innenfor avfallshåndtering utgjør mer enn 50 %. Den konkurranseutsatte delen av avfallsbehandlingen vil alltid være Vedlegg 4
skattepliktig etter sktl. 2-32, 2.ledd. Hvis denne delen overstiger 50 % vil all virksomhet som selskapet driver bli skattepliktig. Kloakkslam Det kan reises spørsmål om kloakkslam faller inn under skatteplikten som en del av avfallshåndteringen. Slik vi oppfatter regelverket, så regnes ikke kloakkutslipp som avfall, men kloakkslam fra rensing av kloakkutslipp vil være avfall, og må derfor etter vår oppfatning behandles etter reglene som er redegjort for ovenfor. Spørsmål? Vårt samarbeidende advokatfirma Deloitte Advokatfirma AS har lang erfaring innenfor renovasjonsbransjen. De har også spesialkompetanse innenfor skatt. Hvis ønskelig bistår de gjerne våre medlemmer i spørsmålet om skatteplikt. Til medlemspris. E-mail: rdisch@deloitte.no tlf:971 80 251/ kjohnsen@deloitte.no tlf: 99268705 Vedlegg 4
Vedlegg 5 Uttalelse fra KS Hei I utgangspunktet vil dette være en skattepliktig virksomhet og man vil være pliktig til å levere ligningspapirer. I så fall må det også foretas en fordeling av utgifter mellom den skattepliktige delen og den skattefrie delen. Tilsvarende må det også foretas en vurdering hvordan driftsmidler skal behandles innenfor den skattepliktige delen. Vå anbefaling er at man henvender seg skriftlig til skattekontoret hvor man blant annet viser til at virksomheten ikke er egnet til å gi overskudd i og med at tjenestene utføres til selvkost og samtidig også vise til fordelingsproblematikk med utgifter og driftsmidler. Det er mulig skattekontoret da vil innrømme et fritak. Er det ønskelig kan vi selvfølgelig bistå med dette. Mvh Rolf Erik Disch Advokat (H) Partner Tax & Legal Deloitte Advokatfirma AS Tel/Direct: +47 55 21 81 12 Mobile: +47 971 80 251 www.deloitte.no From: Sørås Ola [mailto:ola.soras@fosen.renovasjon.no] Sent: 31. januar 2014 13:56 To: Disch, Rolf-Erik (NO - Bergen) Cc: tone.berset@ks.no Subject: SV: Spørsmål om skatteplikt Hei, og takk for svar. Basert på dette er Fosen Renovasjon skattepliktig for tjenester på slam for andre kommuner (ikke eierkommuner). Som du sier drives slamavdelingen til selvkost, dvs ett år har vi positivt resultat og det neste kan vi ha negativt resultat, men det går i null over en 5-årsperiode. Må vi likevel levere ligningspapirer? Mvh Ola Sørås Daglig leder Fosen Renovasjon IKS Tlf.: 73858593 Mob.: 97161312 Sentralbord: 73858590 Ola.Soras@fosen.renovasjon.no please consider the environment before printing this e-mail mvh Fra: Disch, Rolf-Erik (NO - Bergen) [mailto:rdisch@deloitte.no] Sendt: 31. januar 2014 09:01 Vedlegg 5
Til: Sørås Ola Kopi: Tone Molvær Berset (tone.berset@ks.no) Emne: Spørsmål om skatteplikt Hei, en kort tilbakemelding. Kloakkslam fra rensing av kloakkutslipp er definert som avfall etter forurensningslovens 27. Kloakkslammet faller også innenfor skattelovens 2-5 sin definisjon av begrep avfall. Skl 2-5 gjelder dog bare i forhold til kommunenes nå etablerte skatteplikt ift næringsavfall. Tilsvarende gjelder i forhold til grensen mellom skattefri og skattepliktig virksomhet i selskaper som er egne skattesubjekter, jfr skl 2-32. Avfall som håndteres fra andre kommuner enn de som er del av selskapet vil således bli å betrakte som næringsavfall og dermed skattepliktig. Et annet forhold er om det faktisk vil oppstå en skattepliktig inntekt her da tjenestene leveres til selvkost. Håper dette var et tilstrekkelig svar på spørsmålet. Med vennlig hilsen Rolf Erik Disch Advokat (H) Partner Tax & Legal Deloitte Advokatfirma AS Damsgårdveien 135, Postboks 6013 Postterminalen, 5892 Bergen, Norway Tel/Direct: +47 55 21 81 12 Tel/Main: +47 55 21 81 00 Mobile: +47 971 80 251 rdisch@deloitte.no www.deloitte.no Please consider the environment before printing. Tax Firm of the Year 2013 and Transfer Pricing Firm of the Year 2013 Deloitte is recognized as Tax Firm of the Year and Transfer Pricing Firm of the Year in Norway 2013 by International Tax Review. From: Tone Molvær Berset [mailto:tone.berset@ks.no] Sent: 30. januar 2014 09:44 To: Sørås Ola; Disch, Rolf-Erik (NO - Bergen) Subject: SV: Spørsmål om skatteplikt Hei. Fint hvis du kan gi Fosen Renovasjon en klar tilbakemelding på dette, Rolf-Erik. Mvh. Tone M. Berset Fra: Sørås Ola [mailto:ola.soras@fosen.renovasjon.no] Sendt: 30. januar 2014 09:35 Vedlegg 5
Til: Tone Molvær Berset Emne: Spørsmål om skatteplikt Hei Jeg sender spørsmålet til deg først. Om du vil at jeg skal sende det til Deloitte (som anbefalt på notatet som ble lagt ut 28.01.2014), kan jeg gjøre det. Fosen Renovasjon eies av 4 kommuner. Vi utfører tjenester innen renovasjon og slam i disse kommunene. Vårt regnskap er i dag 3-delt; Renovasjon husholdning, renovasjon næring (betaler skatt på denne) og slam. I tillegg utfører vi tømming av slamavskillere for 3 andre kommuner. Dersom jeg tolker notatet rett, faller ikke normal tømming av slamavskillere (pålagt gjennom kommunal forskrift) inn under regelverket. Vi trenger derfor ikke å betale skatt på tjenesten som utføres i selvkost for de tre kommunene. Stemmer dette? Mvh Ola Sørås Daglig leder Fosen Renovasjon IKS Tlf.: 73858593 Mob.: 97161312 Sentralbord: 73858590 Ola.Soras@fosen.renovasjon.no please consider the environment before printing this e-mail Vedlegg 5