Onix Personell - Self Service av Kjetil Bakkan
Hva er Self Service? Et program som den ansatte selv bruker for å se og endre på data om seg selv i Onix Personell. Endre data? Det høres skummelt ut. Programmet skal være så enkelt og brukervennlig at den ansatte skal kunne ta det i bruk uten opplæring. Da slipper en å sende flere hundre ansatte på brukerkurs. Self Service og det vanlige Onix Personell arbeider mot den samme databasen. To veier inn til de samme dataene. Vanlige programmet Self Service programmet Onix databasen
Hvorfor Self Service? Generell anbefaling: Den som har best kjennskap til dataene bør kunne se og oppdatere dem. Det er den som har best forutsetninger for å se hva som ikke er riktig eller mangelfullt. Det tar mye ekstra tid når den som skal oppdatere dataene først må forspørre den som kjenner dataene om hvordan de skal oppdateres. Dette skjer som regel ved at et skjema med eksisterende data sendes ut for manuelle korreksjoner for så å returneres igjen for punching. Det er mye enklere og mer tidsbesparende å benytte Self Service enn å sende ut og returnere et skjema til flere hundre ansatte. Tilsvarende som nettbank: Tidligere gjorde banken alt, nå gjør du mye selv.
Hva gir Self Service deg? Målet er at du ikke skal trenge å oppdatere data som de ansatte selv kan oppdatere. Men noen ansatte må sikkert holdes i hånden. Jobben blir å passe på at den ansatte oppdaterer sine data som de skal. Automatisk varsling med e-post og sms til de ansatte, for eksempel hver 6. måned, om å verifisere sine data. Automatisk purring med e-post og sms til de ansatte som ikke har verifisert sine data inne for eksempel 1 måned fra varsling. Automatisk varsling med e-post til deg med hvem som ikke har verifisert sine data. Eller bruk et filter i programmet som viser det samme.
Hvilke data skal den ansatte kunne se og oppdatere? Data kan kategoriseres i følgende tre hovedgrupper: Data som den ansatte kan oppdatere fritt uten at dere trenger å verifisere disse. Et eksempel er nærmeste pårørende informasjon. Data som den ansatte kan foreslå endringer på, men som dere må verifisere før endringene blir effektuert. Et eksempel er kurs og sertifikater. Data som den ansatte skal kunne se, men ikke endre. Et eksempel er prosjektdata (turdata, når en den ansatte skal jobbe).
Hvordan får brukerne logget seg på Self Service? Self Service er en nettside, så en trenger ikke å installere noe program. Når den ansatte allerede er innlogget i nettverket så startes Self Service uten brukernavn og passord siden vi da allerede vet den ansatte er. Når den ansatte logger seg på fra internett, d.v.s. ikke som innlogget i nettverket, så startes Self Service med brukernavn og passord siden vi da ikke vet den ansatte er. Programmet kan for eksempel startes ved å klikke på en link i e-post eller ved å klikke på en link på en nettside, tilsvarende som å starte en nettbank.
Velkomstsiden Her kan en legge inn ønsket tekst som forklarer litt om hva den ansatte skal gjøre.
Ansattinformasjon Grunnleggende ansattinformasjon med nærmeste pårørende informasjon. Her kan en ikke endre navn, men en kan velge om en skal kunne endre adresse, kontaktinformasjon og nærmeste pårørende. Generell kommentar fra den ansatte til dere kan også legges inn. En kan også velge om en skal kunne endre på bildet av personen.
Nærmeste pårørende Her kan en endre på nærmeste pårørende med kontaktinformasjon.
Se og endre kompetanse Her kan den ansatte foreslå endringer i kompetansen som så kan godkjennes eller forkastes. En kan foreslå å legge inn en ny kompetanse, foreslå å endre en kompetanse eller foreslå å slette en kompetanse.
Endre kompetanse Her står den opprinnelige kompetansen nederst og den forslåtte endringen øverst. Den foreslåtte endringen kan så godkjennes eller forkastes.
Se på prosjektdata Her kan en velge om den ansatte skal kunne se planlagte turene for eksempel 3 måneder frem i tid.
Godkjenne eller forkaste ønskede endringer Her godkjennes eller forkastes ønsker om nye kompetanse, endring i kompetanse og sletting av kompetanse.