Protokoll fra styremøte i NAL (2/2016) Tid: 10.3.2016 klokken 10.00-16.00 Sted: Arkitektenes Hus, Josefines gate 34, Oslo Styret Alexandria Algard, Sissil Gromholt (f.o.m. sak 17/2016), Per Morten Ekerhovd, Rose Marie Steinsvik, Michael Lommertz, Sissel Arctander, Anders Selstrøm Moe og Espen Robstad Heggertveit Meldt forfall Geir Brendeland Kontrollkomiteen Arild Sletten (t.o.m. sak 32/2016) NALs administrasjon Pål Stephensen, Karenina Kriszat (sakene 21/2016 og 27/2016), Thorstein Dramdal (sakene 22/2016 og 25/2016), Pernille Mofjell (sak 23/2016), Martin Braathen (sak 37/2016) og Ragnhild Ølstad (protokollfører) Del 1 - Godkjenning 16/2016 Godkjenning av innkalling og saksliste Innkallingen og sakslisten til styrets møte 10.3.2016 godkjennes. Styret er beslutningsdyktig i henhold til punkt 2.16 i NALs vedtekter. 17/2016 Protokoll fra styrets møte 28.1.2016 Protokollen var sendt ut og gjennomgått av styret. Protokollen vedlå til saken. Protokollen fra styrets møte 28.1.2016 godkjennes med følgende endringer: Sak 6/2016: Vedtaket endres ved at følgende tillegg innarbeides: Økningen i posten andre kostnader skyldes revisor og bilhold. Sak 12/2016. Vedtaket endres til: Det ble besluttet at det er opp til presidenten å bestemme om det er behov for en eller to visepresidenter.
Som i dag skal godtgjørelsen for vervet deles mellom to visepresidenter dersom presidenten velger å ha to. Del 2 Orienteringssaker 18/2016 Orienteringer Presidenten og administrerende direktør orienterte om disse sakene: - Nordisk møte i København 12.2.2016 Presidenten og administrerende direktør deltok. Akademisk Arkitektforening vertskap i nye lokaler. Halvårlige møter er innført til gjensidig utveksling av aktuelle saker, bl.a. arkitekturpolitikk. Stor-nordisk møte skal arrangeres 11.11.2016 i København. De nordiske landene arrangerer et debattmøte og fest under Biennalen i Venezia. Arbeidet med å starte et felles nordisk tidsskrift fortsetter. - Medlemsstatistikk Inn og utmeldinger på det normale, mens hovedutfordringen er rekruttering av nye studentmedlemmer. Administrasjonen og NAL Student samarbeider om markedsføring og tiltak. Styret foreslår event til høsten på alle skolene. 19/2016 Ny, felles organisasjon veien videre Ref. sak 4/2016. Endringene i beslutningsgrunnlaget ble godkjent av Representatskapet etter en postal behandling. TAF og AAF har stemt ja i sine ekstraordinære generalforsamlinger. BAF har satt saken på agendaen til sitt årsmøte. Avstemninger i lokalforeningene frem til påske. 20/2016 Administrerende direktørs rapport Administrerende direktør avla rapport om følgende saker: Styremøte i AS Arkitektenes Hus Styret i Arkitektenes Hus ber om NALs syn og strategi for utvikling av eiendommen. Husleiekontrakten er under reforhandling. Stort behov for vedlikehold og utbedringer av eiendommen. Konsekvensen kan bli økt husleie eller innskudd fra NAL og OAF. OAF ønsker en økonomisk strategi knyttet til driften som kan gi utbytte til eierne. Budsjettet for 2016 ikke godkjent i påvente av ferdigstilt husleieavtale. 2
Parkeringsplasser i bakgården OAFs styre ønsker å avvikle parkeringsplassene. Kun noen plasser til elbiler og Bilkollektivet. Administrasjonen avholder intern avstemning. Styret ser det som uhensiktsmessig på sikt at bakgården benyttes til parkering NALs fokus på bærekraft tatt i betraktning. OAT Veldig positiv utvikling. Budsjettet er på cirka 10 millioner, hvorav noe over 7 millioner per dato er sikret. Et bredt og rikholdig program lanseres 24.5.2016 Hovedkonferanse i operaen og utstilling på DOGA. Ny strategi skal utvikles, blant annet i forhold til løsning for sekretariatsfunksjonen. Samarbeid med Arkitektbedriftene Dialog med Arkitektbedriftene for å sikre et bedre samarbeid. Begge er innstilt på et bedret samarbeidsklima. Oslo Åpne Hus Prosessen med å avklare eierforholdene fortsetter. I uken etter påske avholdes et møte med samarbeidspartnerne. Styret behandler NALs eierstrategi i forhold til Arkitektenes Hus i styremøte 15.6.2016. Styret ønsker en orientering om planene for Oslo Arkitekturtriennale 2016. Prosjektleder Hanna Dencik Petersson inviteres til styremøte 15.6.2016. 21/2016 Medieanalyse 2015 Kommunikasjonssjefen presenterte analysen. NAL er omtalt i rundt 1000 artikler på nett og papir. NAL har sendt ut 29 nyhetsbrev. NAL vesentlig mer omtalt enn våre søsterorganisasjoner. Styret diskuterte hva slags omtale som får størst effekt, og om det trengs å gjøres prioriteringer i fokus for å oppnå ønsket resultat. 22/2016 Regnskap per 29.2.2016 Regnskapet per 29.2.2016 ble omdelt. Økonomisjefen orienterte. Styret vil for fremtiden få regnskapsrapport annenhver måned. Driftsunderskudd på 2,6 millioner, som er cirka 500 under budsjett. 3
Styret er bekymret for underskuddet, men dette forklares med at utgiftene er løpende og at inntekter kommer i bolker. Styret påpeker at dette kunne vært hensynstatt i budsjettet. Styret ønsker rapporter som viser regnskapet mot budsjett, prognose og fjoråret per dato. 23/2016 Utredning om bibliotekets fremtid sluttrapport Ref. sak 107/2013. Bibliotekslederen presenterte sluttrapporten. Biblioteket har gjennomført en modernisering med fokus på samlingen, ny, digital plattform, brukervennlighet og synliggjøring av tilbudet. Styret var meget positivt til utviklingen. Neste fokus er gjennomgang av den store tidsskriftsamlingen. Del 3 Beslutningssaker til Representantskapets møte 30.4.2016 24/2016 Innkalling og saksliste Utkast til innkalling og saksliste vedlå til saken. Styret gjennomgikk utkastet. Innkallingen og sakslisten godkjennes med en ny sak om økonomisk støtte til lokalforeningene og en sak om endringer i vedtektene til NALs støttefond. Saken om retningslinjer for søknader om medlemskap etter vedtektenes punkt 3.02 utgår. 25/2016 Revidert årsregnskap 2015 Revidert årsregnskap for 2015 vedlå til saken. Økonomisjefen orienterte. Regnskapet viser et årsresultat på -2.718.000,-. Styret diskuterte hvilke tiltak NAL kan gjennomføre dersom den økonomiske utviklingen for fremtiden ikke går som planlagt. For 2016 er flere tiltak gjennomført i forbindelse med utarbeidelsen av budsjettet. Revidert årsregnskap 2015 fremlegges for behandling i Representantskapets møte 30.4.2016. Styret ser svært alvorlig på resultatet for 2015. 4
Styret ber administrasjonen om: - oversikt mot budsjett, ikke prognose - oversikt over tapsprosjektene i 2015 i tall og med beskrivelse av hvorfor det ble som det ble, inkl. hva kunne vært gjort annerledes. - oversikt over balanse og egenkapital de siste 10 årene - å utarbeide en plan for iverksettelse av nødvendige tiltak dersom den økonomiske utviklingen ikke går som planlagt i 2016. Planen sendes styret i innen 22.4.2016. 26/2016 Kontingent 2017 Notat vedlå til saken. Styret foreslår for Representantskapet at kontingenten for ordinært medlemskap økes med 2,2% for 2017. 27/2016 Årsmelding 2015 Forslag til årsmelding for 2015 vedlå til saken. Kommunikasjonssjefen orienterte. Vi produserer en forenklet versjon i forhold til de siste årene. Årsmeldingen distribueres digitalt. I tillegg trykker vi 100-150 stykker. Årsmeldingen fremlegges til behandling i Representantskapets møte 30.4.2016. 28/2016 Valg av revisor BDO Noraudit ble i Representantskapets møte 8.5.2015 valgt som NALs revisor for ett år fra 1.1.2015. Representantskapet må velge ny revisor for en periode på ett år fra 1.1.2016. Styret foreslår for Representantskapet at BDO Noraudit ved Erik H. Lie velges som NALs revisor for ett år fra 1.1.2016. Del 4 Øvrige beslutningssaker 29/2016 Økonomisk støtte til lokalforeningene Et notat fra administrasjonen og BAFs fire saksfremlegg til Representantskapets møte 30.4.2016 vedlå til saken. Styrets forslag fremlegges som egen sak i representantskapsmøtet, men behandles først som diskusjonssak i lokalforeningsledermøtet 29.4.2016. Styret foreslår for Representantskapet at alternativ A legges til grunn som modell for videre prosjektstøtte. Dette innebærer en videreføring av 5
dagens ordning, med en intensjon om å øke tilskuddet i et femårsperspektiv. Saksfremlegget bearbeides i henhold til styrets diskusjon og fremlegges for Representantskapet. 30/2016 Godkjenning av endringer i vedtektene til Møre og Romsdal Arkitektforening (MAF) Forslag til nye vedtekter vedtatt i MAFs generalforsamling 15.6.2012, vedlå til saken. Nye vedtekter for MAF godkjennes. 31/2016 Godkjenning av endringer i vedtektene til Oslo Arkitektforening (OAF) Forslag til nye vedtekter vedtatt i OAFs generalforsamling 12.1.2016, vedlå til saken. Nye vedtekter for OAF godkjennes. 32/2016 Tiltakspakke til lokalforeningene Ref. sak 14/2016. Administrasjonens forslag til tiltakspakke ble omdelt i møtet sammen med oppsummeringen fra Representantskapets workshop 27.10.2015. Forslaget til tiltakspakke bearbeides og presenteres i lokalforeningsledermøtet 29.4.2016 av presidenten som grunnlag for diskusjon, og tas opp som RS-sak i RS-møtet den 30. april. 33/2016 Søknader om medlemskap etter NALs vedtekter punkt 3.02 Pris- og stipendkomiteens innstilling vedlå til saken. Styret mener innstillingen er godt begrunnet og at tolkningen av regelverket er i tråd med styrets ønsker. Styret følger pris- og stipendkomiteens innstilling og opptar tre søkere: Line Fodegård Jønsson, Erik Karlsen og Atle Dahl. To søkere gis begrunnet avslag. 34/2016 Retningslinjer for søknader om medlemskap etter NALs vedtekter punkt 3.02 Pris- og stipendkomiteens innstilling vedlå til saken. Styret stilte seg kritisk til prosessen i denne saken. Styret ønsker at saken behandles på nytt. 6
Saken sendes tilbake til arbeidsgruppen. En innstilling behandles i styrets første møte over sommerferien. 35/2016 Arkitektene Hanssens og Lenschows legat endring av statuttene Brev fra Lotteri- og stiftelsestilsynet, samt forslag til endringer i statuttene vedlå til saken. Statuttene godkjennes. 36/2016 Arkitektene Backer, Poulsens og Sverres legat endring av statuttene Brev fra Lotteri- og stiftelsestilsynet, samt forslag endringer i statuttene vedlå til saken. Statuttene godkjennes. 37/2016 Tidsskriftavtale med Arkitektbedriftene? Redaktør Martin Braathen orienterte om saken. Styret stiller seg positivt til å inngå en tidsskriftavtale med Arkitektbedriftene. Dette er i tråd med den redaksjonelle linjen som styret ønsker. Del 5 Eventuelt Redaktøren og administrasjonen håndterer saken videre med en målsetting om å fremforhandle en tidsskriftavtale med Arkitektbedriftene. 38/2016 Rutiner for utsendelse av styreprotokollen Flere lokalforeninger og Kontrollkomiteen har ønske om å få tilsendt protokollene raskere. Behovet for endrede rutiner er også aktualisert i og med at styret nå avholder færre møter enn tidligere. Ny rutine for godkjenning av protokoll innføres. Administrasjonen sender protokollen per e-post til styret senest en uke etter styremøtene. Styret godkjenner protokollen samlet ved presidenten og gir tilbakemelding til administrasjonen senest en uke etter mottak. Administrasjonen offentliggjør deretter protokollene. 39/2016 Arkitektoppdrag forsvar arkitektens fulle oppdrag Notat fra Konkurransekomiteen 1.3.2016 ble omdelt i møtet. 7
Styret behandler saken per e-post og gir tilbakemelding til Konkurransekomiteen. Protokollen godkjennes per e-post innen 30. mars 2016. Alexandria Algard President Pål Stephensen Administrerende direktør 8