GKI GRENLANDSKOMMUNENES INNKJØPSENHET Virksomhetsplan 2015 Rune Hagøy 04.11.2014
INNHOLDSFORTEGNELSE Virksomhetsplan 2015 Innledning... 3 Sammendrag... 3 Ressurser og budsjett... 3 Arbeidsoppgaver... 4 1. Informasjon... 4 2. Gjennomføring av felles rammeavtaler... 5 3. Kontraktsoppfølging... 7 4. Bistand og rådgivning til kommunene... 7 5. E-handel... 7 6. Kompetansebygging... 8 7. Rutiner og utvikling... 8 8. Miljø og samfunnsansvar... 9 2
INNLEDNING Virksomhetsplan 2015 Virksomhetsplanen redegjør for GKIs prioriteringer og satsningsområder for 2015. I prosessen med utarbeidelse av virksomhetsplanen har Samarbeidsrådet hatt en viktig rolle. GKI har i tillegg invitert de største kommunalområdene i kommunene til møter, hvor det er blitt drøftet hvilke behov og ønsker som foreligger i kommunene. Fagforeninger har også fått invitasjon og deltatt på møte relatert til arbeidet rundt virksomhetsplanen for 2015. Noen av prioriteringene fra Virksomhetsplanen 2014 er gjentatt i dette dokumentet. Grunnen er at enkelte planlagte oppgaver har blitt utsatt grunnet mangel på kapasitet, samt at noe påbegynt arbeid vil fortsette inn i 2015. SAMMENDRAG 2015 vil bli et år med fortsatt stort fokus på profesjonalisering av innkjøpsprosesser og kontraktsoppfølging. Nytt elektronisk innkjøpssystem var i full drift tidlig i 2013, og GKI forventer at verktøyet på sikt vil bidra til økt kvalitet og effektivitet i alle deler av anskaffelsesprosessene. Innkjøpssystemet består av et «Konkurransegjennomføringsverktøy» (KGV) og en «Elektronisk kontraktsforvalter» (EKF). Arbeidet med økt bruk og utnyttelse av innkjøpssystemet fortsetter i 2015, med spesielt fokus på struktur og dokumentmaler. Gjennomføring av felles rammeavtaler vil fortsatt ha hovedfokus i den daglige driften av GKI. I tillegg skal GKI være en ressurs for kommuner og selskaper ved bistand i innkjøpsfaglige spørsmål. E-handel vil også prege 2015, hvor målsettingen er en betydelig økning i antall ordre på e-handel i alle Grenlandskommunene, samt økt bruk av efaktura. Det er avgjørende at kommunene har vilje og evne til å prioritere prosjektet, og foreta nødvendig ressurspådrag for implementering i egen organisasjon. Det vil være behov for drift, vedlikehold og utvikling av etablerte e-handelsløsninger. For å ivareta de oppgavene dette medfører er det behov for å etablere en forvaltningsløsning som beskriver blant annet ansvarsfordeling, roller, supportelement, med mer. For GKI vil implementering av en supportfunksjon innen e-handel ha stort fokus i 2015. To kommuner vil innføre ny e-handelsmodul i form av Visma Enterprise høsten 2014 / våren 2015, og GKI vil være en av flere samarbeidspartnere for dette prosjektet. RESSURSER OG BUDSJETT GKI består i dag av 6 faste heltidsstillinger. For 2013 og 2014 har GKI mottatt tilskudd for et halvt årsverk knyttet til e-handel. For 2015 vil mottatt tilskudd fjernes, og reduksjonen må dekkes ved bruk av fondsmidler. Netto budsjettramme (bidrag fra kommunene) vedtatt i styremøte 12.11.2014 er på kr 4.422.000 for 2015. GKI finansieres i all hovedsak av deltakerkommunene, ved en fordeling av kostnader basert på innbyggertall. Andre viktige inntektsposter er deltakerkontingent fra offentlige selskaper og 3
organisasjoner, fakturering av bistand til kommunene og prosjektmidler fra Grenlandssamarbeidet. For øvrig vises det til GKIs budsjett for flere detaljer. ARBEIDSOPPGAVER Følgende arbeidsoppgaver vil bli prioritert i 2015: 1. Informasjon 2. Gjennomføring av felles rammeavtaler 3. Kontraktsoppfølging 4. Bistand og rådgivning til kommunene 5. E-handel 6. Kompetansebygging 7. Rutiner og utvikling 8. Miljø og samfunnsansvar 1. INFORMASJON Det er av avgjørende betydning for GKI at informasjon om enhetens arbeid når ut til brukerne av tjenestene. Det er innført et informasjonsskjema som sendes ut til Styret, Samarbeidsrådet og kontaktpersoner i selskapene i forbindelse med nye inngåtte rammeavtaler. Samarbeidsrådet har ansvaret for å formidle informasjonen som nyhet på kommunenes Ansattportaler. Til nå har www.gki.no vært enhetens hovedkanal for publisering alle typer innkjøpsrelatert informasjon. GKI har gått til anskaffelse av en «Elektronisk Kontraktsforvalter» (EKF), som er en del av det nye elektroniske innkjøpssystemet. «Kontraktsforvalteren» er GKIs verktøy for publisering av avtaleinformasjon. Medio august 2013 ble link med tilgang til avtaler publisert på intranett/ansattportaler i kommunene. Kommuner og selskaper vil da få tilgang til sine avtaler via en link på sitt intranett/ansattportal. Resten av innkjøpssystemet består av et «Konkurransegjennomføringsverktøy» (KGV). Disse to modulene er integrert i hverandre, noe som gjør prosessen med publisering av informasjon om inngåtte rammeavtaler betydelig enklere enn tidligere. GKIs nettside vil fortsatt inneholde innkjøpsrelatert informasjon som nyheter, maler, regelverk og kontaktinformasjon, og vil fortsatt være et nyttig verktøy for kommuner, selskaper og leverandørmarkedet. Nettsidene vil oppdateres jevnlig i 2015. 4
2. GJENNOMFØRING AV FELLES RAMMEAVTALER Noen konkurranser er påbegynt siste del av 2014 og vil bli fullført tidlig i 2015. Andre konkurranser gjennomføres i løpet av 2015. Tekst Prosess Utløpsdato gjeldende avtaler Avtaleområde Konkurranser Nr. 01: Annonsering TA, Varden og PD (årsavtaler) 31.12.2014 Nr. 02: Arbeidstøy Helse og Velferd Snarest. Nr. 03: Arbeidstøy Oppvekst Nr. 04: Arbeidstøy Eiendom og Teknisk Nr. 05: Asfalt og asfaltering Nr. 06: Bedriftshelsetjenester Bamble (bistand) 30.06.2015 Nr. 07: Betongelementer til kommunaltekniske anlegg 14.11.2015 Nr. 08: Billeasing Nr. 09: Brød - Siljan Nr. 10: Brød og bakervarer - Bamble Nr. 11: Brød og bakervarer Porsgrunn og Skien Nr. 12: Byggevarer og Trelast 30.03.2015 Nr. 13: Dekk og dekkservice 01.07.2015 Nr. 14: Drivstoff og firmakort 31.12.2014 Nr. 15: Drivstoff og fyringsolje i bulk 31.12.2014 Nr. 16: E-læringsseksjoner og verktøy Nr. 17: Elektrisk kraft Nr. 18: Elektromedisinsk utstyr kontroll og reparasjon Nr. 19: Energimerking av bygg og tekniske anlegg Nr. 20: Gass Nr. 21: Gatebelysningsanlegg - Drift Nr. 22: Håndverkertjenester blikkenslager Nr. 23: Håndverkertjenester - branntetting Nr. 24: Håndverkertjenester elektro, sterkstrøm 14.02.2015 Nr. 25: Håndverkertjenester elektro, svakstrøm 14.02.2015 Nr. 26: Håndverkertjenester elektro, kombinerte oppdrag 14.02.2015 Nr. 27: Håndverkertjenester - glassmester Nr. 28: Håndverkertjenester låssystemer / låsesmed Avsluttes 30.04.2015 Nr. 29: Håndverkertjenester maling, gulvlegging, tapetsering Nr. 30: Håndverkertjenester - murer Nr. 31: Håndverkertjenester rørlegger/vvs Nr. 32: Håndverkertjenester - tømrer Nr. 33: IKT-utstyr Nr. 34: Jernvare, verktøy og verneutstyr 31.03.2015 Nr. 35: Kjemikalier Nr. 36: Kjøkkenredskaper og servise 31.12.2014 Nr. 37: Legemidler og multidose 31.08.2015 Nr. 38: Lyskilder 31.07.2015 Nr. 39: Maling, beis, tapet og malerverktøy 31.03.2015 Nr. 40: Medisinske forbruksvarer Nr. 41: Miljøfyrtårn - sertifiseringstjenester Nr. 42: Mobiltelefoner 31.12.2015 Nr. 43: Møbler og inventar Nr. 44: Olje og smørefett 31.12.2014 Nr. 45: Programvarelisenser 31.12.2014 Nr. 46: Renholdartikler, papir og plast 5
Tekst Prosess Utløpsdato gjeldende avtaler Avtaleområde Konkurranser Nr. 47: Rådgivertjenester areal og samfunnsplanlegging (Pk) Nr. 48: Rådgivertjenester - brannteknikk Nr. 49: Rådgivertjenester byggeledelse Nr. 50: Rådgivertjenester byggeteknikk Nr. 51: Rådgivertjenester elektroteknikk Nr. 52: Rådgivertjenester prosjektledelse Nr. 53: Rådgivertjenester vvs Nr. 54: Skadedyr 31.12.2015 Nr. 55: Skilt og skiltmateriell Nr. 56: Trygghetsalarmapparater 01.09.2015 Nr. 57: Trykksaker og konvolutter 31.12.2015 Nr. 58: Telefoni (fast og mobil) Nr. 59: VA og VVS produkter Nr. 60: Vedlikehold og oppgradering av bruer 07.03.2015 Nr. 61: Vikartjenester Assistent 1 01.12.2015 Nr. 62: Vikartjenester Assistent 2 01.12.2015 Nr. 63: Vikartjenester Barne- og ungdomsarbeider 01.12.2015 Nr. 64: Vikartjenester - Barnevernspedagog 01.12.2015 Nr. 65: Vikartjenester Førskolelærer 1 01.12.2015 Nr. 66: Vikartjenester Førskolelærer 2 01.12.2015 Nr. 67: Vikartjenester Lærer 1 01.12.2015 Nr. 68: Vikartjenester Lærer 2 01.12.2015 Nr. 69: Vikartjenester - Renovasjon 01.12.2015 Nye rammeavtaleområder for 2015 Nr. 70: Rådgivertjenester arkitekt (forprosjekt/mulighetst.) Nr. 71: Håndverkertjenester taktekking og blikkenslager Nr. 72: Årskontroll av alarmanlegg (brann, innbrudd, nødlys) Nr. 73: Årskontroll av utelekeapparater Nr. 74: Årskontroll av gymsaler / idrettshaller Nr. 75: Hvite- og brunevarer De fleste av GKIs rammeavtaler har en avtaleperiode på 2 år, med mulighet for prolongering i 1 + 1 år. Et betydelig antall rammeavtaler har sin utløpsdato i 2015, men med mulighet for prolongering. Før eventuell prolongering foretas, gjøres det en vurdering på om avtalene fungerer tilfredsstillende. Avtaler som ikke fungerer godt nok vil kunne bli utsatt for konkurranse i perioden, uten at oppdragsgivers rett til prolongering blir benyttet. 6
3. KONTRAKTSOPPFØLGING GKI vil i 2015 videreføre fokuset på kontraktsoppfølging. Behovet for oppfølging varierer mye for de ulike avtaleområdene og det bør gjøres en individuell vurdering av behovet for kontraktsoppfølging for den enkelte rammeavtale. Det ble i første halvdel av 2014 etablert rutiner for at det alltid skal foreligge en plan for kontraktsoppfølging ved inngåelse av nye rammeavtaler. Planen bør omfatte punkter som: Ansvarsfordeling, informasjonsformidling, statusmøter, rapportering av statistikk, avvikshåndtering og godkjenning av nye varer/personell. Dette vil være en del av en helhetlig strategi for den enkelte konkurranse. Arbeidet videreføres og utvikles i 2015. Via ny «Kontraktsforvalter» kan de som foretar avrop i kommunene og selskapene enkelt melde inn avvik på rammeavtalene. Ved bruk av denne funksjonen vil avvikene sendes til avtaleansvarlig hos GKI og samles på den enkelte avtale. Dette er et nyttig verktøy i arbeidet med kontraktsoppfølging og ved gjennomføring av nye konkurranser. Systemet for avviksmelding er operativt. I tillegg vil innkjøpsverktøyet inneholde milepælsplaner og system for varslinger, noe som vil kvalitetssikre oppfølgingsarbeidet. Oppfølging og kontroll av varekataloger for e-handel på den offentlige markedsplassen vil fortsatt være en del av rutinene i forhold til kontraktsoppfølging. Det blir også i 2015 fokus på å begrense varekatalogene til produkter som inngår i rammeavtalene og som er «riktige» i forhold til økonomi, kvalitet og miljø. Dersom man velger å legge inn hele varekatalogen til leverandøren blir det spesielt viktig å få merket prefererte produkter. I tillegg kan det bli aktuelt å innføre avtalenummer dersom en leverandør leverer varer/tjenester innenfor flere kategorier. 4. BISTAND OG RÅDGIVNING TIL KOMMUNENE Enkeltanskaffelser må gjennomføres av den enkelte kommune, men GKI vil også i 2015 legge til rette for nødvendig rådgivning og bistand i innkjøpsfaglige spørsmål. GKI opplever betydelig pågang fra kommunene i forhold til ønske om bistand i enkeltanskaffelser. I mange tilfeller gjelder dette små oppdrag hvor oppgavene hovedsakelig består i kvalitetssikring av dokumenter og kunngjøring av konkurranser. Det er også i perioder en del forespørsel om bistand ved anskaffelse av fagsystemer hvor ressursbruken fra GKI kan bli betydelig. I 2015 vil GKI fortsatt fakturere bistand til kommunene etter følgende modell: Bistand i enkeltanskaffelser av IT-systemer/fagsystemer til mindre enn 3 kommuner: Tidsbruk faktureres i sin helhet. Bistand i øvrige prosjekter til kun enkeltkommuner: Tidsbruk ut over 5 timer faktureres. Bistand i enkeltanskaffelser, innenfor et produkt-/tjenesteområde hvor kommunen tidligere har avslått tilbud om deltakelse i en gjeldende fellesavtale: Tidsbruk faktureres i sin helhet. Hensikten med fakturering av bistand er å få til en mer rettferdig fordeling av ressursene i GKI mellom kommunene. 5. E-HANDEL På initiativ fra Grenlandssamarbeidet startet GKI i 2011 opp et prosjekt for innføring av E-handel i kommunene. GKI leder prosjektet sentralt, samtidig som det er prosjektledere for innføring i hver enkelt kommune. 7
Innføring av e-handel og e-faktura i seks kommuner er et omfattende prosjekt og har tatt lengere tid enn forventet. Det er fortsatt behov for at GKI koordinerer / driver dette arbeidet videre og kan være en ressurs for kommunene innenfor området. Prosjektperioden avsluttes formelt 31.12.2014 og GKI s tilskudd til e-handel opphører. Prosjektet skal levere en sluttrapport som bl.a. skal inneholde et forslag til forvaltningsløsning, som beskriver ansvarsfordeling, roller, oppgaver, frister, supportelement, etc. Det vil være et behov for drift, vedlikehold og utvikling av allerede etablerte e-handelsløsninger, og i lys av dette er det naturlig at GKI oppretter en supportfunksjon fra 01.01.2015. Dens ressursbruk må tilpasses avdelingens økonomiske rammer og øvrige aktivitet. En forutsetning for å lykkes med e-handel er at dette arbeidet prioriteres, og at det fortsatt stilles nødvendige ressurser tilgjengelig i den enkelte kommune. 6. KOMPETANSEBYGGING GKI har gode erfaringer med å arrangere felles kurs i Grenland innenfor aktuelle innkjøpsfaglige temaer, hvor eksterne kursholdere leies inn. Dette er et godt bidrag til å opprettholde tilfredsstillende kompetanse på innkjøpsfaget både i kommunene, selskapene og internt i GKI. GKI vil også tilby kurs i 2015. Ansatte i GKI vil også delta på andre kurs og seminarer ved behov, for å spisse kompetansen innenfor faget. I 2015 vil en ansatt ved GKI gjennomføre KSI s sertifiseringskurs for anskaffelser. I tillegg blir det viktig for GKIs personell å utvikle bruken og bedre ferdighetene på programvare som benyttes av virksomheten, som f.eks. er: Office-produkter (exel-regneark spesielt) Innkjøpsverktøy (konkurransegjennomføringsverktøy og kontraktforvalter) Sak- og arkivsystem (generelt) ERP-system (økonomimodul og innkjøpsmodul) 7. RUTINER OG UTVIKLING For å skape mest mulig effektiv bruk av tilgjengelige ressurser i GKI er det et behov for å lage bedre felles rutiner for gjennomføring av anskaffelsesprosesser. Dette arbeidet er startet opp i 2012, men fortsetter inn i 2015. Det nye innkjøpssystemet vil også bidra til standardisering av prosessene. Nytt malverk for konkurransegrunnlag og kontrakter vil tilpasses dette systemet. Etter hvert som man får bedre erfaring med nytt innkjøpssystem vil man søke å forbedre de feil og mangler man ser ved programvaren, ved å ha en aktiv dialog med leverandøren av systemet. GKI ønsker å bidra til å redusere kommunenes ressursbruk ved deltakelse i kompetansegrupper for anskaffelser. Ved å åpne for deltakelse på en del av samlingene via nettmøter vil kommunene kunne spare betydelig reisetid. Det var anskaffet system for dette og GKI hadde dette alternativet på plass tidlig i 2013. På grunn av tekniske forhold, så har GKI valgt å si opp sine standardlisenser sommeren 2013. Programvaren omfattet «samtidighetsdeling / dokumentdeling». GKI har valgt å øke antall lisenser for gjestelesere til innkjøpsverktøyet TendSign. 8
Telefonkonferanser kan også benyttes i større grad, og det er tilrettelagt for slik bruk i ny rammeavtale for telefoni, inngått våren 2013. GKI og Samarbeidsrådet vil innen første kvartal 2015 etablere kompetansegrupper for alle prioriterte rammeavtaleområder i inneværende år. En etablering av alle kompetansegruppene tidlig på året skaper en større forutsigbarhet for alle de som er involvert i prosessene. 8. MILJØ OG SAMFUNNSANSVAR GKI vil fortsatt arbeide for å opprettholde fokus på miljø og samfunnsansvar i anskaffelser og kontraktsoppfølging, bl.a. ved bruk av anskaffelsesreglement og kontraktsmaler. 9