PROSJEKT: OPPGRADERING VISMA ENTERPRISE VERSJON 2012.1 Gule felter er aktiviteter som kunden er ansvarlig for eller deltar på 1. ROLLER, ANSVAR OG KONTAKTINFORMASJON Kunde (fylles ut av kunde) Rolle Ansvar Navn Tlf. e-post Systemeier John Løvmoen 611 16026 john.lovmoen@nordre-land.kommune.no Prosjektleder - Ansvar for ledelsen og den daglige drift av prosjektet - Organisere og etablere prosjektet - Klargjøre ressurser (kursrom, utstyr) slik at opplæring kan finne sted - Informasjon til prosjektansvarlig i VU - Rapporterer til styringsgruppen Terje Lindalen 611 26435 Mobil 95101140 Astrid Tømmerhoel 611 41529 Mobil 47661709 terje.lindalen@sondre-land.kommune.no Astrid.tommerhoel@ostretoten.kommune.no superbrukere Økonomistyring (regnskap/budsjett) Stein Tore Hagen Thor Erik Haldsrud Randi Paulsberg Steffen Rudsengen Jan Ove Rustestuen 611 41536 SteinTore.Hagen@ostretoten.kommune.no tor.e.haldsrud@nordre-land.kommune.no randi.paulsberg@gjovik.kommune.no steffen.rudsengen@sondre-land.kommune.no jan-ove.rustestuen@vestre-toten.kommune.no 1
superbrukere Fakturering superbrukere Fakturabehandling superbrukere ehandel Kari Tørmoen Anita M. Pedersen Øystein Edvardsen Roar Martinsen Solveig Bredesen Bente L. Olsen Sissel R. Olsen Borgny Øye Lars-Erik Hveem Nora Helene Ulven Svein Byrøygard Mette Engebakken Frøydis Bergum Else K.S.Henriksrud kari.tormoen@nordre-land.kommune.no anita.pedersen@gjovik.kommune.no oystein.edvardsen@gjovik.kommune.no roar.martinsen@sondre-land.kommune.no solveig.bredesen@ostre-toten.kommune.no bente.l.olsen@ostre-toten.kommune.no sissel.r.olsen@vestre-toten.kommune.no borgny.oeye@vestre-toten.kommune.no lars-erik.hveem@gjovik.kommune.no nora.ulven@ostre-toten.kommune.no svein-henning.byroygard@gjovik.kommune.no mette.engebakken@sondre-land.kommune.no froeydis.bergum@vestre-toten.kommune.no else.k.s.henriksrud@nordre-land.kommune.no 2
superbrukere HRM LØNN: Sigrid Schjetne Kari M.R. Hanssen Ulf Erik Brustuen I.M.K.Sollien Kjersti Kaxrud PERSONAL: Anny Stenseth Elin Limoseth Guri Westby Haugen Inger Berit Heimdal Tove Gjestvang Ragnhild Stensrud Bente Englund sigrid.schjetne@gjovik.kommune.no KariMartheR.Hanssen@ostre-toten.kommune.no ulf-erik.brustuen@vestre-toten.kommune.no Inger.marie.kverum.sollien@sondre-land.kommune.no Kjersti.kaxrud@nordre-land.kommune.no anny.stenseth@vestre-toten.kommune.no; elin.limoseth@gjovik.kommune.no Guri Westby Haugen guri.westby.haugen@sondre Inger Berit Heimdal inger.b.heimdal@nordre-land.kommune.no tove.gjestvang@ostre-toten.kommune.no ragnhild.stensrud@gjovik.kommune.no benthe.englund@gjovik.kommune.no IT-ansvarlig Hans Petter Olsby Hoff hans-petter.hoff@gjovik.kommune.no 3
Visma Unique Rolle Ansvar Navn Tlf. e-post Prosjektleder - Initiering/planlegging Arne Christian Eggen 40005414 ace@vismaunique.no - Utarbeide plan dokumenter - Koordinere ressurser og oppgaver internt i Visma - Kontaktledd inn mot Visma for kunde - Lede etableringsmøte og statusmøter - Generell prosjekt- oppfølging inkl.administrative oppgaver - Avslutte prosjektet Økonomi - Gjennomføring av opplæring - Brukeradministrasjon/DvPro - Ebilag Bjørnar Berg Anita Kristiansen Liv Narvestad 40005699 99514236 45864109 Bjornar.berg@visma.no Anita.kristiansen@visma.no liv.narvestad@visma.no Fakturabehandling/ ehandel - Gjennomføring av opplæring Anna Margrete Vaag Bakke Steinar Nordvik HRM - Gjennomføring av opplæring - E40 rapport Thor Arne Bakkelund Karen Helen Eriksen 90784504 40005454 48068728 97666081 Anna.margrete.vaag.bakke@visma.no Steinar.nordvik@visma.no Thor.arne.bakkelund@visma.no Karen.helene.eriksen@visma.no Teknisk konsulent - Ansvarlig for forberedende aktiviteter/installasjon/ oppgradering Jon-Terje Buer Truls Andersen Stian Berg Lystad 46414982 40005402 99429997 Jon-terje.buer@visma.no Truls.andersen@visma.no Stian.berg.lystad@visma.no Support - Kontaktledd etter avsluttet prosjekt https://community.vis ma.no/en/ 4
2. FORBEREDENDE AKTIVITETER Dato/frist Aktivitet Ansvar VU Ansvar KUNDE Status Dato: 13.06.2012 Innledende telefonmøte Prosjektleder Prosjektleder Utført - Presentasjon prosjektleder - Avtale dato for etableringsmøter - MRK: Kunde avklarer med intern IT om antall Security brukere - - Sende aktuelle prosjektdokumenter til kunde - Fremdriftsplan - Informasjonshefte Visma Enterprise - Om menyen, menystruktur og hjelp - *Sjekk at kunde har mottatt Teknisk kartleggings skjema fra Prosjektkontoret - HRM endringer før overgang - Kursheftet Brukeradministrasjon - Sjekkliste Anlegg Dato: 30.08.2012 kl. 1100 hos kunde Omfang: 1-2 timer Etableringsmøte 1: (Etableringsmøte 1 og 2 kan også slås sammen) Agenda: - Presentasjon fremdriftsplan med forslag til datoer - Avklare deltakere i prosjektet ref. 1. Roller/ansvar og kontaktinformasjon i fremdriftsplan - Spesialer/integrasjoner - Regelmessige jobber på Programserver/avklare behov for bistand for eventuell oppsett av jobber etter oppstart drift, ref. kartleggingsskjema Prosjektleder Prosjektleder/Systemansv arlige/ ( eventuelt IT ansvarlig) 5
Dato:03.09.2012 0900-1200 Via webex Omfang: 0,5 dag - Sjekk om kunde benytter Web Lederportal og/eller Timelønn - Avklare behov for ytterligere opplæring (opsjoner) Forberedende arbeider ifbm ny funksjonalitet i Security - Kjøre rapport i Ansatt E40 HRM superbrukere HRM MRK: Arbeidet må være ferdigstilt innen oppstart konvertering Security Egenaktivitet kunde - Kontroll på duplikate personer i databasen, eksempel: 1 person har registrert seg som søker 2 ganger. - Kontroll på om det ligger e-postadresse i jobb e- post og ikke privat e-post - Koble security-brukere sammen med persontabellen i ansatt (manuell jobb). Ref. tilsendt dokument: HRM endringer før overgang.docx superbrukere HRM 3. GJENNOMFØRING - TEKNISKE AKTIVITETER Dato/frist Aktivitet Ansvar VU Ansvar KUNDE Status Dato: 10.09.2012 Teknisk kartlegging Teknisk konsulent IT ansvarlig/ Agenda: kl. 1000 via Tlf./Webex - Gjennomgang teknisk prosjektleder kartleggingsskjema Aktuelt tlf.nummer/link sendes i - Rekkefølge og gjennomføring av de tekniske aktivitetene avklares 6
forkant på mail Omfang: 1-2 timer Mrk: Alle tekniske avklaringer som gjøres med kunden skal referatføres og sendes kunde på mail for bekreftelse. Kopi sendes prosjektleder Visma Dato: 28.09-11.10.2012 Via linje/webex Omfang: 10 dager Kjøres sammenfallende for med aktiviteten forberedende aktiviteter/oppgradering Forberedende aktiviteter - Nedlasting av programvare - Konfigurasjon og kjøring av kontrollrapport for ny Brukeradministrasjon - Ny Concept inkl tilpasning/opprydding av konfigurasjon (uqconfig) - Tilpasning av ny filstruktur - Oppsett av klienttilpasninger - Dokumentasjon av regelmessige jobber på Programserver som Visma Unique skal sette opp for kunde i etterkant av oppgraderingen ihht, egen avtale Teknisk konsulent Dato: MRK: Samme dag som start Forberedende aktiviteter, se over Egenaktivitet kunde - Kunde foretar opprydding iht. tilsendt feilliste fra teknisk konsulent etter kjøring av kontrollrapport for ny brukeradministrasjon Systemansvarlig HRM Security administrator Dato: 28.09-11.10.2012 Via linje/webex Omfang: 10 dager Kjøres sammenfallende for med aktiviteten forberedende aktiviteter Forberedende aktiviteter / Oppgradering - Ny Security database (Merk: Forutsetter at alle eventuelle avvikskorrigeringer i Security er utført) - Ny Programserver database - Installasjon av nye webløsninger - Installasjon av ny Programserver Teknisk konsulent 7
Dato: 15-16.10.2012 3 kommuner Gjøvik, Norde og Søndre Land 18-19.10.2012 2 kommuner Vestre og Østre Toten Via linje/webex Omfang: 2 dager Dato: 17.10.2012 3 kommuner 22.10.2012 2 kommuner Via linje/webex Dato: 17.10.2012 3 kommuner 22.10.2012 2 kommuner Oppgradering - Oppgradering og bytte av uq-filområde - Konvertering Securitybase - Programserver oppsett - Legge inn oppgraderte spesialer/integrasjoner - Korrigere konfigurasjon av Integrasjoner - Brukeradministrasjon Etterarbeid - Tilpasning av Rekruttering mot internett - Teknisk test av regelmessige jobber og integrasjoner - Oppfølging/bistand til kvalsjekk - Opprydding - Dokumentasjon Kvalsjekk og klargjøring etter installasjon alle systemer Teknisk konsulent Teknisk konsulent Teknisk konsulent Gjennomføres parallelt samme dag som etterarbeid for teknisk konsulent, se ovenfor Via linje/webex Etterarbeid kunde IT ansvarlig - Oppsett av regelmessige jobber på Programserver (for eks. dags slutt jobb ehandel) 8
MRK: Bistand fra fagkonsulent Visma kan eventuelt avtales med prosjektleder Frist: Innen dato for kvalsjekk/ Konvertering Anlegg Foreberedelse for kunde i forkant av kvalsjekk/konvertering Anlegg Kunde MRK: Alle posteringer/oppdateringer må være utført før kvalsjekken se Sjekkliste Anlegg Dato: 31.10-01.11.2012 Via linje/webex Omfang: 0,5 dag pr. kommune Kvalsjekk/konvertering Anlegg Konvertering av gamle anleggsdata til nye tabeller i den nye anleggsmodulen gjennomføres som en del av denne kvalsjekken. Sjekklisten inneholder viktig informasjon Økonomi MRK: Det er et krav at kunden er tilgjengelig på telefonen under kvalsjekken Dato: 23 og 29.10.2012 Webex/linje Omfang 2 dager for alle kommuner Kvalsjekk E-handel E- handel MRK: Det er et krav at kunden er tilgjengelig på telefonen under kvalsjekken 4. GJENNOMFØRING - FAGLIGE AKTIVITETER Dato/frist Aktivitet Ansvar VU Ansvar KUNDE Status Klargjøring til kurs Prosjektleder/IT Frist: Innen første kursdag ansvarlig - Innkalling av deltakere - Klargjøring av kursrom - Pcer til kursdeltakere, alternativt video kanon og stort lerret - Instruktør pc med internettilgang - Høyttalende telefon ved bruk av Webex - MRK: Siste versjon av Enterprise må 9
være lagt inn Dato: 18.10.2012 Full dag, første halvdel, generell brukeradmin, andre halvdel mot økonomi. Alle aktuelle bør delta før lunsj også HRM Opplæring i ny brukeradministrasjon økonomi/faktura/fakturabehandling/ehandel Samt en generell gjennomgang av brukeradministrasjon Økonomi Systemansvarlige/ MRK: Det forutsetter at deltakerne kjenner til adgangskontroll, brukerparametre og Security. Dato:23.10.2012 Kl. 0900-1200 Omfang: 0,5 dag Opplæring i ny brukeradministrasjon HRM Det er gitt generell opplæring i brukeradministrasjon den 18.10. Opplæringen skal være rettet mot HRM HRM Systemansvarlige/ MRK: Det forutsetter at deltakerne kjenner til adgangskontroll, brukerparametre og Security. Dato: 24.10.2012 Opplæring - Økonomi/Fakturering Økonomi/ Fakturering Dato: 26.10.2012 Kl. 0800-1400 Opplæring - HRM - ny funksjonalitet Windows - HRM - ny funksjonalitet Web - HRM - nyheter på Rekruttering og HRM Personal 10
Kompetanse Enkelte av kundene bruker Timelønn Dato: 29.10.2012 Opplæring - Fakturabehandling fagnyheter Fakturabehandling Dato: 30.10.2012 Opplæring - DVPro - fagnyheter DVPro Dato: 31.10.2012 Opplæring - ehandel - fagnyheter ehandel Dato: 01.11.2012 Opplæring: ebilag Økonomi Hos kunde Dato: 15.11.2012 Opplæring - Nye Anleggsmodulen Økonomi 11
5. AVSLUTTENDE AKTIVITETER Dato/frist Aktivitet Ansvar VU Ansvar KUNDE Status Dato: Etter avtale Statusmøte Prosjektleder Prosjektleder Etter oppstart Telefonmøte Omfang: - Sluttrapport/evaluering Adm. avslutning av prosjektet Prosjektleder 12