Saksframlegg Referanse Saksgang: Styre Møtedato Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 22/01/15 SAK NR 08-2015 Gjennomføringsfase prosjekt Oppgjørskontroll Forslag til vedtak: 1. Styret slutter seg til forslaget om oppstart av gjennomføringsfase relatert til anskaffelse for prosjekt Oppgjørskontroll innenfor en ramme på kr 0,6 mill. 2. Styret ber om å få seg forelagt ny sak i juni i forkant av avtaleinngåelse når evaluering av tilbud fra potensielle leverandører foreligger innenfor revidert ramme for investeringer. Skien, 15. januar 2015 Marit Kobro Administrerende direktør Side 1 av 5
1. Administrerende direktørs anbefalinger / konklusjon Foreliggende sak presenterer anbefaling om oppstart av gjennomføringsfase for prosjekt Oppgjørskontroll. Tiltaket inngår i Pasientreiser ANS` strategiplan 2013-2015 gjennom IKT handlingsplan og er høyt prioritert ved alle pasientreisekontorene. Internrevisjonen har tidligere påvist svakheter i dagens kontroll av oppgjør mot transportører, og har påpekt at dette er et område som bør prioriteres. Første del av gjennomføringsfasen er anskaffelse av rammeavtale knyttet til innføring av ny løsning for oppgjørskontroll. Kostnadene knyttet til anskaffelsen er anslått til 0,6 millioner kroner. Det anbefales at styret slutter seg til forslaget om å gjennomføre anskaffelsen. 2. Faktabeskrivelse: 2.1 Hva saken gjelder Oppgjørskontroll inngår i handlingsplan, systemforvaltning vedtatt av styret 23.10.13 (sak 48-2013.) Tiltaket er høyt prioritert ved alle pasientreisekontorene. Det mangler i dag systemstøtte for oppgjørskontroll og arbeidet med dette baserer seg på manuelle og tidkrevende prosesser. Systemeierforum og helseforetakene har over lengre tid ønsket å få på plass en oppgjørsmodul/verktøy for å ivareta oppgjørskontroll spesielt tilknyttet oppgjør fra leverandører av taxitjenester innenfor reiser med rekvisisjon. Internrevisjonen har i den gjenomførte revisjon av tverrgående prosesser mellom helseforetak som har pasientreisekontor og Pasientreiser ANS påpekt at oppgjørskontroll er et område som bør ha fokus fremover. Systemeierforum ser således et behov for å koordinere arbeidet rundt felles utfordringer og sikre nasjonal tilnærming og tilrettelegging. Sammenhengene mellom de ulike aktørene og systemene er forbundet med stor kompleksitet og det er mange involverte parter. Forprosjektet Oppgjørskontroll har videreført arbeidet som ble gjennomført i prosjektets foranalyse. De mest sentrale leveransene i denne fasen har inkludert: Del 1: Del 2: Ferdigstille, detaljere og starte implementering av nasjonalt standardisert fakturaunderlag Utrede og følge opp nødvendige tiltak knyttet til datakvalitet i NISSY Designe detaljerte arbeidsprosesser for ny løsning Utarbeide detaljert kravspesifikasjon for oppgjørssystem/verktøy Lage detaljert plan for gjennomføringsfasen implementering av prosess og verktøy Forprosjektrapport med anbefaling for veien videre Første del av gjennomføringsfasen omfatter anskaffelse av rammeavtale knyttet til innføring av ny løsning for oppgjørskontroll. Figuren viser overordnet tentativ fremdriftsplan for gjennomføringsfasen: Side 2 av 5
Figur 1: Overordnet fremdriftsplan Fremdriftsplan etter anskaffelsen er tentativ og vil måtte endres etter inngåelse av ny rammeavtale for området. 2.2 Handlingsalternativer og hovedpunkter 2.2.1 Vurdering av ulike typer løsninger Utvidet foranalyserapport oppgjørskontroll anbefalte videre arbeid med videre utredning av alternativ 3 (Utvikling av oppgjørsmodell i Radar) i et forprosjekt. Alternativ 3 består av ulike alternativer hvor utvikling av oppgjørsmodul er tilknyttet Radar: A. Oppgjørskontroll med rapporter fra SAS Visual Analytics (begrepsliste) og Excel som brukergrensesnitt for oppgjørskontroll B. Oppgjørskontroll med SAS Office Analytics som brukergrensesnitt C. Oppgjørskontroll med AdraMatch BALANCER (begrepsliste) som brukergrensesnitt Gjennom forprosjektet har ovennevnte løsninger blitt videre utredet og det er konkludert med følgende: A. En løsning som baserer seg på rapporter i Radar hvor resultater skal eksporteres til Excel hvor den praktiske oppgjørskontrollen utføres vil i stor grad være lik dagens løsning. Den vil i stor grad kreve mye manuelt arbeid og ivareta liten grad av sporbarhet og historikk. Denne løsningen vil ikke ivareta oppgjørskontroll på en tilstrekkelig måte i henhold til behov hos helseforetakene. B. Gjennom dialog og møter med SAS ble løsningen vurdert i forhold til fremtidig ønsket prosess og kontrollbehov. Løsningen fra SAS vil kreve en god del tilpasninger av deres system for å dekke pasientreisers behov samt at løsningen trolig vil bli ustabil teknisk sett. Det ble derfor vurdert at dette alternativet var lite hensiktsmessig. C. Prosjektgruppen så på mulighetene for å anskaffe AdraMatch BALANCER gjennom Helse Sør-Øst sin rammeavtale. De juridiske vurderingene gjort av juristene i Pasientreiser ANS og Sykehuspartner konkluderer med at Pasientreiser ANS ikke har mulighet til å benytte seg av Helse Sør-Øst sin rammeavtale på dette området. Konklusjonen fra prosjektet er at det må gjennomføres en offentlig anskaffelse for system for oppgjørskontroll da eksisterende muligheter ikke løser behovet på en tilstrekkelig måte. Anbudet vil ivareta gjenbruk av Radar i størst mulig grad, så hovedargumentet for alternativ 3, at utvikling av en oppgjørsmodul er tilknyttet Radar, er fortsatt gjeldende i det videre arbeidet. 2.2.2 Økonomi, finansiering og gevinstrealisering Ved siden av en rekke kvalitative gevinster forventes prosjektet å gi en direkte økonomisk gevinst for helseforetakene gjennom reduserte transportkostnader. Gevinstene skal samtidig bære økte kostnader til avskrivninger og økte driftskostnader for Pasientreiser ANS knyttet til ny løsning. Side 3 av 5
Det er lagt til grunn en samlet investering i ny teknologi på ca. 5,7 millioner kroner. Endelig kostnad for investeringen vil først bli kjent etter gjennomføring av anskaffelseskonkurransen og må sees i sammenheng med tilgjengelig investeringsramme. Investeringskostnader 5 700 Utvikling, lisens- og implementeringskostnad ny løsning (2015) 1 200 Implementeringskostnad ny løsning 800 Utvikling integrasjoner Avella (2015) 1 000 Radar (2015) 500 Innkjøp hardware (inkl. lagring) NHN (2015) 500 Eksterne ressurser 1 300 Andre prosjektkostnader 400 Årlige drifts- og avskrivningskostnader 2 135 Avskrivningskostnader teknologisk løsning (lineær årlig avskrivning over 5 år) 1 150 Økte kostnader til drift og vedlikehold for eksisterende leverandører (årlig) 385 Økt lisenskostnad årlig ny leverandør 360 Økte vedlikeholdskostnader årlig ny leverandør 240 Tabell 1: Investeringskostnader Prosjektkostnader kommer i tillegg, og er foreløpig estimert til 0,6 millioner kroner. 2.2.3 Gevinstrealisering Et mulig gevinstpotensial for prosjektet vil ligge i en reduksjon av transportkostnader. I foranalysen ble det innhentet resultater fra aktiviteter knyttet til implementering av kontinuerlig forbedring (KF prosjektet) hvor enkelte kontor jobbet med lokale aktiviteter innenfor forbedring av oppgjørskontroll. Disse vurderingene ble gjort for å kunne danne seg et bilde av mulige besparelser ved en evt innføring av en standardisert og automatisert oppgjørskontroll. Funnene fra disse aktivitetene viser en potensiell kostnadsbesparelse og tydeliggjør et gevinstpotensial i å anskaffe en løsning for oppgjørskontroll. I foranalysen ble det innhentet resultater og simuleringer fra andre aktører for å danne et bilde av mulige besparelser i transportkostnader. Med en antatt økt årlig drift- og avskrivningskostnad på 2,1 millioner NOK vil løsningen være avhengig av å oppnå en årlig gevinst på 0,14 % av dagens kostnadsbase (1.46 milliarder NOK) for å balansere de økte kostnadene. Et forenklet regnestykke viser at dette oppnås ved å avdekke 24 overfakturerte kilometer daglig per pasientreisekontor. Dersom besparelsen i realiteten blir på 1 % av dagens kostnadsbase vil årlige gevinster overstige økningene i drifts- og avskrivningskostnader med 9,8 millioner kroner. 2.2.4 Juridiske vurderinger I henhold til mandat er det utarbeidet en anskaffelses- og kontraktstrategi. Konkurranse med forhandlinger, inkludert prekvalifisering, anses å være den mest hensiktsmessige anskaffelsesformen ut fra behov for en overordnet tilnærming til funksjonelle og tekniske krav samt antatt grad av tilpasninger i ny og eksisterende løsning. Side 4 av 5
Direktoratet for forvaltning og IKTs avtaleportefølje for standardavtaler vil benyttes ved eventuell kontraktsinngåelse. Tilpasningsavtalen (SSA-T) og vedlikeholdsavtalen (SSA-V) er vurdert som de mest hensiktsmessige avtalene for henholdsvis kjøp og vedlikehold. 2.2.5 Risiko og avhengigheter Innføring av en systemløsning for oppgjørskontroll er komplekst da det krever mye integrasjon med mange parter. Transportørene skal gjennom sine systemleverandører kunne levere oppgjørsfiler og motta tilbakemeldinger fra helseforetakene knyttet til avvik og fakturering. Avtaleforholdet mellom partene ligger på helseforetak og transportør og ikke alle avtalene er utformet slik at transportør kan pålegges å ta i bruk standard for ny nasjonal oppgjørsfil. Det har vært mye dialog med partene gjennom prosjektet og det er en positiv holdning til løsningen hos alle parter. Det vil likevel være en usikkerhet knyttet til andelen transportører som vil knytte seg til løsningen. Kravene til løsningen vil kunne endres underveis i gjennomføringsprosjektet og ettersom erfaring på området opparbeides. En risiko for at løsningen ikke er optimal og må tilpasses kan påregnes, men denne risikoen er begrenset grunnet valg av kjøp med forhandlinger som anskaffelsesstrategi. Prosjektet har avhengigheter knyttet mot prosjektene Mine Pasientreiser og Samkjøring og alternativ bestillerløsning. Disse prosjektene skal også ut i gjennomføringsfase i løpet av 2015. Dette vil kreve solid og overordnet koordinering av felles ressurser og personell hos leverandører, Pasientreiser ANS og pasientreisekontorene. Øvrige identifiserte avhengigheter og risikoer vil håndteres fortløpende i gjennomføringsfasen. 2.2.6 Forankring med eiere, brukere og øvrige interessenter Prosjektet er i strategiplanen for 2013-2015 løftet frem som et prioritert område for helseforetakene og bred brukerforankring har vært sentralt i både foranalyse og forprosjekt. Gjennom regionale representanter har pasientreisekontorene hatt en sentral rolle i prosjektgruppen. Pasientreisekontorene har i tillegg deltatt i regionale samarbeidsmøter og høringsrunde for å sikre eierskap, forankring og ivaretakelse av innspill. Samarbeidsforum har vært styringsgruppe for prosjektet. Utover dette har det vært dialog og forankring mot SUTI, transportører og systemleverandører av etterbehandlingssystemer for transportørene knyttet til ny standardisert nasjonal oppgjørsfil. 3. Administrerende direktørs anbefaling: Basert på sakens redegjørelse anbefales det at styret slutter seg til forslaget om å igangsette gjennomføringsfase for prosjekt som omtalt i saken. Styret vil få seg forelagt ny sak for avtaleinngåelse når evaluering av tilbud fra potensielle leverandører foreligger. Trykte vedlegg: Forprosjektrapport Oppgjørskontroll v1.0 Styringsdokument Oppgjørskontroll v1.0 Gevinstrealiseringsplan Oppgjørskontroll v0.6 Utrykt vedlegg: Utvidet foranalyserapport Oppgjørskontroll v.1.0 Juridisk vurdering kostnadsdrivere 03.10.14 Kontroller for oppgjørssystem Funksjonell kravspesifikasjon Oppgjørskontroll Side 5 av 5