Innkalling til representantskapsmøte i Midtre Namdal Avfallsselskap IKS

MIDTRE NRITIOIRL RVFRLLSSELSKRP Eierkonmmnene i Midtre Namdal avfallsselskap LKS Styremedlemmer Innkalling til representantskapsmøte i Midtre Namdal Avfallsselskap IKS Det innkalles med dette til representantskapsmøte i MNA Torsdag 23.oktober 2014 kl 13.30 Møtested: Barlia kompetansesenter, Overhalla Sakliste R-sak 8/2014 Registrering av frammøtte, godkjenning av møteinnkalling, valg av to til å underskrive møteprotokollen R-sak 9/2014 Årsbudsjett 2015, handlingsplan 2015, rullering av økonomiplan 2015 2018 R-sak 10/2014 Pris fra MNA til kommunene for 2015 R-sak 11/2014 Abonnementshåndtering og fakturering fra MNA direkte til den enkelte abonnent. R-sak 12/2014 Forslag til endring vedtekter ny selskapsavtale for Midtre Namdal Avfallsselskap IKS R-sak 13/2014 Forslag til endrimg av forskrift for husholdningsavfall R-sak 14/2014 Tildeling av enerett for tømming og behandling av slam fra private slamavskillere R-sak 15/2014 Tildeling av enerett for innsamling og behandling av avfall fra kommunale institusjoner/ virksomheter R-sak 16/2014 Retningslinjer for fritak/ unntak renovasjon R-sak 17/2014 Eventuelt Per Olav Tyldum Ordfører i representantskapet Sign. Jenny Domås Styreleder Sign Vedlegg: Oversikt over den enkelte kommunes stemmerepresentasjon, ulike dokumenter til sakene

m N Alp MIOTRE NRMEIRL RVFRLLSSELSKRP R-sak 8/2014 Re istrerin av frammøte odk'ennin av møteinnkallin val av to til å underskrive møte rotokollen Registrering av fremmøte, møteinnkalling og valgte representanter til å underskrive protokollen enstemmig vedtatt. R-sak 9/2014 Årsbuds'ett 2015 handlin s lan 2015 rullerin av økonomi lan 2015-2018 Styret har behandlet årsbudsjett 2015, handlingsplan 2015 og rullering av økonomiplan 2015-2018 den 11. september 2014, sak 34/2014. Vedlagt følger forslag til årsbudsjett 2015, handlingsplan 2015 og rullering av økonomiplan 2015-2018 med innarbeidede endringer som fremkom i styremøtet. Kommentarer til budsjett thentet fra årsbudsjettet) Med utgangspunkt i vedtatte økonomiplan for 2014 2017, kjente rammebetingelser som gjelder som langsiktige inngåtte avtaler, halvårsregnskap, etterdriftskalkyler og halvårs selkostberegninger er det utarbeidet forslag til budsjett for 2015. Inntekter Regnskapet for 2013 viste en sum driftsinntekter på kr 62, 61 millioner, budsjettet for 2014 kr 67,86 millioner og budsjett for 2015 er på kr 73,70 millioner. Avfallsgebyrer Gebyritmtektene er beregnet ut fra antall abonnenter og type abonnement pr 1. juli 2014. Det er lagt inn en gebyr økning på 4,0 % på alle abormement. Til sammenligning var konsumprisindeksen for andre tjenester med arbeidslønn som dominerende prisfaktor for perioden 2013 på 3,5 %, mens kostnadsindeksen for lastebiltransport, alle kjøretøygrupper, for 2013 var på 4,2 %. Sistnevnte har ført til en relativt stor økning på selskapets transportutgifter. 12014 ble det lagt på gebyret en økning på kr 200 for innføring av såkalt "fri levering" i hele MNA området. Tiltaket har blitt en kjempesuksess og innkomne avfallsmengder på selskapets gjenvinningsstasjoner har mer en doblet seg i forhold til 2013. En etterdriftskalkyle viser at årskostnaden trolig vil komme på ca 430 kroner per abonnent for drift av gjenvinningsstasjonene. Med bakgrunn i den enorme avfallsøkningen ved selskapets gjenvinningsstasjoner anses det riktig å satse videre på både opprusting og økt bemanning her. Videre har fylkesmannen uttalt at det nå stilles krav om at bemanningen på gjenvinningsstasjonene må være tilstrekkelig til å gi kundene individuell veiledning og utføre god kontroll på sorteringen. Bemanningen er i dag noe lavt i MNA til å tilfredsstille dette og det må derfor søkes å øke bemanningen noe. Når det gjelder renovasjonsgebyr for hytter viser halvårs selvkostberegningene at vi trolig vil gå mot et underskudd på kr 250.000,- i 2014. I 2013 gikk selvkostregnskapet for

NANA rrliotre NRITIORL RVFRLLSSELSKRP hytterenovasjon kr 166.000,- i pluss. Siden det i disse beregningene foreløpig er flere kommuner sine hytter som mangler vurderes det riktig å følge føringer fra økonomiplanen i fastsettelse av gebyrnivå. Direkteleveranse av avfall Ut i fra fjorårets regnskap og regnskapstall fra første halvår 2014 er det budsjettert med en liten økning på inntektene fra direkteleveranser av avfall. Direkteleveranser av avfall er her næringsavfall. Salg av varer og tjenester Ut i fra en forventet økning i salg av tjenester til datterselskap, i all hovedsak innen økonomitjenester, er det lagt inn en liten økning i inntekten fra salg av varer og tjenester. Utgifter Regnskapet for 2013 viste netto kostnader på kr 61,90 millioner, budsjett for 2014 er på kr 67,48 millioner og budsjett for 2015 er på kr 73,20 millioner. Varekostnader Kostnadene på innkjøp for videresalg har steget noe og det foreslås derfor en økning her. Dette gjelder sekker til asbest, gule bokser til risikofarlig avfall m.v. Lønnskostnader Lønn er budsjettert med kjent årslønn før lønnsforhandlinger 2014. Det er v dere lagt inn en reserve på 3 prosent for å dekke forventet lønnsøkning i 2015. Personalkostnadene er foreslått økt med mer enn normal lønnsøkning. Dette begrunnes med strengere mottakskontroll på gjenvinningsstasjonene som skal løses med delvis økt bemanning delvis ekstrahjelp. Videre med et behov for å styrke administrasjonen både innen økonomi og oppfølging av abonnement (se under utfordringer). Selskapet selger økonomi- og regnskapstjenester til sine datterselskap slik at den reelle økningen ikke er så stor som det ser ut under budsjettets lønnsdel. Dette salget finner en igjen under salg av tjenester. Det er benyttet et sats på 12 % for utregning av feriepenger og 5,1 % for arbeidsgiveravgift. Pensjonskostnader Ut fra anbefalinger fra KLP for 2014 er det i forslag til budsjett benyttet en premiesats på 14 %. Transport Ut i fta kjente priser og forventede mengder avfall (noe økning) er det foreslått en økning av transportdelen av budsj ettet. Som nevnt over gir den relativt høye kostnadsindeksen seg utslag her. Ekstern behandling Til tross for en relativt stor økning i avfallsmengdene foreslås det en liten reduksjon i budsjett for ekstern behandling. Med endrede rutiner for bleier går behandlingsutgiftene for våtorganisk avfall noe ned samtidig som det vil forsøkes å redusere utgifter til behandling av restavfall ved å sortere mer selv.

NA N Aci TTIIDTRE NRTICIRL FVFPLLSSELSKRP Driftsutgifter Selskapet har med etablering av "fri levering" satset på sine gjenvinningsstasjoner. Noe som og har vist seg godt mottatt blant abonnenter. Vi har allikevel blitt tatt noe på senga med de voldsomme mengdene avfall som har kommet inn og da naturlig nok en stor økning i antall besøkende ved stasjonene. For å løse utfordringene har vi sett oss nødt til å leie inn vesentlig mer ekstrahjelp enn forventet og regnskapet første halvår viser at vi trolig går mot et overforbruk på kr 1 million i 2014. Med fylkesmannens nye krav forventes utgiftene i 2015 å bli omtrent som i 2014. Driftsutgiftene for øvrig foreslås lagt på samme nivå som for 2014. Finans Det budsjetteres som i 2014 med et forventet aksjeutbytte på kr 0,5 millioner (tilsvarer et utbytte på 5 % av innskutt kapital). Selskapet har i dag 4 lån hvorav tre med en flytende rentesats på 2,25 % og et med fast rente på 3,48 %. Forventet saldo per 1.1.2015 vil være kr 19.425.000 i lån. Forventet nedbetaling vil bli ca kr 1.050.000 i 2015 med en estimert rente på i underkant kr 500.000. Selskapet har et stort driftsmiddelkartotek (eiendeler) med varierende avskrivingstid. 20 år for bygninger og veier og ned til datautstyr på 3 år. Avskrivningene forventes for 2015 å bli i underkant av kr 4.500.000. I selskapets driftsbudsjett føres avskrivninger og rente. Det medfører at en investering i en bygning på kr 3.000.000 vil få en års kostnad (i driftsbudsjettet) på kr 150.000 i avskriving og kr 75.000 i rente, samlet kr 225.000. Selskapet har igiennom sine vedtekter en garantert låneramme på kr 20.000.000. Som en ser over er nå denne lånerammen så å si oppbrukt og selskapet vil ikke kunne ta opp nye lån før rammen er økt eller deler av lån nedbetalt. Fra 2014 skal interkommunale selskap betale skatt av avfallshåndteringstjenester som utføres i et marked, dvs håndtering av næringsavfall. Formålet med endringen er å forhindre konkurransevridning mellom kommunalt eide og private selskap. MNA har for første halvår i 2014 en inntekt basert på avfallshåndteringstjenester i marked på kr 4.9 millioner. Netto drifisresultat Representantskapet har flere sammenhenger pekt på at det er ønskelig at MNA skal gå så godt som i null. Styret og daglig leder har, til tross for anbefaling om å søke å gå noe mer i overskudd, tatt dette til etterretning. Resultatet av dette har blitt at selskapet har hatt en lav likviditet og har ved flere anledninger benyttet seg av sin driftskreditt. Dette er en dyr løsning og daglig leder anbefaler derfor at en på sikt søker å gå noe mer i pluss. Dette gjelder næringsdelen av selskapet. Når det gjelder husholdning og hytterenovasjon så er det områder som føres mot fond og i en gitt periode, ofte på tre til fem år, skal gå i null. I etterkant av fremstilling av årsbudsjett 2015 har det kommet signaler om at det på grunn av den milde vinteren som var ligger særdeles store mengder av avfall på lager (treverk og restavfall). Og at det må forventes en noe høyere prisstigning på behandling av avfall til forbrenning enn budsjettert. Videre har det kommet til endelig avklaring at

rsviln MICITRE NRfflORL RVFFILLSSELSKRP arbeidsgiveravgifta kommer til å stige samtidig som KLP har gitt beskjed om at reguleringspremien (pensjon) vil stige. Samlet medfører usikkerheten mht behandlingsavgift og de uttrykte økninger at det i det fremlagte budsjett nok foreligger noe under budsjettering på enkelte nevnte områder. Styrets forslag til årsbudsjett 2015, handlingsplan 2015 og rullering av økonomiplan 2015 2018 godkjennes. R-sak 10/2014 Pris fra MNA til kommunene for 2015 Det vises til vedlagte dokument årsbudsjett 2015, handlingsplan 2015 og rullering av økonomiplan 2015 2018 samt sak 9. I forbindelse med budsjettbehandlingen er det lagt til grunn en prismatrise for MNAs priser til kommunene/ abonnentene. Disse er: Forslag til differensierte priser Pris Rabatt/ Pris inklusive 2015 tillegg 111118 Abonnement 240 1 restavfall hver 3. uke 3 836 0 4 794 Abonnement 100 1 sekk/ 140 I restavfall hver 3 uke 3 628-208 4 534 Abonnement 3601 restavfall hver 3. uke 4 252 416 5 314 Abonnement med heimekompostering/240 1 3 628-208 4 534 Hytterenovasjon 728 910 Hytterenovasjon med reduksjon 520-208 650 Tillegg Tillegg for henting av avfall ved avstand over Tillegg inklusive 20 m fra godkjent veg 2015 MVA Plassering av stativer/beholdere mellom 20-30 meter 300 375 Plassering av stativer/beholdere mellom 30-50 meter 400 500 Plassering av stativer/beholdere mellom 50-60 meter 600 750 Plassering av stativer/beholdere mellom 60-70 meter 900 1125 Hvorfor ligger gebyret i Midtre Namdal Ayfalsselskap IKS sitt område så hdyt? MNA har igjennom en årrekke satset på service og høy servicegrad, noe da også oversikten over hva du får for gebyret viser (se s 25 i årsbudsjettet). Videre viser sammenligningen på s 38 i årsbudsj ettet mer konkret hva denne høye servicegraden koster. Om en sammenligner MNA med Steinkjer kommune og Innherred Renovasjon ser en at MNA henter avfall hjenime hos folk dobbelt så ofte, opptil 20 meter lenger unna godkjent veg og tar heller ikke ekstra for å kjøre på privat veg eller for utskifting av avfallsløsninger.

N NUOTRE NRITIORL RVFRLLSSELSKRP Om det er riktig å satse på den ekstra høye servicegraden fremover vil styret, representantskapet og kommunene kunne ta stilling til når det legges frem forslag til felles avfallsplan i 2015. Planen vil bli utarbeidet i samarbeid med de andre avfallsselskapene i Midt-Norge og er en del av et større prosjekt der det ses på muligheten for å etablere et felles sentralt sorteringsanlegg for avfall. Styrets forslag til priser for 2015 vedtas. R-sak 11/2014 Abonnementshåndterin o fakturerin fra MNA direkte til den enkelte abonnent I Representantskapsmøte den 24.4.2014 under sak 4/14 ble følgende enstemmig vedtatt: "Representantskapet ønsker ikke at ansvar for fakturering og innkreving av renovasjonsgebyr blir overført fra kommunene til MVA, men at dagens ordning opprettholdes." I denne saken anbefalte daglig leder styret å foreslå for representantskapet å vedta en overføring av ansvaret for oppfølging, vedlikehold og drift av database for renovasjonsgebyr. Bakgrunnen for at det er ønskelig å få overført ansvaret for disse oppgavene er at det på mange måter kan virke som om det bare er avfallsselskapet som "virkelig" bryr seg om å til enhver tid ha korrekt database over abonnenter og renovasjonsgebyr. Avfallsselskapet og selskapets entreprenører henter i all hovedsak alle sine inntekter ut i fra disse basene mens det for kommunene på mange måter "bare" er et null sum spill. MNA har i fjor sommer og i sommer gjennomført en rekke kontroller av kommunenes forvaltning og resultatene er blandede. Og ut i fra disse kontrollene kan det virke som om det er relativt mange gratispassasjerer i våre områder. Utover dette så ringer det minst to tre kommuner årlig og etterspør databasen for renovasjonsgebyr - noe som på mange måter er frustrerende da det jo er kommunene som skal oversende disse til MNA. Man må i denne saken også tenke på at MNA i dag har et kundemottak som allerede gjør en stor del av jobben til kommunene med mottak av inn og utmeldinger. Som det står i budsjettsaken så ser MNA seg nødt til å startet et arbeid med å få kontroll på database for renovasjonsgebyr uansett om selskapet får ansvaret delegert eller ikke. Det kan ikke være akseptabelt at våre abonnenter kanskje betaler over hundre kroner hver seg for henting av avfall hjemme hos folk som ikke betaler det de skal. Representantskapet mener det er riktig å overføre alt ansvar for oppfølging, vedlikehold og drift av database for renovasjonsgebyr fra kommunene til MNA. Fakturering av renovasjonsgebyr foretas fortsatt av den enkelte kommune.

MILITRE NRITIORL RVFRLLSSELSKRP R-sak12/2014 Forsla til endrin vedtekter n selska savtale for Midtre Namdal Avfallsselska IKS Vedlagt følger utkast til selskapsavtale samt utkast til selskapsavtale med merkede endringer fra dagens vedtekter. Midtre Namdal Avfallsselskap IKS mangler formelt en selskapsavtale. Selskapets vedtekter fungerer i dag som selskapets selskapsavtale, men dette er i følge Brønnøysundregisteret ikke tilfredsstillende. En selskapsavtale er en avtale mellom eier og selskapet og til sammen vil det nå da bli 13 selskapsavtaler. Selskapsavtalen inneholder formål med selskapet og vil være et av de viktigste styringsdirektivene fra eier til selskapet. Da endringene er nøye omtalt i vedlegg omtales de ikke her. Men det er viktig å påpeke at delegeringen fra kommunene nå er flyttet fra renovasjonsforskrift til selskapsavtale. Representantskapet vedtar styrets forslag til selskapsavtale for Midtre Namdal Avfallsselskap IKS og oversender saken til eierkommunene for videre behandling Representantskapet oppfordrer eierkommunene til å behandle saken innen mars 2015 R-sak 13/2014 Forsla til endrin av forskrift for husholdnin savfall Vedlagt følger utkast til ny forskrift for husholdningsavfall samt utkast til forskrift for husholdningsavfall med merkede endringer fra dagens forskrift. Som en følge av etablering av selskapsavtale og overføring av ansvar for forvaltning av database for renovasjonsgebyr inklusive fakturering og innkreving av gebyr er det nødvendig å justere dagens forskrift for husholdningsavfall noe. Da endringene er nøye omtalt i vedlegg omtales de ikke her. Representantskapet vedtar styrets forslag til endring av forskrift for husholdningsavfall og oversender saken til eierkommunene for videre behandling. MNA bes på vegne av eierkommunene sende forskriften ut på en felles høring før oversending til videre behandling i kommunene. Representantskapet oppfordrer eierkommunene til å behandle saken innen mars 2015 R-sak 14/2014 Tildelin av enerett for tommin o behandlin av slam fra rivate slamavskillere Representantskapet har oppfordret styret i MNA til å undersøke muligheten av å tildele selskapet enerett for innsamling og behandling av slam på lik linje med at selskapet i over 30 år har hatt enerett på innsamling av fast avfall. Slam er i avfallsforskriften sidestilt med fast

NilN A G` rniotre NRIMORL RVFRLLSSELSKRP avfall og oppgaven med tømming, transport og behandling ligger godt til rette for en interkommunal løsning. Det juridiske grunnlaget for en slik tildeling framgår av en juridisk betenkning utført av Hanne S Torkelsen på oppdrag fra et Fjellregionens Interkommunale Avfallsselskap AS (FIAS). Tømming, transport og behandling av slamavskillere fra husholdninger er en lovpålagt oppgave for kommunene og som framgår av Forurensningslovens 26. Gjødselvareforskriftens bestemmelser om lagring og behandling av slam må være oppfylt ved mottak og behandling av slammet. Kommunene har i dag i hovedsak benyttet private kontraktører en med kontraktvarighet på 5 7 år for å tilfredsstille lovkravene. Oppgaven kan utføres i egenregi, men de fleste kommunene har i dag valgt denne løsningen på grunn av at omfanget av tjenesten er for liten til å forsvare oppbygging av egen kompetanse. Ved å tildele enerett til MNA for tømming og behandling av slam kan det være aktuelt å utføre tjenestene eller deler av tjenestene i egenregi for å bygge opp kompetanse både med hensyn til tømming/transport og sluttbehandling av slam. Dette vil kunne generere lokale arbeidsplasser og sikre at ressursene blir lokalt benyttet. Oppgaven med tømming og behandling av slam passer godt inn i de oppgavene som MNA i dag har ansvar for og det er mange tilsvarende selskap som i dag er tildelt denne oppgaven. Erfaringene fra selskapets innsamling og behandling av fast avfall skulle tilsi at også denne oppgaven vil bli løst på en tilfredsstillende måte dersom selskapet får tildelt enerett for slam også. Ved tildeling av enerett for slam til MNA vil selskapet overta alt ansvar for tømming av private og kommunale slamavskillere/septiktanker, transport til behandlingsanlegg samt behandling og sluttdisponering av slam i henhold til krav stilt i forurensningsloven og gjødselvareforskriften. I en overgangsperiode må selskapet tre inn i eksisterende avtaler og eventuelt overta/leie utstyr/mannskap som kommunene i dag har ansvar for. MNA tar ansvar for informasjon, oversikt over plassering og tømmetidspunkt samt fakturering og innkreving av tømmegebyrer fra abonnenter for samtlige områder som omfattes av tildelingen. Det må utarbeides et detaljert register med alle detaljer om type, størrelse, plassering og tømming av slamavskiller. Representantskapet tilrår kommunene å tildele MNA enerett for tømming og behandling av slam fra medlemskommunene. Tildelingen skjer ved endring i avfallsforskriften slik at denne også omfatter 26 i forurensingsloven. Enerett overføres MNA fra 1/6 2015 R-sak 15/2014 Tildelin av enerett for innsamlin o behandlin av avfall fra kommunale institus'oner/ virksomheter

MIOTRE NFIITIORL RVFRLLSSELSKRP Vedlagt følger utkast til avtale om tildeling av enerett og drift av renovasjonsordningen mellom kommune og MNA. Avtalen kan for så vidt anses å være et vedlegg til selskapsavtale med utdyping og presisering av MNA sine oppgaver. Men den er også en mulighet til å tilby enkeltkommuner muligheten til å relativt enkelt tildele MNA enerett på både næringsavfall fra kommunale institusjoner/ virksomheter og slam. Eventuelt en av delene. En slik tildeling sørger etter daglig leders mening at kommunene får det aller beste tilbudet i markedet på henting av kommunalt næringsavfall. I tillegg slipper kommunene med dette vedtaket å innhente priser på henting av avfall. Lovligheten av disse tildelingene er drøftet i vedlagte notat fra advokat Hanne Torkelsen. Representantskapet anbefaler eierkommunene i MNA å inngå avtale om tildeling av enerett for innsamling og behandling av avfall fra kommunale institusjoner/ virksomheter med MNA. R-sak 16/2014 Retnin slin'er for fritak/ unntak renovas'on Samtidig som det nå legges frem forslag til ny renovasjonsforskrift vurderes det riktig å legge frem et forslag til retningshnjer for behandling av dispensasjon fra regelverket om plassering av avfallsbeholdere på tømmedag og retningslinjer for behandling av fritak og unntak fra renovasjon. Når det gjelder førstnevnte så behandles disse sakene i dag av MNA i samråd med kommunene. Som nevnt over har selskapet i dag en stor utfordring med at mange abonnenter i dag ikke betaler riktig abonnement pga plassering av avfallsløsning. Denne retningslinjen vil kunne bli et viktig verktøy i det videre arbeidet i denne saken. For den siste delen så er det i dag kommunene som behandler søknader om fritak og unntak. Dette er foreslått overført til MNA i tidligere saker og det vil bli viktig å raskt få innarbeidet en ens praksis for hele området. Alternativt, om MNA ikke blir tildelt dette ansvaret, så vil en ens retningslinje uansett være positivt i forhold til å sikre en mer ens behandling av slike saker i vårt område. Representantskapet vedtar styrets forslag til retningslinjer for fritak/ unntak renovasjon og oversender saken til eierkommunene for videre behandling. Representantskapet oppfordrer eierkommunene til å behandle saken innen mars 2015 R-sak 17/2014 Eventuelt

N A N Ac) MIDTRE NRITIORL FIVFRLLSSELSKRP Vedlegg Oversikt over stemmefordelingen Ant. Innbyggere pr. 01.01.2011 Faste stemmer Fordelte stemmer SUIll Avrundet 2011-2015 Stemmer 2007-2011 Namsos 12 906 3 21,29 24,29 24,00 24,0 Namdalseid 1 707 3 2,82 5,82 6,00 6,0 Grong 2 357 3 3,89 6,89 7,00 7,0 Høylandet 1 270 3 2,10 5,10 5,00 5,0 Overhalla 3 636 3 6,00 9,00 9,00 9,0 Fosnes 653 3 1,08 4,08 4,00 4,0 Flatanger 1 109 3 1,83 4,83 5,00 5,0 Vikna 4 135 3 6,82 9,82 10,00 9,0 Nærøy 4 999 3 8,25 11,25 11,00 11,0 Leka 589 3 0,97 3,97 4,00 4,0 Bindal 1 592 3 2,63 5,63 5,00 6,0 Osen 1 025 3 1,69 4,69 5,00 5,0 Roan 994 3 1,64 4,64 5,00 5,0 Sum 36 972 39 61,00 100,00 100,00 100,0