Oslo, 25.2.2016 Utkast til Referat Vedtas endelig i styremøte 17.6.2016 Møte i styret for CRIStin 19. februar 2016 Deltagere: Leder Curt Rice Styremedlemmer Anne Lise Fimreite Tove Klæboe Nilsen Susanne Sundnes Reidar Thorstensen Knut Kalgraff Skjåk Taran Fæhn (vara) Siri Sæther (vara) Gudleik Grimstad (observatør fra vertsinstitusjonen) Fra CRIStin Forfall Katrine Weisteen Bjerde (Daglig leder) Ernst Kristiansen (nestleder) Rune R. Schjølberg Utkast referat fra styremote 19.2.2016.docx 1
Dagsorden Forklaring: B = Beslutningssak D = Diskusjonssak O = Orienteringssak Torsdag 18.2. 16.00-18.00 - Faglige innlegg fra Kvalitets- og forskningsdirektør i Helse Nord RHF - Rune Sundset Direktør Nordlandsforskning - Iselin Marstrander Rektor Nord universitet - Bjørn Olsen Fredag 19.2. - Ordinært styremøte Sak 1 2016 B Godkjenning av innkalling og dagsorden Sak 2 2016 B Godkjenning av referat fra styremøte 11. desember 2015 Sak 3 2016 B Regnskap for 2015 Sak 4 2016 B Utkast til årsrapport for 2015 Sak 5 2016 B Årsplan og budsjett for 2016 Sak 6 2016 B Kritikk fra UHR og spørsmål fra Stortinget Sak 7 2016 O Status for NVI-rapportering av 2015-publikasjoner Sak 8 2016 B CRIStin 2.0 videreutvikling Forslag til leveranseplan Sak 9 2016 O Status og planer for arbeidet med Open Access Sak 10 2016 O Status for arbeid med konsortieavtaler for 2016 Sak 11 2016 B Strukturmeldingen Arbeid i Samhandlingsforum Sak 12 2016 B «Kunnskapssektoren sett utenfra» (Gjedrem-rapporten) - Momenter til høringsuttalelse Sak 13 2016 B Intern organisasjonsendring i CRIStin Sak 14 2016 B Markering ifm avrunding av styreperioden Sak 15 2016 Eventuelt Utkast referat fra styremote 19.2.2016.docx 2
Sak 1 2016 Godkjenning av innkalling og dagsorden En sak ble meldt under eventuelt Henvendelse fra Norsk Pressehistorisk forening angående verket Norsk Presses historie Vedtak: Innkalling og dagsorden godkjennes med tillegg av ett punkt under eventuelt. Sak 2 2016 Godkjenning av referat fra styremøte 11. desember 2016 Referatet ble godkjent med to kommentarer. Vedtak: Referatet godkjennes med de endringer som ble påpekt i møtet. Sak 3 2016 Regnskap for 2015 Vedtak: Regnskapet godkjennes. Sak 4 2016 Utkast til årsrapport for 2015 Styret ser det fremlagte utkastet som en god basis for en årsrapport, og ber om at det lages en styrets beretning som et kort sammendrag av de viktigste punktene. Årsrapporten vil inngå i rapport som sendes KD senest 15. mars. Her vil også utfordringer i og risikovurdering av videre planer tas inn. Vedtak: Styret ber daglig leder ferdigstille rapporten på bakgrunn av kommentarene. Sak 5 2016 Årsplan og budsjett for 2016 Styret ber om at planen reduseres i omfang og at faktiske tiltak for 2016 kommer tydeligere frem. Det bør også lages et kort sammendrag over konkrete leveranser, gjerne i tabellform, som er egnet for kommunikasjon til ledere. CRIStin 2.0 bør få en større plass i helheten enn det har i det foreliggende utkastet, og det bør tydeliggjøres hva som forventes av institusjonene for å kunne ta leveransene i bruk. Vedtak: Styret ber daglig leder ferdigstille årsplanen på grunnlag av kommentarer i møtet. Budsjettet for 2016 godkjennes. Sak 6 2016 Kritikk fra UHR og spørsmål fra Stortinget Styret tar kritikken fra UHR på stort alvor og er opptatt av at det gjennomføres tiltak for å gjenopprette CRIStins omdømme. Det viktigste tiltaket er selvsagt å få fortgang i levering av CRIStin 2.0, men det bes om at man også i kommunikasjonen med brukerne legger vekt på å få frem gode og tydelige budskap. Vedtak: Styret tar den fremsatte kritikken på alvor og ber om at daglig leder, i tillegg til å jobbe for raskest mulig levering av CRIStin 2.0, også jobber med tiltak for omdømmebygging. Sak 7 2016 Status for NVI-rapportering av 2015-publikasjoner Oppsummering av saksfremlegget: Institusjonene jobber bra med både registrering og kontroll/godkjenning og er i rute. Utkast referat fra styremote 19.2.2016.docx 3
Omleggingen av publiseringsindikatoren har som ventet medført mye ekstra arbeid med opplæring og stor pågang etter simulering av ny publiseringsindikator på tidligere års data. Oversikter er nå lagt tilgjengelig for alle institusjonene på CRIStins nettsider. Også instituttsektoren besluttet i januar å gå over til ny publiseringsindikator. Fordi beslutningen kom så sent var vi nødt til å opprettholde også gammel beregning. Gammel utregning ligger nå i CRIStin, mens status etter ny utregning legges ut løpende på CRIStins hjemmesider. Beregningene etter ny indikator legges inn i CRIStin-systemet etter rapporteringsfristen, slik at alt er på plass i selve systemet til neste år. Import av bibliografiske data fra Scopus er forbedret noe, og samarbeidet med Elsevier tas opp igjen etter årets rapportering for å identifisere ytterligere forbedringer. Styret er tilfreds med å høre at NVI-rapporteringen også i år ser ut til å gå bra. Sak 8 2016 CRIStin 2.0 videreutvikling Forslag til leveranseplan Daglig leder gjennomgikk forslaget til leveranseplan. Den foreliggende beskrivelsen er først og fremst rettet mot å få riktig rekkefølge på utviklings- og spesifikasjonsarbeidet. Neste trinn er å lage en versjon som er direkte rettet mot brukerne og som tydeligere beskriver hva de enkelte leveransene vil gi brukerinstitusjonene. Styret ser det som viktig å lage den planlagte versjonen med fokus på gevinst for brukerinstitusjonene. Det foreslås å lage flere versjoner av denne med ulik vinkling for ulike målgrupper. Styret påpeker også viktigheten av faktisk å holde den fremlagte planen. Vedtak: Styret godkjenner forslaget til leveranseplan med de kommentarer som fremkom i møtet. Styret påpeker samtidig viktigheten av faktisk å holde den fremlagte planen. Sak 9 2016 Status og planer for arbeidet med Open Access Oppsummering av saksfremlegget: Arbeidsgruppen nedsatt av KD som skal utarbeide forslag til nasjonale retningslinjer for åpen tilgang til forskningsartikler har startet sitt arbeid. Det vil i det videre arbeidet blant annet bli lagt vekt på å hente inn kompetanse på markedsmekanismer og økonomi. Alle de institusjonene som var med på Berlin12-konferansen har signert Expression of Interest. Listen over de som har signert vil bli offentliggjort fra Max Planck Society i løpet av februar og deretter lagt ut åpent for signering av andre. CRIStin er invitert til workshop hos Max Planck i München i mars. Her vil de som allerede har inngått såkalte offset-avtaler dele sine erfaringer. Målet er å lage en best practice sjekkliste for slike forhandlinger. CRIStin vil bruke sine vanlige kontaktkanaler til institusjonene for å sikre dialog nasjonalt. CRIStin har innledet samarbeid med EUA (European University Association) sin ekspertgruppe for Open Science v/norges representant, Torbjørn Digernes. Sak 10 2016 Status for arbeidet med konsortieavtaler for 2016 Oppsummering av saksfremlegget: Konsortieteamet er nå fullt bemannet, og forhandlinger/fornyelser er ferdig betydelig tidligere enn i fjor. Utkast referat fra styremote 19.2.2016.docx 4
Ytterligere forbedringer i nettsider har gitt institusjonene muligheter for å gi innspill i hele prosessen, og dialogen har vært god. Vi opplever også det nyetablerte samarbeidet med de fire BOTT-bibliotekdirektørene som svært nyttig. Det ble gjennomført reforhandling av 7 flerårige avtaler. Sammenlignet med tidligere år er det oppnådd gode resultater i mange av disse. o Vi har fått gjennomslag for å regne fusjonerte institusjoner som én ny samlet institusjon med et samlet antall årsverk, ikke som en samling enkeltinstitusjoner slik de fleste utgivere krevde i utgangspunktet. Dette gir positivt utslag på prisen. o Elektronisk fjernlån (Inter library loan) der artiklene kan sendes som et vedlegg i e-post er tillatt i alle de avtalene som er reforhandlet i 2015. o Det er fremforhandlet ubetinget mulighet for å trekke seg ut av flerårige avtaler hvert år i alle avtalene utenom SCOPUS. Også i denne avtalen er det mulig å trekke seg ut, men Elsevier krever at biblioteket bekrefter budsjettreduksjon som grunnlag for oppsigelsen. o Fortsatt tilgang etter oppsigelse til det man allerede har betalt for (post cancellation access) er nå tillatt i alle tidsskrift-avtaler reforhandlet i 2015. o Adgang til tekst- og datamining er oppnådd i to avtaler. o Betydelig reduksjon i den årlige prisøkningen i 6 av 7 avtaler. På grunn av den dårlige kronekursen har året likevel vært svært utfordrende for institusjonene, og mange har måttet gå til oppsigelse av flere avtaler. Denne situasjonen forventes å forverres ytterligere for 2017. Resultatet kan bli at forskerne mister tilgang til viktige ressurser. Sak 11 2016 Strukturmeldingen Daglig leder presenterte arbeidet som foregår i Samhandlingsforum med å beskrive tjenester som leveres fra de ulike organisasjonene og samhandlingen mellom dem. Arbeidet skal delvis gi innspill til utvalget som skal foreslå IKTstrategi for UH-sektoren og delvis fungere som grunnlag for videre arbeid med samhandling og tjenesteforbedring mellom organisasjonene i Samhandlingsforum. Sak 12 2016 «Kunnskapssektoren sett utenfra» - Momenter til høringsuttalelse Styret ber om at følgende tas med som momenter i høringsuttalelse fra CRIStin: Tjenestene i de ulike organisasjonene som omtales i rapporten har i all hovedsak oppstått som resultat av behov i sektoren ikke på initiativ fra departementet. Det er bekymring for at én stor organisasjon som skal levere alt vil gjøre at man mister fokus og at kvaliteten på tjenestene blir dårligere. Det må gjøres en grundigere jobb med å vurdere innholdet i tjenestene i de berørte organisasjonene. De har til dels svært ulik innretning og ikke alle oppgavene vil egne seg for samme organisering. Helse- og instituttsektorens fortsatte deltakelse i styringen og påvirkningen av CRIStins tjenester må sikres Daglig leder orienterte om dialog med FSAT de siste månedene som har ført til at begge organisasjoner ser potensial i en mulig samorganisering. Styret ser det som positivt at man i en høringsuttalelse sier tydelig hva CRIStin ønsker og hvorfor. Vedtak: Styret ber daglig leder utforme høringsuttalelse på bakgrunn av diskusjonen i møtet. Styret ber daglig leder videreføre dialogen med FSAT. Sak 13 2016 Intern organisasjonsendring i CRIStin Utkast referat fra styremote 19.2.2016.docx 5
Daglig leder orienterte om vurderingene som har vært gjort og om konklusjonen om å slå sammen Open Accessteamet og konsortie-teamet for å utnytte de samlede ressursene best mulig når vi nå skal inn forhandlinger der Open Access blir et viktig element. Styret ser sammenslåingen som et godt tiltak. Det ligger innenfor daglig leders mandat å gjennomføre endringen. Vedtak: Styret støtter forslaget om sammenslåing. Sak 14 2016 Markering i forbindelse med avrunding av styreperioden Det er ønskelig å holde et seminar med markering av hva som har vært gjennomført i styreperioden. Styreleder er usikker på om det kan bli aktuelt å prolongere styreperioden med f.eks. et halvt år som resultat av prosessen med strukturendringer. Det forventes at CRIStin er for liten til å videreføres som selvstendig organisasjon. Det er derfor usikkert når en slik markering bør finne sted. Dersom styreperioden prolongeres, kan det være aktuelt å legge neste styremøte til Amsterdam og møte f.eks. Elsevier, Springer og VSNU (den nederlandske søsterorganisasjonen til UHR, ansvarlig for gjennomføring av konsortieforhandlinger). Det søkes å få avklaring på styreperiodens lengde før konkrete planer legges. Vedtak: Styreleder og daglig leder bes om å avklare en eventuell prolongering før videre planer legges. Sak 15 2016 Eventuelt Henvendelse fra Norsk Pressehistorisk forening angående verket Norsk Presses historie CRIStin har mottatt brev fra Norsk pressehistorisk forening med ny anmodning om å revurdere verket Norsk presses historie. Verket ble, etter tvist mellom de deltagende institusjonene, behandlet i tvisteutvalget for NVI i mars 2011, og ble da kategorisert som fagbok og dermed ikke rapportert. Daglig leder ber styret vurdere om det er ønskelig at CRIStin gjør noe i sakens anledning. Styret ser ikke at CRIStin er rette mottager av en slik henvendelse. Saken ble behandlet i tvisteutvalget etter det mandatet som forelå. Det er også sendt henvendelse til KD om saken, og denne er avvist. Vedtak: Styret ber daglig leder svare i tråd med diskusjonen i møtet. Utkast referat fra styremote 19.2.2016.docx 6