SAKSFREMSTILLING Utvalg: Møtedato: Utvalgssak: Formannskapet 06.06.2013 35/13 Kommunestyret 17.06.2013 88/13 Avgjøres av: Sektor: Samfunn- og miljøsektoren Arkivsaknr.: Arkivkode: Saksbeh.: Ragnar Holvik 2012/280-026 12 SKAL GRIMSTAD SØKE FULLT MEDLEMSKAP I ØSTRE AGDER? Saksprotokoll i Kommunestyret - 17.06.2013 Behandling: Alternativ 2 ble vedtatt med 27 mot 8 stemmer (5FrP, 2SP, og 1SV) som stemte for Alternativ 1. Vedtak: Grimstad kommunestyre vedtar å søke fullt medlemskap i Østre Agder. Saksprotokoll i Formannskapet - 06.06.2013 Behandling: Alternativ 2 ble vedtatt med 6 mot 1 stemme (FRP) som stemte for Alternativ 1. Vedtak: Grimstad kommunestyre vedtar å søke fullt medlemskap i Østre Agder. FORSLAG TIL VEDTAK: Alternativ 1:
Grimstad kommune ønsker ikke på nåværende tidspunkt å søke om medlemskap i Østre Agder, men utelukker ikke at kommunen i framtiden vil gjøre det. Grimstad kommune er svært tilfreds med samarbeidet kommunen allerede har med Østre Agder om samhandlingsreformen, legevakt og krisesenter. Altenativ 2: Grimstad kommunestyre vedtar å søke om fullt medlemskap i Østre Agder. Dokumentliste: Vedlegg 1: Spørsmål stilt til sekretariatet i Østre Agder Vedlegg 2: Strategisk handlingsplan for Østre Agder Vedlegg 3: Inneholder svar fra sekretariatet til Østre Agder, vedtekter for ØA og viljeserklæring Vedlegg 4: Oversikt over selskaper hvor Grimstad kommune samarbeider med en eller flere kommuner som er med i regionrådene Østre Agder og/eller Knutepunkt Sør. Vedlegg 5: Informasjon om organisering av arbeidet med Regionplan Agder 2020. Vedlegg 6: Særutskrift PS 2/13: Regional tilknytning for Grimstad kommune. Vedlegg 7: Agderforskning: Østre Agder 2015, Utredning av alternative styringsmodeller Prosjektrapport nr. 25/2008.
Sammendrag: Spørsmålet om Grimstad kommune skal søke fullt medlemskap i Østre Agder er en stor avgjørelse. Saken er sammensatt og sakens ulike elementer vil kunne vektes ulikt avhengig av den enkeltes posisjon. Rådmannen oppfatter at sakene kan ha politiske elementer ved seg som går ut over det rådmannen har grunnlag for å drøfte i saksfremstillingen. Rådmannen mener forutsetningen for å søke medlemskap er bred politisk enighet i kommunestyret. Basisen for et medlemskap bør tåle endringer i det politiske flertall i kommunestyret som følge av fremtidige valg. Det vil være uheldig for både Grimstad, Østre Agder og regionen om et eventuelt medlemskap bare blir en kortvarig affære. Grimstad kommune har i dag samarbeid med Østre Agder om samhandlingsreformen, legevakt og krisesenter. Grimstad kommune har gode erfaringer med dette samarbeidet. Fakta: Denne saken handler om å følge opp beslutningen til Grimstad kommunestyre i PS 2/13 om at Grimstad kommune avklarer forutsetningene for fullt medlemskap i Østre Agder. Historisk har Grimstad samarbeidet østover med kommunene Arendal og Froland. Dette gjelder også i dag og materialiserer seg blant annet gjennom IKT Agder, Agder Renovasjon IKS, felles revisjonsordning, mv. Det er i dag samarbeid mellom Østre Agder og Grimstad kommune om: Samhandlingsreformen Legevaktordningen Østre Agder krisesenter Om å bli og være medlem av Østre Agder (ØA). Forutsetningen for utvidelse av Østre Agder framgår av 6 i vedtektene til Østre Agder: Utvidelse av Østre Agder krever enighet mellom kommunene. De økonomiske forpliktelsene knyttet til medlemskap er et fast årlig bidrag. For tiden er dette fastsatt til kr.10 pr. innbygger med grunnlag i innbyggertallet 1/1 året før. Østre Agder sekretariatet opplyser at ØA samarbeidet har en ordnet og solid økonomi med en buffer i form av fondsavsetninger som gir handlingsrom, selv om det ikke er snakk om store summer. Kommunestyrer/bystyrer i ØA oppnevner medlemmer og varamedlemmer til styret etter følgende fordelingsnøkkel: Arendal kommune velger 2 medlemmer og 2 personlige varamedlemmer Risør kommune velger 1 medlem og 1 personlig varamedlem Tvedestrand kommune velger 1 medlem og 1 personlig varamedlem Froland kommune velger 1 medlem og 1 personlig varamedlem Gjerstad kommune velger 1 medlem og 1 personlig varamedlem Vegårshei kommune velger 1 medlem og 1 personlig varamedlem Åmli kommune velger 1 medlem og 1 personlig varamedlem Ordfører skal velges til styret i Østre Agder. Styret i ØA har om lag 10 møter i året. Styret kan fatte avgjørelser vedrørende bruk av Østre Agders egne økonomiske ressurser. Vertskommune for sekretariatet eller vertskommune for fellesprosjekt kan søke om skjønnsmidler eller andre offentlige tilskudd på vegne av alle medlemskommuner. Det er praksis at søknader til fellesprosjekt har støtte fra alle
medlemskommuner uten at det nødvendigvis medfører at alle kommuner deltar i det aktuelle samarbeidet. Felles barnevern er et eksempel på et prosjekt som omfatter fem av de syv kommunene. Felles samfunnsmedisiner omfatter seks av de syv kommunene. Sekretariatet i ØA opplyser at Kommunene vurderer på fritt grunnlag om de ulike samarbeidsfelt er relevant for egen kommune. Skal en kommune delta i et samarbeid skjer det etter vedtak i kommunestyre/bystyre. Noen er alle med i som brannvesen, legevakt(omfatter også tre kommuner ut over Østre Agder) og Samhandlingsreformen (Samarbeid med Grimstad og koordinert med de andre interkommunale samarbeid i Agder). Det er enten separate regnskap for virksomhetene som for brannvesen og legevakt eller egne ansvar for det enkelte formålet. Ubrukte ressurser fondsavsettes til formålet. Samlet sekretariatsressurs for ØA er per dato ½ stilling som frikjøpes av Arendal kommune. Ressursbruk ellers er knyttet til løsning av konkrete fellessatsninger som Samhandlingsreformen. Årsberetningene til ØA for 2011 og 2012 (http://www.ostreagder.no/aktuelt.aspx) gir et bilde av aktiviteter og temaer i Østre Agder ( Viktige saker/fokus ): 2011: Strategiplan for Østre Agder, Leseprosjektet, Ny E18 fra Tvedestrand til Arendal, Samhandlingsreformen, Oppfølging av Regionplan Agder. I tillegg det faste samarbeidet: Østre Agder overformynderi, Østre Agder krisesenter og Legevakten i Arendal. 2012: Leseprosjektet, Regionplan for Agder, fylkessammenslåing, ny E18 fra Tvedestrand til Arendal, Nytt fengsel for region Agder og Rogaland, Oppfølging av Samhandlingsreformen, felles barnevern, felles ingeniør med ansvar for veibelysning, mulige endringer i kommunestrukturen, Friluftsråd sør og politirådsmøter. I tillegg det faste samarbeidet: Østre Agder overformynderi, Østre Agder krisesenter, Legevakten i Arendal og Østre Agder brannvesen. Nylige vedtak i ØA-styret om forholdet mellom Grimstad kommune og ØA. ØA-styresak 13/13 (1. mars 2013) om Formalisert samarbeid om Samhandlingsreformen mellom Østre Agder og Grimstad kommune. Vedtak: Grimstad kommune får fullt medlemskap i Østre Agders prosjekt for å følge opp samhandlingsreformen. I dette inngår deltakelse i felles arbeidsgruppe og i rådmannsgruppen ved behandling av saker relatert til Samhandlingsreformen. I saker som krever styrebehandling i Østre Agder innhentes på forhånd uttalelse fra Grimstad kommune. ØA-styresak 14/13 Oppstart av dialog mellom Grimstad kommune og Østre Agder om eventuelt medlemskap i regionrådet. Vedtak: Styret for Østre Agder ønsker en dialog med Grimstad kommune om medlemskap i Østre Agder velkommen, og mener at en slik utvidelse vil bidra til å styrke regionen. For å forestå drøftelsene på vegne av Østre Agder oppnevner styret leder og nestleder. Styret legger til grunn at et medlemskap må bygge på like kriterier som eksisterende medlemmer. Herunder at Strategiplanen for Østre Agder skal ligge til grunn for virksomheten.(vår uth.) Ettersom utvidelse av Østre Agder forutsetter godkjenning i medlemskommunenes kommunestyrer/bystyrer må en under forhandlingene ta forbehold om slik godkjenning.
Om strategiplanen for Østre Agder. Vedtaket i Østre Agder (ØA 14/13, se over) innebærer at Grimstad kommunestyre, som forutsetning for medlemskap, må ta stilling til Strategiplan for Østre Agder. Strategidokumentet (Strategidokument for utvikling av Østre Agder-samarbeidet) ble vedtatt i styret i Østre Agder 10.06.2011. Hovedstrategiene for utvikling av Østre Agder-samarbeidet er basert på: 1. Styrke forankringen av Østre-Agder-samarbeidet i by/kommunestyrene. 2. Ordfører/rådmannsmøter som strategisk samarbeidsorgan. 3. Vertskommuneløsninger som hovedprinsipp for organisering av samarbeidet mellom to eller flere kommuner om praktiske oppgaver organisert med hjemmel i Kommuneloven 27. 4. Systematisk samarbeid mellom rådmennene om budsjettarbeid innenfor alle vertskommuneløsninger. Strategiene er presisert i strategidokumentets kap 3: 1. Et samarbeidsforum for kommunene i regionen 2. Bidra til å samordne regionens interesser overfor fylke, stat m.fl. 3. Arbeide for å styrke regionens infrastruktur 4. Systematisk arbeid for at regionen velges som lokaliseringssted 5. Bidra til etablering av samarbeidsløsninger for to eller flere kommuner 6. Stimulere til at regionen gjennomfører prosjekter for å øke kompetansen i regionens kommuner 7. Utvikle løsninger knyttet til levering av kommunale tjenester Agderforskning har laget rapporten Østre Agder 2015, Utredning av alternative styringsmodeller Prosjektrapport nr. 25/2008. http://www.ostreagder.no/dokumenter/pdf/agderforskning%20rapport%20alternative%20styringsmodeller.pdf Kommunene i ØA har undertegnet en Viljeserklæring som blant annet sier at http://www.ostreagder.no/omoss.aspx: Østre Agder er et samarbeidsforum for de kommuner som undertegner viljeserklæringen. Østre Agder skal være kommunenes prioriterte arena for strategisk samhandling og dialog knyttet til utviklingen i regionen, herunder bl.a. regional infrastruktur, påvirkning av nasjonale og regionale myndigheter og tjenesterettet interkommunalt samarbeid. Befolkning og pendling Per 1.1.13 var det til sammen 68 000 innbyggere i ØA-kommunene. Med Grimstad som eventuell medlem, øker samlet innbyggertall til 90 000. Pendlerstrømmen mellom Grimstad og ØA-kommunene viser at: (kun) 88 sysselsatte med arbeidssted Grimstad var fra kommunen Åmli, Tvedestrand, Risør, Gjerstad og Vegårdshei i 2011. 1692 sysselsatte i Grimstad hadde samme år Froland og Arendal som bostedkommune. 2238 personer med bosted Grimstad arbeidet i 2011 i kommunene Arendal og Froland. 69 sysselsatte bosatt i Grimstad hadde kommunene Åmli, Tvedestrand, Risør, Gjerstad eller Vegårdshei som arbeidssted.
Pendlerstrømmen mellom Grimstad og kommunene Kristiansand og Lillesand: 397 sysselsatte bosatt i Grimstad arbeidet i 2011 i Lillesand, 864 i Kristiansand. 200 sysselsatte i Grimstad hadde Lillesand som bostedskommune, 174 Kristiansand. Når det gjelder Grimstad som både bosteds- og sysselsettingskommune er det mellom kommunene Arendal, Froland, Lillesand og Kristiansand pendlerstrømmene går. Det er disse kommunene som er Grimstads primære bo- og arbeidsmarked. Ny E18, sysselsettingsutviklingen i Kristiansandsregionen og UiA med Campus Grimstad har bidratt til økende pendling mellom Grimstad og kommuner i vestlig retning de senere årene. Vurdering: Rådmannens refleksjoner/vurderinger: Spørsmålet om Grimstad kommune skal melde seg inn et regionråd eller forbli i dagens mer uavhengige posisjon som den eneste kommunen på Agder som ikke er med i et regionråd, er et sammensatt spørsmål. Regnskapet over fordeler og ulemper og hva som kan være strategisk lurt på kort og/eller lang sikt vil være avhengig av den enkeltes verdier og fra hvilken posisjon saken vurderes. Saken kan på noen punkter derfor vurderes forskjellig fra et politisk eller administrativt ståsted. Rådmannen oppfatter at saken har klare politiske elementer ved seg og legger derfor frem to alternative forslag til vedtak. Å endre posisjon på den regionale arena fra Grimstads nåværende posisjon utenfor til en eventuell posisjon innenfor, som medlem av regionråd, er en stor avgjørelse. Rådmannen mener dette er en type avgjørelse det bør være bred omforent enighet om i kommunestyret. Det vil være uheldig om Grimstad innenfor et relativt kort tidsintervall melder seg inn og senere eventuelt ut av denne form for medlemskap, for eksempel som følge av temporære endringer i hvem som utgjør kommunestyrets posisjon. Dersom Grimstad kommunestyre velger å søke medlemskap i Østre Agder bør tanken bak være at dette er en strategisk riktig, langsiktig avgjørelse det er sterkt ønske om. Ut over det som er dagens aktiviteter i relasjonen mellom Grimstad kommune og Østre Agder kommunene, er det ingen enkeltsaker eller andre forhold som gjør at det administrative miljøet i Grimstad kommune etterspør økt samarbeid mellom kommunen og Østre Agder, og heller ikke tilsvarende med Knutepunkt Sør. En uavhengig posisjon i regionen gjør det mulig å samarbeide fritt i alle himmelretninger. Det er to viktige forutsetninger i dette: o At Grimstad kommune fikk til samarbeid med et regionråd på samhandlingsområdet, noe Grimstad i dag har med Østre Agder. o At Grimstad kommune er representert i arbeidet med Regionplan Agder 2020 i politisk samordningsgruppe (ordføreren) og i rådmannsgruppen (rådmannen) Den uavhengige posisjonen gjør at Grimstad, fra egen posisjon, kan inngå samarbeid med omgivelsene på et mer pragmatisk grunnlag knyttet til behov og interesser i den enkelte sak. Eksempelvis har Grimstad relativt nylig inngått samarbeid med Kristiansand kommune på barnevernområdet. På den andre siden kan den uavhengige posisjonen, uten medlemskap i regionråd, kunne stenge for samarbeid Grimstad kommune kan ønske samarbeid om. Eksempelvis henvendte Grimstad kommune seg til Østre Agder i 2009/10 om deltakelse i et leseprosjekt. Grimstad fikk den gangen, som ikke-medlem av ØA, nei. Grimstad kommune henvendte seg da til Kristiansand kommune hvor Grimstad fikk ja til å gjennomføre leseprosjektet sammen med pedagogisk senter, Kristiansand kommune.
Rådmannen har lagt merke til at overordnede myndigheter i tiltagende grad kommuniserer med kommunene på Agder via regionrådene i ulike saker. Rådmannen har begrenset oversikt over omfanget av dette, men en kan ikke utelukke at Grimstad kommune som eneste kommune uten medlemskap i regionråd, kan falle utenfor informasjonsstrømmer og ulike former for aktiviteter knyttet til prosjekter, drøftinger etc. Rådmannen observerer konfliktene mellom Øst (Arendal) og Vest (Kristiansand) i regionen. Tydeligst kommer dette til uttrykk i saker knyttet til Sørlandet sykehus HF. Rådmannen oppfatter at sentrale elementer i disse konfliktene ikke er gode, kreative og utviklende for regionen. Rådmannen observerer at det administrative lederapparatet i Grimstad kommune i liten grad er involvert i/del av slike konfliktlinjer. Konfliktene utspiller seg på arenaer uavhengig av Grimstad kommune. Rådmannen mener det er grunn til å stille spørsmål ved om et eventuelt medlemskap i Østre Agder vil føre til at Grimstad kommune, både administrativt og politisk, vil bli mer involvert i de mer negative sidene ved Øst-Vest konfliktene i vår region. Rådmannen viser blant annet til strategidokumentets pkt 3.4 om Systematisk arbeid for at regionen velges som lokaliseringssted. Det skal vel og merke presiseres her at strategipunktet har fokus på ny offentlig og privat virksomhet. På samhandlingsreformområdet har Grimstad kommune hatt et omfattende samarbeid med Østre Agder i forbindelse med kommunenes felles forhandlinger med Sørlandet Sykehus om flere avtaler. Administrasjonen i Grimstad kommune har gode erfaringer fra dette samarbeidet og kommunene har opptrådt som likeverdige parter i fellesskapet. Det er lite i historien til Grimstad kommune som forbinder kommunen til Østre Agder kommunene som helhet. Grimstad kommune har historisk hatt ulike former for samarbeid over kommunegrensen mot øst med kommunene Arendal og Froland. Grimstads felles bo- og arbeidsmarked handler primært om kommunene Arendal, Froland, Lillesand og Kristiansand. Mellom Grimstad og de øvrige kommunene i Østre Agder er det lite pendlerstrømmer. Næringslivet er lite opptatt av kommune-, fylkes- og andre sammenslutningsgrenser. For næringslivet vil bo- og arbeidsregioner, markedsforhold og grunnleggende infrastruktur være sentrale elementer i deres tenking. Agderbyen, Kristiansandsregionen og Arendal- og Grimstadregionen er egnede og brukte begreper i denne sammenheng. Spørsmålet om hvorfor Grimstad kommune bør være medlem ØA kan en vurdere i forhold til ØA s strategidokument. Punkt for punkt er rådmannens vurderinger slik (strategidokumentets kap 3): 1. Et samarbeidsforum for kommunene i regionen. Strategidokumentet stiller spørsmål om det interkommunale samarbeidet i ØA vil føre til at de respektive kommunestyrene mv mister makt og innflytelse og om ordningen kan svekke demokratisk innsyn og kontroll. Strategidokumentet beskriver hvordan roller og prosedyrer (ideelt) skal være. Rådmannen kan ikke fra vår posisjon utenfor ØA vurdere hvordan slike forhold faktisk fungerer innenfor ØA-samarbeidet. Men det er viktig at kommunestyret er kjent med disse problemstillingene og at Grimstad er tydelige i forhold til hvilke verdier knyttet til åpenhet, demokrati og folkevalgt kontroll Grimstad forutsetter for eventuell søknad om medlemskap.
2. Bidra til å samordne regionens interesser overfor fylke, stat m.fl. Saksfeltet under dette punktet er bredt og kan omfatte alt fra uttalelser til offentlig utredninger, oppfølging av Regionplan Agder 2020, samordning av kommunenes planstrategier mv. Ifølge Viljeserklæringen skal Østre Agder være kommunenes prioriterte arena for strategisk samhandling og dialog Grimstads kommunes uavhengige posisjon i forhold til regionråd gjør at Grimstad ikke har selvsagte, formaliserte arenaer for strategisk samarbeid med andre kommuner. Slike arenaer kan opplagt være nyttige i noen sammenhenger. Det grunnleggende spørsmål for Grimstad er om rammene for strategisk tenking og utvikling best skjer innenfor Østre Agder, uavhengig av andre kommuner (som nå) eller i samarbeid vestover. Er det allerede nok arenaer for strategisk samhandling og dialog som det er i dag, eller har Grimstad behov for den samordning Østre Agder kan gi i tillegg til det som er? Et viktig moment i denne sammenheng er spørsmålet om hva som er de viktigste langsiktige spørsmål for Grimstad. Det handler blant annet om Universitetet i Agder/Campus Grimstad, næringsutvikling på campusområdet og Omre, samhandlingsreformen i bred forstand, klima og miljø, Regionplan Agder 2020 og kystsoneforvaltning. 3. Arbeide for å styrke regionens infrastruktur Dette gjelder vei, tog og fly. På disse områdene er det så langt rådmannen erfarer stor grad av sammenfall mellom Grimstad og ØA-kommunene med unntak av fly hvor Grimstad peker tydelig på Kjevik som landsdelens flyplass. 4. Systematisk arbeid for at regionen velges som lokaliseringssted Grimstads interesser går både i østlig og vestlig retning. Om lokaliseringer av ulike private eller offentlige virksomheter eller oppgaver har sin fornuftige plassering øst eller vest for Grimstad, eller i Grimstad, handler blant annet om evne og vilje til å se hele regionens/agders behov under ett. Rådmannen er usikker på om det i enhver situasjon vil være en fordel med: Systematisk arbeid for at regionen (Østre Agder, vår uth.)velges som lokaliseringssted. 5. Bidra til etablering av samarbeidsløsninger for to eller flere kommuner Etter rådmannens syn mangler Grimstad kommune en arena som stimulerer til tenking og aktiv praksis for etablering av samarbeidsløsninger som kan effektivisere og heve kvaliteten på tjenester. Dette er en funksjon regionråd har og som Grimstad i dag står utenfor. 6. Stimulere til at regionen gjennomfører prosjekter for å øke kompetansen i regionens kommuner Samme kommentar som pkt 5 over. 7. Utvikle løsninger knyttet til levering av kommunale tjenester Samme kommentar som pkt 5 over. Grimstad kommune har i lang tid klart seg godt i nåværende posisjon uten å være medlem av regionråd. Og på kort sikt er det ikke avgjørende kritiske faktorer som gjør at Grimstad må eller tvinges til å melde seg inn i Østre Agder. Spørsmålet er likevel om det på lengre sikt er gunstig for kommunen å stå uten medlemskap i regionråd?
Campus, ny E18 mellom Grimstad og Kristiansand og økt pendling vestover har de senere år ført til en mer vestvendt holdning i Grimstad. Rådmannen tror at saksfeltene i vestlig retning innenfor universitet, næringsliv og infrastruktur vil bli enda viktigere i framtiden for Grimstad. Å stå utenfor regionråd kan være en sårbar posisjon når kommunen i fremtiden vil komme i situasjoner hvor det kan være viktig med alliansepartnere. En slik sak kan være Campus Grimstad. Samhandlingsreformen er et annet eksempel hvor det hadde blitt svært vanskelig for Grimstad dersom kommune ikke hadde fått til dagens samarbeid med Østre Agder. Deltakelse i regionråd vil gi kommunen en arena for markedsføring av egne interesser.