Nore og Uvdal kommune Møteinnkalling Saksnr: 10-13 Utvalg: Arbeidsmiljøutvalget Møtested: Kommunestyresalen, Kommunehuset Dato: 11.11.2015 Tidspunkt: 12:00 Sakenes dokumenter ligger til gjennomsyn på sekretærens kontor. Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf 31024022, v/berit Rustberggard. Anser noen at de er inhabile i en sak, må det meldes fra om dette. Utvalget vil ta standpunkt til inhabilitetsspørsmålet, jfr forvaltningsloven. Vararepresentanter møter etter nærmere melding. Nore og Uvdal kommune 04.11.15, Grethe-Marit Trulsen leder
Sakskart: Utvalgs Saksnr: PS 10/15 PS 11/15 PS 12/15 PS 13/15 Sakstittel MEDBESTEMMELSE I NORE OG UVDAL KOMMUNE Rutine ved omorganisering i Nore og Uvdal kommune Vernerunder 2015, systematisk HMS Arbeid Orienteringssaker Lukket/åpent
Nore og Uvdal kommune Rødberg : 02.11.2015 Arkiv : 401 Saksmappe : 2015/1030 Avd. : Personalseksjonen Saksbehandler : Berit Rustberggard MEDBESTEMMELSE I NORE OG UVDAL KOMMUNE MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak Arbeidsmiljøutvalget 11.11.2015 10/15 Administrasjonsutvalget Saken gjelder: Retningslinjer for hvordan medbestemmelse og samarbeid, med utgangspunkt i Hovedavtalen mellom KS og arbeidstakerorganisasjonene samt gjeldende tariffavtaler, skal fungere i praksis i Nore og uvdal kommune. Fakta: De aktuelle paragrafene i forbindelse med samarbeid og medbestemmelse finnes i del B i Hovedavtalen. Saksbehandlers vurdering: Samarbeid mellom arbeidstaker og deres organisjoner og arbeidsgiver skal være tuftet på respekt og tillit. Det er derfor viktig at regler for samarbeid og medbestemmelse er tydelige og forutsigbare for alle parter. Rådmannens forslag til vedtak: Arbeidsmiljøutvalget vedtar vedlagte retningslinjer for samarbeid og medbestemmelse i Nore og Uvdal kommune.
Vedlegg 1 MEDBESTEMMELSE I NORE OG UVDAL KOMMUNE
Medbestemmelse i Nore og Uvdal kommune. 1
INNHOLD: Innledning 3 Definisjoner 3 Arbeidsgivers plikter i forhold til tillitsvalgte 4 Tillitsvalgtes rettigheter og plikter 5 Ulike former for samarbeid 5 Felles interesser 5 Vernetjenesten 6 Arbeidsgivers styringsrett 6 2
Innledning Hovedavtalen (HA) regulerer samarbeid mellom partene i arbeidslivet. Gode proesesser mellom partene danner grunnlaget for en positiv utvikling av kvalitativt gode tjenester til innbyggerne i Nore og Uvdal kommune (HA 1). De ansatte sine organisasjoner skal involveres tidlig når omstilling og reformer skal gjennomføres. Gjennom de tillitsvalgte sine organisasjoner gi de ansatte reell medvirkning i hvordan arbeidsplassen bør organiseres (AML kap 8). Samarbeidet må baseres på tillit og gjensidig respekt-/forståelse for hverandres roller. Definisjoner Hovedavtalen (HA) del B 2 inneholder definisjoner: 2-1 Arbeidsgiver Den som i arbeidsgivers sted leder arbeidet ut fra den myndighet vedkommende har fått. 2-2 Tillitsvalgt Arbeidstaker som er tilsett i kommunen, og som er valgt -/utpekt av medlemmene i sin arbeidstakerorganisasjon til å ivareta de oppgavene som går fram av HA. 2-3 Hovedtillitsvalgt Tillitsvalgt som er valgt-/utpekt av medlemmene i arbeidstakerorganisasjon for å koordinere og hjelpe de tillitsvalgte i arbeidet overfor kommunen-/arbeidsgiver. 2-4 Fellestillitsvalgt Arbeidstaker som er tilsatt i kommunen, og som er valgt-/utpekt av en forhandlingssammenslutning lokalt for å ivareta det ansvaret og de oppgavene som ligger til hovedtillitsvalgt i HA. 2-6 Utvalg av tillitsvalgte Et utvalg av tillitsvalgte og blant de tillitsvalgte i en arbeidstakerorganisasjon. 3 Arbeidsgivers plikter i forhold til de tillitsvalgte HA 3-1 regulerer arbeidsgivers plikter i forhold til de tillitsvalgte. NUK som arbeidsgiver skal påse at rettigheter og plikter blir overholdt etter gjeldende tariffavtale. Dette er et reelt ansvar arbeidsgiver har på alle nivå i organisasjonen (AML kap 8).
På sentralt nivå (rådmannsnivå) blir det holdt kontaktmøte der alle aktuelle arbeidstakerorganisasjonene er representert 2 ganger pr år. Dette skjer i samarbeid med budsjettarbeidet om høsten og regnskapet om våren. I tillegg har Rådmannen medbestemmelsesmøte med de hovedtillitsvalgte, fellestillitsvalgte og hovedverneombudet. Det blir satt opp møteplan for disse møtene. Det skal være møter minst hver andre måned. Det skal sendes ut møteinnkalling med sakliste 1 uke i forkant av møtene. I tillegg skal fagsjefene ha regelmessige møter med tillitsvalgte og verneombud i sin avdeling. Viktige saker å drøfte i de sentrale medbestemmelsesmøtene er: Vurdering av omstilling og endringer Se til sentrale og lokale avtaler blir fulgt Oppfølging og implementering av nasjonale reformer Budsjett, handlingsplan og regnskap Omorganisering Ulike planer og retningslinjer, både revidering og nye Rutiner for informasjon og kommunikasjon IA avtalen og oppfølging av den Regionale prosjekt som kommunen vurderer å involvere seg i Orienteringer fra begge parter Arbeidsmiljøsaker Lokale særavtaler Innholdet i møtene På avdelingsnivå skal det også drøftes: Ferieplaner og avvikling av ferie Turnusplaner og vikaravtaler Listene er ikke uttømmende. Et godt samarbeid bygger på at begge parter respekterer hverandre, har god forståelse for rollene og spillereglene, og har nødvendig kunnskap om lov og avtaleverk. God kommunikasjon og gjensidig tillit er avgjørende (AML kap 10). Frikjøp Hovedtariffavtalen (HTA) ksp- 3.5 regulerer retten til permisjon og lønn for å fungere som hovedtillitsvalgt. Krav om frikjøp av hovedtillitsvalgt skal rettes til NUK, personalsjef behandler kravet. 4
Permisjon Tillitsvalgte har rett til tjenestefri for å utøve oppgavene sine (HA 3-4). Forberedelse til møter er også arbeidstid (HA 3-4). Det blir som hovedregel gitt like mange timer fri til forberedelse som møtet varer. Arbeidsgiver skal legge forholdene til rette slik at tillitsvalgte både kan forberede seg til møtet og delta i møtet. Permisjon etter HA del B 3-5 skal dokumenteres med innkalling. Arbeidsgiver skal også være orientert om at den ansatte har tatt på seg et verv i organisasjonen som kan gi rett til permisjon. Valget skal dokumenteres overfor arbeidsgiver, jfr. Rundskriv B/7-2014. Etter HA 3-6 har tillitsvalgte rett til opplæring som har betydning for funksjonen som tillitsvalgt. Slik permisjon kan bli gitt med full eller delvis lønn. For hovedtillitsvalgt og fellestillitsvalgt blir det gitt permisjon med full lønn, HA 3-6. Søknad om permisjon skal dokumenteres med kopi av invitasjonen til kurs-/opplæring. Søknad om permisjon skal rettes til nærmeste overordnede som behandler søknaden etter delegert fullmakt. Tillitsvalgtes rettighet og plikter HA 3-2 regulerer dette. De tillitsvalgte har rett og plikt til å drøfte-/forhandle spørsmål som gjelder lønn- og arbeidsvilkår for de ansatte i NUK der det er hjemlet i lov og avtaleverk (AML kap 8). 5 Ulike former for samarbeid Drøftinger: Drøftinger er kontakt på et område der arbeidsgiver har styringsrett. Endelig avgjørelse blir formelt tatt av arbeidsgiver også når partene er enige. Det skal alltid skrives referat fra et drøftingsmøte. I referatet skal det gå fram om partene er omforent eller ikke. Forhandlinger Forhandlinger er kontakt mellom to likeverdige parter. Er partene omforent blir det inngått skriftlig avtale. Er partene uenige, må reglene for tvisteløsning tas i bruk. Partssammensatt utvalg Etter HA 4 skal alle kommuner opprette et eller flere partssammensatte utvalg, jfr. Kommuneloven 25. NUK har Arbeidsmiljøutvalget (AMU) med 10 medlemmer, 5 representerer arbeidsgiver, og 5 er arbeidstakerne sine representanter. Hovedverneombudet er et av medlemmene, de 4 andre medlemmene er valgt av organisasjonene (AML kap 7).
AMU er et rådgivende utvalg og kommunens samarbeidsorgan i arbeidsmiljøspørsmål. NUK har også Administrasjonsutvalg (ADM) der arbeidstakerorganisasjonene har 2 medlemmer. Politiske saker som får betydning for ansattes situasjon skal behandles i ADM. I ansettelsessaker vil arbeidsgiver og organisasjonene møtes i ansettelsesutvalg. Felles interesse Alle parter i arbeidslivet er tjent med at representanter for arbeidstaker og arbeidsgiver har et godt samarbeid, et samarbeid som bygger på tillit og respekt. Gjennom gode samtaler og drøftinger kan en finne fram til flere alternativ og bedre løsninger i mange spørsmål. Det er viktig at en i felleskap finner rom for omstilling og utvikling handlingsrommet. Alle parter har ansvar for å samarbeide, og for å være med på å finne gode løsninger. Vernetjenesten Vernetjenesten er en annen rolle og en annen funksjon enn de tillitsvalgte. Vernetjenesten og verneombudene representerer alle ansatte, og skal hjelpe og støtte den enkelte i spørsmål som er knyttet til arbeidsmiljø. Verneombud, hovedverneombud og vernetjenesten sine roller og arbeidsoppgaver er definert i Arbeidsmiljøloven 6. Selv om rollene og fullmaktene er ulike, kan det være nyttig at hovedverneombudet (på Rådmannsnivå) og verneombud (på fagsjefnivå) møter på medbestemmelsesmøtene. Det er mange saker som skal drøftes med organisasjonene, som også påvirker arbeidsmiljøet. Derfor har NUK valgt å kalle inn hovedverneombud-/verneombud på medbestemmelsesmøtene både på rådmannsnivå og innenfor de ulike andre verneområdene. Arbeidsgivers styringsrett Arbeidsgiver har rett til å lede arbeidet, fordele arbeidet, kontrollere arbeidet og inngå og si opp arbeidsavtaler innenfor lovverket. Dersom partene ikke blir omforent i drøftinger, har arbeidsgiver det siste ordet- arbeidsgivers styringsrett. Arbeidsgivers styringsrett er avgrenset av lov og forskrift, tariffavtaler, hovedavtalen og rettspraksis. 6
Nore og Uvdal kommune Rødberg : 03.11.2015 Arkiv : 034 Saksmappe : 2015/1035 Avd. : Personalseksjonen Saksbehandler : Berit Rustberggard Rutine ved omorganisering i Nore og Uvdal kommune MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak Arbeidsmiljøutvalget 11.11.2015 11/15 Administrasjonsutvalget Saken gjelder: HMS rutine for omorganisering i Nore og Uvdal kommune. Med omorganisering blir ment endring i organisasjonsstruktur. Fakta: Nore og Uvdal kommune får endringer i økonomiske rammevilkår i årene som kommer. Dette vil bety endringer også for de ansatte. Politisk er det uttrykt en klar bestilling til administrasjonen om å se på bemanning-/omstilling som et virkemiddel for å tilpasse seg nye vilkår, jf. Kommunestyret i møte 15.12.2014: «Rådmannen setter i gang med formannskapet et program for effektivisering, innsparingstiltak og organisasjonsutvikling i hele organisasjonen.» Dette skal skje uten oppsigelser- men det blir viktig å vurdere fortløpende vakanser opp mot økonomisk situasjon. Det blir også nødvendig å vurdere om arbeidsprosesser kan løses på andre måter enn i dag. Saksbehandlers vurdering: Gode endringsprosesser forutsetter samarbeid med de ansatte og deres organisasjoner. Det betyr at det må ligge en rutine som skal følges i bunnen av prosesser som handler om omorganisering eller nedbemanning. Omorganisering vil som regel, og selv om det ikke skal skje oppsigelser, oppleves som en trussel. For å forebygge og trygge ansatte er det derfor viktig å ha rutiner som er tydelige og forutsigbare og som skal følges.
Rådmannens forslag til vedtak: Arbeidsmiljøutvalget vedtar framlagte HMS rutiner som standard rutine for NUK ved omorganisering og nedbemanning. Vedlegg 1 Kommunestyrevedtak 15.12.2014 2 HMS-rutine ved omorganisering i NUK 3 Hjelpeskjema ved risikokartlegging 4 Handlingsplan etter risikokartlegging
Vedtak Kommunestyret- 15.12.2014: 1. Det fremlagte forslag til årsbudsjett for 2015 og handlingsprogram, økonomiplan for 2015 2018 for Nore og Uvdal kommune vedtas med endringer gjort i k-sak 75/14. 2. Hovedutvalgene gis fullmakt til å foreta en videre fordeling av netto rammer etter fullmakter gitt av kommunestyret i eget økonomireglement. 3. Forslag til avgifter, gebyrer og egenbetalinger for år 2015 vedtas. 4. Skatt på formue og inntekt for år 2015 skrives ut etter de høyeste satser som gjelder. 5. For eiendomsskatteåret 2015 skal det skrives ut eiendomsskatt på «verk og bruk» jf. eigedomsskattelova (esktl.) 3 første ledd bokstav c. Den alminnelige eiendomsskattesatsen for skatteåret 2015 er 7 promille, jf. Esktl. 11 første ledd. Eiendomsskatten skal betales i to terminer jf. Eskl 25. Første termin er 20.03.15 og andre termin er 20.06.15. Utskriving av eiendomsskatt for skatteåret 2015 er basert på takster fastsatt ved siste alminnelige taksering gjennomført i år 2012. Takstvedtekter for eiendomsskatt i Nore og Uvdal kommune vedtatt i kommunestyret 03.12.2012 skal gjelde for eiendomsskatteåret 2015, jf. Esktl. 10. 6. Det foretas låneopptak på 20.600.000 kroner i 2015 som nedbetales over 20 år. Rådmannen gis fullmakt til å foreta låneopptaket i henhold til kommunens finansreglement. 7. Administrasjonen gis fullmakt til å sette i gang arbeider etter vedtatt budsjett for de prosjekter som er finansiert. 8. Ordførerens godtgjørelse fastsettes i tråd med reglement vedtatt av kommunestyre i sak 106/2011 Reglement for godtgjøring og arbeidsvilkår for folkevalgte i Nore og Uvdal kommune. På grunn av svikt i eiendomsskatt må rådmannens forslag til budsjett for 2015 reduseres med 1,2 millioner kr. Dette i tråd med rådmannens forslag i notat av 24.11.14. Ved ledighet i stillinger skal det gjennomføres en grundig vurdering av muligheter for å overføre oppgaver til andre tilsatte, evt ta med aktivitet på ikke lovpålagte oppgaver. Rådmannen setter i gang med formannskapet et program for effektivisering, innsparingstiltak og organisasjonsutvikling i hele organisasjonen.
HMS rutine ved omorganisering i Nore og Uvdal kommune. 1. Definisjon og formål Med omorganisering menes hovedsaklig endringer i organisasjonsstrukturen. Omorganisering fører alltid med seg endringer i relasjoner og personalgrupper. Med endringsprosesser mener vi de endringene arbeidstakerne må gjøre i arbeidet for å nå målene for omorganiseringen. Det kan gjøres mange endringsprosesser som ikke omfatter omorganisering. Endringsprosessen er gjennomført når nytt handlingsmønster er innearbeidet og fungerer i det daglige arbeidet. Rutinen skal sikre at arbeidsmiljøvurderinger blir gjort i alle deler av endringsprosessen (Risikovurdering av endrings- og omstillingsprosesser). Rutinen skal sikre medvirkning og bidra til at endringene blir så forutsigbare og håndterbare som mulig- 2. Omfang Rutinen gjelder for alle kommunale virksomheter. Rutinen gjelder alle planlagte endringer - og omorganisering i kommunen. Rutinen omhandler ikke kontraktsrettslige forhold. 3. Ansvar og medvirkning Arbeidsgiver / ledere som skal planlegge og gjennomføre omorganisering og endring har ansvar for å følge rutinen. Planer om endring skal legges fram for verneombud og tillitsvalgt. Tillitsvalgt ivaretar først og fremst arbeidskontrakt / stillingsforhold, mens verneombudet skal påse at endringsprosessen ivaretar arbeidsmiljøet for alle. Bedriftshelsetjenesten skal alltid bistå i endringsarbeid med fokus på arbeidsmiljøspørsmål. Personalseksjonen kan bistå avdelingene med gjennomføring av endringsprosesser. Planer, forhåndsvurdering og tiltaksplan for å ivareta arbeidstakerne skal legges frem for Arbeidsmiljøutvalget. AML 7.2 Arbeidsmiljøutvalgets oppgaver. Arbeidsgiver v/ rådmann skal påse at ledere med planleggings- og gjennomføringsansvar har kunnskap om ledelse av endringsprosesser. 4. Forhåndsvurdering/risikovurdering Det skal gjøres en systematisk vurdering av hvordan endringen kan virke inn på arbeidsmiljøet og den enkelte arbeidstaker; før, under og etter gjennomført endring. Forhåndsvurderingen skal som et minimum inneholde omfanget av endring, hva som blir endra, hvem som blir berørt, konsekvenser for helse og arbeidsmiljø før under og etter endringen. Tidsperspektiv. Det skal settes opp handlingsplan på bakgrunn av vurderingen. Arbeidstakere som blir berørt av omorganisering og endring skal være orientert om normalreaksjoner ved endring og handlingsrom for medvirkning Forhåndsvurderingen skal legges fram for AMU C:\Ephorte\PdfDocProc\EPHORTE-NUK\120274.DOC Side 1 03.11.2015
5. Evaluering Ansvarlig for endringsprosessen skal undervegs evaluere hvordan endringen virker inn på arbeidastakerne. Verneombudet og tillitsvalgte tar del i evalueringene. 6. Dokumentasjon Forhåndsvurderinger, handlingsplan og evalueringer skal være skriftlig 7. Referanser AML 3-1 der det står «d) under planlegging og gjennomføring av endringer i virksomheten,vurdere om arbeidsmiljøet vil være i samsvar med lovens krav, og iversette de nødvendige tiltak,» AML 3-3 Bedriftshelsetjeneste AML 4-2 Krav til tilrettelegging, medvirkning og utvikling 8. Vedlegg Vedlegg 1: Hjelpeskjema for risikovurdering Vedlegg 2: Handlingsplan etter risikovurdering C:\Ephorte\PdfDocProc\EPHORTE-NUK\120274.DOC Side 2 03.11.2015
Hjelpeskjema ved risikovurdering i Nore og Uvdal kommune Vurderingen er utført av Tidspunkt Vernerområde 1. Fyll ut dette skjemaet 2. Overfør til TILTAKSPLAN i prioritert rekkefølge. a) Sett ett kryss i hvert felt for hver horisontal linje (SANNSYNLIGHET) Kan skje (KONSEKVENS) Kan føre til b) Multipliser tallene over kryssene og før summen opp under produkt c) Til slutt prioriteres etter høyeste produktverdi (Se de to eksemplene nederst på siden) Har skjedd flere ganger Har skjedd Tenkelig Død Varig skade Forbigående skade Arbeid og forhold i virksomheten som kan medføre risiko (farer og problemer) 3 2 1 3 2 1 Produkt Prioritet Side 1 03.11.2015
Handlingsplan etter gjennomført risikovurdering i Nore og Uvdal kommune Avdeling: Disse har deltatt ved utarbeiding av planen: Dato: Tjenesteområde: Planen gjelder for perioden: Vurdert som risikoforhold Tiltak Frist for gjennomføring Ansvarlig for gjennomføring Gjennomført kvittert Side 1 03.11.2015
Nore og Uvdal kommune Rødberg : 03.11.2015 Arkiv : 440 Saksmappe : 2015/348 Avd. : Personalseksjonen Saksbehandler : Berit Rustberggard Vernerunder 2015, systematisk HMS Arbeid MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak Arbeidsmiljøutvalget 11.11.2015 12/15 Saken gjelder: Dokumentasjon etter vernerunden 2015. Fakta: Kommunen skal gjennom drive med systematisk HMS arbeid, Arbeidsmiljøloven 3-1. Den årlige vernerunden er slik sett en del av dette systematiske arbeidet. Den enkelte fagsjef er ansvarlig for arbeidsmiljøet både fysisk og psykisk i sin avdeling. Vernerunden blir gjennomført av den enkelte linjeleder-/fagsjef sammen med verneombudet. Alle avdelinger fikk oversendt nødvendig dokumentasjon med frist til 30.06.2015 for gjennomføring. Saksbehandlers vurdering: Vernerunden er en viktig informasjonskanal for arbeidsgiver med tanke på arbeidsmiljø i bred forstand. I hovedsak er det likevel de fysiske forholdene som blir kartlagt og som er tema på runden. Det mangler dokumentasjon på gjennomgått vernerunde for renholderne, samt servicekontoret.
Vernerundene er lagt opp slik at nødvendige utbedringer som har økonomiske konsekvenser kan blir fanget opp før budsjettbehandling. Men, det er jo også slik at noe av det som avdekkes blir forventet at den enkelte fagavdeling prioriterer og løser innenfor egen driftsramme. Derfor er handlingsplanene som fagavdelingene skal utarbeide i etterkant av runden viktig. Her må avdelingen prioritere mellom MÅ oppgaver og ØNSKE oppgaver. Dette året har det vært sykdom og vakans i personalavdelingen, arbeidet med vernerundene er derfor ikke fulgt opp, og vi ser at det mangler mange handlingsplaner. Dette må vi forsøke å gjøre bedre neste år, det er viktig at vi tror på det arbeidet vi gjør, og at vi faktisk kan vise til resultat i etterkant. Rådmannens forslag til vedtak: Arbeidsmiljøutvalget tar saken til orientering
Nore og Uvdal kommune Rødberg : 04.11.2015 Arkiv : 440 Saksmappe : 2014/788 Avd. : Personalseksjonen Saksbehandler : Berit Rustberggard Orienteringssaker MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak Arbeidsmiljøutvalget 11.11.2015 13/15 Saken gjelder: Partenes orienteringer. Fakta: Arbeidsmiljøutvalget er et partssammensatt arbeid med følgende parter: Arbeidsgiver Arbeidstakere Vernetjenesten Bedriftshelsetjenesten Partene vil i møtet gi orientering om aktuelle saker. Stamina orienterer om: - Ny arbeidsmiljølov - Handlingsplanen 2015-/2016 mellom NUK og Stamina status - Medarbeider tilfredshet monitor medarbeiderundersøkelse, avviklet i 2013, hva var konklusjon og hva skulle det jobbes med i forhold til arbeidsmiljø Rådmannen orienterer om: - Kvalitetslosen, avvikssystemet framdrift? Det er kun PRO som har gitt tilbakemelding om HMS avvik i 2015. (Vedlagt utskrift) - Det skal være et møte med alle verneombud samt hovedverneombud i januar formålet er å drøfte verneombudenes rolle i forhold til ansatte og arbeidsgiver. Gjennomgang av sentrale bestemmelser i lov og avtaleverk. Organisasjonene orienterer i møte: - Arbeidsmiljøet i PRO
Medbestemmelsesmøte den 12. november utgår neste medbestemmelsesmøte er 9. desember og det vil da være arbeidstaker som setter agenda. Rådmannens forslag til vedtak: Arbeidsmiljøutvalget tar orienteringene til etteretning.