KS SvarUt Brukermanual for å konfigurere, bruke og administrere tjenesten Versjon 05, juli 2013 EKOR AS Postboks 1406 Vika, 0115 Oslo www.ekor.no post@ekor.no org.nr. 989 466 852 Telefon: 901 14 042
KS SvarUt Side 2 av 16 Innhold 1. Innledning... 3 2. Konfigurer KS SvarUt-tjenesten... 4 3. Send, behandle og motta en forsendelse fra avsender til mottaker... 7 4. Administrer KS SvarUt-tjenesten... 14
KS SvarUt Side 3 av 16 1. Innledning Dokumentet er en brukermanual for å konfigurere, bruke og administrere KS SvarUt-tjenesten. KS SvarUt-tjenesten er en tjeneste for å sende utgående post, i et elektronisk format og som papirbrev gjennom en sentralisert formidlingssentral. Brukermanualens målgruppe er saksbehandlere i kommuner og fylkeskommuner, og andre som ønsker en enkel innføring i bruken av KS SvarUt.
KS SvarUt Side 4 av 16 2. Konfigurer KS SvarUt-tjenesten For å konfigurere KS SvarUt-tjenesten må du først navigere deg fram til nettsiden til KS SvarUt, og deretter logge deg på tjenesten. Du finner nettsiden via den elektroniske stien (linken). Adressen er http://svarut.ks.no. Av informasjonssikkerhetshensyn er det ikke mulig å søke seg fram til nettsiden via en søkemotor. Brukernavn og passord får du av. Etter at du har logget deg på tjenestens nettsider, kan du starte med konfigureringen. Illustrasjonen nedenfor er en kopi av påloggingsnettsiden.
KS SvarUt Side 5 av 16 Det første som møter deg etter at du har logget deg på er velkomstbildet «Velkommen som SvarUt bruker». Du starter konfigureringen i velkomstskjermbildet, enten ved å klikke på knappen «Start konfigurasjon» eller ved å klikke på knappen «konfigurer tjenesten» i verktøylinja øverst til høyre. Konfigureringen foretar du ved å fylle ut informasjonsfeltene i skjermbildene «Forside», «Varsling», «Print» og «Servicepassord». Først må du fylle ut informasjon om avsender i feltene i skjermbildet «Forside». Forsendelsens forside er i realiteten en adresselapp, og ikke en forside i tradisjonell forstand. Her fyller du ut navn på avsender, for eksempel Sørum kommune, adresseinformasjon og en generell tilleggstekst til mottaker. I skjermbildet «Varsling» kan du konfigurere om du ønsker å varsle mottakeren om en forsendelse eller ikke. Med forsendelse menes det brevet som du sender via KS SvarUt-tjenesten. Dersom du ønsker å benytte Altinns varslingstjeneste, så vil Altinn sende mottakeren en standardvarsling via e- post og/eller SMS om at vedkommende har fått en melding i sin meldingsboks. Mottakeren vil få en standardmelding fra KS SvarUt-tjenesten i sin meldingsboks hos Altinn, som du ikke kan endre, men du kan legge til tilleggsinformasjon. Illustrasjonen under viser hvordan meldingen vil se ut i mottakerens meldingsboks hos Altinn. Standardmelding står over den elektroniske stien (linken) «Åpne elektronisk brev» mens en eventuell tilleggstekst vil stå under linken.
KS SvarUt Side 6 av 16 Merk at forsendelsens tittel, som hentes fra brevets overskrift, vises i meldingen og i SMS- og e-post-varslingene fra Altinn. Det er derfor nødvendig at tittelen ikke inneholder taushetsbelagt eller sensitiv informasjon. Dersom alternativet «Ingen varsling» velges, så vil KS SvarUt sende forsendelse direkte til utsendelse som brevpost. I skjermbildet «Print» velger du om forsendelsene skal sendes via en sentralisert leverandør eller håndteres lokalt. Velger du Grafisk Digital som utskriftsleverandør vil forsendelsene håndteres sentralt. Velger du lokal utskrift må forsendelsene håndteres lokalt. Til slutt må du generere et servicepassord. Servicepassordet er passordet som du, eller din leverandør, skal registrere i komponenten som skal installeres i grensesnittet mellom eget fagsystem og KS SvarUt-tjenesten, for at KS SvarUt-tjenesten skal kunne gjenkjenne autentisere fagsystemet. Dersom du genererer et nytt servicepassord, må fagsystemet også oppdateres med det nye servicepassordet. Hvis ikke fagsystemet er oppdatert med det til enhver tid gjeldende servicepassordet, vil tjenesten avvise forsendelser fra fagsystemet. Servicepassord benyttes med andre ord som autentisering under innsending av forsendelser gjennom SOAP-servicet. 2.1.1. Navnestandard for brukernavn og tildeling av brukernavn Nye brukere tildeles først en testbruker. Når bruksavtalen med KS er signert tildeles brukeren en produksjonsbruker. Nye kommunale og fylkeskommune brukere tildeles brukernavn med kommunenummer, navn og enhet. Et brukernavn vil da bli <Kommune-nr.>_<Navn>_<Enhet>, for eksempel "1820_Alstahaug_Helse" eller "0301_Oslo_Kemneren". Bakgrunnen for å benytte kommunenummer er fordi flere kommuner har samme navn, mens kommunenummeret er unikt. Ikke-kommunale brukere skal tildeles brukernavn med navn og eventuell enhet, for eksempel <Navn> eller <Navn>_<Enhet>, eller brukernavn med organisasjonsnummer, navn og eventuell enhet, for eksempel <Organisasjonsnummer)_<Navn>_<Enhet> eller <Organisasjonsnummer)_<Navn>. Etter at bruksavtalen er signert deaktiveres testbrukeren. En bruker kan imidlertid reaktiveres ved behov, for eksempel i forbindelse med å teste eventuelle framtidige endringer. 2.1.2. Teste KS SvarUt-tjenesten KS SvarUt-tjenesten testes i et ordinært produksjonsmiljø, og ikke i et eget testmiljø. Kun reelle personer kan benyttes i testingen fordi tjenesten benytter Altinns varslings- og meldingstjeneste for å varsle innbyggere og organisasjoner (næringsliv). Altinn tilbyr ingen testbruker. Som hovedregel vil ikke utskriftsleverandøren Grafisk Digital skrive ut og sende brevpost fra en bruker før tjenesten benyttes til reell bruk.
KS SvarUt Side 7 av 16 3. Send, behandle og motta en forsendelse En forsendelse fra en avsender til en mottaker må gjennom flere trinn. Illustrasjonen nedenfor beskriver de enkelte stegene i prosessen fra saksbehandler sender forsendelsen via KS SvarUt-tjenesten til mottakeren mottar forsendelsen, enten som elektronisk brev eller som ordinær brevpost. Send forsendelse Avsender for eksempel en kommune eller en fylkeskommune kan sende en forsendelse gjennom eget fagsystem via KS SvarUt-tjenesten. Da må fagsystemet benytte et passord for at tjenesten skal kunne identifisere avsender. Saksbehandler vil med andre ord fremdeles arbeide i eget fagsystem. Prosessen kan illustreres ved et eksempel. For eksempel kan saksbehandler i Vågå kommune sende en avgjørelse på en søknad om å endre matrikkelen slik at mottakerens eiendom er regulert til fritidsformål, via KS SvarUt-tjenesten. Saksbehandler behandler saken og skriver svarbrevet i eget fagsystem. Deretter formidler saksbehandler svaret gjennom KS SvarUt-tjenesten, der han eller hun tidligere ville ha skrevet ut brevet og sendt det i posten. Illustrasjonen nedenfor er et eksempel på hvordan avsender kan ekspedere en forsendelse i eget fagsystem. I dette eksempelet har saksbehandler benyttet KS SvarUt som ekspederingskanal.
KS SvarUt Side 8 av 16 I andre tilfeller kan fagsystemet være konfigurert slik at saksbehandler slipper å ta stilling til ekspederingskanal, fordi fagsystemet automatisk sender alle forsendelser via KS SvarUt. Saksbehandlerens eneste direkte kontakt med KS SvarUt-tjenesten vil være der vedkommende velger hvilken kanal han eller hun ønsker å ekspedere forsendelsen gjennom. Velger saksbehandler KS SvarUt-tjenesten som ekspederingskanal vil tjenesten formidle forsendelsen. Saksbehandleren slipper med andre ord å skrive ut brevet og postlegge det, fordi KS SvarUt-tjenesten vil formidle henvendelsen på vegne av avsender. Alternativt kan avsender velge å ekspedere forsendelsen via KS Svar-ut nettsiden, som har et eget skjermbilde et Web-basert grensesnitt der avsendere selv kan registrere forsendelser og laste opp brevet som ønskes sendt. Denne manuelle løsningen for å formidle forsendelser kan blant annet benyttes for avsendere som ikke har klargjort eget fagsystem slik at KS SvarUt-tjenesten gjenkjenner det, og som ønsker å sende sende post som ikke er behandlet i noen fagsystemer. Det er imidlertid ikke laget et eget saksbehandlergrensesnitt for å sende forsendelser via Web-grensesnittet på KS SvarUt-nettsiden.
KS SvarUt Side 9 av 16 KS SvarUt-tjenesten mottar, validerer og behandler forsendelsen Når KS SvarUt mottar forsendelsen, det vil si dokumentene i forsendelsen og medfølgende metadata, vil tjenesten vurdere forsendelsens validitet. Dette innebærer å kontrollere om forsendelsens dokumenter er i riktig PDF-format, at de er ukryptert og uten annotasjoner, og om adresseinformasjonen er fullstendig. Videre kontrollerer tjenesten om mottakerens identifikasjonsnummer er registrert. Dersom mottakeren er en innbygger vil identifikasjonsnummeret være vedkommendes fødselsnummer, mens dersom mottakeren er en organisasjon eller et foretak vil identifikasjonsnummeret være organisasjonsnummeret. Godkjenner ikke KS SvarUt ikke forsendelsen, så sendes den i retur. Dersom KS SvarUt-tjenesten godkjenner forsendelsen, men mottakerens fødselsnummer eller organisasjonsnummer ikke er med i forsendelsen, eller dokumentet ikke er i korrekt PDF-format, sendes forsendelsen som ordinær post til mottaker. Aksepterer KS SvarUt forsendelsen, og de nødvendige metadata er registrert og brevet er i PDF-format, sender tjenesten en varselmelding til Altinn. Forsendelsens filer og tilhørende metadata mellomlagres i KS Svar Ut-tjenestens forsendelsesarkiv. Altinn mottar, validerer og behandler forsendelsen Altinn kontrollerer at meldingen kan sendes til mottaker, ved at sjekke at mottakerens organisasjons- eller fødselsnummer er registrert i Altinn, og at mottaker har akseptert meldinger fra Altinn. Dersom mottakeren er registrert i Altinn varsler meldingstjenesten mottakeren, via e-post og/eller SMS, om at vedkommende har fått en melding i Altinns meldingsboks. Dersom forsendelsen ikke kan skje elektronisk, sendes den til utskrift og postlegging som ordinær brevpost. Mottaker mottar varsel fra Altinns meldingstjeneste, logger seg på Altinn og leser meldingen Dersom mottakeren logger seg på Altinn vil vedkommende finne meldingen i sin meldingsboks. Meldingen fra KS SvarUt-tjenesten vil bestå av en standardmelding og en eventuell tilleggstekst fra avsender. Illustrasjonen under viser hvordan meldingen vil se ut i mottakerens meldingsboks hos Altinn. Standardmelding står over den elektroniske stien (linken) «Åpne elektronisk brev» mens en eventuell tilleggstekst vil stå under linken.
KS SvarUt Side 10 av 16 I meldingen er det tilstrekkelig informasjon til at mottakeren kan ta stilling til om hun ønsker å motta brevet elektronisk eller som ordinær brevpost. Dersom mottakeren godtar å motta brevet elektronisk, kan vedkommende åpne brevet via den elektroniske lenken i meldingen. Merk at meldingstjenesten kun formidler en elektronisk lenke til forsendelsen, som vil være lagret i KS SvarUt-tjenestens forsendelsesarkiv i en begrenset periode. Forsendelsen brev og tilhørende metadata vil være tilgjengelig for mottaker i en begrenset tidsperiode. KS SvarUt-tjenesten vil registrere forsendelsen som utført (mottatt) dersom mottaker åpner brevet elektronisk. Mottakeren kan åpne brevet flere ganger via meldingen i Altinn. Merk at forsendelsens tittel, som hentes fra brevets overskrift, vises i meldingen og i SMS- og e-post-varslingene fra Altinn. Det er derfor nødvendig at tittelen ikke inneholder taushetsbelagt eller sensitiv informasjon.
KS SvarUt Side 11 av 16 Mottaker leser brevet i elektronisk format Illustrasjonen nedenfor viser hvordan en forsendelse, for eksempel fra Vågå kommune, vil se ut. Når mottakeren åpner brevet vil vedkommende først se Vågå kommunes adresse, sin egen adresse, brevets tittel og tilleggstekst fra Vågå kommune. Deretter vil mottakeren se brevet fra Vågå kommune med avgjørelsen på vedkommendes søknad om å endre matrikkelen.
KS SvarUt Side 12 av 16 Det er verdt å merke seg at hele prosessen er automatisert, fra saksbehandleren velger å ekspedere saken gjennom KS SvarUt-tjenesten, til mottaker får varsel fra Altinn og kan hente dokumentet.
KS SvarUt Side 13 av 16 Forsendelsen sendes i noen tilfeller som brevpost Dersom mottakeren ikke åpner det elektroniske brevet innen en predefinert tidsfrist, vil KS SvarUt-tjenesten automatisk sende brevet videre til en sentral tjeneste for utskrift og postlegging, som formidler forsendelser som ordinær brevpost. Det samme skjer dersom mottakeren ikke leser meldingen i Altinn innen den predefinerte tidsfristen. Som tidligere nevnt vil forsendelsen også sendes som brevpost dersom nødvendig metadata ikke er med i forsendelsen, eller mottakeren ikke har akseptert å motta meldinger fra Altinn. Om kommunen ikke har satt opp en ekstern utskriftsleverandør kan avsender selv sende forsendelsen. I slike tilfeller må avsender håndtere forsendelsen i Web-grensesnittet på tjenestens nettside, slik det er beskrevet tidligere. KS SvarUt vil lage en kvittering som viser at brevet er sendt som ordinær brevpost, uavhengig av om forsendelsen en postlagt lokalt eller sentralt.
KS SvarUt Side 14 av 16 4. Administrer KS SvarUt-tjenesten Web-grensesnittet for å administrere KS SvarUt-tjenesten på lokalt nivå er på tjenestens nettsider. Lokaladministratoren er ansvarlig for å administrere tjenesten lokalt i sin kommune eller fylkeskommune, og er kontaktpersonen til sentraladministratoren i med mindre annet er bestemt. 4.1.1. Lokaladministrator har ansvaret for å overvåke bruken av tjenesten Bruken av tjenesten kan overvåkes via dens logger. Tall kan «trekkes ut» tall fra KS SvarUt til Excel-filer 1. Videre kan tjenesten overvåkes direkte i skjermbildene «Søk etter forsendelser», «Administrere brukere» og «Teknisk overvåkning». Loggene gir lokaladministratoren muliget til å finne og følge opp eventuell feil. 5. Overvåk forsendelser i skjermbildet «Søk etter forsendelser» Forsendelser kan søkes fram via forsendelsens ID, datoen forsendelsen ble sendt, hvor forsendelsen ble sendt fra (dvs. avgivende system), hvilken status forsendelsen har, og hvem som er mottaker. Lokaladministratoren kan kun overvåke forsendelser sendt fra egen kommune eller fylkeskommune. 1 Denne funksjonaliteten er ikke implementert per 25.6.2013, men er meldt som ønsket funksjonalitet i KS SvarUt.
KS SvarUt Side 15 av 16 Her kan lokaladministratoren overvåke detaljene i forsendelsen. Dette omfatter forsendelsens ID, mottakerens fødselsnummer, navn og adresse, detaljer angående ekspedering, utskrift, og innhold. Her kan også forsendelsen lastes ned og skrives ut. Illustrasjonen viser et eksempel på en forsendelses status fra forsendelsen er sendt til den er mottatt. Her kan også lokaldministratoren overstyre standardkonfigureringen for å sende en forsendelse til utskrift, dersom det skulle være ønskelig. Denne overstyringsmuligheten gjelder både lokal utskrift og utskrift via sentral formidlingskanal. 6. Overvåk og administrer forsendelser og lokal utskrift i skjermbildet «Administrasjon av manuell print» Lokaladministratoren kan velge at enkelte forsendelser skal sendes som brevpost lokalt, det vil si ikke via utskriftsleverandøren Grafisk Digital. At en lokal forsendelse er sendt må bekreftes direkte i Web-grensesnittets skjermbilde. Videre kan lokaladministratoren laste ned og skrive ut forsendelsen. Detaljer angående forsendelsen, som tittel, forsendelsens ID, og hvem som har sendt forsendelsen kan lokaladministratoren overvåke i Webgrensesnittet.
KS SvarUt Side 16 av 16 7. Lokaladministratoren kan endre konfigureringen av tjenesten ved behov Dersom lokaladministratoren ønsker å endre den eksisterende konfigureringen av KS SvarUt-tjenesten, kan det gjøres i en av de fire konfiguasjonsskjembildene «Forside», «Varsling», «Print» og «Servicepassord». Hvordan tjenesten kan rekonfigureres fremgår av informasjonen i konfigureringsskjermbildene, og av kapittel 2 «Konfigurer KS SvarUt-tjenesten».