Partnerforum 01.09.15 Innovasjon i anskaffelser Hege Brinchmann Seksjonssjef anskaffelsesseksjonen
Hvordan er NAV organisert? Arbeids- og velferdsdirektoratet Anskaffelsesseksjonen Tjenestelinjen Ytelseslinjen Økonomilinjen NAV Fylke NAV Forvaltning NAV Innkreving Partnerskap med 428 kommuner NAV-kontor i kommuner og bydeler NAV Kontaktsenter NAV Pensjon NAV Kontroll NAV Klageinstans NAV Økonomi pensjon NAV Økonomi stønad NAV Hjelpemidler NAV Internasjonalt NAV Økonomitjeneste NAV, 01.09.2015 Side 2
Anskaffelsesseksjonen 39 medarbeidere Drift Hjelpemidler Arbeidsrettede tjenester Forretningsjuridisk 10,4 mrd årlig anskaffelsesvolum Policy, retningslinjer og rutiner for anskaffelsesprosessen NAV, 01.09.2015 Side 3
Totalt anskaffelsesvolum i NAV Forbruk hovedkategorier 2014 Drift Hjelpemidler Arbeidsrettede tiltak Forbruk hjelpemidler 2014 (MNOK) 13 % Brystprotese Førerhund 6 15 39 % Hjelpemidler for mosjon og idrettsutstyr 27 Øvrige hjelpemidler 62 Forflytningshjelpemidler 134 Heiser, løfteplattformer og trappeheiser Tjenester 167 194 48 % Hjelpemidler til personlig pleie Høreapparat 227 355 Totalt: 10 411 513 789 Hjelpemidler for komm. og info 514 Hjelpemidler boligtilpasning 518 Totalt: 4 979 775 240 Rullestoler Bil 761 856 Ortopedi 1 129 0 200 400 600 800 1 000 1 200 NAV, 01.09.2015 Side 4
Brukere og leverandører - nøkkeltall 50 45 40 35 30 25 20 15 10 5 0 44,8 21,9 17,6 9,6 2,4 3,7 0-18 år 18-26 år 26-40 år 40-67 år 67-80 år >80 år Brukere 2014, aldersfordelt 135 575 behandlede søknader om hjelpemidler 213 Sentrale rammeavtaler 110 leverandører med sentral rammeavtale 45 % av brukerne er over 80 år 20 største leverandører utgjør 56 % NAV, 01.09.2015 Side 5
Innovasjon i anskaffelser? Både innovasjon i anskaffelsesprosessen Ikke bare «nye produkter og tjenester» Hente ut potensiale rutineanskaffelsene Og anskaffelse av innovasjon Men også «forbedrede produkter og tjenester» Vurdere behov Planlegge og organisere Dialog med markedet Gjennomføre konkurransen Implementere og følge opp NAV, 01.09.2015 Side 6 Kilde: Difi
NAV, 01.09.2015 Side 7
Organisering og prosessforbedring Resultater Systematisk og enhetlig tilnærming til anskaffelsesprosessen Hjelpemidler og tilrettelegging - fageier Bedre rolle- og ansvarsfordeling Velfungerende anskaffelsesteam Utfordringer Leverandører Brukere Brukeranskaffelser - anskaffelser - avtaler Felles forankring i en stor organisasjon Samme utfordring - ulik prioritering Hjelpemiddelsentraler - kompetansesenter - behov og formidling Sentral forsyningsenhet - avrop og logistikk NAV, 01.09.2015 Side 8
Fra «teknisk» kravspesifikasjon Post Beskrivelse 1 Dusj- og toalettstol med drivhjul fast høyde, setebredde til og med 45 cm. 2 Dusj- og toalettstol med drivhjul fast høyde, setebredde fra og med 46 cm 3 Dusj- og toalettstol med drivhjul høyderegulerbar, setebredde til og med 45 cm 4 Dusj- og toalettstol med drivhjul høyderegulerbar, setebredde fra og med 46 cm FØR: Poster inndelt etter tekniske egenskaper 164 poster Mange absolutte krav 5 Dusj- og toalettstol med drivhjul - delbar uten verktøy Eksempel fra hygiene hjelpemidler En dusj-/toalettstol (091203) for voksne skal bestå av: - sete med toalettåpning - armlener eller sidebøyler - ryggstøtte - understell med låsbare hjul gjelder for dusj og toalettstoler med små hjul for postene 4-10 - benstøtter, avtagbare eller faste - feste for bøtte og/eller bekken - drivhjul gjelder kun for dusj og toalettstoler med drivhjul, postene 17-21 - tilt manuell for postene 8-9 - tilt elektrisk for postene 10 - nakkestøtte - for dusj/toalettstoler med tilt for postene 8-16 - veske til delbar dusj-/toalettstol - gjelder post 21 Tilbehør. Følgende tilbehør til dusj- og toalettstoler (091203) må tilbys: - bøtte NAV, 01.09.2015 Side 9
Til «behovsbasert» kravspesifikasjon Post 1: Toalettstol u/hjul og m/høyderegulering, kategori 091203 Én vinner Enkeltprodukt A) Brukerne er typisk personer - som har behov for å gå på toalettet andre steder enn på baderommet - som har nedsatt eller ingen gangfunksjon B) Krav til dokumentasjon for hvert hovedprodukt for: Samsvarserklæring Standard for tekniske hjelpemidler Se punkt 2 for utdypende spesifisering av produkt- og dokumentasjonskrav. C) Absolutte krav til produktets konfigurasjon: Vanndrenerende konstruksjon Sidebøyler/armlener Ikke hjul Ryggstøtte D) Brukerne har behov for en toalettstol med følgende egenskaper: 1. Enkel å rengjøre 2. Gir god støtte under bruk E) Tildelingskriteriet: Kvalitet vist gjennom behovsoppfyllelse vektes 55-65 % Produktets grad av oppfyllelse av brukers behov angitt i felt D, med hovedfokus på, men ikke begrenset til, følgende underkriterier: Rengjøringsvennlighet (Brukerbehov 1) Støtte under bruk (Brukerbehov 2) F) Tildelingskriteriet: Totalkostnad vektes 35-45 % Følgende elementer inngår i beregningen av totalkostnaden: Pris hovedprodukt + enhetspris utprøving Økonomiske konsekvenser av eventuelle forbehold til kontraktsvilkårene NÅ: Poster inndelt etter brukerbehov Færre poster - 46 Færre absolutte krav Tettere kobling mellom: Brukere Behov Tildelingskriterier Mer treffsikre kravspesifikasjoner NAV, 01.09.2015 Side 10
Behovsspesifisering Resultater Åpen tilnærming «morgendagens produkter» Færre avviste produkter Mer treffsikre kravspesifikasjoner Utfordringer Være åpen nok og konkret nok Uegnede produkter tilbys Samme produkt kan tilbys i flere poster NAV, 01.09.2015 Side 11
Dialog med markedet Mulighetene for dialog med leverandørene våre er mange Før kunngjøring: Veiledende kunngjøring Dialogmøter én-til-én Konkurransegrunnlag på høring Etter kunngjøring: Tilbyderkonferanse Oppstartsmøte kontrakt Kontraktsfasen: Årlige leverandørutviklingsdager Strukturert leverandøroppfølging NAV, 01.09.2015 Side 12
Dialog med markedet Resultater Utfordringer Leverandører involveres mer Transparent prosess Avdekke utfordringer og udekkede behov Bedre markedsforståelse Bedre forhold mellom NAV og leverandører Stimulere leverandørene til produktinnovasjon Folketrygden definerer hvilke produkter som staten dekker Produktendringer i kontraktfase NAV, 01.09.2015 Side 13
Innovasjonsstipendiater i NAV Ny forsøksordning fra Innovasjon Norge Stipendmidler offentlige virksomheter kan bruke til konkrete innovasjonsformål Innovatører fra privat næringsliv jobber med innovasjonsprosjekt i NAV Prosjekt 1: Produktkrav i hjelpemiddelanskaffelser Prosjekt 2: Informasjonsdeling i hjelpemiddelverdikjeden NAV, 01.09.2015 Side 14
Suksesskritierier Kvaliteten på tjenestene i NAV - Kompetanse Samarbeid Forankring Engasjert anskaffelsesteam Ta små steg av gangen Det er lov å gjøre feil er avhengig av et godt anskaffelsesarbeid! NAV, 01.09.2015 Side 15
Suksesskriterier PLANLEGGING KOMPETANSE SAMARBEID NAV, 01.09.2015 Side 16