Prosjektbeskrivelse kompetansetilskudd til bærekraftig bolig- og byggkvalitet Vedlegg til søknadsskjema sendt elektronisk 27.02.2015 Innovativ anskaffelse av trygghets- og sykesignalanlegg for sykehjem, omsorgsboliger og private hjem Bakgrunn Alle kommunene har anlegg for varsling fra beboere til personale på sykehjem, i noen grad også i tilknyttede omsorgsboliger. Mange av disse anleggene er utdatert teknologisk og funksjonelt. De er basert på analoge, trådbundne og stasjonære standardløsninger med begrensede muligheter for individuell tilpassing til enkeltbrukeres behov. Dette begrenser i stor grad hvilken verdi varslingsløsningen har for den enkelte beboeren, bl.a. er det en stor andel beboere som ikke kan nyttiggjøre seg alarmsnora, som gjerne er standardløsningen som tilbys for at den enkelte skal kunne tilkalle hjelp. Årsaken til dette kan være manglende forståelse, redusert førlighet eller at beboeren befinner seg annet sted i rommet enn der snora er plassert. Dagens løsninger er også lite fleksible i forhold til hvordan varsling/alarm mottas, med fastmontert lyd- og lyssignal i korridortak som den vanligste løsningen. Med de standardene som finnes innen dagens teknologi er det mulig å flytte alarmmottaket til mobile terminaler som den enkelte betjening har med seg, og som i tillegg kan brukes til toveis kommunikasjon ved for eksempel behov for assistanse. Ut over den enkle funksjonen beboer-utløst alarm er det behov for, og mange ulike muligheter for, teknologi som kan gi varsler/alarm ved uønskede hendelser, som f eks fall, uten at beboer selv må aktivisere alarmen. Dette er prøvd ut i relativt liten målestokk bl.a. gjennom Østre Agder-prosjektet Nattilsyn med teknologistøtte, med Risør, Arendal og Grimstad som pilotkommuner. Dette prosjektet er finansiert av Helsedirektoratet som ledd i nasjonalt velferdsteknologiprogram. Det har vist klare gevinstmuligheter i form av bedret søvnkvalitet og trygghet for bruker/beboer, og trygghet for personalet. Dessuten gir slike løsninger muligheter for rasjonalisering gjennom reduksjon av antall fysiske tilsyn i løpet av natta. Med de signalanleggene som er i bruk i de fleste kommunene i dag må imidlertid slike utvidede funksjoner etableres som parallelle løsninger til sykesignalanlegget. I tillegg til dette kommer at i flere av kommunene er selve signalanleggene så gamle og teknisk ustabile/usikre at de av den grunn uansett må skiftes ut. Helsedirektoratet har kommet med en klar anbefaling om at kommunene må skifte ut de analoge trygghetsalarm-løsningene som er i bruk i dag med full-digitale løsninger, og at Risør, Tvedestrand, Vegårshei og Åmli, PB 780 Stoa, 4809 Arendal Side 1
dette bør være gjort innen utgangen av 2018 1. Dette representerer et betydelig økonomisk løft, men også et stort potensiale for økt funksjonalitet og utvidede muligheter for individuell tilrettelegging i bosituasjonen for alle som har et pleie- og omsorgsbehov. For kommunene er det således svært aktuelt å gjennomføre en systematisk og profesjonell prosess som skal munne ut i anbud på løsninger innen både trygghets- og sykesignalområdene. Med dagens teknologi er det all grunn til å åpne for mulighetene for at disse behovene kan løses gjennom felles system i stedet for, som i dag, to/tre parallelle systemer. Anskaffelsesprosess som felles-kommunalt prosjekt Det er mye som taler for at anskaffelsesprosessen knyttet til signalanlegg bør gjennomføres som et felles-kommunalt prosjekt. Ikke minst det faktum at den teknologiske utviklingen gjør det svært aktuelt å gjennomføre prosessen som en innovativ offentlig anskaffelsesprosess 2. Metodikk for slik er utviklet, og brukt i noen tilfeller, men det er begrenset kompetanse og erfaring med den i kommunene. Det at mange kommuner 3 har et parallelt anskaffelsesbehov omtrent samtidig er også et sterkt argument for å gjennomføre anskaffelsesprosessen som et felles prosjekt for flere kommuner. Den kompetansen og erfaringen som et slikt prosjekt vil bygge i kommunene vil være svært verdifull i forhold til innovative anskaffelser også på andre områder framover. Den raske teknologiske utviklingen gjør det nødvendig for kommunene å gjennomføre flere av sine framtidige anskaffelsesprosesser slik at de effektivt trekker veksler på den teknisk oppdaterte kompetansen hos leverandørene. Samtidig trenger leverandørene å utfordres på å framskaffe eller tilpasse løsningene til de reelle, praktiske og konkrete behovene i kommunene. Nettopp disse hensynene tilgodeses gjennom innovative anskaffelsesprosesser. Gjennomføringen av en innovativ anskaffelsesprosess i forhold til trygghets- og sykesignalanlegg har vært drøftet i Østre Agders fagutvalg for ehelse og velferdsteknologi i møte 04.02.2015, der også OFA (Offentlige Fellesinnkjøp på Agder) deltok. Konklusjonen framgår av følgende sitat fra referat fra møtet: En innkjøpsprosess for signalanlegg bør i utgangspunktet formuleres åpent og omfatte både det vi tenker på med sykesignalanlegg og trygghetsalarm. Det kan tenkes at aktuelle løsninger vil kunne inkludere begge i samme løsning. En slik innkjøpsprosess må organiseres som et prosjekt, med en god prosjektleder som driver prosessen framover, og med en prosjektgruppe der IKT samarbeidene, kommunene og innkjøpssamarbeidet (OFA) er representert. 1 2 3 Helsedirektoratets anbefalinger på det velferdsteknologiske området, Helsedirektoratet oktober 2014, publikasjon IS-2225. Vi bruker begrepet "innovativ offentlig anskaffelsesprosess" om en prosess som kombinerer metodikken utviklet som ledd i "Leverandørutviklingsprogrammet" (http://leverandorutvikling.no/) og metodikken "Konkurransepreget dialog". I tillegg til kommunene Grimstad, Tvedestrand og Vegårshei hvor det haster å anskaffe nye anlegg, har vi fått signaler om at flere kommuner lenger vest i Agder har parallelle behov, og derfor kan være interesserte i å bli med i et felles anskaffelsesprosjekt. Risør, Tvedestrand, Vegårshei og Åmli, PB 780 Stoa, 4809 Arendal Side 2
Et slikt prosjekt vil i seg selv kreve ikke ubetydelige økonomiske ressurser, som kommer i tillegg til selve innkjøps-summene. Slike ressurser er ikke innarbeidet i årets budsjett i de berørte kommunene. En hovedårsak til dette er at utviklingen nå går så raskt at mulighetene for/nødvendigheten av å se sykesignalanlegg, løsninger for varsling ved uønskede hendelser i hjemmet og trygghetsalarm (digital og mobil) ikke var godt nok kjent når budsjettforarbeidene ble gjort tidlig på høsten 2014. Enkelte kommuner har avsatt noe midler, men de vil knapt rekke til finansiering av selve utstyret/løsningen man beslutter å anskaffe. Med dagens økonomiske situasjon i kommunene er det vanskelig å se for seg muligheten for å framskaffe prosjektmidler uten at disse eventuelt kan innarbeides i neste års budsjett. Og da kommer prosessen for seint i gang for flere av kommunene. Prosjektorganisering Vi ser således for oss at Østre Agder bør gjennomføre et felles anskaffelsesprosjekt, der også andre kommuner i Agder, eventuelt også i andre fylker, kan bli med. Et slikt prosjekt vil kreve at det engasjeres (eller frikjøpes) en prosjektleder på full tid for prosjektperioden. Ifølge OFA tilsier erfaring at prosjektperioden bør være på et år. Prosjektleder vil måtte samarbeide nært med Østre Agders koordinator for ehelse og velferdsteknologi, som Risør kommune er vertskommune for. Styringsgruppe for prosjektet er Østre Agders Kommunalsjefsforum, som er Fagutvalgets overordnede organ. Det etableres en prosjektgruppe, som nevnt i referatet fra fagutvalget som er sitert tidligere. Detaljene her har det ikke vært tid til å avklare innen prosjektsøknad må ferdigstilles, men en løsning kan være at Fagutvalget, som allerede er etablert og som omfatter alle de instansene som nevnes i referatet, gis denne funksjonen 4. I så fall vil det være nødvendig å etablere et mindre arbeidsutvalg, som kan håndtere løpende spørsmål som ikke bør vente på neste fagutvalgsmøte. Framdriftsplan Detaljert framdriftsplan vil måtte utarbeides som en del av detaljplanleggingen og oppstarten av prosjektet. Et utgangspunkt kan være: Hovedaktivitet Detaljert utforming av mandat og organisasjonsmodell for prosjektet Ca tidsperiode mars-april 2015 Utlysing av prosjektlederengasjement, frikjøpsavtale/engasjement mai-juni 2015 Etablering av prosjektorganisasjon: Prosjektgruppe, arbeidsutvalg mai-juni 2015 Erfaringsinnhenting fra andre liknende prosesser. Kompetansebygging på metodikken innovative offentlige anskaffelser (leverandørutviklingsmetodikk + konkurransepreget dialog"). august-oktober 2015 4 Foruten de 8 kommunene og IKT-samarbeidene IKT Agder og DDØ, er både OFA og Husbanken med (som observatører) i Fagutvalget. Risør, Tvedestrand, Vegårshei og Åmli, PB 780 Stoa, 4809 Arendal Side 3
Uforpliktende samtaler med aktuelle tilbydere etter eget behov Utlysing av konkurransen i DOFFIN (kun prekvalifisering) Utarbeidelse av konkurransegrunnlag, Beskrivende dokument (en kravspesifikasjon med fokus på funksjon og ikke teknisk løsning). Prekvalifisering av leverandører Beskrivende dokument sendes til prekvalifiserte tilbydere Svar på Beskrivende dokument mottas fra tilbyderne Dialogmøter med de respektive tilbyderne gjennomføres Utforming av et Forutsetningsdokument som det skal gis et endelig tilbud på. Mottak av endelige tilbud Evaluering av endelige tilbud på vanlig måte Kontraktstildeling. oktober-desember 2015 desember 2015- januar 2016 januar-mars 2016 april-mai 2016 Erfaringsspredning (prosjektrapport, presentasjoner/foredrag mv) fra april 2016 Budsjett Utgifter: Lønn + sosiale utgifter: Frikjøpt/engasjert prosjektleder 100% + kontorstøtte 20% i 12 måneder 900.000 Erfaringsinnhenting, kompetansebygging (prosjektleder, prosjektgruppe) 175.000 Direkte utgifter (reiseutgifter, møter mv) 70.000 Konsulentutgifter 50.000 Sum utgifter 1.195.000 Inntekter: Kommunal egenfinansiering 120.000 Kompetansetilskudd fra Husbanken 1.075.000 Sum inntekter 1.195.000 Formidlingsplan De erfaringene og den kunnskapen som samles gjennom dette prosjektet vil være grunnleggende viktig for alle kommunene i Østre Agder-samarbeidet. I tillegg til den konkrete Risør, Tvedestrand, Vegårshei og Åmli, PB 780 Stoa, 4809 Arendal Side 4
anskaffelsen prosjektet gjelder, vil prosjektet gi svært verdifull generell erfaring med å gjennomføre anskaffelsesprosesser innenfor områder preget av rask teknologisk utvikling. På slike områder er det i praksis umulig for kommunene å sitte med oppdatert oversikt over løsningsmuligheter. Tradisjonell tilnærming til anbud, basert på detaljerte kravspesifikasjoner som definerer konkrete løsninger, blir da uhensiktsmessig fordi den lett styrer anskaffelsen i retning gårsdagens teknologi og løsninger. Innenfor e-helse og velferdsteknologi, men også på en rekke andre områder, er situasjonen nettopp slik at utviklingen går så raskt at kommunene bør velge innovative prosesser ved anskaffelse. Gjennom kommunesamarbeidet Østre Agder og de organene som er etablert som del av dette (Fagutvalg for ehelse og velferdsteknologi, Kommunalsjefsforum, Rådmannsforum m. fl.) vil erfaringene fra prosjektet tilflyte alle de åtte kommunene som er med, også de som ikke står umiddelbart foran anskaffelse av trygghets- og sykesignalanlegg. På Agder er det dessuten etablert et omfattende samarbeid mellom alle de ulike kommunesamarbeidene, bl. a. gjennom "OSS Fagutvalg for ehelse og velferdsteknologi", som dekker begge Agder-fylkene. Her vil erfaringene fra prosjektet naturlig bli satt på dagsorden som ledd i den erfaringsutvekslingen som pågår løpende. Østre Agder er deltaker i Helsedirektoratets fagnettverk for prosjektkommuner i Nasjonalt velferdsteknologiprogram. Her er erfaringsspredning et hovedelement på hver samling, noe som innebærer spredning til kommuner over hele landet. Prosjektet skal dokumenteres i en rapport, som gjøres allment tilgjengelig (bl. a. på nettet). Nøkkelpersoner i Østre Agder-samarbeidet vil være tilgjengelige for foredrag mv for å formidle erfaringer fra prosjektet i ulike fora der det måtte være interesse. Risør, Tvedestrand, Vegårshei og Åmli, PB 780 Stoa, 4809 Arendal Side 5