VEDLEGG 1: KRAVSPESIFIKASJON INNHOLDSFORTEGNELSE 1 KRAVSPESIFIKASJON... 2 1.1 Rammeavtalens innhold... 2 1.2 Rammeavtalens omfang... 2 1.3 Om elev-pc-ordningen... 3 2 KRAV... 4 2.1 Eierskap og rettigheter... 4 2.2 Modeller... 4 2.2.1 Standard-PC... 4 2.2.2 Kraftig PC... 4 2.3 Bestilling og betaling... 5 2.3.1 Databehandleravtale... 6 2.3.2 Betalingsalternativer... 6 2.3.3 Bestillingsfrist for levering til skolestart... 7 2.4 Leveranser... 7 2.5 Fraktkostnader... 8 2.6 Service... 8 2.7 Uhells- og tyveriforsikring... 9 2.8 Faktureringsrutine... 9 2.9 E-Handel... 10 2.10 Miljøkrav... 10 VEDLEGG 1 KRAVSPESIFIKASJON Side 1 av 11
1 Kravspesifikasjon 1.1 Rammeavtalens innhold Rammeavtale skal inngås med - 1 tilbyder, som kan levere elev-pc-er i henhold til nedenstående kravspesifikasjon. 1.2 Rammeavtalens omfang Oppdragsgiver innførte ny elev-pc-ordning skoleåret 2013-2014. Ordningen innebærer at elevene kan bestille PC eller Mac i perioden 1. juni til 30. april påfølgende år. Bestillingshistorikk 2013-2014 2014-2015 (estimerte tall per 8.12.2014) Antall elever som kjøper subsidiert datamaskin Ca. 3700 (utgjør ca. 45 % av elevene) Ca. 3700 Andel som velger PC 55 % 63 % Andel som velger kraftig PC 8 % 18 % Andel bestillinger i juli-september Ca. 90 % Ca. 90 % Det første skoleåret benyttet 45 prosent av elevene seg av tilbudet om subsidiert datamaskin, noe som utgjør ca. 3700 bestillinger. Andelen ser ut til å bli omtrent den samme i inneværende skoleår. I skoleåret 2013-2014 kom ca. 90 prosent av bestillingene i perioden juli-september, og bestillingsmønsteret for inneværende skoleår ligger foreløpig svært tett opp til forrige skoleår. Fordelingen mellom modellene varierer imidlertid noe fra år til år. I inneværende skoleår er det flere elever som har valgt PC sammenlignet med forrige skoleår. Det er også en liten økning i antall bestillinger på kraftig PC. Mens kun 8 prosent av elevene som valgte PC forrige skoleår valgte kraftig PC, har andelen økt i inneværende skoleår, og ligger an til å bli ca. 18 prosent i inneværende skoleår. Elevene kan bestille til og med 30. april 2015. Figur 1: Bestillinger per måned, standard-pc og kraftig PC, 2013-2014 1 1000 900 800 700 600 500 400 300 200 100 0 Standard-pc Kraftig pc 1 Bestillingsvinduet var åpent 15. mai 2013 30.april 2014. Bestillingsfristen var 12. juli. VEDLEGG 1 KRAVSPESIFIKASJON Side 2 av 11
Figur 2: Bestillinger per måned, standard-pc og kraftig PC, 2014-2105 (t.o.m. oktober 2014) 2 1200 1000 800 600 400 Standard-pc Kraftig pc 200 0 Mai Juni Juli August September Oktober Flere andre fylkeskommuner har en tilsvarende PC-ordning, og der ligger andelen elever som benytter seg av ordningen langt høyere. Både i Rogaland og Hordaland benytter ca. 70 prosent av elevene seg av tilbudet om subsidiert datamaskin. Akershus fylkeskommune forventer at andelen elever som benytter seg av ordningen kommer til å holde seg stabil eller øke i kommende skoleår. Volumangivelsene er kun retningsgivende og forplikter ikke oppdragsgiver. 1.3 Om elev-pc-ordningen Det følger av forskrift til opplæringsloven 19-6 at fylkeskommunen skal holde alle elever i videregående opplæring med nødvendige trykte og digitale læremidler. Videre heter det: «Dersom skoleeigar organiserer opplæringa på ein måte som krev at elevane må ha berbar pc, kan skolen krevje ein årleg eigenandel frå eleven for å dekkje delar av kostnaden for pc-en. Eigenandelen kan ikkje setjast høgare enn den lågaste stipendsatsen i det årlege ikkjebehovsprøvde utstyrsstipendet». AFK innførte skoleåret 2013-2014 en ny elev-pc-ordning der elevene benytter private datamaskiner. Elevene kan benytte enhver datamaskin som fyller visse minstekrav. Elever som går i Vg1 får tilbud om å bestille en subsidiert PC eller Mac gjennom fylkeskommunens innkjøpsavtale. Voksne i ordinære videregående løp og elever i innføringsklasser for minoritetsspråklige kan også benytte seg av tilbudet. Elevene kan kun bestille én subsidiert datamaskin. Fylkeskommunen subsidierer fire modeller med det samme beløpet: to PC-modeller og to Macmodeller. Den rimeligste (kalt standard-pc) skal være gratis for elevene (dvs. at de kun skal betale tre ganger utstyrsstipendet for PC-en). Elever som ønsker en kraftigere PC eller Mac vil få denne subsidiert med det samme beløpet som fylkeskommunen subsidierer den rimeligste modellen, men må selv betale prisdifferansen. For mer informasjon om elev-pc-ordningen, se www.akershus.no/elevpc. 2 Bestillingsvinduet åpnet 1. juni 2014, og stenger 30. april 2015. Bestillingsfristen var 7. august. VEDLEGG 1 KRAVSPESIFIKASJON Side 3 av 11
2 Krav Manglende oppfyllelse av kravene vil kunne føre til avvisning av tilbudet. 2.1 Eierskap og rettigheter Den enkelte elev skal stå som eier av datamaskinen og ha de rettigheter som følger av forbrukerkjøpsloven, inkludert fem års reklamasjonsrett beregnet fra leveringstidspunkt til eleven. Eleven forholder seg direkte til valgt leverandør ved spørsmål om produktene, leveringstid, service og lignende, samt ved eventuelle krav, for eksempel reklamasjon og forsikring. Eleven skal ha angrerett etter angrerettloven. I skoleåret 2013-2014 benyttet 15 elever seg av angreretten. Nivået er det samme for inneværende skoleår. Leverandør må holde oversikt over elever som benytter angreretten, og videreformidle denne informasjonen til oppdragsgiver. 2.2 Modeller Oppdragsgiver tilbyr elevene to ulike PC-modeller: en standard-pc og en kraftig PC. Standard-PCen skal oppfylle gratisprinsippet i videregående opplæring. Det vil si at elevene ikke skal betale mer enn tre ganger det ikke-behovsprøvde utstyrsstipendet for PC-en. Fylkeskommunen dekker resten av kostnadene. Den kraftige PC-en skal fungere til mer avansert bruk, både på skolen og privat. Fylkeskommunen tilbyr elevene et langt tidsrom for bestilling. Modellbytte er derfor påregnelig. Hvis tilbudte produkter ikke kan leveres, for eksempel som følge av at produktet ikke lenger produseres, plikter leverandør å tilby utstyr av minst like god kvalitet, til samme pris og samme vilkår, som det opprinnelig avtalte produktet. Etter som bestillingsvolumet er ukjent og fordelingen mellom modellene kan variere, ønsker oppdragsgiver at leverandør kan omsette de samme modellene i det åpne markedet. 2.2.1 Standard-PC Standard-PC-en skal fungere til det vanligste skolearbeidet, dvs. bruk av kontorstøtteverktøy og internett. PC-en fraktes fram og tilbake mellom hjem og skole hver dag, og mellom klasserom og verksted i løpet av dagen. Tekniske krav Prosessor Internminne Harddisk Operativsystem Skjermstørrelse Trådløst nettverkskort Ramme Annet Minimum «mark score» 1500 hos www.cpubenchmark.net Minimum 4 GB Minimum 250 GB. MS Windows (ikke RT) 13.x 802.11a/b/g/n/ac med støtte for WPA2 Magnesium, karbon eller aluminium Lydkort, integrerte høyttalere 2.2.2 Kraftig PC Den kraftige PC-en skal være tilpasset programvare og produksjon som krever mer ytelse og god skjermoppløsning, f. eks. Adobe-pakken. Tilbyder skal beskrive to PC-modeller som er kraftigere enn standard-pc-en og angi pris per modell. Nettverkskortet skal tilfredsstille samme spesifikasjoner som for standard-pc. VEDLEGG 1 KRAVSPESIFIKASJON Side 4 av 11
Oppdragsgiver velger hvilken av de beskrevne modellene som skal tilbys elevene som kraftig PCmodell. Den kraftige PC-en som tilbys elevene for skoleåret 2014-2015 har følgende spesifikasjoner: Tekniske krav Prosessor HP IDS UMA i5-4200u Internminne 8 GB Harddisk hybriddisk 500 GB Operativsystem MS Windows (ikke RT) Skjermstørrelse 14 Skjermoppløsning 1366x768 Trådløst nettverkskort Intel 7260NB abgn 2x2 WW Kamera på skjerm Integrert webcam 720p HD Vekt 1,58 kg 2.3 Bestilling og betaling Eleven/elevens foresatte bestiller selv datamaskin gjennom leverandørens webportal. Det skal framgå, av bestillingsportalen, at det kun er elever i Akershus fylkeskommune som kan benytte portalen. Bestillingsportalen skal være åpen. Ved behov for registrering av bruker, skal dette først komme i forbindelse med fullføringen av bestillingen. Øvrige krav til funksjonalitet i bestillingsportalen: - Fritekstfelt der oppdragsgiver kan beskrive PC-ordningen - Presentasjon av de to modellene standard-pc og kraftig PC - der avbetalingsløsning skal framgå som et undervalg for standard-pc-en. - Pålogging og rapportgenerering for oppdragsgiver - Det må minimum være mulig å ta ut rapporter som viser hvor mange enheter som er kjøpt av det enkelte produkt, hvilke elever som har kjøpt PC, hvilke elever som har valgt avbetalingsløsning (gjelder kun standard PC) og hvilken modell den enkelte har valgt. Rapportene skal være i redigerbart format. - For å gjennomføre et kjøp, må brukere krysse av for at informasjon om ordningen, betalingsog kjøpsvilkår og øvrige betingelser er lest og forstått. - Kvittering for kjøp, sammen med informasjon fra oppdragsgiver og angrerettskjema, sendes til eleven på e-post. Det skal framgå av kvitteringen at selgende part er Akershus fylkeskommune. Salg av kraftig PC skal være inkludert mva. og mva. skal være spesifisert på kvitteringen. 3 - Meny med leveringsalternativer og informasjon om pris per alternativ Bestillingsportalen skal formidle informasjon om produktene og kontaktinformasjon til leverandøren. Elever og foresatte skal betale elevens egenandel for maskinen ved bestilling, ved bruk av betalingskort (minimum Visa og Mastercard). Eventuelle omkostninger forbundet med betaling med betalingskort skal være inkludert i prisen. Se for øvrig Tilbudsskjemaets prisbetingelse 1. 3 Egenandeler for standard-pc er ikke avgiftspliktig omsetning for AFK. Salg av kraftig PC er derimot avgiftspliktig omsetning og prisen for kraftig PC skal derfor være inkludert mva. VEDLEGG 1 KRAVSPESIFIKASJON Side 5 av 11
Tilbyderen må også tilby en fakturaløsning for de elevene som av ulike grunner ikke disponerer betalingskort, anslagsvis 10-20 elever per år. Akershus fylkeskommune skal godkjenne alle bestillingene før de effektueres. Leverandøren synkroniserer data fra bestillingsportalen med oppdragsgivers godkjenningsportal. Synkroniseringen skjer i henhold til det enhver tid gjeldende API (se vedlegg 7). Det kan forekomme mindre endringer i API-et og tilbyder må akseptere dette. Valgt leverandør får oppdatert API etter kontraktssignering. Leverandøren skal ikke bruke bestillingsportalen til markedsføring av andre produkter enn de som er omfattet av avtalen, med mindre dette er godkjent av oppdragsgiver. Det skal tydelig framgå i portalen at det er elevens navn, adresse, fødselsdato, mobilnummer og e- postadresse som skal oppgis ved bestilling. Leverandøren må ha et system for å ivareta all bestillingshistorikk (inkl. serienummer, modell, bestillingsdato, avbetaling). Bestillingsportalen med funksjonalitet og synkronisering som beskrevet over må være operativ for testing senest 15. april 2015. Oppdragsgiver tester portalen fra 15. april 30. april. Leverandøren retter eventuelle feil innen 15. mai 2015. Bestillingsportalen skal være åpen fra 1. juni 2015 kl. 00.01 til 30. april 2016 kl. 23.59. Oppdragsgiver står fritt til å angi annen bestillingsperiode i påfølgende skoleår. 2.3.1 Databehandleravtale Leverandøren skal ikke benytte elevenes personopplysninger i noen annen sammenheng enn oppfyllelse av elevens rettigheter etter denne avtalen, og må inngå databehandleravtale med oppdragsgiver basert på vedlagte mal. Av personvernhensyn må leverandøren ha en rutine for å slette alle data om elevene etter utløpt reklamasjonstid. Se databehandleravtalen punkt 2 (vedlegg 8). Valgt leverandør skal før kontraktssignering beskrive hvordan dette håndteres. Databehandleravtalen skal senest inngås ved kontraktssignering. 2.3.2 Betalingsalternativer Elevene skal kunne velge mellom to ulike betalingsalternativer ved kjøp av standard-pc, nedbetaling over tre år eller betale hele beløpet ved bestilling. For å oppfylle «gratisprinsippet» i videregående opplæring, må elevene få tilbud om å betale standard-pc-en over tre år. Hvert avdrag kan ikke være større en den laveste satsen i det ikkebehovsprøvde utstyrsstipendet fra Lånekassen, i skoleåret 2014-2015 kr 946,-. Elevene som velger dette alternativet skal betale det første avdraget med betalingskort i bestillingsportalen ved bestilling. AFK fakturerer de to andre avdragene de to kommende årene. Tidligere fakturerte fylkeskommunen elevene årlig for en egenandel. Dette medførte mye administrasjon, og fylkeskommunen gir derfor elevene som betaler alle tre egenandelene ved bestilling en rabatt på kr 500 ((3 x 946 kr) - 500 = 2338 kr). Det skal ikke tilbys avbetalingsløsning for den kraftige PC-en. VEDLEGG 1 KRAVSPESIFIKASJON Side 6 av 11
2.3.3 Bestillingsfrist for levering til skolestart Tilbyder skal oppgi en frist for når bestillingene må være godkjent av oppdragsgiver for at eleven skal ha maskinen før skolestart. Det foregår flere opptak til videregående opplæring i løpet av sommeren og oppdragsgiver ønsker bestillingsfrist så tett opp til skolestart, som mulig. Oppdragsgiver informerer elevene i 10. klasse om bestillingsfristen for å få maskinen levert til skolestart. Leverandøren må påregne at en stor andel av bestillingene fra elevene kommer tett opp til fristen sommeren 2015, og at en like stor andel av bestillingene dermed skal leveres før skolestart 2015. Leverandøren må også påregne et stort antall bestillinger i dagene rundt skolestart. Oppdragsgiver forventer også en liten bestillingstopp rett før bestillingsvinduet stenger på våren. I periodene før og etter toppunktene, må tilbyder håndtere en rekke enkeltstående bestillinger. Se for øvrig oversikt over bestillingsfordeling i punkt 1.2, rammeavtalens omfang og tildelingskriteriet «Bestillingsfrist og leveringstid». 2.4 Leveranser Tilbyderen skal minimum tilby to leveringsalternativer: 1) Utlevering på definert utleveringssted før skolestart (kostnadsfritt for elevene) 2) Hjemsending med post (eleven dekker frakten) Leverandør skal stå for utlevering av datamaskiner til elevene. Det skal minimum være fire utleveringssteder, ett på Øvre Romerike, ett på Nedre Romerike, ett i Asker og Bærum og ett i Follo. Oppdragsgiver kan, om ønskelig, stille arealer på skoler til disposisjon. Elevene velger utleveringssted ved bestilling, og skal også kunne velge å få maskinen tilsendt per post mot å dekke fraktkostnadene selv. Postpakkene skal kunne spores elektronisk. Elever som velger hjemsending med post vil ha en forventning om rask levering. Det er derfor ønskelig med kort leveringstid på bestillinger som skal leveres som postpakke. Leveringstid for bestillinger som skal sendes per post skal være maksimalt 15 virkedager. Se for øvrig konkurransegrunnlagets punkt 4 om tildelingskriterier. Elever som velger å hente PC-en på definert utleveringssted skal kunne få datamaskinen utlevert siste virkedag før skolestart. I 2015 vil dette være 17. august. Dersom leverandør trenger ytterligere en dag til utlevering aksepteres dette. Dette skal i så fall være virkedagen før utleveringsdag. I 2015 vil dette være 14. august grunnet helg. Leverandør må kostnadsfritt sende elevene en påminnelse om utlevering per SMS i forkant av utleveringen, dersom oppdragsgiver vurderer det som nødvendig. Leverandøren skal kunne oppbevare eventuelle uavhentede datamaskiner, og må ha et apparat som kan håndtere utsending og eventuell avhenting av disse. Det samme gjelder for uavhentede datamaskiner på postkontor. Leverandøren må også ivareta informasjonen mot elevene som eier de uavhentede maskinene. VEDLEGG 1 KRAVSPESIFIKASJON Side 7 av 11
2.5 Fraktkostnader Oppdragsgiver faktureres for eventuelle fraktkostnader knyttet til utlevering på definerte utleveringssteder, mens eleven betaler fraktkostnadene ved hjemsending i post ved bestilling. Tilbyder skal beskrive sine fraktrutiner, inkl. rutiner ved uavhentede pakker på utleveringssted i regionene og postkontor. 2.6 Service Serviceavtalen skal minimum tilfredsstille følgende krav: Norsk/skandinavisk telefonsupport alle virkedager mellom 08.00 16.00 Maskinen skal leveres med løsning for gjenoppretting av operativsystem. Gjenoppretting skal kunne gjøres av brukeren selv, og metode for gjenoppretting skal beskrives. Leverandør må også tilby service i skolens ferier og til elever som har avbrutt opplæringen. Tilbyder beskriver hvordan dette skal håndteres. Leverandøren må ivareta rask håndtering av maskiner som er dead on arrival (DOA), inkludert eventuelt bytte av maskin. Tilbyder skal beskrive hvordan dette skal håndteres. Elevene melder selv om feil/skade/mangler til leverandørens serviceapparat, per telefon, e- post eller annet elektronisk meldesystem. Håndtering av serviceoppdrag. Elevene skal sikres rask utbedring gjennom en eller flere av følgende metoder: NB: Dersom tilbyder velger alternativ 1, må det også tilbys minst ett av de andre alternativene i tillegg. Alternativ Servicemetode 1 Innlevering til verksteder, minst ett verksted i hver region (Asker og Bærum, Øvre Romerike, Nedre Romerike og Follo) 2 Gratis innsending av maskinen til verkstedet, og gratis retur 3 Henting av maskin på elevens skole og tilbakelevering på samme skole Feilrettingsfrist Maksimalt 10 virkedager fra maskinen er innlevert til eleven kan hente den igjen. Maksimalt 10 virkedager fra maskinen er mottatt til maskinen sendes eleven. Henting på fast dag hver uke, hvis innmeldte serviceoppdrag. For oversikt over faste dager, se vedlegg 9. Serviceoppdrag som er meldt inn minimum 5 virkedager før den faste hentedagen, skal repareres og leveres maksimalt 5 virkedager etter henting. Serviceoppdrag som er meldt inn mindre enn 5 virkedager før den faste hentedagen, skal repareres og leveres maksimalt 10 virkedager etter henting. 4 Reparasjon av maskin på skole Reparasjon på faste dager hver uke. For oversikt over faste dager, se vedlegg 9. VEDLEGG 1 KRAVSPESIFIKASJON Side 8 av 11
Saker som er meldt inn minimum 5 virkedager før den faste dagen, skal repareres ved første faste servicedag. Uansett valg av servicemetode skal leverandør varsle eleven når serviceoppdraget er ferdig, fortrinnsvis pr. SMS. 2.7 Uhells- og tyveriforsikring Forsikringene skal gjelde i tre år fra leveringstidspunktet, og skal gjelde for elev/foresatt. Det skal tilbys en uhellsforsikring som dekker alle typer skader som ikke skyldes grov uaktsomhet/forsett hos sikrede (elev/foresatt). Uhellsforsikringen skal minimum dekke en skade per år. Det skal også tilbys en tyveriforsikring som dekker alle typer tyverier som ikke skyldes grov uaktsomhet. Eventuelle egenandeler skal framgå av tilbudet og ikke overstige kr 1000,- for Standard-PC, og 1500,- for Kraftig PC, for den enkelte forsikring. Oppdragsgiver avgjør fra år til år om forsikringen skal være inkludert for alle elevene, eller om forsikring skal være frivillig og tilbys eleven som et tilvalg i bestillingsportalen. Oppdragsgiver skal også kunne velge å inkludere forsikringen for standard-pc-en, og ha forsikring som tilvalg for den kraftige PC-en. Forsikringsvilkårene inkludert angivelse av egenandel, skal framkomme tydelig i bestillingsportalen. Tilbyder skal utførlig beskrive sin tilbudte forsikring, herunder forsikringsvilkår, sikkerhetsforskrifter, størrelse på egenandel og hvordan eleven skal melde forsikringssaker. 2.8 Faktureringsrutine Leverandøren fakturerer oppdragsgiver for hele verdien av PC-en, inkludert tjenester og utstyr som omfattes av avtalen. Oppdragsgiver skal ikke faktureres for tilleggsutstyr som eleven eventuelt kjøper. Faktura sendes inklusive merverdiavgift. Fakturering skjer annen hver måned med start 15. august. Fakturabilaget skal dokumentere hvilke elever fakturaen gjelder. Leverandøren sender refusjon av elevenes egenandel til AFK annen hver måned med start 15. august. Mva. per stk. og mva. totalt skal framgå av bilaget for kraftig PC. Refusjonsbilaget skal svare til fakturaen, og kopi av elevliste skal medfølge. Transaksjonsstrukturen uttrykkes ved følgende skisse: VEDLEGG 1 KRAVSPESIFIKASJON Side 9 av 11
2.9 E-Handel For oppdragsgivere som har innført eller vil innføre e-handel i avtaleperioden, gjelder nedenfor nevnte krav. Oppdragsgiver stiller krav om at leverandøren legger til rette for bruk av ehandel.no ved bestilling på avtalen. Leverandøren skal undertegne Avtale om elektronisk samhandling over Ehandelsplattformen. Leverandøren skal gjøre det produkt/tjenestespekteret som leverandøren skal levere i henhold til rammeavtalen tilgjengelig for avrop via EHP ehandel.no. Alle fakturerbare bestillinger skal registreres og sendes via e-handelsløsningen. Dette innebærer at leverandøren må være i stand til å motta alle bestillinger elektronisk (for eksempel pr. e-post). Bestillingsnummer vil fremgå av den elektroniske bestillingen og skal påføres faktura fra leverandør. For en nærmere beskrivelse av EHP ehandel.no, henvises det til nettstedet www.ehandel.no ( http://www.ehandel.no/ ). Når produkter skal skiftes ut skal de ha tilsvarende kalkyler som det produktet som erstattes. Ved eventuelle nye produktområder skal disse presenteres for oppdragsgiver og nettpriser skal her oppgis. 2.10 Miljøkrav Leverandøren skal være tilknyttet en returordning for kildesortering. VEDLEGG 1 KRAVSPESIFIKASJON Side 10 av 11
All emballasje skal være resirkulerbar eller gjenbrukbar, dette gjelder også ved bruk av paller og lignende. Leverandør skal, ved utlevering av PC, fjerne emballasje eller annet, som det ikke er naturlig for den enkelte elev å beholde etter den enkelte leveranse. Produktene skal til enhver tid oppfylle miljøkrav som følger av gjeldende lover og forskrifter. VEDLEGG 1 KRAVSPESIFIKASJON Side 11 av 11