VÅR DATO VÅR REFERANSE 1 07.07.2009 DERES DATO DERES REFERANSE VÅR SAKSBEHANDLER Monica Brox tlf 952 75 018 Asker Kommune Sentraladministrasjon Postboks 355 1383 ASKER Att: Rådmann TILSYNSRAPPORT MED VARSEL OM PÅLEGG HAGALØKKA SKOLE Vi viser til tilsyn gjennomført ved Hagaløkka skole i Asker kommune 12.5.2009. Til stede fra skolen: Bjørn Erik Sørensen, rektor Maria Ohnstad, verneombud 6 ansatte Til stede fra Arbeidstilsynet: Gro Kværnå, rådgiver Monica Brox, inspektør Hensikten med tilsynet Tilsynet ved skolen er en del av Arbeidstilsynets nasjonale satsning Med skolen som arbeidsplass. I forbindelse med denne satsingen i 2009, gjennomfører Arbeidstilsynet tilsyn ved skoler i flere av landets kommuner, fylkeskommuner og privatskoler. Arbeidstilsynet ønsker å sette fokus på skolene og skoleeiers arbeid med å skape godt inkluderende arbeidsmiljø for arbeidstakerne i skolen. Et arbeidsmiljø som er helsefremmede og forebyggende i forhold til sykefravær og utstøting. Målet er et arbeidsmiljø hvor alle ansatte holder seg mest mulig sunne og friske, fysisk så vel som psykisk. Det handler altså om i størst mulig grad å fjerne mulige arbeidsrelaterte årsaker til helseplager og sykefravær. Et av virksomhetens viktigste redskap for å sørge for dette er gjennom det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet (HMS-arbeidet). Systematisk HMS-arbeid er å forebygge sykdom ved å redusere risikofaktorene som forårsaker sykdom. Tilsynsgjennomføringen Tilsynet ved skolen hadde en varighet på ca. 4 timer og ble gjennomført på følgende måte: MØTE 1: Innledende møte med ledelsen og verneombud til stede (ca 1,5 t) MØTE 2: Gruppesamtale 4-8 arbeidstakere (ca 1,5 t) MØTE 3: Avrunding av tilsynsdagen med ledelsen og verneombud (ca 30 min) I tillegg er det gjennomført et oppsummeringsmøte med skoleeier den 18.mai. I dette møtet oppsummerte Arbeidstilsynet funn etter tilsynsbesøkene ved samtlige besøkte skoler i Asker kommune, samt det som fremkom av den innsendte skriftlig dokumentasjon fra skoleeier knyttet til inneklima. I dette møtet var representanter fra kommunen og de besøkte skolene til stede, samt hovedtillitsvalgt. Ingen verneombud var til stede. POSTADRESSE E-POST TELEFON ORGANISASJONSNR Postboks 386 ostfold-akershus@arbeidstilsynet.no 81 54 82 22 974771632 1502 Moss INTERNETT TELEFAKS Norge www.arbeidstilsynet.no 69 24 03 10
VÅR REFERANSE 2 Beskrivelse av tilsynsbesøket Under tilsynet hadde Arbeidstilsynet fokus på følgende tema: - Verneombud/sikring av arbeidsmiljøkompetanse - Kartlegging, risikovurdering og oppfølging av arbeidsmiljøutfordringer - Kommunikasjon og medvirkning i HMS-arbeidet - Rapportering av avvik (uheldige forhold) - Utvalgte arbeidsmiljøfaktorer: konflikter, omstillinger, vold og trusler - Organisering og tilrettelegging av arbeidet - Rutiner og prosedyrer for sykefraværsoppfølging - Oppfølging av sykemeldte arbeidstakere Oppsummering av funn ved tilsynet Hagaløkka skole har 45 ansatte, samt noen morsmållærere i tillegg. Det er til sammen ca 280 elever ved skolen. Klassestørrelsen er svært varierende, og ansatte er organisert i team rundt hvert trinn. Teamorganiseringen beskrives som positivt for de ansatte. Lærerne har en arbeidstidsordning med lite bundet tid med møtevirksomhet. Skolen strekker seg langt for å tilrettelegge for de ansatte. Både ansatte og ledelse gir uttrykk for at det er et godt arbeidsmiljø ved Hagaløkka skole. Det er innarbeidet god praksis og skriftlige rutiner for håndtering av psykososiale utfordringer som var tema ved tilsynet. Nedenfor følger en gjennomgang av de omtalte tema: Verneombud/sikring av arbeidsmiljøkompetanse I henhold til arbeidsmiljøloven 6-1 (1) og (2) skal det ved hver virksomhet som går inn under arbeidsmiljøloven, velges verneombud. I henhold til forskrift om verneombud og arbeidsmiljøutvalg (best.nr. 321) 12 skal verneombud få den opplæring som er nødvendig for at de kan utføre sine verv på en forsvarlig måte. Hagaløkka skole har et helt nytt verneombud, som allerede er i gang med opplæring. Ansatte er kjent med hvem som er virksomhetens verneombud, samt med verneombudets rolle. I henhold til arbeidsmiljøloven 6-4 (2) skal verneombud få nødvendig tid til å utføre vernearbeidet på forsvarlig måte. I alminnelighet skal oppgavene utføres innenfor vanlig arbeidstid. Ved Hagaløkka skole er det ikke avsatt fast tid til verneombudsarbeid, men verneombudet får tid ved behov. Rektor har hatt denne rollen siden 1997, og har gjennomgått nødvendig HMS-opplæring, slik arbeidsmiljøloven 3-5 stiller krav til. Kartlegging, risikovurdering og oppfølging av arbeidsmiljøutfordringer I henhold til arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c, jf. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 6 har arbeidsgiver plikt til å kartlegge farer og problemer og på den bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene med hensikt å forebygge arbeidsrelatert sykdom og skade. Skolen gjennomfører fere ulike kartlegginger av arbeidsmiljøet jevnlig; gjennom årlig klimaundersøkelse, medarbeidersamtaler og personalmøter. De ansatte trekkes med i forbedringsarbeid etter slike undersøkelser, og virksomheten har skriftlige planer for tiltak for å redusere relevante psykososiale og organisatoriske risikoforhold
VÅR REFERANSE 3 Det å kartlegge arbeidsmiljøutfordringer og farer, risikovurdere disse og på bakgrunn av dette iverksette nødvendige tiltak og planer, er ikke et arbeid som utføres bare én gang. Internkontrollforskriften krever systematikk i HMS-arbeidet og det betyr at HMS-aktivitetene må gjentas. Hvor ofte og hvordan HMS-aktivitetene gjennomføres, er avhengig av de utfordringer og det risikobildet som finnes i virksomheten. Internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7 krever at det utarbeides skriftlige rutiner som beskriver de ovennevnte aktiviteter. I tilsynet fremkommer det at virksomheten har rutiner som sikrer kartlegging og risikovurdering av relevante arbeidsmiljøutfordringer. Asker kommune er ISO-sertifisert, og i dette systemet ligger det verktøy for kartlegging og risikovurdering som alle virksomhetsledere i kommunen blir fulgt opp på. Kommunikasjon og medvirkning i HMS-arbeidet Arbeidsmiljøloven legger stor vekt på medvirkning i virksomhetens HMS-arbeid i flere av sine bestemmelser, jf arbeidsmiljøloven 2-3 (1), 3-1(1) og internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 3. Arbeidstakerne og tillitsvalgte har både en rett og en plikt til å medvirke i utforming, gjennomføring og oppfølging av virksomhetens systematiske HMS-arbeid. For å sikre at arbeidstakerne får nødvendig informasjon og sikre medvirkning, plikter arbeidsgiver å sørge for tilstrekkelige arenaer for å ivareta ovennevnte lovkrav. Skolen har flere møteplasser, blant annet ukentlig personalmøte der det er anledning tid å ta opp forhold ved arbeidsmiljøet. Det er viktig at også ansatte på SFO blir inkludert i slike møter, og får tilstrekkelig informasjon. Rapportering av avvik (uheldige forhold) Virksomheten skal ha et system for avvikshåndtering, jfr. arbeidsmiljøloven 4-1 (2) og internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Systemet skal sørge for at arbeidstakerne kan melde fra om uønskede hendelser og uakseptable forhold. I tillegg til meldeplikten skal det være fastlagt hvordan meldingene skal følges opp og hvem som er ansvarlig for dette. Arbeidsgiver plikter å sørge for at avvikssystemet fungerer som forutsatt, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 8. De ansatte ved Hagaløkka skole har gode erfaringer med å ta opp saker direkte med rektor, som følger opp videre. Det fremkom i tilsynet at Asker kommune har et overordnet, nettbasert system for avvikshåndtering, kalt Askerdialogen. De ansatte er kjent med dette systemet, men bruker det svært lite. Ansatte gir uttrykk for usikkerhet om hva som kan defineres som avvik, og er tilbakeholdne med å melde på denne måten. Arbeidstilsynet oppfatter det som at avvikssystemet ikke er et levende verktøy som brukes for å synliggjøre skolens utfordringer. Utvalgte arbeidsmiljøfaktorer: konflikter, omstillinger, vold og trusler ForeldreklagerVirksomheten bør ha en rutine for håndtering og behandling av klager fra elever eller foreldre, som bl.a. omhandler arbeidstakere, jfr. arbeidsmiljølovens 4-1 (2) jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Arbeidstilsynets erfaring er at slike klager i mange tilfeller blir tilfeldig behandlet, noe som igjen kan føre til ulikheter, konflikter, utilbørlige saksbehandlingsprosesser, mv. Det fremkom i tilsynet at skolen har en slik rutine, og at ansatte er kjent med denne.
VÅR REFERANSE 4 Konflikter Arbeidsmiljøloven 4-3 (3) presiserer som et krav til det psykososiale arbeidsmiljøet at arbeidstaker ikke skal utsettes for trakassering eller annen utilbørlig opptreden. For å forebygge at de ansatte utsettes for overtredelser av denne loven, må virksomheten ha rutiner for hvordan slike tilfeller skal fanges opp og behandles på tidligst mulig stadium. Arbeidsgiver må derfor ha en rutine for fremgangsmåte og behandling av konflikter blant arbeidstakerne. Rutinen skal ihht. internkontrollforskriftens 5-2 (2) gjøres kjent for de ansatte. Hagaløkka skole har en konflikthåndteringsrutine, og denne er kjent blant de ansatte. Omstillinger Arbeidsgiver plikter å forebygge at omstillinger fører til negative konsekvenser for arbeidsmiljøet jfr. arbeidsmiljøloven 3-1(2) d. Plikten til å dokumentere aktivitetene skriftlig følger av internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr.6. Forhåndsvurderinger vil omfatte alle arbeidsmiljøfaktorer som kan påvirkes av endringen, både fysiske og psykiske faktorer. For å sikre at aktivitetene gjennomførers når det er nødvendig, er det påkrevd med rutiner som sikrer dette, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. For at de ansatte skal mestre/ bearbeide omstillingsprosesser på en god måte, vil det være avhengig av graden av informasjon, kommunikasjon, medvirkning og medbestemmelse. Rutinen må derfor sikre at dette ivaretas på en god måte, jf arbeidsmiljøloven 4-2 (2) c) og e) og 4-2 (3). Asker kommune har en omstillingsrutine som ivaretar de ovennevnte lovkrav, og som brukes i praksis. Vold og trusler Arbeidsgiver plikter å planlegge arbeidet slik at arbeidstakerne ikke utsettes for psykiske eller fysiske belastninger, jfr. arbeidsmiljøloven 4-1(2). Arbeidsmiljøloven setter også direkte krav til at arbeidstakere skal, så langt det er mulig, beskyttes mot vold, trusler og uheldige belastninger som følge av kontakt med andre, jfr. arbeidsmiljøloven 4-3 (4). Vi forventer derfor at skolene har utarbeidet beredskapsplaner som beskriver hvordan vold og trusselsituasjoner skal håndteres og berørte arbeidstakere følges opp, og at arbeidstakeren er kjent med dem. Plikten til å etablere rutiner og instrukser følger av arbeidsmiljøloven 3-1(2) og internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Asker kommune er i ferd med å utvikle en slik rutine, som er delvis ferdigstilt. Ansatte er kjent med rutinen. I skolene der det er fare for trusler og vold, er det nødvendig at arbeidstakerne gjennomgår opplæring og trening i å forebygge og håndtere trusler og vold. Plikten til å innføre et system som sikrer regelmessig opplæring og trening følger av arbeidsmiljøloven 3-2 (1) a) og Internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. I følge arbeidsmiljøloven 4-3 (4) skal arbeidstaker så langt det er mulig, beskyttes mot vold, trusler og uheldige belastninger som følge av kontakt med andre. Det fremkom i tilsynet at virksomheten mangler en slik rutine. Se varsel om pålegg nr 1. Oppfølging av sykefravær I henhold til arbeidsmiljøloven 3-1 (2) bokstav f skal arbeidsgiver sørge for systematisk arbeid med forebygging og oppfølging av sykefravær. For å sikre at virksomheten systematisk arbeider med sykefravær, vil det være nødvendig å ha rutiner for dette arbeidet. Dette skal inngå som en del av virksomhetens systematiske arbeid med helse, miljø og sikkerhet. Det er viktig at verneombud/ansattes representanter deltar i dette arbeidet. Det vises til internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Virksomheten hadde oppdaterte skriftlige rutiner for oppfølging av sykefravær, og tilrettelegger så godt som mulig for de ansatte. De ansatte var godt kjent med sykefraværsrutinen.
VÅR REFERANSE 5 Varsel om pålegg Arbeidstilsynet har hjemmel til å gi pålegg og til å sette vilkår i arbeidsmiljøloven 18-6 (1) og (6). På bakgrunn av ovennevnte vurderer Arbeidstilsynet å gi følgende pålegg: 1. Virksomheten må utarbeide en rutine som sikrer de ansatte regelmessig opplæring og trening i å forebygge og håndtere vold og trusler, jf arbeidsmiljølovens 3-2 (1) a) jfr. 4-3 (4) og internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Frist for gjennomføring: 30. oktober 2009 Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av rutinen. Videre saksgang Hvis virksomheten har kommentarer til det som er beskrevet eller til de pålegg med frister som er vurdert, ber vi om en skriftlig tilbakemelding innen 14. august 2009. Hører vi ikke noe fra virksomheten innen fristen, vil det gis pålegg i tråd med det som er beskrevet i dette varselet. Vedtaket vil deretter bli sendt virksomheten. Med hilsen Arbeidstilsynet Østfold og Akershus Tommy Pedersen Tilsynsleder (sign) Monica Brox Inspektør (sign) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur. Kopi: - Rektor, Bjørn Erik Sørensen og lokalt verneombud, Maria Ohnstad ved Hagaløkka skole, Gamle Borgenvei 26, 1383 Asker - HVO for skolene, Terje Ruud.