Innhenting av karakterar frå standpunkt, termin 2 og eksamen - skoleåret 2006/2007

rundskriv nr. 12/07 Frå: Utdanningsavdelinga Til: Dei vidaregåande skolane i Møre og Romsdal Dato: Ref: 02.06.2007 MR 11995/2007/062 Innhenting av karakterar frå standpunkt, termin 2 og eksamen - skoleåret 2006/2007 Så er vi klare for innhenting av standpunkt- og eksamenskarakterar for skoleåret 2006/2007. Før skolane melder frå til utdanningsavdelinga om at data er klare for eksport, så skal data vere kontrollert og eventuelle feil vere retta opp. Skolane skal kvalitetssikre sine data etter retningslinjer som er utarbeid for IST Extens. Bruk hjelpedokumentet på Extens i tillegg til dei retningslinjene de finn i dette brevet. I dette rundskrivet finn de informasjon om import av T2-karakterar (Vg1), sjekk av vurderingskode for doble elevar (både privatist og elev t.d.), og frå side 8-11 finn de ei rettleiing for kontroll av karakterar, samt forslag til sjekkar som bør vere gjort. SISTE FRIST for klargjering av data for eksport: fredag 22. juni 2007 Om de er ferdige før fristen, meld frå til: anita.waatvik@mrfylke.no (Anita K. Waatvik har ferie til og med 19. juni. Om de treng hjelp før dette kan de ta kontakt med IST Extens brukerstøtte: 90521000. De kan og sende e-post til Jane Anita Aspen jane.anita.aspen@mrfylke.no. Ho er ikkje å treffe på telefon, men vil svare på e-post.) Skriv S-E og skolenamn i emnefeltet i e-posten. Dette SKAL meldast frå om: Oversikt over elevar som er ukvalifiserte til å gå vidare Melding om ny karakter ved klage Melding om ny karakter ved forbetra prøve Fritatt på grunn av tidlegare fullførte fag; send inn desse på papir. Første gongs inntak vert kjørt 5. juli 2007. Klage på karakterar: Dersom det er elevar som får medhald i klagar på karakterar i løpet av sommaren, så er det viktig at de sender oss melding om ny karakter så snart det er klart. Postadresse: Fylkeshuset, 6404 Molde Besøksadresse: Julsundveien 9 Telefon: 71 25 87 75 Telefaks: 71 25 87 99 e-post: post@mrfylke.no www.mrfylke.no

Kva gjer vi med søkjarar til Vg2, VKII eller lærefag - som ikkje er kvalifisert til å gå vidare? Som de er kjent med frå tidlegare innhentingar av karakterar, så er vi grunna korte tidsfristar i samband med inntak, avhengig av hjelp frå skolane for å kunne stoppe søkjarar som ikkje er kvalifisert. I fleire år har vi hatt problem med at elevar søkjer høgare nivå utan å vere kvalifiserte, og kome inn på ledige plassar. Det er Forskrift om inntak til vidaregåande opplæring og formidling av lærlingar og lærekandidatar til lærebedrifter, 6-22 og 6-23 som regulerer dette forholdet. I forskrifta går det fram at skolen etter intern vurdering likevel kan vurdere at ein elev kan gå vidare dersom det er dokumentert at søkjaren har kunnskapar til å følgje undervisninga. Dette altså sjølv om eleven har 1, 0 eller er utan karakter i fag det blir bygd vidare på. Utgangspunktet er likevel at ein må ha bestått i fag det blir bygd vidare på i det vidaregåande kurset. Dersom ein elev går vidare utan bestått i alle fag vil han/ho måtte ta opp desse faga dersom målet er full kompetanse. Når det gjeld elevar som har mål om å ta fag/sveinebrev så er det Forskrift om vurdering i vidaregåande opplæring 4-50 4-52, som omhandlar kva krav som må vere oppfylte før ein kan framstille seg til fag/sveineprøve. Dersom ein har ikkje bestått i meir enn to av dei felles allmenne faga, så får ein ikkje framstille seg til fag/sveineprøve. Dersom ein har ikkje bestått i inntil to av faga, kan ein i visse tilfeller søke om dispensasjon. NYTT i år: Import av Termin 2 (T2) karakterar på Vg1 Dette gjeld Kunnskapsløftet og fag som ikkje skal ha standpunktvurdering, berre T2. I følgjande fag blir det berre gitt T2-karakterar på Vg1: Norsk, Engelsk, Engelsk for sterkt tunghørte og Finsk (på yrkesfaga) og Framandspråk (på studieførebuande). Kopier til T2 berre for dei gruppene som skal ha det. Desse aktivitetsradene skal ha J til Vigo. Eventuelle andre T2-rader må få N til Vigo Eksport til Vigo skjer på T2 berre for rader med J til Vigo I Vigo: Vigo skal ikkje poengberekne på T2 for disse faga. Dei skal likevel over for at alle fag og karakterinformasjon skal finnast i Vigo. Etter at importen av karakterane (T2, S og E) er gjort, vil dei faga som ligg med feil kode i Vigo (og som elevane ser på www.vigo.no) bli sletta og bytta ut med dei rette fagkodane/-namna. Svar frå Utdanningsdirektoratet om T2-faga: Faggruppa i VIGO Inntak sendte følgjande spørsmål til Utdanningsdirektoratet og fekk desse svara: Spørsmål 1: Er det krav om at T2-faga er fullført i Vg1 (dvs. at det er gitt T2-karakterar)? Svar: Forskrift til opplæringslova 6.22 a) annet ledd (avsnitt) gir skolen heimel for å vurdere om eleven er kvalifisert for inntak sjølv om desse faga ikkje er fullført, anten det er snakk om ikkje bestått eller at det ikkje er gitt karaktervurdering. Spørsmål 2: Kva om søkjar har slutta i desse faga? Er søkjar då kvalifisert til å bli tatt inn på Vg2? Svar: Har eleven slutta i faget allereie på dette stadiet, har han ikkje lenger elevstatus (rett til vurdering i faget) og vil dermed ikkje kunne få fullstendig sluttdokumentasjon. Eleven kan likevel takast inn som deltidselev med heimel i 6-2 i forskrifta. T2-faga blir ikkje med i poengberekninga. Blank i karakterrubrikken for standpunkt fører til at desse faga ikkje blir med når poengsummen skal reknast ut. Side 2 av 11

Ukvalifiserte søkjarar blir ikkje stoppa i Vigo Skolen må ta ansvar Sjølv om utgangspunktet altså er at desse elevane som ikkje har bestått, ikkje er kvalifisert til å gå vidare, så klarar ikkje inntaksprogrammet vårt å vurdere dette. Så lenge dei har karakterpoeng nok, så vil dei altså vere med i inntaket. Send oss ei oversikt over dei elevane de meiner ikkje er kvalifisert til å gå vidare Vi ber om at skolen sender oss ein oversikt over dei elevane som skolen meiner ikkje er kvalifiserte til å gå vidare. Skolane må då ta ansvar for at desse elevane får/har fått informasjon om at dei er ukvalifiserte til å gå vidare, og at han/ho vert oppfordra til å sende inn endring av søknaden til eit kurs som søkjaren er kvalifisert til. Elevar som har fått norsk fødsels- og personnummer: Meld frå om desse før vi skal laste inn karakterane, slik at vi kan rette opp i Vigo først. Teknisk fagskole og VAKSNE: Som de er kjent med har vi krav om rapportering av desse elevane både til SSB og Lånekassa. For at vi skal sleppe å ta dei att på eit seinare tidspunkt, ber vi om at kontrollrutinane som er laga også vert nytta for desse elevane. Privatistar sjekk Elevtimetalet på faga Privatistar, som jo berre har ei E-rad, får i utgangspunktet ikkje overført elevtimetal, og vil få fagets timetal frå Lånekassa. Dette vil vere korrekt i dei fleste tilfella, men ver merksam på at VG4000 i dette tilfellet gir 187 timer, slik at ein elev som tar heile norskfaget må registrerast med 524 i elevtimer. Sjekk av Vurderingskode for Doble elevar Her legg vi inn ei oppskrift frå IST Extens, på korleis de kan finne doble elevar skoleåret 06/07. Kanskje ikkje alt passar for Møre og Romsdal, men det meste er likt: Til tross for at feltet Vurderingskoder er kommet i Extens, er det en tidkrevende jobb for skolene og Eksamenskontor å ferdigstille data i Extens før overføring til Vigo i juni. Doble elever samme skoleår skal ha identisk utdanning, vurdering og bevistype og med relativt kort tid mellom sensur og overføringstidspunkt er dette krevende. Mange elever har flere kort samme skoleår, og feltet Vurderingskoder blir relativt langt og med mye data blir dette uoversiktlig. For å unngå tidkrevende manuelt arbeid i Vigo med rydding i forhold til Dobbelt-elever er det viktig å få til en korrekt overføring ett elevkort med aktiviteter fra de ulike enhetene. På grunn av e-postmodul i Extens legges alle elever som avbryter skolegangen i løpet av året i slutt-enhet. Dette er også hensiktsmessig å gjøre i forbindelse med uthenting av ulike elev-statistikker i løpet av skoleåret. Elever som avbryter skolegangen etter 1. oktober skal med i overføring til Vigo og er derfor med som eventuelle Dobbelt-elever. Dobbelt-elever kan derfor finnes på slutt-enhet og hoved-enhet (samt privatist-enhet og voksen-enhet). På de ulike enhetene innenfor skoleåret vil elevene befinne seg i basisgrupper med standard basisgruppenavn. Det ville derfor være en fordel om det var mulig å gjøre utvalg innenfor feltet Vurderingskoder som ga hver enkelt skole mulighet til å se hvilke av skolens elever/privatister/voksne som også hadde aktive elevkort ved andre enheter. (For eksempel: Basisgruppe: 07V*,1*,2*,3*,6*,7*,8*,06-07/AV* - her burde det kommet fram alle skolens elever som var dobbelt-elever, slik at dobbeltelev-knapp kan kontrolleres evt. også feltet vurderingskoder). Det er lagt inn visning av Vurderingskoder i elevregisteret listeform, men dette er en visning på tvers av rettigheter, og ikke mulig å gjøre utvalg på. Doble elever har samme funksjonalitet, og tillater ikke utvalg. Doble elever vises ved at Antall elever>1 i personregisteret. Vi ønsker å få tak i alle som er elev skoleåret 06-07 og som har mer enn 1 registrering. Gå til Organisasjon personer og gjør feltvalg slik at Antall elever og EgetPerson1 er Side 3 av 11

valgte felt. Gå til elevregisteret, gjør utvalg på hovedenhet, hurtiginntast 06-07 i EgetPerson1 for alle årets elever på hovedenhet. Marker alle og gå til personer. Benytt F9, og gjør utvalg på Antall elever>1 Du får opp alle elever som er dobbeltelev eller mer. Marker alle og gå til elevregister. Her ser du nå alle som i utgangpunktet er elev på hovedskolen i aktuelt skoleår, og som har mer enn en registrering i basen. Du ser også alle registreringer du har rett til å se. Elever som ligger med bare en rad, må du sjekke vurderingskoder for. Kan rapporten under Generelle- kontroll- KO_ELUT2_G.RPT være til hjelp? Kontroller følgjande data: personid- gir melding om personid ikkje er gyldig (gult felt) bevistype forventer berre VM, KB, TK og TF. Fullførtkoder i feltet Vurdering Merk at det er endring frå tidlegare, og at feltet MÅ fyllast ut. Fullførtkode må no ligge i riktig felt i forhold til årstinn. Det er plass til 3 teikn, og det skal fyllast ut med 1 teikn for elevar på årstrinn 1, 2 teikn for elever på årstrinn 2 og 3 teikn for elever på årstrinn 3. Merk at GK må vere bestått for å få bestått på VK1 unntatt viss ikkje bestått er gitt i gjennomgåande fag. Dette betyr at ein elev som har I på GK også skal ha I på VKI med mindre det er fag som fortsetter på VKI som har strykkarakteren. For å sjå fullførtkodane frå tidlegare år/andre skolar - sjå elevregisteret i listeform Fullførtkodane er. B - fullført og bestått I - Ikkje bestått i eitt eller fleire fag eller manglar eitt eller fleire fag. A- Fullført med annan vurdering S - Slutta i løpet av skoleåret. I tillegg vil ein framleis ha behov for å nytte M for å få korrekt utskrift av kompetansebevis M2. M vil bli eksportert som I. Blank eksporterast som I Ordenskarakter G/N/L (leser berre 1. teikn) Karakterar - IB og ID skal ikkje nyttast meir (ikkje gyldige karakterar). Følgjande felt blir eksportert: Namn og adresse frå hodet på kartotekskortet. Folkeregisteradresse eksporterast ikkje, denne blir haldt vedlike av Vigo. Telefon, mobil, E-postadresse Kommunekode Morsmålskode - diversefliken Startet utdanningen - inntaksfliken. Feltet skal berre vere utfylt for elevar som ikkje er tatt inn via Vigo. Sjekk dette før eksport, og tøm feltet om det ligger gamle datoar her. NB: Feltet Startdato i skole som du ser i Elevregisteret i listeform, skal ikkje lenger nyttast. Om det er lagt inn ein startdato her (for inneverande skoleår), må den flyttast til feltet Startet utdanningen. Side 4 av 11

Avbruddsdato - listeform/endretfliken - fylles automatisk ut for elevar som sluttes via funksjonen slutter/flytter. NB - feltet skal vere tomt for elever som har fullført eit kurs! Elevtype SU - inntaksflik Opplæring morsmål - J/N - inntaksflik Annetspråk - NO - inntaksflik Bevistype - vitnemålsflik Fullførtkoder - feltet vurdering på vitnemålsflik (sjå ovanfor) - Blank eksporterast som I Fravær i dagar og timar Ordenskarakter og Atferd (Vg1) Rettstype inntaksflik Kar.merknad frå faget Prosjekt til fordypning Register - elever - aktivitetsflik Fag som skal eksporterast til Vigo skal vere registrert med fagstatus om dei ikkje er vanlege elevfag. Feltet status på aktivitetsradane er default blank, og vil då bli eksportert med status Elev. Er faget ikkje eit elevfag, skal det leggjast status på faget. Dei første vala i statusplukklista (ønsket, antatt...) nyttast i andre samanhang, og skal ikkje nyttast ved eksport til Vigo. Det første som nyttast er Elev. Deretter følgjer ei rekkje status som nyttast; Fritatt, Privatist, Realkompetansevurdert, Klage (som nyttast både for klage, utsatt og ny prøve) osb. Elev sluttar med fag eller blir fritatt Elev sluttar med eit fag Når ein elev sluttar med eit fag i løpet av skoleåret, kan faget anten slettast (sluttar tidleg på hausten) eller ligge historisk. Fag som blir liggande historisk, behandlast slik: I register - Elev - aktivitetsflik hent fram det aktuelle faget. I feltet avbruddsdato (F11-Feltvalg viss feltet ikkje visast) leggast avbruddsdato. I feltet status vel du status Sluttet i faget (dette er viktig for eksport til Vigo) I feltet Henvisning leggast IV for å hindre at faget kjem på karakterutskrift. Feltet Und.gruppe tømmast slik at eleven ikkje lenger er medlem av gruppa og skrivast ut på gruppelister. Dersom ein elev som har slutta i eit fag, begynner igjen på same fag i same skoleår, MÅ ENDRINGA MELDAST TIL VIGO/Utdanningsavdelinga. Blank i Statusfeltet overstyrer IKKJE Sluttet i faget. Dette faget MÅ ha Elev i Statusfeltet. Elev som har slutta i eit fag (på T1) som skal ha T2-karakter (sjå eige avsnitt over): Fordi desse T1-radene blir sletta i Vigo, vil denne informasjonen forsvinne. Fagstatus sluttet må difor også ligge på T2 og faget må ha J til Vigo (og IV i feltet Henvisning). Fag eleven har slutta i etter T1, må kopierast til S og det må leggast IV og fagstatus Sluttet på faget. Elev blir fritatt i eit fag Elev som blir fritatt i eit fag, skal ha dette faget ut på karakterbevis. Fag skal altså ligge på elevens aktivitetsflik med aktivitestype S. Skal det også skrivast ut på terminmeldingar, må det også ligge med aktivitestype T1 og T2. Les meir i Hjelpefila om kopiering til annen aktivitetstype; kopiering av aktivitet til T2, S og E. I karakterfeltet leggast karakteren F, og i karaktermerknad leggast merknad i samsvar med retningslinjer frå Læringssentret. (Eksempel: Bestått fag 1999 eller Bestått GK AF) NB: Om desse karakterane ikkje tidlegare er lasta inn i Vigo, må dei leggast inn manuelt. Side 5 av 11

Verktøy->Elev->Serieendre tildelte aktiviteter (Gruppeinndeling) F11 Feltvalg: *Kontroll før VIGO F9 Utvalg&sortering NB: Klikk på Tilbakestille for å fjerne gamle data - og legg inn: Enhet ATL Legg inn skolens hovedenhet Periode 06* Karakter F Akt.type S,E Ut frå den oversikten du får fram, sender du ei liste til Utdaningsavdelinga med: Elevnamn, fnr, Off.fagkode og KARAKTER som skal erstatte F. Du kan og lagre oversikten ved å skrive fila til pdf: Høgreklikk i oversikten og velg Skriv ut listeform. Klikk på Velg skriver; Adobe pdf og (liggende utskrift). Lagre fila. Elevar som sluttar i løpet av skoleåret Desse elevane skal ligge med Avbruddsdato og i basisgruppe 0607SLUTT på hovedenheten og med J til Vigo. Det er viktig at skolane IKKJE flyttar elevar over til sluttskole, før skoleåret og endeleg karakterinnhenting er avslutta. Vent på melding frå Utdanningsavdelinga. Elevar som sluttar ETTER 1. oktober På grunn av krav om rapportering til SSB og Statens Lånekasse, har IST kome med ei anbefaling om at alle elevar blir overført til sluttskolen når skoleåret er slutt, samt at basisgruppekoden startar med skoleåret. Dette betyr at elevar som har gått eit tre-årig løp er dobbeltelev med 3 kort når ho/han er ferdig. På alle desse 3 korta vises alle fag for alle tre år, men felta enhet og utdanning i aktivitetsfliken vil vise på kva for år og kurs dei er tatt. Skolane skal legge elevar som sluttar etter 1. oktober i ei slutt-basisgruppe = 0607SLUTT på hovedenheten, ikkje sluttenhet, til skoleåret er over. Deretter flyttast dei over til sluttenhet saman med elevane som har fullført året. Dette betyr at desse elevane blir med i eksporten etter skoleslutt saman med dei andre elevane, og gjer statistikkdata fullverdige. Det blir då viktig at desse elevane får ein avbruddsdato i feltet avbruddsdato (finns i elevregisteret i listeform/endretfliken), at dei får fullførtkode S for det aktuelle året og at de får elevstatus sluttet på inntaksfliken. Sjekk at denne basisgruppa ligg med J til Vigo. Sjekk feltet Startet utdanningen Det presiserast at feltet Startdato i skole ikkje lenger skal nyttast. Dette fordi feltet er koplet til person, ikkje elev, og vil vise på alle korta til eleven. Ta elevregisteret i listeform og gjer utval på (Utfylt) i feltet Startdato i skole. Dersom det er registrert startdato som gjeld inneverande skoleår i dette feltet, må denne informasjonen flyttast til feltet Startet utdanningen. Elevar frå andre fylke som er tatt inn av skolen etter skolestart Dersom skolen legg inn karakterar for tidlegare år for slike elevar, må de opprette eit kort per skoleår og legge det på sluttskolen. Sjekk med utdanningsavdelinga om eleven har sendt same informasjon til oss. Viss ikkje, må vi få tilsendt kopi av kompetansebevis. Om 1. terminkarakterane er frå anna fylke, må vi også få kopi av desse. Vi vil då legge karakterane inn i Vigo manuelt, evt. sjekke om karakterane ligg i Sentralbasen. INNTAKSKODE må ikkje endrast Elevar som er overført frå Vigo til skolen MÅ ha same inntakskode (kurskode) gjennom heile skoleåret. Elles vil vi få feilmelding ved import av karakterar til Vigo. Side 6 av 11

Elevar i same basisgruppe frå forskjellige kurs Dersom skolen gir felles undervisning til elevar frå to (eller fleire) kurs, til dømes 8053 VKII allmennfagleg påbygging og 8343 VKII teikning, form, farge, - MÅ de syte for at faga er knytt til rett utdanning. Elevane vil elles bli importert til Vigo med to (eller fleire) kurslinjer. Sjekk Fylkes- og Kommunekode Sjekk fliken Koder i Elevregisteret. Kommune skal vere utfylt. De finn rett kommunenummer under Organisasjon Fylker og kommuner. Privatistar Ingen privatistar skal ligge med Startdato! Ein elev som ligg med minst eitt elevfag, vil bli overført som Elev til Vigo. Tom i Statusfeltet = Elev i Vigo Hugs: Legg inn Privatist i Statusfeltet på faget på Aktivitetsfliken. Utvekslingselevar Utenlandsk utvekslingselev i Norge skal ligge med Status: Utenl.utv.elev. i NO og J til Vigo på alle fag dei får undervisning i, i tillegg til at det må ligge J til Vigo på Eleven (listeform). NB: Utanlandske utvekslingselevar som er tatt inn på skolen etter skolestart: Send oss ei liste over desse (namn, fødselsdato og fiktivt fnr) på e-post, slik at vi eventuelt får lagt dei inn i Vigo manuelt. Norsk utvekslingselev i utlandet Elevar som har hatt eit utanlandsopphald, skal ha dette året registrert i Vigo. Når eleven har fått godkjent året i utlandet, må Utdanningsavdelinga få beskjed. Alle elevar overføres til sluttskole Bruk basisgruppekode 0607SLUTT På grunn av krav om rapportering til SSB og Statens lånekasse, har IST kome med ei anbefaling om at alle elevar blir overført til sluttskolen når skoleåret er slutt, samt at basisgruppekoden startar med skoleåret. Dette betyr at elevar som har gått eit tre-årig løp er dobbeltelev med 3 kort når ho/han er ferdig. På alle desse 3 korta vises alle fag for alle tre år, men felta enhet og utdanning i aktivitetsfliken vil vise på kva for år og kurs dei er tatt. Det er viktig at skolane ikkje flyttar elevar over til sluttskole, før skoleåret og endeleg karakterinnhenting er avslutta. Vent på melding frå Utdanningsavdelinga før overføring til sluttskolen! Ikkje til Vigo: Det er mogeleg å utelate postar i Extens for eksport til Vigo, ved at det er lagt til eit felt til Vigo med verdi J/N. Dersom det er aktuelt for nokon, så finn ein meir informasjon om dette i hjelpedokumentet i Extens: Dette finn ein under Hjelp ->Hjelpedokument ->Elevadministrasjon ->Flikene i elevregisteret >Vitnemålsfliken. Side 7 av 11

RETTLEIING FOR KONTROLL AV KARAKTERAR TIL VIGO INNTAK: Standardfelt som må vere utfylt - for å kunne ta imot data riktig i inntakssystemet: Alle aktivitetar må ha utfylt Tildato. Dette for at vi skal få riktig skoleår registrert i VIGO. Felta med fråver (dag og timar) og ordenskarakter skal vere utfylt. For Vg1: karakter i Atferd. Lovlege karakterar i Orden: G, NG og LG ( tom blir godtatt) NB! IV er ein ugyldig ordenskarakter. Feltet aktivitetstype må vere S (Standpunkt), E (Eksamen) eller T2 (gjeld Vg1). Feltet type dokumentasjon må vere utfylt. Lovlege verdiar er: KB Kompetansebevis VM Vitnemål TF, TK Teknisk fagskole Innrapporteringa gjeld Standpunkt og Eksamen inneverande skoleår, og i tillegg T2 for Vg1. Karakterane som skal førast over til inntak skal vere knytt til aktivitetstype i gjeldande periode (06*). Elev som tek fag ved fleire skolar Dersom ein elev tek einskilde fag ved ein skole og er elev ved ein annan skole samstundes, er det berre hovudskolen som skal rapportere inn karakterane. Den skolen der eleven tar einskilde fag, skal legge N i feltet Til Vigo på eleven/faga. Karakterar: I karakterfelta må det berre vere gyldige karakterar. Til dømes verdien I for ikkje grunnlag for vurdering blir ikkje godteken. Rett markering skal vere IV. Heller ikkje karakteren (strek) eller +/- i tillegg til karakter blir godkjent. (Bruk eventuelt karaktermerknad.) Oversikt over lovlege fagkarakterar: Verdi Kommentar 0 Null 1 Ein 2 To 3 Tre 4 Fire 5 Fem 6 Seks IV Ikkje grunnlag for vurdering (endrast til 9 i Vigo). IV skal nyttast der det skulle vore talkarakter i faget, men der det ikkje er grunnlag for å gi eleven karakter grunna stort fråvere eller liknande. D Delteke F Friteken for vurdering. NB! Eleven skal ha talkarakter i fag han/ho er friteken frå på grunnlag av tidlegare fullført fag. Skolen må difor sende desse inn på papir til oss, slik at vi får lagt dei inn manuelt. GK Godkjent kompetanse. Berre fag som er godkjent (realkompetansevurdert) skal til Vigo med karakteren GK (endrast til R i Vigo) FU Fullført (endrast til U i Vigo). NB: Karakterane IB og ID er ikkje lenger i bruk. Side 8 av 11

SJEKK AV KARAKTERAR I EXTENS FØR INNLASTING TIL VIGO Vi eksporterer berre frå hovedenheten til inntak. Skolen må likevel kontrollere data også på Vaks- og Priv-enheten. Desse lastar vi inn frå når vi rapporterer til Lånekassen og SSB. Dersom nokre elevar har tatt opp igjen fag, må desse rapporterast inn på papir. NB! Pass på at det er berre etter ikke at det skal vere ordmellomrom. Det skal ligge * på alle andre verdiar enn dei du søker etter. Søk etter ein verdi om gongen. KONTROLL AV ELEVAR Register Elever F11 feltvalg Kontroll Elevar VIGOeksport F9 utvalg/sort KONTROLL VIGOEKSPORT ELEV Listeform Gå til F9 utvalg/sort: Sjekk: Enhet ATL (dette er eit eksempel) Om du skal sjekke for fleire enheter: Sjekk for ein enhet om gongen. Den kan då ligge inne til du har sjekka alt på enheten. Bevistype Årstrinn Vurdering (tom) ikke KB,ikke VM,ikke T* (tom) 4,5 (tom) ikke B,ikke I,ikke A,ikke M Viktig Skal vere utfylt ved eksport av S og E. Desse i nedste linje kan sjekkast i ein omgang (søker da etter alt anna enn kompetansebevis, vitnemål og TF) Viktig Det skal ikkje ligge elevar på Årstrinn 4 eller 5, dersom skolen ikkje har TF Viktig Sjekk i ein omgang: Utdanning???????????????????? Vg1 (10 teikn) VKI VKII Årstrinn Ikke 1 Ikke 2 Ikke 3 NB: Desse to felta skal sjekkast samtidig. Du må koble rett utdanning (??????????) til rett årstrinn (ikke 1). Utdanning?????????????? Vg1 VKI Bevistype Ikke KB Alt anna er feil KONTROLL AV FAG OG KARAKTERDATA Verktøy Elev Serieendre tildelte aktiviteter F11 feltvalg Kontroll før VIGO F9 utvalg/sort Kontroll før VIGO NB: Klikk på Tilbakestille før du fyller ut felta: Enhet ATL (f.eks) Skal alltid vere med Periode 06* Skal alltid vere med Henvisning Ikke IV Denne ligg fast til du er ferdig. Då slepp vi å få ut dei faga som skolen har bestemt at ikkje skal eksporterast. Akt.type S,E Denne kan ligge fast ved sjekk av Standpunkt og Eksamen. Side 9 av 11

Sjekk og legg inn * i feltet før neste sjekk: Akt.årstrinn (tom) 4 eller 5 skal berre ligge på TF fag 4,5 Hvordan IKKE FF,IKKE SF,IKKE VF,IKKE OR Får du opp nokre rader; sjekk feltet Hvordan og rett opp. Akt.form (tom) Finn du E-rader (eksamen) utan akt.form, fyller du ut denne. Sjå Hjelpefila om lovlege kodar. Off.fagkode (tom) Det skal ikkje ligge fag utan offentleg fagkode. Bytt evt. ut fag på eleven, slik at rett fag ligg inne med rett fagkode. Utdanning???????????????????? Vg1 VKI VKII Akt.årstrinn Ikke 1 Ikke 2 Ikke 3,4,5 Vg1 VKI VKII NB: Desse to felta skal sjekkast samtidig. Du må koble rett utdanning (??????????) til rett Aktårstrinn (ikke 1). Dette gjer vi for å sjekke at ein elev på Vg1 ikkje les fag på eit høgare nivå. Viss ein elev på 3. årstrinn tar fag på 2. årstrinn, bør desse faga ha akt.årstrinn 3. Viss ein elev på 1. årstrinn tar fag på 2. årstrinn, bør desse faga ha akt.årstrinn 1. Sjekk KARAKTERAR: For å sjekke vurdering mot karakterar, så må vi legge til eit ekstra felt i utvalet vårt. Gå på F9 utvalg/sort Velg felt Karakterer Vurdering OK Vurdering B Karakterer 0,1,IV,GOD Det er ingen som skal ligge inne med B på vurdering og ha karakterane 0, 1 eller IV. GOD i Orden må endrast til G. NB: Du vil ikkje sjå vurderingsfeltet i rapporten din. For at karakterane skal overførast til VIGO, så må alle utdanningane vere knytt til ein inntakskode i 7000-8000- eller 9000 serien (VKI og VKII). Side 10 av 11

Desse kontrollrapportane kan kjørast for å kontrollere innlagt data. Alternativt må ein vere sikker på at ein har gått inn i registeret og gjort alle endringar: Desse 2 kontrollrapportane finn du under: Fil Utskrifter, mappe; Generelle, Kontroll 1. Kontrollrapport: KO_elfa.rpt, kontrollerer fag som manglar data på akt.årstrinn, fradato, tildato, periode eller aktivitetstype. Rapporten skal kjørast for å kontrollere at alle data er kome med. Dersom du får ut elevar på kontrollrapporten må du ta ein runde til, for då er det enno ikkje klart til eksport. Hugs å fylle ut felta bevistype om det er kompetansebevis (KB) vitnemål (VM), og fullførtkode i feltet vurdering. 2. Kontrollrapport: KO_elfr.rpt,(kontrollerer fravær), eller kontroller at det ikkje manglar data på felta årstrinn og periode på fraværet. Denne kontrollrapporten finn du under: Fil Utskrifter, mappe; Skole, Statistikk 3. Kontrollrapport: KSTAT_01.rpt som skriv ut utvalde karakterar må og kjørast. Kontrollerer alle som har fått 0, 1 el. IV som karakter i enkelte fag i forhold til feltet vurdering. Elevar som ligg inne med B på fullførtkode og KB på bevistype er lagt inn feil og må rettast opp. Dersom ein har B for bestått kurs så skal ein ha karakteren to eller meir i alle fag. Dersom dette ikkje er rett utfylt frå skolen si side, blir kontrollarbeidet for utdanningsavdelinga vanskeleg å få til. Vi tek berre stikkprøvar. Dersom ein slik feil ligg inn på standpunktkarakterane, kan det føre til at ein elev som berre har 2 karakterar og IV i dei andre kjem inn på kurs han/ho ikkje er kvalifisert til fordi skolen har fylt ut KB på bevistype og B på fullførtkode. Dersom skolane kjører kontrollrapportane så kan de rette opp evt. feil før vi importerer over data til inntakssystemet. Skolane slepp å få unødvendige tilbakemeldingar om ting som må rettast opp, og utdanningsavdelinga slepp ekstraarbeid med ev. ny innlasting og forseinkingar i arbeidet som oppstår som følgje av feilrettingar på skolane. Med helsing Per Hoem fylkesutdanningsdirektør Anita K. Waatvik rådgivar Gjenpart: Fylkesdirektøren Fylkesordføraren Lærarorganisasjonane Utdanningsutvalet Yrkesopplæringsnemnda Side 11 av 11