Introduksjon til Endnote (Mac-brukere)

Introduksjon til Endnote (Mac-brukere) Helene N. Andreassen, PhD Universitetsbiblioteket i Tromsø Oppdatert 09.09.15 endnote.com

EndNote som referansehåndteringsverktøy EndNote er et program hvor du kan lagre og organisere alle referansene dine i én og samme database. EndNote brukes sammen med tekstbehandlingsprogrammer som Microsoft Word Pages (plug-in nedlastning: http://support.apple.com/kb/ht6009) (OpenOffice, LibreOffice) Anbefalte nettlesere for Mac-brukere Firefox eller Chrome Safari og Explorer krever av og til mellomlagring av referanser ved import Ved første gangs import: velg innstilling som gjør at referansefilene automatisk blir åpnet i EndNote 2

Kursets målsettinger endnote.com uit.no/ub/endnote Lage et EndNote-bibliotek (database) og registrere referanser. Importere referanser fra eksterne databaser (for eksempel Oria). Søke på og sortere referanser i EndNote-databasen. Hente referanser fra EndNote-databasen og sette dem inn i et Worddokument. Redigere referansene i et Word-dokument Tilpasse Word-dokumentet med tanke på publisering 3

Laste ned EndNote til din egen maskin UiT har kjøpt lisens på EndNote, tilgjengelig for alle studenter og ansatte. Dette gjelder også for hjemmemaskiner. En EndNote-app (ipad) er tilgjengelig men denne må betales privat (App Store). Instruksjoner for nedlastning og installasjon finnes på: http://uit.no/ub/endnote/programvare Har du EndNote installert fra før? Kjør eventuell oppgradering til EndNote X7.4 (nyeste versjon). Kommer ikke EndNote-menyen til syne i Word? I EndNote: EndNote X7 à Customizer à Under Select Components, hak av Cite While You Write. Om andre tekniske problemer ved installasjon, kontakt Orakelet www.uit.no/orakel orakel@uit.no 4

Sync til EndNote Web fra flere maskiner Om du ønsker å jobbe med biblioteket ditt fra ulike maskiner må versjonene på maskin A og B alltid synkroniseres. Anbefaling: Bruk EndNote Web for synkronisering Gratis EndNote Web-konto i 2 år. For å opprette EN-Web-konto: Klikk på Sync-knappen øverst i bibliotekvinduet Velg «Register» Innstillinger for synkronisering kan alltid justeres fra EndNote X7 à Preferences à Sync 15/01/16 5

Lage en EndNote-database (Library) Åpne EndNote: Fra Finder, under Applications Tips: Legg EndNote-ikonet på dock en Lage en ny database: File à New Navngi databasen:.enl-fil (Helenes EndNote-kurs.enl) En.Data-mappe opprettes automatisk med samme navn som.enl-fila (Helenes EndNote-kurs.Data) 6

Gode råd vi virkelig mener du burde følge! Unngå uorden og forvirring! Vær organisert ved å ha ett enkelt EndNote-bibliotek Vit hvor du har lagret EndNote-biblioteket ditt. Ta back-up jevnlig.enl.data Disse to delene må all3d være sammen! Smart fremgangsmåte for å lage backup: File à Compressed Library (.enlx) à Save (3l ekstern enhet) 7

Velge en referansestil Hvert fagområde og hvert tidsskrift stiller egne krav til format på referansehenvisning i tekst og referanseliste. Bachelor- eller mastergradsstudent? Spør veilederen din hvilken stil du skal bruke! EndNote inneholder en rekke forhåndsdefinerte stiler (Output Styles). Den aktive stilen vises i stilboksen. Forhåndsvisning viser hvordan en gitt referanse vil vises i en referanseliste i den aktive stilen. Stil kan skiftes i nedtrekksmenyen i stilboksen. Om du ikke finner den ønskede stilen i nedtrekksmenyen, velg Select Another Style og velg en annen stil fra listen. 8

Registrere referanser manuelt Ulik type informasjon skal legges inn i EndNote for de ulike referansetypene. Gå til References à New Reference Velg Reference type Bok (Book) Tidsskriftartikkel (Journal Article) Bokkapittel (Book Section) Redigeringsvinduet viser felter som er tilpasset den valgte referansetypen. Bok SANDEL, M. 2012. What Money Can t Buy, London, Allen Lane. Bokkapittel BARTON, M. E. & TOMASELLO, M. 1994. The rest of the family: the role of fathers and siblings in early language development. In: GALLAWAY, C. & RICHARDS, B. J. (eds.) Input and interaction in language acquisition. Cambridge: Cambridge University Press. Tidsskriftartikkel STEMSHAUG, O. 2008. Bilnamn nordafjells. Namn og nemne, 25, 93-117. (Stil: Harvard) 9

Felter i referansens redigeringsvindu - eksempel på et bokkapittel (Book Section) Forfatter (Author): Carlomagno, Sergio ; Iavarone, Alessandro (ETT NAVN PER LINJE) År (Year): 1995 Tittel (Title): Writing rehabilitation in aphasic patients Redaktør (Editor): Code, Chris ; Müller, Dave (ETT NAVN PER LINJE) Boktittel (Book Title): Treatment of aphasia Utgiversted (Place Published): London Utgiver (Publisher): Whurr Sidetall (Pages): 201-222 Felter som forenkler gjenfinning av referansen: ISBN: 1870332334 Oppstilling (Call Number): 616.855 Tre Merkelapp (Label): EndNote-kurs Nøkkelord (Keywords): Afasi, Behandling, Skriving (ETT NØKKELORD PER LINJE) 10

Lagre en referanse Det er ingen egen lagreknapp i EndNote. Det er to måter å lagre på: 1. File à Save 2. Cmd + s Når du skal registrere flere referanser er det viktig at du ikke skriver i samme redigeringsvindu (selv om du har lagret, vil du skrive over det du har skrevet før). Derfor: Når du har skrevet ferdig og lagret en referanse, lukk referansens redigeringsvindu. For å registrere en ny referanse, åpne et nytt (og tomt) redigeringsvindu. Etc. 11

Oppgave 1 Legge inn referanser manuelt Nå skal du legge inn en referanse av typen Book i EndNote-biblioteket ditt. Feltene markert i rødt i eksemplet under skal fylles inn. Merk: I stedet for eksemplet under kan du legge inn en bokreferanse som er faglig relevant for deg selv. Reference type: Book Forfatter (Author): Wolfe, Michael År (Year): 1993 Tittel (Title): The Conversion of Henry IV Utgiversted (Place Published): Cambridge, MA Utgiver (Publisher): Harvard University Press Oppstilling (Call Number): UBT/KS, 944.031 Wol Nøkkelord (Keywords): Konger, Henrik IV, Frankrike, 1500-tallet (Husk: Kun ett nøkkelord per linje) 12

Oppgave 2 Importere referanser fra en ekstern database til EndNote Referanser kan importeres 2l EndNote fra Oria og fra andre eksterne databaser (uit.no/ub à avansert søk). Fremgangsmåten varierer fra database 2l database, så følg anvisninger. Fra Oria.no HENDERSON, H. 2005. The Swedish Table. Minneapolis, University of Minnesota Press. (Stil: Harvard) 1. Søk opp boken i «Mitt bibliotek» NB! «Alle bibliotek» kan gi flere treff. Finner du ei bok du ønsker, som ikke er ved UiT, kan du bestille fjernlån. 2. Let frem referansen og klikk på en av undermenyene. 3. Klikk Send til à Endnote à OK à Open. 4. Referansen er nå lagt inn i EndNote. 5. Kontroller at referansen er importert som riktig Reference Type. 6. Kontroller at alle feltene er korrekt utfylte. 13

Oppgave 2 (forts.) Importere referanser fra en ekstern database til EndNote Fra tidsskriftleverandør Reid, Richard. "Past and Presentism: The 'Precolonial' and the Foreshortening of African History." The Journal of African History 52, no. 02 (2011): 135-55. 5. I EndNote, dobbeltklikk på referansen og klikk deretter på bindersikonet i toppmenyen. Let opp pdf. 6. Pdf-filen er nå en del av databasen/biblioteket og kan leses direkte/redigeres i pdf-menyen. (Stil: Chicago 16th B) 1. Søk på artikkelen i Oria. 2. Klikk Send til à EndNote à Ok à Open. 3. I Oria, klikk Fulltekst og last ned pdf. Referansen kan også importeres direkte fra forlagssiden. 14

Finne artikler i fulltekst (pdf) Om en artikkel er tilgjengelig, gratis eller via UBs abonnementer, kan EndNote finne den og laste den ned til EndNote-biblioteket. Merk: for at dette skal fungere må referansen allerede være registrert i EndNotebiblioteket. Innstilling som øker sannsynligheten for at EndNote finner pdf en: Gå til EndNote X7 à Preferences og velg Find Full Text i venstrepanelet i Preferences-vinduet. Kryss av i boksen ved Open URL og legg følgende url inn i feltet etter Open URL Path : http://sfxeu09.hosted.exlibrisgroup.com/sfx_ubto Klikk Save. Hvordan finne fulltekst: I biblioteket, marker ønsket referanse og klikk på Find Full Text-symbolet 15

Hvordan søke på et emne og eksportere flere referanser samtidig til EndNote 1. Gå til uit.no/ub og søk på databasen Scopus 2. Åpne Scopus og legg inn søkeord (evt. Add search field). 3. Spesifisere søket (for eksempel begrens tidsrom, forskningsfelt). 4. Huk av boksen ved de treffene du vil ha i. Alle treffene kan hukes av i boksen over topplinjen 5. Klikk på Export. i. Velg RIS format (EndNote, Reference Manager). ii. Velg Citations and abstract information. iii. Klikk Export. Dette fungerer tilsvarende i andre databaser (for eksempel MEDLINE), men detaljene kan variere litt 16

Sortere og søke referanser i EndNotebiblioteket Man sorterer på forfatter, år, tittel etc. ved å klikke på de ulike feltoverskriftene i referansevinduet (Author, Year, Title). Group: Egendefinerte grupper med referanser Group à Create Group à Navngi gruppen (f.eks. «Avhandling») à Klikk Enter. Marker referanser i referanselisten og trekk dem over til gruppen (eventuelt høyreklikk på de markerte referansene à Add References To à Velg gruppe). Slette en referanse fra gruppen: Marker referansen, klikk Groups à Remove References from Group. 17

Sette inn referanser i Word Se EndNote- meny i Word- dokumentet (View à Toolbars à EndNote X7) Insert Citations: Sette inn referanser i teksten. Search (forstørrelsesglass): Åpner for søk i EndNote-programmet mens du enda er i Word. Skriv inn et søkeord eller del av søkeord i søkefeltet (f.eks. surpølse eller Christie). Velg referanse og klikk på Insert. Insert selected citation(s) (pil med to komma): Setter inn referansen(e) som er markert i EndNote-programmet. Stilboks: Endre stil i rullegardinmeny. I EndNote lages det en midlertidig gruppe som samler de referansene brukt i det aktuelle Word-dokumentet. Gruppen har samme navn som Word-dokumentet. 18

Redigere referanser i Word Se EndNote- meny i Word- dokumentet. (View à Toolbars à EndNote X7) Tools à Edit Library Reference(s): Redigere referansen i EndNote. Format document (ark m/røde haker): Oppdatere referanser i tekst og referanseliste i Word-dokumentet hvis du har gjort endringer i EndNote. Citations à Edit & Manage Citation(s): Redigere referanser i teksten. Exclude Author: Fjerne forfatternavn fra referansen. Display as: Author (Year): Sette forfatternavn utenfor parentesen. Suffix: Sette inn for eksempel henvisning til sidetall. Prefix: Sette inn for eksempel «se også» (ikke glem et mellomrom etter). Nyttig snarvei: Høyreklikk på henvisningen og gå til Edit Citation(s)! Enhver redigering av referanser i tekst eller referanseliste må gjøres i EndNote-menyen i Word. «Manuell» redigering vil bli overstyrt av EndNote, og kan også eventuelt skape problemer. 19

Oppgave 3 Sette inn og redigere referanser i Word Før du begynner: Gå til Oria og last ned et titalls referanser. 1. Åpne Word-dokument A (evt. slide 35) iii. iv. Sett inn én referanse i stedet for tallet [3] og sett inn den samme referansen i stedet for tallet [4]. Sett inn flere referanser i stedet for tallet [5] og [6]. 2. I Word, velg en faglig relevant stil Om stilen du ønsker ikke ligger i lista, aktiver stilen ved å gå til EndNote à Select another style à [stilnavn] à Choose. 3. I Word, sett inn referanser (det spiller ingen rolle hvilke) i stedet for tallene som står i [hakeparentes] i teksten. i. Sett inn én referanse i stedet for tallet [1]. ii. Sett inn flere referanser i stedet for tallet [2]. 4. Sett inn sidetall på referansene [1] og [3]. OBS! Hvordan slette en referanse: Edit Citation(s) à Klikk på knapp til høyre for den markerte referansen (øvre vindu) à Remove citation à Ok 5. Slett én referanse fra [2] og én referanse fra [5]. BLA OM! 20

Oppgave 3 (forts.) Sette inn og redigere referanser i Word 6. Skjul forfatternavnet på referanse [1]. (gjelder ikke nummerte stiler og fotnotestiler) 7. Sett forfatternavnet på referanse [4] utenfor parentesen. (gjelder ikke nummerte stiler og fotnotestiler) 8. Sett inn «se også» foran referansene [5] (bruk Prefix-feltet. NB! Husk mellomrom) 9. I EndNote: Endre årstall i referanse [6]. Oppdater deretter referanselista i Word. 10. Endre Output Style (stilboks i EndNote-meny) til en annen stil. 11. Endre layout på litteraturlista (Bibliography à Configure Bibliography à Layout) i. Velg linjeavstand 1,5 (Line spacing) ii. Velg avstand 1 mellom referansene (Space after) Om du er tidlig ferdig med oppgaven, begynn å søke opp faglig relevante referanser, for å bygge opp ditt eget EndNote-bibliotek. 21

Slå sammen to (eller flere) Word-dokumenter med hver sin referanseliste I hvert Word-dokument (A og B): Klikk Tools à Convert to Unformatted Citations. Referansene i teksten skal stå som {krølleparentes #EndNote-nummer}, og referanselisten skal være usynlig. Kopier teksten fra Word-dokument B over i Word-dokument A (evt. Insert à File), og klikk på Format (ark med røde haker) Referansene i teksten ser nå normale ut, og listene fra de respektive dokumentene er slått sammen til ei ordnet liste. 22

Oppgave 4 Slå sammen Word-dokumenter Bruk Word-dokument A (se oppgave 3) 1. Klikk på Tools à Convert to Unformatted Citations (referanseliste blir usynlig). 2. Åpne Word-dokument B (evt. slide 36) 3. Sett inn to referanser i stedet for tallet [1]. 4. Sett inn to referanser i stedet for tallet [2]. 5. Klikk Tools à Convert to Unformatted Citations (referanseliste blir usynlig). 6. Kopier teksten fra B og sett inn etter teksten i A. 7. I dokumentet som nå inneholder begge tekstene, klikk Format (ark med røde haker). 8. Referansene i teksten skal nå se normale ut, og det skal være ei alfabetisk ordnet referanseliste på slutten av dokumentet. 23

Omgjøre Word-dokumentet til ren tekst Noen tidsskrifter kan ha helt spesielle krav til referanser i tekst og referanseliste, noe som kan gjøre det vanskelig å finne en passende EndNote-stil. En løsning kan da være å gjøre små endringer manuelt. Det er ofte en god idé å konvertere et dokument til ren tekst før du sender det fra deg. Tools à Convert to Plain Text. Det lages automatisk en kopi, uten kobling mellom EndNote og Word. Denne kopien er tilgjengelig for redigering og lagring. Originaldokumentet består, med EndNote feltkoder. 24

Om du skulle ha noen spørsmål Start med å lete i EndNote sin egen hjelpemeny, faqs og infobase (eller kjør et Google-søk): http://endnote.com/support/faqs Sjekk UBs EndNote-sider: uit.no/ub/endnote Send e-post til endnote@support.uit.no Møt oss i biblioteket: Alta Trine Sandmo Tirsdager/torsdager 08-1130 Kultur og samfunnsfag Helene N. Andreassen Torsdager 12-14 Natur og helsefag Sissel H. Hansen Tirsdager 08-10 Grete Overvåg Torsdager 14-17 Psykologi og jus Torstein Låg Tirsdager 14-16.30 25

VIKTIG: HJEMMELEKSE! Om du kommer til oss for å be om hjelp vil vi forvente at du kan det vi har gått igjennom i dag. Erfaring viser at man glemmer det meste veldig raskt om man ikke tar i bruk EndNote rett etter kurset. Derfor, i løpet av den neste uken, lær deg følgende: Skrive inn referanser manuelt. Importere referanser fra søkeverktøy, f.eks. Biblioteksøk og Scopus. Sette inn referanser i Word. Redigere referanser i Word. 26

Ekstra: Finne og redigere stiler i Style Manager For å finne den stilen du er ute etter: Edit à Output Styles à Open Style Manager Style Info/Preview: Viser referanser i de ulike stilene. Andre stiler kan lastes ned fra EndNote sin (eller tidsskriftets) hjemmeside: Gå via eller Open Style Manager à Get More on the Web http://endnote.com/downloads/styles Stiler kan redigeres og dermed tilpasses ditt eget behov. Edit à Output Styles à Open Style Manager, markere stilen à Edit. Etter redigering, lagre den redigerte stilen: File à Save As à Style name: [style name] copy Noe av det som kan redigeres: Referansestil i tekst (Citations) Referansestil i referanseliste (Bibliography) Referansestil i fotnote (Footnotes) 27

Ekstra: Sortere referanser i Smart Groups Smart Group: Egendefinerte grupper som automatisk oppdateres når nye referanser legges til i databasen (praktisk når man jobber med samme tema over flere måneder/år, alternativ til manuelle nøkkelordsøk). Grupper kan spesifiseres på forfatter, tittel, nøkkelord etc. Kombinerte spesifikasjoner (for eksempel forfatter OG nøkkelord) eller ingen spesifikasjon ( any field ) er også mulig. Tema (tittel, nøkkelord) Smart Group Afasi: «Any field contains Afasi» Or «Any field contains Aphasia»» Om ny referanse med Afasi eller Aphasia i tittel eller som nøkkelord legges til i basen, vil denne automatisk legges til i Smart Group Afasi. Quick Search vs. Search: enkle vs. avanserte søk i databasen. 28

Ekstraoppgave: Opprette Smart Group Følg oppskriften og lag en Smart Group for referanser som handler om konger: 1. Importer følgende referanse fra Oria: WOLFE, H. 1993. The Conversion of Henry IV: Politics, Power, and Religious Belief in Early Modern France, Cambridge, MA, Harvard University Press. 2. Gå via Groups à Create Smart Group. 3. I boksen Smart Group Name, skriv «Konger». 4. Spesifiser deretter innholdet som skal være i gruppen: Velg Keywords + Contains + Skriv inn «Konger». 5. Klikk på Create. 6. Smart Group «Konger» skal nå inneholde 1 referanse (Wolfe, 1993). 7. Importer følgende referanse fra Oria: LINDQVIST, H. & ERIKSEN, H. 2011. Solkongen: historien om Ludvig 14, Oslo, Schibsted. 8. Smart Group «Konger» skal nå automatisk bli utvidet til 2 referanser. 29

Ekstra: Eksportere referanser fra Google Scholar til EndNote I Google Scholar Velg Innstillinger Finn valget for Bibliografiadministrering, merk av for Vis linker til å importere sitater inn i, og velg EndNote fra nedtrekksmenyen Klikk Lagre Dette er en fremgangsmåte som vil virke helt til den eventuelt endres. Det skal derfor være nødvendig å kun gjøre dette én gang per nettleser. 30

Ekstra: Hvordan registrere offentlige dokumenter? Det er ikke entydige regler for hvordan man siterer og registrerer offentlige dokumenter. Ulike fagområder har sine sedvaner, og referansestilene kan ha egne regler. Eksempel: NOU og Stortingsforhandlinger Velg Reference Type Book eller Government Document Hovedregel i EndNote når forfatter ikke er en person: Sett komma etter det som står i Author-feltet Eksempel: Lover Velg Reference Type Legal Document Kortformen registreres i Author-feltet, med komma bak. Hele lovtittelen registreres i Title-feltet. 31

Ekstra: Importere referanser via en forbindelse (i EndNote) 1. Velg database under Online Search, f.eks. Library of Congress. 2. EndNote vil automatisk koble seg til databasen (Connecting to Host). 3. Bruk søkeboksene og spesifiser søket 4. Klikk Search. 5. For å laste ned alle treffene, klikk Ok. 6. Det anbefales å umiddelbart gå igjennom trefflisten og slette (Move to Trash) de referansene du ikke vil ha. For andre databaser: more ELLER Tools à Online Search à Velg database à Connect. Om problemer med å koble seg til databaser, ta kontakt! 32

Ekstra: Importere pdf er du allerede har lagret Flere metoder Ta tak i pdf en og dra den over til EndNote. Musepekeren får da en liten «+» nede til høyre. Slipp pdf en. Velg File à Import à PDF File or Folder Du kan importere hele foldere, inkludert underfolderne EndNote kan opprette gruppesett, som (noenlunde) tilsvarer folderstrukturen Du kan justere innstillinger for pdf-handling i EndNote X7 à Preferences à PDF handling 33

Forslag til tekst til Oppgave 3 Kapittel 1 Den menneskelige språkevne Språk, den menneskelige egenskap å frembringe hørbare (tale) eller synlige (tegn, skrift) ytringer som kan gi meddelelser om sanseinntrykk, tanker, følelser osv. fra individ til individ [1]. Denne definisjonen omfatter den menneskelige språkevne og alle de manifestasjoner den fremstår i. På den annen side er språk også et system av regler for dannelse av ytringer som er felles for en gruppe mennesker [2]. På samme måte som andre regler for sosial atferd vil dette regelsystemet skifte fra samfunn til samfunn, slik at det finnes et stort antall forskjellige språk [3]. Denne definisjonen er kanskje den vanligste allmennbetydningen av begrepet språk [4], og eksempelvis kan japansk, norsk tegnspråk, fransk og norsk på denne måten sies å være forskjellige språk [5]. Det er svært vanlig med visse variasjoner innenfor alle språk: Variasjonen kan være geografisk betinget og gi forskjellige dialekter, eller den kan være sosialt betinget og gi ulike varieteter etter variabler som f.eks. klasse, kjønn, yrkesbakgrunn og grad av formalitet [6]. Slik variasjon gjør at det ikke er lett å definere et språk som et sett språkregler på rent lingvistisk grunnlag: Hvor går for eksempel grensen mellom hva som skal kalles et eget språk, og hva som skal kalles dialekter av samme språk? Innbyrdes forståelighet er ett kriterium, men det lar seg ikke like godt anvende i alle tilfeller. Norsk, dansk og svensk er stort sett innbyrdes forståelige, og fra et lingvistisk synspunkt kunne de kalles for ett språk. Men av politiske grunner er dette dialektområdet blitt delt i tre, og derfor er det vanlig å regne dem som tre forskjellige språk. De har da også fått hver sin skriftspråklige standard (norsk har to) som befester skillet. En tilsvarende gradvis dialektovergang finner vi i det tyskspråklige området fra Sveits i sør til Nederland i nord, der de nordtyske dialektene på mange måter har mer til felles med de nederlandske dialektene enn med de sørtyske. Allikevel regnes nederlandsk som ett språk og tysk som et annet. 34

Forslag til tekst til Oppgave 4 Kapittel 2 Språk i Indonesia De indonesiske språkene har et relativt enkelt lydsystem. Ordstillingen er fast; bøyning og ordavledning skjer ved affikser. Et fåtall er skriftfestet og standardisert av vedkommende språksamfunn selv [1]. Det er ofte vanskelig eller umulig å trekke grenser mellom dialekt og språk. Den største språklige oppsplittingen har man på Borneo og Sulawesi, i Øst-Indonesia ellers og i Filippinene. Det har blitt gjort mye forskning på området, og feltarbeider på språkene i Indonesia har vist seg å være spesielt nyttige [2]. (Avsnitt 1 er kopiert fra: Indonesiske Språk. (2009, 14. februar). I Store norske leksikon. Hentet 29. august 2014 fra https://snl.no/indonesiske_spr%c3%a5k.) 35

Takk for at du har levert evalueringsskjema! Lykke til med bruk av EndNote! (og husk, det er alltid hjelp å få om du har problemer) uit.no 15/01/16 36 36