VIKNA KOMMUNE Postadresse Telefon Telefaks Postboks 133, Sentrum 74 39 33 00 74 39 00 70 7901 RØRVIK E-postadresse: vikna@vikna.kommune.no Arbeidsmiljøutvalg Utvalg: Møtested: Grinna, Rørvik samfunnshus Dato: 29.04.2015 Tidspunkt: 09:00 MØTEINNKALLING 7900 Rørvik, 22.04.2015 Frøydis Wangsfjord leder Roy H. Ottesen rådmann -1-
Saksliste PS 3/15 Saker til behandling: AKAN arbeidet i Vikna kommune - Oppretting av AKAN - utvalg. Utvalgssaksnr -2-
Sakertilbehandling: -3-
Sakertilbehandling: -4-
VIKNA KOMMUNE Postadresse Telefon Telefaks Postboks 133, Sentrum 74 39 33 00 74 39 00 70 7901 RØRVIK E-post: vikna@vikna.kommune.no Saksnr.: 2014/742-2 Arkiv: 444 SAKSFRAMLEGG Dato: 10.04.2015 Saksbehandler/Tlf: Jens Reidar Husby / 743 93309 Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 3/15 Arbeidsmiljøutvalg 29.04.2015 Administrasjonsutvalg AKAN arbeidet i Vikna kommune Valg av AKAN- kontakter og oppretting av AKAN - utvalg. Vedlagte dokumenter: 1 Vikna kommunes rusmiddelpolitikk - retningslinjer for personrettet arbeid mot rusmisbruk - vedtatt i arbeidsmiljøutvalget 13.03.2000. Dokumenter ikke vedlagt: - Arbeidsreglement - Arbeidsmiljøloven RÅDMANNENS FORSLAG TIL VEDTAK: Arbeidsmiljøutvalget vedtar: 1. Som Akan-kontakter for perioden 1.04.2015 1.04.2017 velges, med mulighet for gjenvalg: Paul Woxeng Sollid Inger Laugen Ingunn Kjønsø 2. Til Akan-utvalg velges Akan-kontakter, personalsjef, hovedverneombud og HTV i Utdanningsforbundet og Fagforbundet. Personalsjef er sekretær i utvalget. 3. Bedriftshelsetjenesten kalles inn til Akan utvalgets møter, og det er ønskelig at bedriftshelsetjenesten tiltrer Akan - utvalget. -5-
4. Akan-utvalget legger frem forslag til revidert rusmiddelpolitikk / kjøreregler for Vikna kommune og reviderte retningslinjer ved brudd på disse til AMU innen 01.09.2015 Saken legges frem til administrasjonsutvalgets orientering. 2-6-
SAKSGRUNNLAG Vikna kommunes rusmiddelpolitikk, og retningslinjer for personrettet arbeid mot rusmisbruk, vedtatt i arbeidsmiljøutvalget 13.03.2000 som igjen er en revisjon av retningslinjer vedtatt av kommunestyret i sak 63/95. SAKSOPPLYSNINGER Akan modellen er en modell som har til hensikt å forebygge rus og spillproblematikk i arbeidslivet, og Akan i bedriften er det forebyggende arbeidet som utføres internt i Vikna kommune. Gjennom Akan modellen er det den enkelte arbeidsgiver som tar ansvar for å utarbeide og vedta en rusmiddelpolitikk / kjøreregler for rusmiddelbruk og spill. Det forebyggende arbeidet handler om å bygge en inkluderende kultur som ivaretar bl.a. sikkerhet på arbeidsplassen, ansattes helse, det totale arbeidsmiljøet, kvalitet på tjenestene og kommunens omdømme. Ett av målene med Akan modellen er å sette ledere og ansatte i stand til å ta opp bekymringer så tidlig som mulig. Vikna kommunes rusmiddelpolitikk og retningslinjer for personrettet arbeid mot rusmisbruk er vedtatt i arbeidsmiljøutvalget (AMU) 13.03.2000. Rusmiddelpolitikk / kjøregeler vedtas i AMU og er et supplement til arbeidsreglement. Rusmiddelpolitikken er Vikna kommunes beskrivelse av både akseptabel og problematisk rusmiddelbruk og spill. Retningslinjer for personrettet arbeid mot rusmisbruk og spill beskriver hvordan Vikna kommune skal reagere ved problematisk bruk og brudd på rusmiddelpolitikk. Vikna kommune har organisert Akan arbeidet med et underutvalg til AMU, Akan utvalg. Akan utvalget kan ha ulike oppgaver: Ansvarlig for den praktiske gjennomføringen av det forebyggende arbeidet. Planlegge, organisere og vedlikeholde Akan-arbeidet. Utarbeide årlige handlingsplaner. Informasjons og holdningsskapende arbeid. Bygge opp kompetansen i virksomheten. Kartlegge risikosituasjoner-/ grupper og gråsoner. Utvikle og revidere retningslinjer for håndtering av enkeltsaker. Rapportere årlig til AMU. Akan utvalget behandler ikke individuelle Akan avtaler. Til å utføre de praktiske oppgavene utnevner kommunen Akan kontakter. Akan-kontaktene er kontakter for alle ansatte i Vikna kommune, og ikke for den enkelte etat / virksomhet. Akan kontakten skal blant annet ha kunnskap om Akan modellen og hvilke tiltak som finnes, være tilgjengelig for ledere og medarbeidere som ønsker informasjon og opplæring og samarbeide med de øvrige i Akan utvalget om informasjon og opplæring. Akan kontakten har samarbeidspartner i Akan kompetansesenter der man kan rådføre seg. Vikna kommune skal revitalisere Akan arbeidet, og av denne grunn må Akan utvalg og Akan kontakter velges av AMU. Det er også et mål at Vikna kommune reviderer rusmiddelpolitikk / kjøreregler med tilhørende retningslinjer for hvordan Vikna kommune reagerer når disse brytes. 3-7-
RÅDMANNENS VURDERING Formålet med å arbeide etter Akan modellen er å ha fokus på et best mulig arbeidsmiljø og en best mulig kvalitet på tjenestene Vikna kommune yter. Det er samtidig et viktig signal å gi hvis det er ansatte som har utfordringer med rusmiddelbruk eller spill, at Vikna kommune bistår disse slik at de klarer å stå i arbeid. Målet er ikke å bli kvitt misbrukeren, men misbruket. KONKLUSJON/TILRÅDING Som forslag til vedtak. Rørvik, 14.04.2015 Roy H. Ottesen rådmann 4-8-
VIKNA KOMMUNES RUSMIDDELPOLITIKK. RETNINGSLINJER FOR PERSONRETTET ARBEID MOT RUSMISBRUK. Følgende retningslinjer for personrettet arbeid mot rusmisbruk er uttrykk for Vikna kommunes rusmiddelpolitikk, og disse ble vedtatt i arbeidsmiljøutvalget den 13.03.00., og innebærer en revisjon av retningslinjer vedtatt av kommunestyret i sak 63/95. Saken ble drøftet i AKAN-utvalget 06.03.2000. Retningslinjene og avtalene som følger av disse skal innarbeides i Vikna kommunes internkontroll. AKAN-avtalen gjelder alle medarbeidere i Vikna kommune på alle nivå. Formål. Formålet med AKAN-avtalen er å ivareta sikkerhet, å garantere kvalitet og faglig standard, og å opprettholde et rusfritt og godt arbeidsmiljø i Vikna kommune. Hensikten er dessuten å kunne ivareta medarbeidere i en vanskelig situasjon. Målet er ikke å bli kvitt misbrukeren, men misbruket. Akan-avtalen er et viktig element i kommunens kvalitetssikring, personalpolitikk og vårt helse-,miljø-og sikkerhetsarbeid, og må ses i sammenheng med Vikna kommunes arbeidsreglement, vedtatt av Vikna formannskap i sak 28/99, hvor 10 2. avsnitt lyder: Arbeidstakeren må ikke være påvirket av alkohol eller annet berusende eller bedøvende middel i arbeidstiden I utgangspunktet kan overtredelse av arbeidsreglementets bestemmelse føre til oppsigelse eller avskjed (Jfr Arbeidsmiljøloven). Vikna kommunes politikk er imidlertid at ingen skal miste jobben uten først å få tilbud om hjelp for et eventuelt rusmiddelproblem. Hvordan nå målet? Vikna kommune har en klar holdning til at rus og arbeid ikke hører sammen (jfr. arbeidsreglementet).kommunen har faste prosedyrer for hva som skal gjøres dersom rusmiddelmisbruk likevel skulle forekomme(se nedenfor). Alle ansatte i kommunen skal gjøres kjent med disse. Dette ansvaret ligger hos AKAN-utvalget. Den enkelte medarbeider med et rusmiddelproblem har ansvaret for å gjøre noe med dette, og kan selv be om hjelp fra Vikna kommune. Så langt det er mulig vil kommunen medvirke til å finne løsninger. Alle medarbeidere har ansvar for å ta opp eventuelle belastninger i arbeidsmiljøet. Det er usolidarisk å late som man ikke ser, eller å bagatellisere, eller enda verre; å aktivt skjule rusmiddelmisbruk på jobb. Ledere på alle nivå har det formelle ansvaret for at rusmiddelpolitikken gjøres kjent og etterleves, og for at gjeldende retningslinjer og avtaler følges. Det er avgjørende at det konsekvent og tidlig reageres på sammenblanding av rus og arbeid. Leder har også ansvar for å snakke med medarbeider ved tegn som gir grunn til bekymring, uro eller mistanke. Ved konkrete brudd på arbeidsreglementets 10 følges prosedyrene beskrevet senere i avtalen. 1-9-
Generelt. Vikna kommunes holdning er at det er uakseptabelt å møte på jobb påvirket av rusmidler. Dette gjelder alkohol og narkotika, men også legemidler som kan gi rus. I tillegg dreier det seg om bakrus og alkohollukt. På Vikna kommunes område serveres normalt ikke alkohol. Unntak skal klareres med ledelsen på forhånd. Deltar man i egenskap av tilsatt i Vikna kommune på kurs og konferanser, regnes dette som vanlige arbeidsdager. Følgelig er holdningen til rusmiddelpåvirkning ved slike anledninger den samme som ellers. Rollefordelingen i Vikna kommunes AKAN-arbeid. Arbeidsmiljøutvalget har vedtatt en AKAN-avtale, som også gir uttrykk for kommunens rusmiddelpolitikk, og valgt medlemmer til AKAN-utvalget. AKAN-utvalget består av en repr. for ledelsen(pers.kons), 2 hovedkontakter (en for skole og barnehager og en for resten av kommunale virksomhet.), og hovedvernombud. Utvalget velges for 2 år, med mulighet for gjenvalg. AKAN-utvalget skal organisere og tilrettelegge AKAN-arbeidet i bedriften Vikna kommune. Dette innebærer bla å sørge for at alle får nødvendig opplæring og informasjon. AKAN-utvalget behandler ikke individuelle AKAN-saker. AKAN-utvalget rapporterer årlig til AMU om aktiviteter og handlingsplaner. Forslag til endringer og /eller tillegg til eksisterende AKAN-avtale må legges fram for AMU. Alle ansatte i Vikna kommune er ansvarlige for et rusfritt og godt arbeidsmiljø. Dette innebærer at hver medarbeider selv må sørge for å være rusfri på jobb. Det innebærer også at kolleger må si i fra om slitasje eller belastninger i arbeidsmiljøet. Alle ansatte i Vikna kommune kan søke råd og hjelp hos en av hovedkontaktene eller hos YNBHT( hvis innmeldt). Ledere på alle nivå skal sørge for at alle medarbeidere kjenner til AKAN-avtalen. Ledere er dessuten viktige signalgivere i arbeidsmiljøet. Følgelig har lederne et spesielt ansvar for at rusmiddelpolitikken etterleves også i praksis. Lederne har det formelle ansvaret for at Vikna kommunes arbeidsreglement overholdes. Nærmeste overordnede har ansvaret for å reagere og gi advarsler ihht gjeldende prosedyrer ved brudd på arbeidsreglementet.i arbeidet med individuelle AKAN-opplegg er nærmeste overordnede med på utforming, oppfølging og evaluering. Leder skal tettere enn ellers følge opp den berørte arbeidstaker med hensyn til hvordan vedkommende utfører arbeidet sitt. Tillitsvalgtes rolle: Vikna kommunes AKAN-avtale er vedtatt i AMU og eies følgelig av både ansatte og ledelsen. Tillitsvalgte har et særskilt ansvar som pådrivere og signalgivere for et rusfritt arbeidsmiljø. I tillegg skal tillitsvalgte sørge for at arbeidstakere får saklig oppfølging ved eventuelle brudd på arbeidsreglementet. Verneombudene i Vikna kommune skal ha et overblikk over arbeidsmiljø og sikkerhet.vo har derfor medansvar for at arbeidet med rusmiddelspørsmål settes i sammenheng med HMS-arbeidet og for at arbeidsmiljøet forblir rusfritt. Hovedkontaktene: Vikna kommune har to hovedkontakter, en fra skole og barnehage, og en fra de øvrige kommunale virksomheter. Hovedkontaktene er valgt av AMU og sitter som medlemmer i AKAN-utvalget. Hovedkontaktene skal være tilgjengelige for kolleger som trenger å rådføre seg om eget eller andres rusproblem. I tillegg har hovedkontaktene, i samarbeid med de andre i AKAN-utvalget, ansvar for informasjon og opplæring i AKAN-spørsmål. Sammen med personalkonsulent er hovedkontaktene ansvarlige for planlegging, koordinering,oppfølging ogevaluering av individuelle AKAN-opplegg. 2-10-
Ytre Namdal Bedriftshelsetjeneste: Vikna kommune har per dato ikke alle tilsatte innmeldt i YNBHT. Men for de virksomheter som er innmeldt representerer BHT medisinsk rådgiver.bht kan dessuten, for de virksomheter som er innmeldt, gi informasjon og opplæring i AKAN-og rusmiddelfaglige spørsmål. Personkontaktene er støttespillere i et individuelt AKAN-opplegg, og velges fra sak til sak av personen som er innen opplegget.valget av personkontakt må godkjennes av hovedkontakt og nærmeste overordnede. Personkontakten samarbeider med og får veiledning av hovedkontakt. RETNINGSLINJER FOR PERSONRETTET AKAN-ARBEID. Reaksjonsgrunnlag. Et AKAN-opplegg har bakgrunn i brudd på arbeidsreglementets 10. Dette vil dreie seg om: Å møte til arbeid påvirket av rusmidler Å bruke rusmidler i arbeidstiden Å bruke rusmidler utenfor arbeidstiden slik at det medfører fravær, at arbeidet ikke utføres tilfredsstillende, at krav til sikkerhet og kvalitet ikke ivaretas. Å møte til arbeid dersom man lukter av alkohol eller er i bakrus. Framgangsmåte. Brudd på arbeidsreglement som beskrevet ovenfor, følges opp av nærmeste leder, som ihht de formelle prosedyrene gir en advarsel. Ved uenighet kan leder eventuelt hente inn tredje person. Er personen beruset/påvirket, skal vedkommende sendes hjem av leder og saken tas opp dagen etter. For skriftlige avtaler benyttes standardformular.(se vedlegg) Formelle prosedyrer. Første advarsel: Vedkommende mottar en muntlig advarsel etterfulgt av en personlig samtale med nærmeste leder. Leder bør notere dato og foranledning for advarselen samt utfallet av samtalen. Dersom arbeidstakeren ønsker det, er det en fordel at tillitsvalgte er til stede. Vikna kommunes rusmiddelpolitikk og formelle prosedyrer presiseres for arbeidstakeren. I tillegg tilbys vedkommende hjelp og støtte. Å ta i mot tilbudet er frivillig. Hovedkontakt og behandlende lege orienteres om at advarsel er gitt. Andre advarsel: Ved gjentatt brudd på arbeidsreglementet gis en ny advarsel, denne gangen skriftlig. Vedkommende har nå følgende valg: Han/hun kan gå inn i et formelt AKAN-opplegg i samarbeid med nærmeste leder, hovedkontakt, behandlende lege og event. personkontakt. Forholdet behandles som personal-/disiplinærsak, hvor ansettelsesforholdet blir vurdert. 3-11-
Tillitsvalgte, hovedkontakt og behandlende lege/bht skal orienteres om at ny advarsel er gitt. Ytterligere advarsler: Ved ytterligere brudd på arbeidsreglement gis også skriftlig advarsel. Det innkalles til et møte hvor det igangsatte AKAN-opplegget evalueres av alle som er involvert i arbeidet. Vurderes opplegget fremdeles som positivt, fortsetter det med nødvendige justeringer. I motsatt fall oversendes saken til personalavdelingen, hvor den behandles som ordinær personal- /disiplinærsak. Generelt. For skriftlige advarsler og oppsett av individuelle AKAN-opplegg benyttes Vikna kommunes standardformular. Se vedlegg. Så lenge et formelt AKAN-opplegg er i gang, oppbevares advarselsbrev i personalmappe. Går det mer enn to år etter siste brudd på reglementet, anses alle advarsler for bortfalt, og papirer som berører arbeidsforholdet i saken, makuleres. Alle instanser som er inne i arbeidet med et individuelt AKAN-opplegg har absolutt taushetsplikt. Brudd på slik taushetsplikt er ødeleggende for den gjensidige tillit man er avhengig av for at opplegget skal gi ønsket resultat. VIKNA KOMMUNE, Rørvik 06.03.2000 Åshild Opsjøn Personalkonsulent -12-4
Advarsel for brudd på arbeidsreglement ihht AKAN-retningslinjene i Vikna kommune Til: Dato: Det vises til muntlig advarsel, som ble gitt (dato). På bakgrunn av at den (dato) igjen har brutt vårt arbeidsreglement ved å (konkret beskrivelse av hendelsen) gis du med dette 2.gangs advarsel. Vikna kommune har i sin rusmiddelpolitikk og AKAN-avtale forpliktet seg til å tilby deg et individuelt tilpasset støtteopplegg. Hensikten er at arbeidsforholdet skal fortsette. Jeg ber deg møte på mitt kontor (dato og klokkeslett) Etter samtalen avventes din avgjørelse innen (dato) Ønsker du mer informasjon før du bestemmer deg for å ta imot tilbudet om et individuelt AKAN-opplegg, kan du ta kontakt med hovedkontakt. Dersom du beslutter ikke å ta imot Vikna kommunes tilbud om et individuelt AKAN-opplegg,vil ansettelsesforholdet bli vurdert i en ordinær personal-/disiplinærsak. Med hilsen Leder Orientering om denne advarselen er gitt til hovedkontakt,tillitsvalgt og event. BHT/behandlende lege NB! Vikna kommune gjør oppmerksom på at advarselen er å betrakte som bortfalt etter to år, dersom et AKAN-opplegg er gjennomført uten nye brudd på arbeidsreglementet. Bekreftelse Jeg velger å inngå en avtale med Vikna kommune om et individuelt tilpasset støtteopplegg i samarbeid med BHT/behandlende lege, hovedkontakt og leder. Navn Dato 5-13-
Advarsel for brudd på arbeidsreglement, iht AKAN-retningslinjene i Vikna kommune Til: Dato: Det vises til muntlig advarsel, som ble gitt (dato), og skriftlig advarsel/advarsler gitt (dato) samt avtale om et individuelt AKAN-opplegg inngått (dato). Dette er gangs advarsel iht AKAN-retningslinjene i Vikna kommune. Advarselen gis på bakgrunn av (konkret beskrivelse av hendelsen) På denne bakgrunn innkalles du til et møte (dato) sammen med bedriftshelsetjenesten/behandlende lege, hovedkontakt, undertegnede og eventuelt tillitsvalgt og personkontakt. Hensikten med møtet er å gjøre opp status og vurdere om det er hensiktsmessig å fortsette med AKAN-opplegget. Dersom avtalen ikke fornyes, vil saken bli oversendt personalavdelingen for ordinær behandling som personal-/disipilnærsak. Med hilsen Leder Orientering om denne advarselen gis til hovedkontakt,bht/behandlende lege og tillitsvalgt. -14-6
Standardavtale for individuelle AKAN-opplegg i Vikna kommune Denne avtalen er inngått mellom og Vikna kommune. er gjort kjent med gjeldende prosedyrer for behandling av saker hvor ansatte i Vikna kommune har brutt arbeidsreglementet med hensyn til beruselse/rusmiddelmisbruk. Alle som undertegner denne avtalen, forplikter seg til et gjensidig samarbeid om opplegget i avtalen, både den generell delen og den individuelt tilpassede delen. Eventuelle endringer, både av den generelle og den individuelt tilpassende delen, må gjøres skriftlig og i forståelse med alle som har undertegnet avtalen. Generell del Avtalen skal gjelde fra d.d og to år framover. Avtalen skal evalueres/vurderes første gang (nærmere opplysninger i den individuelle delen) Når avtalen evalueres/ vurderes skal følgende personer være til stede: (vedkommende selv) (behandlende lege) (hovedkontakt) (nærmeste leder) ( personkontakt) Behov for vurdering kan oppstå dersom bryter arbeidsreglement og får en ny advarsel iht retningslinjene. Dette gjelder også ved brudd på avtalen for det individuelle opplegget eller ved manglende oppfølging fra en av partene. Personkontakt skal være Denne personkontakten er akseptert av de undertegnede (nærmere opplysninger i den individuelle delen). Primærlege skal være. Sykemelding kan bare gis av primærlegen. melder fra til nærmeste leder om fravær, så tidlig som mulig etter arbeidsdagens begynnelse (rutiner for fravær i den individuelle delen): Det forutsettes at det gis fullmakt til nødvendig informasjonsutveksling og samarbeid med de involverte i arbeidet med det individuelle AKAN-opplegget. Alle som er involvert i arbeidet med AKAN-opplegget,har taushetsplikt utover det som naturlig inngår i samarbeid og melderutiner. -15-7
Individuell del I tillegg til avtalens generelle del, er følgende avtale gjort (se vedlagte tipsliste): Sted, / 200 Arbeidstaker Hovedkontakt Lege/BHT Leder -16-8
Tipsliste for momenter som kan/bør avklares nærmere Mer detaljert om evaluering Hvor ofte og når? Hvem innkaller til ekstraordinære møter? Rutiner ved fravær Hjemmebesøk i tilfelle av hvem? Bruk av egenmelding? Kontakt ved sykdomsfravær med hvem? Oppfølging under ferie/fridager? Kontakt med eksterne behandlere Hvem skal være kontaktperson? Hvem skal følge opp arbeidstakeren før, under og etter behandling? Samarbeid og informasjon Hvem skal få hvilken informasjon? Samarbeidsrutiner Oppfølgingsoppgaver Arbeidstakeren selv Nærmeste leder Hovedkontakt BHT/ lege Personkontakt Brudd på avtalen Konsekvenser 9-17-