MERÅKER KOMMUNE Kontrollutvalget Møteinnkalling DATO: Onsdag 3. september 2008 TID: Kl. 10:00 STED: Møterom Langen Faste medlemmer er med dette kalt inn til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til sekretariatet. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Møtet er lukket, jfr. kommunelovens 77 nr. 8. Saksliste 012/08 Referatsaker 013/08 Regnskaps- og forvaltningsrevisjon for 2008 014/08 Plan for forvaltningsrevisjon/overordnet analyse 015/08 Gjennomgang av møteprotokoller 016/08 Rapport etter gjennomført selskapskontroll i Innherred Renovasjon IKS 017/08 Budsjett for kontroll og tilsynsarbeidet 2009 018/08 Plan for selskapskontroll Meråker/Steinkjer, 27.08.08 Tom Ketil Karlsen leder Paul Stenstuen kontrollsekretær E-post: paul.stenstuen@komsek.no Dir.tlf. 74 11 14 78 Mob. 90 95 04 40
SAK 012/08 REFERATSAKER Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 03.09.2008 Paul Ivar Stenstuen 012/08 Meråker 08 Referat 1 NKRF 2 NKRF 3 NKRF 4 NKRF einfo 13/08 Sammensetningen av kontrollutvalg einfo 12/08 Endringer i regnskapsføring av momskompensasjon fra investeringer einfo 11/08 Organisering av sekretariatstjenesten for kontrollutvalg einfo 8/08 Viktig høyesterettsdom om kommunalt erstatningsansvar 5 NKRF einfo 5/08 Kommuneloven 50 og 54 Ikke Vedlagt Ikke vedlagt Ikke vedlagt Ikke vedlagt Ikke vedlagt Saksbehandlers forslag til vedtak Referatene tas til orientering. SAK 013/08 REGNSKAPS- OG FORVALTNINGSREVISJON FOR 2008 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 03.09.2008 Paul Ivar Stenstuen 013/08 Meråker 08 Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget tar den gitte informasjon vedrørende revisjonsstrategien for 2008 til orientering. 2. Kontrollutvalget tar revisors egenvurdering til orientering. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg 1. Forskrift om revisjon 2. Forskrift om kontrollutvalg 3. Kommuneloven
Saksopplysninger I samsvar med gjeldende revisjonsstandarder (RS 300) skal revisor utarbeide en strategi og plan for sitt revisjonsoppdrag. Revisor vil presentere revisjonsstrategien for regnskapet 2008 i møtet. Den som foretar revisjon skal fortløpende vurdere sin egen uavhengighet. Oppdragsansvarlig revisor skal hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget, jf. revisjonsforskriftens 15. Dette vil oppdragsansvarlig revisor legge frem sammen med sin presentasjon av revisjonsstrategien. Avslutningsvis vil revisor gi en statusrapport og oppsummering for revisjonsarbeidet så langt. Saksbehandlers vurdering Revisjonsstrategien skal utarbeides på faglig grunnlag. Formålet med å utarbeide en revisjonsstrategi er primært å avdekke risiko for feilrapportering, samt hvilke revisjonshandlinger som må gjennomføres for at revisor skal kunne avgi sin revisjonsberetning. SAK 014/08 PLAN FOR GJENNOMFØRING AV FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT 2008-2011 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv kontrollutvalg 03.09.08 Paul Stenstuen 014/08 Meråker/08 Saksbehandlers forslag Da det er kommunestyret som foretar utvelgelse og den endelige prioritering av forvaltningsrevisjonsprosjekt i perioden, legges saken frem for kontrollutvalget til drøfting og forslag til prioritering av prosjekt for gjennomføring i perioden 2008 2011. Planen inneholder 3 foreslåtte prosjekter utvalgt etter vesentlighet og risiko. Aktuelle problemstillinger vedrørende de ulike prosjekter er angitt på siste side i plandokumentet. Nr Prosjekt Gjennomføring Vedlikehold av kommunal bygningsmasse Overordnet planlegging - plansystem Motorferdsel i utmark Saksbehandlers forslag til innstilling til kommunestyret
1. Kommunestyret vedtar Plan for gjennom føring av forvaltningsrevisjonsprosjekt 2008-2011, med følgende prioritering av prosjekter: Nr Prosjekt Gjennomføring Vedlikehold av kommunal bygningsmasse Overordnet planlegging - plansystem Motorferdsel i utmark 2. Kontrollutvalget gis myndighet til å foreta eventuelle rulleringer og endringer av planen innenfor planperioden Vedlegg Plan for gjennom føring av forvaltningsrevisjonsprosjekt 2008-2011 utarbeidet av KomRev Trøndelag IKS Ikke trykte vedlegg 1. Kontrollutvalgets sak 017/07 2. Forskrift om kontrollutvalg 3. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 4. Kommuneloven Saksopplysninger Kontrollutvalgsforskriftens 9 og 10 inneholder bl.a. følgende bestemmelser om forvaltningsrevisjon: Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Ved behandlingen av sak 017/07 - Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon 2008-2011 gjorde kontrollutvalget slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget ber revisor igangsette arbeidet med overordnet analyse og utarbeide utkast til plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2008-2011. 2. Forslaget til plan legges fram for behandling i kontrollutvalget i løpet av 1. halvår 2008.
Krav om utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon er hjemlet i kl. 77, og fremkommer i forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 10, hvor det heter: Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter Overordnet analyse er som nevnt nå gjennomført i Meråker kommune, og det er på bakgrunn av analysen utarbeidet forslag til plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjekt 2008-2011. Dette arbeidet er gjennomført av KomRev Trøndelag IKS (KomRev). Analysen er gjennomført ved hjelp av kommunens KOSTRA tall, og sammenlignet disse med andre kommuner. I tillegg er det gjennomført samtale med rådmannen. KomRev har foretatt en vurdering av hva som er risikoområder i kommunen. Sammen med erfaring fra tidligere forvaltningsrevisjon og regnskapsrevisjon har revisor foreslått aktuelle prosjekt til gjennomføring i perioden. Den tid KomRev har avsatt som disponibel til forvaltningsrevisjon i Meråker kommune er på 115 timer pr. år. I dette timetallet ligger det også gjennomgang av møteprotokoller. Dette er et fast oppdrag og kommer ikke frem i den overordnede analysen. Det betyr at en innenfor planperioden ikke nødvendigvis vil kunne gjennomføre alle prosjektene som revisor har forslått. I tillegg til plan for forvaltningsrevisjon kan også plan for selskapskontroll ha innvirkning på den totale tildelte tidsressurs dersom det blir aktuelt med forvaltningsrevisjon i et kommunalt eid selskap. De foreslåtte prosjektene er liste opp i uprioritert rekkefølge. Kontrollutvalget foretar en prioritering av prosjektene gjennom sitt innstillingsvedtak til kommunestyret. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner sier dette i 7 som omhandler forvaltningsrevisjonens innhold: Forvaltningsrevisjon innebærer å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger. Herunder om a. forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, b. forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området, c. regelverket etterleves, d. forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige, e. beslutningsgrunnlaget fra administrasjonen til de politiske organer samsvarer med offentlige utredningskrav f. resultatene i tjenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyrets eller fylkestingets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd.
Gjennomføring og rapportering av forvaltningsrevisjon skal skje i henhold til god kommunal revisjonsskikk og etablerte og anerkjente standarder på området, og det skal etableres revisjonskriterier for det enkelte prosjekt. I departementets merknader til bestemmelsen fremgår det bl.a: Det sentrale er vurderinger av om resultatene i tjenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger. Forvaltningsrevisjon er i denne forstand resultatorientert. Forvaltningsrevisjon er dermed ikke begrenset til undersøkelser av økonomiforvaltningen. Et forvaltningsrevisjonsprosjekt kan dreie seg om hvorvidt den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser om vedtak, men perspektivet er langt videre enn dette. Bokstavene a til f inneholder en oppregning av elementer som vil kunne være tema i et forvaltningsrevisjonsprosjekt. Oppregningen er ikke uttømmende. Hvilke elementer som inngår i et forvaltningsrevisjonsprosjekt vil avhenge av formål og problemstilling for det konkrete prosjektet. Annet ledd fastslår at forvaltningsrevisjon og rapportering av forvaltningsrevisjon skal skje i henhold til god kommunal revisjonsskikk og etablerte og anerkjente standarder på området, samt at det skal utarbeides revisjonskriterier for det enkelte forvaltningsrevisjonsprosjekt. Forvaltningsrevisjon er et selvstendig fagområde. Ved gjennomføring av systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og/eller virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger, skal det etableres/utledes revisjonskriterier. Revisjonskriterier er normer og/eller standarder som forvaltningsrevisjonsobjektet skal vurderes/revideres i forhold til. Revisjonskriteriene skal brukes som grunnlag for å vurdere om forvaltningens økonomi, produktivitet, måloppnåelse og/eller virkninger er i samsvar med kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger og/eller det regelverk som gjelder på området. Forvaltningsrevisjon er således sentral i den kommunale egenkontroll, og skal etter gjeldende rettstenkning inngå som et korrigerende element i den lærende organisasjon. Vurdering Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjekt for perioden 2008-2011 er utarbeidet i tråd med tidligere fattet vedtak i kontrollutvalget samt de bestemmelser som følger av forskrift. Kontrollutvalget har gjennom den fremlagte plan et grunnlag for å foreslå aktuelle prosjekter og rekkefølgen av disse overfor kommunestyret. I tillegg vil revisor være tilstede på møtet for å gi supplerende og utfyllende opplysninger. Det bør imidlertid tas høyde for at det vil kunne oppstå et endret behov for forvaltningsrevisjon. Kommunestyret anbefales derfor å gi endrings- og omprioriteringsmyndighet til kontrollutvalget. Saken legges fram for kontrollutvalget for diskusjon.
SAK 015/08 RAPPORT ETTER GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLER 1. HALVÅR 2008 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv kontrollutvalg 03.09.08 Paul Stenstuen 015/08 Meråker 08 Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar rapport etter gjennomgang av møteprotokoller 1. halvår 2008 til orientering Vedlegg Rapport etter gjennomgang av møteprotokoller 1. halvår 2008 - utarbeidet av KomRev Trøndelag IKS Ikke trykte vedlegg Ingen Saksopplysninger Revisor har gjennomgått møteprotokoller fra avholdte møter i komité kommunal utvikling, formannskapet og kommunestyret i perioden fra 01.01.08 og til 30.06.08. Revisor har ikke gått inn i hver enkelt sak for å vurdere hvorvidt saksopplysningene er fullstendige. Målsettingen med denne gjennomgangen er å påse at vesentlige, økonomiske disposisjoner ikke strider mot lov, forskrift, regelverk eller vedtak. Den politiske hensiktsmessigheten ved vedtak skal ikke vurderes. Etter en helhetsvurdering synes revisor at saksbehandlingen fungerer bra og at politikerne har tilstrekkelig grunnlag for å fatte sine beslutninger. Når det gjelder formannskapssak 38/08 forelå ikke kontrollutvalgets uttalelse på det tidspunkt saksdokumentene måtte sendes formannskapet. En forstår det slik at kontrollutvalgets uttalelse ble lagt frem i formannskapets møte, men at en ikke har praksis for å protokollføre dokumenter fremlagt i møtene. Vurdering Det vil etter saksbehandlers vurdering være en god praksis å protokollføre hvilke dokumenter som blir lagt frem i de politiske møter - slik at enhver kan se hvilke opplysninger som lå til grunn for de enkelte vedtak i ettertid. Rapporten kan allikevel trolig tas til orientering.
SAK 016/08 RAPPORT ETTER GJENNOMFØRT SELSKAPSKONTROLL I INNHERRED RENOVASJON IKS Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv kontrollutvalg 03.09.08 Paul Stenstuen 016/08 Meråker/08 kommunestyret Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget slutter seg til rapporten 2. Rapporten Selskapskontroll Innherred Renovasjon IKS Eierskapskontroll utført 2007 for Meråker kommune oversendes kommunestyret Saksbehandlers forslag til innstilling 1. Kommunestyret tar rapporten Selskapskontroll Innherred Renovasjon IKS Eierskapskontroll utført 2007 for Meråker kommune til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen om å utarbeide en eierskapsmelding som omhandler mål og resultatkrav (eierstrategi) for kommunens ulike eierskap i selskaper. Kommunestyret ser det som naturlig at eierstrategiene sees i sammenheng med kommunens øvrige virksomhet, planer og lovpålagte krav. Vedlegg Rapport Selskapskontroll Innherred Renovasjon IKS Eierskapskontroll utført 2007 for Meråker kommune, utarbeidet av KomSek Trøndelag IKS Ikke trykte vedlegg 1. Kontrollutvalgets sak nr. 022/06 Selskapskontroll - prioriteringer for 2007 2. Plan for selskapskontroll i Meråker kommune for 2006-2008 3. Kommunestyre sak 009/06 Plan for selskapskontroll 4. Kontrollutvalgets sak nr. 028/05 Plan for selskapskontroll 5. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 6. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 7. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner Saksopplysninger Kontrollutvalget skal i henhold til kommunelovens bestemmelser påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper m.m. Jf. 77 nr. 5. KomSek Trøndelag IKS har i 2007 på oppdrag fra kontrollutvalget gjennomført kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i Innherred Renovasjon IKS. Kommunelovens 80 hjemler kontrollutvalgets innsynsrett i kommunalt heleide selskaper. Innherred Renovasjon IKS (IR IKS) er et kommunalt heleid selskap og faller derfor innenfor disse reglene.
Kommunene bak IR IKS har, som et alternativ til den tradisjonelle kommunale etatsstyring, valgt å løse lovpålagte oppgaver etter forurensningsloven gjennom et interkommunalt selskap. Interkommunalt samarbeid vil på mange områder åpne muligheter for både en bedre tjeneste og/eller en lavere kostnad enn det den enkelte kommune vil kunne oppnå på egen hånd. Alternativ organisering innebærer imidlertid andre utfordringer med hensyn til koordinering med kommunens øvrige virksomhet. Og i et interkommunalt samarbeid må beslutninger i tillegg koordineres med de øvrige samarbeidende kommuner. En møter ofte utsagn som Etter at det har gått en stund begynner selskapene å leve sine egne liv. Dette er til en viss grad en naturlig og nødvendig konsekvens av at kommunale tjenester blir organisert i et eget selskap. Samtidig kan slike utsagn tolkes som en viss frustrasjon som kan ha opphav i manglende løpende debatt om selskapenes mål, oppgaver og prisfastsettelse. Her er det av sentral betydning at eierne (som her også er lokal forurensningsmyndighet) og selskapet har samme forståelse av målsettinger, prioriteringer og pris i forhold til gitte nivåer for produksjon og kvalitet. IR IKS nyter en høy grad av anseelse og tillit i kommunene. Kommunenes engasjement for selskapet synes å være økende, men fortsatt synes det fra selskapets side å være ønskelig med sterkere eierengasjement. Det kan fra kommunestyrets side også være behov for en jevnlig gjennomgang av roller og arbeidsdeling også sett i forhold til kommunens øvrige virksomhet. Her kan mål og krav (eierstrategi) overfor selskapet defineres og koordineres med de kommunale avfallsplaner, miljøplaner og lovpålagte krav. Det skal her nevnes at ingen av kommunene hadde noen egen, dokumentert eierskapsstrategi. Innherred Renovasjon IKS (IR IKS) synes å ha et aktivt og bevisst forhold til sitt representantskap og sine eiere. Videre synes informasjon til eierkommunene å være god og foregå løpende. Etter det en kan se har selskapet klare strategier og rutiner i forhold til internkontroll, drift og miljø, og styret synes å være bevisst sitt ansvar iht. lovgivning, vedtekter og i forhold til behovet for ulik kompetanse i styret. Rapport etter gjennomført selskapskontroll i Innherred Renovasjon IKS har vært til høring. Det har ikke fremkommet kommentarer eller lignende til rapporten, utover enkelte mindre korreksjoner mht. fakta som er innarbeidet i den endelige rapport. Med de avgrensninger som er angitt finner KomSek Trøndelag IKS å kunne konkludere med bl.a. følgende: Kommunens representant i selskapets representantskap har gitt inntrykk av et aktivt og interessert eierskap. Ut fra vårt helhetsinntrykk synes IR IKS å være et veldrevet selskap. Prinsipielt kan det diskuteres hvorvidt et relativt ensidig fokus på produktet (renovasjonstjenestene) er heldig som styringskriterium. Innenfor husholdningssektoren skal selskapet imidlertid drive til selvkost. Følgende forhold synes å fungere tilfredsstillende: Kontrollen har ikke avdekket forhold som er i strid med kommunale vedtak og forutsetninger. Selskapet ser ut til å være seg bevisst det samfunnsmessige ansvaret, og har klare strategier og rutiner for internkontroll, drift, utvikling og miljø.
Selskapet synes å ha en aktiv holdning til informasjon og kommunikasjon med eierne. Følgende forhold kan forbedres: Representantskapet og styret tilrås å skriftliggjøre føringer, mål og resultatkrav i større grad. Slike tilbakemeldinger synes å bli gitt muntlig når det holdes orienteringer i møtene, men lite dokumenteres i form av vedtak. Videre tilrås den enkelte eier å utarbeide en eierskapsmelding. Her vil mål og resultatkrav mv.(eierstrategi) overfor selskapet kunne bli definert og koordinert med eventuelle kommunale miljøplaner og lovpålagte krav mv. Det vil her også være naturlig at rutiner mht. tilbakerapportering til kommunestyret inngår. I samsvar med 20 i Lov om interkommunale selskap bør representantskapet i IR IKS innføre en praksis med å behandle økonomiplan en gang i året. Kontrollutvalget og kommunens revisor bør få kopi når det sendes innkalling til representantskapsmøter. Vurdering En har ved utarbeidelsen av rapporten, som det for øvrig vises til i sin helhet, søkt å gi en balansert fremstilling av det en mener å ha kunnet observere. Etter høringsfristens utløp har en ikke mottatt skriftlige kommentarer eller korreksjoner. På denne bakgrunn finner en å kunne anbefale kontrollutvalget å slutte seg til rapporten. En har inntrykk av at Meråker kommune har et aktivt og interessert eierskap. Meråker kommune tilrås imidlertid å utarbeide en egen eierskapsmelding, jf. KS eierforums anbefaling nr. 2 Utarbeidelse av eierskapsmeldinger. SAK 017/08 FORSLAG TIL DRIFTSBUDSJETT FOR 2008 FOR KONTROLL- OG TILSYNSARBEIDET I MERÅKER KOMMUNE Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 03.09.08 Paul Stenstuen 017/08 Meråker 08 Kommunestyret Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget godkjenner det framlagte forslag til driftsbudsjett for 2009 for kontroll- og tilsynsarbeidet i Meråker kommune med en total ramme på kr. 536 463. Budsjettforslaget tar ikke høyde for ekstraordinære ressursbehov i kontrollsammenheng. 2. Forslaget oversendes rådmannen for videre behandling i samsvar med 18 i forskrift om kontrollutvalg.
Vedlegg Forslag til driftsbudsjett 2009 for kontroll- og tilsynsarbeidet i Meråker kommune Ikke trykte vedlegg - Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner av 16.06.2004. - Forskrift om årsbudsjett for kommuner og fylkeskommuner av 15.12.2000. - Veileder for rapportering om ressursbruk og tjenesteproduksjon i kommuner og fylkeskommuner. Saksopplysninger Rådmannen skal utarbeide forslag til budsjett for kommunens samlede virksomhet. Da det primært er rådmannen som er gjenstand for kontrollutvalgets kontroll og tilsyn, skal utvalget årlig tilkjennegi sitt syn mht. ressursbehovet overfor kommunestyret. Saksbehandling og saksgang vedrørende budsjettet for kontroll og tilsynsarbeidet er for øvrig fastsatt i forskriftens 18 hvor det fremgår at: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsynsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget Kontrollutvalget har vide rammer for sitt arbeid, og tilsynet er ikke avgrenset til økonomiske forhold. Kontrollutvalget skal også påse at organisasjon, saksforberedelse og beslutningsprosess i de politiske organer og administrasjonen fungerer på en måte som garanterer oppfyllelse av alle faglige krav og ivaretar grunnleggende rettsikkerhetshensyn overfor kommunens innbyggere og andre som berøres av vedtakene. Hvilke oppgaver som anses som revisjon og hvem som kan utføre revisjon i kommuner og for kommuner, er relativt grundig regulert i lov og forskrift. Likeså hva revisjonen skal omfatte (regnskaps- og forvaltningsrevisjon) og hvordan den skal utføres. Kontrollutvalgets ansvar er i første rekke et påseeransvar, og utvalgets rolle vil først og fremst være bestillerrollen. Kontrollutvalget skal ha sekretærhjelp som skal ha ansvaret for saksutredning for og generell tilrettelegging av utvalgets arbeid. Kontrollutvalget er valgt av kommunestyret til å forestå det løpende tilsyn med den kommunale forvaltning på sine vegne. Utvalget er med andre ord direkte underordnet kommunestyret. Til hjelp i sitt arbeid skal kommunestyret sørge for at utvalget til enhver tid har sekretariatsbistand som tilfredsstiller utvalgets behov. Kontrollutvalget har også ansvaret for å påse at revisjonen blir gjennomført innen de rammer som kommunestyret setter i medhold av kommunelovens bestemmelser med forskrifter. De vesentligste budsjettposter er kostnader med henholdsvis revisjon og sekretariat. Dernest kommer godtgjørelser og utgifter til kontrollutvalget selv møter, og kursutgifter, mv. Vurdering Forskriftsbestemmelsene innebærer et pålegg til kontrollutvalget om å utarbeide et forslag til budsjett for hele kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Dette gjelder utvalgets egne utgifter, foruten kjøp av sekretariatstjenester og revisjonstjenester.
Av hensyn til KOSTRA rapporteringen skal regnskap for kontroll og tilsyn fra 2008 føres under funksjon 110. Dette vil lette tilgjengeligheten og gi en bedre oversikt over de totale kostnadene medgått til kontroll og tilsyn. Strammere økonomiske rammer innebærer behov for klare prioriteringer, og normalt også et økt behov for etterkontroll. Slik sikres at tilgjengelige ressurser blir brukt etter intensjon, mest mulig effektivt og at publikums rettsikkerhet og krav på likebehandling blir ivaretatt på tilfredsstillende måte. Budsjettene for 2009 for KomSek Trøndelag IKS og KomRev Trøndelag IKS ble vedtatt på selskapenes representantskapsmøter i juni 2008. Beløpene er i 2008-kroner, og må justeres for prisstigning / kommunal deflator - med unntak av kjøp av tjenester fra KomRev Trøndelag IKS, som er i 2009-kroner. Saksbehandler anbefaler kontrollutvalget å slutte seg til det fremlagte forslag til budsjett for 2009, med en netto ramme på kr. 536 463. SAK 018/08 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL I MERÅKER KOMMUNE FOR 2008-2011 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv kontrollutvalg 03.09.08 Paul Stenstuen 018/08 Meråker/08 Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget slutter seg til Plan for selskapskontroll i Meråker kommune for 2008-2011 med følgende forslag til prioriteringsliste: Prioritering Selskapets navn Eierandel Bokført 1 Meråker Alpinsenter AS 80,0 % 1.300.000 2 Meråker utvikling AS 51,3 % 200.000 3 Meråkerhallen AS 51,3 % 200.000 1. Eierskapskontroll utføres av KomSek Trøndelag IKS. 2. Eventuell forvaltningsrevisjon i tilknytning til selskapskontroll utføres av KomRev Trøndelag IKS. Meråker utvikling AS
Saksbehandlers forslag til kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret 1. Kommunestyret slutter seg til Plan for selskapskontroll i Meråker kommune for 2008-2011 med følgende forslag til prioriteringsliste: Prioritering Selskapets navn Eierandel Bokført 1 Meråker Alpinsenter AS 80,0 % 1.300.000 2 Meråker utvikling AS 51,3 % 200.000 3 Meråkerhallen AS 51,3 % 200.000 2. Kontrollutvalget gis myndighet til å foreta endringer i planen i planperioden Vedlegg Forslag til Plan for selskapskontroll 2008-2011 med vedlegg. Ikke trykte vedlegg Kontrollutvalgets sak 018/07 Kommuneloven Forskrift for kontrollutvalg Saksopplysninger Kontrollutvalget behandlet plan for selskapskontroll for 2008-2011 i møte den 22.11.07, under sak 018/07. Kontrollutvalget gjorde da slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget ber sekretariatet igangsette arbeidet med å utarbeide utkast til plan for selskapskontroll for perioden 2008-2011. 2. Forslaget til plan legges fram for behandling i kontrollutvalget i løpet av 1. halvår 2008. KomSek Trøndelag IKS har i tråd med kontrollutvalgets vedtak utarbeidet forslag til plan for selskapskontroll. Kontrollutvalget har på vegne av kommunestyret det overordnede ansvar for egenkontrollen og tilsynet med forvaltningen. Dette ansvaret omfatter også plikt til å påse at det blir ført kontroll med forvaltningen av eierinteressene i selskaper mv, jfr. kommuneloven 77 nr 5 og forskrift om kontrollutvalg 13.1. ledd. Annet ledd pålegger kontrollutvalget å utarbeide en plan for gjennomføringen av selskapskontrollen. Planen skal vedtas av kommunestyret selv som kan delegere til kontrollutvalget å revidere planen i planperioden. Det er viktig å skille mellom den pliktige eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon som er frivillig når det gjelder utorganisert virksomhet. Ved eierskapskontroll skal den enkelte virksomhet vurderes ut fra et eierperspektiv, herunder hvorvidt den som utøver kommunens eierinteresser utøver denne myndigheten i tråd med aktuelle vedtak, forutsetninger og regelverk. Det er således eierrollen og utøvelsen av denne som primært skal vurderes. Når det gjelder forvaltningsrevisjon i selskaper er det graden av måloppnåelse, samt hvorvidt ressursbruken er effektiv, som primært står i fokus.
Flere og flere kommuner og fylkeskommuner velger å benytte ulike selvstendige rettssubjekter som selskaper for å nå sine mål. Eierstyringens form og innhold er formelt regulert i de forskjellige selskapslovene. Styret og den daglige ledelse i selskaper som er organisert etter lov om aksjeselskaper har relativt stor handlefrihet i de forretningsmessige disposisjoner. Men også i interkommunale selskaper har styret og den daglige ledelse større ansvar og handlefrihet enn hva de tradisjonelle etatsledere har. Det skal her tilføyes at selskapenes ledelse, herunder medlemmer av bedriftsforsamling, representerer selskapet og ikke eier(ne). Det enkelte selskap skal forholde seg til en rekke interessenter i tillegg til eier(ne). En tenker her særlig på lokale og sentrale myndigheter, samt selskapets kreditorer og ansatte. Som medlem av selskapets ledelse kan en derfor bli gjort erstatningsmessig ansvarlig for tap og skade - som enten forsettelig eller uaktsomt er blitt påført selskapet. En organisering som medfører et eget rettssubjekt legger således rammer for kommunestyrets styringsmuligheter. Kommunestyrets eierskap må utøves gjennom eierorganet - som for aksjeselskaper og interkommunale selskaper er henholdsvis generalforsamling og representantskap og innenfor rammene av den aktuelle selskapslov. Det er derfor viktig med en klart formulert eierstrategi med de konkrete mål som ønskes oppnådd med eierskapet. På denne måten vil kommunestyret klart kommunisere krav og forventninger til sin(e) representant(er) i eierorganet. Videre bør eierskapet utøves i henhold til etablerte normer og anbefalinger. Eierstrategien vil på denne måten både fungere som styringsverktøy og som målestokk ved en eventuell selskapskontroll, jfr. anbefalinger fra KS-eierforum vedrørende eierskapsmeldinger. Behovet for å gjennomføre selskapskontroll vil normalt være større i forhold til selskaper som er tillagt et samfunnsmessig ansvar istedenfor eller utover et rent forretningsmessig formål. I slike selskaper vil det - i tillegg til en eierskapskontroll - også kunne være riktig å vurdere hvorvidt det vil kunne være hensiktsmessig med en vurdering av det enkelte selskaps måloppnåelse (forvaltningsrevisjon). Selskapskontroll omfatter imidlertid ikke en regelmessig kontroll med forretningsmessige disposisjoner. Slik kontroll faller innenfor styrets ansvarsområde. Kommunelovens 80 gir kontrollutvalget rett til å kreve de opplysninger som finnes påkrevd i interkommunale selskaper etter lov 29. januar 1999. Kontrollutvalget gis den samme rett til å kreve opplysninger i aksjeselskaper der kommunen alene eller sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner eier alle aksjer og i heleide datterselskaper. Kontrollutvalget kan også i den grad det finnes nødvendig velge å foreta undersøkelser selv. Kontrollutvalget og kommunens revisor skal videre varsles og har rett til å være tilstede på det enkelte selskaps generalforsamling, samt møter i representantskap og tilsvarende organ. Aksjeselskap eiet sammen med andre (ikke-offentlige) eiere kan også bli gjort gjenstand for selskapskontroll. Men med mindre bestemmelser om å utlevere opplysninger m.v. er nedfelt i selskapets egne vedtekter eller avkrevd i forbindelse med tilskudd eller lignende, vil informasjonsgrunnlaget for selskapskontroll her være mer begrenset.
Vurdering Økt selskapsorganisering innebærer en rekke nye utfordringer i kommunal sektor. Nyere undersøkelser indikerer at det i mange kommuner og fylkeskommuner er en bevissthet om at utorganisering i en eller annen form for selvstendig rettsubjekt - innebærer at man gir slipp på den tradisjonelle formen for forvaltningsstyring, men at det ikke i samme grad er bevissthet om hva den nye rollen skal innebære. Manglende oversikt og kunnskaper om utorganisering i eget selskap og i de ulike selskaps- og organisasjonsformer kan se ut til å resultere i en uklar og/eller passiv eierskapsrolle. Kommunene og fylkeskommunene forvalter store verdier gjennom sine selskaper. For at de store verdiene skal kunne forvaltes på best mulig måte, er det behov for overordnede eierstrategier og retningslinjer. Det er viktig at en også i kommunal sektor, avklarer sitt ståsted som eier i forhold til selskapene og definerer mål og forventninger. Utøvelsen av eierskapet har og skal ha direkte konsekvenser for virksomhetenes disponeringer og prestasjoner. Til å utføre selskapskontrollen kan KomSek Trøndelag IKS benyttes ved eierskapskontroll og KomRev Trøndelag IKS kan benyttes ved forvaltningsrevisjon. Samlet omfang av selskapskontrollen vil måtte prioriteres opp mot andre kontrolloppgaver innenfor de til enhver tid gjeldende rammer og tilgjengelige ressurser. Det må videre legges til grunn at kontrollen ikke må få slike former at kontrollobjektets forretningsmessige drift vanskeliggjøres. Dersom det skal gjennomføres eierskapskontroll i KomSek Trøndelag IKS eller forvaltningsrevisjon i KomRev Trøndelag IKS, må kontrollutvalget innhente bistand fra andre. Forslag til prioriteringsrekkefølge er basert på kriteriene i punkt 4.1og 4.2 i plandokumentet. Hvilke selskaper og prioriteringsrekkefølge vil bli fylt ut etter at det er truffet endelig vedtak i saken. Steinkjer 27.08.08 Paul Stenstuen Kontrollsekretær