Hvilke muligheter har vi for oppfølging av rammer og handlingsrom regulert av lover, avtaler og tariffer Henny Lindland Ferie og arbeidstid Kan systemet hjelpe meg å følge opp? Ja, det finnes en del «verktøy«i systemet. Ingen fasit! Bedrifter kan ha ulike avtaler / tariffavtaler og forskjellig måte å praktisere ting, og ulik måte å følge opp på under gjeldende lovverk. Vi vil gjerne vise noen eksempler! 1
Utgangspunkt: Det må være et datagrunnlag å følge opp på, en definert struktur som setter føringer på hvordan ansatt registrerer timer i systemet (datakvalitet) Eksempler: 1. Oppfølging av fravær: ett eller flere fraværsprosjekter 2. Oppfølging av overtid: lønnsarter 3. Oppfølging av ferie: aktivere feriesaldo 4. Oppfølging av fleksitid: aktivere fleksisaldo 5. Forskjellig oppfølging av ulike grupper ansatte: frie dimensjoner Eksempel fraværsprosjekt 2
Eksempel lønnsarter Aktivere feriesaldo Eksempel: Feriesaldo aktiveres fra 1. Januar 2015 Ansatt registeret, fane for Timeliste Inngående saldo, Time vedlikehold, Juster saldoer (ferie) Feriesaldo: Ny ferie må legges inn hvert år. Her 187,5 timer = 5 uker a 5 dager a 7,5 timer Utgående saldo fra foregående år overføres automatisk til påfølgende år 3
Aktivere fleksisaldo Eksempel: fleksisaldo skal starte å løpe fra 1. Januar 2015 Ansatt registeret, fane for Timeliste Ansatt registeret info, fane for Info Dersom inngående saldo eller justeringer, Time vedlikehold, Juster saldoer (fleksi) Dim1 gruppering av ansatte Eksempel : Vi ønsker å gruppere ansatte etter - Standard (Ansatte med fleksitid) - Særlig uavhengig stilling 4
Noen praktiske problemstillinger Case - Alpha International - 7,5 timer normaltid pr dag, - 5 uker ferie - Standard månedslønn (1/12 av avtalt årslønn) - Betaler normalt ut hele det opptjente feriepengegrunnlaget i juni istedenfor lønn, med trekk av 4/26 av juli lønn - Ansatte trekkes ikke for lønn når han har ferie. 5
Avdelingsleder: Hvordan kan jeg finne ut: - ferie til gode på min avdeling - Hvor stor er fleksisaldoen Eksempel 1 - Analysekube Avdelingsleder: Hvordan kan jeg finne ut: - ferie til gode på min avdeling - fleksisaldoen på hver enkelt Eksempel på ferie rapport fra analysekube 6
Eksempel 1 - Analysekube For analysekuber som du bruker ofte, kan det være lurt å lage en egendefinert som legges under favoritter (v7) Eksempel 2 dashboard - widget Hva er en «dashboard widget»? Avdelingsleder: Hvordan kan jeg finne ut: - ferie til gode på min avdeling - fleksisaldoen på hver enkelt Må konfigureres 7
Eksempel 2 widget Avdelingsleder: Hvordan kan jeg finne ut: - ferie til gode på min avdeling - fleksisaldoen på hver enkelt Tilsvarende kan også settes opp for økonomi-rollen, og da gjelde alle avdelinger Eksempel 2 widget Avdelingsleder: Hvordan kan jeg finne ut: - ferie til gode på min avdeling - fleksisaldoen på hver enkelt. eventuelt bare ferie Tilsvarende kan også settes opp for økonomi-rollen, og da gjelde alle avdelinger 8
Avdelingsleder: Jeg trenger oversikt over planlagt ferie og avspasering den neste tiden Eget produkt, fraværs planlegging Eksempel 1 Analysekube - Fraværsplanlegging Avdelingsleder: Jeg trenger oversikt over planlagt ferie og avspasering den neste tiden Dersom man har fraværs planlegging (tilleggsprodukt) 9
Eksempel 2 Widget - Fraværsplanlegging Avdelingsleder: Jeg trenger oversikt over planlagt ferie og avspasering den neste tiden Dersom man har fraværs planlegging (tilleggsprodukt) Eksempel 3 analysekuber og Excel-maler Ved å kombinere data fra to kuber (Export til Excel) samt eksportere data fra ansatt tabellen til Excel så kan vi få en slik oversikt Krever kompetanse Vi trenger oversikt over forbrukt ferie, planlagt og restferie (ferie som ikke er planlagt) Eksempel med fraværs planlegging (tilleggsprodukt) Feriestatus pr 31. august, avdeling «Administration» Noe tilvarende kan også lages som «spesialrapport» eller som «widget» 10
Eksempel 3 analysekuber og Excel-maler Excel file: ferieoversikt Unit4 Time Management (incl absence planning) Feriestatus pr 31. august, avdeling «Administration» Eksempel 3 analysekuber og Excel-maler Analysekuber eksportere data Planlagt ferie fra «Fraværs planlegging» Feriesaldo fra «Analyser saldoer» 11
Eksempel 3 analysekuber og Excel-maler Kopi av eksporterte data fra Excel Data fra Ansatt Eksempel 3 analysekuber og Excel-maler Presentasjon, med formler for å hente data fra øvrige regneark Feriestatus pr 31. august, avdeling «Administration» 12
Dersom man ikke har produktet «fraværs planlegging» kan man planlegge direkte i timelisten.. Lagd egendefinert kube, analyser timer Avdelingsleder: Jeg trenger oversikt over planlagt ferie og avspasering den neste tiden Eksempel dersom man ikke har fraværs planlegging (tilleggsprodukt) og planlegger direkte i timelisten Ansatt: Hvordan kan jeg se: - Hvor mye ferie jeg har til gode - Hva er fleksisaldoen min Fane «ansatt info» på timelisten (dersom aktivert) 13
Ferie og nyansatte, eksempler Ferie og nyansatte, eksempler Alpha International - 7,5 timer normaltid pr dag, - 5 uker ferie - Standard månedslønn (1/12 av avtalt årslønn) - Betaler normalt ut hele det opptjente feriepengegrunnlaget i juni istedenfor lønn, med trekk av 4/26 av juli lønn - Ansatte trekkes ikke for lønn når han har ferie. 14
Ferie, nyansatte Eksempel 1 Petra Parker begynte i Alpha International 1. April 2016 Kom direkte fra arbeidsforhold hos Orange Files Fire uker ferie i 2016 (hatt èn uke vinterferie hos forrige arbeidsgiver) Forutsetninger: Resterende feriepengegrunnlag opptjent 2015 utbetalt fra Orange Files Juni 2014: Trekk i lønn tilsvarende 4 uker Gir rett til 4 uker ferie, ordinær lønn resterende 8 mndr = 150 timer i feriesaldo Ferie, nyansatte Petra Parker, fire uker i 2016 Ansattregister Eksempel 1 Petra Parker begynte i Alpha International 1. April 2016 Kom direkte fra arbeidsforhold hos Orange Files Fire uker ferie i 2016 (hatt èn uke vinterferie hos forrige arbeidsgiver) Forutsetninger: Resterende feriepengegrunnlag opptjent 2015 utbetalt fra Orange Files Juni 2014: Trekk i lønn tilsvarende 4 uker Gir rett til 4 uker ferie, ordinær lønn resterende 8 mndr = 150 timer i feriesaldo Juster ferie Timeregistrering i ferien 15
Ferie, nyansatte Bernie Binders Eksempel 2 Bernie Binders begynte i Alpha International 1. Oktober 2015. Han kom direkte fra arbeidsforhold hos Beta Karoten Inc. Han har èn uke ferie i 2015, og fem uker ferie i 2016 Forutsetninger: Feriepengegrunnlag Jan-2015 Sept-2015 utbetalt fra Beta Karoten Inc ved avslutning av ansettelsesforhold Feriepengegrunnlag Okt-2015 Des-2015 utbetales fra Alpha International i juni 2016 2015: Bernie avtaler 1 uke ferie med Alpha i oktober 2015, og han trekkes i lønn for de dagene han har avviklet ferien 2016: Ingen lønnsutbetaling fra Alpha International i juni 2016, og trekk av 4/26 av juli lønn (feriepenger opptjent okt-des 2015 utbetales), gir rett til 5 uker ferie, ordinær lønn resterende 11 mndr = 187,5 timer i feriesaldo Ferie, nyansatte Bernie Binders, ferieuke i 2015 Alternativ 1 - feriesaldo Ansattregister Eksempel 2 Bernie Binders begynte i Alpha International 1. Oktober 2015. Han kom direkte fra arbeidsforhold hos Beta Karoten Inc. Han har èn uke ferie i 2015, og fem uker ferie i 2016 Forutsetninger: Feriepengegrunnlag Jan-2015 Sept-2015 utbetalt fra Beta Karoten Inc ved avslutning av ansettelsesforhold Feriepengegrunnlag Okt-2015 Des-2015 utbetales fra Alpha International i juni 2016 2015: Bernie avtaler 1 uke ferie med Alpha i oktober 2015, og han trekkes i lønn for de dagene han har avviklet ferien Juster ferie 2016: Ingen lønnsutbetaling fra Alpha International i juni 2016, og trekk av 4/26 av juli lønn (feriepenger opptjent okt-des 2015 utbetales), gir rett til 5 uker ferie, ordinær lønn resterende 11 mndr = 187,5 timer i feriesaldo Timeregistrering i ferien 16
Ferie, nyansatte Bernie Binders, ferieuke i 2015 Alternativ 2 annet fravær (ikke feriesaldo) Ansattregister Eksempel 2 Bernie Binders begynte i Alpha International 1. Oktober 2015. Han kom direkte fra arbeidsforhold hos Beta Karoten Inc. Han har èn uke ferie i 2015, og fem uker ferie i 2016 Forutsetninger: Feriepengegrunnlag Jan-2015 Sept-2015 utbetalt fra Beta Karoten Inc ved avslutning av ansettelsesforhold Feriepengegrunnlag Okt-2015 Des-2015 utbetales fra Alpha International i juni 2016 2015: Bernie avtaler 1 uke ferie med Alpha i oktober 2015, og han trekkes i lønn for de dagene han har avviklet ferien Juster ferie 2016: Ingen lønnsutbetaling fra Alpha International i juni 2016, og trekk av 4/26 av juli lønn (feriepenger opptjent okt-des 2015 utbetales), gir rett til 5 uker ferie, ordinær lønn resterende 11 mndr = 187,5 timer i feriesaldo Timeregistrering i ferien (mot annet fravær, lønnsart ikke knyttet opp mot feriesaldo) Ferie, nyansatte Bernie Binders, ferie i 2016 Ansattregister (ingen endring) Eksempel 2 Bernie Binders begynte i Alpha International 1. Oktober 2015. Han kom direkte fra arbeidsforhold hos Beta Karoten Inc. Han har èn uke ferie i 2015, og fem uker ferie i 2016 Forutsetninger: Feriepengegrunnlag Jan-2015 Sept-2015 utbetalt fra Beta Karoten Inc ved avslutning av ansettelsesforhold Feriepengegrunnlag Okt-2015 Des-2015 utbetales fra Alpha International i juni 2016 2015: Bernie avtaler 1 uke ferie med Alpha i oktober 2015, og han trekkes i lønn for de dagene han har avviklet ferien Juster ferie 2016: Ingen lønnsutbetaling fra Alpha International i juni 2016, og trekk av 4/26 av juli lønn (feriepenger opptjent okt-des 2015 utbetales), gir rett til 5 uker ferie, ordinær lønn resterende 11 mndr = 187,5 timer i feriesaldo Timeregistrering i ferien (ferie som øvrige ansatte) 17
Timeliste sjekker Mail varsling Problemstilling: Feriesaldo angis i «timer», ansatt registrerer «timer», mens ferieloven forholder seg til dager. Hvordan sikrer vi at den ansatte registrerer «èn dag»? 18
Ferieoppfølging Problemstilling: Feriesaldo angis i «timer», ansatt registrerer «timer», mens ferieloven forholder seg til dager. Hvordan sikrer vi at den ansatte registrerer «èn dag»? Løsningsforslag: Timelistesjekk som verifiserer antall samsvarer med normaltid. Timeregistrering Problemstilling: Alle aktive ansatte skal føre minimum normal arbeidsuke (normaltid ift kalender) Fravær føres på fraværsprosjekt. Kan systemet hjelpe oss med dette? 19
Eksempel 1 timelistesjekk normaltid Timelistesjekk som verifiserer antall samsvarer med normaltid. a) Pr dag (7,5 t ved lagring) b) Totalt for uken (37,5 ved bekreft) Problemstilling: Alle aktive ansatte skal føre minimum normal arbeidsuke (normaltid ift kalender) Fravær føres på fraværsprosjekt. Kan systemet hjelpe oss med dette? Eksempel 2 mailvarsling (auto) Mail-varsling, ved manglende eller «ikke levert» timeliste Problemstilling: Alle aktive ansatte skal føre minimum normal arbeidsuke (normaltid ift kalender) Fravær føres på fraværsprosjekt. Kan systemet hjelpe oss med dette? 20
Eksempel 3 mailvarsling (manuell) Mail-funksjon fra «godkjenning» Problemstilling: Alle aktive ansatte skal føre minimum normal arbeidsuke (normaltid ift kalender) Fravær føres på fraværsprosjekt. Kan systemet hjelpe oss med dette? Eksemplet her er for «manglende timeliste», tilsvarende kan også settes utvalg der hvor timeliste er fyllt ut men ikke levert Arbeidstid og AML 21
Avdelingsleder: Jeg trenger en oversikt over hvor mange timer som er arbeidet på min avdeling siste måned, fordelt på «normaltid» og «overtid» Jeg vil se pr dag.. Eksempel 1 analyserapport arbeidstid Hele avdelingen Avdelingsleder: Jeg trenger en oversikt over hvor mange timer som er arbeidet på min avdeling siste måned, fordelt på «normaltid» og «overtid» Jeg vil se pr dag.. 22
Eksempel 2 analyserapport arbeidstid Se en og en ansatt, lagre filter med lønnsart Avdelingsleder: Jeg trenger en oversikt over hvor mange timer som er arbeidet på min avdeling siste måned, fordelt på «normaltid» og «overtid» Jeg vil se pr dag.. Eksempel 2 widget AML Vi trenger oversikt over hvor mange timer som er arbeidet uavhengig av om det er normaltid eller overtid 23
Eksempel 2 widget AML Vi trenger oversikt over hvor mange timer som er arbeidet uavhengig av om det er normaltid eller overtid Eksempel 2 widget AML Vi trenger oversikt over hvor mange timer som er arbeidet uavhengig av om det er normaltid eller overtid Alle på salgsavdelingen, samt alle lederne er definert som «Særlig selvstendig stilling» 24
Eksempel 3 widget AML (ikke dim1=særlig uavhengig) Vi trenger oversikt over hvor mange timer som er arbeidet uavhengig av om det er normaltid eller overtid Alle på salgsavdelingen, samt alle lederne er definert som «Særlig selvstendig stilling» Oppsummering 25
Oppsummer verktøy Tilgang/roller: 1. Timeliste sjekker 2. Mailvarsler (automatisk og fra godkjenning) 3. Analyser (rapporter / kuber) 4. Dashboard / widgets 5. (rapporter / eksport) Datakvalitet 1. Timeliste sjekker 2. Mail (automatisk og fra godkjenning) 26
Oppfølging - analyse 3. Analyser (rapporter / kuber) 4. Dashboard / widgets 5. (Rapporter / eksport) Har du spørsmål, eller problemstillinger du ønsker å få løst? Ta kontakt! 27
Takk for oppmerksomheten 28