Rapport fra spørreundersøkelse gjennomført i oktober/november 2013

Rapport fra spørreundersøkelse gjennomført i oktober/november 2013 1

Innhold Oppsummering... 3 1 Bakgrunn... 4 1.1 Antakelse og innhold i en spørreundersøkelse... 4 2 Resultater spørreundersøkelse... 4 2.1 Kvantitativ oppsummering... 5 2.2 Kvalitativ oppsummering... 5 3 Betraktninger... 6 3.1 Betraktninger basert på resultatene... 6 3.2 Effekter... 6 4 Neste steg... 7 2

Oppsummering I oktober/november 2013 er det gjennomført en spørreundersøkelse gjennom samtaler med ITledere ved institusjonene i sektoren. Formålet er å få innsikt i institusjonenes motivasjon for å ta i bruk skytjenester på kort og lang sikt, og hvilke tjenester de ønsker. Innsikten skal gi underlag for arbeidet i delprosjektet "Forberede porteføljeutvikling og styring" i UH-sky. 25 institusjoner har svart, primært gjennom telefonsamtaler. Basert på at veldig mange har tatt i bruk Microsoft Office 365 og ønsker å ta i bruk BOX og IaaStjenester, konkluderer vi med at sektoren er positiv til å sette ut tjenester og å ta i bruk ekte skytjenester hvis de er etablerte og lett tilgjengelige. UH-sky kan ha fordel av å etablere en portefølje av disse tjenestene, samt Google Apps og evt. Lync, ganske raskt for å demonstrere kraften i en UHsky. Mange er positive til å sette ut tjenester, men er samtidig lite opptatt av skytjenester som konsept og har få planer eller strategier for å ta i bruk skytjenester. Basert på det konkluderes det med at det er et gunstig tidsvindu nå, for å utvikle et effektivt og nyttig apparat for å tilby skytjenester til UHsektoren på lang sikt. Det må utredes videre i en workshop sammen med sektoren, også for å få inn eksisterende og mer innovative initiativ som allerede finnes i sektoren. Undersøkelsen ga innsikt som ikke er direkte relevant for arbeidet med porteføljeutvikling, men som må ses på som relevant for arbeidet med UH-sky for sektoren. En tydeliggjøring av UH-sky sin rolle som skymegler, det finnes flere roller, og generelt en tydeliggjøring av sky og skytjenester som konsept, kan være med å identifisere strategi og rolle for lokale IT-enheter framover. Dette er sammenfallende med tema IT-lederne er opptatt av framtidig rolle til lokal IT. 3

1 Bakgrunn I styringsgruppemøte for arbeidet med UH-sky 6. september 2013 ble det lagt fram et utkast til handlingsplan med tre konkrete prosjektforslag. Prosjektene ble diskutert for å identifisere ressursbehov og dedikere ressurser. Ett av prosjektforslagene var "Forberede porteføljeutvikling og styring". Bakgrunnen var at NANSenrapporten anbefaler å komme i gang med porteføljestyring som en av de første oppgavene i arbeidet med UH-sky. Styringsgruppen ønsket å skaffe mer kunnskap om porteføljebehov, kompetansebehov og omfang. Det ble foreslått å gjennomføre en spørreundersøkelse for å skaffe mer informasjon. Dette dokumentet oppsummerer resultatene, og anbefaler videre arbeid basert på betraktninger rundt resultatene. 1.1 Antakelse og innhold i en spørreundersøkelse Styringsgruppen forslår å fokusere på skyleveranser til høyskolene i starten. De anser det som sannsynlig at høyskolene er mer modne mht. å ta i bruk skytjenester enn breddeuniversitetene. Det antas at høyskolene og de nye universitetene i større grad har en kultur for å ta tjenester fra andre tilbydere i sektoren, da spesielt UNINETT. Det antas også at de lettere omstiller seg til nye leveransemodeller og tjenester fordi de ikke har ønske om eller kapasitet til å bygge tilsvarende omfattende IT-avdelinger som breddeuniversitetene har. Spørreundersøkelsen har som hovedformål å skaffe kunnskap fra høyskoler og nye universiteter mht. deres syn på, og behov for, felles skytjenester i sektoren. I tillegg var det et mål å skaffe underlag for etablering av noen skytjenester på kort sikt, for å demonstrere potensialet i en felles skysatsing i sektoren. Det tredje formålet var å få innsikt i de mer langsiktige planene mht forbruk av skytjenester ved institusjonene, for å ha grunnlag for langsiktig utvikling og forvaltning av en felles IT tjenesteportefølje for sektoren. Spørreundersøkelsen la opp til å skaffe kunnskap gjennom samtaler med IT-ledere i sektoren innenfor følgende områder: - Forventninger til en felles UH-sky - Umiddelbare utfordringer som felles UH-sky kan løse - Konkrete, aktuelle skytjenester på kort og lang sikt (administrative og for vitenskapelig miljø) - IaaS som eget tema - Frie kommentarer Det ble lagt til underspørsmål i samtalen hvis institusjonen ikke hadde konkrete planer. F.eks ble det da nevnt noen kjente skytjenester som Google Apps og Office 365 for å komme mer i dybden. 2 Resultater spørreundersøkelse Spørreundersøkelsen ble gjennomført som telefonsamtaler for å ha anledning til å komme med oppfølgings- og oppklaringsspørsmål. Noen av resultatene er kvantitative, spesielt knyttet til hvor mange som har, eller vurderer, én bestemt tjeneste. Samtidig ga svarene tilleggsinformasjon som ikke er kvantitativ. Den informasjonen er også nyttig i det videre arbeidet. 4

Vi snakket med IT-ledere ved 19 institusjoner. I tillegg har fire institusjoner har sendt skriftlig svar på epost mens to har gitt input gjennom uformelle samtaler i andre anledninger. 2.1 Kvantitativ oppsummering På bakgrunn av konkrete spørsmål der vi har fått konkrete sammenlignbare svar ser vi følgende: - Nesten alle, 20 av 25 planlegger/er i ferd med/eller har allerede innført Office 365 for sine studenter. Ingen har konkrete planer om tilsvarende for Google Apps for education. - BOX er en populær skytjeneste, og 16 institusjoner sier de vil gå inn på den avtalen. - På tredje plass i "populariet" kommer Lync, eller ønsket om en sentralt driftet Lync for sektoren. Nesten halvparten av de spurte ønsker det. - Deretter kommer IaaS i mange former (som backup, langtidslagring, volumlagring, virtuelle maskiner osv.). Minst 1/3 ønsker denne type tjenester, men tallene her er litt utydelige fordi det ikke helt omforente begrepsforståelser. Det er mulig tallene skulle vært summert totalt, og ikke hver for seg innenfor kategoriene. - Mht. systemer knyttet til kjernevirksomheten er det en viss interesse både for LMS og digital eksamen som sentrale leveranser. Hhv. 7 og 6 institusjoner ønsker det. Konkrete resultater kan ses i vedlegg 1. 2.2 Kvalitativ oppsummering Vi har gjort en kvalitativ oppsummering basert på tema som kom opp i samtalene og som flere av institusjonene nevnte. Det er mange er innom temaet å endre fokus for IT-avdelingen ved at kapasitet kan frigjøres når tjenester settes ut. De har behov for å sette ut fordi de ikke har kapasitet/kompetanse selv. I tilknytning til dette nevnes som regel ønsket om å beholde jobb og frykt for å miste oppgaver. Mange er opptatt av at UNINETT må være den sentrale enheten som koordinerer og leverer felles tjenester slik de allerede gjør. Ganske få er opptatt av sky som konsept eller mulighet, mens de fleste er opptatt av outsourcing i forskjellige former. Noen påpeker at de outsourcer/henter fra sky allerede, og er positive til det (for det meste USiT- og UNINETT-tjenester) En del ønsker regionale samarbeid om tjenesteleveranser, hovedsakelig for IaaS-type tjenester og hovedsakelig geografisk nære institusjoner. Nesten ingen nevner kostnadsaspektet, men forventer at tjenester fra en UH-sky blir billigere og bedre enn det de gjør selv eller kan får kommersielt Overraskende få nevner sikkerhetsaspektet eller uttrykker skepsis til å sette tjenester ut til kommersielle aktører i og utenfor Norge. Nesten ingen nevner potensialet og behovet knyttet til integrasjoner. Ingen har sagt at de har en sky-strategi, men et par nevner "cloud first" som et prinsipp 5

3 Betraktninger I det følgende gjøres betraktninger ut fra de faktiske resultatene i undersøkelsen for deretter å kommentere hvilke effekter resultatene kan ha for utviklingen av porteføljen i UH-sky. 3.1 Betraktninger basert på resultatene Det er vanskelig å si ut fra spørreundersøkelsen hvorvidt høyskolene er mer motivert eller modne for å ta i bruk skytjenester enn breddeuniversitetene er. Vi har ikke tilsvarende resultater å vurdere opp mot fra breddeuniversitetene. Isolert sett ser vi at det er stor vilje hos høyskolene mht. å ta i bruk typiske og etablerte skytjenester som Office 365 og BOX, og at IaaS-type tjenester er etterspurt. Det kan tolkes dithen at høyskolene generelt er ganske modne for å ta i bruk etablerte skytjenester på tross av at de uttrykker forholdsvis liten interesse for skytjenester som konsept. Det har kommet fram i samtalene at mange allerede setter ut driftsoppgaver (applikasjoner og annet) og gjerne gjør det i større grad hvis det finnes gode leverandører. De fleste ser på UNINETT som godt egnet leverandør, noen peker også på USIT. Ut fra den type uttalelser er det støtte for å kunne si at høyskolene allerede har en etablert kultur for outsourcing. Veldig mange av institusjonene er tydelig på at de ikke har mulighet til å utvide kapasitet og kompetanse. Det kan tolkes dithen at de dermed er mer åpne for andre type leveransemodeller, ref. outsourcing i avsnittet over. Skykonseptet er også en form for outsourcing og det er grunn til å tro ut fra spørreundersøkelsen, at den type leveransemodell vil kunne slå an hos høyskolene. 3.2 Effekter "Lavthengende frukter": Undersøkelsen viser at høyskolene vil ta i bruk ekte skytjenester 1 når de er lett tilgjengelige og etablert i markedet slik Office 365 og BOX er. BOX er lett tilgjengelig for en portefølje i UH-sky siden ecampus allerede har den inne i sin portefølje. Office 365 bør tas inn som en tjeneste forhandlet av UH-sky på vegne av sektoren. Det kan skje ganske raskt. Ut fra den store interessen rundt IaaS-type tjenester i undersøkelsen, kan vi anta at høyskolene ville tatt i bruk den type tjenester om de var like tilgjengelige som f.eks Office 365. Modenheten rundt IaaS som konsept er kanskje mindre hos institusjonene, men motivasjonen er der. Dette gir indikasjoner på at UH-sky kan demonstrere potensialet gjennom å tilby IaaS-type tjenester som er etablert i det kommersielle markedet, og som forholdsvis raskt kan tilbys som UH-tilpassede tjenester. Google Apps for education er også en etablert skytjeneste, men den er ikke tilsvarende tatt i bruk av sektoren. Det kan være fordi den er mindre tilgjengelig for institusjonene fordi de ikke har samme type kunderelasjon til Google som de har til Microsoft. Om denne veletablerte skytjenesten blir mer tilgjengelig gjennom UH-sky som allerede jobber godt med Google gjennom et europeisk samarbeid i GÉANT 2, kan den være med å gi UH-sky en god oppstartsportefølje. Den vil demonstrere mangfoldet og valgmuligheten vi ønsker å få til i UH-sky. 1 Typiske egenskaper for ekte skytjenester: Selvbetjening etter behov, tilgjengelig over bredbånd, delte ressurser, ekstrem elastisitet, og målbarhet. 2 GÉANT: Europeisk samarbeidsorganisasjon for nasjonale forskningsnett 6

Lync er klart etterspurt og en kandidat som lavthengende frukt. Det er mye uklart rundt hva som egentlig ønskes; Lync som skytjeneste, eller en IaaS for å kjøre egen Lync på, eller en sentral lokasjon for lokal Lync-server, eller en felles Lync i sektoren. Dette kan være en lavthengende frukt, men avklaringer og politikk kan tilsi at Lync kommer inn i porteføljen på litt lenger sikt. Uansett må det avklares i tilknytning til portefølje for UH-sky. Langsiktig porteføljeutvikling: Spørreundersøkelsen gir ikke et tydelig svar mht. behov og ønsker på kort og lang sikt når det gjelder skytjenester. Det er likevel grunn til å tro at høyskolene i stor grad vil ta i bruk skytjenester på lang sikt, og at det dermed er et gunstig tidsvindu nå for å jobbe med anskaffelser og tilgjengeliggjøring av gode, UH-tilpassede skytjenester. Vi baserer dette på den avventende holdningen til skytjenester som konsept som kommer fram i undersøkelsen, samt viljen til outsourcing og den store oppslutningen rundt tilgjengelige ekte skytjenester som undersøkelsen også viser. Sektoren ønsker en sentral forvaltning og at den gjøres av UNINETT, det kommer fram i samtalene og det støtter opp under en tro på at sektoren har behov for en enhet som tar hånd om langsiktig utvikling av felles portefølje av tjenester. 4 Neste steg Resultatene fra spørreundersøkelsen gir grunnlag for å anta at sektoren er motivert for å ta i bruk skytjenester fra en felles koordinert enhet. Interessen for Office 365, BOX, Lync og IaaS i forskjellige former tilsier at UH-sky kan demonstrere potensialet ved å få opp en portefølje av denne type tjenester til sektoren ganske fort. Arbeidet med porteføljeutvikling bør derfor fokusere på disse tjenestene og hvordan de på kort sikt kan tilbys og leveres til sektoren på en hensiktsmessig måte. Spørreundersøkelsen gir ikke spesiell innsikt mht. tjenester som bør inngå i en UH-portefølje på lang sikt. Svarene gir indikasjoner på at sektoren vil fortsette å sette ut mer av IT-virksomheten sin, gjerne til en felles koordinert virksomhet gjennom UNINETT. UH-sky har derfor et tidsvindu nå til å bygge et apparat for tjenestetilbud og porteføljeforvaltning for sektoren. Det tidsvinduet må utnyttes. I tillegg bør tidsvinduet utnyttes til å identifisere muligheter knyttet til eksisterende initiativ for UH-spesifikke skytjenester. Særlig rundt lagring og IaaS er det interessante initiativ som bør utredes nærmere, men også eksisterende portefølje av tjenester hos enkeltinstitusjoner som kanskje kan innlemmes i en felles tjenestekatalog. Dette aspektet kan tas inn som en del av den planlagte workshopen for porteføljeutvikling og styring som er planlagt for inneværende år. På kort sikt har vi et par utfordringer, uavhengig av svarene i undersøkelsen, som bør avklares for å gjøre UH-sky til en troverdig og pålitelig aktør for sektoren. Det må utarbeides et kravdokument (helst en UFS) som identifiserer standard krav mht. personvern, databehandling og informasjonssikkerhet for skytjenester som skal leveres gjennom UH-sky. Det gir sektoren trygghet mht. at dette er ivaretatt på en forsvarlig måte i de tjenestene de tar gjennom UH-sky, samt at UHsky har et virkemiddel for prekvalifisering av potensielle skytjenesteleverandører. Det vil gjøre anskaffelsesprosessene enklere. Videre er det slik at UNINETT framstår med flere "ansikter" mht. tjenesteleveranser, og det er uklart hvor UH-sky skal plassere seg. Innenfor UNINETT må vi finne en hensiktsmessig måte å presentere tjenestekatalogen vår på, og evt. en måte å synliggjøre skytjenester på spesifikt, hvis det er ønskelig. 7

På lang sikt, når tjenesteporteføljen utvides og omfanget i bruken av tjenester øker, må vi ha på plass et apparat som håndterer skalering. Vi ser f.eks. at forvaltningen av BOX som tjeneste er krevende, og vi må finne en form som strømlinjeformer og effektiviserer forvaltning av skytjenester og omkringliggende aktiviteter. En viktig byggekloss som vi bør bruke tidsvinduet vi har til å få på plass er et CMP 3. Det vil være kjernen i UH-sky sin virksomhet. Det vil bidra til en mer effektiv forvaltning, og det vil fungere som en katalysator for ytterligere økt bruk (øke etterspørsel, flere brukere og tjenester). I mange av samtalene med IT-lederne kom det opp noen tema som ikke nødvendigvis har direkte betydning for porteføljeutvikling og forvaltning som spørreundersøkelsen hadde som fokus. Det er likevel viktig at programmet for UH-sky tar innover seg disse temaene og identifiserer om de skal håndteres i arbeidet og i tilfelle hvordan. Det gjelder spesielt IT-ledernes fokus på IT sin rolle i en utvikling der flere IT-oppgaver settes ut f.eks. til en UH-sky. Temaet kan ses i sammenheng med et par andre områder som undersøkelsen ga innsikt i; at sky som konsept ikke er spesielt vurdert eller tatt inn i strategiene deres, og at utfordringer og muligheter knyttet til integrasjoner ikke ser ut til å oppta IT-lederne, i hvert fall ikke i denne sammenheng. Det kan være en nyttig aktivitet å sørge for at UH-sky sin rolle, og skytjenester som konsept, blir gjort enda tydeligere. Det kan bidra til å avklare både rollen og mulighetene til IT lokalt, samtidig som det bidrar til å avdekke muligheter og potensiale for institusjonene. UH-sky bør identifisere tydelig sin rolle (aggregator, integrator, tilpasser), og IT-enhetene ved institusjonene sin rolle i perspektivet UH-sky må også framgå. Videre må det tydeliggjøres hva en skytjeneste er, det vil være et viktig bidrag inn i strategiarbeidet til institusjonene. 3 CMP: Cloud Management Platform Tilgangsstyring, tjenesteadministrasjon, tjenestetilpassing osv. 8

Vedlegg Kvantitativ oppsummering Tjeneste Antall Office 365 20* Google Apps edu 2* Lync 9 Exchange 2 BOX 16 Samhandling (Agora, Sharepoint, osv) 8 IaaS, server 6 IaaS, backup 6 IaaS, sikker lagring 3 IaaS, lagring store volum / billig disk 3 IaaS, lagring 8 IaaS, disaster recovery 7 Driftssystemer (BYOD) 3 Sikkerhetsløsninger 3 UH AD 3 Helpdesk 1 Digital eksamen 6 LMS 7 Video Streaming 4 * Hovedsakelig for studenter 9