Møteinnkalling TID: Tirsdag den 28.02.2006, kl. 10:30 STED: Kommunestyresalen De faste medlemmene av kontrollutvalget innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til en. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Saksliste med saksdokumenter sendes også til ordføreren og rådmannen, og KomRev Tr.lag IKS. Møtet holdes for lukkede dører, jf. kommunelovens 77 nr. 8. SAKSLISTE: Sak nr.: Sakstittel: Godkjenning av møteinnkalling og saksliste Godkjenning av møteprotokoll fra forrige møte Side: 01/06 Referatsaker 1 4 02/06 Orientering om regnskapet for 2005 5 03/06 s årsrapport 2005 til kommunestyret 7 04/06 s virksomhetsplan/møteplan for 2006 8 05/06 Statusrapport pr. 31.12.2005 fra KomRev Trøndelag IKS 9 14 06/06 Gjennomgang av saker behandlet av formannskapet og kommunestyret 2. 15 16 halvår 2005 forvaltningsrevisjonsrapport 02/05 07/06 Skatteoppkreverens beretning for skatteregnskapet 2005 17 24 08/06 Gjennomføring av selskapskontroll valg av utfører 25 26 09/06 Eventuelt Leka/Namsos, 21. februar 2006 Inge Aune leder Dir.tlf. 74 21 71 47 / 913 85 023 E-post: joar.stiklestad@komsek.no
Sak 01/06 Sakstittel: REFERATSAKER kontrollutvalget 28.02.2006 01/06 Saksbehandlers forslag til vedtak: tar referatsak R 1/06 til orientering. R 1/06 Kopi av brev av 04.01.2006 fra KomRev Trøndelag IKS til Leka kommune v/økonomisjef Reidun Helmersen om Regnskapsavslutningen for 2005. Namsos, 31. januar 2006
Sak 02/06 Sakstittel: ORIENTERING OM REGNSKAPET FOR 2005 kontrollutvalget 28.02.2006 02/06 - Ingen - Ingen Økonomisjefen er anmodet om, og sagt seg villig til, å orientere om kommunens regnskap for 2005 så langt. Namsos, 20. februar 2006
Sak 03/06 Sakstittel: KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT 2005 TIL KOMMUNESTYRET kontrollutvalget 28.02.2006 03/06 kommunestyret Det framlagte forslag til s årsrapport 2005 til kommunestyret vedtas, og oversendes kommunestyret med følgende i n n s t i l l i n g : Kommunestyret tar s årsrapport 2005 til kommunestyret til orientering. 1. Forslag til s årsrapport 2005 til kommunestyret. - Ingen I kommunelovens 77 heter at Kommunestyret velger selv et kontrollutvalg til å forestå det løpende tilsyn med den kommunale forvaltning på sine vegne. Da kontrollutvalget er kommunestyrets hjelpeorgan til å føre det løpende tilsyn og kontroll med forvaltningen, er det viktig at kommunestyret blir holdt tilstrekkelig orientert om utvalgets arbeid. Hvor ofte kontrollutvalget skal ha plikt til å rapportere vil være opp til kommunestyrets nærmere bestemmelse. Noen slik bestemmelse er ikke vedtatt. Men i merknadene til 4 i ny Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner heter det at Utvalget rapporterer til kommunestyret når det er viktig at dette blir holdt orientert og gitt mulighet til å drøfte eventuelle tiltak. Dette er det for enkeltsaker over tid etablert fast praksis på. For øvrig blir alle møteinnkallinger med saksdokumenter sendt ordføreren da denne har møte- og talerett i kontrollutvalgets møter. Dette fungerer som en informasjon til det politiske miljøet. I tillegg har utvalget funnet det formålstjenlig å sende møteprotokollene etter hvert møte til kommunestyret. Dette i den hensikt å gi løpende orientering om alle saker som har vært til behandling i utvalget. Ut fra tidligere praksis er det også for 2005 naturlig å avgi en årsrapport til kommunestyret. Namsos, 31. januar 2006
Sak 04/06 Sakstittel: KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHETSPLAN/MØTEPLAN FOR 2006 kontrollutvalget 28.02.2006 04/06 Det framlagte forslag til Virksomhetsplan/møteplan for 2006 for kontrollutvalget i Leka kommune vedtas. Virksomhetsplanen/møteplanen oversendes kommunestyret til orientering. 2. Forslag til Virksomhetsplan/møteplan for 2006 for kontrollutvalget i Leka kommune. - Ingen I likhet med tidligere legges det også for 2006 fram forslag til virksomhetsplan for kontrollutvalget. Det er tatt utgangspunkt i tidligere planmal, men nå med en god del redaksjonelle endringer og tilføyelser i den hensikt å få et mest mulig likt planutkast til alle kommunene. Møteplan: Som en del av virksomhetsplanen, jf. pkt. 4, legges det nå fram forslag til en møteplan. Planen gir, foruten angivelse av møtedatoer, også en oversikt over behandlingen av de faste sakene. Møteplanen følger som vedlegg 1 til virksomhetsplanen. Det søkes lagt vekt på å samordne møtetidspunktene i kommunene. Dette fordi det stort sett er de samme faste sakene som behandles i alle kommunene, og en samordning vil gjøre arbeidet for sekretariatet mer effektivt. Namsos, 8. februar 2006
Sak 05/06 Sakstittel: STATUSRAPPORT PR. 31.12.2005 FRA KOMREV TRØNDELAG IKS kontrollutvalget 28.02.2006 05/06 1. tar Statusrapport pr. 31.12.05 fra KomRev Trøndelag IKS, og møtereferat av 2.2.2006, til orientering. 1. Brev av 2.2.2006 fra KomRev Trøndelag IKS til kontrollutvalget i Leka kommune Statusrapport pr. 31.12.05. Dok. unntatt off.het, jf. off.h.l. 5, 2. ledd. 2. Referat fra kontaktmøte 2.2.2006 mellom KomRev Trøndelag IKS og KomSek Trøndelag IKS i anledning Tilsyn med revisjonsarbeidet kvartalsvise rapporteringer. Dok. unntatt off.het, jf. off.h.l. 5. - Avtale underskrevet 18.11.2004 av representanter for KomRev Trøndelag IKS og KomSek Trøndelag IKS om Arbeidsoppgaver/arbeidsfordeling og rutiner for samhandling mellom sekretariat og revisor. I følge av avtale underskrevet 18.11.2004 av representanter for KomRev Trøndelag IKS og KomSek Trøndelag IKS om Arbeidsoppgaver/arbeidsfordeling og rutiner for samhandling mellom sekretariat og revisor heter det under punktet Tilsyn med revisjonen at: - Revisjonen skal utarbeide rapport til kontrollutvalget 3 ganger årlig (pr. 30.04., 30.09., og 31.12.) om framdriften av revisjonsarbeidet ut fra vedtatt revisjonsplan. - Sekretariatet på vegne av kontrollutvalget skal føre tilsyn med revisjonsarbeidet, at dette er à jour og foregår i samsvar med god kommunal revisjonsskikk (forskriftens 4 og 6). Revisjonen har nå ved brev av 1.2.2006 avgitt en statusrapport pr. 31.12.2005 til kontrollutvalget i Leka kommune. I tillegg er det den 2.2.2006 holdt kontaktmøte mellom KomRev Trøndelag IKS og KomSek Trøndelag IKS for gjensidig informasjonsutveksling og rapportering om framdriften i revisjonsarbeidet. Det vises til statusrapporten og møtereferatet som legges fram for behandling samlet. Namsos, 20. februar 2006
Sak 06/06 Sakstittel: GJENNOMGANG AV SAKER BEHANDLET AV FORMANNSKAPET OG KOMMUNESTYRET 2. HALVÅR 2005 FORVALTNINGSREVISJONS- RAPPORT 02/05 kontrollutvalget 28.02.2006 06/06 1. tar forvaltningsrevisjonsrapporten om Gjennomgang av saker behandlet av formannskapet og kommunestyret 2. halvår 2005 til orientering. 2. Rapporten oversendes kommunestyret til behandling med følgende i n n s t i l l i n g: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om Gjennomgang av saker behandlet av formannskapet og kommunestyret 2. halvår 2005 til orientering. 2. Kommunestyret ber om at de anbefalinger som er gitt under pkt. 5 i rapporten blir fulgt opp av administrasjonen. - Forvaltningsrevisjonsrapport 02/05: Gjennomgang av saker behandlet av formannskapet og kommunestyret 2. halvår 2005. - Ingen Gjennomgangen er utført som et forvaltningsrevisjonsprosjekt med hjemmel i kommunelovens 78 og forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner m.v. fastsatt av Kommunal- og arbeidsdepartementet 15. juni 2004 med hjemmel i lov om kommuner og fylkeskommuner 78 og 79. Saksvurdering: Av rapportens hovedkonklusjoner, pkt. 4, går det blant annet fram at det bør fremgå klart også på møtebøker hvilke hjemmel som benyttes for å unnta saker fra offentlighet. Dette fremkommer i innkallingen. Når medlemmer blir erklært inhabil bør det være en henvisning til hjemmel. Når det fattes vedtak som medfører endringer av bruken av midler sp må det i samme vedtak tas inn de nødvendige budsjettendringer med kontoer som berøres av dette. På bakgrunn av det som er nevnt ovenfor, anbefaler revisjonen under pkt. 5 i rapporten følgende:
Det innarbeides rutiner som sikrer at hjemmel for unntak av offentlighet fremkommer i møtebok. Dette fremkommer i innkallingen. I de saker som blir vedtatt av formannskapet bør det bli henvist til hjemmel i delegasjonsreglementet eller økonomireglement. Det bør innarbeides rutiner med fullført saksbehandling i de sakene som inneholder endringer av budsjettmidler. Dette innebærer av saksfremlegg og vedtak inneholder hvordan budsjettet skal reguleres (detaljert med prosjektnr., ansvar/tjeneste, funksjon og art). I møtebøker så bør det være en tilsvarende oversikt som i innkallingen over saksnr. og sakstitler som er behandlet. Namsos, 20. februar 2006
Sak 07/06 Sakstittel: SKATTEOPPKREVERENS BERETNING FOR SKATTEREGNSKAPET 2005 kontrollutvalget 28.02.2006 07/06 kommunestyret 1. tar skatteoppkreverens beretning for skatteregnskapet 2005 til orientering. 2. Saken oversendes kommunestyret til orientering. 1. Kopi av brev av 11.2.2006 fra skatteoppkreveren i Leka til skattefogden i Nord- Trøndelag m/fl. Beretning for skatteregnskapet 2005. 2. Kopi av brev av 14.2.2006 til kommunestyret i Leka fra Nord-Trøndelag skattefogdkontor Kontrollrapport 2005 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Leka kommune. 1. Brev av 21.2.2005 fra Skattedirektoratet til Kommune v/rådmannen - Kommunens behandling av skatteregnskapene etter at kontroll og revisjon er overtatt av staten. 2. Brev av 2.7.2004 fra Skattedirektoratet til Skatteoppkreverkontorene Overføring av kontroll av skatteoppkreverfunksjonen i sin helhet fra kommunene til Skatteetaten. Fra 1.7.2004 ble staten gitt det totale ansvaret for kontroll og revisjon med skatteoppkreverfunksjonen. Riksrevisjonen overtok den formelle revisjonen av skatteregnskapet, mens oppfølgingen av den interne kontroll hos skatteoppkreveren ble overført til regionale kontrollenheter lokalisert til fem skattefogdkontor. For vår regions vedkommende til Sør-Trøndelag skattefogdkontor. Fra samme dato opphørte også tidligere praksis med behandling og godkjenning av skatteregnskapet i kommunestyret. Skatteregnskapet avgis nå overfor Skattedirektoratet v/skattefogden, og anses som delregnskaper til Skatteetatens samlede regnskap. Det er Stortinget som foretar den formelle behandlingen av Skatteetatens samlede regnskap. Skattedirektoratet anser det derfor ikke lenger som naturlig at kommunestyret skal foreta en formell desisjon (behandling og avgjørelse) av den enkelte kommunes skatteregnskap. Men i følge brev av 21.02.2005 fra Skattedirektoratet til Kommunene v/rådmannen er det i nest siste avsnitt gitt uttrykk for at: Skattedirektoratet anser det likevel som naturlig at skatteoppkrever oversender skatteregnskapet og kopi av sin halvårlige redegjørelse til kommunestyret/kontrollutvalget. Videre er det i Skattedirektoratets brev av 2.7.2004 til skatteoppkreverne blant annet uttalt at:
Etter direktoratets oppfatning er det ikke noe som tilsier at kommunens kontrollutvalg skal følge opp skatteoppkreverfunksjonen i mindre grad, selv om staten overtar kontroll og revisjon fra kommunerevisjonen. Ifølge Midlertidig instruks for skattefogdens kontroll av skatteregnskapet skal skattefogden innen den 15.02. året etter regnskapsåret utarbeide en kontrollrapport for skatteoppkreverfunksjonen i den enkelte kommune. Denne rapporten omfatter også regnskapskontrollen som utføres av de regionale kontrollenhetene. Rapporten sendes til kommunestyret i den enkelte kommune med kopi til fylkeskommunen, Skattedirektoratet, Riksrevisjonen, skatteoppkrever og kommunens kontrollutvalg. Kommunestyret/kontrollutvalget skal etter det som er sagt over ikke lenger behandle selve skatteregnskapet, men får ved kontrollrapporten fra skattefogden en tilbakemelding på om skatteoppkreverfunksjonen blir utført på en tilfredsstillende måte. Rapporten inneholder også eventuelle forslag til tiltak og forbedringspunkter. Skattedirektoratet stiller ingen krav til formell behandling av kontrollrapporten i kommunestyret/kontrollutvalget, men forutsetter at kommunen følger opp eventuelle tiltak og forbedringspunkter. Vurdering: I og med at kommunestyret/kontrollutvalget forutsettes å motta kopi av skatteoppkreverens redegjørelse, og skattefogdens kontrollrapport, synes det naturlig at dokumentene også undergis behandling i nevnte organer. Begge dokumentene omhandler skatteoppkreverfunksjonen, og som det derfor er naturlig å legge fram til behandling samlet. Vanlig behandlingsmåte vil være at kontrollutvalget avgir innstilling overfor kommunestyret. Som tidligere vil det være skatteoppkreverens redegjørelse som har størst informasjonsverdi, da denne også inneholder utdrag av det tallmaterialet som selve skatteregnskapet representerer. I kontrollrapporten fra skattefogden gis det en tilbakemelding på om skatteoppkreverfunksjonen er utført på en tilfredsstillende måte. Kontrollrapporten fra skattefogden har nå avløst den tidligere revisjonsberetningen. Fra Skattedirektoratets side ligger en formodning om at kontrollutvalget fortsatt skal følge opp skatteoppkreverfunksjonen. Dette med utgangspunkt i den informasjon som er gitt i skatteoppkreverens redegjørelse og skattefogdens kontrollrapport Skatteoppkreverens beretning for skatteregnskapet 2005: Den totale skatteinngangen for året 2005 utgjorde kr 24 447 766,00 (etter fradrag av marginavsetningen). Tilsvarende tall for 2004 utgjorde kr 24 303 525,00 en økning fra 2004 til 2005 på kr 144 241,00, eller 0,59 %. Kommunens andel av skatteinngangen i 2005 utgjorde kr 7 379 483,00, hvilket er en nedgang på kr 131 759,00 hvor kommunens andel utgjorde kr 7 511 242,00. Totale restanser viste pr. 31.12.2005 kr 885 345,00,00, mot kr 873 622,00 pr. 31.12.2004 en økning på kr 11 723,00 som i beløp ikke er vesentlig. Det negative er imidlertid at restanser på restskatt har økt med kr 253 425,00 fra kr 244 445,00 pr 31.12.2004 til kr 497 870,00 pr.
31.12.2005. Restanser på utskrevet forskuddsskatt har derimot gått ned med kr 207 828,00 fra kr 595 103,00 pr. 31.12.2004 til kr 387 275,00 pr. 31.12.2005. Skattefogdens kontrollrapport 2005 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Leka kommune: Resultat av utført oppfølgning og kontroll mener skattefogdkontoret er følgende (side2): pålitelig regnskapsrapportering det er etablert rutiner med mer som sikrer at skatteregnskapet i det alt vesentlige er korrekt, fullstendig og tidsriktig bokført og rapportert. Uten at det har betydning for konklusjonen over anmerkes at det er avdekket følgende forhold av betydning der gjeldende lov, forskrift eller instruks ikke er overholdt: Det er ikke avlevert redegjørelse for halvårsregnskapet som forutsatt i skatteoppkreverinstruksen. forsvarlig oppfølgning av skatte- og avgiftsrestanser skatteoppkrevers behandling av restansene er tilfredsstillende. forsvarlig utførelse av skatte- og avgiftsinnfordringen skatteoppkreveren har oppfylt sin plikt til å utarbeide tilstrekkelige rutiner for innfordringsarbeidet. Gjøremål som er pålagt skatteoppkreveren i gjeldende bestemmelser er utført på en forsvarlig måte. tilstrekkelig arbeidsgiverkontroll det er utarbeidet tilstrekkelige rutiner for kontormessig- og stedlig kontroll av pliktige oppgaver fra arbeidsgivere, og at de etablerte rutiner blir fulgt. Annet Skattefogdkontoret vil utrykke en viss bekymring vedrørende ressurssituasjonen for skatteoppkreverkontoret, og at sårbarheten er for stor i forhold til de oppgaver som skatteoppkrever er pålagt å utføre i hht til bl.a. skatteoppkreverinstruksen. Saksbehandlerens sluttkommentarer: Saksbehandleren deler fullt ut skattefogdkontorets bekymring vedrørende ressurssituasjonen for skatteoppkreverkontoret. I følge vedtak i kommunestyret utgjør skatteområdet en halv stilling inkl. kontrollvirksomhet. Når personellressursen er knyttet til en person vil sårbarheten bli for stor ved sykdom, ferieavvikling, evt. andre fravær, sett i forhold til de arbeidsoppgaver skatteoppkreveren er pålagt å utføre i henhold til blant annet skatteoppkreverinstruksen. Skatteoppkreveren har nå ved brev av 11.2.2006 avlevert redegjørelse for halvårsregnskapet som forutsatt i skatteoppkreverinstruksen, jf. skattefogdkontorets merknader ovenfor. For øvrig går det fram av skattefogdkontorets kontrollrapport at skatteoppkrevers behandling av restansene er tilfredsstillende. Og at gjøremål som er pålagt skatteoppkreveren i gjeldende bestemmelser er utført på en forsvarlig måte hva angår skatte- og avgiftsinnfordringen. Namsos, 20. februar 2006
Sak 08/06 Sakstittel: GJENNOMFØRING AV SELSKAPSKONTROLL VALG AV UTFØRER kontrollutvalget 19.10.2005 13/05 Ig.sett.vedt kontrollutvalget 01.12.2005 23/05 Inst. kst. kommunestyret 24.01.2006 02/06 Sl. seg til kontrollutvalget 28.02.2006 08/06 1. velger å benytte KomSek Trøndelag IKS til å gjennomføre eierskapskontroll på sine vegne. 2. Eventuell forvaltningsrevisjon i tilknytning selskapskontroll utføres av KomRev Trøndelag IKS. - Ingen - Plan for selskapskontroll 2006 2007 med vedlegg: 1. Oversikt over kommunens eierinteresser i selskaper mv. 2. Generelle retningslinjer for selskapskontroll - s møteprotokoll for sak 13/05 - s møteprotokoll for sak 23/05 - Kommunestyrets møteprotokoll for sak 02/06 - Kommuneloven, kap. 12 - Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. - Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner m.v. fattet i sitt møte den 1.12.2005 under sak 23/05 følgende vedtak: 1. slutter seg til framlagt plan for selskapskontroll for 2006 2007 Leka kommune, og vedlagte generelle retningslinjer for selskapskontroll. 2. Saken oversendes kommunestyret med følgende i n n s t i l l i n g: 1. Kommunestyret slutter seg til framlagt plan for selskapskontroll for 2006 2007 Leka kommune, og vedlagte generelle retningslinjer for selskapskontroll. 2. vedtar hvilke selskapskontroller som skal gjennomføres med utgangspunkt i planen, og delegeres myndighet til å foreta endringer i planperioden. 3. avgjør hvem som på dets vegne skal gjennomføre selskapskontroll. Saken ble oversendt kommunestyret for endelig behandling, men saken ble ikke behandlet av kommunestyret i møtet den 15.12.2005. Saken ble derimot behandlet av kommunestyret i møte den 24.1.2006, og kontrollutvalgets innstilling ble vedtatt.
Av kontrollutvalgsforskriftens 13, 3. ledd, går det fram at avgjør selv hvem som på dets vegne skal gjennomføre selskapskontroll, jf. pkt. 3 i innstillingen. I merknadene heter det videre at Den som har innsynsrett etter kommuneloven 80, kan gis i oppdrag å gjennomføre selskapskontroll. Ettersom eierskapskontroll, jf. 14, første ledd, ikke vil utgjøre forvaltningsrevisjon, kan slik kontroll utføres av for eksempel kontrollutvalgets sekretariat. Saksvurdering: Til å utføre selskapskontroll kan derfor KomSek Trøndelag IKS benyttes ved eierskapskontroll. Det samme gjelder KomRev Trøndelag IKS, som også kan utføre forvaltningsrevisjon i tilknytning til eierskapskontroll om det skulle være aktuelt. Kontrollene vil måtte prioriteres innenfor de til enhver tid tilgjengelige ressurser i selskapene, og skal ikke medføre ekstra kostnader for kommunen. Ved å benytte andre aktører i markedet må det påregnes ekstra kostnader. I og med at det tidligere ikke er tatt stilling til hvem som på kontrollutvalgets vegne skal gjennomføre selskapskontrollen, legges saken nå fram for slik avgjørelse. Namsos, 20. februar 2006