Kvalitetshåndbok Norsk jernbaneskole Utvikling og gjennomføring av utdanning og kurs [Skriv inn tekst] K
Kvalitetshåndbok for Norsk jernbaneskole Innhold 1. Kvalitetssikring ved Norsk jernbaneskole... 3 1.1 Om skolen... 3 1.2 Norsk jernbaneskoles kvalitetspolitikk... 4 1.2.1 Kvalitet på alle leveranser... 4 1.2.2 Kursdeltakeren skal etter endt kurs/opplæring ha det læringsutbytte som kravstiller etterspør... 4 1.2.3 Leveransene skal være i henhold til sektorens innmeldte behov... 4 1.2.4 Opplæring skal skje i trygge omgivelser... 4 1.2.5 Opplæringen skal være i samsvar med de til enhver tid gjeldende lover, regler og forskrifter... 4 1.2.6 Ledelsens ansvar... 5 1.2.7 Jernbaneverkets virksomhetsstyring... 5 1.2.8 Skolens målstyring... 5 1.3 Kvalitetsledelse... 7 1.3.1 Kvalitetssystem... 7 1.3.2 Kvalitetsarbeidet skal:... 8 1.3.3 Internrevisjon... 9 1.3.4 Kvalitetsrapport... 9 1.3.5 Kvalitetsarbeidet ved Norsk jernbaneskole... 10 1.3.6 Kvalitetsleder... 10 1.3.7 Håndbok... 11 1.3.8 Dokumentstyring... 11 1.3.9 Endringer i kvalitetssystemet... 12 1.3.10 Innspill til forbedringer av kvalitetshåndboken... 12 2. Hovedprosessen ved Norsk jernbaneskole... 12 3. Delprosessene... 14 3.1 Delprosess behovsanalyse... 14 3.2 Delprosess planlegging... 14 3.3 Delprosess opplæring... 14 3.4 Delprosess utvikling... 15 4. Støttefunksjoner... 15 4.1 Økonomi og administrasjon... 16 4.2 IKT... 17 4.3 Informasjon og kundeservice... 18 1
4.4 Drift... 18 4.5 Simulatorsenter... 19 4.6 Forsyning... 20 4.7 Saksbehandling og arkivering... 20 4.8 Personal/HR... 21 4.9 HMS... 21 5. Kvalitetssystemets rutiner... 21 Ledelse og kvalitet... 21 Behovsanalyse... 22 Planlegging... 22 Opplæring... 23 Evaluering/utvikling... 23 IKT... 23 Drift... 24 Simulatorsenter... 24 Økonomi og administrasjon... 25 Informasjon... 25 2
1. Kvalitetssikring ved Norsk jernbaneskole 1.1 Om skolen Norsk jernbaneskole er en skole for jernbanesektoren. Skolen utdanner førere, togekspeditører, togledere samt grunn-, etter- og videreutdanning innen alle jernbanefagene. Lokomotivførerutdanningen (LOK) er offentlig godkjent fagskoleutdanning. Skolen ble etablert i 2005, og Lokomotivførerutdanningen ble godkjent av NOKUT samme år. Jernbaneverket er eier av Norsk jernbaneskole, og er organisert under Jernbaneverkets enhet Styring og organisasjon. Den administrative og faglige ledelsen er delegert fra Jernbaneverket til Norsk jernbaneskole. Skolen har tilsatte innen kurs og utdanning og støttefunksjoner. Oppdatert organisasjonskart med alle tilsatte finnes i Jernbaneverkets Styringssystem > Organisasjon. Organisasjonskart Norsk jernbaneskole pr 18.11.2014 Skolens øverste ledelse består av skolesjef, assisterende skolesjef (rektor Lokomotivførerutdanningen og avdelingsleder trafikk) og utviklingsleder/avdelingsleder jernbanefag. 3
1.2 Norsk jernbaneskoles kvalitetspolitikk Norsk jernbaneskole skal være jernbanesektorens ledende skole innen hovedsakelig jernbanefaglige områder. Skolen skal tilby høy kvalitet i alle kurs og utdanninger. 1.2.1 Kvalitet på alle leveranser Norsk jernbaneskole skal sikre kvaliteten på alle leveranser og i alle ledd. Gjennom kvalitetssystemet måles kvaliteten fra hovedprosessens start til slutt. Slik sikres nødvendig informasjon til kvalitetsarbeidet. 1.2.2 Kursdeltakeren skal etter endt kurs/opplæring ha det læringsutbytte som kravstiller etterspør Norsk jernbaneskole skal arbeide tett sammen med kravstillere for å sikre at kursene inneholder opplæringen kravstillerne etterspør. Kursene skal evalueres og kvalitetssikres kontinuerlig. 1.2.3 Leveransene skal være i henhold til sektorens innmeldte behov Norsk jernbaneskole skal levere det antall kurs og utdanninger som jernbanesektoren har behov for. Skolen oppdaterer kontinuerlig hvem som kontaktes for å melde inn behov. Nye kurs utvikles ved behov etter endrede krav fra kravstiller. 1.2.4 Opplæring skal skje i trygge omgivelser Norsk jernbaneskole skal sørge for at all opplæring skjer i trygge omgivelser, enten det er inne i klasserom på skolen, ute i praktiske øvingsanlegg, på øvelseskjøring eller på andre kurs utenfor skolens lokaler. Gjennom oppfordring til innmelding av avvik og oppfølging av disse er målet å unngå uønskede hendelser og personskade. 1.2.5 Opplæringen skal være i samsvar med de til enhver tid gjeldende lover, regler og forskrifter Norsk jernbaneskole skal til enhver tid være oppdatert på gjeldende lover, regler og 4
forskrifter. Norsk jernbaneskole holder oversikt over hvilke oppdateringer som påvirker innhold i kurs og utdanninger, og implementerer endringene. 1.2.6 Ledelsens ansvar Ledelsen ved Norsk jernbaneskole er ansvarlig for å dokumentere og utvikle kvalitetsstyringen ved skolen. Ledelsen etablerer kvalitetspolitikk, kvalitetsmål og sørger for at organisasjonen har tilstrekkelige ressurser tilgjengelig. Ledelsen utnevner en kvalitetsleder som har ansvar og myndighet til å sørge for at nødvendige prosesser etableres og holdes ved like, og er ansvarlig for rapportering og forbedring. Se punkt 1.3.5. 1.2.7 Jernbaneverkets virksomhetsstyring Jernbaneverket definerer innsatsområder og alle enheter i Jernbaneverket skal sette hovedmål innen disse innsatsområdene. Nasjonal transportplan er styrende for Jernbaneverkets virksomhet. Planen skal legge grunnlaget for helhetlige politiske vurderinger, effektiv virkemiddelbruk og styrking av samspillet mellom transportformene. Transportplanen har en planperiode på 10 år, men revideres hvert 4. år. Nasjonal transportplan danner grunnlaget for Jernbaneverkets virksomhetsplan. Virksomhetsplanen har en planperiode på 4 år, men revideres årlig. Alle enheter i Jernbaneverket baserer sine innsatsområder og mål på Jernbaneverkets virksomhetsplan. Norsk jernbaneskole viderefører målene som Jernbaneverket setter i en egen virksomhetsplan for skolen. Når målene i Jernbaneverket er satt tas dette opp på jernbaneskolens personalmøter. Her gjennomgås målene, det settes opp delmål for skolens virksomhet, og kvalitetsindikatorer for disse målene defineres. Basert på rapporteringskravene utarbeider Norsk jernbaneskole tre hoveddokumenter som omhandler kvaliteten i opplæringen: Virksomhetsplan: Virksomhetsplanen legger føringer for de 4 første årene for Jernbaneverket og Norsk jernbaneskole beskriver i sin utgave hvordan føringene skal implementeres i skolens drift. Skolen rapporterer månedsvis og tertiært på budsjett og mål satt i virksomhetsplanen. Årsmelding: Norsk jernbaneskole oppsummerer virksomhetsplanens måloppnåelse i en årsmelding. Ledelsen gjennomgår kvaliteten av skolens hovedprosess. Kvalitetsrapport: Kvalitetsrapporten er skolens vedlegg til årsmeldingen. Kvalitetsrapporten gir en framstilling av alle avvik og suksessbærere i alle ledd i organisasjonen basert på prosessene i kvalitetssystemet og dets handlingskrav. 1.2.8 Skolens målstyring Norsk jernbaneskole produserer læring. Skolen har strenge krav til målstyrt opplæringsplan og opplæring. Fagsjefer, faglærere og instruktører skal presentere tydelige læremål for deltakere, kontrollere underveis at deltakerne forstår målene, og bruke metoder som muliggjør læring. Skolen har utarbeidet instruktør- og pedagogikkhefte til bruk i undervisningen, og avholder instruktør- og veilederkurs for undervisningspersonalet. Deltakere vurderes etter oppnåelse av mål i opplæringsplan. Skolen iverksetter evalueringer som vurderer innhold og resultat for å sikre kvaliteten i 5
utdanningene. Målinger som er sentrale for å vurdere kvaliteten vil gjennomføres hvert år, uavhengig av om de er beskrevet i Jernbaneverkets virksomhetsplan. Norsk jernbaneskole har følgende prosesser for å måle kvaliteten: Kvantitativ informasjon om opplæringstilbudet Norsk jernbaneskole samler informasjon om: Antall kurs fordelt på fagområde Leveranse i henhold til innmeldte behov Deltakernes eksamensresultat og gjennomstrømming Avviksmeldinger Skademeldinger Informasjonen oppsummeres i ledelsens gjennomgang. Protokollene fra personalmøtene inngår i skolens revisjon av utdanningstilbudet, i kvalitets- og årsmeldinger og danner grunnlag for videreutvikling og forbedring av opplæringstilbudet. Deltakernes vurdering av opplæringstilbudet Norsk jernbaneskole gjennomfører Evalueringer blant deltakerne ved opplæringens slutt Kandidatundersøkelser blant deltakere som er ferdig utdannet ved skolen Resultatet av evalueringene oppsummeres og legges fram i ledelsens gjennomgang, studentog instruktørsamlinger. Protokollene fra personalmøtene inngår i revisjon av utdanningstilbudet, i kvalitets- og årsmeldinger og danner grunnlag for videreutvikling og forbedring av opplæringstilbudet. Undervisningspersonalets og sensorenes vurdering av opplæringstilbudet Norsk jernbaneskole gjennomfører Evalueringer blant instruktører, veiledere, faglærere og sensorer. Resultatet av evalueringene oppsummeres og legges fram i ledelsens gjennomgang. Protokollene fra personalmøtene inngår i revisjon av opplæringstilbudet, i kvalitets- og årsmeldinger og danner grunnlag for videreutvikling og forbedring av opplæringstilbudet. Eksterne interessenters vurdering av opplæringstilbudet Norsk jernbaneskole gjennomfører undersøkelser blant jernbaneforetak og organisasjoner som måler yrkesrelevans og deltakernes kunnskapsnivå når de kommer ut i arbeidslivet. Resultatet av evalueringene oppsummeres og gjennomgås i ledelsens gjennomgang. Protokollene fra personalmøtene inngår i revisjon av opplæringstilbudet, i kvalitets- og årsmeldinger og danner grunnlag for videreutvikling og forbedring. Ledelsens gjennomgang og vurdering av kvaliteten Ledelsen avholder årlig en gjennomgang av den totale kvaliteten ved Norsk jernbaneskole. 6
Informasjonen som framkommer fra personalmøter, studentmøter, faglige seminarer, instruktørsamlinger og kvantitative undersøkelser presenteres i kvalitetsrapporten. Kvalitetsrapporten måler om Norsk jernbaneskole har kvalitet på alle leveranser og i alle ledd. Rapporten skisserer forslag til hvordan avvik kan lukkes. Gjennomgangen omfatter en vurdering av kvalitetssystemets hensiktsmessighet. Nødvendige tiltak for å forbedre kvalitetssystemet blir besluttet i ledelsens gjennomgang. Rapporten gjøres tilgjengelig på elektroniske lagringsplattformer og Jernbaneverkets arkivsystem. Bruk av kunnskap til forbedring av kvaliteten Med bakgrunn i vurderingene og informasjon fra brukere og ansatte, justerer skolen pedagogikk, opplæringsplaner og årsplaner. Årshjul evaluering Skolen samler inn informasjon og evalueringer etter følgende modell: Behovsundersøkelse Lokomotivførerutdanningen sender ut behovsundersøkelse i mars Jernbanefag sender ut behovsundersøkelse i august før bransjetreff i november Deltakere Deltakerevaluering sendes ut fortløpende gjennom hele året etter endt kurs/emne/utdanning. Instruktører får kopi av tilbakemeldingene fortløpende I mars sender skolen ut kandidatundersøkelse til tidligere studenter, aspiranter og utvalgte kursdeltakere Bransje Lokomotivførerutdanningen og trafikk sender ut bransjeundersøkelse til samarbeidende jernbaneforetak og eksterne interessenter i november Avdeling jernbanefag sender ut evaluering av kurstilbudet sammen med evaluering av bransjetreffet i november. Bransjeundersøkelse av spesifikke kurs sendes løpende. Undervisningspersonell Faglærere, instruktører og sensorer gir løpende evalueringer av kurs og emner. Kvantitativ informasjon Skolen samler inn informasjon om kvantitative indikatorer som kan belyse kvaliteten i kurs- og utdanningstilbudet kvartalsvis. Kvalitet på NJs kjerneoppgaver - Kvalitet på alle leveranser - Kursdeltakeren får den kompetansen kravstiller etterspør - Leveranse i henhold til sektorens innmeldte behov - Opplæringen skal skje i trygge omgivelser - Opplæringen skal skje i samsvar med gjeldende regelverk 1.3 Kvalitetsledelse 1.3.1 Kvalitetssystem Norsk jernbaneskole har et kvalitetssystem som beskriver alle sidene ved kvalitetsarbeidet ved skolen. Kvalitetssystemet omfatter prosesser som har betydning for kvaliteten i opplæringen. Skolen har rutiner som sikrer kontinuerlige forbedringer av systemet. 7
Kvalitetssystemet som kan fremstilles som en trekant med kvalitetshåndboken på topp. I denne beskrives systemets oppbygning, og hvordan det arbeides med utvikling og kvalitetssikring gjennom året. Kvalitetshåndboken danner grunnlaget for skolens sett med rutiner. Faste skjemaer, maler og sjekklister ivaretar kvalitetssikret utførelse av både interne rutiner og instrukser fra Jernbaneverket. Hovedprosess og 1.3.2 Kvalitetsarbeidet skal: støttefunksjoner Kvalitets- håndbok Rutiner Skjemaer, maler og sjekklister Sikre at organisasjonen kjenner til og hensyntar Nasjonal transportplan og Jernbaneverkets virksomhetsplan. Målene i Norsk jernbaneskoles virksomhetsplan inkorporeres i skolens: o Styringsparametre o Måltall o Tiltak o Ansvar og myndighet Sikre at Norsk jernbaneskole når oppsatte mål Sikre at undervisningen og læringsmiljøet ved skolen holder god faglig kvalitet Bidra til kvalitetsutvikling Dokumentere kvalitetsarbeidet Avdekke sviktende kvalitet Omfatte alle arbeidsprosesser av betydning for opplæringskvaliteten Ha rutiner som sikrer kontinuerlig forbedringer av systemet Måle sentrale faktorer som gjelder deltakerne og deltakernes læring Skolens ledelse fastsetter kvalitetsindikatorer som er knyttet til nøkkeltall for kvalitetsområdene. Indikatorene skal gi mer presis informasjon om kvaliteten på opplæringstilbudet skolen tilbyr. Kvalitetsrapporten beskriver hvilke kvalitetsindikatorer skolen har arbeidet med siste skoleår og hvilke indikatorer skolen skal konsentrere seg om kommende år. 8
Arbeidet med og rundt kvalitetssystemet er et bidrag til at det utvikles en kvalitetskultur i organisasjonen. Systemet legger til rette for å systematisere og dokumentere kvalitet i opplæringen, og følge opp sviktende kvalitet. Systemet legger også til rette for utviklingsperspektivet i et helhetlig arbeid med kvalitet i opplæring og læringsmiljø. Ledelsen foretar en årlig, samlet gjennomgang av kvaliteten på opplæringen i årsmelding og kvalitetsrapport. Norsk jernbaneskole har rutiner for kvalitetssikring og versjonshåndtering av læreplaner på Lokomotivførerutdanningen, opplæringsplaner på Trafikkavdelingen og Jernbanefaglig avdeling, reglement og andre dokumenter. Jernbaneverket benytter elektronisk arkivering. Skolens arkivverdig dokumentasjon lagres og beskyttes i dette systemet. Det er etablert en rutine og system for rapportering og behandling av avvik som omfatter både interne og eksterne avvik. Systemet vil sikre at avvik blir behandlet, analysert og eventuelle korrigerende tiltak blir planlagt, gjennomført og fulgt opp. 1.3.3 Internrevisjon Norsk jernbaneskole gjennomfører årlige interne revisjoner for å vurdere om kvalitetssikringen samsvarer med ISO-kravene, er implementert i organisasjonen og vedlikeholdt. Årlig revisjonsprogram blir besluttet i ledelsens gjennomgang. Risikoprinsippet blir benyttet for å ha fokus på revisjon av områder med størst risiko. De enkelte revisjoner vil bli planlagt og utført i henhold til en egen rutine og av interne revisorer som er akkreditert for oppgaven. Rapporter blir utarbeidet for de enkelte revisjoner der avvik og forbedringsforslag legges inn i avvikssystemet for behandling. Dokumentasjon knyttet til revisjoner oppbevares i JBV elektroniske arkivsystem. 1.3.4 Kvalitetsrapport Kvalitetsrapporten gjennomgås i ledelsens gjennomgang og er et vedlegg til skolens årsmelding. Ledelsen skal sikre at systemet for kvalitetsstyring er hensiktsmessig, tilstrekkelig og virker effektivt. Kvalitetsrapporten skal gi en framstilling av alle avvik og suksessbærere i alle ledd i organisasjonen basert på alle prosessene i kvalitetssystemet. Kvalitetsrapporten skal omfatte resultat av evalueringer, revisjoner, status for tiltak, oppfølging av tidligere vedtatte tiltak, nødvendige endringer i kvalitetssystemet og forbedringsforslag. Kvalitetsrapporten inkluderer gjennomgang av avvik, med årsakssammenhenger og tiltak. Rapporten skal også vurdere hvor effektive tidligere tiltak har vært for å utvikle kvaliteten i opplæringen. Det er viktig at all form for kvalitetsarbeid- og prosesser kontinuerlig og systematisk følges opp, videreutvikles og implementeres i organisasjonen. Kvalitetsrapporten vil være en indikator som sier noe om grad av måloppnåelse i dette arbeidet. Avdelingene skal behandle foreslåtte avvikstiltak, og finne en hensiktsmessig oppfølging og implementering av disse. Avdelingene skal fortløpende rapportere til kvalitetsleder når avvik ansees som lukket. En endelig vurdering av om avvik er lukket vil først framkomme gjennom undersøkelser og kvalitetsrapporten for neste år. Det er også viktig av organisasjonen ivaretar og videreutvikler de suksessbærerne som framkommer. Kvalitetsrapporten skal være et arbeidsverktøy for kontinuerlig kvalitetsforbedring, og skal 9
inngå som en del av skolens årsmelding og rapportering til skoleeier Jernbaneverket. 1.3.5 Kvalitetsarbeidet ved Norsk jernbaneskole Norsk jernbaneskole organiserer sitt kvalitetsarbeid gjennom en kvalitetsgruppe med representanter fra alle avdelinger. Gruppen ledes av kvalitetsleder. Gruppen skal: Utvikle støttedokumentasjon Samle inn og sammenfatte data og resultat av evalueringer per avdeling Presentere samlet resultat til skolens ledelse i forbindelse med ledelsens gjennomgang. Støtte kvalitetsleder i arbeidet med å oppdatere og styre rutiner Gjennomføre skolens arbeid med oppfølging av avvik og forbedringer Norsk jernbaneskole Ledelse Kvalitetsleder Kvalitetskoordinator Kvalitetskoordinator Kvalitetskoordinator 1.3.6 Kvalitetsleder Kvalitetsleder er ledelsens representant i kvalitetsarbeidet. Kvalitetsleder er ansvarlig for ISO-sertifiseringen og har ansvar for kvalitetssystemet, intern opplæring i kvalitetssystemet og for internrevisjon. Kvalitetslederen skal sørge for at prosesser som er nødvendige i systemet etableres, iverksettes og vedlikeholdes. Kvalitetslederen skal sørge for at kundens forventinger og krav er fokus for Norsk jernbaneskoles prosesser. Kvalitetsleder: Har det overordnede ansvaret for sammenheng og rapporteringer i kvalitetssystemet Har det overordnede ansvaret for at kvalitetshåndbok og rutiner oppdateres Har det overordnede ansvaret for oppfølging av interne og eksterne avvik Rapporterer løpende til ledelsen om avvik og behov for forbedringer Støtte til forbedringsprosesser Har ansvar for å innhente informasjon og tall til ledelsens gjennomgang Har ansvaret for å fordele og følge opp tiltak besluttet i ledelsens gjennomgang 10
Har ansvar for at Norsk jernbaneskole følger opp interne og eksterne rapporteringskrav 1.3.7 Håndbok Kvalitetssystemet består av en kvalitetshåndbok. 1.3.8 Dokumentstyring Skolen benytter Jernbaneverkets verktøy for dokumentkontroll og -styring; Arbeidsrom og Saksrom. Jernbaneverket benytter arbeidsrom som sørger for at det gjeldende dokumentet alltid ligger fremst i biblioteket. Arbeidsrom sørger også for versjonshåndtering og versjonslogg, inkludert informasjon om hvem som utførte siste endring. Styrende dokumentene er merket med versjonshåndtering og dokumentkontroll som forteller hvem som har godkjent dokumentet og hvem som har utført endringene. Arbeidsrom styrer også brukernes redigeringsmuligheter slik at endringer gjennomføres av de som har myndighet til det. Norsk jernbaneskoles kvalitetssystem ligger i Arbeidsrom og er tilgjengelig for ansatte i Jernbaneverket. Interessenter fra eksterne firma finner dokumentene på skolens nettsider. Arkivverdige dokument oppbevares i Saksrom, som er Jernbaneverkets versjon av 360. Norsk jernbaneskole har opprettet et eget område hvor informasjon om studenter og kursdeltakere oppbevares med tilgangskontroll. Dokument som arkiveres i Saksrom inkluderes i statlige virksomheters elektroniske postjournal (OEP). Norsk jernbaneskole har en egen instruks for behandling av arkivverdig dokumentasjon. Instruksen beskriver arkiveringsregler og kassaksjonsreglement for forskjellige typer registreringer. Registreringer for ansatte i Jernbaneverket ivaretas i Agresso av sentral personalavdeling. Rutiner i kvalitetssystemet er bygd opp etter en felles mal. Rutiner i kvalitetssystemet skal inneholde: Dokumentnummer Dokumentnavn Mål Beskrivelse Nummererte aksjonssteg med ansvarlig og eventuelle referanser Siste reviderte dato Revidert av Versjonsnummer Dokumenteier Dokumentkontroll Alle rutiner har påskrevet dokumenteier og dokumentkontroller. Dokumenteier er ansvarlig for at dokumentet/rutinen til enhver tid er oppdatert og gjeldende. Dokumentkontroller er ansvarlig for at dokumentet/rutinen med endringer oppfyller kravene til skolens kvalitetssystem. Dokumentkontroll skal utføres av kvalitetsleder. Dersom kvalitetsleder er 11
dokumenteier, skal dokumentkontroll utføres av skolens ledelse. 1.3.9 Endringer i kvalitetssystemet Planlegging, kontroll og forbedringer er viktige faktorer i et kvalitetssystem. Produksjon Evaluering Rapportering Tiltak Alle ansatte er ansvarlig for å rapportere dersom kvalitetssystemet avviker fra det man utfører i virkeligheten. Endringer i rutiner utføres av dokumenteier, og dokumentkontroller godkjenner endringer i dokumentet. Endringer i kvalitetssystem som omfatter kvalitetshåndbok og aktiviteter skal godkjennes av skolens ledelse. Dersom endringen gjelder en rutine med krav til ekstern godkjenning skal skolens ledelse sikre at rutinen er gyldig før kvalitetsleder gjennomfører endring. 1.3.10 Innspill til forbedringer av kvalitetshåndboken Kvalitetshåndboken publiseres på Norsk jernbaneskoles nettsider. Norsk jernbaneskole mottar gjerne innspill til forbedringer av kvalitetshåndboken. Send dine spørsmål eller innspill til kvalitetsleder på: post@jernbaneskolen.no. 2. Hovedprosessen ved Norsk jernbaneskole Norsk jernbaneskole tilbyr utdanning og kurs i form av fagkompetanse til jernbanesektoren. Norsk jernbaneskoles hovedprosess er beskrevet som Utvikling og gjennomføring av utdanning og kurs. Hovedprosessen kan beskrives som en kontinuerlig prosess, illustrert i figuren under. 12
Behovsanalyse Utvikling Utvikling og gjennomføring av utdanning og kurs Planlegging Opplæring Hovedprosessen inndeles i fire delprosesser som videre utdyper hvilke aktiviteter og rutiner som ligger til grunn for kvalitetssikring av arbeidet ved skolen. Delprosessene er: Behovsanalyse Planlegging Opplæring Utvikling Hovedprosessen til Norsk jernbaneskole speiler også skolens mål som er å være jernbanesektorens ledende skole, og kunne tilby kurs og utdanninger med kvalitet i alle ledd etter innmeldte behov fra sektoren. 13
3. Delprosessene I tillegg til hovedprosessen er det delprosessene som definerer hvilke aktiviteter og rutiner som ligger til grunn for kvalitetsarbeidet ved skolen. Delprosessene bygger på hverandre og følger den naturlige progresjonen gjennom de ulike utdanningsløpene eller kursavviklingene. Det er også en beskrivelse av hvordan opplæringstilbudet ved skolen videreutvikles, behandler avvik, og forbedringsarbeidet der det avdekkes sviktende kvalitet. Norsk jernbaneskole er avhengig av en rekke støttefunksjoner for å oppfylle de til enhver tid gjeldende krav til utdanninger og kurs. Disse funksjonene skal støtte opp om hovedprosessen - utvikling og gjennomføring av utdanning og kurs. 3.1 Delprosess behovsanalyse Denne delprosessen er starten på hovedprosessen. Norsk jernbaneskole innhenter behov fra sektoren om hvilke utdanninger og kurs som vil bli etterspurt og som det er behov for i påfølgende år. Skolen planlegger og dimensjonerer deretter tilbudet, samt utvikler kurs og utdanninger på etterspørsel. En del av denne prosessen består av å kvalitetssikre eksterne krav som stilles til skolen i form av endrede lover, forskrifter og interne instrukser i Jernbaneverket og Statens jernbanetilsyn. Skolen skal videre påse at kravene er implementert i eksisterende kurs og utdanninger. Det tilrettelegges for utvikling av instruktører, lærere og sensorer som trenger jernbanefaglig eller pedagogisk videreutdanning og som skal undervise ved skolen. 3.2 Delprosess planlegging I denne delprosessen utarbeides det årsplaner og annet planverk for alle fagområder på grunnlag av det innmeldte behovet. Det blir satt opp bestilling av nødvendige ressurser i form av lærerkrefter, sensorer, eksterne fagkurs, relevante tekniske anlegg og befaringer der dette er nødvendig for opplæringen. Læremidler utvikles og revideres også i denne prosessen innenfor hvert enkelt fagområde. I tillegg kommer den praktiske tilretteleggingen i form av kurslokale, overnatting og bevertning. Skolens kurs- og utdanningstilbud publiseres og kommuniseres ut til sektoren via kurskalenderen på skolens hjemmeside, og årlige brukermøter med bransjen og de ulike fagmiljøene i Jernbaneverket som benytter skolen som opplæringsarena. 3.3 Delprosess opplæring I denne delprosessen gjennomføres skolens oppsatte utdanningstilbud som er planlagt i foregående delprosess. Opplæringen gjennomføres via målstyrt undervisning og vurdering. Måling gjøres gjennom eksamener, kontrollprøver og oppsatte fagbrev, samt andre underveisvurderinger av kompetanse i lengre utdanningsløp, eller etter endt opplæring i kortere kurs. Tilknyttet opplæringsprosessen er det også mange administrative rutiner for oppfølging og rapportering av fravær, resultater og avvik, samt utstedelse av kursbevis og vitnemål. 14
3.4 Delprosess evaluering og utvikling I denne avsluttende delprosessen i opplæringsløpene foregår den viktige evalueringen som skal avdekke forbedringspotensialet i det enkelte kurs eller vise trender over tid på fagområdene. Evalueringene gjennomføres via utsendelse av spørreundersøkelser til deltagere, instruktører/lærere, veiledere, sensorer og sektoren. Evalueringene vil avdekke eventuelle avvik og forbedringsmuligheter. På bakgrunn av disse kan skolen sette opp både kvalitative og kvantitative data til bruk i kvalitetsarbeidet. I etterkant analyseres dataene og eventuelle tiltak defineres. Dette presenteres i den årlige kvalitetsrapporten. Disse tiltakene blir igjen vurdert i forbindelse med neste års utvikling og gjennomføring av utdanning og kurs. På denne måten er hovedprosessen under kontinuerlig utvikling, og kvalitetsarbeidet gjenspeiler denne pågående prosessen gjennom hele året; i hele utdanningsløp eller under hver kursavvikling i regi av Norsk jernbaneskole. 4. Støttefunksjoner Støttefunksjonene består av aktiviteter som i tilrettelegger for at hovedprosessen blir gjennomført i henhold til eksterne lover, regler, krav og forventninger som til enhver tid gjelder for skolen. Støttefunksjoner Økonomi og adm IKT Informasjon og kundeservice Drift Simulator-senter Innkjøp Personal/ HR Arkivering og saksbehandling HMS For flere av støttefunksjonene vil det henvises til generelle rutiner definert av Jernbaneverket. Dette gjelder typiske fellesfunksjoner som gjelder på tvers av alle avdelinger, som for eksempel innkjøp, personal/hr, saksbehandling og arkivering. Ansatte ved Norsk jernbaneskole er til enhver tid forpliktet til å holde seg oppdatert i forhold til gjeldende rutiner for disse områdene. I tillegg kan man få eksperthjelp i de respektive avdelingene. Det kan være at enkelte fellesrutiner blir komplementert av interne rutiner, hvor disse virker utfyllende i forhold til Jernbaneverkets felles rutiner. Noen støttefunksjoner dekkes av egne ressurser ved Norsk jernbaneskole. For disse vil det være lokale rutiner som viser hvordan oppgaven utføres spesifikt på Norsk jernbaneskole, i tillegg til fellesrutiner for Jernbaneverket. De ansatte er ansvarlige for å sørge for at disse lokale rutinene alltid er i overensstemmelse med sentrale retningslinjer og instrukser for fagområdet. Dette gjelder økonomi og administrasjon, IKT, informasjon og kundeservice, drift og simulatorsenteret. 15
Norsk jernbaneskole er underlagt å følge de krav, retningslinjer og instrukser som til enhver tid er gjeldende for Jernbaneverket. I tillegg har Norsk jernbaneskole egne krav og rutiner. Disse erstatter aldri Jernbaneverkets krav, men er utfyllende, og/eller spesifiserer arbeidsoppgaver der hvor oppgaven skiller seg fra standard prosedyre, og/eller mangler. 4.1 Økonomi og administrasjon Budsjett og økonomistyring fastsettes i Jernbaneverkets virksomhetsplan. Norsk jernbaneskole definerer egen virksomhetsplan etter Jernbaneverkets rammer. Norsk jernbaneskole plikter å følge Jernbaneverkets rutiner og føringer for økonomistyring. Postmottak og resepsjonstjenester er beskrevet i Jernbaneverkets styringssystem. Norsk jernbaneskole har egen resepsjon med tilhørende interne oppgaver og rutiner, som for eksempel registreringer, bestillinger, arkivering og rapportering. Der hvor Jernbaneverket forholder seg til generelle lover og regler for saksbehandling og arkivering, må Norsk jernbaneskole som skole forholde seg til regler for skolevirksomhet. 16
I tillegg til Jernbaneverkets instrukser er det utarbeidet lokale rutiner: Avdelingsleder er ansvarlig for oppfølging av interne rutiner for budsjett og økonomi. Resepsjonsansatte er ansvarlig for oppfølging av interne rutiner for resepsjonen. 4.2 IKT Norsk jernbaneskole har egne IKT-rådgivere som bistår med lokal brukerstøtte og vedlikehold av skolens utstyr. De forvalter og administrer klassesett av både pc og ipad, samt 17
gjør innkjøp og anskaffelser av nødvendig IKT-utstyr. Oversikt over IKT-prosessen med tilhørende instrukser finnes i Jernbaneverkets styringssystem. I tillegg til Jernbaneverkets instrukser er det utarbeidet lokale rutiner: IKT-rådgiverne er ansvarlige for oppfølging av interne rutiner for fagområdet. 4.3 Informasjon og kundeservice Norsk jernbaneskole har egen informasjonsrådgiver som arbeider med interninformasjon og markedsføring av skolen inn i Jernbaneverket og ut i sektoren. Informasjonsrådgiveren har ansvaret for oppdatering og videreutvikling av skolens web- og facebooksider. I samarbeid med designavdelingen i Jernbaneverket er det utarbeidet en designmal for Norsk jernbaneskole. Denne skal fungere sammen med Jernbaneverkets designprofil, og brukes i tråd med de interne retningslinjer for logobruk. Dette gjelder alt av trykt materiell og websider, maler og undervisningsmateriell. I tillegg til Jernbaneverkets instrukser er det utarbeidet lokale rutiner: Informasjonsrådgiver er ansvarlig for oppdatering og oppfølging av de lokale rutinene. 4.4 Drift Norsk jernbaneskole har egne ansatte som arbeider med drift av alle skolens tekniske anlegg. Dette inkluderer opplæringsrom- og anlegg både ute og inne. Driftsansvarlige gjennomfører tilsyn og vedlikehold, følger opp aktuelle serviceavtaler og gjør innkjøp og anskaffelser vedrørende drift av skolen og dennes anlegg. Rutiner: 18
Driftsansvarlige er ansvarlig for oppdatering og oppfølging av de lokale rutinene. 4.5 Simulatorsenter Norsk jernbaneskole eier og driver et simulatorsenter for tog- og trafikkstyring. Tog- og trafikksimulatorene som kan kjøres enkeltvis eller sammen i scenario. Togsimulatoren eies sammen med Flytoget. Simulatorsenteret består av: 6 togsimulatorer 3 trafikkstyringssimulatorer 1 elkraftsimulator 6 ERTMS-simulatorer 1 ATC testbenk 2 Briobaner 19
I simulatorsenteret gjelder interne rutiner: Simulatoransvarlig er ansvarlig for oppfølging av interne rutiner for simulatorsenteret. 4.6 Forsyning Jernbaneverkets konserntjeneste Forsyning har et ansvar for å yte forsyningsfaglig støtte og tjenester til budsjettdisponeringsbemyndigede (BDM) og kontraktseiere fra et behov oppstår til reklamasjonstiden er ute. Forsyningsprosessen er definert i styringssystemet, og er i henhold til lover og forskrifter for offentlige anskaffelser (LOA/FOA). Inngåtte rammeavtaler skal respekteres oversikt finnes på Banenettet. Det er også utviklet retningslinjer slik at nødvendige miljøhensyn tas i forbindelse med innkjøp. Det er satt beløpsgrenser for anskaffelser som følger roller/funksjoner i systemet. Norsk jernbaneskole plikter å følge Jernbaneverkets rutiner for innkjøp og anskaffelser. Skolen utfører e-bestillinger i henhold til reglement. Jernbaneverkets regler og rutiner for innkjøp og anskaffelser er beskrevet i detalj i styringssystemet. I tillegg har Norsk jernbaneskole utviklet en egen rutine for innkjøp og e- bestilling samt reisebestillinger. 4.7 Saksbehandling og arkivering I lover og forskrifter stilles det en rekke krav til arkivering og saksbehandling, i tillegg til at Jernbaneverket har egne instrukser for dette. Norsk jernbaneskole har ingen egen arkiveringsfunksjon, og hver enkelt medarbeider som utfører oppgaver relatert til arkivering og saksbehandling må kjenne til hvilke rutiner som gjelder. Informasjon om Jernbaneverkets krav til saksbehandling og arkivering finnes i styringssystemet. 20
Interne rutiner : 4.8 Personal/HR Norsk jernbaneskole er underlagt statens regulativer i alle forhold som innbefatter personal og HR. Jernbaneverkets personalhåndbok gjelder også for Norsk jernbaneskole. Personalhåndboken er en enkel veiledning for de som har personalansvar, personalmedarbeidere eller andre som søker svar på personalrelaterte spørsmål i Jernbaneverket. Jernbaneverkets mål er at den skal være en brukervennlig, oppdatert og korrekt kilde til kunnskap om lover, avtaler, administrative bestemmelser og eget regelverk som setter rammer for den som er ansatt i Jernbaneverket. 4.9 HMS HMS omfatter helse, miljø og sikkerhet i alle arbeidssammenhenger. HMS-begrepet er forankret i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften). Arbeidsgiver er pålagt å arbeide systematisk med HMS for å forebygge helseskade på arbeidstakerne. Arbeidstakerne er pålagt å medvirke i det systematiske HMS-arbeidet. HMS omfatter også ytre miljø og andre sikkerhetsaspekter enn arbeidstakernes sikkerhet, helse og velferd. Norsk jernbaneskole jobber kontinuerlig for å oppfylle de til en hver tid gjeldende krav som er fastsatt i lover og forskrifter som gjelder helse, arbeidsmiljø, sikkerhet (HMS) og ytre miljø. Beredskapsplan for Norsk jernbaneskole er utarbeidet for å dekke alle typer hendelser som skolen blir involvert i og hvor det er et behov for krisehåndtering. Det gjelder både interne og eksterne hendelser, hendelser som er relatert til skolen omdømme, samt pandemier eller annen sykdomsfare. Skolen har eget verneombud samt etablert brannvernorganisasjon. 5. Kvalitetssystemets rutiner Ledelse og kvalitet 21
Behovsanalyse Planlegging 22
Opplæring Evaluering/utvikling IKT 23
Drift Simulatorsenter 24
Økonomi og administrasjon Informasjon 25