VEILEDER INNLEVERING ÅRSPAPIRER TSI UNDERGRUPPER Levering av årspapirer: Årspapirene samles i 1 PDF-fil med dokumenter i riktig rekkefølge o (Sammenslåing av PDF kan gjøres online: smallpdf.com) Årspapirene sendes som vedlegg på e-post til: tsi.post@gmail.com Tittel på e-post: Årsregnskap [årstall] TSI [Undergruppe] Innhold: 1. Forside (TSI [Undergruppe] [årstall]) 2. Årsmelding (maks 2 sider. Skal være oversiktlig, lettlest, kortfattet. Forteller om aktivitet i året som var og planer for året som kommer) 3. Styresammensetning, antall medlemmer og evt. utstyrsliste (kan plasseres i årsmeldingen) 4. Årsregnskap a. Resultatregnskap (Regnskap fjorår, året før, budsjett fjorår) b. Balanse 5. Noter til regnskapet (Tydelig, kort, lettfattelig. Redegjørelse post for post der det er feilføringer, avvik, endringer fra budsjettet som var grunnlag for tildeling) 6. Budsjett (Tydelig, kort, lettfattelig oversikt satt opp etter postene i resultatregnskapet. Husk å gjøre rede for inngående saldo fra fjoråret). 7. Kommentar til budsjettet 8. Søknad om ordinære midler dersom dere ønsker å søke om støtte. Forsøk å holde sammenhengende tekst og kommentarer kort, kutt unødvendig lange utgreiinger. Vi ønsker så god informasjon som mulig, men den må være lettfattelig og konsis. Jo mer unisont uttrykk og layout i årspapirene til undergruppene, jo enklere for HS å sette seg inn i undergruppenes situasjon og gjøre en bedre totalvurdering av behov ved fordeling av midler. Undergruppene bør være innforstått med at avvik fra et universalt format kan føre til at vesentlig informasjon bortfaller og dermed ikke blir tatt med i vurdering av søknad. Dersom det er vesentlige forklaringer til søknad om midler eller lignende som krever plass, sendes dette som eget vedlegg som ikke trykkes i årsmeldingen.
TSI Undergruppe 2014
Årsmelding 2014 for TSI Undergruppe Styresammensetning og styrets arbeid Styret 2014 bestod av: Leder Styret 2015 består av: Leder.. Styret har avholdt 4 møter i 2014, og ellers hatt god kontakt på e-post og trening. Året som gikk: Aktivitet Året 2014 har vært svært spennende for TSI Undergruppe Medlemmer (Vi var X medlemmer i 2014, økt medlemsmasse med 4 stk fra fjoråret) Treninger med godt oppmøte Arrangementer/Turneringer/Mesterskap/Turer etc Styret sendte 2 medlemmer til strategikurs og 1 trenerkurs. Deltok på EXPO med stand. Planer for året 2015 Medlemsmasse? Rekruttering? Aktivitet? Arrangement, mesterskap, kurs? Innkjøp av utstyr? Sponor? Annet? Utstyr Utstyrsliste per 1.1.2015 o 8 baller, 3 mål, 18 drakter, 10 drikkeflasker Med vennlig hilsen Leder TSI [Undergruppe]
Årsregnskap 2014 for TSI Undergruppe Resultatregnskap (PDF Resultatregnskap detaljert, periode 1-13 2014) Viser resultatregnskapet for 2014, resultatregnskap 2013 og budsjett 2014 i tre kolonner side om side. Dette for å sammenligne økonomisk utvikling i forhold til fjoråret, og i forhold til budsjett som var grunnlaget for tildeling av midler. Utklipp av eksempel på resultatregnskap (hele rapporten er ikke med):
Balanse (PDF Balanse detaljert, periode 1-13 2014) Viser bl.a. beholdning på bankkonto (1930) og eventuelt kontantkasse (1910) o Disse skal være avstemt for hver måned før neste periode føres. Det vil si at rapportene tas ut etter at hver måned er bokført, og beløpet på disse regnskapskontoene skal tilsvare beløpet på kontoutskriften siste dato i den aktuelle måneden, og kontantbeløp i kassen siste dato den aktuelle måneden. Viktig! Balansen viser hvordan eiendelene er disponert. Utklipp av eksempel på balanse (hele rapporten er ikke med):
Noter til årsregnskapet 2014 TSI Undergruppe Note 1 Regnskapsprinsipper Regnskapet er utarbeidet i henhold til Regnskap- og Revisjonsbestemmelser for små organisasjonsledd tilsluttet Norges idrettsforbund og olympiske paralympiske komité. Inntektene er bokført i den perioden de er inntjent, og utgiftene er bokført i den perioden de er påløpt. Valutaen Norske Kroner (NOK) er brukt i utarbeidelsen av årsregnskapet. Det er ingen endringer av regnskapsprinsipper ift fjoråret. Note 2 Driftsinntekter Post 3444 Tilskudd fra Hovedstyret: Feilføring, vi fikk 16400,-. Korrigert i januar 2015. Post XXXX Sponsorinntekter: Høyere enn budsjettert. Vi fikk en god avtale med XXL. Kommenter feilføringer, avvik og store forskjeller fra tidligere år og budsjett. Hold det kort og to the point. Det skal komme fram hva som er egentlig status på posten ved avvik. Note 3 Driftskostnader Post XXXX Kostnad Turnering: Vi deltok på 1 turnering mindre enn budsjettert. Valgte derfor å søke omdisponering av tilskudd fra TSI, og holdt kurshelg i stedet. Post XXX Kurs er dermed også 5600 kr høyere enn planlagt. Kommenter feilføringer, avvik og store forskjeller fra tidligere år og budsjett. Hold det kort og to the point. Det skal komme fram hva som er egentlig status på posten ved avvik. Note 4 Resultat Overskudd eller underskudd? Skyldes resultatet feil i regnskapet, eller spesielle årsaker? Er resultatet reelt, eller kommer det kostnader senere som hører til året og ikke er bokført? Obs! Penger igjen på konto skal redegjøres for. Dette blir tatt med i beregning av midler for neste år. Note 5 Eiendeler Balansen viser hvordan eiendelene er disponert. o Redegjørelse for bank og kasse. o Her skal alle poster kommenteres kort. o Husk å redegjøre for eventuelle midler igjen på konto. Dette vil regnes som TSIs midler sentralt med mindre det ligger spesielle omstendigheter til grunn som er redegjort for. Signert Kasserer TSI Undergruppe Husk! Det er forskjell på undergruppenes størrelse og aktivitet. Bruk skjønn. Har undergruppa 12 bilag, og et ryddig regnskap, kan det holde med generell kommentar til regnskapet og eventuelle spesifikke merknader. Er undergruppa stor, har mye aktivitet / mye midler / mange bilag vil det være nødvendig å gå systematisk til verks med kommentarer. Alle feilføringer og avvik skal kommenteres og redegjøres for korrigering.
Budsjett 2015 TSI Undergruppe Budsjettet leveres enklest gjennom å registrere det i Mamut og levere det som rapporten resultatregnskap detaljert for perioden 1-13, regnskapsår 2015. Budsjettet vil da vises i høyre kolonne, og er lett å sammenligne med regnskapspostene. (Hvis det skjer endringer i budsjett, kan dette enkelt redigeres i Mamut senere). Budsjettet bør settes opp etter de aktuelle regnskapspostene dere bruker i Mamut, da dette gir et felles system for undergruppene og enklere vurderingsgrunnlag for tildeling av midler. Dette kan også gjøres i Excel / Word om dere av noen årsak ikke vil levere i Mamut. Annet skjematisk oppsett kan redegjøres for i tillegg, i søknad om ordinære midler eller kommentar til budsjett.
Kommentar til budsjett 2015 TSI Undergruppe Her skriver dere ryddige og kortfattede kommentarer til budsjettpostene. Dette er vedlegg til søknad om ordinære midler. Det er ikke uvanlig at det skjer endring av budsjett i løpet av året, men det er planen for året her og nå som er utgangspunktet og bør kommenteres. Dersom det skjer endringer underveis i året, skal dette meldes fra om. Det vil si: Dersom dere har søkt og fått innvilget 10 000 kroner i støtte til et spesifikt mesterskap, men velger å ikke dra står dere ikke fritt til å disponere 10 000 kroner til noe helt annet.
Søknad om ordinære midler 2015 for TSI Undergruppe Søknaden er Hovedstyrets viktigste hjelpemiddel under fordeling av tilskudd. Husk også at en godt gjennomarbeidet søknaden vil i aller høyeste grad være til gruppens egen fordel. Søknaden bør kunne så for seg selv, uten at man må lese årsmelding og evt. andre dokumenter for å forstå innholdet. Et unntak er budsjettet med dets tilhørende kommentarer. Dette innebærer å redegjøre kort og konsist for historikk, planer for året, medlemmer. Det bør framgå tydelig hva de forskjellige midlene skal brukes til: o o o Sørg for et ryddig oppsett Vis tydelig beløpet dere søker om. Hold dere innenfor fordelingsnøkkel. Husk: Dere kan kun legge til grunn budsjettposter med tilskudd fra Hovedstyret innenfor de utgiftsposter TSI støtter. Dette skal spesifiseres. Det vil si at en søknad av typen: «Vi har budsjettert med 50 000 i inntekter og 80 000 i utgifter. Vi søker TSI om 30 000» vil ikke bli innvilget. Hvis undergruppen ikke formulerer hvordan de skal disponere midlene de søker om i henhold til TSI retningslinjer, kan vi heller ikke tildele midlene. Tenk gjennom hva som er sannsynlig aktivitet i året som kommer, hva dere har mulighet til å søke om, og hva dere faktisk trenger. Vis initiativ til å generere alternative inntekter selv gjennom dugnad, sponsoravtale, grasrot. PS! Det er friluftsåret 2015 i år, og vi tar imot initiativ til aktivitet i denne forbindelse!