Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Postboks 4710 Sluppen, 7468 Trondheim Sentralbord: 73 19 90 00 Besøksadresse: E. C. Dahls g. 10 Saksbehandler Innvalgstelefon Vår dato Vår ref. (bes oppgitt ved svar) Berit Hågensen 73 19 91 85 28.06.2012 2012/1992-621 Oppvekst- og utdanningsavdeling Deres dato Deres ref. Hemne kommune Trondheimsvegen 1 7200 KYRKSÆTERØRA Oversendelse av foreløpig rapport - landsomfattende tilsyn med barneverntjenesten Vedlagt følger foreløpig rapport etter gjennomført landsomfattende tilsyn med barneverntjenesten. Fylkesmannen ber om eventuell tilbakemelding innen 10.08.2012 før endelig rapport ferdigstilles. Med hilsen Lasse Arntsen (e.f.) Berit Hågensen utdanningsdirektør seniorrådgiver Dette dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ingen signatur. Embetsledelse og Kommunal- og Oppvekst- og Sosial- og Landbruk og Miljøvernadmlnlstrasjonsstab beredskapsavdeling utdanningsavdeling helseavdeling bygdeutylkling avdellng Telefon 73 19 90 00 73 19 90 00 73 19 90 00 73 19 90 00 73 19 90 00 73 19 90 00 Telefaks 73 19 91 01 73 19 91 01 73 19 93 51 73 19 93 01 73 19 91 01 73 19 91 01 E-post: postmottak@fmst.no Internett: www.fylkesmannen.no/st Organisasjonsnummer: 974764350
Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Rapport fra tilsyn med barneverntjenesten ved Hemne kommune, barneverntjenesten for Hemne og Snillfjord Virksomhetens adresse: Trondheimsvegen 1, 7200 Kyrksæterøra Tidsrom for tilsynet: 29.02.2012 - Kontaktperson i Barnevernleder Mona Forren virksom heten: Sammendrag Denne rapporten beskriver de avvik sorn ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder: 1. Gjennomføring av undersøkelser, jf. barnevernloven 4-3 Herunder følgende undertema: Sikrer kommunen: at det gjennomføres en tilstrekkelig undersøkelse barns rett til medvirkning i undersøkelsen at det er foretatt en konkret og individuell vurdering før undersøkelsen konkluderes 2. Evaluering av hjelpetiltak for hjemmeboende barn, jf. barnevernloven 4-5. Herunder følgende undertema: Sikrer kommunen: at det foretas en tilstrekkelig evaluering barns rett til medvirkning i evalueringen at det er foretatt en forsvarlig vurdering før evalueringen avsluttes 1
Det ble gitt følgende avvik: Hemne kommune sikrer ikke at undersøkelser gjennomføresitråd med krav i lov og forskrift i alle saker. Hemne kommune sikrer ikke at hjelpetiltak for hjemmeboende barn evalueres i henhold til krav fastsatt i lov og forskrift i alle saker. Dato: 28.06.2012 Berit Hågensen Jostein Magne Krutvik revisjonsleder revisor 2
Innhold Sammendrag 1 Innledning 4 Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold 4 Gjennomføring 5 Hva tilsynet omfattet 5 Funn 5 Regelverk 7 Vurdering av kommunens internkontrollsystem 7 Dokumentunderlag 9 Deltakere ved tilsynet 9 3
1. Innledning Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Hernne kommune i perioden 29.02.2012 -. Tilsynet innr som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende ar og er en del av et landsomfattende tilsyn med barneverntjenestene i kommunene i 2012. Tilsynet er initiert av Statens helsetilsyn. Alle fylkesmannsembeter skal gjennomføre tilsyn i minst tre kommuner i inneværende år. Temaene er like for samtlige kommuner. Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med barnevernstjenesten etter lov om barneverntjenester 2-3, fjerde ledd. Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om: hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser. Rapporten omhandler avvik som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift 2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold Hemne kommune og Snillfjord kommune har felles barneverntjeneste. Hemne kommune er vertskommune og barneverntjenestens kontor er plassert på Kyrksæterøra, som er kommunens tettsted. Den interkommunale tjenesten startet opp i oktober 2005. Barneverntjenesten har fra 01.04.2012 i alt 5 saksbehandlere, inklusiv barnevernleder og en sekretær. Barnevernleder rapporterer direkte til rådmannen. Kommunen har i en periode i 2011 hatt redusert bemanning i barneverntjenesten. Kommunen fikk tildelt 50 % stilling gjennom statlig satsing og de ble tildelt kompetansemidler. Bemanningssituasjonen er stabil, og flere har lang erfaring i barneverntjenesten. Hemne kommune har i alt 4.200 innbyggere og Snillfjord kommune har 981 innbyggere. Det er et asylmottak i Hemne kommune, hvor det bor barnefamilier. 4
3. Gjennomføring Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter: Revisjonsvarsel ble utsendt 29.02.2012. Åpningsmøte og intervjuer ble gjennomført 03.05.2012, i alt fem personer ble intervjuet. Sluttmøte ble avholdt 15.05.2012. 4. Hva tilsynet omfattet Det ble ført tilsyn med to hovedtema: Om kommunen sikrer at barnevernundersøkelser gjennomføres i tråd med lov og forskriftskrav. Det ble sett på om kommunen gjennomfører tilstrekkelige undersøkelser som sikrer barna nødvendig hjelp og omsorg til rett tid, og om det blir foretatt konkrete og individuelle vurderinger før undersøkelsene konkluderes. Om kommunen sikrer at hjelpetiltak til hjemmeboende barn evalueres i tråd med lov- og forskriftskrav. Det ble sett på om kommunen foretar tilstrekkelige og nødvendige evalueringer av barnas situasjon og om det foretas forsvarlige vurderinger før evalueringene avsluttes. For begge tema ble det spesielt sett på om barnas rett til medvirkning ble sikret. 5. Funn Det ble gitt følgende avvik: 1. Hemne kommune sikrer ikke at undersøkelser gjennomføres i tråd med krav i lov og forskrift i alle saker. Avvik fra f I ende lov- o forskriftskrav: Bvl 6-4, første ledd som sier at opplysninger så langt som mulig skal innhentes i samarbeid med den saken gjelder eller slik at vedkommende har kjennskap til innhentingen. Bvl 6-3, beskriver barns rettigheter under saksbehandlingen og sier at et barn som er fylt 7 år, og yngre barn som er i stand til å danne seg egne synspunkter, skal informeres og gis anledning til å uttale seg før det tas avgjørelse i en sak som berører han eller henne. Bvl 6-3, andre ledd sier at et barn kan opptre som part i en sak og gjøre partsrettigheter gjeldende dersom det har fylt 15 år og forstår hva saken gjelder. Bvl 4-3, andre ledd som sier at undersøkelsen ikke skal gjøres mer omfattende enn formålet tilsier. 5
Byl 6-1, første ledd som sier at forvaltningsloven gjelder med de særregler som er fastsatt i barnevernloven, det setter blant annet krav til skriftlighet i undersøkelsesarbeidet. Forvaltningsloven 11 d og ulovfestede regler om god forvaltningsskikk angående krav om løpende dokumentasjon i saksbehandlingen. Bv1 2-1, første ledd om kommunens plikt til å ha internkontroll og forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester 4. Avviket b er å f I ende observas'oner: Det er ikke rutine som sikrer at det gis skriftlig samtykke fra partene i en barnevernssak for innhenting av informasjon fra andre instanser. Det sørges ikke for at partene i barnevernsaken blir informert om hva det faktisk skal innhentes opplysninger om. Det praktiseres ikke at barn som har partsrettigheter gir samtykke til innhenting av opplysninger og de blir ikke alltid informert når opplysninger innhentes. Barn blir ikke alltid informert og gjort oppmerksom på hvorfor barneverntjenesten undersøker saken. Det sikres ikke at barn blir gitt anledning til å uttale seg før det tas en avgjørelse som angår han eller henne. Det innhentes mange og detaljerte opplysninger i undersøkelsene. Ved avslutning av undersøkelsene kom det i mindre grad fram en vurdering av barnets totale behov ut fra de opplysninger som ble innhentet. Det finnes ikke rutiner for hva som skal dokumenteres i en undersøkelse, det er ulikt hva som dokumenteres og hvordan det dokumenteres. Relevante og nødvendige opplysninger og vurderinger dokumenteres ikke fortløpende. De barnevernfaglige vurderinger som er foretatt er mangelfullt dokumentert. 2. Hemne kommune sikrer ikke at hjelpetiltak for hjemmeboende barn evalueres i henhold til krav fastsatt i lov og forskrift i alle saker. Avvik fra f I ende lov- o forskriftskra Byl 4-5 om oppfølging av hjelpetiltak sier: "Når hjelpetiltak vedtas, skal barneverntjenesten utarbeide en tidsavgrenset tiltaksplan. Barneverntjenesten skal følge nøye med på 6
hvordan det går med barnet og foreldrene og vurdere om hjelpen er tjenlig, eventuelt om det er nødvendig med nye tiltak, eller om det er grunnlag for omsorgsovertakelse. Tiltaksplanen skal evalueres regelmessig." Bvl 6-3 beskriver barns rettigheter under saksbehandlingen og sier at et barn som er fylt 7 år, og yngre barn som er i stand til å danne seg egne synspunkter, skal informeres og gis anledning til å uttale seg før det tas avgjørelse i en sak som berører han eller henne. Bvl 6-1, første ledd som sier at forvaltningsloven gjelder med de særregler som er fastsatt i barnevernloven. Bvl 2-1, andre ledd om kommunens plikt til å ha internkontroll og forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester 4. Avviket b er å f I ende observas'oner: Flere tiltaksplaner er ufullstendig utfylt. Det foreligger eksempler på tiltaksplaner med generelle målsettinger, og der det mangler konkrete tidspunkt for evaluering. Skriftlig prosedyre for oppfølging av hjelpetiltak er mangelfull. Det er ikke retningslinjer for hvilke vurderinger som er nødvendige og tilstrekkelige i evalueringen av hjelpetiltak på evalueringstidspunktet. Det er ikke rutiner for at foreldre, barn og samarbeidspartnere tas med i utarbeidelse av tiltaksplanen eller evaluering av tiltaket. Det er bare unntaksvis dokumentert at det er gjennomført en samlet oppsummering og barnevernfaglig vurdering av om tiltakene var hensiktsmessig sett i forhold til barnets og familien sitt hjelpebehov. 6. Regelverk FNs barnekonvensjon om barnets rettigheter Lov om barneverntjenester Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker Forskrift om internkontroll i barneverntjenesten 7. Vurdering av kommunens internkontrollsystem Det er i barnevernloven 2-1, andre ledd og forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester et krav om at kommunen skal ha et system for internkontroll. Kommunen skal gjennom systematisk styring og kontinuerlig forbedringsarbeid planlegge, utføre, evaluere og korrigere virksomheten, slik at barneverntjenesten er i samsvar med krav i regelverket. Det vises til internkontrollforskriften 4, første ledd: "Internkontroll skal tilpasses barneverntjenestens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold og 7
ha det omfang som er nødvendig for å etterleve krav fastsatt i eller i medhold av lov om barneverntjenester." Innholdet i internkontrollen er presisert i 4, andre ledd, bokstav a-h. Kommunens internkontroll i forhold til de to tilsynsområdene ble vurdert. Tilsynet har undersøkt om kommunen gjennom sine styringstiltak og internkontroll sikrer at undersøkelser og evaluering av hjelpetiltak til barn som bor hjemme utføres innenfor rammene av barnevernloven 4-3, 4-5 og 6-3. Kommunen har et kvalitetssystem som barneverntjenesten i likhet med alle enheter skal rapportere på og er en del av. Barneverntjenesten skal starte opp med elektronisk rapportering innen 01.06.2012. Barnevernleder rapporterer direkte til rådmannen på indikatorer som er sammenfallende med barneverntjenestens halvårsrapportering til Fylkesmannen. Det er et rapporteringskrav om avviksmeldinger i kvalitetssystemet. Kommunen har ikke en plan for hvilken kompetanse barneverntjenesten har behov for og hva den enkelte saksbehandler trenger. Barneverntjenesten har ukentlige saksmøter som leder er ansvarlig for. Det er laget et system for at alle saker skal være gjennomgått i et saksmøte i løpet av en måned. Leder informerer de ansatte om lovendringer med mer, og de ansatte har ansvar å holde seg oppdatert. De ansatte har ingen rutine eller erfaring på å melde avvik/lovbrudd. Alt som angår saksbehandling tas opp i ukentlige saksbehandlingsmøter, og det blir etter hvert utarbeidet nye prosedyrer for flere områder. Barneverntjenesten har utarbeidet skriftlige rutiner for gjennomgang og avslutning av undersøkelse og oppfølging av hjelpetiltak etter endt undersøkelse. Disse rutinebeskrivelsene var ufullstendige og ga lite beskrivelse av hvordan arbeidet skal gjennomføres i praksis og om praksisen sikrer at regelverket følges. Tilsynet så at praksis på noen områder ikke var i samsvar med de skriftlige rutinene. Dette kan være et resultat av manglende dokumentasjon eller ufullstendig dokumentasjon i sakene. Barnevernleder og saksbehandlere er kjent med at saksbehandling ikke blir dokumentert tilstrekkelig og godt nok, til tross for det blir ikke praksisen korrigert og endret. Videre er det kjent for barneverntjenesten at mange tiltaksplaner er ufullstendige, uten at det blir rettet opp og forbedret. Barneverntjenesten setter ikke i gang tiltak for å rette opp og forebygge fortsatt svikt på dette området, det vises til forskriften 4, andre ledd, bokstav g. Barnevernsleders rapportering om avvik og måltall til kommuneledelsen samsvarer med rapportering til Fylkesmannen. Kommuneledelsen vil dermed ikke motta avviksmeldinger knyttet til andre områder. Den årlige samtalen med kommuneledelsen vil imidlertid fange opp de andre forhold. Fylkesmannen mener at det er viktig at alle avvik følges opp raskt og at det settes inn tiltak for rette opp situasjonen. 8
Tilsynet ser at barneverntjenestens internkontroll ikke er tilstrekkelig innarbeidet i kommunens kvalitetssystem. Avviksrapportering er begrenset, da det meldes på enkelte kriterier til kommuneledelsen. Ansatte har heller ikke en felles forståelse hva som skal meldes av avvik og til hvem. 8. Dokumentunderlag Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen: Organisasjonskart for barneverntjenesten Beskrivelse av kommunens internkontroll og kvalitetssystem Oversikt over ansatte i barneverntjenesten Prosedyrebeskrivelser for: gjennomgang av undersøkelser, avslutning av undersøkelser oppfølging av hjelpetiltak Liste over hjelpetiltak for hjemmeboende barn Kopi av 11 saksmapper for undersøkelser Kopi av 8 saksmapper for oppfølging av hjelpetiltak Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket: Ny rutinebeskrivelse Møtereferat fra tirsdagsmøter 9. Deltakere ved tilsynet I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte o over hvilke ersoner som ble interv'uet. Navn Funks'on stillin Å nin smøte Interv"u Sluttmøte Torger Aarvaag Rådmann X x Oddbjørn Berg Kommunalsjef x Bengt Olaf Aune Kommunalsjef helse, Snillfjord x Mona Forren Barnevernleder X X x Marita Stallvik Barnevernkonsulent X Signe Helland Sekretær X x x Eva Nielsen Barnevernkonsulent X X X Anne J Rodal Barnevernkonsulent X X X Arnhild Fagerhaug Barnevernkonsulent X X x Fra tilsynsmyndighetene deltok: Jostein Magne Krutvik og Berit Hågensen, med sistnevnte som revisjonsleder 9