Hva skjer i departementene? Utfordringer og utviklingsbehov Innlegg på Forvaltningskonferansen v/seniorrådgiver Dag Solumsmoen, Difi
Hva skjer i departementene? Hvilke utfordringer står departementene overfor i årene framover? Hva kan gjøres for å forberede seg på å møte utfordringene? Noen fakta om utviklingen fra ca år 2000 Departementet som organisasjon
Metode og datagrunnlag Egeninitiert prosjekt Bred intervjurunde - 38 informanter - dep.råder, e.sjefer, kom.sjefer, etatssjefer, politisk ledelse Drøftet med referansegruppe underveis Presentert for adm.sjefers nettverk Mye foreliggende materiale Grunnlag for generalisering? Ambisjon: Reise problemstillinger
Endringer eksternt siden år 2000 Mediepågangen øker Mer forvaltningsrevisjon: nå 110 årsverk Skriftlige sp. og interpellasjoner tredoblet Flere Dok.8-forslag, færre sp.timespørsmål Økt antall innsynsbegjæringer (OEP) Økte krav til faglige og administrative støttefunksjoner
Endringer siden ca år 2000 Oppgaver ført ut -15% flere dep.ansatte Nær fordoblet antall ansatte i komm.enhetene Litt flere (104) og litt større dep.avd. (42) Færre lederstillinger på lavt nivå Alternativ organisering i 19 dep.avd. Mer bruk av staber og ass.dep.råd Noe mer funksjonsbasert organisering
Departementets hovedfunksjoner Politikkutforming Faglig forberedelse/utdyping av politikken Politikkformidling Håndtere medieoppslag, gjøre fag og politikk til nyhetsstoff, bistå med politikklansering Politikkgjennomføring Etatsstyring/eierstyring Myndighetsutøvelse mv.
Ni sentrale problemstillinger vurdert på grunnlag av opplevde utfordringer:
Sekretariatsrollen en suksess, men.. Frigjort kapasitet profesjonelt sekretariat Men det oppstår nye utfordringer.. går i retning av et politisk sekretariat Politikkformidling tar stadig mer plass Økende tempo mer kortsiktighet Konsekvenser for styring, faglighet, nøytralitet?
Politikkformidling trumfer mål- og resultatstyring? Tese: Styre i stort og for øvrig delegere Men: Mediepress for å få statsråden til å gripe inn Fristende for statsråden å framstå som handlekraftig Kan risikere Varierende/uforutsigbar ansvarsdeling? Defensivt embetsverk? Mer detaljert regelverk og flere rapportkrav?
Fagligheten under press? Kapasitet? Hyppige, kortsiktige oppdrag vs. langsiktighet/analyse. Etatsstyring skvises? Fagkompetanse? Form mer enn faglig innhold? Fagoppgaver settes ut Faglig integritet? Gi råd uavhengig av Men: statsrådens politiske kontekst Faglige utredninger innsnevres for raskt?
Nøytraliteten under press? Norm: Lojalitet til statsråd som dep.sjef, ikke som partipolitiker Praksis nå: Lojalitet til statsråd som politiker (men ikke partipolitiker) Mulig å skille? Lojaliteten utvidet, men overførbar?
Samordning et iboende problem? Stort problem - Håndteres bedre nå? Individuelt statsrådsansvar et problem? Sektorovergripende utfordringer kan kreve større samordningsevne Mindre selvstendighet for enkeltdep.? Styrke SMKs samordningsrolle ytterligere? Tverrgående IKT-løsninger utfordrer sektordelt styring. Viktig premiss for effektivisering
Mye kritikk og kontroll for lite innovasjon? Jakt på feil og mangler (mediene, Riksrevisjonen) Frykt for å gjøre feil - Økt vekt på kontroll, Fokusering på avvik på enkeltområder kan svekke helhetstenkning Kan risikere Unngår klare målformuleringer for å unngå kritikk? Unnlater å søke innovative løsninger?
Økt åpenhet både belastning og mulighet Vanskelig å holde noe u.off. selv når det er legitimt Muntlighetskultur i embetsverket? Kontroversielle forslag blir ikke utredet? Åpenhet i politikkutforming bidrar til kunnskapsgrunnlag og legitimitet IKT åpner nye muligheter
Kompetanse og ledelse tilpasset utfordringene? Sekr.rollen gjør embetsverket til regissør av utredningsprosesser? Trenger kompetanse på bestillerrollen og på strategi (bl.a. IKT-strategi) og organisering Personalfunksjonen på vei mot et mer strategisk perspektiv på de menneskelige ressursene? Kultur og holdninger bør endres med tanke på helhetstenkning og mer fleksibel ressursdisp.
En struktur for fleksibilitet? Byråkratisk grunnstruktur intakt med få modifikasjoner (teamorganisering). Mange tilpasninger innenfor grunnstrukturen lite regulert av formelle prosedyrer Har stillingsvekst lettet presset på grunnstrukturen? Grunnstrukturen kan komme under økende press pga økende samordningsutfordringer
Hvordan er departementene rustet til å møte utfordringene? Profesjonalisering og standardheving Høy fagkompetanse Embetsverkets rolleforståelse Stort engasjement Tydelige beslutnings- og ansvarslinjer Leveringsdyktig Interessante oppgaver
Ideer til vurdering Styrke grunnlaget for innovasjon og nytenking Styrke grunnlaget for analyse og langsiktighet Mer utprøving og evaluering Legge til rette for økt fleksibilitet Videreutvikle forholdet til direktoratene Utviklingsarbeid på personal og organisasjon Utnytte mulighet for fysisk tilrettelegging Rolleavklaring og opplæring
Grunnlaget for dette innlegget finner dere i Difi-rapport 2011:11: Hva skjer i departementene? Utfordringer og utviklingsbehov Takk for oppmerksomheten!