Reisepolicy hva hvorfor hvordan? Statlig reiseseminar, 8-9 september 2009 Eilert Steen Forfatter Prosjektittel 04.10.2009 1
Hva er en reisepolicy Sett med regler som styrer virksomhetens reiseaktivitet Må være forankret hos ledelsen Er ikke SPH og Statens særavtaler for reiser god nok? Er det ikke nok åsi: Ta toget! Eller: Ingen i vår virksomhet får fly Businessklasse! 04.10.2009 2
Hva er en reisepolicy (forts) Inngått rammeavtale med ett reisebyrå. Reisepolicyen mågi føringer om at dette skal benyttes Inngått forskjellige rammeavtaler (reisebyrå, flyselskap, hotell, kreditkort, leiebil etc). Reisepolicyen mågi føringer om at disse skal benyttes 04.10.2009 3
Hva er en reisepolicy (forts) Måtilføre noe mer enn det som allerede står i særavtalene Påstrekning X skal tilbyder Y benyttes fordi det er billigere enn åbenytte tilbyder Z Påovernatting i by A skal enten hotell B eller C benyttes fordi det er billigere enn åbenytte D eller E 04.10.2009 4
Hva er en reisepolicy (forts) Alle flyreiser skal bookes minst 14 dager før avreise på www.flymetothemoon.no Billigste tilgjengelige billett skal velges Dersom dette måfravikes, skal det godkjennes av ledelsen (forankring i ledelsen) 04.10.2009 5
Hva er en reisepolicy (forts) Reisepolicyen måvære lik for alle i virksomheten (vi er fra Norge) Skaper lite lojalitet nede i rekkene dersom ledersjiktet følger andre regler enn resten Reisepolicyen kan isteden gi føringer om forskjellige service-klasser basert på reisestrekning, som gjelder alle 04.10.2009 6
Hva er en reisepolicy (forts) Reisepolicyen måvære dynamisk og gjenspeile de kontinuerlige endringene i reiselivsbransjen Måfavne alle reiseforhold (kurérer, funksjonshemmede etc) Må ikke stride mot nasjonale HMS-krav (JAR- OPS/FAR) 04.10.2009 7
Hvorfor ha en reisepolicy Sett med regler som kan gi: Reduserte reisekostnader Flere reiser innenfor budsjettet Mer effektive reiser Mer forutsigbart reisebudsjett 04.10.2009 8
Reduserte reiseutgifter Forenkling av reisebestillingene (reisebyråløsningen). Reisebyrået finner de billigste løsningene Kanalisering av reisebehovet mot rammeavtaler med rabattvilkår (rammeavtale-løsningen). Den reisende finner selv de billigste løsningene ved åfølge virksomhetens reisepolicy Alle tilbydere er villige til ågi noe rabatt dersom de sikres lojalitet gjennom åvise til at virksomheten har en (oppegående) reisepolicy 04.10.2009 9
Flere reiser innenfor budsjettet Noen nødvendige reiser får man ikke gjennomført fordi reisebudsjettet sprekker Ved åha en god reisepolicy kan reiseutgiftene kuttes pr reise, og man kan reise mer Dette fører til økt oppslutning om virksomhetens reisepolicy 04.10.2009 10
Mer effektive reiser Reduserer unødig landligge pga krav til den reisende om bedre planlegging Sikrer tilpassede tjenester til virksomhetens behov ved eksempelvis krav om bruk av avtalehotell nær møtested 04.10.2009 11
Mer forutsigbart reisebudsjett Fordi samme reisemål vil fåomtrent samme kostnad, er det enklere ålage reisebudsjett basert påantall reiser Enklere åprioritere reisebehovet (i år kan vi reise fire ganger til Brussels og tre ganger til Washington, eller fem ganger til Brussels og én gang til Washington) 04.10.2009 12
Hva bør en reisepolicy inneholde Utgiver høyest mulig nivå(forankring i ledelsen) Hensikten med reisepolicyen Referanse til overordnede bestemmelser (SPH og særavtalene for reiser) Virkeområde hvem og hva den gjelder for Ansvar og myndighet Definisjoner Føringer om bruk av rammeavtale(r) Føringer om bruk av service-klasser på flyreiser Hvem kan gi unntak Implementeringsplan for nye rammeavtaler 04.10.2009 13
Hvordan utforme en reisepolicy Må være forankret hos ledelsen Ta med tillitsvalgte i prosessen Må stille rimelige krav som alle skjønner fornuften av Må gi føringer om bruk av rammeavtale(r) Unngåfallgruver som Det er totalforbud mot bruk av businessklasse i vår virksomhet Utgis av ledelsen 04.10.2009 14
Eksempel påtekst Bruk av 1. klasse, businessklasse og oppgradert økonomiklasse ifm flyreiser til utlandet nyttes normalt ikke. Dersom dette måfravikes, skal det forhåndsgodkjennes av leder Der virksomheten har rammeavtaler, skal disse benyttes. Dersom dette måfravikes, skal det forhåndsgodkjennes av leder 04.10.2009 15
Er Forsvaret best i statsklassen Dessverre, er vi nok ikke det Forsvarets reisepolicy har ikke vært oppdatert siden april 2007 For mange finner lure løsninger For mange flyr businessklasse For fåbenytter seg av militær innkvartering og administrativ forpleining 04.10.2009 16
Historikk Reglement i Skikk og bruk for offiserer Permisjonsdirektivet Bestemmelser for transporttjenesten i Forsvaret Fredsregulativene / SPH og særavtalene for reiser Forsvarets reisenorm Forsvarets personalhåndbok Forsvarets reisepolicy Lokale tillempinger for å omgå Forsvarets reisepolicy (uten å få kjeft ) 04.10.2009 17
Rammeavtaler og tilbydere 04.10.2009 18
04.10.2009 19
04.10.2009 20
Forsvaret som kunde... Hele landet Inndeling i kategorier Volum Reservasjonssystemer Ufrivillige reisevante... 04.10.2009 21
Forankring hos ledelsen 04.10.2009 22
Forankring hos ledelsen Policy Regelverk Informasjon 04.10.2009 23
Lojalitet til policyen Bookes av den enkelte Bookes sentralt 04.10.2009 24
Oppsummering Forankring hos ledelsen Policy & Bestemmelsesverk Bygge lojalitet gjennom informasjon Forankring hos ledelsen 04.10.2009 25
En god reise forlenger livet! Takk for oppmerksomheten 04.10.2009 26