Felles studentsystem Telefon: 22852738, Universitetet i Oslo Telefax: 22852970 Postboks 1086, Blindern E-mail: fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: www.fs.usit.uio.no Referat Møte i arbeidsgruppen for etter- og videreutdanning 19. januar 2011 Til stede: Jørund Jørgensen, UiT (ny) Bente Monsen, UiB Alan Belardinelli, UiO Oddbjørg Mikkelsen, NTNU Erik Bech, HVO Frøydis Aksnes, HIST Adelheid M. Huuse, Alen Milkovic, Knut Løvold, Øystein Ørnegård til stede + flere under EVUwebpres. Forfall: Julie Myhre Barkenæs, Stig Benserud, Tonje Irene Hansen, UIS Møteleder: Referent: Knut Løvold, Adelheid M. Huuse og Knut Løvold Dato: 19. januar 2011 Sist endret:
Dagsorden 0. Godkjenning av dagsorden 1. Godkjenning av referat fra 20.januar 2010 2. Presentasjon av nye EVU-web 3. Presentasjon fra UIB rundt bruk av EVU-modulen og EVU-web, erfaringer og ønsker 4. Saker fra NTNU 5. Status oppfølgingssaker 6. Eventuelt Side 2
0. Godkjenning av dagsorden Sakene som er lagt ut på nettsidene er sakene som var meldt inn fra i fjor. Ingen har derfor sett den innmeldte saken. Saken FS-10-018 er saken fra NTNU Meldt til eventuelt: Adelheid har et spørsmål/sak til eventuelt (karakterutskrift /samlerapport over avlagte kurs) Starter med sak 3. 1. Referat fra møte 20. januar 2010 Referatet var på høring og endringer tatt inn etter siste møte.- ingen ytterligere kommentarer 2. Presentasjon av ny EVU-web Videreutvikling av EVUweb vil bli tatt, sammen med vedlikehold og utvikling av de andre applikasjonene, samtidig som EpN er den prioriterte oppgaven. Knut skal passe på mht. det som skjer i andre applikasjoner som kan være interessant for EVUweb. Flere saker som er meldt inn tidligere vil bli tatt med i første sprint. Tilbudsstatus, handlekurv, betalingsløsninger vil tas opp senere. Grensesnittet og funksjonalitet ser er i hovedsak ikke endret etter omskriving, men noen endringer er kommet.. Innlogging er vesentlig annerledes. Det er gjort en del angående sikkerhet, bl.a. blir det gitt mindre informasjon tilbake ved feilinnlogging. Nye sikkerhetskrav til innlogging gjelder alle applikasjonene. Kan bruke både spørreskjema og kursspørsmål kommer opp som hver sin side, med spørreskjema først. Ønsker. Ønske om at begge Søk på dette kurset: -boksen er innenfor rammen til kursteksten. Enighet i gruppen om at det var ønskelig. Mulighet for i FSSYSYTEM å differensiere mellom e-poster som skal legges i kø og sendes i fellesutsendelser og e-poster som skal sendes direkte. Viktig at passord fra applikasjonene kommer fort til de som behøver det (særlig EVU). Co-adressen: bør være mer skjult. Sjelden noen har co-adresse, mange registrerer sin vanlige adresse i dette feltet ved en feil, siden dette feltet ligger øverst. Telefonnr hjem/mobil i stedet for to felt. Telefonnr. 1 og 2, men viktig å få skilt ut hva som er mobil ved sending av sms. Hvilket felt bør være obligatorisk, hva skal feltene hete? Mulighet for å gjøre et av feltene obligatorisk? Problemstillinger rundt telefonnr. i applikasjonene - løsninger må diskuteres videre også i de andre gruppene som jobber med utvikling applikasjonene. Kan vi sende sms til dette nr.? Ja/Nei. Eller liknende Skal ikke ta avsluttende vurdering må fjernes fra oversikten etter søknad forvirrende. Side 3
Nye funksjoner for foretakskurs. Ved foretaksregistrering mulighet for noe forhåndsregistrering ved registrering av søker? Stort sett motargumenter vil ikke ha. Ikke mulig å endre på personopplysningene etter at søknad er gjort av foretaksregistratorønske om mer funksjonalitet i Endre søknad. Mulighet for å endre personopplysninger. Hva skal man i tilfelle få lov til å endre? Farlig å la registrator få lov til å endre for mye. Endringer som tilbakeskrives i persontabellen og kan gjøres av en annen person er veldig skummelt. Datatilsyn og lignende. Det kan ikke åpnes opp for at særlig endringer kan gjøres av en foretaksregistrator. Registrering av statsborgerskap. Problematisk ved rapportering når det er ukjent statsborgerskap. Obligatorisk å registrere. Vil gjelde alle applikasjonene. Endre firma til arbeidssted. Når kommer den nye EVUweben: Knut presenterte testplan. Demoversjon etterpå som deltakerne i gruppa må teste og melde tilbake på. Viktig å få fram gode feilmeldinger i applikasjonen. Fra utviklersynspunkt:: hva gjorde man for å få en feil, helt nøyaktig. Knut skal beskrive i testplanen hvordan man skal skrive en feilmelding og hvordan det skal meldes inn. Knut sender ut testplan til deltakerne i gruppa. Se godt på alle tekstene i EVUweben Tidsperspektiv: kan testes i demo i løpet av februar, dvs. legges ut sånn at institusjonene kan teste det fra februar. Lenker i EVUweb lenke til kursbeskrivelse + bokmerke (hjelpefunksjonalitet). Kan kun være synlig på samme måte som tekstkoder. Alle hadde lyst på funksjonen. Bokmerkefunksjonaliteten fjernes. 3. Erfaringer fra UiB Startet møtet med denne saken.ved Bente Monsen. Visning av websider info hentes i stor grad fra FS. 9500 navn i EVUmodulen, de fleste går via web. Noen telefoner grunnet e-postadresse. UiT har mye henvendelser ang. e-postadressen. Erfaringsutveksling og diskusjon rundt felles problemstillinger. Diskusjon rundt fakturering og bruk av betalingsmodul mot økonomisystem. UiB har greid å redusere antall studieprogram innen EVU som de rapporterer på. Noen rapporteringsproblemer som har blitt meldt inn, finansieringstyper og studienivå. Erfaringsutveksling angående bruk av studieprogram hvor mange. Forskjellig praksis. Behov for å gjøre noe annerledes? Finansieringssprosenten må endres hver gang det rapporteres, dersom det er endringer. Kan det være mulig å legge tidskode på finansieringsprosenten? Side 4
Bruk og innkreving av sem.avgift for kursdeltakere. Varierer mellom institusjonene. UiB betaler en samlefaktura direkte til samskipnaden for disse og innkrever det på andre måter enn gjennom vanlig innkreving av semavgift via FS (setter fritak for sem.avgift i kursbildet). Forskjellige rutiner for innkreving av avgift og regnskapsføring (forskjellige systemer). Bruk av mangelbrev i FS432.001 (egendefinert). Mangler muligheter i EVU som finnes i opptaksmodulen og mangelbrev der. Dokstatus UiB har meldt inn ønske om å kunne formatere tekst på kursbeskrivelse (infotekster) som legges ved kursbevis, som en side 2. Dersom man kjører FS439.001 hvor dato for tildeling og opphør er utenfor når registerkort skrives ut, blir kursdeltakerne privatister på registerkortet. Funksjon som bør endres. Diskusjon rundt bruk av datoene i rapporten og studierettsperioder for kursdeltakerne. Forskjellig praksis. Eget felt for studierettsperide på kurset i kursbildet? UiB krever ikke inn GSK for å ta enkeltkurs (som må behandles), selv om de får studiepoeng (over 25 år, vedtatt av universitetsstyret UiB). Igjen forskjellig praksis hos lærestedene. Beskrivelser av ønskene må sendes inn via rutinen. Problem med endring av tidkode i FS439.001, rapporten kan velge feil semester. Feilen har oppstått etter nyttår. Ønske om at det står oppgitt i rutinen hvilket semester de er undervisningsmeldt. Viste fram tvangskjøring av oppdatering av tekster ut i applikasjonen (slik at man slipper å vente 30 min eller logge ut og inn i applikasjonen). URL en vil sendes ut med applikasjonen. Skal være mulig å kjøre både gammel og ny applikasjon samtidig ingen kollisjon. Både gammel og ny i testfasen. 4. Saker fra NTNU Litt av dette punktet tatt under pkt. 3. Automatisk generering av brukernavn/passord på foretaksregistrator, slik at det blir et felles system? Krav til passord til kursdeltakerne finnes heller ikke, bør det komme? Er en del jobb å lage en sånn funksjon for krav til sikre passord. Spørsmål rundt sikkerheten ved foretaksregistratorer/foretaksregistrering. Foretaksregistratorene bør være personlige brukere. Retting av feil små og store bokstaver ved vask mot folkeregisteret rettes dette opp på sikt. Navn og adresse, må diskuteres for alle applikasjonene. Emne og tekst i EVUweb: kan dette endres? Endre teksten på EVU_EKSAMENSEMNER Mulig å blanke ut teksten i sin egen base. Ønske om GSK-funksjonalitet tas videre på møtet om neste sprint. Side 5
E-postadresse to ganger (bekreft-funksjon), teknisk sett ikke så vanskelig å få til. Samme ønske når de skal endre brukerinfo. Problemet kan også løses ved tilleggstekst. Hvis mulig, ikke mulighet til å lime inn tekst i visse felt (bekrefte passord og bekrefte e- postadresse). UiO: maks antall deltakere problematikk (samme som sist år). Venteliste? Stengt etter et visst antall. Knut ønske om å legge inn en tilbudsstatus venteliste i EVUweben også. Ønkse om mulighet for å søke etter at kurset er fullt, blir satt på en venteliste (ventelistefunksjon). Manuell registrering av venteliste og ventelistenr. Opptatt-feltet erstattes med Tilbudsstatusfeltet i modulen? Mulighet for å sette V for de som skal stå på venteliste.knut skal ta det videre og se hvor avansert de ønskede funksjonalitetene er. 5. Eventuelt Det er ønskelig å få en rapport lignende karakterutskrift med oversikt over kurs en deltaker har tatt ved institusjoenen.: 6. Status oppfølgingssaker Institusjonene Nr Sak Ansvarlig Merknad U3/10 Se sak 1.2: Notatet Kontroll av antall oppmeldte i EVUweb tas opp ved egen Alle medlemmene Kun UiB med tilbakemelding institusjon. Tilbakemelding til før neste møte i EVUgruppen til møtet i EVU-gruppen. 20.01.10 U10/10 NTNU sender ut sin rutinebeskrivelse til alle NTNU Sendes på nytt medlemmene i gruppen U13/10 Geir Solli () sender over siste versjon av tekster i EVUweb til Volda, som påtar seg / HiVolda Flerspråklighet på plass i neste ansvaret med å oversette dem til nynorsk versjon av EVUweb. Nr Sak Ansvarlig Merknad U8/10 Fra UiB FS-10-017: Feltene Opptatt og Tilbud svar ønske om samme Er beskrevet funksjonalitet som i opptaksmodulen. for utviklerne, Beskrivelse av hvordan det avventer kan/skal/komme til å bli må utformes og kommentarer oversendes institusjonene. U11/10 Fra UiO under sak 5: Ønske om begrensning på antall deltakere/søkere som kan melde seg til enkeltkurs via EVU-web. U12/10 Betalingsløsninger i webapplikasjonene Dette må det jobbes mer med Større jobb som er lagt til webutviklerne. Side 6
U16/10 Fra UIO. Mulighet for saksbehandler å velge og få epostvarsel hver gang noen søker på et kurs, og kunne stenge for søknad når taket på antall deltakere er nådd (lik funksjonalitet som nettskjema). I første omgang ses på mulighet for cc elle bcc av påmeldingene Neste møte: Onsdag 18.01.2012 Side 7