Sakliste Oppdatert: 2011-10-14 BIBSYS Styremøte 2011-10-26 Sted: BIBSYS, Abelsgt. 5 Møtedato: 2011-10-26 Møtetid: 09.00 15.00 Til: BIBSYS Styre S-2011/24 Evaluering av styrets arbeid Saken er utsatt fra forrige møte - sakspapir vedlagt. S-2011/27 Referatsaker a) Referat fra styremøte 2011-09-01 Referat vedlagt. a) Referat fra møte i styringsgruppen for Biblioteksystemkonsortiet 2011-10-20 Sakspapir ettersendes. b) Referat fra møte i BIBSYS Kontaktutvalg 2011-10-25 Foreløpig referat blir delt ut på møtet. S-2011/28 Nytt biblioteksystem status Sakspapir vedlagt Unntatt offentlighet jfr 13 i Offentlighetsloven. S-2011/29 Tertialrapport 2. tertial 2011 Sakspapir vedlagt. 1
S-2011/30 Framtidig organisering av BIBSYS Driftssenter Sakspapir vedlagt. S-2011/31 Om BIBSYS deltakelse i Bibliotekmøtet 2014 Sakspapir vedlagt. S-2011/32 Søknad om deltakelse i Biblioteksystemkonsortiet Sakspapir vedlagt. S-2011/33 Eventuelt 2
Oppdatert: 2011 10-18 Til: Styremøte 2011-10-26 Saksdokument S-2011/24 Evaluering av styrets arbeid Med grunnlag i innspill fra styrets varamedlem, Petter Kongshaug, foreslås følgende punkter benyttet som et grunnlag for evaluering av styrets arbeid. Innholdet er noe omarbeidet og tilpasset BIBSYS organisasjonsform. Tema for evalueringen Hvordan fungerer styret? o o o Kompetanse o o Roller og adferd (i hvilken grad fungerer styret godt som et lag). Arbeidsform (møtefrekvens og varighet, møteledelse). Forhold til daglig leder og administrasjonen. Har styremedlemmene i sum god nok kompetanse, eller er det noe som savnes? Forventet utvikling i behov for kompetanse. Styrets fokus og oppgaver o o Evalueringsrapporten I hvilken grad har styret riktig fokus og er opptatt av de riktige oppgavene i henhold til vedtekter, øvrige bestemmelser og virksomhetens behov? I hvilken grad gir styrets vedtak tydelige nok styringssignaler, og i hvilken grad opplever styret at styringssignalene blir fulgt opp? Evalueringsrapporten skal inneholde følgende: 1. En kort beskrivelse av prosessen. 2. Temaer som styret ønsker å gjøre noe med, med tilhørende aksjonspunkter. 3. Status for aksjonspunktene fra punkt 2. Gjennomføring Styrets egenevaluering gjennomføres ved at det arrangeres en workshop i forbindelse med et styremøte der temaene ovenfor diskuteres. Basert på denne diskusjonen lager administrasjonen et utkast til evalueringsrapport som godkjennes av styret. Styrets egenevaluering gjennomføres regelmessig. 3
Saksdokument Oppdatert: 19. okt. 2011 Til: Styremøte 26. okt. 2011 S-2011/28 Nytt biblioteksystem status Unntatt offentlighet jfr. 13 i Offentlighetsloven. 4
Saksdokument Oppdatert: 19. okt. 2011 Til: Styremøte 26. okt. 2011 S-2011/29 Tertialrapport 2. tertial 2011 Rapport for 2. tertial følger vedlagt. Forslag til vedtak: Styret tar rapporten for 2. tertial til etterretning. Styreformannen gis følgende fullmakter: Overføre nødvendige midler fra Fellesaktiviteter til BIBSYS biblioteksystem før regnskapsavslutningen. Dette for at avsatte midler til konsulentbistand tilknyttet BIBSYS biblioteksystem på 2,2 mill. kr kan overføres til 2012. Overføre mindreforbruk fra BIBSYS ForskDok til BIBSYS Brage før regnskapsavslutningen. 5
Tertialrapport pr. august 2011
Innholdsfortegnelse 1 Innledning... 2 1.1 Organisasjon... 2 1.2 Om tertialrapporten... 2 1.3 BIBSYS totalt... 2 2 Fellesaktiviteter... 4 3 BIBSYS Biblioteksystem...5 3.1 Drift av BIBSYS Biblioteksystem... 7 3.1.1 Import av e-ressurser... 8 3.1.2 Applikasjonsdrift... 8 3.1.3 Teknisk drift... 9 3.2 Utvikling av BIBSYS Biblioteksystem... 10 3.2.1 Aktiviteter relatert til nytt biblioteksystem... 11 3.2.2 Aktiviteter relatert til dagens biblioteksystem... 11 4 Andre produkter... 12 4.1 BIBSYS ForskDok... 12 4.2 BIBSYS Brage... 14 4.3 BIBSYS Nettportal...15 4.3.1 Drift av BIBSYS Nettportal... 16 4.3.2 Utvikling av BIBSYS Nettportal... 17 5 BIBSYS tjenester... 18 1
1 Innledning 1.1 Organisasjon Innføring av nytt biblioteksystem har hovedfokus i 2011. Dette har innvirkning både på arbeidet internt i organisasjonen og på vårt samarbeid med de institusjonene som bruker BIBSYS Biblioteksystem. I 2011 har vi fortsatt arbeidet med å vurdere interne arbeidsprosesser med sikte på effektiviseringstiltak i alle ledd i organisasjonen. 1.2 Om tertialrapporten Tertialrapporten er bygd opp etter samme mal som virksomhetsplanen. Alle beløp er i hele 1 000 kr. 1.3 BIBSYS totalt Alle tall i 1000 kr BIBSYS TOTAL Budsjett 2011 Periodisert budsjett Regnskap Avvik periodisert budsjett og regnskap Avvik årsbudsjett og regnskap Overføring fra tidligere år 6 822 6 822 6 822-0 -0 Ordinær overføring fra KD 3 100 3 100 - -3 100-3 100 Ekstraordinær overføring fra KD 2 000 2 000 - -2 000-2 000 Fakturerbare inntekter 43 308 43 308 5 311-37 997-37 997 Interne inntekter NTNU - - 2 2 2 Andre inntekter - - - - - Sum inntekter 55 230 55 230 12 134-43 096-43 096 Investeringer produkter - - - - - Investeringer fellesaktiviteter 3 450 2 900 1 594 1 306 1 856 Sum investeringer 3 450 2 900 1 594 1 306 1 856 Lønn produkter 20 197 12 914 13 570-655 6 628 Lønn fellesaktiviteter 9 843 6 205 4 494 1 711 5 350 Sum lønn og sosiale kostnader 30 041 19 119 18 063 1 056 11 977 Drift produkter (driftskjøp, tjenester o.l) 4 781 3 777 592 3 185 4 189 Drift fellesaktiviteter (driftskjøp, tjenester o.l) 9 303 6 873 6 082 790 3 220 Sum drift 14 084 10 650 6 675 3 975 7 409 Reiser produkter 1 532 982 285 697 1 247 Reiser fellesaktiviteter 1 796 1 190 292 899 1 504 Sum reiser 3 328 2 172 576 1 596 2 751 Overføring NTNU 2 437 - - - 2 437 Overføring fra tidligere år (udisponert) 1 891 420-420 1 891 Sum andre kostnader 4 328 420-420 4 328 Sum kostnader 55 230 35 261 26 908 8 353 28 321 Resultat - 19 969-14 774-34 743-14 775 2
Inntekter totalt 12 134 55 230 55 230 Investeringer 3 450 2 900 1 594 Lønn 19 119 18 063 30 041 Kommentar: Drift 13 242 7 251 21 739-10 000 20 000 30 000 40 000 50 000 60 000 Budsjett Per. budsjett Regnskap For BIBSYS totalt er det ved utgangen av andre tertial et resultat på 14,774 mill. kr. Det negative resultatet skyldes manglende inntekter. Prognosen for 2011 indikerer et mindreforbruk på om lag 6,5 mill. kr. Hoveddelen av inntektene vil faktureres i løpet av tredje tertial. Analyser indikerer imidlertid inntektene vil bli om lag 1,0 mill. kr lavere enn budsjettert. Hovedårsaken til dette er at inntekter fra Nasjonalbiblioteket og fra kursvirksomheten vil bli lavere enn budsjettert. Påløpte kostnader er 26,908 mill. kr, mens budsjetterte kostnader for perioden er 35,261 mill. kr. Prognosen for 2011 indikerer et mindreforbruk på om lag 7,5 mill. kr. Investeringer forventes å bli om lag 0,5 mill. kr lavere enn budsjettert. Dette skyldes en generell prisnedgang i markedet på planlagte investeringer. Kostnader til drift og reiser vil bli om lag 5,5 mill. kr lavere enn budsjettert. Av dette kan drøyt 3,0 mill. kr tilskrives Biblioteksystemet, der 2,2 mill. kr skyldes at avsetning til konsulenttjenester fra OCLC ikke er brukt som planlagt. Disse midlene må overføres til 2012. Lønnskostnader forventes å bli om lag 1,5 mill. kr lavere enn budsjettert. En vesentlig årsak til lavere lønnskostnader er at ny direktør og leder for produkteierne ansettes senere enn budsjettert. I tillegg har det vært færre ansatte tilknyttet utviklerstilling enn budsjettert. Totalt sett synes økonomien å være under god kontroll. Forventet resultat for 2011 er noe lavere enn det som ble overført fra 2010 til 2011. Analysen videre vil imidlertid vise et betydelig overforbruk tilknyttet lønn på BIBSYS Biblioteksystem. I tillegg forventes det manglende inntekter tilknyttet oppdrag for Nasjonalbiblioteket, samt fra kursvirksomheten. Dette oppveies av lavere kostnader på andre områder. 3
2 Fellesaktiviteter Fellesaktiviteter Budsjett 2011 Periodisert budsjett Regnskap Avvik periodisert budsjett og regnskap Avvik årsbudsjett og regnskap Overføring fra tidligere år 2 206 2 206 2 206-0 -0 Fakturerbare inntekter - - - - - Inntekter fra indirekte kostn. (OH) 8 079 5 166 5 429 263-2 650 Inntekter fra driftsavgifter 16 544 11 085 11 140 55-5 404 Sum inntekter 26 829 18 457 18 775 319-8 054 Investeringer 3 450 2 900 1 594 1 306 1 856 Lønn 9 843 6 205 4 494 1 711 5 350 Drift 9 303 6 873 6 082 790 3 220 Reiser 1 796 1 190 292 899 1 504 Interne kostnader 2 437 - - - 2 437 Sum kostnader 26 829 17 168 12 462 4 706 14 367 Resultat - 1 289 6 314-4 387-22 421 Inntekter totalt 18 457 18 775 26 829 Investeringer Lønn 3 450 2 900 1 594 6 205 4 494 9 843 Drift 11 099 8 063 6 374-5 000 10 000 15 000 20 000 25 000 30 000 Budsjett Per. budsjett Regnskap Fellesaktiviteter har et resultat på 6, 314 mill. kr etter andre tertial. Som beskrevet under kapittel 1.3 forventes de totale lønnskostnadene for BIBSYS å bli lavere enn budsjettert. Dette vil isolert sett generere lavere inntekter til Fellesaktiviteter i form av overhead fra produkter og tjenester. Etter andre tertial er imidlertid situasjonen at det er brukt flere timer på produktene og tjenestene enn det som er budsjettert, noe som medfører at det likevel genereres høyere overheadinntekter til Fellesaktiviteter. Inntekter i form av driftsavgifter fra produktene og tjenestene er noe høyere enn budsjettert. Dette skyldes at BIBSYS ForskDok fortsatt er i drift. Investeringene under Fellesaktiviteter er om lag 1,3 mill. kr lavere enn periodisert budsjett etter 2. tertial. Prognosen for 2011 indikerer at investeringene vil bli om lag 0,5 mill. kr lavere enn budsjettert. Dette skyldes at BIBSYS oppnådde bedre pris enn forventet på deler av investeringene. 4
Kostnadene til lønn er lavere 1,7 mill. kr enn periodisert budsjett. Dette kan forklares med at personalressurser er brukt på BIBSYS Biblioteksystem i stedet for på Fellesaktiviteter. Kostnader til Drift og Reiser er om lag 1,7 mill. kr lavere enn periodisert budsjett, og forventes også å forbli betydelig lavere enn budsjettet. Dette skyldes generelle innsparinger. Totalt sett synes kostnadene til Fellesaktiviteter å være under god kontroll. Prognosen for 2011 indikerer et mindreforbruk på drøyt 4,5 mill. kr. 3 BIBSYS Biblioteksystem BIBSYS Biblioteksystem Budsjett 2011 Periodisert budsjett Regnskap Avvik periodisert budsjett og regnskap Avvik årsbudsjett og regnskap Overføring fra tidligere år 3 072 3 072 3 072 - - Ordinær overføring fra KD 3 100 3 100 3 100 - - Ekstraordinær overføring fra KD 2 000 2 000 2 000 - - Fakturerbare inntekter 36 048 36 048 132-35 917-35 917 Interne inntekter NTNU - - - - - Andre inntekter - - - - - Sum inntekter 44 220 44 220 8 303-35 917-35 917 Investeringer - - - - - Lønn 16 595 10 560 11 213-653 5 382 Drift 3 569 2 927 282 2 645 3 287 Reiser 1 171 745 235 510 936 Indirekte kostnader (OH) 6 638 4 224 4 565-341 2 073 Driftsavgifter 15 375 10 250 10 250-5 125 Udisponert overføring fra tidligere år 872 - - - 872 Sum kostnader 44 220 28 706 26 546 2 161 17 674 Resultat - 15 514-18 242-38 078-18 243 5
BIBSYS Biblioteksystem har et resultat på -18,242 mill. kr etter andre tertial. Inntektene er lavere enn periodisert budsjett, men forventes å komme inn i løpet av september. Lønnskostnader inkl. overhead utgjør 15,778 mill. kr, mot periodisert budsjett på 14,784 mill. kr. Differansen på om lag 1,0 mill. kr indikerer et betydelig overforbruk. Tidligere år har det vært overføringer fra BIBSYS Biblioteksystem til Fellesaktiviteter. BIBSYS foreslår derfor at disse to sees i sammenheng slik at et eventuelt underforbruk på Fellesaktiviteter kan brukes til å dekke inn et overforbruk på BIBSYS Biblioteksystem. Kostnader til drift og reiser er betydelig lavere enn periodisert budsjett. Dette skyldes hovedsakelig at disse kostnadene hittil har vært langt lavere enn det som ble antatt da budsjettet ble satt opp. Prognosen for 2011 indikerer et mindreforbruk på om lag 3,0 mill. kr. Av dette kan 2,2 mill. kr forklares med at avsetningen til konsulenttjenester fra OCLC ikke er benyttet. Det er ønskelig at denne avsetningen overføres til 2012, selv om dette kan medføre et merforbruk for Biblioteksystemet. 6
3.1 Drift av BIBSYS Biblioteksystem BIBSYS Biblioteksystem (D) Budsjett 2011 Periodisert budsjett Regnskap Avvik periodisert budsjett og regnskap Avvik årsbudsjett og regnskap Overføring fra tidligere år - - - - - Fakturerbare inntekter 25 174 25 174 - -25 174-25 174 Interne inntekter NTNU - - - - - Andre inntekter - - - - - Sum inntekter 25 174 25 174 - -25 174-25 174 Investeringer - - - - - Lønn 6 185 3 936 5 421-1 485 764 Drift 769 160 200-39 569 Reiser 371 236 85 151 286 Indirekte kostnader (OH) 2 474 1 574 2 168-594 306 Driftsavgifter 15 375 10 250 10 250-5 125 Udisponert overføring fra tidligere år - - - - - Sum kostnader 25 174 16 157 18 124-1 968 7 050 Resultat - 9 017-18 124-27 142-18 124 Inntekter totalt - 25 174 25 174 Investeringer Lønn inkl. OH - - 5 421 8 659 5 510 7 589 Drift 10 646 10 535 16 515-5 000 10 000 15 000 20 000 25 000 30 000 Budsjett Per. budsjett Regnskap Driften av BIBSYS Biblioteksystem har et resultat -18,124 mill. kr etter andre tertial. Dette skyldes manglende inntekter som vil bli fakturert i september. Lønnskostnader inkl. overhead utgjør 7, 589 mill. kr, mot periodisert budsjett på kr 5,510 mill. kr. Differansen på drøyt 2,0 mill. kr indikerer et betydelig overforbruk. 7
Driftskostnader er om lag som periodisert budsjett, mens reisekostnadene er betydelig lavere. Utestående faktureringer viser at driftskostnadene ved slutten av året vil være i tråd med budsjettet. Det er forventet at reisekostnadene vil være betydelig lavere en budsjettert ved slutten av året. Nedenfor følger en nærmere spesifikasjon over lønnskostnader på ulike driftsaktiviteter for BIBSYS Biblioteksystem. 3.1.1 Import av e-ressurser Budsjett Brukt Rest 1 685 1 070 615 Alle tall i 1 000 kr Rest 37 % Brukt 63 % Ved utgangen av andre tertial er det brukt 1,072 mill. kr av et budsjett på 1,685 mill. kr. Dette tilsvarer et forbruk på 63 pst. av avsatte lønnsmidler. Arbeidet med import av abonnements- og beholdningsdata for bibliotekenes e-ressurser har forløpt som planlagt. Lønnskostnadene er i overensstemmelse med periodisert budsjett. På grunn av en reduksjon av personalressursene til disse oppgavene i siste tertial, kan vi forvente at lønnskostnadene ved slutten av året vil bli noe lavere en budsjettert. 3.1.2 Applikasjonsdrift Budsjett Brukt Rest 1 500 1 829-329 Alle tall i 1 000 kr Brukt 122 pst. av budsjettet Ved utgangen av andre tertial er det brukt 1,829 mill. kr av et budsjett på 1,500 mill. kr. Dette tilsvarer et forbruk på 122 pst. av avsatte lønnsmidler. Det er et betydelig overforbruk i lønnskostnadene knyttet til applikasjonsdrift. Kostnadene knyttet til administrasjon inkl. sekretariatsfunksjon for konsortiets organer, vedlikehold/feilretting og brukerstøtte er omtrent like store og utgjør samlet 90 % av kostnadene. Kostnadene knyttet til brukerstøtte er stabile i perioden, mens vi mot slutten av perioden har hatt noe høyere kostnader til vedlikehold og feilretting enn forventet. Dette skyldes bl.a. nødvendige endringer og feilrettinger som følge av at Universitetsbiblioteket i Oslo ble samlet under en bibliotekkode i juni. Administrasjonskostnadene i andre tertial vært lavere enn årsgjennomsnittet. Dette skyldes ferieavvikling. Vi forventer stabile administrasjonskostnader resten av året, slik at vi totalt vil få et enda større overforbruk ved slutten av året. 8
3.1.3 Teknisk drift Budsjett Brukt Rest 3 000 2 522 478 Alle tall i 1 000 kr Rest 16 % Brukt 84 % Ved utgangen av andre tertial er det brukt 2,522 mill. kr av et budsjett på 3,000 mill. kr. Dette tilsvarer et forbruk på 84 pst. av avsatte lønnsmidler. Det er noe overforbruk i forhold til budsjett. Dette skyldes hovedsakelig at arbeidet med å sikre stabil drift av dagens biblioteksystem har vært noe mer krevende enn forventet. Flere feil i ny versjon av databasesystemet fra leverandøren har skapt problemer ved oppgradering. Det gjenstår fortsatt arbeid her og det forventes at det vil resultere i noe overforbruk også totalt for året. 9
3.2 Utvikling av BIBSYS Biblioteksystem BIBSYS Biblioteksystem (U) Budsjett 2011 Periodisert budsjett Regnskap Avvik periodisert budsjett og regnskap Avvik årsbudsjett og regnskap Overføring fra tidligere år 3 072 3 072 3 072 - - Ordinær overføring fra KD 3 100 3 100 3 100 - - Ekstraordinær overføring fra KD 2 000 2 000 2 000 - - Fakturerbare inntekter 10 874 10 874 132-10 743-10 743 Sum inntekter 19 046 19 046 8 303-10 743-10 743 Investeringer - - - - - Lønn 10 410 6 624 5 792 832 4 618 Drift 2 800 2 767 83 2 684 2 717 Reiser 800 509 150 359 650 Indirekte kostnader (OH) 4 164 2 650 2 397 253 1 767 Driftsavgifter - - - - - Udisponert overføring fra tidligere år 872 - - - 872 Sum kostnader 19 046 12 550 8 421 4 128 10 624 Resultat - 6 496-118 -6 615-119 Utvikling av BIBSYS Biblioteksystem har et resultat på -0,118 mill. kr etter andre tertial. Dette skyldes manglende inntekter som vil bli fakturert i september. Det har kommet en inntekt på kr 125 som følge av interne overføringer. Lønnskostnader inkl. overhead utgjør kr 8,189 mill. kr, mot periodisert budsjett på 9,274 mill. kr. Differansen på 1,085 mill. kr indikerer et betydelig underforbruk. Driftskostnader og reiser er betydelig lavere enn budsjett. Både nåværende og forventet underforbruk av driftskostnader knyttet til utvikling skyldes hovedsakelig at tjenester fra OCLC vil bli tatt i bruk senere enn antatt og at det ikke har vært behov for 10
eksterne konsulenttjenester. Det har også vært en betydelig lavere reiseaktivitet enn antatt. Det skyldes både at møter med OCLC hovedsakelig skjer via videokonferanser eller andre elektroniske hjelpemidler (Skype), og at reisekostnader for faggrupper har vært betydelig lavere enn forventet. Det er antatt at denne trenden vil fortsette ut året. Vi antar at kostnader til drift og reiser vil påløpe, men forskjøvet i tid i forhold til det som er budsjettert. Nedenfor følger en nærmere spesifikasjon over lønnsforbruket på ulike utviklingsaktiviteter for BIBSYS Biblioteksystem. 3.2.1 Aktiviteter relatert til nytt biblioteksystem Budsjett Brukt Rest 7 287 4 855 2 432 Alle tall i 1 000 kr Rest 33 % Brukt 67 % Ved utgangen av andre tertial er det brukt 4,855 mill. kr av et budsjett på 7,287 mill. kr. Dette tilsvarer et forbruk på 67 pst. av avsatte lønnsmidler. Mange ansatte har kontinuerlig kontakt med OCLC for å få avklart hvordan det nye systemet vil fungere og hvordan nasjonale tilpasninger kan realiseres. Vi har levert kravspesifikasjoner og brukerkrav og arbeider med å forsikre oss om at det er en felles forståelse av de oppgavene som må løses. Utviklingsarbeidet har enten vært konsentrert om oppgaver der problemstillingene er klarlagt, eller om oppgaver som er uavhengige av det nye systemet. Arbeidet med migrasjon av data har pågått lengst og er kommet lengst. Det er planlagt en første prøveleveranse av bibliografiske data til OCLC i slutten av året. Vi har også kommet langt med å legge til rette for at alle brukere av nytt biblioteksystem skal kunne bruke FEIDE. BIBSYS har nå blitt vertsorganisasjon for FEIDE, og ikke bare tjenesteleverandør. Faggruppen store linjer har gjennomført fire møter og det er planlagt to møter i tredje tertial. Vi tar også sikte på å opprette en faggruppe som skal utrede problemstillinger knyttet til emnedata. 3.2.2 Aktiviteter relatert til dagens biblioteksystem Budsjett Brukt Rest 3 123 937 2 186 Alle tall i 1 000 kr Rest 70 % Brukt 30 % Ved utgangen av andre tertial er det brukt 0,937 mill. kr av et budsjett på 3,123 mill. kr. Dette tilsvarer et forbruk på 30 pst. av avsatte lønnsmidler. Lønnsmidlene har blitt brukt for å få på plass endringer som er nødvendige, enten for å sikre at dagens biblioteksystem fortsatt skal være velfungerende, eller for å forenkle overgangen til nytt system. I all 11
hovedsak er dette arbeid som må gjøres for å sikre bevaring og migrasjon av bibliografiske data og autoritetsdata. 4 Andre produkter 4.1 BIBSYS ForskDok BIBSYS ForskDok Budsjett 2011 Periodisert budsjett Regnskap Avvik periodisert budsjett og regnskap Avvik årsbudsjett og regnskap Overføring fra tidligere år 844 844 844 - - Fakturerbare inntekter - - - - - Interne inntekter NTNU - - - - - Andre inntekter - - - - - Sum inntekter 844 844 844 - - Investeringer - - - - - Lønn 170 170 85 85 85 Drift - - - - - Reiser 20 20-20 20 Indirekte kostnader (OH) 68 68 34 34 34 Driftsavgifter 166 166 221-55 -55 Udisponert overføring fra tidligere år 420 420-420 420 Sum kostnader 844 844 341 503 503 Resultat - - 503 503 503 Inntekter totalt 844 844 844 Investeringer - - - Lønn inkl. OH 119 238 238 Kommentar: Drift 221 606 606-200 400 600 800 1 000 Budsjett Per. budsjett Regnskap 12
BIBSYS ForskDok har et resultat på 0,503 mill. kr etter andre tertial. Det er ikke budsjettert med andre inntekter enn overføring fra 2010. Lønnskostnader inkl. overhead utgjør 0,119 mill. kr mot periodisert budsjett på 0,238 mill. kr. Differansen på 0,119 mill. kr indikerer et underforbruk. Totale driftskostnader er om lag som periodisert budsjett, men driftsavgifter er høyere enn periodisert budsjett. Dette skyldes at det kun er budsjettert med drift av BIBSYS ForskDok i de første seks månedene av 2011 juli. Den planlagte stengingen av BIBSYS ForskDok 1. juli har blitt utsatt til årsskiftet. Årsaken er at Cristin ikke har fått på plass alle data fra BIBSYS ForskDok. Det vil derfor påløpe driftsavgifter for ytterligere seks måneder. Det er ikke kostnadsført reiser på BIBSYS ForskDok. En udisponert overføring fra 2010 gjør at avviket mellom periodisert budsjett og regnskap er høyere enn reelt. Driftsoppgaver hittil i år har omfattet administrasjon, brukerstøtte, informasjon, oppdateringer av institusjonsregisteret og personregisteret, konvertering av data, eksport av data, vedlikehold i form av feilrettinger og mindre funksjonsendringer og dialog med NSD om retting av feil i ITAR. Det har også vært dialog med Cristin om formatet for eksportfiler for publikasjonsdata. Utviklingsoppgaver hittil i år har omfattet forbedringer i listefunksjonene og ferdigstilling av en intern applikasjon for produksjon av eksportfiler til Cristin. 1. februar ble alle funksjoner for registrering og oppdatering av publikasjonsposter stengt. De øvrige funksjonene er fortsatt tilgjengelige. Arbeidet med overføring av eksportfiler til Cristin ble avsluttet 4. februar. Det ble produsert filer med publikasjonsdata for hver av de 51 brukerinstitusjonene. Samtidig ble det også eksportert data fra ForskDoks Personregister. Data i ForskDoks institusjonsregister ble eksportert allerede i september 2010 og det har blitt sendt oppdateringsmeldinger til Cristin ved alle endringer fram til 1. februar. I tredje tertial vil det kun påløpe utgifter til driftsavgifter og lønnsutgifter til administrasjon, brukerstøtte og informasjon. Det forventes et resultat på om lag 0,3 mill. ved årets slutt. Det foreslås at ubrukte midler fra 2011 overføres til BIBSYS Brage i budsjettet for 2012. Inntekten til BIBSYS ForskDok i 2011 er midler ForskDok-institusjonene betalte i årlig avgift i 2010. Disse institusjonene er i all hovedsak de samme som er deltagere i Bragekonsortiet. BIBSYS Brage vil i 2012 trenge midler til utvikling av effektive rutiner for overføring av metadata og fulltekstfiler fra Cristin til publiseringsarkivene. Ved å overføre overskuddet fra BIBSYS ForskDok til BIBSYS Brage, vil det ikke være nødvendig å øke den årlige avgiften de samme institusjonene betaler for å bruke BIBSYS Brage. 13
4.2 BIBSYS Brage BIBSYS Brage Budsjett 2011 Periodisert budsjett Regnskap Avvik periodisert budsjett og regnskap Avvik årsbudsjett og regnskap Overføring fra tidligere år 79 79 79 - - Fakturerbare inntekter 1 605 1 605 - -1 605-1 605 Interne inntekter NTNU - - - - - Andre inntekter - - - - - Sum inntekter 1 684 1 684 79-1 605-1 605 Investeringer - - - - - Lønn 881 561 634-73 247 Drift - - 4-4 -4 Reiser 80 51 7 44 73 Interne kostnader - - - - - Indirekte kostnader (OH) 352 224 253-29 99 Driftsavgifter 292 195 195-0 97 Udisponert overføring fra tidligere år 79 - - - 79 Sum kostnader 1 684 1 030 1 092-62 592 Resultat - 653-1 013-1 667-1 013 Inntekter totalt 79 1 684 1 684 Investeringer - - - Lønn inkl. OH Kommentar: Drift 246 205 451 785 887 1 233-500 1 000 1 500 2 000 Budsjett Per. budsjett Regnskap 14
BIBSYS Brage har et resultat på -1,013 mill. kr. etter andre tertial. Dette skyldes manglende inntekter som vil bli fakturert i september. Det er forventet at alle budsjetterte inntekter vil komme inn. Lønnskostnader inkl. overhead utgjør 0,887 mill. kr, mot periodisert budsjett på 0,775 mill. kr. Differansen på 0,112 mill. kr indikerer et overforbruk på BIBSYS Brage. Dette er imidlertid i henhold til planen om at årets utviklingsarbeid hovedsakelig skal utføres i 2. og 3. kvartal. Det er i tillegg en udisponert overføring fra 2010 på 0,079 mill. Bragekonsortiets styre har bestemt at denne skal benyttes til å dekke lønnskostnader. Totale driftskostnader er betydelig lavere enn periodisert budsjett. Det skyldes et underforbruk på reiser. I tredje tertial vil det påløpe reisekostnader til styremøte, konsortiemøte og deltagelse ved seminar og konferanse. Driftsoppgaver hittil i år har omfattet administrasjon inkl. sekretariatsfunksjon for konsortiets organer, brukerstøtte, informasjon og vedlikehold av programsystemet og driftsmiljøet. Den høyest prioriterte utviklingsoppgaven i 2011 er en oppgradering av programsystemet til nyeste versjon av DSpace. En ny versjon av BIBSYS Brage basert på DSpace versjon 1.7.1 settes i drift i september. Med den nye versjonen av BIBSYS Brage får publiseringsarkivene til deltagerne i Bragekonsortiet en rekke nye funksjoner inkl. funksjoner som er egenutviklet av BIBSYS. Alle egenutviklede funksjoner som fantes i den forrige versjonen av BIBSYS Brage blir også videreført i den nye versjonen. 4.3 BIBSYS Nettportal BIBSYS Nettportal (T) Budsjett 2011 Periodisert budsjett Regnskap Avvik periodisert budsjett og regnskap Avvik årsbudsjett og regnskap Overføring fra tidligere år 12 12 12 - - Fakturerbare inntekter 1 406 1 406 - -1 406-1 406 Interne inntekter NTNU - - - - - Andre inntekter - - - - - Sum inntekter 1 418 1 418 12-1 406-1 406 Investeringer - - - - - Lønn 347 221 202 19 145 Drift 696 522 289 233 407 Reiser 50 32-32 50 Interne kostnader - - - - - Indirekte kostnader (OH) 139 88 82 6 57 Driftsavgifter 174 116 116-0 58 Udisponert overføring fra tidligere år 12 - - - 12 Sum kostnader 1 419 979 690 290 729 Resultat - 439-677 -1 696-2 135 15
Inntekter totalt Investeringer 12 - - - 1 418 1 418 Lønn inkl. OH 309 285 486 Drift 405 670 933-200 400 600 800 1 000 1 200 1 400 1 600 Budsjett Per. budsjett Regnskap BIBSYS Nettportal har et resultat på -0,677 mill. kr etter andre tertial. Dette skyldes manglende inntekter som vil bli fakturert i september. Inntektene forventes å bli som budsjettert. Lønnskostnader inkl. overhead utgjør kr 0,285 mill. kr, mot periodisert budsjett på 0,309. Differansen på 0,024 mill. kr indikerer et underforbruk. Ordinære driftskostnader er betydelig lavere enn periodisert budsjett. Driftskostnadene dekker lisenskostnaden til TDNet for tilgang til bruk av lenketjeneren BIBSYS x (TDNet TOUResolver) og tidsskriftlisten BIBSYS Tyr (TDNet Journal Manager). Fra september vil vi bytte leverandør. Lenketjeneren og tidsskriftslisten vil fra da av være løsninger laget og levert av OCLC. I forbindelse med overgangen til ny leverandør vil vi betale et engangsbeløp til OCLC for nødvendige tilpasninger, samt at lisensen fra oktober vil gå til OCLC og ikke til TDNet. Det er antatt at driftskostnadene ved årets slutt vil være om lag 0,1 mill. kr lavere enn budsjett. Det har ikke påløpt kostnader til reiser. Årsaken er at styret i Portalkonsortiet ikke har hatt behov for møter. Avgjørelser angående skifte av leverandør av lenketjener og løsningene for øvrig, ble tatt før årsskiftet. Kommunikasjon er opprettholdt via e-post og telefonkontakt. Nedenfor følger en gjennomgang av lønnskostnadene på ulike aktiviteter for BIBSYS Nettportal. 4.3.1 Drift av BIBSYS Nettportal Budsjett Brukt Rest 236 163 73 Alle tall i 1 000 kr Rest 31 % Brukt 69 % Ved utgangen av andre tertial er det brukt 0,163 mill. kr av et budsjett på 0,236 mill. kr. Dette tilsvarer 16
et forbruk på 69 pst. av avsatte lønnsmidler. Utførte driftsaktiviteter hittil i år omfatter administrasjon inkl. sekretariatsfunksjon for konsortiets organer, brukerstøtte, informasjon, kvalitetssikring av dataeksport og drift av lenketjeneren og tidsskriftlisten. Det er planlagt å bytte fra nåværende løsning til en lenketjener laget og levert av OCLC. For at denne skal være operativ for medlemmene i september er det mye arbeid som må gjøres i forkant. Det må eksporteres data til OCLC sin Knowledge Base og det må gjøres tilpasninger slik at dataene kan bli nyttiggjort og forstått i det nye systemet. Det har vært mye kommunikasjon mellom BIBSYS og OCLC i forbindelse med dette arbeidet, og hver av partene har utført sin del av arbeidet. 4.3.2 Utvikling av BIBSYS Nettportal Budsjett Brukt Rest 111 40 72 Alle tall i 1 000 kr Rest 64 % Brukt 36 % Ved utgangen av andre tertial er det brukt 0,040 mill. kr av et budsjett på 0,111mill. kr. Dette tilsvarer et forbruk på 36 pst. av avsatte lønnsmidler. Utførte utviklingsaktiviteter i andre tertial omfatter funksjonsendringer i BIBSYS Ask og vedlikehold av søke- og lesetilgang til materiale i eksterne datakilder. Bytte av lenketjener har også her innvirkning. Det er gjort tilpasninger i BIBSYS Ask for at denne skal kunne håndtere den nye lenketjeneren og gi fulltekst direkte. 17
5 BIBSYS tjenester Tjenester Budsjett 2011 Periodisert budsjett Regnskap Avvik periodisert budsjett og regnskap Avvik årsbudsjett og regnskap Overføring fra tidligere år 609 609 609 0 0 Fakturerbare inntekter 4 249 4 249 80-4 170-4 170 Interne inntekter NTNU - - 2 2 2 Andre inntekter - - - - - Sum inntekter 4 858 4 858 690-4 168-4 168 Investeringer - - - - - Lønn 2 204 1 403 1 435-32 769 Drift 516 328 18 311 498 Reiser 211 134 43 91 168 Interne kostnader - - - - - Indirekte kostnader (OH) 882 561 494 67 388 Driftsavgifter 536 358 358-0 179 Udisponert overføring fra tidligere år 509 - - - 509 Sum kostnader 4 858 2 784 2 348 436 2 510 Resultat - 2 074-1 658-4 604-6 678 Tjenester har et resultat på 1,658 mill. kr etter andre tertial. Dette skyldes i hovedsak manglende inntekter som vil bli fakturert i september. Det forventes at inntektene fra Tjenester kan bli betydelig lavere enn budsjettert. Dette har flere årsaker. Hovedårsaken er at det forventes lavere inntekter fra oppdrag for Nasjonalbiblioteket enn budsjettert. I tillegg er inntektene fra kursvirksomheten lavere 18