EIGERSUND KOMMUNE Kontrollutvalget Utvalg: Kontrollutvalget Møtedato: 14.02.2012 Møtested: Formannskapssalen Tidspunkt - fra: 09:00 Tidspunkt - til: 13:00 Sak fra / til: 001/12-009/12 Følgende medlemmer møtte: Sølvi Ege KrF Harald Oddsen Havsø - H Svein Olav Tengesdal - SP Følgende medlemmer hadde forfall: Elin Svanes Hjørungnes - AP John A. Ludvigsen FrP Følgende varamedlemmer møtte: Martin Liland - SV Kenneth - Pedersen - KRF Følgende varamedlemmer møtte i enkeltsak(er): Følgende fra administrasjonen/andre møtte: Rådmann Ketil Helgevold og Kommunalsjef økonomi Tore Oliversen Merknader til møtet: Sekretariatsleder Leif Broch møtte og orienterte om innføring og bruk av Ipad. Fra sekretariatet: Ingrid Bergum Fra Rogaland Revisjon IKS: Annebeth M. Mathiassen, Bernt Mæland Sølvi Ege Utvalgsleder Ingrid Bergum Utvalgssekretær
Utvalgets faste medlemmer/varamedlemmer (5): Sølvi Ege (KrF) Leder Harald Oddsen Havsø (H) Nestleder Elin Svanes Hjørungnes (AP) John A Ludvigsen (FrP) Svein Olav Tengesdal (SP) 1. Lisebeth Kjos-Hanssen (V) 2. Martin Liland (SV) 3. Kenneth Pedersen (KrF) 4. Lilly Remme Brunel (H) 5. Bitten Fugelsnes (AP) Saksliste: Sak nr. Sakstittel L 001/12 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte 12.12.2011 002/12 Skatteoppkrevers arbeidsgiverkontroll i Eigersund kommune 003/12 Overordnet analyse - Arbeid med plan for forvaltningsrevisjon /Selskapskontroll 004/12 Status forvaltningsrevisjon 005/12 Tertialrapport Rogaland Revisjon pr. 31.12.2012 006/12 Interimrevisjon av Eigersund kommune 2011 007/12 Referatsaker til kontrollutvalgets møte 14.2.2011 008/12 Spørsmål/orienteringer i kontrollutvalgets møte 12.12.2012 009/12 Kommunelovens regelverk og intensjoner for fremleggelse av budsjett
001/12: Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte 12.12.2011 Forslag til vedtak 21.12.2011: Protokoll fra kontrollutvalgets møte den 12.12.2011 godkjennes. Protokollen enstemmig godkjent KON-001/12 Vedtak: Protokoll fra kontrollutvalgets møte den 12.12.2011 godkjennes. 002/12: Skatteoppkrevers arbeidsgiverkontroll i Eigersund kommune Forslag til vedtak 02.02.2012: SVEIN OLAV TENGESDAL (SP) fremmet følgende forslag til vedtak: Kontrollutvalget i Eigersund har hatt fokus på den manglende arbeidsgiverkontrollen gjennom 2010, og fattet vedtak i sak KON-049/10, der man ba Rådmannen opprette arbeidsgiverkontroll i samsvar med forslag fra ei interkommunal arbeidsgruppe. Kontrollutvalget har også i møte 01.09.11 bedt om kopi av tilsvar til skatt vest sitt brev av 24.06.11. En har også merket seg Skatt Vest sine brev av 23.12.11 og 30.01.12. Kontrollutvalget er forundret over at Rådmannen ikke har gjennomført det skisserte samarbeidet, som ble behandlet i kontrollutvalget i 2010. En ønsker derfor å presisere følgende: 1. Kontrollutvalget i Eigersund kommune påpeker at det er rådmannens ansvar å sørge for den nødvendige bemanningen ved Skattekontoret i Eigersund kommune herunder innenfor arbeidsgiverkontrollen. 2. Kontrollutvalget i Eigersund kommune påpeker at det er rådmannens ansvar å sørge for nødvendige lokalisering (kontor) og utstyr for virksomheten ved Skattekontoret i Eigersund kommune herunder innenfor arbeidsgiverkontrollen. 3. Kontrollutvalget i Eigersund kommune har i møtet i dag blitt informert om at stillingen som kontrollør vil bli lyst ut 17.02.2012 og påpeker viktigheten av å besette stillingen med kvalifisert kandidat snarest mulig.
4. Kontrollutvalget i Eigersund kommune ber rådmannen om en status i denne sak til neste møte den 11. april d.å. med opplysninger om eller når eventuell kandidat vil tiltre (gitt at kvalifisert kandidat søker, får tilbud og aksepterer tilbud). 5. Kontrollutvalget ber rådmannen legge frem en rapport vedrørende aktivitet og informasjon om status i kontrollarbeidet til Kontrollutvalgets siste møte i 2012. 6. Kontrollutvalget i Eigersund kommune påpeker at innfordringen ved Skattekontoret har hatt en positiv utvikling og at skatteoppkrever for øvrig har full tillit. Tengesdals forslag enstemmig vedtatt. KON-002/12 Vedtak: Kontrollutvalget i Eigersund har hatt fokus på den manglende arbeidsgiverkontrollen gjennom 2010, og fattet vedtak i sak KON-049/10, der man ba Rådmannen opprette arbeidsgiverkontroll i samsvar med forslag fra ei interkommunal arbeidsgruppe. Kontrollutvalget har også i møte 01.09.11 bedt om kopi av tilsvar til skatt vest sitt brev av 24.06.11. En har også merket seg Skatt Vest sine brev av 23.12.11 og 30.01.12. Kontrollutvalget er forundret over at Rådmannen ikke har gjennomført det skisserte samarbeidet, som ble behandlet i kontrollutvalget i 2010. En ønsker derfor å presisere følgende: 1. Kontrollutvalget i Eigersund kommune påpeker at det er rådmannens ansvar å sørge for den nødvendige bemanningen ved Skattekontoret i Eigersund kommune herunder innenfor arbeidsgiverkontrollen. 2. Kontrollutvalget i Eigersund kommune påpeker at det er rådmannens ansvar å sørge for nødvendige lokalisering (kontor) og utstyr for virksomheten ved Skattekontoret i Eigersund kommune herunder innenfor arbeidsgiverkontrollen. 3. Kontrollutvalget i Eigersund kommune har i møtet i dag blitt informert om at stillingen som kontrollør vil bli lyst ut 17.02.2012 og påpeker viktigheten av å besette stillingen med kvalifisert kandidat snarest mulig. 4. Kontrollutvalget i Eigersund kommune ber rådmannen om en status i denne sak til neste møte den 11. april d.å. med opplysninger om eller når eventuell kandidat vil tiltre (gitt at kvalifisert kandidat søker, får tilbud og aksepterer tilbud). 5. Kontrollutvalget ber rådmannen legge frem en rapport vedrørende aktivitet og informasjon om status i kontrollarbeidet til Kontrollutvalgets siste møte i 2012. 6. Kontrollutvalget i Eigersund kommune påpeker at innfordringen ved Skattekontoret har hatt en positiv utvikling og at skatteoppkrever for øvrig har full tillit. 003/12: Overordnet analyse - Arbeid med plan for forvaltningsrevisjon /Selskapskontroll Sekretariatets forslag til vedtak 07.02.2012: 1. Overordnede analyse utarbeidet av Rogaland Revisjon tas til etterretning. 2. Innspill fra kontrollutvalgets medlemmer tas med i det videre arbeidet med å komme frem til endelig plan for forvaltningsrevisjon.
3. Det innhentes uttalelser fra administrasjon / politisk ledelse / hovedutvalg vedrørende risikoområder for Eigersund kommune til møtet i april. SVEIN OLAV TENGESDAL (SP) fremmet følgende forslag til vedtak: 1. Overordnede analyse utarbeidet av Rogaland Revisjon tas til etterretning. 2. Det innhentes uttalelser fra administrasjonen om mulige områder for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll basert på en risikobasert vurdering av egen virksomhet. Frist for tilbakemelding settes til 1. april d.å. 3. Planteknisk utvalg, formannskapet og gruppelederne for de politiske partiene representert i kommunestyret inviteres til å komme med innspill til mulige områder for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll ut i fra en risikobasert vurdering av kommunens virksomhet. Frist for tilbakemelding settes til 1. april d.å. Tengesdals forslag enstemmig vedtatt. KON-003/12 Vedtak: 1. Overordnede analyse utarbeidet av Rogaland Revisjon tas til etterretning. 2. Det innhentes uttalelser fra administrasjonen om mulige områder for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll basert på en risikobasert vurdering av egen virksomhet. Frist for tilbakemelding settes til 1. april d.å. 3. Planteknisk utvalg, formannskapet og gruppelederne for de politiske partiene representert i kommunestyret inviteres til å komme med innspill til mulige områder for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll ut i fra en risikobasert vurdering av kommunens virksomhet. Frist for tilbakemelding settes til 1. april d.å. 004/12: Status forvaltningsrevisjon Sekretariatets forslag til vedtak 06.02.2012: Sekretariatets forslag enstemmig vedtatt.
KON-004/12 Vedtak: 005/12: Tertialrapport Rogaland Revisjon pr. 31.12.2012 Sekretariatets forslag til vedtak 02.02.2012: KON-005/12 Vedtak: 006/12: Interimrevisjon av Eigersund kommune 2011 Sekretariatets forslag til vedtak 06.02.2012: Sekretariatets forslag enstemmig vedtatt. KON-006/12 Vedtak:
007/12: Referatsaker til kontrollutvalgets møte 14.2.2011 Referatsaker som legges frem for utvalget 07.02.2012: Sakene legges frem uten innstilling/merknad fra administrasjonen. Nr Dok.ID Dok.dato Avsender/Mottaker Tittel 1 12/3844 I 07.07.2011 2 12/4348 I 01.02.2012 Adv. Kjell Holst Sæther Eigersund Havnevesen Vedr. utfylling på Langholmen - muntlig tillatelse ulovlighetsoppfølging Møteinnkalling havnestyre 8.2.2012 1. Langholmen. Kontrollutvalget har mottatt brev fra naboer av Langholmen vedrørende ulovlig fylling. Brevet med diverse saksdokumenter fremlegges kontrollutvalget til orientering. SVEIN OLAV TENGESDAL (SP) fremmet følgende forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget ber Rådmannen ved byggesakssjefen redegjøre kronologisk til kontrollutvalgsmøtet 11. april 2012, for hva som er skjedd i «Langholmensaken» etter at Miljøstyret gjorde sitt vedtak i sak 44/09. Det skal legges ved kopi av dokumentasjon på at masser er fjernet i samsvar med det aktuelle vedtaket. Dersom slik dokumentasjon ikke foreligger bes opplyst hvorfor ikke det foreligger. 2. Kontrollutvalget ber også Rådmannen redegjøre for hvilke prosedyre som gjelder i forhold til oppfølging av politiske vedtak, dersom det er knyttet usikkerhet til forståelsen av vedtaket. Tengesdals forslag enstemmig vedtatt. KON-007/12 Vedtak: 1. Kontrollutvalget ber Rådmannen ved byggesakssjefen redegjøre kronologisk til kontrollutvalgsmøtet 11. april 2012, for hva som er skjedd i «Langholmensaken» etter at Miljøstyret gjorde sitt vedtak i sak 44/09. Det skal legges ved kopi av dokumentasjon på at masser er fjernet i samsvar med det aktuelle vedtaket. Dersom slik dokumentasjon ikke foreligger bes opplyst hvorfor ikke det foreligger.
2. Kontrollutvalget ber også Rådmannen redegjøre for hvilke prosedyre som gjelder i forhold til oppfølging av politiske vedtak, dersom det er knyttet usikkerhet til forståelsen av vedtaket. 008/12: Spørsmål/orienteringer i kontrollutvalgets møte 12.12.2012 Spørsmål/orienteringer i møtet 21.12.2011: SVEIN OLAV TENGESDAL (SP) orienterte utvalget om Kontrollutvalgsseminar i regi av Deloitte Stavanger, som han hadde deltatt på. Utvalget vil få oversendt kompendiet fra seminaret. KON-008/12 Vedtak: Det ble ikke fattet vedtak i saken. 009/12: Kommunelovens regelverk og intensjoner for fremleggelse av budsjett Sekretariatets forslag til vedtak 10.02.2012: Saken fremlegges uten forslag til vedtak. SVEIN OLAV TENGESDAL (SP) fremmet følgende forslag til vedtak: Saken utsettes til neste møte 11. april 2012 Tengesdals forslag enstemmig vedtatt. KON-009/12 Vedtak: Saken utsettes til neste møte 11. april 2012