Musea i Sogn og Fjordane Styremøte Dato: Onsdag 23.10.2012 Tid: Kl. 11:00 Stad: Kystmuseet i Sogn og Fjordane, Florø MØTEBOK Frå styret møtte: Frå adm. møtte: Referent: Harry Mowatt, Laura Kvamme, Anna Jorunn Avdem, Asbjørn Tyssen, Arild Hartmann Eriksen og Olin Johanne Henden Hallvard Oppedal hadde meldt forfall, vara kunne ikkje møte. Direktør Anne-Marie Førde og administrasjonssjef Inge Bent Arnestad. Anne-Marie Førde SAKLISTE: 30/2012: Godkjenning av innkalling og sakliste 31/2012: Godkjenning av møtereferat frå styremøtet 11.09.2012 32/2012: Orienteringar 33/2011: Personal- og lønshandbok 34/2012: Plan for budsjettprosess 2013 35/2012: Møteplan 2013 for styret i MiSF 36/2012: Ymse SAK 30/2012: GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE Innkalling og sakliste vert godkjent Innkalling og sakliste vert godkjent SAK 31/2012: GODKJENNING AV MØTEREFERAT FRÅ STYREMØTET 11.09.2012. Protokoll frå styremøtet 11.09.2012 vert godkjent Protokoll frå styremøtet 11.09.2012 vert godkjent 1
SAK 32/2012: ORIENTERINGAR FRÅ ADMINISTRASJONEN Rekneskap mot budsjett HMS/internkontroll/sjukefråvær Besøkstal /. Vedlegg: Besøkstala pr. 01.10.2012 vert lagt fram i styremøtet Lønsforhandling 2012 - Lokale lønsforhandlingar i MiSF 22. oktober 2012 Avd. Kystmuseet i Sogn og Fjordane Oppløysing av eigarstiftinga/overføring av samlingane, bygg og anlegg til Musea i Sogn og Fjordane. Orientering v/styreleiar i eigarstyret, Anders Folkman Brua over Keilevågen Orientering frå møte med Flora kommune 10. oktober 2012 Norsk Kvernsteinsenter Orientering for stortingsbenken/sf og fylkesutvalet i SF /. Vedlegg: Program Fellesmøte i Balestrand 15.10.2012 Båtsamlinga i Musea i Sogn og Fjordane med synfaring på «Ausa» Orientering v/førstekonservator Bjørn Fjellheim /. Vedlegg: Rapport båtsamling MiSF Orienteringane vert tatt til vitande Vedtak. Orienteringane vert tatt til vitande Protokolltilførsel: Orientering frå eigarstyret i Kystmuseet i Sogn og Fjordane v/styreleiar Anders Folkman, vart tatt til vitande. Styret ber administrasjonen om å starte prosessen med å tilpasse bemanningsbehov ved Sogn Kunstsenter i Lærdal og ved Anders Svor Museum i Hornindal. Saksutgreiing skal leggast fram på neste styremøte. Styret ber administrasjonen å starte prosessen med styrke organisasjonen med ein ekstra prosjektstilling innan sal- og marknadsføring for å auke besøkstala. Saksutgreiing skal leggast fram på neste styremøte. Med bakgrunn i synfaring og orientering om Ausa v/bjørn Fjellheim, ber styret administrasjonen om å starte arbeidet med å planlegge nytt båtmagasin i Florø. SAK 33/2012: PERSONAL- OG LØNSHANDBOK Inge Bent Arnestad Saksutgreiing: BAKGRUNN FOR UTARBEIDING AV FELLES PERSONAL- OG LØNSHANDBOK Konsolideringsavtale dagsett 14. januar 2009. Utdrag av punkt 7. Tilsette Det er semje om at ingen tilsette skal misse arbeidet eller gå ned i løn som følgje av konsolideringa. Enkelte tilsette må derimot rekne med endra stillingsinnhald og heilt eller delvis endra arbeidsinstruks. 2
Det er nedfelt i Strategiplan 2011-2014 at ein skal Utarbeide samlande personalutviklingsplan med sentrale retningsliner og regelverk som gjev like rettar og praksis. Fagforeiningane og leiinga vart i samband med avslutning av lokale lønsforhandlingar i 2010 samde om behov for felles personal- og lønsplan Forskerforbundet ytra i brev dagsett 28. april 2011 ynskje om at utarbeiding av personalhandbok måtte få høg prioritet. Styret i MiSF har i samband med sak 33/2011 den 6. september 2011 gjeve direktøren fullmakt til å utarbeide felles løns- og personalplan, som skal leggast fram og godkjennast av styret. Planen er tufta på hovudorganisasjonen VIRKE sin «Landsoverenskomst for museer og andre kulturinstitusjoner» som frå 01.01.2009 gjeld alle tilsette og erstattar alle tidlegare overeinskomstar og avtaler. MÅL Utarbeide ein kort og brukarvennleg plan som skal sikre like rettar og plikter for alle tilsette: Presisere og avklare overeinskomsten sine føringar Kartlegge, avklare og forklare dei vanlegaste problemstillingane Referere til overeinskomst og andre lover og reglar. ARBEIDET Den 22. november 2011 sette direktøren ned ei gruppe som fekk mandat til å utarbeide eit utkast til felles Personal- og lønshandbok som skulle leggast fram for styret i løpet av 2012. Arbeidsgruppa var samansett av føljande personar: Stig Magne Spjutøy Hovudtillitsvald for MAF sine medlemmar Bjørn Fjellheim Hovudtillitsvald for Forskerforbundet sine medlemmar Aslaug Nesje Bjørlo Vald representant for avdelingsdirektørane Inge Bent Arnestad Styre- og arbeidsgjevarrepresentant, delegert av direktør Anne-Marie Førde har det overordna ansvaret for at planen blir sluttført og lagt fram for styret. Arbeidsgruppa hadde fyrste møte den 13.12.2011 og avslutta arbeidet den 06.09.2012 etter til saman 7 møter. Utkast til Personal- og lønshandboka vart sendt ut til alle tilsette den 30.03.2012. Alle tilsette fekk høve til å kome med innspel til utkastet i samband med personalsamlinga den 16. og 17. april 2012. Oppsummering av alle innspel til handboka vart sendt til alle tilsette den 18.04.2012, og tilbakemeldingane vart vurdert av arbeidsgruppa og innarbeidd i plandokumentet. Arbeidsgruppa/redaksjonen avslutta arbeidet 20.09.2012, og det endelege utkastet vart sendt alle tilsette same dag med frist for tilbakemelding vart 10.10.2012. Ei samla arbeidsgruppe har kome med forslag til endring i tilsetjingsrutinar, jf. handboka sine punkt 4.6 Innstillingsutval og 4.7 Tilsettingsmynde. Arbeidsgruppa sitt forslaget krev endring av 5 i MiSF sine gjeldane vedtekter. 3
Det er kome ei tilbakemelding på arbeidsgruppa sine endringsforslag, der det er peika på avvik mot gjeldande vedtekter. Det er vidare kome tilbakemelding på behov for utarbeiding av eigen plan for livsfasepolitikk, noko arbeidsgruppa stiller seg bak (sjå side 6). Ut over ovannemnte punkt, er det berre kome innspel på mindre endringar. Personal- og lønshandboka som vert lagt fram for styret, er ikkje korrekturlest. Styret for MiSF vedtar framlagt forslag til Personal- og lønshandbok Styret for MiSF godkjenner ikkje framlagt forslag til Personal- og lønshandbok. Saka skal leggast fram til ny styrehandsaming på neste møte. SAK 34/2012: PLAN FOR BUDSJETTPROSESS 2013 Inge Bent Arnestad Saksutgreiing: I samband med utarbeiding av arbeidsbudsjett for 2012, kom det innspel og ynskje frå styret og tilsette om endringar av budsjettprosessar, og at fagforeiningane skulle få innsikt i budsjettutkasta før styrehandsaming. Administrasjonen sendte med bakgrunn i ovannemnte, ut informasjon om «Rutinar i samband med budsjettarbeid» til alle avdelingane den 24.01.2012. Framdriftsplan for arbeidsbudsjett 2013 er utarbeidd ut frå mål om at det vert lagt fram for styrehandsaming i styremøte 5. desember 2012. Framdriftsplanen er sendt ut til alle avdelingsdirektørane, og det er ikkje kome kommentarar eller innspel til framdrifta i budsjettprosessen. FRAMDRIFTSPLAN: 02.11.2012 Utsending utkast/grunnlag budsjett 2013 19.11.2012 Frist innlevering av utkast arbeidsbudsjett 2013 frå avdelingane 21.11.2012 Avd.dir. / gjennomgang arbeidsbudsjett 2013 med avdelingane 22.11.2012 Avd.dir. / gjennomgang arbeidsbudsjett 2013 med avdelingane 26.11.2012 Gjennomgang budsjettutkast med fagforeiningane 27.11.2012 Avdelingsleiarmøte felles - gjennomgang arbeidsbudsjett 2013 28.11.2012 Utsending styresaker med budsjett og årsplan 2013 05.12.2012 Styrehandsaming budsjett og årsplan for 2013 Styret for MiSF vedtar framlagt plan for budsjettprosess 2013 Styret for MiSF vedtar framlagt plan for budsjettprosess 2013 4
SAK 35/2012: Møteplan 2013 for styret i MiSF Anne-Marie Førde Saksutgreiing: Forslag til møteplan 2013 for styret med datoar og saker for styremøte er utarbeidd og tilpassa ulike rapporteringsfristar gjennom året. Evt. endringar i framdrift av planarbeid, vil kunne føre til endringar i årsplanen. /. Vedlegg: Møteplan 2013 for styret Framlegg til vedtak: Styret vedtek framlagt møteplan 2013 for styret. Styret vedtek framlagt møteplan 2013 for styret. SAK 36/2012: YMSE TILBOD OM LEIGE AV KAUPANGER SNIKKARVERKSTAD Anne-Marie Førde Saksgrunnlag: På handverkarsamlinga i Sogn, 04.06.2012, vart handverkarane, administrasjonssjef og direktør vist rundt i Kaupanger Snikkarverkstad og lagerareal. Snikkarverkstaden har vore drive av Ole Fredskild som også eig verkstaden, sidan 1988. Han er i dag er tilsett som handverkar i MiSF avd. DHS-Sogn Folkemuseum. Fredskild ønskjer no å leige ut verkstaden eller legge den ut for sal. Avdelingsdirektør Aud Ross Solberg orienterte om kva idear tilsette v/dhs-sf hadde gjort seg med tanke på å kunne overta og drive snikkarverkstaden vidare som ein felles verkstad for Musea i Sogn og Fjordane. Det har også kome fram forslag på å utvikle verkstaden til eit «kompetansesenter» for m.a. å kunne utføre oppdrag frå andre. Denne tanken er ikkje av ny dato. I 1997 var det sett ned ei arbeidsgruppe av representantar frå DHS-Sogn Folkemuseum, handverkarar, Årdal prosjektutvikling, Lærdal kommune og Fortidsminneforeningen. Arbeidstittelen for arbeidsgruppa var: «Senter for restaurering». Arbeidet med ideen nådde aldri fram til å etablere eit slikt senter. I brev av 29.08.2012 har Ole Fredskild gitt eit tilbod til Musea i Sogn og Fjordane om å leige verkstaden med utstyr i eitt år for kr. 303.500,- eks. mva. Prenta vedlegg: Brev av 18.10.2012 frå Fortidsminneforeninga avd. Sogn og Fjordane Brev av 10.10.2012 frå Sogndal kommune v/ordførar Notat av 10.09.2012 frå Aud Ross Solberg Brev av 29.08.2012 frå Ole Fredskild Notat av 03.07.2012 frå Aud Ross Solberg Vurderingar: I sin kompleksitet, er det naturleg å dele saka inn i to nivå: 1. Felles verkstad for Musea i Sogn og Fjordane 5
2. Kompetansesenter innan bygningsvern/restaureringsverkstad for eit geografisk område også ut over Sogn og Fjordane. I denne saksutgreiinga er det berre tatt stilling til å drive: 1. Felles verkstad for Musea i Sogn og Fjordane. For å kunne vurdere om det er grunnlag for å opprette eit kompetansesenter innan bygningsvern/restaurering, må det m.a. gjerast ei grundig kartlegging av marknad og etterspurnad, og det vil vere naturleg å stille spørsmål om det er Musea i Sogn og Fjordane som i tilfelle skal ta på seg å drive ei slik teneste. Ole Fredskild gir sjølv uttrykk for at det er «ein lang og vanskeleg prosess å ta stilling til denne saken - -». Både handverkarane og avdelingsdirektørane har fått informasjon om saka, og på siste leiarsamling i september fekk avdelingsdirektørane høve til å drøfte saka i plenum og komme med synspunkt på behov og bruk av ein felles snikkarverkstad i Kaupanger. Tre av fire avdelingsdirektørar (SFKM har ikkje handverkar) var tydelege i sine tilbakemeldingar på at dei ikkje hadde bemanning eller økonomiske ressursar til å kunne nytte seg av verkstaden og at langt dei fleste oppgåvene innan bygningsvernet vart utført på den enkelte avdelinga. Dei ga også sterkt uttrykk for at behovet for ein god lokal verkstad ved kvar avdeling, måtte prioriterast framføre det å legge økonomi i ein felles snikkarverkstad. T.d. har Kystmuseet i dag særdeles dårlege verkstadtilhøve. Dette synspunktet er også tråd med konklusjonen i drøftingar direktøren har gjort med tilsette ved Ryfylkemuseet (14.09.2012) som har ansvar for å drive det nasjonale nettverket for bygningsvern og handverkarkompetanse på museum. («Byggnettverket»). DHS-Sogn Folkemuseum som ligg i «gå-avstand» frå Kaupanger Snikkarverkstad, har eit litt anna syn på saka, som naturleg kan vere. Jf. notat av 03.07.2012 frå avdelingsdirektør Aud Ross Solberg. Administrasjonen har gjort eit reknestykke på å leige og drive Kaupanger Snikkar-verkstad som ein lokal verkstad for avdelinga DHS-Sogn Folkemuseum i eitt år: REKNESKAP OG BUDSJETT (faktisk); År DHS-SF Konto vedl.hold antikv bygg reelt 2009 217969 Konto vedl.hold antikv bygg reelt 2010 68576 Konto vedl.hold antikv bygg reelt 2011 309055 Konto vedl.hold antikv bygg budjett 2012 340000 GJ.SNITT VEDL.HOLD ANTIKV.BYGG 233900 LOKALKOSTNADER (stipulert); Lokalleige bygg 303500 Straum/ komm.avg./ renovasjon mm 150000 Forsikring 50000 Vedlikehald bygg/maskiner 50000 Andre dr.kostn. (transp./data/reinh.mm) 50000 SUM FASTE LOKALKOSTNADER 603500 PERSONALKOSTNADER Auke i bemanning 0 ØKONOMI OPPSUMMERING Tilgjengelege økonomiske midlar 233900 Kostnader lokal 603500 PERSONALKOSTNADER 0 Underdekning på midlar til vedl.hold antikv.bygg -369600 6
BUDSJETTKONSEKVENSAR FOR DHS-SF: For å oppretthalde vedlikehald av dei antikvariske bygga må avdelingsbudsjettet for 2013 endrast: - opprinneleg søknadsbudsjett 2013 340 000 - auka kostnader snikkarverkstad 603 500 SUM BUDSJETT KONTO 6600 943 500 Kalkulert kostnadsauke på ca. 180 % mot inneverande års budsjett for DHS-SF. Til orientering har MiSF samla budsjettert med 742.000, - (søknadsbudsjett 2013). Ut frå ein total fagleg vurdering og ei stipulert kostnadskalkyle for å leige Kaupanger Snikkarverkstad i eitt år og den rådande budsjettsituasjonen for Musea i Sogn og Fjordane for 2013, vil direktøren rå styret til å avslå tilbodet frå Ole Fredskild. Direktøren sitt forslag til vedtak: Musea i Sogn og Fjordane takkar for tilbodet om å leige Kaupanger Snikkar-verkstad, men ut frå ei samla vurdering, må museet avslå tilbodet. Anna Avdem fremma forslag om følgjande framlegg til vedtak: «MiSF innleier snarast forhandlingar med Ole Fredskild og andre interesserte samarbeidspartar om leige/kjøp av Kaupanger snikkarverkstad. Forhandlingsresultatet blir lagt fram for styret så snart det er klart, og kan eventuelt vedtakast på telefonmøte.» Endringsforslaget vart forkasta med styreleiar si dobbeltstemme mot 3 stemmer. Musea i Sogn og Fjordane takkar for tilbodet om å leige Kaupanger Snikkarverkstad, men ut frå ei samla vurdering, må museet avslå tilbodet. Vedteke med styreleiar si dobbeltstemme mot 3 stemmer. Harry Mowatt styreleiar Laura Kvamme Olin Johanne Henden Asbjørn Tyssen Arild Hartmann Eriksen Anna Jorunn Avdem 7