KONTROLLUTVALET I VESTNES KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Møte nr: 2/16 Møtedato: 26.4.2016 Tid: Kl. 13.00 kl. 15.45 Møtestad: Formannskapssalen, Vestnes kommunehus Sak nr: 08/16 13/16 Møteleiar: Stig Holmstrøm, leiar (A) Møtande medlemmer: Dagfinn Wiik (Pp) Frank Ove Belsvik (Frp) Forfall: Birgit Torkildson Grotle (Ap) Gro Ødegård (H) Ikkje møtt: Ingen Møtande vara: Lars Christian Fjørtoft (V) Frå sekretariatet: Jane Anita Aspen, daglig leder Frå revisjonen: Av øvrige møtte: Leiaren ønska velkommen og leia møtet. Anne Oterhals, oppdragsansvarleg revisor Tone Roaldset, administrasjonssjef Magne Værholm, økonomisjef Geir Inge Lien, ordførar Randi Bergundhaugen, varaordførar Greta Bjerke, kommunalsjef (under sak 12/16) Det framkom ingen merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste vart godkjent. I møte vart det fremja forslag om ny sak 13/16 Eventuelt. TIL HANDSAMING: UTV. SAKSNR. TITTEL PS 08/16 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE 16. FEBRUAR 2016 PS 09/16 REFERAT OG ORIENTERINGAR PS 10/16 VESTNES KOMMUNE. ÅRSREKNESKAP FOR 2015 PS 11/16 PS 12/16 PS 13/16 YRINGSFRIDOM FOR FOLKEVALDE OPPFØLGINGSLISTE EVENTUELT PS 08/16 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE 16. FEBRUAR 2016 Protokollen frå møte 16. februar 2016 vert godkjent. Side 1 av 7
Kontrollutvalet si handsaming Når det gjeld sak 07/16 Eventuelt, så viste sekretær til at orientering om byggesaksbehandling som det var ønske om i kontrollutvalet sitt møte i juni, vert utsett til oktobermøte. Kontrollutvalet fatta samrøystes vedtak i samsvar med sekretariatet si tilråding. (4 voterande) PS 09/16 REFERAT OG ORIENTERINGAR Referat- og orienteringssakene vert teke til orientering. Kontrollutvalet si handsaming Referatsaker: RS 03/16 RS 04/16 Kontrollutvalet Årsmelding for 2015 vedtak i Vestnes kommunestyre sak 27/2016 Konstituerende representantskapsmøte i Møre og Romsdal Revisjon IKS (US), e-post sendt kommunane 4.4.2016 Orienteringssaker: OS 05/16 ÅRIM. Innkalling til Årsmøte 2016 Sekretær viste til kva saker som skulle takast opp på årsmøte 25.4.2016. OS 06/16 OS 07/16 OS 08/16 OS 09/16 OS 10/16 OS 11/16 Årsrapport og regnskap for 2015 Skatteoppkreveren i Vestnes kommune Sekretær gjennomgjekk hovudtrekka i rappoten. Kontrollrapport 2015 vedkomande skatteoppkrevjarfunksjonen for Vestnes kommune brev frå Skatteetaten, Skatt Midt-Norge, datert 12.2.2016 Ny rapport om kommunestyrets overordnede tilsynsansvar artikkel fra Norges Kommunerevisorforbunds nettside, datert 18.2.2016 Kommunereformen valg av kontrollutvalgssekretariat og revisor brev til FKTs sekretariatsmedlemmer og NKRFs bedriftsmedlemmer fra Forum for kontroll og tilsyn og Norges kommunerevisorforbund, datert 1.3.2016 Endeleg sluttrapport for forvaltningskontroll Vestnes kommune, fylkesmannen i Møre og Romsdal, datert 16.10.2015 Sekretær viste til kva avvik som var avdekt og at fylkesmannen har avslutta tilsynet etter at avvika er lukka. Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten «Kvalitet i sykehjemstjenesten i Vestnes kommune» Under handsaming av oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten 24.2.2015 rådde revisor til for kontrollutvalet å halde seg orientert om utvikling innafor anbefalingane «vurdere om beboernes sosiale behov, herunder variert og tilpassede aktiviteter ivaretas i tilstrekkeleg grad» samt anbefalingen «vurdere dimensjonering, organisering og samarbeid knyttet til fysioterapitjenesten». Side 2 av 7
Innleiingsvis orienterte sekretær utvalet om bakgrunn for denne saka på oppfølgingslista, då både rapport og oppfølging var handsama av det førige kontrollutvalet. Utvalsmedlemmene fekk utdelt samandraget i forvaltningsrevisjonsrapporten, samt administrasjonens si tilbakemelding til revisjonen og revisjonen sitt brev til kontrollutvalet, som låg til grunn for oppfølginga av revisjonsrapporten som var behandla av kontrollutvalet i februar 2015. Kommunalsjef Greta Bjerke overtok så orienteringa. Når det gjeld ivaretaking av bebuarane sine sosiale behov i tilstrekkeleg grad, så seier Bjerke at situasjonen på mange vis er den same som då rapporten vart laga. Personalressursen er om lag den same. Bjerke informerte om ulike måtar dette vert gjort på; til dømes er det faste frivillige på besøk, ein nyttar seg av lag og organisasjonar, sjukeheimen har også ½ stilling aktivitør, ein har kjøpt tenester frå kulturskulen, det er diakonbesøk, ein har skuleelevar som er inne gjennom programfag og mange pårørande stiller også opp. Bjerke seier at det det er lite tid til «kvalitetstid» under t.d. stell. Dei opplever at det er for lite ressursar til å ta det som er ekstra utover grunnleggande pleie. Når det gjelde å vurdere dimensjonering, organisering og samarbeid knytt til fysioterapitenesta, så opplyser Bjerke, at dei har vore nøydd til å redusere denne frå 2 stillingar til 1,5 stilling. Kommunalsjefen opplyser at dei prøver å få mest mogeleg ut av dei ressursane ein har og har sett i gang ein prosess for å sjå korleis ein kan ta grep for at det ikkje skal gå utover institusjonen. Ein har også sett på omlegging av nokre oppgåve ved samarbeid med rehabiliteringssjukepleiar og ergoterapeut. Kommunalsjef Greta Bjerke seier at dei har vore opptatt av å ikkje kutte i grunnbemanning til pleie. Framover må ein ha eit auka fokus på rehabilitering, når ein skal få fleire til å bu heime lenger. Kontrollutvalet fatta samrøystes vedtak i samsvar med sekretariatet si tilråding. (4 voterande) PS 10/16 VESTNES KOMMUNE: ÅRSREKNESKAP FOR 2015 Kontrollutvalet si fråsegn Kontrollutvalet har i møte 26.4.2016 i sak 10/16 handsama Vestnes kommune sin årsrekneskap for 2015. Grunnlaget for handsaminga har vore årsrekneskapen, revisor si melding av 19. april 2016, revisor sitt brev av 19. april 2016 og administrasjonssjefen si årsmelding for 2015. I tillegg har revisjonen og administrasjonssjef/økonomisjef supplert utvalet med munnleg informasjon om aktuelle problemstillingar. Årsrekneskapen, som består av driftsrekneskap, investeringsrekneskap, balanserekneskap, økonomiske oversikter og notar er avlagt av administrasjonssjef og rekneskapsansvarleg. Årsrekneskapen vert presentert i eige vedlegg, samt at deler av rekneskapen er innarbeida i årsmeldinga. Vestnes kommune sin rekneskap for 2015 viser kr 413 482 634.- til fordeling til drift og eit rekneskapsmessig mindreforbruk på kr 564 530.-. Netto driftsresultat er negativt med kr 4 891 405.-, mot eit positivt netto driftsresultat på kr 6 631 376.- i 2014. Overføringane til investeringsrekneskapen utgjer 0,- kroner som er i samsvar med budsjett. Kontrollutvalet har merka seg i revisors nøkkeltal at kommunen sin arbeidskapital er på -8 % og under fylkesmannen sitt måltal på 5 %. Dette talet seier noko om grunnlikviditeten til kommunen, det vil seie høve til å betale for sine forpliktingar etter kvart som dei forfell. Side 3 av 7
Kontrollutvalet har merka seg behovet for å styrke bemanninga i økonomiseksjonen. Fleire sektorar har hatt vanskar med å halde budsjett i 2015. Barnehagesektoren, grunnskulane og SFO og Barne- og ungdomstenestene har vesentleg meirforbruk. Det er gjort greie for avvika i administrasjonssjefen si årsmelding. Drifta hadde likevel totalsett eit mindreforbruk på knapt 4,5 mill. kroner. Til dømes har Helse, omsorg og velferdssektoren har hatt ei innsparing på 4,2 mill. kroner. Kontrollutvalet har sett til at kommunerekneskapen er revidert på ein trygg måte. Etter revisjonen si meining er årsrekneskapen avlagd i samsvar med lov og forskrifter og god kommunal rekneskapsskikk. Etter utvalet sin gjennomgang av årsmelding med rekneskap og revisor si melding, meiner kontrollutvalet at årsrekneskapen gir eit forsvarleg uttrykk for resultatet av Vestnes kommune si verksemd og for kommunen sin økonomiske stilling pr. 31.12.2015. Ut over dette, og det som går fram av saksframlegget til kontrollutvalet og revisjonsmeldinga, har kontrollutvalet ikkje merknader til Vestnes kommune sin rekneskap for 2015. Kontrollutvalet tilrår at kommunestyret godkjenner årsrekneskapen for Vestnes kommune for 2015 slik den er avlagt. Kontrollutvalet si handsaming Administrasjonssjef Tone Roaldsnes og økonomisjef Magne Wærholm orienterte og svarte på spørsmål frå utvalet. Økonomisjefen seier at sparetiltaka som vart sett i gang i einingane var viktige for at ein klarte å gå i balanse, når inntektene svikta. I tillegg så vart det lågare pensjonsutgifte enn det var budsjettert. Administrasjonssjef Tone Roaldsnes vektlegg at det er viktig med myndiggjorte tilsette som greier å arbeide på tvers i organisasjonen. Administrasjonssjefen viste til at Vestnes kommune kom dårleg ut på Kommunal Rapport sitt kommunebarometer, ho viste kontrollutvalet nokre eksempel på kva som kan vere årsaken til dette. Det vart mellom anna vist til at kostnadane til PU vert rekna med under pleie og omsorg, utan at det er tatt høgde for vertskommunetilskotet. I årsrapporten vert det vist til eit tilsyn knytt til bu- og habiliteringstenestene. Kommunen har arbeidd sidan 2011 med å lukke avvika i dette tilsynet, då det er eit svært omfattande krav som ligg til grunn. Administrasjonssjefen rår til at kontrollutvalet bør få eit orientering om dette, då det er knytt til ein stor sektor i kommunen. Kontrollutvalet ønskjer følgjande tillegg til sekretariatet sitt utkast til fråsegna, sett inn etter avsnitt 5 i sekretariatet sitt utkast: Kontrollutvalet har merka seg behovet for å styrke bemanninga i økonomiseksjonen Kontrollutvalet fatta samrøystes vedtak i samsvar med felles tilråding frå utvalet sine medlemmer (4 voterande) Sekretariatet sitt utkast til fråsegn Kontrollutvalet har i møte 26.4.2016 i sak 10/16 handsama Vestnes kommune sin årsrekneskap for 2015. Side 4 av 7
Grunnlaget for handsaminga har vore årsrekneskapen, revisor si melding av 19. april 2016, revisor sitt brev av 19. april 2016 og administrasjonssjefen si årsmelding for 2015. I tillegg har revisjonen og administrasjonssjef/økonomisjef supplert utvalet med munnleg informasjon om aktuelle problemstillingar. Årsrekneskapen, som består av driftsrekneskap, investeringsrekneskap, balanserekneskap, økonomiske oversikter og notar er avlagt av administrasjonssjef og rekneskapsansvarleg. Årsrekneskapen vert presentert i eige vedlegg, samt at deler av rekneskapen er innarbeida i årsmeldinga. Vestnes kommune sin rekneskap for 2015 viser kr 413 482 634.- til fordeling til drift og eit rekneskapsmessig mindreforbruk på kr 564 530.-. Netto driftsresultat er negativt med kr 4 891 405.-, mot eit positivt netto driftsresultat på kr 6 631 376.- i 2014. Overføringane til investeringsrekneskapen utgjer 0,- kroner som er i samsvar med budsjett. Kontrollutvalet har merka seg i revisors nøkkeltal at kommunen sin arbeidskapital er på -8 % og under fylkesmannen sitt måltal på 5 %. Dette talet seier noko om grunnlikviditeten til kommunen, det vil seie høve til å betale for sine forpliktingar etter kvart som dei forfell. Fleire sektorar har hatt vanskar med å halde budsjett i 2015. Barnehagesektoren, grunnskulane og SFO og Barne- og ungdomstenestene har vesentleg meirforbruk. Det er gjort greie for avvika i administrasjonssjefen si årsmelding. Drifta hadde likevel totalsett eit mindreforbruk på knapt 4,5 mill. kroner. Til dømes har Helse, omsorg og velferdssektoren har hatt ei innsparing på 4,2 mill. kroner. Kontrollutvalet har sett til at kommunerekneskapen er revidert på ein trygg måte. Etter revisjonen si meining er årsrekneskapen avlagd i samsvar med lov og forskrifter og god kommunal rekneskapsskikk. Etter utvalet sin gjennomgang av årsmelding med rekneskap og revisor si melding, meiner kontrollutvalet at årsrekneskapen gir eit forsvarleg uttrykk for resultatet av Vestnes kommune si verksemd og for kommunen sin økonomiske stilling pr. 31.12.2015. Ut over dette, og det som går fram av saksframlegget til kontrollutvalet og revisjonsmeldinga, har kontrollutvalet ikkje merknader til Vestnes kommune sin rekneskap for 2015. Kontrollutvalet tilrår at kommunestyret godkjenner årsrekneskapen for Vestnes kommune for 2015 slik den er avlagt. PS 11/16 YTRINGSFRIDOM FOR FOLKEVALDE Kontrollutvalet viser til Vestnes kommune sitt etiske reglement og tar saka til etterretning. Kontrollutvalet si handsaming Det vart frå leiar fremja forslag om at utvalsmedlem Dagfinn Wiik er ugild til å vere med å handsame denne saka jf. forvaltningslova 6 2. ledd, då saka har utgangspunkt i ein episode Wiik er involvert i. Wiik fråtredde når utvalet røysta over dette. Side 5 av 7
Utvalet gjorde samrøystes vedtak om at Wiik er ugild til å vere med å handsame saka. Utvalsleiar informerte om bakgrunnen for at saka kom opp i møte. Ordførar Geir Inge Lien opplyste om sin tilknyting til saka. Kontrollutvalet sine medlemmer diskuterte saka, og konkluderte med at dei ikkje ønskjer å bruke denne saka til å fremje ein prinsipiell diskusjon i kommunestyret. Det vart i møte fremja forslag om følgjande vedtak: Kontrollutvalet viser til Vestnes kommune sitt etiske reglement og tar saka til etterretning. Kontrollutvalet fatta samrøystes vedtak i samsvar med felles tilråding frå utvalet sine medlemmer (3 voterande) Sekretariatet si tilråding Kontrollutvalet gjer vedtak om å sende saka over til kommunestyret med følgjande forslag til vedtak: 1. Kommunestyret i Vestnes vil stadfeste prinsippet om at for folkevalde er ein vid ytringsfridom av særlig betyding. 2. Kommunestyret viser vidare til punkta "Tillit og haldningar" og "Representasjon og reiser" i det etiske reglementet, og oppmodar politikarane til å vere bevisste den ombodsrolla dei har. Utvalsmedlem Dagfinn Wiik tilrådde før handsaming av neste sak. PS 12/16 OPPFØLGINGSLISTE I oppfølgingslista vert det gjort følgjande endringar: Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten «Kvalitet i sykehjemstjenesten i Vestnes kommune Forvaltningsrevisjonsrapporten vart handsama av kontrollutvalet i møte 10.12.13, sak PS 24/13 og i kommunestyret 06.02.14 i k-sak 3/14. Kontrollutvalet handsama oppfølging av rapporten i dagens møte (24.02.15) revisjonen tilrår at kontrollutvalet held seg orientert om utviklinga innafor desse to områda: Ressurssituasjonen (personalfaktor) som set grenser når det gjeld ivaretaking av bebuarane sine sosiale behov, samt fysioterapiressursen pr. institusjonsbebuar. Saka vert overført frå oppfølgingslista for 2015 til 2016. 26.04.16: Adm.sjef og kommunalsjef Greta Bjerke orienterte i dagens møte jf. OS 11/16. Kontrollutvalet avsluttar oppfølging av denne saka. Økonomireglement Det ser ikkje ut til at Vestnes kommune sitt økonomireglement, utover delegeringsreglement, finansreglement og reglement for investeringsprosjekt, har vore til politisk behandling. Eit økonomireglement bør politisk behandlast, rullerast og oppdaterast jamleg. I kontrollutvalet sitt møte 10.12.15 vart det etterspurt eit oppdatert økonomireglement. Administrasjonssjefen informerte om at det ikkje er kapasitet til å oppdatere dette så lenge ein berre har ei økonomstilling. 26.04.16: Utvalet ønskjer tilbakemelding frå adm.sjefen om plan for dette arbeidet. Side 6 av 7
Kontrollutvalet si handsaming Leiar gjekk i gjennom dei sakene som står i oppfølgingslista. Til dette møtet var det lagt opp til orientering frå administrasjonen knytt til: Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten «Kvalitet i sykehjemstjenesten i Vestnes kommune Administrasjonssjef Tone Roaldsnes og kommunalsjef Grete Bjerke orienterte. Det vart ikkje fremma forslag om å føre opp nye saker på oppfølgingslista: Kontrollutvalet fatta samrøystes vedtak i samsvar med felles forslag frå utvalet sine medlemmer. (4 voterande) Sekretariatet si tilråding I oppfølgingslista vert det gjort følgjande endringar: PS 13/16 EVENTUELT Ny møtedato for kontrollutvalet sitt møte i juni Utvalsleiar er forhindra frå å møte på oppsett møtedato 6. juni. Det vart konkludert med at ny møtedato vert onsdag 1. juni. Stig Holmstrøm leiar Dagfinn Wiik Frank Ove Belsvik Lars Christian Fjørtoft Jane Anita Aspen sekretær Side 7 av 7