RAPPORTEN #2-2008 DU MÅ TA FERIE BENTHE RASMUSSEN VED ØKONOR BODØ LOSER OSS GJENNOM FERIELOVEN FLERE SAKER I DETTE NUMMER: REGNSKAPSRAPPORTEN SOM STYRINGSVERKTØY REGNSKAPSFØREREN SOM STYREMEDLEM REISEREGNINGENS ABC
LEDER REGNSKAPSRAPPORTEN SOM STYRINGSVERKTØY De som ikke kjenner historien, er dømt til å gjenta den, sies det. Ordtakets premisser er nok i utgangspunktet ment å være negative, underforstått at historien man sikter til ikke har vært spesielt bra. Velger man derimot å se på det fra en litt annen vinkel kan man snu på flisa og trekke en mer positiv analogi til eksempelvis økonomi- og regnskapsfunksjonen i en bedrift. Med dagens høyteknologiske hjelpemidler kan en regnskapsfører generere grafiske regnskapsrapporter som helt ned til minste detalj presenterer virksomhetens økonomiske og regnskapsmessige historie, samt nåværende status. Den samme regnskapsføreren kan så bruke sin kompetanse til å analysere rapportens nøkkeltall for 2 KVARTALSRAPPORTEN 2/08 kostnadsbesparelser, og dermed en komme frem med en smørbrødliste over tiltak som kan utfylle bedriftens strategier. Regnskapsrapporten blir med andre ord et svært nøyaktig styringsverktøy som kan gi svar på elementer som hvor vi har vært, hvor vi skal og hvordan vi skal komme dit. Spør gjerne din regnskapsfører hvordan du bedre kan utnytte regnskapsrapportene som styringsverktøy for din bedrift. Johan-Thomas Hegdahl Administrerende direktør i Økonor Norge
- Arbeidsgiver plikter å påse at arbeidstagere tar ferie, sier Benthe Rasmussen i Økonor Bodø. BENTHE RASMUSSEN ER LOS I FERIELOVEN: - DU MÅ TA FERIE! - Og det er det ikke bare jeg som sier, det er lovpålagt, smiler Benthe Rasmussen ved Økonor Bodø. Hun hjelper oss her med å lose oss gjennom ferieloven. Hvor mye ferie har man egentlig krav på? - Etter ferieloven har alle arbeidstakere krav på 25 virkedager ferie hvert år. Det vil si en årlig feriefritid på 4 uker og 1 dag, ettersom lørdager er medregnet i virkedagene er 6 virkedager det samme som en uke. Tariffoppgjøret våren 2000 ga mange grupper en femte ferieuke med forhøyelse av feriepengesatsen. Denne ekstra ferieuka er en del av lønnsoppgjøret, og altså ikke en del av ferieloven, sier Rasmussen og fortsetter: - hvorvidt 3 KVARTALSRAPPORTEN 2/08 du har krav på den avhenger altså av hva som er avtalt der du jobber, eller hvilken avtale du selv har forhandlet deg frem til med sjefen. Alle som har fylt 60 år innen september i ferieåret har krav på 6 virkedager, altså en uke ekstra ferie, sier hun. Hva om man begynner i ny jobb? - Arbeidstaker som tiltrer senest 30. september i ferieåret kan kreve full ferie innen utløpet av samme ferieår. Tre uker sammenhengende ferie i hovedferieperioden kan bare kreves av den som tiltrer innen 15.august i ferieåret. Men, sier Rasmussen, tiltrer man etter 30.september, har man bare krav på 6 virkedagers ferie samme år. Disse feriekravene kan man altså bare fremme om man ikke har tatt ut ferie hos tidligere arbeidsgiver samme år. Hva med feriepenger? - Feriepenger må opptjenes året før ferien avvikles, forklarer hun. Dersom man ikke har vært i jobb året før, har man allikevel rett på ferie,
men ikke rett til feriepenger. For å ha rett på feriepenger må du altså ha vært ansatt og mottatt lønn fra arbeidsgiveren forgående år. Det er ikke noe krav om at du må ha vært ansatt i en viss tid, eller hatt noen minimumsinntekt. Feriepenger beregnes ut fra det man har fått i lønn m.m. i opptjeningsåret. Ikke alle utbetalinger inngår i beregningen, som for eksempel dekning av utgifter i forbindelse med tjeneste. De utbetalinger som inngår, utgjør feriepengegrunnlaget og skal fremgå av lønns- og trekkoppgaven for opptjeningsåret. Feriepengene utgjør 10,2 % av feriepengegrunnlaget. For arbeidstakere over 60 år, er satsen 12,5 %. For de som har avtalt den femte ferieuke, er satsen 12 % og for arbeidstakere over 60 år 14,3 %. Når kommer feriepengene vanligvis? - Feriepenger skal utbetales som siste lønning før ferien. Det vanlige er at feriepengene utbetales i forbindelse med hovedferien i juni. Feriepenger for ikke avviklet ferie skal utbetales første lønningsdag etter ferieårets utløp, altså i januar. Når arbeidsforholdet opphører, skal arbeidstakeren ha utbetalt feriepengene som er opptjent frem til sluttdato på siste lønnsutbetaling. Arbeidstaker har ikke krav på å få utbetalt feriepenger utenom ferier, for eksempel for å dekke inn kredittkortgjelden som dukker opp i januar etter en litt raus jule- og nyttårsfeiring, sier hun med glimt i øyet. Hva om man er så uheldig å bli syk i ferien? - Hvis du blir syk i ferien, kan du ha krav på erstatningsferie. Du har krav på erstatningsferie etter ferieloven dersom du har vært helt arbeidsufør i minst 6 virkedager, altså en uke i ferien. Retten til å få ny ferie baserer seg altså på hvorvidt du har vært 100 prosent arbeidsufør. Å ha feber, eller en sykemelding på 60 prosent er med andre ord ikke nok. Et slikt krav må dokumenteres med legeerklæring og Ferieloven er gitt for å sikre at arbeidstakerne virkelig tar ferie, og arbeidsgiver plikter som nevnt å sørge for at så skjer. fremsettes så raskt som mulig etter å ha kommet tilbake på jobb. Dersom du blir helt arbeidsufør før ferien, kan man kreve at ferien utsettes til senere i året. Dersom sykdom hindrer en å avvikle ferie innen ferieåret, kan du kreve å få overført 12 virkedager ferie til neste år. Et slikt krav må imidlertid framsettes før årets utløp. Disse dagene kan altså komme i tillegg til eventuelt annen avtalt overføring, dvs. til sammen 24 virkedager. Hvordan er reglene om ferie hvis man har sagt opp eller er blitt oppsagt? - Reglene avhenger om oppsigelsen kommer fra arbeidsgiver eller arbeidstaker. Dersom oppsigelsen kommer fra arbeidsgiveren, kan han ikke legge ferien i oppsigelsestiden uten arbeidstakers samtykke. Dette gjelder ikke hvis oppsigelsesfristen er tre måneder eller lenger. I slike tilfeller kan sjefen kreve at du avvikler ferien i oppsigelsestiden. Du kan motsette deg allerede fastsatt ferieperiode avvikles i oppsigelsestiden. Har du selv sagt opp, kan du kreve at ferie avvikles før oppsigelsesfristens utløp dersom det ikke vil være tid til å avvikle ferie innenfor hovedferieperioden eller innenfor ferieåret. Sier du opp etter 15.august, kan du likevel ikke kreve at ferien legges til tiden før 30.september. Hva må bedriftslederen tenke på i forhold til ferieavviking? - Ferieloven er en minstelov, og det er derfor ikke adgang til å avtale dårligere ordninger enn det loven foreskriver. Ferieloven sier at arbeidsgiver skal sørge for at arbeidstaker gis 25 virkedager ferie hvert år. Det betyr altså at det er arbeidsgiver som må passe på at den enkelte ansatte avvikler ferie. Arbeidsgiveren skal i god tid før ferien drøfte fastsetting av ferietidspunktet og oppsetting av ferielister med den enkelte ansatte eller tillitsvalgte. Hvis det ikke oppnås enighet, er det arbeidsgiveren som bestemmer når ferien skal avvikles. Arbeidstakeren kan kreve å bli orientert om feriefastsettingen minst to måneder før ferien. Dersom arbeidsgiveren varsler ferien for sent, kan ikke arbeidstakeren nekte å ta ferie, men arbeidsgiveren kan bli erstatningspliktig for økonomiske tap som følge av forsinkelsen. Ett eksempel er forhåndsbetalte flybilletter. Og til slutt, MÅ man ta ferie? - Ja! Ferieloven er gitt for å sikre at arbeidstakerne virkelig tar ferie, og arbeidsgiver plikter som nevnt å sørge for at så skjer, sier Rasmussen. - Unntaket er dersom en arbeidstaker ikke har opptjent tilstrekkelig med feriepenger, slik at feriepengene ikke dekker bortfallet av lønn under fraværet. For eksempel om du har begynt i ny jobb etter studier. I slike tilfeller kan man la være å ta ferie, med mindre man jobber i virksomhet hvor driften innstilles i forbindelse med ferieavviklingen, altså har fellesferie. Da må ferie avvikles uansett, avslutter hun. 4 KVARTALSRAPPORTEN 2/08
REGNSKAPSFØREREN SOM STYREMEDLEM Erling Johan Vestgård, daglig leder ved Økonor Vest-Lofoten, føler det er viktig å fremme regnskapsførerens rolle som bedriftsrådgiver, også i rollen som styremedlem. Erling Johan Vestgård, rådgiverrollen for regnskapsførere har blitt vanligere og vanligere. Men hva er regnskapsførers rolle som styremedlem? Hva kan han / hun bidra med, eller hvorfor er det viktig at hun / han bør være der? 5 KVARTALSRAPPORTEN 2/08 - Som regnskapsfører og bedriftsrådgiver har man et svært godt innblikk i enhver kundes økonomiske situasjon samtidig som man gjennom løpende oppfølging og kontakt med dem har et generelt høyt kunnskapsnivå om deres virksomhet. Man har også en generell allmennkunnskap når det gjelder lover og regler, formelle krav til gjennomføring av styremøter, det lokale marked, konkurrenter, bransjer etc. Alt dette bidrar til at man som bedriftsrådgiver fra regnskapsbransjen fyller mange viktige områder et styre bør ha
Først og fremst vil en bedriftsrådgiver fra våre regnskapskontorer kunne bidra med erfaringer fra ulike områder innenfor både økonomisk planlegging (budsjettering), organisering, markedsføring og ledelse. stor nytte av. Først og fremst vil en bedriftsrådgiver fra våre regnskapskontorer kunne bidra med erfaringer fra ulike områder innenfor både økonomisk planlegging (budsjettering), organisering, markedsføring og ledelse. I mange sammenhenger ivaretar også regnskapsføreren rollen som økonomisjef hos sine kunder, noe som dekker mange oppgaver utover ordinære regnskapstjenester. På denne måten har regnskapsføreren en betydelig kunnskap og erfaring som gjør ham eller henne godt egnet som bidragsyter i strategisk planlegging og utvikling av den enkelte bedrift. Hvordan bidrar regnskapsføreren som styremedlem til verdiskapning innad i bedriften? Mye verdiskapning handler om å vite hvor man er i dag, og hva man i så måte ønsker for fremtiden. Som økonom og bedriftsrådgiver har regnskapsføreren et godt innblikk i de økonomiske verktøy og nøkkeltall som er viktig for å vurdere dagens situasjon i enhver bedrift. Kostnadsstyring og fokus på bruttofortjeneste er i denne forbindelse viktige eksempler. I styresammenheng vil dette kunne bidra til at et samlet styre gjør de riktige valgene for økt verdiskapning. Hva bør man være obs på som styremedlem? Er det noen viktige retningslinjer eller etiske grenser man bør være spesielt var for? - Det er svært viktig at man har tenkt nøye gjennom rolle og konsekvens når man påtar seg styreverv. Mange oppgaver som naturlig behandles i styret, som for eksempel selskapets årsregnskap, budsjetter, løpende rapportering, økonomisk rådgivning osv. vil kunne medføre inhabilitet og uheldige konflikter der man er involvert på begge sider av bordet. En annen fare er at man stiller seg i en uheldig situasjon i forhold til regnskapskontorets øvrige kunder og næringslivsaktører for øvrig. Et styreverv hos en kunde kan fort være i konflikt med øvrige kunders interesser, og med fare for at man på den måte vil ekskludere seg selv som regnskapsfører. Ofte kan en vel så god løsning være å heller fungere som styrerådgiver i en form der man deltar aktivt i styremøter og / eller i konkrete saker der det er naturlig at man er involvert. Er det viktig at styremedlemmets oppgaver er godt definerte, eller er det viktigere at man som regnskapsfører bringer sin spesielle kompetanse til bordet og at oppgavene derfor kan være mer flytende og varierte? - Som tidligere nevnt fordrer et styreverv at rollene som styremedlem og regnskapsfører er klart definert. Selvsagt skal en regnskapsfører tilføre kunnskap og kompetanse som naturlig følger av vårt yrke, men hvor går skillet mellom rollene i det praktiske arbeidet? Hvilke oppgaver er det for eksempel naturlig å ivareta som styremedlem, og som er dekket av styrehonorar, og hvilke oppgaver skal styremedlemmet på den annen side ha dekket gjennom sin rolle som regnskapsfører? Dette er spørsmål det er viktig å ha definert og avklart før man som bedriftsrådgiver påtar seg styreverv. Som styremedlem skal man ensidig ivareta selskapets interesser. Hvordan gjør man dette når man må ivareta Økonors interesser i tillegg? - Først og fremst må og skal enhver ansatt i Økonor være bevisst sin rolle som profesjonell samarbeidspartner utad. Dette gjelder ikke bare i forhold til kundene man har, men også i forhold til det øvrige næringsliv, konkurrenter, og ikke minst offentlige institusjoner. Gjennom vår atferd i de ulike forum der vi er representert, er vi med på å sikre Økonors ambisjoner og posisjon som en seriøs samarbeidspartner. Et styremedlem skal selvsagt opptre korrekt og i selskapets interesse, og samtidig være bevisst på den rollen en har. Som profesjonell aktør ivaretar vi både kundenes og Økonors interesser. 6 KVARTALSRAPPORTEN 2/08
REISEREGNINGENS ABC For små og mellomstore bedrifter kan det lønne seg å ha orden i sysakene hvis det er mye reising på grunn av jobben, mener Anna Lise Bringsli, nyansatt kvalitets- og fagansvarlig ved Økonor Norge. - Det er to grunner til å ta riktig utfylling og dokumentasjon av reiseregninger på alvor, sier Bringsli. - Den første er at man ved å gjøre det riktig i første runde reduserer tidsbruken hos Økonor og dermed reduserer regningen for deg som kunde. Den andre er at en sikrer riktig innberetning av skatt og avgifter. Hos enkelte brukes unødvendig mye tid på å ringe eller sende e-post for å få på plass det som trengs, når man kan benytte seg av enkle grep for å effektivisere prosessen. I Bokføringsforskriftens 5-9 om Reise- og oppholdsutgifter står det følgende: Det skal fremgå av dokumentasjon for reise- og oppholdsutgifter hvem utgiftene omfatter, hva formålet med reisen har vært og hvilke arrangement den reisende har deltatt på. Dokumentasjonen skal også være i samsvar med aktuelle regler i forskrift 14. oktober 1976 nr. 9830 om forskuddstrekk i utgiftsgodtgjørelser. Forskrift 14. oktober 1976 nr. 9830 om forskuddstrekk i utgiftsgodtgjørelser er en detaljert gjennomgang av hvilke utgiftsgodtgjørelser det ikke skal trekkes forskuddstrekk av og krav til dokumentasjon for å unngå slike trekk. KOSTGODTGJØRELSE Kostgodtgjørelser er trekkfrie forutsatt at man leverer reiseregning med følgende opplysninger for hver tjenestereise: - Navn, adresse og underskrift. - Dato og klokkeslett for avreise og hjemkomst. - Formål med reisen (viktig å ha dokumentasjon på hvor og hva man skal). 7 KVARTALSRAPPORTEN 2/08 - Navn og adresse på overnattingsstedet (hvis dette ikke er oppgitt skal det forutsettes at det er overnattet på pensjonat/hybel/brakke og arbeidstaker skal skattlegges for kostgodtgjørelse ut over Skattedirektoratets forskuddssats på kr. 174,- pr. døgn). - Dato for overnatting ved flere steder, hvis det er tilfelle. REISE PÅ REGNING Refusjoner skal kun inntektsberegnes hvis godtgjørelse overstiger den dokumenterte kostnaden. Det gjelder samme krav til dokumentasjon til reiseregningen som om man får utbetalt kostgodtgjørelse. Det vil si alle fem punkter i avsnittet overfor. Regnskapspliktige Anna Lise Bringsli er ny kvalitets- og fagansvarlig i Økonor Norge næringsdrivende skal føre utgiftene i regnskapet og dokumentere dem med originalbilag. Regnskapspliktige næringsdrivende / selvstendig næringsdrivende kan altså ikke kreve fradrag etter statens satser for diett og losji. KJØREGODTGJØRELSE Bilgodtgjørelse er trekkfri når den utbetales for yrkes- eller tjenestekjøring som kilometergodtgjørelse etter statens reiseregulativ. Det er like strenge krav til opplysninger om reisen som for kostgodtgjørelse. I tillegg til formålet med reisen, må fremstilling av reiseruten med angivelse av lokal kjøring på oppdragsstedet og årsaken til eventuelle omkjøringer, pluss total utkjørt distanse beregnet på grunnlag av bilens kilome-
terteller ved begynnelsen og slutten av hver yrkes-/tjenestereise spesifiseres. Hva er de vanligste manglene? Oppsummert er det stort sett en feil som gjentas, ifølge Bringsli, og det er at man ikke fyller inn nok informasjon om reisen: - Det kan se ut som om mange glemmer at reiseregningen skal kunne leses og forstås av en person som ikke har tilknytning til bedriften. For eksempel er det vanlig å glemme: - Hvor vi har bodd (navn på hotell, eller hvorvidt vi har bodd privat) - Formålet med reisen - Fradrag for måltider, frokost m.m. som er betalt av andre - Tidsbruk for reisen Hvordan kan man forenkle arbeidet med reiseregninger? - Det gjelder å ha grunnlaget i orden. Bruk litt tid på å få oppdatert en standard reiseregning og oversikt over de vanligste satsene så dette ligger klart når en reiseregning skal skrives. En sjekkliste på må opplysningene kan og være nyttig. Det kan være en god investering å ha en slik gjennomgang med regnskapsføreren for å få dette på plass. Neste steg er å ta seg tid i første runde til å fylle ut alle opplysningene, og huske på alle relevante bilag, når vi lager reiseregningen, sier hun. For litt større bedrifter, eller hvis det er mye reising finnes det et godt knippe reiseregningsprogram på markedet som kan gjøre jobben med å registrere kostgodtgjørelser, reising og kjøring lettere, sier Bringsli. - Disse programmene veileder deg gjennom utfyllingen av reiseregningen og slipper ikke denne gjennom før alle nødvendige opplysninger er fylt ut. I tillegg er satsene oppdaterte og beregningene / summeringene blir utført automatisk. Dette gjør at den enkelte ansatte kan bruke mindre tid ved utfylling av reiseregningene, og siden all informasjon kommer med i første runde kan etterarbeidet effektiviseres. For å effektivisere arbeidet ytterligere er det klart en fordel om reiseregningsprogrammet har automatisk overførsel til det regnskapsprogram som bedriften / Økonor bruker. Kanskje er din regnskapsfører den sprekeste i landet? 71 Økonor i samarbeid med: TILBAKEMELDINGER Som kunde av Økonor utgjør dere en svært viktig gruppe for oss. Vi i Økonor Norge er derfor interesserte i å vite hva dere synes om nyhetsbrevets innhold og utseende, samt at vi gjerne tar imot tips om aktuelle saker. Send en epost til redaktør trine.waldahl@okonor.no med dine synspunkter. UTGIVER: Økonor Norge as 8300 Svolvær Telefon: 76 06 66 90 Telefaks: 76 06 66 91 Epost: norge@okonor.no REDAKTØR: Trine Waldahl PRODUKSJON: Hambre & Partners