ÅRSBERETNING VANSJØ/SVINNDAL IDRETTSLAG REGNSKAPSÅRET 2013
Om idrettslaget... 2 Et idrettslag i endring... 2 Idrettslagets styre og administrasjon... 3 Styremøter... 3 Saker styret har jobbet med... 3 Fremtidige utfordringer... 5 Gruppenes virksomhet... 5 Årsmøter... 6 Idrettslagets økonomi... 6 Middagsåsen sportssenter AS... 7 Historiegruppen... 7 Æresmedlemmer... 7 Vedlegg... 8
Om idrettslaget Vansjø/Svinndal Idrettslag omtales i det daglige som V/S, og regner Sportsklubben Vansjø som ble stiftet i 1920 som sin opprinnelse, og gjennom senere sammenslåinger av ulike idrettslag og foreninger i Våler kommune ble laget til slutt til Vansjø/Svinndal IL i 1968. Idrettslaget har pr. idrettsregistreringen for 2013 478 medlemmer (111 kvinner og 367 menn) fordelt på fem grupper; alpin, brett, fotball, friidrett og håndball.i løpet av idrettslaget nær hundreårige historie har også andre idretter gjort seg gjeldende, og idrettslaget har som målsetting å legge til rette for fremvekst av nye aktiviteter i en kommune som er i sterk vekst. Et idrettslag i endring I løpet av de siste ti årene er det skjedd store endringer i idrettslaget; idrettslaget har tatt initiativ til bygging av en kunstgressbane på Kirkebygden, vi har tatt over driften av Middagsåsen og vi har over flere år hatt en klubbutviklingsprosess som har hatt som mål å skape en fellesskapsfølelse slik at idrettslaget blir noe mer enn en administrasjon for aktivitetene i løpet av en klubbkveld formulert som Idrettslaget skal være en skapende kraft og et lim i bygda. Andre endringstendenser er at idretten i likhet med samfunnet eller reguleres i økende grad. I idretten er det kommet krav om politiattester for trenere, oppmenn, tillitsvalgte og andre som er i direkte kontakt med barn og unge. Videre er det kommet strengere krav til økonomiforvaltning og underslagsforsikring. Nye kommunikasjonskanaler stiller også krav om andre løsninger for informasjon, kommunikasjon og samhandling innenfor idrettslaget og mot omverdenen. Vi ser også at ulike støtteordninger og bidragsytere krever mer dokumentasjon og rapportering enn tidligere, i tillegg til at det å finne frem til relevante støtteordninger er en stadig utfordring. Som følge av dette, og omfanget av idrettslagets aktivitet, har vi i de senere år hatt en ansatt ressurs i idrettslaget som har avlastet leder/nestleder med administrative oppgaver. Dette har vært en bistilling, og idrettslaget har for tiden ikke økonomi til å lønne noen fast ut over dagens 25 %. Som følge av endringene har belastningen på leder og nestleder har i 2013 og foregående år gått ut over den dugnadsinnsats som historisk sett har ligget i rollene. Styrets oppfatning er derfor at idrettslaget må ta høyde i sine budsjetter for at leder og nestleder honoreres for sin arbeidsinnsats som kompensasjon for tapt arbeidsfortjeneste og til dekning av kostnader slik V/S sine lover åpner for i 11. Styret er og av den oppfatning at idrettslaget bør vurdere mer effektive løsninger for styring og administrasjon av idrettslaget og gruppene, slik at mest mulig kapasitet kan egnes til å skape aktivitet og utvikle idrettslaget videre i en kommune i vekst. Hovedstyret bør også vurdere om dagens administrative kapasitet er tilstrekkelig, og se på løsninger for å avlaste ledervervene på sikt.
Idrettslagets styre og administrasjon Hovedstyret har siden årsmøtet for 2012 i mars 2013 bestått av: Steinar Hafto Myre, leder Atle Helgedagsrud, nestleder Arnhild Markestad, styremedlem Kim- Reidar Martinsen, styremedlem Anders Rognlien Lars- Erik Thømt, styremedlem Per Weum, styremedlem Unni Sandem har vært tilsatt på timebasis som lagets administrative ressurs i 2013. Styremøter Det sittende styret har hatt fem styremøter i løpet av 2013, i tillegg til tre styremøter under det foregående styret. Saker styret har jobbet med Økonomiforvaltning Idrettslaget har i løpet av 2013 gått over til elektronisk, WEB- basert, regnskapsføring som gir ledere og administrasjon direkte tilgang til enkeltbilag og regnskapsstatus gjennom personlige tilganger. Dette er en vesentlig forbedring, effektivisering og modernisering av lagets regnskapsførsel og økonomioppfølging. På bakgrunn av krav fra Norges Idrettsforbund (NIF), endret V/S sine lover i 2013 slik at alle banktransaksjoner skal godkjennes av to personer. Med utgangspunkt i dette, har hovedstyret vedtatt en økonomiinstruks for idrettslaget. Instruksens formål er å gi retningslinjer for ledere og økonomiansvarlige i V/S- IL, sikre at klubben har best mulig oversikt over egen økonomi, og redusere risiko for feil og økonomiske misligheter. Idrettslaget oppfyller nå kravene til NIF, og har som følge av det kunne tegne underslagsforsikring. Klubbutvikling Hovedstyret har fulgt opp klubbutviklingsprosessen, og hadde en samling med konsulent fra Østfold idrettskrets i oktober 2013. Deltagerne på denne og tidligere samlinger har gitt positive tilbakemeldinger, og uttrykt ønske om at dette følges opp. Hovedstyret mener det er fornuftig at det holdes et kurs/samling årlig slik at nye styremedlemmer og tillitsvalgte tilføres kompetanse samtidig som de mer erfarne får oppfrisket og utviklet sin. Hovedstyret anbefaler at idrettslagets ledelse og administrasjon gir nye tillitsvalgte opplæring i interne rutiner. Som en del av klubbutviklingen ble det arrangert en V/S- dag i Middagsåsen i januar 2013, og en klubbkveld på Grendehuset for trenere og tillitsvalgte i begynnelsen av februar. Begge tiltakene hadde en positiv effekt på samhold i idrettslaget og videreføres.
Kunstgressbanen Oppfølging av kunstgressbanen har vært en utfordring gjennom flere år av flere årsaker. For å få en enhetlig håndtering av dialogen med Våler kommune som eier av banen, og for å sikre kontinuitet internt, ble Anders Rognlien oppnevnt som baneansvarlig i hovedstyret høsten 2013. Rognlien vil ha den løpende dialogen med kommunen og følge opp kunstgressbanen og andre baneanlegg internt i dialog med gruppene som bruker anleggene. Vedlikeholdsavtalen for anlegget ble avsluttet ved årsskiftet, og idrettslaget har gått i dialog med Våler kommune om ny samarbeidsavtale denne prosessen avsluttes våren 2014. Det vil også bli inngått nye vedlikeholdsavtaler, og ført særskilt regnskap/budsjett for kunstgressbanen. Innkjøp I klubbutviklingsprosessen som har foregått over flere år, kom innkjøp opp som et utviklingsområde. Hovedstyret oppfatter at det fortsatt er ønske om å få til innkjøpsordninger på områder der flere grupper kjøper like eller tilsvarende produkter, men det har ikke vært tilstrekkelig kapasitet i arbeidsgruppen til å komme videre med dette i 2013. Hovedstyret anbefaler at dette arbeidet videreføres med realistiske ambisjoner og konkrete mål. Klubbhus Et annet behov som er kommet frem i klubbutviklingsprosessen, er ønsket om et klubbhus for idrettslaget helst plassert i tilknytning til kunstgressbanen på Kirkebygden. Våler kommune er positiv til planene, og spørreundersøkelser blant medlemmene viser også positiv interesse. Hovedstyret er av den oppfatning at det bør jobbes videre med å utvikle et konsept for klubbhus i dialog med gruppene, slik at et klubbhus dekker både gruppenes og idrettslagets behov. Videre må det jobbes med planer for finansiering av både bygging og drift av et klubbhus, før idrettslaget kan ta endelig stilling til om det skal bygges et klubbhus. Hovedstyret ber årsmøtet om tilslutning til å fortsette arbeidet med å utvikle et konsept for klubbhus. Innspill til kommunedelplan for idrett og fysisk aktivitet i Våler rullering av handlingsprogram 2014-2017 Hovedstyret har spilt inn følgende: Skileikområde i Middagsåsen Langrennsløype, kunststsnøbasert i Middagsåsen potensielt som regionalt anlegg Videreutvikling av kunstgressanlegget på Kirkebygden med bl.a. friidrettsfasiliteter Klubbhus ved kunstgressbanen på Kirkebygden Flerbrukshall på Våk Flerbrukshall på Kirkebygden Tennisbane v/kirkebygden skole Hovedstyret vil følge opp disse planene videre, og det er igangsatt et forprosjekt for skileikområde/barnebakke i Middagsåsen med tilsagn om oppstartmidler fra Sparebankstilftelsen Østfold- Akershus. Videre jobbes det som nevnt med planer for klubbhus, i tillegg til utvikling av bedre friidrettsfasiliteter ved kunstgressbanen.
Sponsorpakker For å styrke idrettslagets økonomi, og utnytte de muligheter som ligger i å hente inn sponsorinntekter, har en arbeidsgruppe laget et konsept for profilering på arenaer i Vålerhallen og kunstgressbanen. Konseptet legger opp til at deler av inntektene kan tilfalle gruppene som provisjon der de henter inn sponsorer. Det vurderes også kobling mot profilering på nettsider. Nettsider for idrettslaget Etter en lengre prosess ble vs- il.no lansert høsten 2013 i samarbeid med Sempro AS. Idrettslaget har med dette fått et godt utgangspunkt for nettbasert kommunikasjon, men det ligger en utfordring i å skape nytt innhold og vedlikeholde eksisterende. Dette forutsetter engasjement fra flere i idrettslaget, og at det bygges kompetanse i gruppene. Dette er en utfordring som hovedstyret må følge opp videre. Kongebesøket til Våler HM Kongens besøk i Våler i begynnelsen av september 2013 hadde fokus på barn, unge og friluftsliv. Med dette som utgangspunkt, fikk V/S en sentral plassering på bygdetunet da Kongen besøkte denne delen av Våler. Idrettslaget fikk vist frem sine idretter gjennom utøvere i aktivitet, og Kongen fikk overrakt et dagskort for familien til Middagsåsen. Idrettslaget fikk god respons fra ordføreren i etterkant av et vellykket besøk. Fremtidige utfordringer Hovedstyret mener idrettslaget bør fokusere på å fange opp det vekstpotensiale som ligger i økt tilflytting til Våler både for å øke medlemstallet og for å skape nye aktiviteter. Det er og viktig å bruke det momentet man med veksten har for å fremme utvikling av nye idrettsanlegg noe som er helt nødvendig for at V/S og Våler skal kunne håndtere økt etterspørsel etter idrettsaktiviteter. Et voksende idrettslag forutsetter et godt støtteapparat og gode rutiner, hovedstyret bør derfor dimensjonere støtteapparatet til aktivitetsnivået. Digitale kommunikasjons- og dokumenthåndteringsløsninger bør utvikles, og effektive rutiner og verktøy må tas i bruk. Drift av idrettslag har økt i kompleksitet gjennom flere år, og idrettslaget må og sørge for å være rustet for å møte økende krav til regnskap, rapportering og pålegg fra NIF og offentlige myndigheter som forutsetter kontinuitet og gode rutiner. I praksis er det antagelig ikke lenger mulig å drive et idrettslag kun på dugnad. Idrettslaget og gruppene bør og ha sette i verk tiltak for å beholde ungdom, og særlig jenter, i idrettslaget når de kommer i tenårene. Videre bør idrettslaget jobbe målrettet for å utdanne trenere, dommere og tillitsvalgte. Gruppenes virksomhet Det har vært et høyt aktivitetsnivå i samtlige grupper i 2013, denne er beskrevet nærmere i de enkelte gruppenes årsberetninger. Etter hovedstyrets oppfatning er engasjementet blant trenere og tillitsvalgte høyt, og det gjøres mye godt arbeid som også fører til målbare gode resultater i renn, kamper og turneringer. Hovedstyret noterer at mange tillitsvalgte også er trenere, og at det derfor er en fare for at enkeltpersoner får eller påtar seg en for stor belastning. Hovedstyret mener det må være en
målsetting for idrettslaget å legge til rette for at gruppene kan fokusere på å skape aktivitet for barn og unge fremfor å drive med administrasjon og møtevirksomhet. Volleyballgruppa ble lagt ned på årsmøtet for 2012, og det er ikke kommet til nye grupper som ønsker opptak i idrettslaget i løpet av året. Hovedstyret har imidlertid lagt til rette for voksne som ønsker å drive organisering trening under forutsetning at de melder seg inn i idrettslaget. Så langt har ikke dette ført til danning av nye grupper, og aktiviteten er varierende. Årsmøter Årsmøtet for 2012 ble avholdt 21. mars 2013. Det ble avhold ekstraordinært årsmøte for 2013 i mars 2014 for en mindre endring av V/S sine lover der siste frist for avholdelse av årsmøte ble endret. Idrettslagets økonomi Idrettslaget samlet sett har en generelt god økonomi, men hovedstyret mener det er behov for at idrettslagets inntekter økes. Idrettslaget har i dag begrenset evne til å løfte nye prosjekter og håndtere uventede kostnader. Hovedstyret mener og at det bør bygges opp fond/reserver til ønskede anleggsprosjekter. I tillegg har idrettslagets driftskostnader økt som følge av at vi har hatt tilsatt administrasjon de siste årene. I økonomireglement har hovedstyret forutsatt at gruppene skal være selvfinansiert, det vil si at gruppenes inntekter må dekke utgiftene. Videre er det lagt til grunn at hver gruppe bør ha reserver tilsvarende ett års kostnader for å kunne håndtere svingninger i medlemsmasse og inntekter. Grupper som går med underskudd skal dekke dette inn i løpet av de tre påfølgende år. Etter hovedstyrets vurdering har gruppene en god økonomi, og leder og nestleder i hovedstyret har hatt god dialog med gruppelederne om oppfølgingen av regnskap og budsjett. Hovedstyret vurderer søknader fra gruppene, og andre, om tilskudd til etablering av ny aktivitet eller andre aktiviteter som det er naturlig at hovedstyret vurderer om laget i fellesskap skal være med og finansiere. Hovedstyret anbefaler at idrettslaget jobber videre med økonomirutiner og opplæring av tillitsvalgte i disse for å sikre effektiv og god økonomiforvaltning Regnskapet for 2013 (2012- tallene i parentes) viser at V/S samlet sett hadde en omsetning på kr. 1.605.770,- (1.442.442,- ) og et overskudd på kr 21.268,- (- 80.681). Hovedstyret mener dette er et for svakt resultat selv om det er en betydelig forbedring i forhold til året før. Hovedstyret har en viktig oppgave i å øke inntektene til finansiering av idrettslagets fellesaktiviteter.
Middagsåsen sportssenter AS V/S- IL er eneeier av selskapet, og hovedstyret utgjør selskapets generalforsamling. Middagsåsen sportssenter AS har avvikende regnskapsår som går fra 1/7 til 30/6. Siste godkjente regnskap ligger ved årsberetningen. Selskapet hadde ifølge dette et underskudd på 241.000,- første driftsår, og ba i forbindelse med sesongstart eieren om å bidra til bedret likviditet. Dette ble imøtekommet ved at idrettslaget forhåndsbetalte for kjøp av varer og tjenester tilsvarende det man antok at idrettslaget og dets medlemmer ville foreta av kjøp for sesongen. Beløpet fremgår av regnskapet som en fordring. Regnskapsstatus er ikke gjort opp for sesongen 2013/2014, men hovedstyret er orientert om at også resultatet for denne sesongen blir negativt som følge av en svært unormal vinter. Historiegruppen Historiegruppen har lagt ned et betydelig arbeid i å kartlegge idrettslagets røtter og historie, og er kommet langt i prosessen. Gruppen melder at de savner materiale fra de senere årtier, og hovedstyret oppfordrer tidligere tillitsvalgte og andre som sitter på materiale (protokoller, resultatlister, bilder med mer) som dokumenterer idrettslagets virksomhet om å ta kontakt med idrettslaget slik at vi kan formidle dette videre. Æresmedlemmer Idrettslaget har pr. mai 2014 følgende æresmedlemmer: Josef Bentzen Egil Holm Erik Listerud (utnevnt 2013) Leif Syverød Hovedstyret er ikke kjent med at idrettslaget har nedskrevet vedtekter eller annet som regulerer utnevningen av æresmedlemmer, og anbefaler at slikt utvikles. Hovedstyret understreker også at æresmedlemmer bør synliggjøres og huskes i forbindelse med arrangementer, møter og andre hendelser i idrettslaget. Våler, 13. mai 2014 Steinar Hafto Myre, leder Atle Helgedagsrud, nestleder Arnhild Markestad, styremedlem Kim- Reidar Martinsen styremedlem Anders Rognlien, styremedlem Lars- Erik Thømt Per Weum, styremedlem
Vedlegg Regnskap for 2013 Budsjett for 2014 Regnskap og beretning for Middagsåsen sportssenter AS