STYREMØTE TIRSDAG 26. OKTOBER Sted: Strand hotell, Gjøvik (Kulturhus) Tid: 1100-1500 Til stede: Fra styret: Anne Koht Walmsnæss, Helge Tryggeseth, Tor Stallvik, Kåre Haugli, Arne Johan Austrheim og Monica Korsli Solberg Fra administrasjonen: Trond Eklund Johansen Saker som ble behandlet 17/11 REFERAT- OG ORIENTERINGSSAKER... 2 18/11 ÅRSMØTEFORBEREDELSER... 4 19/11 REGNSKAP 2010 - VURDERINGER... 5 Hamar, 28.10.2011 Anne Koht Walmsnæss (s.) styreleder Trond Eklund Johansen daglig leder Protokoll sendes til: Styremedlemmene Varamedlemmene Medlemsorganisasjonene Lokale musikkråd NMR sentralt og regionalt Musikkens studieforbund VOFO Hedmark VOFO Oppland NMF Hedmark og Oppland NKs distriktsledd i Hedmark og Oppland Lokalrevisjon AS Kultur og kompetanse - Hedmark fylkeskommune Kulturenheten Oppland fylkeskommune Utskrift av enkeltsaker sendes til: 18/11 MSF/NMR 19/11 Revisor 1 av 5
17/11 Referat- og orienteringssaker Innkomne saker fra: 1. Hedmark fylkeskommune Oppsummering, involveringsseminar, 21.9. 2. Lillehammer kommune Kan-ikke-synge kurs invitasjon til samarbeid, 4.10. Lillehammer kommune ønsker å få i gang slike kurs, og har kontaktet oss for et samarbeid. Samarbeid betinger at vi får med Lillehammer musikkråd som lokal partner. 3. Oppland fylkeskommune Vedtak, Strategiplan for kultur- og kulturbaserte næringer, 13.10. 4. Stema AS Meldingsrutiner ved støyende arbeid, kulturhusprosjektet, 18.10. 5. VOFO Oppland Organisasjonskurs for frivillige lag, 20.10. Saker sendt til: 6. Musikkens studieforbund VO-rapporter for vår/sommer 2011, 12.10. Oppland: 68 kurs 2.669 timer 263.600,- i tilskudd Hedmark: 66 kurs 2.661 timer 291.195,- i tilskudd For første gang er Oppland forbi Hedmark i aktivitet, mye skyldes sommerkursene til Norsk kammermusikkforbund og en gledelig økning blant folkemusikklagene. Grunnen til tilskuddsforskjellen mellom fylkene ligger i de forrige års timetall. Det er potensiale for flere timer, siden flere arrangører har glemt å rapportere. 7. Kommunene Søknad om kommunale VO-midler, 14.10 Sendt til: Dovre, Vågå, Øyer, Ringsaker, Sør-Odal, Eidskog, Trysil og Engerdal Nye kommunestyrer bør få saken opp over nyttår, via VOFO i fylkene. 8. Lillehammer kommune Oversikt over godkjente kursarrangører, 14.10 Kommunen yter husleietilskudd til VO-arrangører som trenger spesielle lokaler. Fra administrasjonen: 9. Storbandkurs Evaluering og sluttregnskap Neste års kurs blir i uke 32, dersom vi skal fortsette med samarbeidet 10. Regnskap 2011 Regnskapsoversikt 1-3 kvartal 2011 fra regnskapsfører Sendes etter når den foreligger. 11. Bemanning Drøfting av ulike strategier for utvidet bemanning framover 12. Kontakt før valget Oppfølging kontakt med medlemsorganisasjoner Invitasjoner/innkallinger Hvem? 13. Vest-Oppland folkemusikklag Medlemsmøte, Gran, 25.10. Trond Laget har slitt med kontinuitet og oppslutning, og vil ha hjelp til restart av styreaktivitet i laget. 14. Musikk i Hedmark Konferanse om profesjonelt kor, 5.11.?? 15. Musikkens studieforbund Opplæring dataverktøy for VO, G-moen,8.-9-.11. Trond 16. Musikkens studieforbund Møte om VO, med NS/UNOF, Oslo, 12.11. Trond 17. Musikk i Fengsel og Frihet 20-års jubileum, Oslo 17.11. (kveldstid) Ingen 18. Musikkarkivet i Hedmark Styringsgruppemøte, Hamar, 20.11. Trond 2 av 5
Sakene ble tatt til orientering med disse kommentarene: 11 lite robust/sårbar situasjon med kun en ansatt, ambisjonene i handlingsprogrammet må tas ned. Vi trenger bedre dokumentasjon på hva musikkrådet sørger for at tilflyter regionen. Status for samarbeidsavtale med Oppland må avklares. 12 Kontakt med medlemsorganisasjonene for å sikre god kommunikasjon og for å få inn innspill til handlingsprogram før neste årsmøte. Administrasjonen lager forslag til fordeling blant styremedlemmene Lag/organisasjon Kontakt Adresse Postnr Psted e-postadresse Tlf Tor Stallvik kontakter: Gudbrandsdalen Folkemusikklag Ola Grøsland Nordherad 2680 VÅGÅ angroesl@online.no 95709487 Arne Johan kontakter: Hamar Kirkesangforbund Mogens Kofoed-Larsen Ekromskogen 43 A 2624 LILLEHAMMER mogek@online.no 95282267 Amund kontakter: Hedmark Folkemusikklag Stig Nilssen Brennerivegen 27 2340 LØTEN knilsse3@online.no 97574927 Kåre kontakter: Hedmark og Oppland sangerforbund Ole Tom Fremstad Dalseng 2340 LØTEN olemur@online.no 99515277 Hedmark sangerforum Arne Moseng Sagerudsvingen 7 2436 VÅLER I SOLØR arnmos@frisurf.no 90786771 Trond kontakter: MFO Hedmark og Oppland Birgitte Rosenberg Gjøviklinna 83 2879 ODNES birgitte.rosenberg@gmail.com 90997390 NTL, Hedmark og Oppland krets uten leder post@trekkspillforbundet.no Monika kontakter: Valdres folkemusikklag Ivar Hemsing 2975 VANG I VALDRES hemsing@c2i.net 48128610 Trond kontakter: Vest-Oppland Folkemusikklag Aud Jorun Eide Mellerudguta 26 2470 ROA jorun.eide@hebb.no 41921931 Anne kontakter: Ung kirkesang Hamar Nils Tore Enget Valhallvegen 20 A 2409 ELVERUM nils.tore.enget@elverum.kirken.no 99638092 Tema når vi tar kontakt - spørre etter hva organisasjonen har som utfordringer/oppgaver - hva kan musikkrådet være med på å hjelpe til med? - kan vi komme på neste styremøte og informere/bli informert? - gi tilbakemelding på medlemslagenes VO-aktiviteter (adm lager oversikt til hver enkelt) i 2011 - informere om akustikkmålingene vi utfører - hvordan få bedre kontakt begge veier 3 av 5
18/11 Årsmøteforberedelser Saksdokumenter 1. Vedtekter, vedtatt årsmøtet i 2008. Bakgrunn Årsmøte i 2012 står snart for døra, og styret inviteres til å ta en gjennomgang av vedtektene opp mot reviderte mønstervedtekter fra Norsk musikkråd/musikkens studieforbund. Det ligger ingen spesielle grunner til dette, annet enn at det er gunstig å gå gjennom de tre vedtektssettene, og gjøre en vurdering, slik at de henger sammen etter de siste endringene. Det er gunstig å velge ut møtested og dato allerede nå, slik at vi har tid til forberedelse, og sette i gang valgkomiteen i god tid. Etter retningslinjene skal de innkalles til et startmøte 6 måneder før årsmøtet. Møtested for årsmøtene har alltid rullert her er de siste 4: Gausdal, Alvdal, Sand (Nord-Odal) og Koppang. Det er lagt vekt på å finne et møtested som er et kulturhus/møtested. Vurdering n vi har slått sammen Hedmark og Oppland, bør vi finne et sted som oppfattes som sentralt. Tidligere har oppsøkende kontakt med medlemsorganisasjoner og lokale musikkråd vært gunstig for å motivere til deltakelse på årsmøtet og bør gjennomføres så langt som mulig. Årsmøtet legges til lørdag 21. april 2011 på Lillehammer (Fylkeshuset) Valgkomiteen innkalles til startmøte i tråd med retningslinjene for komiteen 4 av 5
19/11 Regnskap 2010 - vurderinger Saksdokumenter 1. Driftsregnskap før avskrivninger/periodiseringer 2. Liste over fordringer som ikke er betalt pr 1.1.2010 Bakgrunn Styret ble orientert om forsinkelse i møtet i juni. Regnskapet er kraftig forsinket, av to årsaker: 1) fram og tilbake med AFP-innbetalinger i 2010, førte til en runde med Skatteoppkreveren, og 2) etter sommerferien har VO-arbeid blitt prioritert (frist 12.10). Møte med revisor er gjennomført, og driftregnskapet er nå avstemt med bank. Inntektene er nokså nær det budsjetterte, og viser en dreining mot mer tilskudd fra fylkeskommunene, og litt økning i salg av tjenester/kursinntekter. Utgiftene er økt noe, ikke minst lønnsutgifter, som er ca 50.000 kr høyere enn i 2009. Dette henger klart sammen med 50% stilling til konsulent. Andre driftsutgifter er 40.000 kr lavere enn 2009, noe som skyldes mindre utgifter til PR og lærere til egne kurs enn budsjettert. Resultatet er et foreløpig overskudd på 25.000 kr, som tilføres egenkapitalen. Fra 2009 ligger 25.000 kr i prosjektstøtte fra Sangløftet til seniorkortiltak. Disse midlene er ikke inntektsført, men står som egen avsetning. Eldre krav som ikke er betalt (jfr liste) er ført som tap på fordringerr i alt 5.400 kr. Noter til regnskapet utarbeides av daglig leder og revisor. Vurdering Økonomien i rådet er anstrengt, og vil være det også i årene framover. Rådet er sterkt avhengig av fylkeskommunale tilskudd, og de signalene vi har fått inn pr i dag, er ikke lyse. Regnskapet for 2010 oversendes til revisor. 5 av 5